Materi Rapat

A PICTURE IS WORTH
A THOUSAND WORDS

REAlemPeAn 6T

Let’s begin!

DEFINISI RAPAT

ELEMEN 6

RAPAT?

Rapat ialah pertemuan atau
kumpulan dalam suatu organisasi,
perusahaan, instansi pemerintah baik

dalam situasi formal maupun
nonformal untuk membicarakan,
merundingkan dan memutuskan
suatu masalah berdasarkan hasil

kesepakatan bersama.

JENIS-JENIS RAPAT

ELEMEN 6

JENIS-JENIS RAPAT

01 BERDASARKAN TUJUAN 02 BERDASARKAN SIFAT
- PENJELASAN FORMAL, INFORMAL,
- PEMECAHAN MASALAH TERBUKA, TERTUTUP

BERDASARKAN JANGKA BERDASARKAN

03 WAKTU 04 FREKUENSI
MINGGUAN, BULANAN, - RUTIN
SEMESTER, TAHUNAN - INSIDENTAL

05 BERDASARKAN NAMA
KERJA, DINAS,
MUSYAWARAH KERJA

UNSUR-UNSUR RAPAT

ELEMEN 6

UNSUR-UNSUR RAPAT
1. TUJUAN RAPAT
2. MASALAH YANG DIRAPATKAN
3. PEMIMPIN RAPAT
4. PESERTA RAPAT
5. MEDIA RAPAT
6. MODERATOR
7. NOTULIS

1. Tujuan Rapat

1. untuk memecahkan masalah
2. untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
3. sebagai alat koordinasi antar intern atau ekstern
4. agar peserta ikut berpartisipasi dalam menyelesaikan masalah

yang sedang terjadi
5. untuk mempersiapkan suatu acara kegiatan.
6. menampung permasalahan dari arus bawah.

2. Masalah yang Dirapatkan

 AGENDA RAPAT ADALAH DAFTAR/POIN-POIN YANG BERISI
POKOK-POKOK PERMASALAHAN YANG AKAN DIBAHAS
DALAM RAPAT.

 ACARA RAPAT ADALAH PERINCIAN ATAU PENJABARAN
LEBIH LANJUT DARI TOPIK-TOPIK YANG ADA DALAM
AGENDA RAPAT.

Yang perlu diperhatikan dalam membuat Agenda Rapat

1. Mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam
rapat

2. Mengetahui tema dan tujuan rapat
3. Mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:

- peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)
- peserta rapat dari dalam organisasi (intern)
- peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)
- jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, Pendidikan (secara umum)
4. Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat
5. Mengetahui peralatan yang akan digunakan
6. Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
7. Mengetahui keadaan ruang rapat
8. Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan
serta waktu istirahat
9. Mengetahui tata tertib rapat

3. Pemimpin Rapat

1 TIPE OTORITER 2 TIPE DEMOKRATIS

3 TIPE LAISSEZ FAIRE

4. Peserta Rapat

TIPE PESERTA RAPAT :
1) PEMERSATU (JURU DAMAI-PENUH PERHATIAN, BERJIWA BESAR,

SABAR, TOLERAN)
2) PERANTARA (PANDAI BERGAUL, BERWIBAWA, TRUSTED)
3) PENDENGAR (PASIF, JARANG BERBICARA)
4) PEMBERI SEMANGAT (SEMANGAT KERJA TINGGI, BISA

MEMPENGARUHI ORANG, PANDAI BACA SITUASI, DISEGANI)
5) INISIATIF (RAJIN, TEKUN, KREATIFITAS TINGGI)
6) PEMBERI INFORMASI (PUNYA PENGALAMAN DAN PENGETAHUAN

YANG CUKUP BANYAK, MUDAH BERGAUL, DAPAT DIPERCAYA)
7) PENYERANG (PENDOBRAK, SUKA MENENTANG PENDAPAT ORANG

LAIN)

FUNGSI PESERTA RAPAT :
1) SEBAGAI PENYUMBANG PENDAPAT
2) SEBAGAI PENYIMPUL
3) SEBAGAI PENYUMBANG DATA
4) SEBAGAI PENERIMA HASIL KEPUTUSAN
5) SEBAGAI PEMBANTU PEMIMPIN

5. Media Rapat

Media rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu
rapat baik rapat dengan peserta didik maupun peserta rapat yang
berjumlah banyak.
Macam-macam Media Rapat :
a) Ruangan, meja, kursi
b) Lampu
c) Papan tulis/white board
d) LCD Proyektor
e) Sound system
f) ATK
g) Buku/notes
h) Laptop
i) dll.

6. Moderator

MODERATOR ADALAH ORANG YANG BERTUGAS MEMIMPIN
JALANNYA RAPAT DARI AWAL HINGGA AKHIR DAN
BERTANGGUNGJAWAB AKAN SUKSESNYA RAPAT.
TUGAS MODERATOR :
1) MEMBUKA RAPAT
2) MEMBUKA DISKUSI
3) MENJAGA TOPIK BAHASAN
4) MEMANCING DINAMIKA RAPAT
5) MENJAGA KETERTIBAN RAPAT
6) MENUTUP RAPAT

7. Notulis

NOTULIS ADALAH ORANG YANG BERTUGAS UNTUK MENCATAT NOTULA RAPAT.
NOTULA RAPAT ADALAH CATATAN SINGKAT MENGENAI JALANNYA
RAPAT/PERTEMUAN MULAI DARI AWAL HINGGA AKHIR.
MACAM-MACAM NOTULA :
1) NOTULA HARFIAH, ADALAH LAPORAN ATAU PENCATATAN SECARA KATA

DEMI KATA SELURUH PEMBICARAAN DALAM RAPAT TANPA
MENGHILANGKAN ATAU MENAMBAHKAN KATA LAIN. BENTUKNYA DIKTE
ATAU STENOGRAFI, MENULIS KEMBALI HASIL REKAMAN, DAN GABUNGAN
DARI KEDUANYA.
2) NOTULA RANGKUMAN, ADALAH LAPORAN RINGKAS TENTANG
PEMBICARAAN DALAM RAPAT. JADI, NOTULIS HARUS TERAMPIL MENILAI
ISI PEMBICARAAN SETIAP PESERTA RAPAT.

FUNGSI NOTULA :
• Sebagai dokumen dan alat bukti
• Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
• Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
• Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
• Sebagai alat untuk rapat semu
Rapat semu maksudnya adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan
atau rapat fiktif.

SYARAT-SYARAT RAPAT

ELEMEN 6

01

PERSIAPAN RAPAT

OFFLINE

PRINSIP DASAR

5W + 1H

WHY?
WHAT?
WHO?
WHERE?
WHEN?
HOW?

Garis besar Persiapan Rapat :

1) Persiapan administrasi (surat undangan, daftar hadir,
notula)

2) Persiapan ruangan termasuk tempat duduk
3) Persiapan akomodasi (penginapan & transportasi)
4) Persiapan konsumsi
5) Kesehatan dan keamanan
6) Media (peralatan (perabotan, ATK, sound system,

perlengkapan presentasi)
7) Penyusunan proposal

Persiapan Administrasi

 Mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat
 Mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat
 Menyusun secara sistematis setiap acara
 Menentukan peserta rapat
 Membuat surat udangan rapat atau konvokasi
 Menyusun acara acara rapat dan daftar hadir peserta rapat
 Memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan

rapat, tempat duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, OHP, lampu
penerangan, penempatan tempat duduk peserta rapat, LCD projector, layar, flip
chart, sound system, kertas, ballpointm, buku, pensil, tip ex, komputer.
 Menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim
 Menyiapkan notula

Surat Undangan Rapat

1. Menggunakan kop atau kepala surat
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal

pembuatannya
3. Mencantumkan perihal undangan rapat
4. Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut

diselenggarakan
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat

undangan tersebut.

Cara Menyusun Proposal :

1) Kata pengantar ; isinya mengemukakan inti sari proposal, antara lain berisi alasan
dibuatnya proposal

2) Pendahuluan ; berisi dasar pemikiran diadakannya kegiatan, masud dan tujuan
kegiatan, secara singkat

3) Maksud dan tujuan kegiatan secara jelas
4) Jenis kegiatan ; contoh perlombaan, pembangunan, pentas, amal.
5) Rencana kerja ; jadwal kegiatan, target yang ingin dicapai
6) Lokasi atau tempat kegiatan
7) Waktu dan kegiatan
8) Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia pelaksana kegiatan
9) Dana; dituliskan secara terperinci dana/biaya untuk pengeluaran dan pemasukan
10)Harapan; ditulis dalam bagian kalimat penutup, missal memohon agar orang yang

menyetujui proposal turut aktif atau terlibat dalam pelaksanaan kegiatan
11) Lampiran-lampiran; daftar panitia, foto/denah yang berkaitan dengan kegiatan

Pengaturan Tempat Duduk Rapat

1 GAYA KLASIKAL 2 GAYA KONFERENSI

3 GAYA HURUF U 4 GAYA ROUND TABLE

01

PERSIAPAN RAPAT

ONLINE

PRINSIP DASAR

5W + 1H

WHY?
WHAT?
WHO?
WHERE?
WHEN?
HOW?

Yang harus disiapkan:

1. Agenda rapat sudah jelas
2. Tetapkan batas waktu yang jelas
3. Tunjuk Moderator Rapat yang tepat
4. Tunjuk Moderator rapat
5. Persiapkan alat atau media (kamera, laptop, jaringan/sinyal

internet, lighting, microphone)
6. Persiapkan materi rapat di PPT dengan baik
7. Persiapkan aplikasi meeting online (Google Meet, Zoom,

GoToMeeting, Skyple atau Google Hangout) sudah tersetting
waktunya, tinggal bagi link saja.
8. Bagikan catatan ke semua peserta rapat

SAATNYA DISKUSI !

BENTUK KELOMPOK DENGAN ANGGOTA 3 ORANG.

PILIHLAH SALAH SATU TOPIK DI BAWAH INI!
1. PERSIAPAN LAUNCHING PRODUK BARU
2. PENAMBAHAN SDM DI DIVISI PRODUKSI
3. PERENCANAAN BAKTI SOSIAL DALAM RANGKA HUT PERUSAHAAN
4. PENURUNAN OMSET PERUSAHAAN
5. PENYUSUNAN REGULASI UNTUK KARYAWAN PASCA PANDEMI
6. PERSIAPAN HUT PERUSAHAAN
KEMUDIAN BUATLAH PERSIAPAN RAPAT BERIKUT INI:

A) PROPOSAL
B) SURAT UNDANGAN RAPAT
C) DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT
D) LAY OUT RAPAT
E) AGENDA RAPAT (POIN-POIN)
F) MATERI RAPAT (PPT)
G) NOTULA RAPAT (FORMAT SAJA, DI KERTAS FOLIO ATAU MS. WORD)

PELAKSANAAN
RAPAT

ELEMEN 6

02

PELAKSANAAN RAPAT

OFFLINE

Teknik Membuka Rapat (Moderator)

- Harus MENARIK atau MEMIKAT
- Berisi kalimat yang membangkitkan motivasi
- Berisi uraian secara umum tentang materi/topik rapat
- Beri penegasan/penekanan pada tujuan dari pembicaraan
- Singkat, jelas, menarik perhatian

Teknik Menutup Rapat (Moderator)

 Di akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis
besar isi/topik yang telah dibahas

 Tujuannya agar peserta rapat dapat mengingat kembali garis
isi pembicaraan sehingga tujuan rapat dapat tercapai.

 Gunakan Bahasa yang santun dan komunikatif.

Teknik Memimpin Rapat

1. Pengendalian secara Bebas 2. Pengendalian secara Ketat (Closed
Terbatas (Overhead) Controlled)
Peserta rapat ketika berbicara
Pimpinan membiarkan peserta dibatasi. Hanya bisa bicara jika
rapat saling adu pendapat/debat diizinkan oleh pemimpin rapat.
dan jika dirasa sudah cukup, 3. Pengendalian Gabungan Bebas
maka pemimpin rapat akan Terbatas dan Ketat
mengambil alih rapat lalu Peserta rapat dapat berbicara secara
mengolah dan mengambil tertib karena rapat dikendalikan
kesimpulan atau keputusan secara bebas terbatas dan bila
berdasarkan pembicaraan para keadaan mulai kacau maka pemimpin
peserta rapat. rapat mengendalikan secara ketat
sampai keadaan tertib kembali.

Fungsi Pemimpin

• Sebagai Pengarah • Sebagai Penengah
Harus lebih siap dan menguasai Jika perdebatan berlangsung lama dan
permasalahan daripada peserta rapat mulai memanas/emosional, maka
yang lain, agar dapat mengarahkan pemimpin rapat harus cepat bertindak
rapat dengan baik. sebagai penengah.
• Sebagai Fasilitator • Sebagai Motivator
Seorang pemimpin dapat memberikan Pemimpin rapat harus berusaha agar
fasilitas atau kemudahan bagi peserta memberikan semangat ketika rapat
rapat. berjalan lamban dan membosankan.
• Sebagai Layar Pemantul • Sebagai Pengumpul dan Penentu
Bila ada peserta rapat yang bertanya,
maka pemimpin rapat dapat Keputusan
mengembalikan pertanyaan tersebut Pemimpin rapat harus memperhatikan
pada si penanya. dengan sungguh-sungguh isi pembicaraan
agar dapat mengumpulkan data dan
membuat keputusan yang tepat sesuai
keinginan peserta rapat.

Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya (Peserta)

Pertanyaan langsung (direct question) Pertanyaan factual (fact question)
Dilakukan oleh pemimpin rapat dan tujuannya untuk Tujuannya untuk memperoleh fakta atau
memberikan motivasi pada peserta rapat agar aktif keterampilan lain.

Pertanyaan umum (overhead question) Pertanyaan retoris
Diajukan untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat, Adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu
diajak serta untuk berpikir bersama. jawaban karena semua sudah tahu jawabannya.

Pertanyaan terbuka (open question) Pertanyaan penghargaan (pick up question)
Diajukan secara terbuka yang diungkapkan dalam Karena ingin memberikan penghargaan kepada
kata-kata yang bersifat umum, diawali kata tanya orang yang telah memberi pendapat dengan baik
apa, bagaimana, siapa, kapan. sehingga akan memberikan semangat kepada
peserta lain.
Pertanyaan mengembalikan (reverse question)
Pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Leading question
Digunakan untuk maksud menghindari
Pertanyaan dipindahkan (relay question) memberikan jawaban langsung
Saat ada yang bertanya, pertanyaan dialihakn
kepada peserta lain yang diperkirakan dapat
menjawab.

Tata Tertib Rapat

Adalah segala peraturan yang Peraturan sebelum rapat dimulai
berlaku dalam Peserta hadir tepat waktu, mengisi daftar hadir,
penyelenggaraan rapat yang membawa perlengkapan sesuai dengan isi surat
dibuat oleh panitia rapat agar undangan, jika tidak hadir ada pemberitahuan,
rapat berjalan dengan lancar, mengenakan pakaian sesuai dengan
teratur, sesuai aturan yang pemberitahuan dalam surat undangan.
berlaku sehingga rapat Peraturan saat rapat dilaksanakan
mencapai tujuan yang Mematuhi aturan yang ada, berbicara-sikap,
diinginkan. bertanya, mengerjakan tugas kelompok/individu,
istirahat makan/minum
Peraturan saat selesai rapat
Jika ada tugas harus dikerjakan tepat waktu,
mengikuti pelaksanaan rapat dengan baik

02

PELAKSANAAN RAPAT

OFFLINE

Yang harus dilakukan:

1. Pastikan melakukan persiapan teknis dengan matang
2. Tujuan dan agenda rapat online sudah fix
3. Pemimpin berperan sebagai fasilitator
4. Gunakan icebreaker di awal meeting virtual
5. Beri larangan multitasking
6. Dorong partisipasi dan kolaborasi setiap peserta rapat online
7. Kumpulkam masukan dari anggota tim yang tidak bisa bergabung
8. Lakukan rekap sebelum rapat online berakhir

SAATNYA PRAKTIK RAPAT!

SIAPKAN DIRIMU!