Mesyuarat AJK 2021-2023

MINIT MESYUARAT
KALI KEDUA, 2021
MUAFAKAT MRSM TUN GHAFAR BABA

Tarikh: 2 Oktober 2021
Masa: 9.30 Pagi

Tempat: Kediaman Masing-masing

Kehadiran:

1. Tn. Hj. Mokhlis Bin Maizan
Yang Dipertua Muafakat

2. Pn. Atika binti Bezuri
Naib Yang Dipertua Muafakat

3. En. Abd Manab bin Abdul Majid
Ex-Officio / Pengetua

4. En. Mohd Bukhari bin Hamed
Timbalan Pengetua Pembangunan Pelajar

5. Pn. Hafizah Irdawati binti Che Muda
Timbalan Pengetua Kecemerlangan Akademik

6. Pn. Syarimasni binti Samsudin
Timbalan Pengetua Pembangunan Bakat

7. En. Shahilan Bin Zuki
AJK Muafakat

8. Lim Lai Heng
AJK Muafakat

9. Sinta Makah
AJK Muafakat

10. Hj. Che Hussein bin Ibrahim
AJK Muafakat

11. Pn. Sakhirah binti Hj. Yahaya Malik
AJK Muafakat

12. Pn. Nor Siti Maimunah Binti Abdul Razak
AJK Guru

13. Dr. Jamaliah Binti Ijak
AJK Guru

14. Pn. Junaida Binti Isnin
AJK Guru

15. En. Mohd Syahir bin Othman
AJK Guru

16. En. Wan Muhammad Azam Bin Wan Abdul Aziz
Setiausaha Muafakat Cawangan

Tidak hadir dengan izin:
1. Pn. Aima Syamimi binti Mohamed Rodzuan (Bendahari)
2. En. Muhammad Syafiq Bin Kamsani (Penolong Setiausaha)

AGENDA 1: UCAPAN YANG DIPERTUA MUAFAKAT CAWANGAN Makluman
1.1 YDP mengucapkan ucapan alu-aluan kepada Ahli Jawatankuasa dengan Makluman
Makluman
bacaan al-Fatihah. Makluman
1.2 YDP menyatakan mesyuarat kali ini diadakan untuk membincangkan Makluman

persiapan MAT 19.
1.3 YDP memaklumkan bahawa ramai dalam kalangan pelajar belum

mendapat suntikan vaksin.
1.4 YDP ingin tahu prosedur berkaitan dengan dos kedua vaksin apabila

pelajar-pelajar pulang ke maktab pada 17 Oktober 2021
1.5 YDP menyatakan bahawa pihak Muafakat akan menyediakan khemah

kepada ahli keluarga pelajar semasa hari pendaftaran.

AGENDA 2: PENGESAHAN MINIT MESYUARAT Makluman
2.1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa MUAFAKAT MRSM Tun Ghafar Baba

Bil. 1/2021 pada 14 Ogos 2021 disahkan.

AGENDA 3: UCAPAN PENGETUA Makluman
Makluman
3.1 Ucapan alu-aluan daripada pengetua kepada YDP dan Ahli Makluman
Jawatankuasa Muafakat MRSM Tun Ghafar Baba.
Makluman
3.2 Pengetua memaklumkan kepada AJK bahawa pelajar tingkatan 5 akan Makluman
pulang ke maktab pada hari Ahad 17 Oktober 2021. Makluman

3.3 Pengetua juga memaklumkan semua pelajar MRSM Tun Ghafar Baba
yang tinggal di Melaka telah mencapai 100 peratus vaksinasi.

3.4 Pengetua memaklumkan semua guru dan staf MRSM Tun Ghafar Baba
telah mendapat suntikan vaksin

3.5 Mesyuarat pendaftaran pelajar tingkatan 5 akan diadakan pada hari Isnin
4 Oktober 2021.

3.6 Penambahan ruangan di Pusat Sumber Ilmu (PSI) telah siap dan
pemasangan Televisyen di surau akan dilaksanakan.

AGENDA 4: LAPORAN TPPP
4.1 Persiapan Kepulangan Pelajar Tingkatan 5

- Pihak Maktab akan menyediakan carta alir pergerakan lalu lintas semasa Makluman
hari pendaftaran pada 17 Oktober 2021 berserta Garis Panduan dan Operasi
Standard (SOP) yang perlu dipatuhi.

- Seorang wakil daripada ibu bapa sahaja yang dibenarkan masuk untuk
menghantar pelajar ke maktab.

- Pelajar-pelajar akan menjalani ujian saliva di Dewan Bendahara sebelum
dibenarkan masuk ke asrama.

- Pihak pengurusan meminta ibu bapa untuk mengisi borang kebenaran
pelajar untuk mendapatkan vaksin dos kedua.

- Seramai 294 daripada 431 orang pelajar tingkatan 5 telah mendapatkan
vaksin.

- Terdapat beberapa pelajar akan mendapatkan vaksin dos kedua pada 18 dan
19 Oktober 2021 yang akan diadakan di PKD Jasin.

- Pelajar-pelajar yang menjalani Ujian RTK di klinik yang sah perlu dibuat
dua atau tiga hari sebelum pulang ke maktab bagi memastikan keputusan
ujian diterima dan tidak perlu menjalani ujian saliva di maktab.

AGENDA 5: LAPORAN TPKA
5.1 Perubahan Tarikh Peperiksaan

- Peperiksaan SPMRSM 2021 akan diadakan pada 15 November 2021. Makluman
- Tarikh Peperiksaan SPM kekal pada Mac 2022.
- Peperiksaan Akhir Semester tingkatan 4 akan berlangsung pada 10 Januari

2022 dan kelas akan diteruskan sehingga bulan Mac 2022.

Sijil SPM 2019 dan 2020

- Sijil SPM tahun 2020 tidak dapat dihantar kepada calon SPM 2020 kerana
masih menunggu keputusan JPN.

- Sijil SPM 2019 telah dihantar kepada pelajar setelah menjelaskan bayaran
di koperasi.

AGENDA 6 : LAPORAN TPPB
6.1 Keputusan Markah PAJSK

- Ibu bapa boleh menyemak markah PAJSK anak-anak mereka bermula 8
hingga 12 November 2021.

Dobi Layan Diri Makluman
- Dobi layan diri milik koperasi sepenuhnya akan dilaksanakan di Pusat
Kegiatan Pelajar.
- Tempoh pembinaan mengambil masa disebabkan Perintah Kawalan
Pergerakan membataskan gerak kerja kontraktor.
- Kemudahan dobi layan diri dapat memberi keselesaan kepada para pelajar.

Aktiviti Kokurikulum
- Terdapat beberapa aktiviti maktab yang disertai oleh pelajar secara atas
talian memperoleh kemenangan sehingga ke peringkat negeri dan akan
bertanding di peringkat MSSM.
- Pertandingan-pertandingan bersempena Hari Bumi 2021 diiktiraf oleh
Kementerian Pelajaran Malaysia sebagai pertandingan peringkat
kebangsaan kerana melibatkan 6 buah MRSM.

AGENDA 7: PERSIAPAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KE-19

7.1 Persiapan Mesyuarat Agung Tahunan

7.1.1 Pelantikan Jawatan Yang Dipertua Muafakat

- YDP memaklumkan bahawa ramai dalam kalangan ibu bapa meminta Makluman
jawatan YDP, NYDP dan AJK dikekalkan.

- YDP juga memaklumkan bahawa Ahli Seumur Hidup tidak layak untuk
bertanding jawatan YDP kerana jawatan tersebut perlu disandang oleh ibu
bapa pelajar.

- Artikel 18.6.3 menyatakan YDP terdiri daripada kalangan ibu bapa sahaja.
Namun, ahli seumur hidup boleh menjawat jawatan lain dalam Muafakat.

- YDP akan mendapat maklum balas daripada Presiden Muafakat Kebangsaan
berkenaan isu ini setelah mendapat pencerahan daripada ROS.

- YDP memaklumkan bahawa sehingga kini sebanyak 117 respon telah
diterima daripada ibu bapa dan 146 menyatakan akan hadir.

- Respon tiada usul ada 80 dan mempunyai usul 36.

7.1.2 Aplikasi Mesyuarat Agung Tahunan Muafakat

- Puan Syarimasni (TPPB) menjelaskan kaedah yang sesuai digunakan untuk
menjalankan MAT 19.

- Mesyuarat Agung Tahunan akan diadakan secara maya menggunakan
Microsoft Teams Webinar.

- YDP mempersoalkan kaedah untuk membenarkan ibu bapa yang telah
membayar yuran Muafakat sahaja yang layak mengundi bagi mengelakkan
berlaku ketidakadilan.

- TPPB mencadangkan dua pautan yang berbeza untuk memastikan
pengundian berjalan dengan lancar.

7.1.3 Pencalonan

- YDP telah menyediakan pautan untuk pencalonan.
- Terdapat jawatan baharu akan diwujudkan iaitu jawatan Pengerusi Tetap

yang terdiri guru MRSM.
- YDP tetap akan mengendalikan mesyuarat selepas Ahli Jawatankuasa

melepaskan jawatan.
- Jawatan-jawatan yang layak dipertandingkan ialah:

i. Yang Dipertua
ii. Naib Yang Dipertua
iii. Ahli Jawatankuasa (7 orang)
iv. Seorang Juruaudit

- Jawatan-jawatan tersebut akan disandang oleh ibu bapa pelajar tingkatan 4.
- YDP mencadangkan ibu bapa yang menjadi calon untuk mengadakan

kempen semasa Mesyuarat Agung Tahunan Ke-19 berdurasi 2 hingga 3
minit.

7.1.4 Atur Cara Mesyuarat Agung Tahunan Ke-19

- YDP memaklumkan menurut Perlembagaan Muafakat Fasal 20.1, atur cara Makluman
Mesyuarat adalah seperti berikut:
i. Bacaan Doa
ii. Ucapan Pengerusi
iii. Ucapan Ex-Officio (Pengetua)
iv. Pembentangan Minit dan Pengesahan Minit
v. Perkara-perkara berbangkit
vi. Laporan Setiausaha Cawangan
vii. Laporan Kewangan
viii. Pembentukan Jawatankuasa Kecil (jika ada)

- YDP memaklumkan akan menjemput Pengerusi Muafakat Kebangsaan
sebagai Perasmi MAT 19.

7.1.4 Perbincangan Usul MAT

- YDP memaklumkan bahawa tarikh usul daripada ibu bapa telah ditutup pada
30 September 2021. Namun, dipanjangkan semula tempoh sehingga 15
Oktober 2021 bagi memberi peluang kepada ibu bapa yang belum
mengemukakan usul untuk MAT 19.

- Tiada perbincangan usul akan dibincangkan semasa Mat berlangsung dan
jawapan usul akan disediakan.

- Usul akan disusun mengikut kategori dan YDP dan pihak pengurusan akan
menjawab usul yang diketengahkan oleh ibu bapa.

7.1.5 Tatacara Sesi Pemilihan

- Pengerusi tetap akan mengendalikan mesyuarat dan seterusnya Makluman
membubarkan Jawatankuasa Muafakat Sesi 2019/2021.

- Tarikh tutup pencalonan ialah pada 16 Oktober 2021.
- Gambar-gambar dan maklumat setiap calon akan dipaparkan sebelum

pengundian berlangsung.
- Guru-guru juga boleh mencalonkan jawatankuasa dalam kalangan ibu bapa.
- YDP akan bekerjasama dengan TPPB, Setiausaha dan Bendahari untuk

melaksanakan pemilihan calon-calon jawatankuasa baharu.

AGENDA 8: HAL-HAL LAIN
8.1

8.1.1 Penglibatan Pelajar Semasa PdPr

- Cikgu Siti Nor Maimunah memaklumkan terdapat beberapa pelajar yang Makluman
tidak menyertai kelas PdPr terutamanya pada waktu pertama.

- Cikgu Siti Nor Maimunah mencadangkan ibu bapa perlu susun atur pola
tidur pelajar sebelum pulang ke maktab agar pelajar dapat membiasakan
diri semula dengan keadaan serta aktiviti maktab.

8.1.2 Persediaan Menerima Kepulangan Pelajar

- Dr. Jamaliah dan En. Bukhari (TPPP) memohon pelitup muka tambahan Makluman
untuk pelajar dan pensanitasi tangan melalui sumbangan daripada ibu bapa
bagi kegunaan pelajar di maktab.

- TPPP memaklumkan BPM menyediakan Saliva Test Kit kepada maktab
untuk menyaring pelajar-pelajar sebanyak tiga kali iaitu pada hari pertama
pendaftaran, ke-2 pada hari ke-6 dan seterusnya pada hari ke-14.

8.1.3 Penyediaan Kertas Kerja dan Kutipan Yuran

- Pengetua memaklumkan guru-guru perlu menyediakan kertas kerja lebih Makluman
awal untuk memohon sumbangan supaya dapat merancang segala aktiviti-
aktiviti dengan baik.

- Pengetua mencadangkan kutipan yuran bulanan daripada pelajar untuk
melaksanakan aktiviti-aktiviti sepanjang tahun yang melibatkan program
kecemerlangan pelajar.

8.1.4 Persediaan MAT 19 dan SOP Kepulangan Pelajar

- YDP memohon kerjasama daripada TPPB, Setiausaha dan Bendahari untuk

- merancang pengoperasian MAT 19 agar berjalan dengan lancar. Makluman /
YDP juga memohon kepada pihak maktab untuk berkongsi SOP Tindakan :
kepulangan pelajar ke maktab supaya YDP dapat kongsikan kepada ibu Pihak Maktab
bapa sebagai langkah persediaan awal.

- Sekiranya terdapat usul tambahan, YDP akan membincangkan usul

tersebut dengan pihak pengurusan.

AGENDA 10 : PENANGGUHAN MESYUARAT
Mesyuarat ditangguhkan pada 12.40 petang.

Dicatat oleh:

WAN MUHAMMAD AZAM BIN WAN ABDUL AZIZ
Setiausaha Cawangan MUAFAKAT MRSM Tun Ghafar Baba
Disahkan oleh :

MOKHLIS BIN MAIZAN
Pengerusi