Cách 2: 1. Nhấn phím F12 hoặc Ctrl+S để lưu tài liệu 2. Xuất hiện hộp thoại Save As: Click vào nút Tools \ Chọn Security Options… (Đối với Office 2000 thì chọn mục General Options…) 3. Xuất hiện hộp thoại Security:
Password to open: Bắt người sử dụng phải nhập mật khẩu khi mở. Password to modify: Nếu chỉ nhập mật khẩu ở ô này thì người dùng vẫn xem được nội dung file văn bản (bằng cách mở Read Only), chỉ khi chỉnh sửa và lưu lại thì người dùng mới phải nhập mật khẩu. 4. Chọn nút OK, màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm Password: Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter password to open (hoặc Modify) 5. Nhấn nút OK. Lúc này màn hình sẽ trở lại hộp thoại Save As
6. Nhập tên file vào ô File name và nhấn nút Save để hoàn thành. Đếm số ký tự trong đoạn văn bản MS Word: Khi bạn tham gia một cuộc thi nào đó, yêu cầu bạn cần trình bày nội dung bằng file.doc và có hạn chế số lượng từ. Làm thế nào để bạn đếm được số lượng từ, số lượng ký tự… công việc này rất đơn giản, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách đếm ký tự trong file văn bản như sau: 1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần đếm. 2. Vào Tools \ Word count…
3. Xuất hiện hộp thoại Word Count: Các thông số thông báo như sau: - Pages: Số trang - Words: Số từ - Characters (no spaces): Số ký tự (không tính ký tự trắng) - Characters (with space): Số ký tự (Tính cả ký tự trắng) - Paragraphs: Số đoạn - Lines: Số dòng. - Include footnotes and endnotes: Không đếm chú thích Include footnotes and endnotes: Đếm cả chú thích - Nút Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ Word Count
4. Close: Đóng hộp thoại thông báo. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MAIL MERGE CHO NHÃN BIỂU (LABEL) Bước 1. - Chọn Tools menu – Letters and Mailing - Chọn Mail merge hoặc Envelopes and Labels Về tổng quát thì nên chọn vào lệnh Mail Merge… sẽ xuất hiện màn hình sau: (Chú ý panel bên phải theo mũi tên chỉ)
- Bấn chọn vào nút chọn Labels ở phần select document type (chọn kiểu văn bản) rồi chọn Next: Starting document để tiếp tục làm việc.
Bước 2: Chọn 1 trong 3 tùy chọn: - Use the current document: Sử dụng văn bản hiện hành (đang mở sẵn) - Change document layout: Thay đổi cách nhìn của văn bản (hay thay đổi định dạng). - Start from existing document: Bắt đầu từ văn bản đã có (phải chọn từ các thư mục đã có văn bản này). - Thường mặc định là Change document layout - Bấm chọn vào Label option Label Options bao gồm các điều khiển: Details….; New Label…. Và các nút điều khiển khác cho phép lựa chọn Loại mát in trong mục Printer information; thông tin về các loại nhãn, kiểu cách đã được dựng sẵn (cung cấp sẵn cho người sử dụng) trong các hộp Labels products; Product number. Tuy nhiên, người dùng có thể lựa chọn hoặc tạo mới cho phù hợp với yêu cầu, phong cách riêng. Lúc đó, có thể bấm chọn vào các điều khiển Details hoặc New Label. 1. Nếu bấm vào Details… sẽ cho cửa sổ cài đặt sau:
Chỉ ra các mục chi tiết của các loại giấy đã dựng sẵn, có trong thư viện. Gồm các mục: - Label name: Tên riêng cần đặt cho loại nhãn sắp tạo ra (để có thể sử dụng sau này theo phong cách, cách thức riêng của người sử dụng). - Top margin; Side margin; Label height, label width: là các chừa đỉnh, lề, chiều cao, độ rộng của mỗi nhãn như minh họa tại cửa sổ <lablel name> information - Number across; Number down là số cái nhãn có trong hàng ngang và hàng dọc của trang giấy chuẩn. - Paper size: Trang giấy chuẩn được lựa chọn để đạt vào các nhãn biểu. Tùy thuộc vào máy in, cỡ giấy chuẩn sẽ được lựa chọn cho phù hợp. Loại giấy thông dụng hiện nay trên thị trường dùng để in văn bản là loại giất A4 (21 x 29.7 cm) + Chọn Paper size: A4(21 x 29.7 cm) + Number across: x (Chọn x nhãn theo chiều ngang/1 trang giấy A4) + Number down: y (Chọn y nhãn theo chiều dọc/ trang giấy A4) + Label height : Cỡ (29.7: x ~ 10) + Label width : Cỡ (21: y) Chỉnh thêm lề ở phần Top margin, Side margin, vertical picth cho phù hợp. Tiếp theo, đặt tên (gõ vào hộp: Label name) cho tuỳ chọn vừa cài đặt này. Bạn sẽ được:
2. Nếu bấm vào New Label…. Sẽ được: Tương tự như trên nhưng mục Label name chưa có, yêu cầu ta thiết kế mới và lưu lại tên cho tiện sử dụng về sau. Với lựa chọn Details…. Và chọn label TÔI LÀ AI? sẽ được 1 series các khung nhãn sau:
- Chọn tiếp Next: Select recipients để tiếp tục Bước 3 - hoặc Previous: Select document type (nếu muốn quay lại, làm lại bước trước đó). Bước 3: Chuẩn bị danh sách (một bộ cơ sở dữ liệu – Database) có thể điền vào mỗi nhãn. – Ở bước này có những mục sau:
- Select recipients bao gồm các phần tử công việc cần lựa chọn như sau: + Use an existing list: Dùng loại danh sách (database) đã có sẵn – Lúc đó mục Use an existing list phía dưới sẽ xuất hiện và kèm theo mục lưa chọn là Browse người dùng có thể click chuột vào để lựa chọn trong thư mục những danh sách cần trộn cho Labels. Cửa sổ Select Data source là mặc định. Người dùng có thể chọn danh sách có sẵn từ bất kỳ thư mục nào trên máy (rồi chọn Open).
+ Select from outlook contacts: Chọn từ ứng dụng Outlook contacts Nếu chọn Select from Outlook list: Trên máy phải có cài đặt chương trình Outlook. + Type new list: Gõ nhập một danh sách mới. Khi chọn mục này, phía dưới sẽ xuất hiện Type new list và dưới mục này có lệnh create… - Bấm chọn vào đây, ta sẽ tiến hành các thao tác tạo mới một bảng danh sách phục vụ cho việc trộn các mẫu Label. * Danh sách này có thể được tạo bởi Microsoft word; Microsoft Excel; Microsoft Access; ….. * Hoặc có thể được tạo mới và trực tiếp (sẽ có dạng của 1 tập tin cơ sở dữ liệu loại Access) ngay trong các bước của mail merge. Các bước sẽ hướng dẫn tiếp theo sau đây (Lựa chọn: Type new list) VD: Bảng danh sách sau TT HOTEN NGAYSINH NOISINH DIACHI DANTOC TONGIAO DONVICONGTAC 1 NGUYỄN VĂN A 02.06.1998 DALAT 2 LÊ THỊ B 03.05.1999 TPHCM … ……. …. …. … …. …. Khi nhấp vào lệnh Create sẽ xuất hiện bảng New Address List gồm Enter Address Information: Bạn gõ các thông tin vào các hộp nhập liệu theo danh mục mặc định (như hình) và còn có các nút lệnh sau: New entry: Nhập mới từng danh sách theo danh mục ở trên các hộp nhập liệu – lúc đó, bên dưới (Vew Entries sẽ nhảy số bản tin, mẫu tin - Ở dòng này sẽ giúp cho người sử dụng có thể tùy ý lựa chọn thứ tự của entry để có thể hiệu chỉnh, bổ sung). Delete entry: Xóa bỏ các mẫu tin (entry) nếu cần thiết. Find entry…: Truy tòm các mẫu tin (entry) Filter and sort…: Lọc hoặc sắp xếp các entry. Customize… Xuất hiện cửa sổ: New Address List có tác dụng giúp người sử dụng thiết lập một danh sách mới theo yêu cầu cá nhân với các danh mục tùy ý – bao gồm các nút lệnh thao tác như sau: @ Add….: Bạn có thể thêm một danh mục mới vào danh sách. @ Delete: Xóa bỏ một danh mục. @Rename: Đổi tên một danh mục @ Move Up, Move down: Di chuyển thứ tự các danh mục trong danh sách lên trước hoặc xuống sau:
Lúc này, bạn có thể chọn từng mục có sẵn trong danh sách mặc định – nhấn nút Delete để xóa bỏ rồi nhấn nút Add để thêm vào danh mục (những field name) mới và dùng nút Rename để đổi tên theo ý của mình. – Rồi OK. * Cần nhắc nhở: Các field Name nên cố gắng ngắn gọn, tránh sử dụng dấu thanh tiếng Việt.
Sau khi hoàn thành việc nhập danh sách, màn hình lúc này có dạng sau, ta có thể chọn lại danh sách khác hoặc điều chỉnh lại danh sách vừa lập nếu cần: Sau khi hoàn thành bảng Customize Address List, chọn OK, tiến hành nhập danh sách trực tiếp vào bảng New Address List – Sau mỗi lần nhập xong 1 entry thì bấm vào nút New entry để nhập danh sách tiếp theo. Nhập xong danh sách, nhấp Close, máy sẽ yêu cầu ta lưu danh sách vào 1 thư mục (cần đặt tên file danh sách này, chọn thư mục lưu vào)
Lúc này có thể nhập vào giấy mời từ bàn phím những danh mục (có thể gõ đầy đủ, bỏ dấu tiếng Việt được bình thường), format lại nhãn (chỉ cần 1 nhãn) Rồi chọn Next: Arrange your labels để vào bước 4. Bước 4: - Đặt con trỏ lần lược vào từng danh mục chọn More Items…. - Lần lượt chèn (insert) từng field code tương ứng vào labels.
Cuối cùng ta được:
Update all labels Tuy nhiên, để tất cả các nhãn đều có đầy đủ như nhãn số 1, ta chọn vào nút : Các nhãn còn lại sẽ tự động được cập nhật như nhãn số 1. Để hoàn chỉnh các nhãn này: Đóng khung, chỉnh lại, định dạng, chỉnh lại độ rộng, …. Ta có thể vào menu format để hoàn tất công việc. Tuy nhiên, nhãn này đang ở tầm nhìn của các code. Muốn xem được, in được, ta có thể chọn tiếp các công cụ trên toolbar như chỉ dẫn sau:
Các nút còn lại, xin tự nghiên cứu (thật ra là không phổ thông lắm, ít cần đến!) Mở lại nguồn dữ liệu Mở lại Mail Merge Recipients Insert Address Block Insert Greeting line Insert Merge Field Chèn các mã điều kiện Bấm vào đây để chuyển sang cách nhìn thực hoặc chỉ thấy mã (code) Lật xem từng trang hoặc từng entry Trộn ra thành 1 văn bản mới (dạng *.doc) In trực tiếp từ Mail merge mà không cần trộn ra thành văn bản * Lưu ý: Khi trộn ra thành văn bản dạng *.doc, sẽ không còn những mã nên không còn tính linh hoạt. Khi có thay đổi dữ liệu trong danh sách (Database nguồn của mail merge) thì văn bản này sẽ không thể cập nhật (Update) tự động được.
THỦ THUẬT WORD XP PHẠM HOÀNG VIỆT ([email protected]) Thêm số dòng cho tài liệu Muốn Word sẽ đánh số cho mỗi dòng và số dòng này sẽ hiển thị phía bên tay trái của tài liệu, bạn chọn menu View/Print Layout. Sau đó dùng chuột đánh dấu chọn những vùng cần đánh số dòng rồi chọn menu File/Page Setup, chọn tab Layout, bấm nút Line Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bấm chọn mục Add line numbering. Bên dưới có các mục Start at bạn nhập số bắt đầu đếm cho dòng dầu tiên, mục From text bạn nhập khoảng cách sẽ từ số dòng đến lề trái, mặc định là Auto, mục Count by bạn nhập vào số dòng cách nhau khi đánh dấu. Bên dưới mục Numbering bạn chọn mục Restart each page nếu muốn sau mỗi trang số dòng sẽ đếm lại từ đầu, chọn mục Restart each section nếu muốn số dòng sẽ đếm lại sau mỗi section và mục Continuos sẽ đến liên lục từ đầu đến cuối. Khi chọn xong nhấn OK để Word đếm dòng và chèn số dòng vào tài liệu.
Đánh số trang theo từng chương trong tài liệu Khi tài liệu của bạn được tổ chức thành nhiều chương, và bạn muốn cứ qua chương mới thì số trang tương ứng sẽ bắt đầu đếm lại là 1. Để làm được như vậy, bạn cần phải chia mỗi chương của bạn thành một section trong tài liệu bằng cách sau mỗi chương bạn chọn menu Insert /Break để ngắt thành nhiều section. Sau khi chia thành nhiều section, tại trang đầu tiên của section, chính là trang đầu tiên của mỗi chương bạn chọn menu Insert/ Page Numbers, bấm nút Format rồi bạn nhập số khởi đầu lại cho trang đầu tiên của section là 1 ( hay số khác tùy bạn ) trong mục Start at và nhấn OK để đóng các hộp thoại. Hiện hoặc ẩn số trang trên trang đầu tiên Khi bạn đánh số trang cho tài liệu và bạn muốn trên trang đầu tiên không xuất hiện số trang thì chọn menu Insert/Page Numbers rồi bỏ dấu chọn mục Show number on first page. Nếu muốn xuất hiện lại thì chọn lại mục trên. Cuối cùng nhấn OK để kết thúc. Bỏ qua việc đánh số dòng cho một Paragraph. Khi bạn dùng chức năng đánh số dòng cho tài liệu và bạn muốn một Paragraph nào đó không cần đánh số dòng thì bạn chọn menu View – Print Layout rồi dùng chuột chọn paragraph không cần đánh số dòng và chọn menu Format – Paragraph, chọn tab Line and Page Breaks, đánh dấu chọn mục Suppress line numbers rồi nhấn OK. THỦ THUẬT WORD XP PHẠM HOÀNG VIỆT Đánh dấu chọn những từ tìm thấy khi tìm kiếm Khi bạn sử dụng chức năng tìm kiếm trong menu Edit/ Find, nếu bạn đánh dấu chọn mục Hightlight all items found in và nhấn Find Next hoặc Find All, Word sẽ tô đen những từ tìm thấy được trên tài liệu, nếu bạn muốn tìm luôn trong Header và Footer thì bạn chọn mục Headers and Footers trong danh sách. Sử dụng ký tự thay thế khi tìm kiếm
Khi tìm kiếm một từ nào đó trong tài liệu nhưng bạn không nhớ rõ chính xác về từ cần tìm, bạn có thể sử dụng ký tự thay thế để tìm kiếm. Ví dụ như bạn nhập vào ô tìm kiếm là s*d thì chương trình sẽ tìm tất cả những từ nào bắt đầu bằng ký tự s và kết thúc bằng ký tự d và có bất kỳ ký tự nào ở giữả. Để sử dụng được chức năng này, bạn bấm vào nút More trên cửa sổ Find rồi chọn mục Use wildcards rồi nhập nội dung tìm kiếm với những ký tự thay thế có thể sử dụng như sau : Ký tự Mô tả ? Sử dụng để thay thế một ký tự. Ví dụ tìm từ s?d thì word sẽ tìm tất cả những từ có 3 ký tự bắt đầu bằng ký tự s và kết thúc bằng ký tự d. Kết quả ví dụ là sad. * Sử dụng để thay thế tất cả những ký tự. Ví dụ bạn tìm từ s*d thì Word sẽ tìm tất cả những từ có chiều dài bất kỳ có ký tự đầu là s và ký tự cuối là d. Kết quả ví dụ là sad, hay started. < Tìm từ bắt đầu với một số ký tự. Ví dụ tìm từ <(inter) kết quả sẽ là interesting, intercept,.. > Tìm từ kết thúc với một số ký tự. Ví dụ tìm từ (in)> kết quả sẽ là within [ ] Tìm từ có ký tự thỏa mãn một trong những ký tự. Ví dụ tìm từ w[io] thì kết quả là win, won. [x - y] Tìm từ có ký tự thỏa mãn một trong những ký nằm trong khoảng các ký tự x đến y. Ví dụ tìm từ có kí tự bắt đầu với các ký tự nằm trong khoảng từ ký tự r đến t như sau : [r-t]ight, kết quả là right, sight [!x - y] Tìm từ có ký tự không thỏa mãn một trong những ký nằm trong khoảng các ký tự x đến y. Ví dụ như bạn tìm từ t[!a-m] kết quả là tock, tuck chứ không thể có từ tack, tick {n} Tìm từ có ký tự xuất hiện n lần. Ví dụ tìm từ fe{2}d sẽ tìm những từ có ký tự đầu là f, e, và kí tự e sẽ xuất hiện 2 lần rồi đến ký tự d cuối cùng. Kết quả là từ feed,.. và từ fed sẽ không hợp lệ với điều kiện trên. {n,} Tìm từ có ký tự xuất hiện tối thiểu n lần. Ví dụ tìm từ fe{2}d sẽ tìm những từ có ký tự đầu là f, e, và kí tự e sẽ xuất hiện tối thiểu 1 lần rồi đến ký tự d cuối cùng. Kết quả là từ feed, fed... {n,m} Tìm từ có ký tự xuất hiện từ n đến m lần. Ví dụ tìm từ 10{1,3 } kết quả là 10, 100, 1000 @ Tìm từ có ký tự xuất hiện một hoặc nhiều lần. Ví dụ tìm từ lo@t thì kết quả là lot, loot .