หนังสือราชการ

หนังสอื ราชการ 6 ชนดิ
เสนอ

อาจารยพ์ ชั นิยา ชมุ ผอม
จัดทาโดย

นางสาวอังคณา อสุ าหด์ ี
ชั้นประกาศนยี บัตรวชิ าชพี ชัน้ ปีท่ี 3
ภาคเรียนท่ี 2 ปกี ารศกึ ษา 2562
วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีระนอง

คานา

เอกสารฉบบั นี้เปน็ ส่วนหนง่ึ ของวชิ าการประยุกต์ใชค้ อมพวิ เตอรใ์ นงานอาชพี เพอื่ ใหไ้ ด้ศึกษาหาความรู้
ในเรื่องประเภทหนงั สอื ราชการ 6 ชนิด เช่น หนงั สอื ภายนอก หนงั สอื ภายนอก หนงั สอื ประทบั ตรา
หนงั สือสง่ั การ หนงั สือประชาสัมพันธ์ หนังสอื ทเี่ จา้ หน้าที่ทาขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการและได้ศึกษา
อยา่ งเขา้ ใจเพ่อื เปน็ ประโยชน์กบั การเรียน

ผู้จัดทาหวงั ว่า รายงานเล่มนจี้ ะเป็นประโยชน์กบั ผอู้ ่าน ทกี่ าลังหาขอ้ มูลเรอ่ื งนีอ้ ยหู่ ากมขี ้อแนะนา
หรือขอ้ ผิดพลาดประการใด ผจู้ ัดทาขอน้อมรบั ไว้และขออภัยไว้ ณ ทนี่ ีด้ ว้ ย

จดั ทาโดย

นางสาวอังคณา อุสาหด์ ี

สารบัญ หนา้
ก
เร่อื ง 1
คานา 4
หนังสือภายนอก 6
หนงั สอื ภายใน 9
หนังสือประทับตรา 10
หนังสือสงั่ การ 11
13
-คาสั่ง 15
-ระเบียบ 16
-ขอ้ บงั คบั 17
หนังสือประชาสมั พันธ์ 18
- ประกาศ 19
- แถลงการณ์ 20
- ข่าว 22
หนังสอื ท่เี จา้ หนา้ ทีท่ าขนึ้ หรอื รับไว้เป็นหลักฐานในราชการ 24
- หนังสอื รบั รอง 26
- รายงานการประชุม
- บันทึก
- หนงั สอื อน่ื ๆ

ตวั อย่างหนงั สือราชการ 6 ชนดิ 27

1

ประเภทหนงั สอื ราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

หนงั สือภายนอก คือหนงั สือติดต่อราชการทีเ่ ปน็ แบบพิธโี ดยใชก้ ระดาษตราครฑุ เปน็ หนงั สอื
ติดตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการหรือส่วนราชการมถี งึ หนว่ ยงานอนื่ ใดซง่ึ มิใชส่ ่วนราชการหรือทม่ี ถี ึงบคุ คลภายนอก
โดยมีสว่ นประกอบ ดังน้ี

๑. ท่ี ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแล้วตามด้วยเลขลาดับท่ีประจาของเจ้าของเรอ่ื ง ท่หี น่วยราชการน้นั สง่ ออก
แลว้ ทบั ด้วยเลขทะเบียนหนงั สอื ตามลาดบั ในรอบปี เช่น ที่ กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการส่วนกลาง เลขทอ่ี อกหนงั สอื ประกอบดว้ ยพยญั ชนะ ๒ ตัว ซ่ึงเปน็ อักษรยอ่ ประจา
กระทรวง ทบวงและส่วนราชการทไ่ี ม่สงั กดั กระทรวง ทบวง เช่น

กก - กระทรวงการทอ่ งเท่ียวและกฬี า รส - กระทรวงแรงงานและสวสั ดกิ ารสงั คม
- ราชการส่วนภมู ภิ าค เลขท่ีออกหนังสอื ประกอบดว้ ยพยัญชนะ ๒ ตัว ซงึ่ เปน็ อกั ษรย่อของจงั หวดั
เช่น
ชพ - ชมุ พร นว - นครสวรรค์
๒. ช่อื ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ คอื ชื่อส่วนราชการทีเ่ ป็นเจ้าของหนังสือน้ันราชการนั้นสง่ ออก และ
ให้ลงท่ีตัง้ ไวด้ ้วย
๓. วัน เดอื น ปี ที่ออกจดหมาย ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของ
ปีพทุ ธศกั ราช เชน่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เรอื่ ง ให้ลงเรื่องยอ่ ทเ่ี ปน็ ใจความท่สี ัน้ ทส่ี ุดของหนังสือฉบบั น้นั ในกรณที เ่ี ปน็ หนงั สอื ตอ่ เนื่อง
โดยปกติใหล้ งเรื่องของหนังสอื ฉบบั เดมิ
๕. คาขึ้นต้น ใชต้ ามฐานะผ้รู ับหนังสือตามตารางการใช้คาขนึ้ ตน้ สรรพนามและคาลงทา้ ยตาม
ระเบยี บ สานักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซง่ึ ใหใ้ ชบ้ ังคับตงั้ แต่วนั ท่ี ๑ มิถุนายน
๒๕๒๖ เป็นตน้ ไป
๖. อ้างถึง (ถา้ ม)ี ใหอ้ ้างถงึ หนังสือทเี่ คยมตี ดิ ต่อกันเฉพาะหนงั สือทส่ี ่วนราชการผรู้ ับหนังสือไดร้ บั มา
ก่อนแล้วจากสว่ นราชการใดกต็ าม โดยอา้ งถึงให้ชัดเจนวา่ ใครเป็นเจา้ ของหนังสอื เลขที่ วันที่ เดือน และปี
ท่อี อกหนงั สอื
๗. สิง่ ทีส่ ง่ มาดว้ ย (ถ้ามี) ใหล้ งชอื่ สง่ิ ของ เอกสาร หรือบรรณสารทส่ี ง่ ไปพรอ้ มกบั หนงั สอื น้ัน ถา้ ส่งไป
ในซองเดยี วกนั ไมไ่ ด้ กใ็ หร้ ะบุว่าสง่ ไปทางใด
๘. ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรอื่ งให้ชัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการ
ใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ
๙. คาลงท้าย ใหใ้ ชค้ าลงท้ายตามฐานะของผรู้ ับหนังสอื
๑๐. ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชอ่ื เจา้ ของหนงั สอื และใหพ้ ิมพ์ชื่อเต็มของเจา้ ของลายมอื ช่อื ไว้ใตล้ ายมือช่อื
๑๑. ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของเจา้ ของหนงั สอื
๑๒. ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง ให้ลงชื่อส่วนราชการหรอื หน่วยงานท่อี อกหนงั สือ ถ้าสว่ นราชการท่ี
ออกหนงั สอื อยู่ในระดบั กระทรวงหรือทบวงใหล้ งช่อื สว่ นราชการเจ้าของเรื่องทงั้ ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วน
ราชการที่ออกหนงั สอื อย่ใู นระดบั กรมลงมา กล็ งช่อื เจ้าของเรือ่ งเพยี งระดับกองหรอื หน่วยงานทร่ี บั ผดิ ชอบ
๑๓. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเร่อื ง หรอื หน่วยงานท่อี อกหนังสือ และเลข
หมายภายในตู้สาขาไว้ด้วย (ถ้าม)ี

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

2. หนงั สอื ภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเปน็ พิธีน้อยกวา่ หนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จดั ทาตมแบบท่ี 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ โดยมีรายละเอียด
พอสมควร โดยปกติสว่ นราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดบั กรมขน้ึ ไปให้ลงชื่อส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื งทง้ั ระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดบั กรองหรอื สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื งพรอ้ มทงั้ หมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ ม)ี

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเรื่อง ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบียนหนงั สือสง่ สาหรบั หนังสอื ของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหสั ตวั พยญั ชนะเพม่ิ ขนึ้ ตามความจาเป็น

วันท่ี ใหล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอ่ี อกหนงั สอื

เรอื่ ง ใหล้ งช่ือย่อท่ีเป็นใจความสัน้ ท่ีสดุ ของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีทเี่ ป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้
ลงเร่อื งของหนงั สือฉบบั เดิม

คาขึ้นตน้ ให้ใชค้ าข้นึ ต้นตามฐานะของผู้รับหนงั สอื ตามตารางการใช้คาข้ึนต้นสรรพนามและคาลงทา้ ย
ท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหน่งของผู้ท่ีรับหนังสอื นัน้ มีถงึ หรอื ช่ือบุคคลในกรณีทม่ี ีถงึ ตัวบุคคลไม่
เกยี่ วกบั ตาแหนง่ หนา้ ท่ี

ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรือ่ ใหช้ ดั เจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการใหแ้ ยก
เป็นข้อ ๆ ในกรณีทม่ี ีการอา้ งถึงหนงั สือท่ีเคยมีการติดตอ่ กันหรอื มีสง่ิ ทสี่ ่งมาดว้ ย ใหร้ ะบุไว้ในข้อน้ี

ลงช่ือและตาแหนง่ ให้ปฏบิ ัตติ ามขอ้ 10 และข้อ 11 โดยอนโุ ลม

**ในกรณที ่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวดั ใดประสงคจ์ ะกาหนดแบบการเขยี นโดยเฉพาะเพอ่ื ใช้ตามความ
เหมาะสมก็ใหก้ ระทาได้ **

5

รูปแบบหนังสือภายใน

6

3. หนงั สือประทบั ตรา

หนังสือประทบั ตรา คือหนงั สอื ทใ่ี ชป้ ระทบั ตราแทนการลงช่ือของหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรม
ขึ้นไป โดยใหห้ วั หน้าสว่ นราชการระดบั กองหรอื ผูท้ ่ีได้รบั มอบหมายจากหวั หนา้ สว่ นราชการระดับกรมขึน้ ไป
เปน็ ผ้รู บั ผดิ ชอบลงช่ือยอ่ กากับตรา หนังสอื ประทับตราใหใ้ ชไ้ ดท้ ัง้ ระหว่างสว่ นราชการและระหว่างสว่ น
ราชการกบั บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีทีไ่ ม่ใชเ่ ร่ืองสาคญั ไดแ้ ก่ การขอรายละเอียดเพ่มิ เตมิ การสง่ สาเนา
หนังสอื สงิ่ ของ เอกสาร หรือบรรณาสาร การตอบรบั ทราบที่ไม่เก่ียวกบั ราชการสาคัญหรอื การเงิน การแจ้ง
ผลงานทไ่ี ดด้ าเนินงานไปแลว้ ใหส้ ว่ นราชการที่เก่ยี วข้องทราบ การเตอื นเรอื่ งทคี่ า้ ง เรอ่ื งซง่ึ หวั หนา้ สว่ นราชการ
ระดบั กรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเป็นคาสั่งให้ใชห้ นงั สอื ราชการ โดยใชก้ ระดาษตราครฑุ

1. การขอรายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ
2. การสง่ สาเนาหนงั สือ สงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
3. การตอบรบั ทราบทไี่ ม่เก่ยี วกับราชการสาคัญ หรือการเงนิ
4. การแจง้ ผลงานทไี่ ด้ดาเนนิ การไปแลว้ ใหส้ ่วนราชการทเ่ี กยี่ วข้องทราบ
5. การเตือนเรอ่ื งท่ีค้าง
6. เรอื่ งซงึ่ หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสงั่ ใหใ้ ช้หนงั สือ

ประทับตรา
1. ท่ี ใหล้ งรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเรือ่ ง ตามทีก่ าหนดไว้
2. ถึง ใหล้ งชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลทีห่ นังสือน้ันมีถึง เช่น ถึง กรมพฒั นา

ทดี่ นิ , นายขจร เพยี รทา
3. ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเร่อื งให้ชดั เจนและเขา้ ใจง่าย
4. ชือ่ ส่วนราชการท่สี ่งหนงั สอื ออก ใหล้ งชื่อสว่ นราชการที่สง่ หนังสอื ออก
5. ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชอ่ื สว่ นราชการดว้ ยหมึกแดง และให้ผรู้ ับผดิ ชอบลง

ลายมือชอ่ื ย่อกากับ ตรา
6. วนั เดอื น ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปพี ุทธศักราช ที่ออก

หนงั สือ
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานท่ีออก

หนังสือ
8. โทร. หรอื ทตี่ ัง้ ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเล (ถ้ามี)

ดว้ ย
ในกรณที ี่ไม่มโี ทรศพั ท์ ให้ลงชอ่ื ท่ีต้งั ของสว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื งโดยให้ลงตาบลที่อยูต่ ามความจาเปน็
และแขวงไปรษณยี ์ (ถ้ามี)

9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ล็กทรอนิกส์

7

รูปแบบหนังสอื ประทบั ตรา
โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยส่วนสาคญั 3 ส่วน

หวั หนงั สอื ตราครฑุ

ท.ี่ ............
ถึง............................

เหตุและจุดประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ทีม่ หี นงั สอื ไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสือ (สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ)
ตราช่อื สว่ นราชการ
(วนั เดอื น ปี)

(สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส.์ ..........

8

รูปแบบหนงั สือประทับตรา

9

4. หนังสอื สงั่ การ

หนงั สอื สง่ั การ ให้ใชต้ ามแบบทกี่ าหนดไว้ หนังสือสง่ั การมี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ คาสง่ั ระเบียบ และ
ขอ้ บงั คบั

คาสงั่ คือบรรดาขอ้ ความทผี่ บู้ งั คบั บญั ชาส่ังการให้ปฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฏหมาย ใชก้ ระดาษตรา
ครุฑ

ระเบยี บ คอื บรรดาขอ้ ความทผ่ี มู้ ีอานาจหนา้ ที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอานาจของกฏหมายหรือไมก่ ็
ได้ เพ่อื ถือเป็นหลกั ปฏิบัติงานเปน็ การประจา ใช้กระดาษตราครุฑ

ขอ้ บงั คับ คือบรรดาขอ้ ความทผ่ี มู้ อี านาจหนา้ ทกี่ าหนดให้ใชโ้ ดยอาศัยอานาจของกฏหมายท่ี
บัญญตั ใิ หก้ ระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
หนงั สอื สง่ั การมี ๓ ชนิด ได้แก่ คาสง่ั ระเบยี บ และข้อบงั คับ

1. คาสั่ง คอื ข้อความท่ผี บู้ ังคบั บญั ชาสั่งให้ปฏบิ ัตโิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอยี ด ดังน้ี

1.1 คาส่งั ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผมู้ อี านาจทอี่ อกคาสง่ั
1.2 ท่ี ใหล้ งเลขที่ออกคาส่งั โดยเร่มิ ฉบับแรกจากเลข ๑ เรยี งไปตามลาดับ ทับเลขที่ปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อก
คาสง่ั
1.3 เรือ่ ง ใหล้ งช่อื เร่ืองทอ่ี อกคาสั่ง
1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตทุ ่ีออกคาสั่ง และอา้ งถึงอานาจท่ใี ห้ออกคาสงั่ (ถา้ ม)ี ไว้ด้วย และวัน เดอื น ปี ที่
ใช้เร่มิ บงั คับ
1.5 สัง่ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอื่ เต็มของเดือน และตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อก
1.6 ลงชอื่ ใหล้ งลายมือชอ่ื ผูอ้ อกคาสัง่ และพิมพช์ อ่ื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชื่อไว้ใตล้ ายมอื ชื่อ
1.7 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกคาส่ัง

10

รูปแบบหนงั สอื คาส่งั

11

2. ระเบยี บ บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ ีอานาจหนา้ ที่ได้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพอื่ ใชเ้ ปน็
หลกั ปฏิบตั งิ านเปน็ ประจา ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดังนี้

2.1 ระเบยี บ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการทอี่ อกระเบยี บ
2.2 ว่าด้วย ใหล้ งชอ่ื ของระเบยี บ
2.3 ฉบบั ที่ ถา้ เปน็ ระเบียบทกี่ ลา่ วถงึ เป็นครัง้ แรกในเรื่องน้ันไมต่ ้องลงว่าเปน็ ฉบับทเี่ ท่าไร แต่ถ้าเป็นเรือ่ ง
เดียวกนั แต่มีการแก้ไขเพ่ิมเตมิ ใหล้ งเป็นฉบับที่๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขปีพทุ ธศักราชท่ีออกระเบียบ
2.5 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่อื แสดงถงึ ความมุง่ หมายท่ตี ้องการออกระเบยี บ และอ้างถึง
กฎหมายทใี่ หอ้ านาจออกระเบียบ (ถา้ ม)ี
2.6 ข้อความ ใหเ้ รยี งขอ้ ความที่จะใช้เปน็ ขอ้ ๆ โดย ขอ้ ๑ เปน็ ระเบยี บ ข้อ ๒ เปน็ วนั ทใี่ ชบ้ งั คับ (กาหนด
ว่าใช้บงั คบั เม่ือใด ส่วนข้อสุดท้ายเปน็ ผรู้ กั ษาระเบยี บ ถา้ มมี ากขอ้ หรอื หลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้
เลอื่ นข้อผู้รกั ษาการไปเปน็ ขอ้ สุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะข้นึ หมวดหน่ึง
2.7 ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตวั เลขปพี ุทธศกั ราชทีอ่ อกบังคับ
2.8 ลงช่ือ ใหล้ งลายมือชื่อผอู้ อกระเบียบหรอื ข้อบังคบั และพิมพ์ชอ่ื เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บังคับน้นั

12

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

13

3. ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาข้อความทีผ่ มู้ อี านาจหนา้ ทกี่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญัติให้
กระทาได้
ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

3.1 ขอ้ บังคบั ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกขอ้ บังคับ
3.2 ว่าดว้ ย ให้ลงช่ือของข้อบังคบั
3.3 ฉบบั ท่ีถา้ เปน็ ข้อบงั คับทก่ี ล่าวถงึ เปน็ ครงั้ แรกในเรอ่ื งนน้ั ไม่ตอ้ งลงวา่ เป็นฉบับทเี่ ทา่ ใด แต่ถา้ เปน็
ขอ้ บังคับ
เรือ่ งเดียวกนั ทมี่ ีการแกไ้ ขเพิม่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และทถ่ี ัด ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพทุ ธศักราชท่ีออกข้อบังคบั
3.5 ข้อความ ให้อา้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพอื่ แสดงถงึ ความมงุ่ หมายท่ตี อ้ งออกข้อบังคบั และอา้ งถงึ กฎหมาย
ทใ่ี หอ้ านาจออกข้อบงั คบั
3.6 ข้อ ให้เรยี งขอ้ ความทจี่ ะใช้บงั คบั เป็นขอ้ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เป็นช่ือขอ้ บังคับ ข้อ 2 เป็นวันใชบ้ ังคบั
กาหนดวา่
ใหใ้ ช้บังคับตง้ั แตเ่ ม่ือไดแ้ ละข้อสุดทา้ ยเป็นข้อผรู้ กั ษาการข้อบังคับใดถา้ มีมากข้อหรือหลายเรือ่ งจะแบ่งเปน็
หมวดกไ็ ด้โดยให้ย้ายข้อผรู้ ักษาการไปเปน็ ข้อสดุ ทา้ ยก่อนที่จะขน้ึ หมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวนั ท่ี ช่อื เตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่ีออกข้อบงั คบั
3.8 ลงชอ่ื ให้ลงลายมือชื่อผอู้ อกข้อบงั คบั และพิมพช์ อื่ เต็มของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ใต้ลายมือช่ือ
3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกข้อบงั คับ

14

รูปแบบหนงั สือบังคบั

15

5. หนงั สอื ประชาสมั พันธ์

หนังสอื ประชาสัมพันธ์ ให้ใชต้ ามแบบที่กาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณแ์ ละขา่ ว

ประกาศ คือบรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรอื ชแี้ จงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใช้
กระดาษตราครุฑ

แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรอื เหตกุ ารณ์ หรอื ในกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยท่วั กนั ใช้กระดาษตราครุฑ

ขา่ ว คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
1 ประกาศ คอื บรรดาข้อความทท่ี างราชการประกาศหรือชี้แจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใชก้ ระดาษ
ตราครฑุ และใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

1.1 ประกาศ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการทีอ่ อกประกาศ
1.2 เรื่อง ใหล้ งชอ่ื เรอ่ื งท่ีประกาศ
1.3 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลทตี่ ้องออกประกาศและข้อความทปี่ ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวันท่ี ชอื่ เต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อก
ประกาศ
1.5 ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพช์ อ่ื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอ่ื ไวใ้ ต้ลายมือชือ่
1.6 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผู้ออกประกาศ ในกรณีทก่ี ฎหมายกาหนดใหท้ าเปน็ แจง้ ความ ให้
เปล่ียนคาวา่ ประกาศ เป็นแจง้ ความ

16

ตัวอย่างแบบประกาศ

17

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือ
เหตกุ ารณ์ หรือกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทั่วกันใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบท่ี 8 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

2.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.2 เร่ือง ใหล้ งชื่อเร่อื งที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณที ี่จะตอ้ งออกแถลงการณห์ ลายฉบับในเร่ืองเดียวท่ีต่อเนอ่ื งกันใหล้ งฉบบั ทเี่ รยี ง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
2.4 ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความทแี่ ถลงการณ์
2.5 สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ใหล้ งช่อื ส่วนราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทอ่ี อกแถลงการณ์

18

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

19

3. ข่าว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 9 ท้ายระเบียบโดย
กรอก รายละเอยี ดดังนี้

3.1 ข่าว ให้ลงชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ให้ลงชอ่ื เรื่องทอ่ี อกข่าว
3.3 ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณีทจ่ี ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเรือ่ งเดยี วท่ตี ่อเน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ทเี่ รียงตามลาดบั
ไว้ดว้ ย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอยี ดเกยี่ วกบั เรอื่ งของข่าว
3.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการที่ออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอี่ อกข่าว

20

ตัวอย่างแบบข่าว

21

6. หนงั สอื ท่ีเจ้าหน้าที่ทาขน้ึ หรอื รับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสือทเ่ี จ้าหนา้ ทที่ าข้ึนหรือรับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ คือหนงั สือทที่ างราชการทาขน้ึ
นอกจากทก่ี ลา่ วแล้วข้างต้น หรือหนงั สอื ทห่ี น่วยงานอนื่ ใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมีมาถงึ สว่ น
ราชการและสว่ นราชการรบั ไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คอื หนังสือรับรอง รายงานการประชุม
บันทึก และหนงั สืออื่น

1.หนงั สือรับรอง คอื หนงั สือทส่ี ว่ นราชการออกใหเ้ พอื่ รับรองแกบ่ ุคคล นิติบุคคล หรอื ส่วนราชการ เพอ่ื
วตั ถปุ ระสงค์อยา่ งใดอย่างหนง่ึ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

1.1 เลขท่ี ให้ลงเลขทเ่ี รมิ่ แต่ ๑ เป็นต้นไปจนสนิ้ ปปี ฏทิ ิน
1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ใหล้ งช่อื สว่ นราชการ และจะลงทตี่ ัง้ ด้วยกไ็ ด้
1.3 ข้อความ ใหล้ งขอ้ ความขึ้นต้นวา่ “หนังสือฉบับน้ี ให้ไว้เพ่ือรบั รองวา่ ” แล้วตอ่ ชื่อบุคคล นิติบคุ คล
หรือหน่วยงานทท่ี างราชการรบั รอง เฉพาะบคุ คล ใชร้ ะบุคานาหน้านาม ช่ือ นามสกลุ ตาแหนง่ หน้าท่ี สงั กัด
หนว่ ยงาน แล้วจงึ ลงข้อความ
1.4 ให้ไว้ ณ วนั ท่ี ใหล้ งเลขบอกวันที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงช่ือ ให้ปฏบิ ตั เิ ช่นเดยี วกับในระเบียบ
1.6 ตาแหน่ง ใหป้ ฏิบัติเช่นเดยี วกับในระเบยี บ
1.7 รูปถา่ ยและลายมอื ชื่อผู้ไดร้ ับการรับรอง ใช้ในกรณีท่ีสาคญั ซงึ่ ออกให้แกบ่ คุ คล ให้ติดรปู ถ่ายของผู้
ไดร้ ับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราชือ่ ส่วนราชการบนขอบดา้ นขวามอื ของ
รูปถ่าย ใหล้ งชื่อผไู้ ด้รบั การรบั รองลงลายมอื ชอ่ื ไวด้ ้านลา่ งและมชี ่อื เตม็ ด้วย
หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ที่ทาขึ้นหรือรับไว้เปน็ หลักฐาน คอื หนงั สอื ทีท่ างราชการทาข้นึ นอกจากทก่ี ลา่ วมาแลว้ ข้างต้น
หรือหนังสือทหี่ นว่ ยงานอ่นื ใดซงึ่ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรือบุคคลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ และส่วนราชการรบั
ไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการมี 4 ชนิดคอื หนังสือรับรอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สืออ่ืน ๆ

22

หนังสือรับรอง คือ หนงั สอื ทส่ี ่วนราชการออกใหเ้ พ่อื รับรองแกบ่ ุคคล นติ บิ คุ ล หรอื หน่วยงานเพอื่ วตั ถุประสงค์
อยา่ งหนงึ่ อย่างใดใหป้ รากฏแกบ่ ุคคลโดยทั่วไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบท่ี
10 คล้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี
เลขท่ี ให้ลงเลขท่ีของหนงั สอื รบั รองโดยเฉพาะ เรมิ่ ตง้ั แต่เลข 1 เรียงเปน็ ลาดบั ไปจนถงึ สนิ้ ปปี ฏิทิน ทบั เลขปี
พทุ ธศกั ราชทอ่ี อกหนังสอื รับรอง หรอื ลงเลขทข่ี องหนงั สอื ทว่ั ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอยา่ งหนึง่ อย่างใด
3.สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื ให้ลงชือ่ ส่วนราชการซงึ่ เป็นเจ้าของหนังสือนัน้ และจะลงสถานทต่ี ง้ั ของส่วน
ราชการเจ้าของหนงั สอื ด้วยกไ็ ด้
4. ข้อความ ใหล้ งขอ้ ความขึน้ ตน้ ว่า หนงั สอื ฉบบั นใ้ี ห้ไวเ้ พอ่ื รบั รองว่า และต่อด้วยชอ่ื บุคคล นิตบิ ุคคล หรอื
หน่วยงานทหี่ นงั สอื ทางราชการรับรอง ในกรณเี ปน็ บคุ คลใหพ้ มิ พ์ชื่อเตม็ โดยมีคานาหน้านาม ชอ่ื นามสกลุ
ตาแหน่งหน้าท่ี และสงั กดั หนว่ ยงานทผี่ ุ้น้นั ทางานอยอู่ ย่างชดั แจ้งแล้วจงึ ลงขอ้ ความทร่ี บั รอง
5. ใหไ้ ว้ ณ วันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชือ่ เตม็ ของเดือนและตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกหนงั สอื รบั รอง
6. ลงชือ่ ใหล้ งรายมือช่อื หัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนงั สอื หรือผู้ทีไ่ ด้รบั ราชการมอบหมายและพิมพช์ ่อื เตม็
ของเจ้าของลายมือช่ือไวใ้ ต้ลายมอื ช่ือ
7.ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผลู้ งรายมือชอื่ ในหนงั สอื
8.รปู ถ่ายและลายมอื ชื่อผู้ไดร้ บั การทดลอง ในกรณที ีก่ ารรบั รองเป็นเร่อื งสาคญั ทอี่ อกให้แก่บุคคลให้ติดรปู
ของผู้ทไ่ี ดร้ บั การรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทบั ตราชอ่ื สว่ นราชการท่อี อก
หนังสอื บนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนกระดาษ และใหผ้ ู้นน้ั ลงลายมอื ช่ือไว้ใตร้ ปู ถ่ายพรอ้ มท้ัง
ชอ่ื เต็มของเจา้ ของลายมือช่อื ไวใ้ ต้ลายมอื ชอ่ื ดว้ ย

23

ตวั อย่างแบบหนงั สอื รบั รอง

24

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตุการณใ์ นทปี่ ระชมุ ความคดิ เห็นของผมู้ าประชมุ ผเู้ ข้ารว่ มประชุมและ
มตขิ องทป่ี ระชมุ ไว้เปน็ หลักฐาน มรี ายละเอียดดังน้ี

2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงชอ่ื คณะทีป่ ระชุม หรือช่ือการประชุม
2.2 ครัง้ ท่ี ให้ลงครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เม่อื ให้ลง วนั เดือน ปี ที่ประชุม
2.4 ณ ให้ลงสถานท่ีทป่ี ระชมุ
2.5 ผู้มาประชุม ใหล้ งชอ่ื หรอื ตาแหน่งของผทู้ เ่ี ป็นคณะท่ีประชุมซงึ่ มาประชุม ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบวุ ่ามาประชมุ แทนผ้ใู ดหรอื ตาแหนง่ ใด
2.6 ผไู้ มม่ าประชมุ ใหล้ งชื่อและตาแหนง่ ผเู้ ปน็ คณะทปี่ ระชุมซ่งึ มไิ ดม้ าประชมุ พรอ้ มทงั้ เหตผุ ลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผ้เู ข้าร่วมประชุม ใหล้ งชือ่ และตาแหน่งของผทู้ ่ีมไิ ดเ้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ แตม่ ารว่ มประชุม
2.8 เริ่มประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเี่ รมิ่ ประชุม
2.9 ข้อความ ใหบ้ ันทกึ ข้อความทปี่ ระชุม ใหเ้ รมิ่ ด้วยประธานกลา่ วเปิดประชุม และเร่อื งท่ปี ระชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทง้ั มติหรอื ขอ้ สรปุ ของทปี่ ระชมุ แตล่ ะเรื่องตามลาดับ
2.10 เลิกประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาเลกิ ประชมุ
2.11 ผู้จดรายงานการประชมุ ให้ลงชื่อผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผูร้ บั รองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานทปี่ ระชมุ ซ่งึ ลงนามรับรองในเมอ่ื ทป่ี ระชุมรบั รอง
รายงานการประชุมน้ันแล้ว

25

ตวั อยา่ งแบบรายงานการประชุม

26

3. บันทึก คอื ข้อความซ่งึ ผูใ้ ต้บังคบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คบั บัญชาหรือผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ ผ้ใู ตบ้ ังคับบัญชา หรอื
ข้อความที่เจา้ หนา้ ที่หรอื หน่วยงานตา่ กว่าระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้
กระดาษบันทกึ ข้อความ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ชื่อหรอื ตาแหน่งที่บนั ทึกถงึ โดยใชค้ าขนึ้ ตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเร่ืองทบี่ ันทกึ ถ้ามีเอกสารประกอบใหร้ ะบไุ ว้ด้วย
3.3 ชอื่ และตาแหนง่ ให้ลงลายมือชอื่ และตาแหน่งของผู้บันทกึ และในกรณีที่ไมใ่ ชก้ ระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่บนั ทกึ ไวด้ ้วย

27

ตัวอย่างแบบบันทึก

28

๔.หนังสอื อ่ืนๆ หนงั สือ หรอื เอกสารอ่ืนใดที่เกดิ ขนึ้ เน่อื งจากการปฏบิ ตั งิ านของเจา้ หนา้ ที่ เพอื่ เปน็ หลักฐาน
ในทางราชการ ซงึ่ รวมถงึ ภาพถา่ ย ฟลิ ์ม แถบบันทึกเสยี ง แถบบันทกึ ภาพดว้ ย หรอื หนงั สือของ
บุคคลภายนอก
ท่ียน่ื ต่อเจ้าหน้าท่แี ละเจา้ หนา้ ทไี่ ดร้ ับเข้าทะเบยี นรบั หนงั สอื ของทางราชการแล้วมรี ูปแบบตามที่กระทรวง
ทบวงกรม
จะกาหนดขึน้ ใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอื่ งให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด
แผนท่ี แบบ แผนผัง สญั ญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคาร้อง เปน็ ตน้

29

ตวั อย่างหนงั สอื อ่ืนๆ

30

ตวั อยา่ งหนงั สือราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

31

2. หนังสือภายใน

32

3. หนังสอื ประทบั ตรา

33

๔.หนงั สอื สงั่ การ

34

4.๑ หนังสอื คาสง่ั

35

๔.๒ หนังสอื ระเบยี บ

36

๔.๓ หนังสอื บงั คบั

37

5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์

38

๕.๑ หนังสอื ประกาศ

39

๕.๒ หนงั สอื แถลงการณ์

40

๕.๓ หนังสอื ข่าว

41

6. หนังสือทเ่ี จา้ หน้าที่ทาขน้ึ หรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

๖.๑ หนงั สือรับรอง

42

๖.๒ ตัวอยา่ งแบบรายงานการประชุม

43

๖.๓ ตวั อยา่ งแบบบันทึก

44

๖.๔ หนังสอื อ่ืนๆ