ii
iii BUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA INSTITUT AMINUDDIN BAKI CAWANGAN SABAH TAHUN 2023-2026
iv
v Diterbitkan oleh: Institut Aminuddin Baki Cawangan Sabah Kementerian Pendidikan Malaysia KM 15, Jalan Tuaran 88450 Kota Kinabalu, Sabah Urusetia Penerbitan: Jabatan Dokumentasi, Penerbitan dan Promosi Institut Aminuddin Baki Cawangan Sabah Kementerian Pendidikan Malaysia KM 15, Jalan Tuaran 88450 Kota Kinabalu, Sabah Tel: +6088-492 096/Faks: +6088-492 095 http:[email protected] Terbitan Pertama (elektronik): 2022 Terbitan Edisi Kedua (elektronik): 2024 © Hak Cipta Institut Aminuddin Baki Cawangan Sabah 2024 Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat, sama ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah Institut Aminuddin Baki terlebih dahulu. ISBN & Data Pengkatalogan Perpustakaan Negara Malaysia eISBN
vi Jawatankuasa Penerbitan Penaung Puan Rohayati binti Abd Hamed Pengarah Institut Aminuddin Baki Kementerian Pendidikan Malaysia Penasihat Tuan Md Said bin Md Daimon Timbalan Pengarah Kanan (Kluster Khidmat Profesional) Tuan Megat Affandi bin Datuk Wira Haji Ismail Timbalan Pengarah Kanan (Kluster Khidmat Latihan) Dr. Ekerim a/p Din Chen Ketua Pusat Pusat Dokumentasi dan Sumber Pendidikan Pengerusi Puan Khaziyati binti Osman Pengarah Cawangan Institut Aminuddin Baki Cawangan Sabah Timbalan Pengerusi Encik Norman bin Sani Timbalan Pengarah Cawangan Institut Aminuddin Baki Cawangan Sabah Pengurus Puan Hayati binti Omar Pengurus Bersama Puan Rostina binti Apok Ketua Editor Dr. Fetty Shamy Lin Yahaya Editor Dr. Cheong Shaw Mei Dr. Asna Mahmud Sidang Penulis Puan Paulinia@Lija Tanin Dr. Abdul Ghani bin Sani Dr. Ghazali@Hassan bin Sulaiman Puan Hayati binti Omar Dr. Anniliza Mohd Isa Puan Valerie Sinti Puan Ramlah binti Abdul Rahim Puan Zaiton binti Awang Rekaan Grafik dan Susun Atur Huruf Puan Valerie Sinti Ts. Juil bin Gitom
vii Kandungan SEKAPUR SIREH viii SEULAS PINANG ix DARI MEJA EDITOR x MATLAMAT xi BAHAGIAN MUKA SURAT 1 PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 1 1.1 Latar Belakang EKSA 1 1.2 Konsep EKSA 2 1.3 Ke Arah Pelaksanaan EKSA 3 2 PELAKSANAAN EKSA IABCSBH 5 2.1 Dasar EKSA IABCSBH 5 2.2 Objektif EKSA IABCSBH 5 2.3 Slogan EKSA IABCSBH 5 2.4 Logo EKSA IABCSBH 6 2.5 Jawatankuasa Pengurusan EKSA IABCSBH 7 2.6 Struktur Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Zon 10 2.7 Kitaran PDCA 13 2.8 Keperluan Fail Zon 13 3 TATACARA AMALAN EKSA 15 4 PELAKSANAAN AUDIT DALAM Lampiran 21 23 5 PENUTUP 83 RUJUKAN 84
viii Sekapur Sireh PUAN ROHAYATI BINTI ABD HAMED PENGARAH INSTITUT AMINUDDIN BAKI Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam sejahtera.
ix Seulas Pinang PUAN KHAZIYATI BINTI OSMAN PENGARAH CAWANGAN IAB CAWANGAN SABAH Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam sejahtera. Dengan penuh sukacita, saya ingin mengucapkan terima kasih dan tahniah kepada semua pihak yang terlibat dalam penerbitan Buku Panduan Pelaksanaan (EKSA) 2.0, Pelaksanaan konsep yang terkandung di dalam Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dan elemen-elemennya bukanlah perkara baharu di persekitaran tempat kerja. EKSA merupakan penjenamaan semula daripada amalan 5S yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU. Amalan EKSA dilihat dapat mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif ke arah meningkatkan produktiviti kerja serta mencapai misi dan visi organisasi. Garis panduan ini merupakan rujukan bagi warga Institut Aminuddin Baki Cawangan Sabah melaksanakan EKSA dengan mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang boleh membawa ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Amalan EKSA ini diharapkan dapat meningkatkan lagi tahap pengurusan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menggalakkan warga IABCSBH menjadi lebih inovatif seterusnya menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian perkhidmatan awam. Inisiatif menghasilkan Buku Panduan Pelaksanaan EKSA ini secara langsung menyokong usaha memperkukuhkan imej institusi latihan kepimpinan pemimpin pendidikan yang berprestasi tinggi di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Pelaksanaan elemen-elemen amalan EKSA seperti imej korporat, kreativiti dan inovasi, amalan hijau dan penjimatan adalah seiring dengan perubahan dan kehendak semasa dalam usaha mentransformasikan pentadbiran kerajaan ke arah persekitaran kerja lebih sistematik, selesa dan selamat dan kondusif. Panduan Pelaksanaan EKSA ini secara langsung menyokong usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi melalui penerapan elemen amalan EKSA seiring dengan hala tuju kepimpinan IABCSBH iaitu “Together we REACH the world by practicing the RARE and executing the RICH”. Komitmen dan penglibatan warga kerjanya dalam melaksanakan EKSA akan memberi impak positif terhadap persekitaran kerja dan kualiti penyampaian perkhidmatan di IABCSBH. Sekian, terima kasih.
x Dari Meja Editor DR. FETTY SHAMY LIN BINTI YAHAYA Dengan penuh rasa syukur, saya ingin mengucapkan penghargaan yang tidak terhingga kepada pihak pengurusan tertinggi yang sentiasa menyokong pelaksanaan EKSA di Institut Aminudin Baki Cawangan Sabah. Sokongan, dorongan, dan kepercayaan yang diberikan oleh pihak pengurusan merupakan tiang seri dalam usaha kami untuk menyediakan buku panduan pelaksanaan EKSA yang terkini dan relevan. Sokongan pihak pengurusan telah memberi keyakinan kepada kami untuk menyiapkan panduan ini. Tidak lupa, saya ingin mengucapkan penghargaan kepada Ketua Jabatan Kepimpinan Kualiti dan Inovasi, Dr. Cheong Shaw Mei dan semua ahli Jawatankuasa dan sidang penulis yang telah dengan gigih dan penuh dedikasi menyumbang bakti kepada terhasilnya panduan ini. Usaha bersungguh-sungguh dalam mengemaskini buku panduan ini adalah langkah terpenting bagi memastikan warga IABCSBH mendapat kemudahan rujukan kepada elemen pelaksanaan dan penilaian EKSA yang terkini. Kami yakin panduan ini akan memberi manfaat kepada warga IABCSBH dalam melaksanakan EKSA dengan lebih efektif. Saya amat percaya bahawa keselesaan dalam persekitaran kerja adalah kunci kepada ketenangan dan keharmonian, yang pada gilirannya mendorong kecemerlangan dan kejayaan. Semoga amalan EKSA yang terkandung di dalam panduan ini dapat memberikan impak positif kepada imej serta menaikkan semangat moral dan kesejahteraan warga IABCSBH dalam menjalankan tugas kami. Terima kasih sekali lagi atas kerjasama dan sokongan yang telah diberikan.Terima kasih sekali lagi atas kerjasama dan sokongan yang telah diberikan. Sekian. Salam kemanisan EKSA.
xi Matlamat Warga Institut Aminuddin Baki Cawangan Sabah (IABCSBH) diberikan kebenaran untuk merujuk buku panduan ini dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Buku panduan ini mengandungi penjelasan umum mengenai konsep EKSA, petunjuk dasar untuk melaksanakan EKSA, teknik audit yang digunakan, dan tindakan yang diambil untuk memastikan EKSA terus dipraktikkan oleh warga IABCSBH.
1 BAHAGIAN 1 PENGENALAN KEPADA EKSA 1.1 LATAR BELAKANG EKSA Istilah baharu untuk 5S, Ekosistem Kondusif Sektor Awam, dikenali sebagai EKSA. Ia telah ditambah elemen pembaharuan dan penambahbaikan, dan ia telah dikemas kini untuk menyesuaikan program dengan perubahan dan kehendak semasa. Inisiatif ini untuk mengubah nama dianggap tepat dan selaras dengan perubahan dan keperluan masa kini. Tujuan utamanya adalah untuk memperkasa prestasi dan daya saing organisasi, serta menanam budaya yang inovatif dan kreatif di dalam jabatan dan agensi sektor awam. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) telah merancang penjenamaan semula ini dengan memperkenalkan mekanisme penilaian baru yang dikhususkan untuk memperbaiki produktiviti kerja dalam sektor awam dan syarikat awam. Pada tahun 2010, MAMPU melancarkan Amalan 5S Sektor Awam melalui buku panduan mereka. Seperti yang dinyatakan dalam Rajah 1.1, lima prinsip utama yang dikenali sebagai "Sisih, Susun, Sapu, Seragam, dan Sentiasa Amal" adalah fokus utama dalam amalan 5S ini. Rajah 1.1 Amalan 5S Sektor Awam
2 EKSA dianggap lebih sesuai untuk agensi sektor awam di Malaysia. Proses penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam bermula pada Januari 2014. Langkah ini dilaksanakan untuk mencipta suasana kerja yang berkualiti dan selesa. Menyedari perubahan dan keperluan semasa, tujuan penjenamaan semula ini adalah untuk mempertingkatkan prestasi dan daya saing organisasi, serta mewujudkan budaya inovatif dan kreatif dalam agensi sektor awam. Diharapkan, garis panduan ini akan membantu meningkatkan pengurusan pejabat IABCSBH dan membantu mencipta suasana kerja yang sistematik, selesa, dan kondusif. 1.2 KONSEP EKSA EKSA, yang merupakan penjenamaan semula Amalan 5S, telah dilaksanakan dalam sektor awam sejak tahun 2010. Pelaksanaan EKSA didasarkan pada Amalan 5S yang telah diperkukuh dan diperluas dengan beberapa elemen tambahan. Dengan memupuk budaya ‘Go Green’, EKSA membolehkan agensi kerajaan meningkatkan imej mereka dan menyokong inisiatif untuk mencipta persekitaran yang hijau. Selain itu, diharapkan bahawa pelaksanaan EKSA akan merangsang lebih banyak kreativiti dan inovasi untuk memenuhi keperluan pihak berkepentingan. Pada masa yang sama, ini juga berpotensi untuk mencipta persekitaran kerja yang lebih selesa. Dalam penjenamaan semula EKSA, beberapa elemen tambahan telah ditambahkan dalam Amalan 5S. Elemen-elemen tersebut termasuk: 1. Imej Korporat: Fokus pada peningkatan citra korporat agensi kerajaan melalui amalan EKSA. 2. Kreativiti dan Inovasi: Mendorong kreativiti dan inovasi dalam pelaksanaan EKSA untuk memenuhi keperluan pihak berkepentingan. 3. Amalan Hijau: Memupuk budaya kelestarian alam dan menggalakkan inisiatif hijau dalam agensi kerajaan. 4. Persekitaran Kondusif: Mencipta persekitaran kerja yang selesa dan kondusif bagi meningkatkan produktiviti dan kesejahteraan pekerja. 5. Kepelbagaian Agensi: Mengambil kira kepelbagaian agensi kerajaan dalam pelaksanaan EKSA. Dengan penambahan elemen-elemen ini, diharapkan amalan EKSA dapat menjadi lebih holistik dan menyeluruh dalam meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi dalam sektor awam. Secara ringkasnya 5 elemen ini dinyatakan seperti rajah 1.2.
3 Rajah 1.2 Amalan 5S Sektor Awam 1.3 KE ARAH PELAKSANAAN EKSA Dengan melaksanakan EKSA yang berkesan, peningkatan kualiti perkhidmatan dapat dicapai secara sistematik dan praktikal. Untuk memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber yang berkaitan dengan persekitaran kerja, EKSA memiliki keupayaan untuk meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan Standard MS ISO 9000. EKSA yang berkesan, efisien, dan berterusan akan meningkatkan imej keseluruhan organisasi. Oleh itu, dengan mewujudkan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang kukuh, EKSA dapat dilaksanakan dengan cekap melalui langkah-langkah berikut: (a) Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan merancang tindakan yang jelas untuk pelaksanaan EKSA. (b) Menetapkan kawasan kerja atau zon yang ditetapkan. (c) Melaksanakan kursus latihan bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam pelaksanaan EKSA. (d) Melancarkan EKSA secara rasmi oleh jabatan atau organisasi untuk memberikan kesedaran dan komitmen terhadap pelaksanaan EKSA.
4 Dengan melaksanakan langkah-langkah ini, diharapkan EKSA dapat dilaksanakan dengan berkesan dan memberikan manfaat yang signifikan dalam meningkatkan kualiti perkhidmatan dan imej organisasi.
5 BAHAGIAN 2 PELAKSANAAN EKSA DI IABCSBH 2.1 DASAR EKSA IABCSBH Warga IABCSBH komited melaksanakan tanggungjawab dengan berdisiplin, berintegriti dan bersemangat untuk mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang kondusif dan mampu mengekalkan prestasi kerja cemerlang. Warga IABCSBH berazam untuk mengamalkan budaya kerja cemerlang dengan persekitaran yang bersih dan berkualiti secara konsisten. 2.2 OBJEKTIF EKSA IABCSBH 1. Merealisasikan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti, yang merangkumi aspek kebersihan, kekemasan, keselamatan dan keselesaan sepanjang masa. 2. Meningkatkan disiplin diri dan motivasi bekerja secara berpasukan dalam kalangan warga IABCSBH. 3. Memastikan pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan yang ditawarkan di IABCSBH. 4. Mewujudkan persekitaran sihat dan budaya kerja inovatif, efektif, ceria dan selamat. 5. Menyedari kepentingan penjimatan tenaga dan amalan ‘Go Green’ dalam kalangan warga IABCSBH. 2.3 MOTO EKSA IABCSBH “Persekitaran Kondusif, Perkhidmatan Berkualiti”.
6 2.4 LOGO EKSA IABCSBH Rajah 2.4 Logo EKSA IABCSBH 2.4.1 Lingkaran Bulat Beserta Daun Melambangkan ciri-ciri mesra kepada alam sekitar dalam menjayakan program EKSA. Budaya kerja positif, realistik dan saintifik yang menjadi amalan setiap warga IABCSBH. 2.4.2 Lingkaran Separa Bulat Berwarna Hitam Melambangkan kemanisan dalam kesatuan yang menjadi amalan setiap warga IABCSBH dalam melaksanakan transformasi ke arah EKSA. 2.4.3 Gunung Melambangkan kekuatan, keberanian, semangat yang ada pada setiap warga IABCSBH dalam merealisasikan hasrat KPM. 2.4.4 EKSA Perkataan EKSA bermaksud Ekosistem Kondusif Sektor Awam. EKSA juga adalah singkatan kepada “Efisien Kreatif Sentiasa Amal” yang merupakan amalan kerja warga IABCSBH. 2.4.5 Font Font yang digunakan dalam perkataan “Institut Aminuddin Baki Cawangan Sabah” ialah Archivo Black dan penggunaan warna ialah hitam.
7 2.4.6 Warna Hijau Warna hijau melambangkan mesra kepada alam sekitar dan sikap berjimat cermat warga IABCSBH. 2.4.7 Warna Hitam Warna hitam melambangkan warna koporat IABCSBH yang membawa maksud transfomasi tadbiran dan pengurusan perancangan dengan lebih efektif, berkualiti, proaktif dan dinamik. 2.4.8 Warna Emas Warna emas melambangkan One Team One Goal yang menjadi amalan warga kerja IABCSBH, iaitu sentiasa bekerja dalam satu pasukan dalam suasana yang aman harmoni dan bersatu hati. 2.4.9 Warna Merah Warna merah bermaksud warga IABCSBH sentiasa bersiap sedia melakukan transfomasi untuk memastikan pematuhan amalan EKSA dilaksanakan dalam persekitaran selamat dan suasana ruang kerja yang lebih kondusif. 2.5 JAWATANKUASA PENGURUSAN EKSA IABCSBH Rajah 2.5 Carta Organisasi Jawatankuasa Pengurusan EKSA
8 2.5.1 Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan EKSA IABCSBH 1. Menetapkan haluan pelaksanaan EKSA di IABCSBH. 2. Menyediakan pelan panduan pelaksanaan EKSA di IABCSBH. 3. Menetapkan bajet dan sumber dana yang lain. 4. Menentukan dasar, tatacara aturan dan garis panduan EKSA. 5. Menentukan jawatankuasa, fasilitator dan ketua bagi setiap kumpulan zon. 6. Menentukan prosedur pemberian ganjaran seperti sistem ganjaran. 7. Memantau dan membuat penilaian kemajuan amalan EKSA bersama jawatankuasa audit dalaman. 8. Memantau perkembangan program dengan pembinaan standard yang relevan dengan aspek kebersihan. 2.5.1.1 Pengerusi 1. Memimpin Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA IABCSBH. 2. Menetapkan haluan pelaksanaan EKSA di IABCSBH. 3. Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan EKSA di IABCSBH. 4. Memantau dan membuat penilaian kemajuan amalan EKSA dibantu jawatankuasa EKSA. 5. Kemajuan amalan EKSA berpandukan contoh amalan terbaik. 2.5.1.2 Pengerusi Ganti/Penyelaras Induk 1. Memimpin Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA IABCSBH sekiranya pengerusi tidak dapat hadir. 2. Hendaklah hadir bersama semasa Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA IABCSBH. 3. Bekerjasama dengan pengerusi menetapkan haluan keseluruhan pelaksanaan EKSA di IABCSBH. 4. Bekerjasama dengan pengerusi membina pelan tindakan pelaksanaan EKSA di IABCSBH. 5. Bekerjasama dengan pengerusi memantau dan menilai kemajuan amalan EKSA dibantu jawatankuasa lain. 6. Bekerjasama dengan pengerusi memantau dan menilai kemajuan amalan EKSA berdasarkan contoh amalan terbaik.
9 2.5.1.3 Fasilitator 1. Menyediakan bimbingan dan nasihat yang berkaitan dengan amalan EKSA dan pelaksanaannya. 2. Memberi bantuan kepada Jawatankuasa Pengurusan EKSA dalam setiap tugas yang dilaksanakan. 3. Memastikan pelaksanaan amalan EKSA mengikut seperti yang telah dirancang. 4. Memastikan mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pihak pengurusan atasan. 5. Menyediakan informasi dan data terkini berkaitan dengan EKSA. 6. Memantau dan melaksanakan perbincangan serta dorongan kepada ahli kumpulan EKSA apabila diperlukan. 2.5.1.4 Setiausaha/Urus Setia 1. Menyediakan jadual mesyuarat pengurusan EKSA IABCSBH. 2. Menyusun dan menyelaras aktiviti dan program EKSA IABCSBH. 3. Menyediakan laporan progres dan status pelaksanaan amalan EKSA di IABCSBH. 4. Mengemaskini dan menyimpan rekod minit mesyuarat berkaitan pelaksanaan dan amalan EKSA. 5. Memberi bantuan pihak pengurusan dalam aktiviti promosi, latihan dan pengauditan. 6. Membantu menghebahkan info terkini berkaitan pelaksanaan EKSA di IABCSBH. 2.5.1.5 Jawatankuasa Latihan 1. Membina pelan pelaksanaan program dan aktiviti latihan untuk memberi galakan amalan EKSA di IABCSBH. 2. Menetapkan jenis latihan yang sesuai dan relevan setiap masa bagi memantapkan aktiviti EKSA. 3. Memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA. 2.5.1.6 Jawatankuasa Promosi 1. Membina pelan pelaksanaan aktiviti bagi mempromosi EKSA untuk tempoh enam hingga dua belas bulan. 2. Mengenal pasti aktiviti publisiti EKSA yang sesuai bagi memberi kesedaran perlunya penglibatan agar amalan EKSA berjaya direalisasikan.
10 3. Meneliti secara teperinci impak aktiviti publisiti yang telah dijalankan. 4. Menyediakan belanjawan agar publisiti dapat dijayakan seperti yang telah dirancang. 5. Menyediakan laporan progres pelaksanaan aktiviti EKSA dan tahap kesedaran diri dalam kalangan jawatankuasa pengurusan EKSA IABCSBH. 2.5.1.7 Jawatankuasa Audit Dalam 1. Memastikan kriteria audit dalaman EKSA yang sesuai disediakan. 2. Menetapkan kekerapan pelaksanaan audit dalaman EKSA. 3. Memastikan analisis dan laporan audit dalaman EKSA disediakan. 4. Memeriksa dengan terperinci kriteria audit dalaman mengikut keperluan dari semasa ke semasa. 2.6 STRUKTUR JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA Jawatankuasa pelaksana EKSA IABCSBH dipengerusikan oleh Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan selaku ketua urus setia. Tujuan pembentukan Jawatankuasa ini, adalah untuk memudahkan pemantauan pelaksanaan EKSA di IABCSBH. 2.7 STRUKTUR JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA PERINGKAT ZON Pembahagian zon EKSA ditentukan oleh pengerusi jawatankuasa pengurusan dengan kerjasama penyelaras dan fasilitator. Pembahagian ini bertujuan mewujudkan kawasan yang akan dipertanggungjawabkan kepada setiap kumpulan. Pelan lokasi pembahagian zon diwujudkan bagi memudahkan pengurusan pelaksanaan EKSA. Aspek-aspek yang perlu diberi perhatian dalam pembahagian zon adalah: 1. Zon dibahagikan mengikut kawasan kerja dan susun atur keseluruhan kawasan diberi perhatian. 2. Bilik-bilik yang bersesuaian diambil kira dalam menentukan pembahagian zon. 3. Memastikan setiap zon diberi nama. 4. Mempamerkan struktur jawatankuasa pelaksana peringkat zon dan mewujudkan sudut dokumentasi EKSA.
11 2.7.1 Terma Rujukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Bagi Juara Zon 1. Jawatankuasa Pelaksana EKSA bertanggungjawab untuk menyelaras, melaksana dan menyedia laporan aktiviti EKSA mengikut peringkat zon dan arahan yang telah ditetapkan. 2. Setiap zon hendaklah mempunyai Struktur Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan dikemukakan kepada urus setia. 3. Memastikan pelan zon amalan EKSA disediakan. 4. Bersedia sebagai pengiring dan wakil zon apabila Audit Dalam/Luar dilaksanakan. 5. Setiap warga zon hendaklah melaksana dan mematuhi kaedah pelaksanaan EKSA. 6. Bertindak dengan rasional kepada warga zon yang tidak mematuhi prosedur pelaksanaan EKSA. 7. Hadir Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA IABCSBH dengan mematuhi jadual yang ditetapkan. 8. Menyediakan laporan berkaitan program dan aktiviti yang dilaksanakan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Selain itu melaporkan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan warga zon dalam mesyuarat tersebut. 2.7.2 Terma Rujukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Bagi Ketua Zon 1. Mesyuarat hendaklah diadakan secara berkala dengan semua ahli zon. 2. Mendorong ahli melibatkan diri dalam melaksanakan aktiviti EKSA. 3. Membuat perancangan aktiviti kumpulan. 4. Menyediakan maklum balas tentang progres pelaksanaan EKSA kepada ketua zon. 5. Memberi bantuan tunjuk ajar dan panduan kepada warga EKSA. 6. Memastikan setiap arahan yang telah diputuskan dalam mesyuarat peringkat zon dilaksanakan. 7. Amalan EKSA dalam kawasan zon masing-masing hendaklah dipatuhi dan dilaksanakan sepenuhnya seperti yang telah ditetapkan. 2.7.3 Terma Rujukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Bagi Setiausaha Zon 1. Menyediakan jadual mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanan EKSA peringkat zon. 2. Membuat penyelarasan program yang dirancang di peringkat zon. 3. Menyediakan laporan progres pelaksanaan EKSA peringkat zon.
12 4. Memastikan rekod utama dan minit yang berkaitan dengan akvititi EKSA yang telah dilaskanakan di peringkat zon disimpan. 5. Memberi bantuan dalam mengurus aktiviti publisiti, pengauditan dan latihan. 6. Menyebarkan info terkini berkaitan aktiviti EKSA yang dilaksanakan di peringkat zon. 2.7.4 Terma Rujukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Bagi Jawatankuasa Kecil Latihan 1. Membina pelan pelaksanaan bagi semua aktiviti latihan untuk menyemai amalan EKSA dalam kalangan warga zon. 2. Mengenal pasti jenis aktiviti latihan yang sesuai dan diperlukan untuk memantapkan aktiviti EKSA. 3. Membuat penyelarasan bagi memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA yang sewajarnya. 2.7.5 Terma Rujukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Bagi Jawatankuasa Kecil Promosi 1. Membina pelan pelaksanaan aktiviti bagi mempromosi EKSA untuk tempoh enam hingga dua belas bulan. 2. Mengenal pasti aktiviti publisiti EKSA yang sesuai bagi memberi kesedaran perlunya penglibatan agar amalan EKSA berjaya direalisasikan. 3. Meneliti secara teperinci impak aktiviti publisiti yang telah dijalankan. 4. Menyediakan belanjawan agar publisiti dapat dijayakan seperti yang telah dirancang. 5. Menyediakan laporan progres pelaksanaan aktiviti EKSA dan tahap kesedaran diri dalam kalangan jawatankuasa pengurusan EKSA IABCSBH. 2.7.6 Terma Rujukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Bagi Jawatankuasa Kecil Juruaudit Dalam 1. Memastikan kriteria audit dalaman EKSA yang sesuai disediakan. 2. Menetapkan kekerapan pelaksanaan audit dalaman EKSA di peringkat zon. 3. Memastikan analisis dan laporan audit dalaman EKSA di peringkat zon disediakan. 4. Menyediakan laporan kepada Jawatankuasa Audit Dalaman EKSA IABCSBH tentang keputusan analisis audit dalaman di peringkat zon.
13 2.8 KITARAN PDCA Rajah 2.8 Model Kitaran PDCA (Das, Paul & Swierczek,2008; et al.,2006) 2.9 KEPERLUAN FAIL ZON Dokumentasi pelaksanaan EKSA perlu disediakan di peringkat Pemandu (Audit/ Promosi/Latihan), Pelaksana dan Zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti dalam Jadual 2.9 yang berikut: Jadual 2.9 Keperluan Dalam Fail EKSA BIL TAJUK BAHAGIAN KANDUNGAN FAIL YANG BERKAITAN 1. PENGENALAN Dasar, objektif dan garis panduan EKSA. Fail Induk dan Zon 2. CARTA ORGANISASI Carta Organisasi Induk, Jawatankuasa (Pemandu) dan zon. Fail Induk dan Zon 3. PELAN LANTAI Pelan lantai keseluruhan/zon masing-masing. Fail Induk dan Zon 4. CARTA PERBATUAN Carta perbatuan induk/JK (Pemandu)/zon masing masing. Fail Induk dan Zon
14 5. MINIT MESYUARAT Minit mesyuarat yang disimpan mengikut peringkat jawatankuasa masing-masing. Fail Induk dan Zon 6. GAMBAR AKTIVITI Gambar yang diambil mempamerkan suasana aktiviti EKSA. Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan bersama-sama. Fail Induk dan Zon 7. GAMBAR SEBELUM DAN SELEPAS Gambar yang diambil mempamerkan suasana sebelum dan selepas pelaksanaan EKSA. Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan bersama-sama. Fail Induk dan Zon 8. AUDIT Kriteria dan keputusan audit. Fail Induk dan Zon 9. LAIN-LAIN Maklumat tambahan seperti memo, surat, rekod belanjawan, maklum balas, laporan dan lain-lain. Fail Induk dan Zon
15 BAHAGIAN 3 TATACARA AMALAN EKSA 3.1 RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI 1. Lantai pejabat sentiasa bersih, selamat, tidak licin, tidak pecah atau rosak, dan tong sampah disediakan. 2. Meja kerja yang kemas dan peralatan yang teratur. 3. Menyediakan perhiasan yang minimal dan selaras dengan imej korporat. 4. Tanda nama dan jawatan pegawai akan ditampal di pintu pejabat/bilik pegawai. 5. Borang KEW.PA-7: Senarai aset harta peribadi kerajaan dibuat dan dikemas kini. 6. Kabinet pemfailan (jika ada) mesti dilabel dengan baik dan teratur. 7. Kerusi tetamu dan kerusi kerja tersusun kemas apabila tidak digunakan dan sentiasa dalam keadaan baik, selesa dan bersih. 8. Blazer/selendang boleh diletakkan kemas di belakang kerusi (jika tiada almari). 9. Wayar/kabel terletak dengan jelas. 10. CPU dan soket mudah alih (jika ada) dijarakkan dengan sama rata. 11. Peralatan komputer, komputer/komputer riba mestilah bebas habuk dan boleh digunakan. 12. Pegawai boleh menyediakan sudut mini yang ditetapkan sebagai ruang hiasan. 13. Menyediakan ruang tempat kasut yang tersusun kemas.
16 3.2 BILIK MESYUARAT/PERBINCANGAN/LATIHAN 1. Bilik mesyuarat/perbincangan/latihan perlulah sentiasa bersih-kemas. 2. Setiap komponen, seperti keyboard, tetikus, mikrofon, skrin komputer, dan projektor LCD, dalam keadaan berfungsi dengan baik. 3. Pelan lantai bilik dan lampu boleh didapati dan disimpan di lokasi yang mudah diakses. 4. Borang KEW.PA-7: Senarai Aset Alih Kerajaan kini tersedia dan dalam stok. 5. Maklumat berkaitan dengan mesyuarat/perbincangan/latihan dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat/perbincangan/latihan. 6. Selepas digunakan, papan putih dibuang. 7. Etika/tatacara penggunaan bilik disediakan dan dinyatakan dengan jelas. 8. Inisiatif / tindakan proaktif pembaikan setelah kerosakan diwujudkan. 9. Komponen elektronik seperti projektor LCD, mikrofon, dan suis dikeluarkan sebelum tahap pemasangan / konfigurasi / latihan bermula. Pegawai bertanggungjawab dilantik untuk memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat/perbincangan/latihan. 3.3 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN 1. Kaunter khidmat pelanggan dengan keadaan baik, bersih, kemas dan teratur. 2. Maklumat korporat berkaitan dengan agensi terkini, yaitu visi, misi, maklumat pengurusan atasan, moto, dan piagam pelanggan. 3. Usaha-usaha memuaskan hati pelanggan, seperti perkhidmatan yang konsisten dan kemudahan penggunaan. 3.4 STOR 1. Stor sentiasa adalah bersih dengan kemas. 2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan diwujudkan dan dipamerkan di situs yang mudah dilihat. 3. Maklumat dikumpulkan dan disimpan di lokasi yang mudah diakses. 4. Setiap item di kedai telah dilabelkan dan dianjurkan. 5. Stok adalah alat tulis, bahan, mesin, and peralatan disusun dengan teratur untuk tidak menghalang kerja pemunggahan dan laluan. 6. Peralatan sokongan pengurusan stor adalah tangga mudah alih dan troli berada di keadaan baik.
17 7. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk pada proses pengurusan stor yang berkuat kuasa. 8. Sistem merekod yang sesuai/kaedah boleh digunakan untuk tujuan merekod keluar masuk stok. PS3: Kad Kawalan Stok dan Borang KEWPS4: Kad Petak (sudah tersedia). 3.5 BILIK SUMBER 1. Bilik sumber sentiasa berkeadaan bersih, kemas, teratur. 2. Menyediakan sistem untuk penyimpanan/kapitalisasi/label bahan mentah yang memudahkan pengurusan bahan-bahan mentah. 3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pengurusan persediaan. 4. Perkhidmatan/kemudahan penggunaan yang disediakan adalah memuaskan. 5. Ketersediaan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk, serta kemudahan pandangannya. 3.6 PANTRI 1. Pantri sentiasa bersih dan teratur.Semua peralatan, perabot, dan perkakas rumah mesti disimpan dengan kemas selepas digunakan. 2. Peralatan/alat yang disimpan dalam kabinet/rak dilabel dengan baik. 3. Susun atur pantri/pelan lantai dibuat dan dipaparkan di lokasi dengan jelas. 4. Sinki sentiasa dibersihkan dan disahkan bebas daripada tersumbat dan sisa makanan. 5. Meja makan dalam keadaan baik dan bersih. 3.7 TANDAS 1. Lantai dan dinding tandas sentiasa bersih dan tidak berbau. 2. Dalam tandas terdapat peralatan dan kelengkapan asas. 3. Semua lampu tandas berfungsi dengan baik setiap kali digunakan. 4. Paip air berfungsi dengan baik. 5. Singki dan mangkuk tandas sentiasa bersih dan tidak tersumbat. 6. Untuk menjaga kebersihan tandas, pemantauan dilakukan oleh pegawai yang dilantik.
18 3.8 PENGURUSAN LACI ALAT TULIS Sekiranya pegawai mempunyai laci meja, ruang laci boleh digunakan untuk tujuan berikut: 1. Laci paling atas yang direka kemas adalah khusus untuk kegunaan alat tulis. 2. Laci tengah digunakan untuk meletakkan dokumen rasmi seperti buku harian, perancangan dan buku nota. 3. Alatan dan barang peribadi disimpan di dalam laci bawah. 3.9 BILIK STUDIO/MAKMAL KOMPUTER Makmal komputer dan bilik studio adalah bersih dan mempunyai alatan yang disusun dengan baik. 3.10 KESELAMATAN PERSEKITARAN Langkah-langkah keselamatan yang boleh melindungi alam sekitar termasuk: 3.10.1 Pelan Tindakan Kecemasan 1. Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang merangkumi: (a) Amaran keselamatan. (b) Latihan pemindahan bangunan. (c) Isyarat untuk berhati-hati. (d) Pelan kecemasan dan tempat perhimpunan. (e) Laluan kecemasan dipaparkan. (f) Menyediakan lampu kecemasan yang jelas, cekap dan tidak bersepah. 3.10.2 Pendawaian/kabel 1. Memastikan rangkaian untuk elektrik/telefon/kabel/komputer/mesin/ peralatan dilengkapi dengan baik, teratur dan selamat. 2. Memastikan bahawa plag dilabelkan mengikut keserasian peralatan elektrik yang digunakan.
19 3.10.3 Peralatan pencegahan kebakaran Memastikan bahawa pemadam kebakaran memenuhi kriteria berikut: 1. Penyelenggaraan yang kekal. 2. Menggunakan garis panduan mengenai prosedur penggunaan 3. Ia adalah bersih. 4. Ditempatkan di lokasi yang sesuai dan mudah diakses. 5. Menyediakan seorang pegawai pengawas dengan nombor telefon pegawai yang tersebut. 3.10.4 Laluan Kecemasan 1. Menunjukkan tanda keluar yang jelas. 2. Pendawaian tambahan yang tidak disahkan yang boleh menyebabkan litar pintas atau bahaya lain tidak dibenarkan. 3. Peralatan yang rosak telah dilaporkan kepada pengurusan dan diselenggarakan dengan segera. 4. Tanda-tanda amaran keselamatan dipaparkan dengan jelas dan mudah dilihat. 3.10.5 Lampu dan soket 1. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik. 2. Mengesahkan bahawa aliran keluar elektrik berfungsi dan tersedia untuk digunakan. 3. Menyediakan skema pencahayaan untuk memudahkan pengesanan. 3.10.6 Pengurusan kunci 1. Memastikan kunci dilabel/ditanda dan mematuhi prosedur keselamatan. 2. Menyimpan kunci anda di tempat yang selamat. 3. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh kakitangan yang bertanggungjawab. 4. Menyediakan dan mengemaskini buku log pinjaman.
20 3.11 AMALAN HIJAU/GO GREEN Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber yang komprehensif seperti berikut: 1. Penjimatan elektrik dan air. 2. Penjimatan kertas. 3. Melaksanakan program kitar semula.
21 BAHAGIAN 4 PELAKSANAAN AUDIT DALAM 4.1 TATACARA AUDIT DALAM EKSA Penilaian Kendiri Audit Dalam EKSA adalah satu proses penilaian diri terhadap pelaksanaan amalan EKSA di IABCSBH. Audit Dalam perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan setiap zon membuat peningkatan secara berterusan. Berikut adalah tatacara yang terlibat: 1. Menubuhkan jawatankuasa audit untuk menjalankan Audit Dalam EKSA. 2. Frekuensi pelaksanaan aktiviti EKSA ditetapkan. 3. Juruaudit dilatih untuk memastikan pelaksanaan audit dilakukan dengan efisien dan efektif. 4. Audit Dalam EKSA dilaksanakan mengikut jadual. 5. Penemuan audit perlu dimaklumkan oleh Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA kepada Pengerusi Jawatankuasa Pemandu EKSA IABCSBH dan juga kepada semua warga IABCSBH. 4.2 KRITERIA AUDIT Model penilaian baharu yang diperkenal EKSA merangkumi dua kriteria iaitu kriteria generik dan kriteria khusus yang mempertimbangkan variasi premis jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Maka, IABCSBH menggunakan Model B yang merupakan kombinasi kriteria generik dan kriteria khusus. Komponen kriteria generik terdiri daripada komponen berikut: Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan Komponen B: Ruang Tempat Kerja/Pejabat
22 Komponen C: Tempat Umum Komponen D: Keselamatan Persekitaran Komponen E: Kawasan Persekitaran Jabatan Manakala komponen kriteria khusus pula hanya mengandungi satu komponen sahaja iaitu Komponen F: Tempat Khusus. Model B digunakan sebagai kriteria audit, merangkumi Komponen A sehingga Komponen E1 serta Komponen F. Kriteria pemarkahan penilaian EKSA adalah seperti di lampiran.
Lampiran KOMPONENKOMPOKEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 A1) Dasar EKSA 1 Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA agensi. Garis panduan tidak disediakan d2 Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya. Dasar dan Garis Panduan EKSA tidak disebarkan s3 Memastikan EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh semua warga agensi. EKSA tidak diamalkan dan dipatuhi oleh warga agensi 4 Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemas kini termasuk perkara yang berikut: i. Minit mesyuarat ii. Surat lantikan Jawatankuasa Dokumentasi tidak teratur dan tidak dikemas kini d
23 N GENERIK ONEN A 3 4 5 MARKAH Garis panduan disediakan kepada sebahagian warga agensi Garis panduan disediakan kepada semua warga agensi Dasar dan Garis Panduan EKSA disebar dan difahami oleh sebahagian warga Dasar dan Garis Panduan EKSA disebar dan difahami oleh semua warga EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh sebahagian warga agensi EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh semua warga agensi Sebahagian dokumentasi teratur dan dikemas kini Semua dokumentasi teratur dan dikemas kini
KOMPOKEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 A1) Dasar EKSA 5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh agensi. Tiada keseragaman 6 a) Menyediakan dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara seperti yang berikut: i. Dasar EKSA agensi ii. Carta organisasi iii. Gambar SEBELUM dan SELEPAS aktiviti. iv. Pelan lantai v. Carta Perbatuan semasa vi. Informasi/hebahan vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA Sudut EKSA tidak disediakan Sudut EKSA disediakan tetapi hanya mengandungi dua perkara seperti dicadangkan b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik. Tidak terkini dan tidak berada dalam keadaan baik sd
24 ONEN A 3 4 5 MARKAH Keseragaman pada sebahagian agensi Keseragaman pada keseluruhan agensi Sudut EKSA disediakan tetapi hanya mengandungi tiga hingga empat perkara seperti dicadangkan Sudut EKSA mengandungi semua perkara seperti dicadangkan Sudut EKSA mengandungi semua perkara seperti dicadang serta dipaparkan secara kreatif dan inovatif Sebahagian sahaja yang terkini dan dalam keadaan baik Terkini dan berada dalam keadaan baik
KOMPOKEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA 7 a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri sekurangkurangnya tiga Jawatankuasa seperti yang berikut: i. Jawatankuasa Latihan ii. Jawatankuasa Promosi iii. Jawatankuasa Audit Jawatankuasa Pelaksana tidak dibentuk dan tidak dilantik hb) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan EKSA. Fasilitator tidak dilantik 8 Merancang dan melaksana program/ aktiviti EKSA secara berkala seperti yang berikut: i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit iii. Melaksana program pengayaan ilmu Program/aktiviti EKSA tidak dirancang dan dilaksanakan
25 ONEN A 3 4 5 MARKAH Jawatankuasa Pelaksana dibentuk dan dilantik tetapi hanya mempunyai satu hingga dua jawatankuasa yang disyorkan Jawatankuasa Pelaksana dibentuk dan dilantik serta mempunyai semua jawatankuasa yang disyorkan Fasilitator dilantik tapi tidak terlatih Fasilitator telah dilantik dan terlatih Program/aktiviti EKSA dirancang tetapi tidak dilaksanakan Program/aktiviti EKSA dirancang dan dilaksanakan
KOMPOKEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 A3) Penglibatan Pengurusan Atasan 9 Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/ penasihat EKSA. Pengurusan atasan bukan penaung/ penasihat EKSA 10 Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan. Program tidak dilaksanakan Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yang kurang aktif p11 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan. Aktiviti EKSA tidak dibentang dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan d
26 ONEN A 3 4 5 MARKAH Pengurusan atasan sebagai penaung/ penasihat EKSA Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yang aktif tanpa penglibatan pengurusan atasan Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yang aktif dengan sebahagianny melibatkan pengurusan atasan Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yang aktif dengan penglibatan pengurusan atasan sepenuhnya Sebahagian aktiviti EKSA dibentang dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan Semua aktiviti EKSA dibentang dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan
KOMPOKEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment) 12 Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua kali setahun. Audit Dalam tidak dilaksanakan s13 Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga agensi. Hasil/laporan Audit Dalam tidak disebarkan s14 Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula) Laporan Penilaian Kendiri tidak dikemukakan kepada MAMPU
27 ONEN A 3 4 5 MARKAH Audit Dalam dilaksanakan sekali dalam satu tahun Audit Dalam dilaksanakan mengikut jadual Hasil/laporan Audit Dalam disebarkan kepada ebahagian warga Hasil/laporan Audit Dalam disebarkan kepada semua warga Laporan Penilaian Kendiri dikemukakan kepada MAMPU
KOMPOKEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 A5) Pengiktirafan 15 Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat agensi seperti contoh anugerah seperti yang berikut: i. Zon Terbaik ii. Bilik Terbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Ruang Kerja Terbaik v. Tandas Terbaik vi. Hasil Kreativiti Terbaik vii. Anugerah Go Green Terbaik Program pengiktirafan tidak dilaksanakan Satu hingga dua program pengiktirafan dilaksanakan 16 Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada di peringkat jabatan/ daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain. Tiada pengiktirafan diteri ma/ tidak ditanda aras oleh agensi lain d17 Menyebarkan dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi. Program pengiktirafan tidak disebarkan ds
28 ONEN A 3 4 5 MARKAH Sekurang kurangnya tiga program pengiktirafan dilaksanakan Empat program Pengiktirafan dilaksanakan Lima atau lebih program pengiktirafan dilaksanakan Menerima pengiktirafan tetapi tidak ditanda aras oleh agensi lain Menerima pengiktirafan dan ditanda aras oleh agensi lain Program pengiktirafan disebarkan dan dipamerkan kepada ebahagian warga Program pengiktirafan disebarkan dan dipamerkan kepada semua warga
KOMPOKEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi 18 Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga. Program inovasi/ Best Practice tidak dilaksanakan 19 Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh yang berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA Program kreativiti dan inovasi tidak dilaksanakan
29 ONEN A 3 4 5 MARKAH Program inovasi/ Best Practice dilaksanakan Program kreativiti dan inovasi dilaksanakan
KOMPOKEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1 2 A7) Tindakan Penjimatan/Go Green 20 a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh berikut: i. Notis/arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/peralatan jimat tenaga (save energy) iii. Penetapan suhu optimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen hijau Tidak melaksanakan program penjimatan tenaga b) Melaksanakan program kitar semula pada peringkat agensi. Tiada program/usaha kitar semula dilaksanakan c) Menyediakan analisis penjimatan, contohnya: i. Kos ii. Masa Tiada analisis penjimatan disediakan JUMLAH SKOR (KOMPOJumlah Markah : /120 X 100(Jumlah Markah Diperoleh Dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh
30 ONEN A 3 4 5 MARKAH Melaksana sekurangkurangnya dua program penjimatan tenaga Melaksana sekurangkurangnya tiga program penjimatan tenaga Program/usaha kitar semula dilaksanakan Analisis penjimatan disediakan ONEN A) 0% = % h bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
KOMPORUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT 1 2 FIZIKAL B1) Lantai 1 Memastikan lantai memenuhi kriteria yang berikut: i. Selamat dan tidak licin ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai iii. Tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan Tidak bersih Bersih dan memenuhi satu kriteria 2 Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi. Tiada program pemantauan pe