Disediakan oleh : Pentadbiran & Pengurusan Negeri SSAAKID’Z (Negeri Johor) Dikemaskini pada 21hb Jun 2023
1 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor Isi Kandungan M/Surat 1. Abrevation / Singkatan yang digunapakai ............................................... 2 2. Tugasan Ketua Pemantau (KP) .................................................................... 3 3. Tugasan Timb. Ketua Pemantau (1) dan Timb. Ketua Pemantau (2) (TKP 1 & TKP 2) .......................................................................................... 4 4. Tugasan Ketua Negeri (KN) ......................................................................... 5 5. Tugasan Timbalan Ketua Negeri (TKN) ........................................................ 7 6. Tugasan Ketua Setiusaha Negeri (KSU) ....................................................... 8 7. Tugasan Timbalan Setiausaha Negeri (TSU) ............................................... 10 8. Tugasan Ketua Bendahari Negeri (KBN) ..................................................... 11 9. Tugasan Timbalan Bendahari Negeri (TBN) ............................................... 12 10. Tugasan Ahli Jawatankuasa Negeri (AJKN) ................................................ 13 11. Tugasan Ketua Daerah (KD) ....................................................................... 14
2 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKIDZ Negeri Johor Deraf skop tugasan ini dirangka dengan merujuk kepada titah / arahan YDM Tuanku SSAAKID’Z pada 09hb September 2022, 01hb Disember 2022 dan 02hb Jun 2023, juga merujuk kepada tugasan asas bagi setiap jawatan. Singkatan yang digunapakai YDM – Yang DiMuliakan SSAAKID’Z - YDM Tuanku Sultan Sheikh Ahmad Abdul Kadir Iskandar D’zulkarnain KP – Ketua Pemantau TKP 1 – Timb. Ketua Pemantau Satu (1) TKP 2 – Timb. Ketua Pemantau Dua (2) KN – Ketua Negeri TKN – Timbalan Ketua Negeri KSU – Ketua Setiausaha Negeri TSU – Timbalan Setiausaha Negeri KBN – Ketua Bendahari Negeri TBN – Timbalan Bendahari Negeri AJKN – Ahli Jawatankuasa Negeri KD – Ketua Daerah
3 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor Berikut adalah skop tugasan mengikut jawatan yang tertinggi:- 1. Ketua Pemantau (KP). Tugas dan tanggungjawab seorang Ketua Pemantau (KP) termasuk:- 1.1 Bertindak sebagai ‘Chief Head of State’ dan menerima arahan langsung daripada Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z. 1.2 Individu yang bertanggungjawab sepenuhnya terhadap urusan pentadbiran organisasi SSAAKID’Z di peringkat negeri masing-masing. 1.3 Bertanggungjawab untuk memantau perlaksanaan setiap arahan / aktiviti / pergerakan organisasi SSAAKID’Z negeri, dibantu oleh Timbalan Ketua Pemantau 1 & Timbalan Ketua Pemantau 2 dengan bermesyuarat. 1.4 Mengadakan perbincangan tidak rasmi (pre-mesyuarat) bersama Timbalan Ketua Pemantau 1 & Timbalan Ketua Pemantau 2 mengenai sesuatu isu / perkara sebelum dibawa ke mesyuarat bersama Pengurusan Negeri. 1.5 Sentiasa berbincang / bermesyuarat / berkomunikasi dengan pihak Pengurusan Negeri mengenai setiap arahan / tugasan / titah dalam memastikan pelaksanaan arahan tersebut lancar dan sejajar dengan sasaran Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z. 1.6 Bertanggungjawab melaporkan dan mengemas kini status setiap perlaksanaan / perkembangan arahan / pergerakan / aktiviti organisasi SSAAKIDZ negeri kepada Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z setiap bulan dan / atau bila – bila dititahkan oleh YDM Tuanku Sheikh. 1.7 Menerima laporan lengkap berkaitan dengan perlaksanaan arahan/ aktiviti daripada Ketua Negeri (KN). 1.8 Memastikan setiap arahan dan titah perintah disampaikan dengan telus di setiap peringkat dalam organisasi SSAAKIDZ negeri. 1.9 Membantu menyelesaikan masalah yang timbul dalam organisasi SSAAKIDZ negeri. 1.10 Memastikan / menentukan tindakan kontingensi yang bersesuaian sekiranya berlaku kecemasan dalam sesuatu program / aktiviti. 1.11 Meneliti dan memastikan pergerakan /aktiviti / program organisasi yang dirancang di setiap peringkat berjalan dengan lancar dan sempurna.
4 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 2. Timbalan Ketua Pemantau (Satu dan Dua) Tugas dan tanggungjawab seorang Timbalan Ketua Pemantau 1 & 2 (TKP 1 & TKP 2) termasuk:- 2.1 Membantu dan berkerjasama serta memberi pendapat / cadangan kepada Ketua Pemantau dalam membuat setiap keputusan dengan cara bermesyuarat. 2.2 Memastikan perlaksanaan arahan/ tugasan mengikut prosedur dan garis panduan, tidak melanggar peraturan dan mengikut piawaian yang tepat. 2.3 Membantu Ketua Pemantau dalam menetapkan dan melaksanakan garis panduan dalam setiap aktiviti dan tugasan dengan cemerlang. 2.4 Memastikan pergerakan organisasi SSAAKIDZ negeri di setiap peringkat sejajar dan sentiasa mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. 2.5 Memastikan setiap program / aktiviti tidak akan mencemar dan bertentangan dengan peraturan dan prinsip Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z. 2.6 Membantu / menasihati penganjur program / aktiviti dalam setiap aspek supaya tidak melangkaui peraturan dan piawaian. 2.7 Membantu mendapatkan laporan lengkap bagi setiap bahagian / biro untuk diserahkan kepada Ketua Pemantau. 2.8 Sebagai Hub antara Ketua Pemantau dengan organisasi SSAAKIDZ negeri. 2.9 Memastikan setiap pergerakan / aktiviti organisasi setiap peringkat dimaklumkan kepada Ketua Pemantau. 2.10 Bertangggungjawab dalam perhubungan dengan pihak-pihak luar yang berkaitan. 2.11 Meneliti dan menilai kegiatan / program setiap bahagian / biro dan jika perlu mengubahsuai kegiatan / program/ aktiviti mengikut kesesuaian. 2.12 Membantu Ketua Negeri merancang program / kursus / taklimat kepada Ahli Pengurusan Negeri dan Daerah (mengikut keperluan dan kesesuaian) 2.13 Bertindak sebagai Auditor untuk kewangan organisasi SSAAKIDZ negeri.
5 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 3. Ketua Negeri (KN). Tugas dan tanggungjawab seorang Ketua Negeri (KN) termasuk:- 3.1 Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perjalanan pentadbiran organisasi SSAAKID’Z Negeri berjalan dengan baik dan lancar serta cemerlang dengan dibantu oleh pihak pengurusan negeri dan pihak pengurusan daerah. 3.2 Menerima arahan langsung daripada Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z melalui Ketua Pemantau (KP), atau melalui Timbalan Ketua Pemantau 1 dan 2. 3.3 Bertanggungjawab melaporkan dan mengemas kini status setiap perlaksanaan / perkembangan arahan / pergerakan / aktiviti organisasi SSAAKID’Z negeri kepada Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z setiap bulan dan / atau bila – bila dititahkan oleh YDM Tuanku Sheikh. 3.4 Memastikan penyerahan laporan lengkap bagi setiap arahan yang telah dilaksanakan di peringkat negeri dan daerah kepada Ketua Pemantau (KP) dan Timbalan Ketua Pemantau 1 & 2. 3.5 Behubung, berbincang, bermesyuarat dan berkoordinasi penuh, dengan pihak Ketua Pemantau (KP) dan Timbalan Ketua Pemantau 1 dan 2, Ketua Setiausaha Negeri, Bendahari Negeri, Timbalan Setiausaha, Timbalan Bendahari dan AJK-AJK Negeri, berkaitan dengan arahan yang diterima, cadangan-cadangan perlaksanaan arahan, di peringkat negeri. 3.6 Behubung, berbincang, bermesyuarat dan berkoordinasi penuh, dengan pihak Pengurusan Daerah-Daerah (Ketua Daerah, Timbalan Ketua Daerah, Setiausaha Daerah, Bendahari Daerah dan AJK-AJK Daerah), di semua daerah masing-masing, berkaitan dengan arahan yang diterima, cadangan-cadangan perlaksanaan arahan, di peringkat daerah. 3.7 Behubung, berbincang, bermesyuarat dan berkoordinasi penuh, dengan semua AhliAhli Keluarga Elite SSAAKID’Z di negeri dan daerah masing-masing. 3.8 Bertanggungjawab dalam memastikan kebajikan Ahli Pengurusan Negeri dan Daerah khususnya, dan seluruh Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z negeri terjaga. 3.9 Memantau dan memastikan penyerahan laporan lengkap / status perlaksanaan setiap arahan yang telah dilaksanakan diperingkat negeri dan daerah diterima setiap bulan. 3.10 Memantau dan memastikan pelaksanaan arahan / program dan rancangan yang diatur oleh jawatankuasa di peringkat negeri dan daerah berjalan dengan lancar. 3.11 Menetapkan visi / misi dan merancang dasar organisasi SSAAKID’Z negeri dan daerah. 3.12 Memastikan perlaksanaan visi / misi dan dasar organisasi pada peringkat negeri dan daerah.
6 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 3.13 Mengadakan mesyuarat untuk perancangan dan Timbalan Ketua Pemantauan jawatankuasa dua (2) bulan sekali atau bila – bila perlu. 3.14 Mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat lain yang berkaitan dengan jawatankuasa. 3.15 Bertanggungjawab mengawasi aktiviti / perjalanan organisasi negeri dan daerah dalam segala aspek. 3.16 Mengawasi dan menentukan segala program atau perancangan di peringkat negeri dan daerah berjalan dengan baik sebagaimana dirancangkan di peringkat jawatankuasa negeri. 3.17 Mengawasi perjalanan bahagian / biro yang ditubuhkan di bawah jawatankuasa. 3.18 Bertanggungjawab memberikan vision ‘pandang jauh’ terhadap kemajuan jawatankuasa peringkat negeri dan daerah. 3.19 Bertindak menasihati jawatankuasa peringkat negeri dan daerah dalam sesuatu perkara sebelum perkara tersebut dikemukakan dan dibincangkan di peringkat Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z. 3.20 Bertanggungjawab dalam setiap pelantikan jawatan-jawatan dalam organisasi peringkat negeri dan daerah dengan perkenan YDM Tuanku Sheikh. 3.21 Bertanggungjawab memastikan pergerakan organisasi di setiap peringkat sejajar dan sentiasa mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. 3.22 Mempengerusikan (jika perlu) dan/atau turut serta dalam setiap mesyuarat / aktiviti rasmi organisasi peringkat daerah dan melaporkan kepada Ketua Pemantau. 3.23 Menjadi penyelaras di antara Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z dan masayarakat, bila mana perlu dengan Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z, agensi-agensi atau jabatan-jabatan lain. 3.24 Bertanggungjawab memberikan pandangan / cadangan terhadap pembangunan negeri, amnya.
7 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 4. Timbalan Ketua Negeri (TKN). Tugas dan tanggungjawab seorang Timbalan Ketua Negeri (TKN) termasuk:- 4.1 Membantu dan berkerjasama dengan Ketua Negeri (KN) dalam perjalanan pentadbiran organisasi SSAAKIDZ negeri berjalan dengan baik dan lancar serta cemerlang. 4.2 Membuat perbincangan bersama Ketua Negeri (KN), Ketua Setiausaha Negeri dan Bendahari Negeri atas setiap isu atau perkara yang akan menjadi agenda mesyuarat, dengan merujuk kepada Ketua Pemantau, Timbalan Ketua Pemantau 1 & Timbalan Ketua Pemantau 2. 4.3 Memastikan semua tugasan dan tanggungjawap Ketua Negeri (KN) dapat dilaksanakan dengan sempurna, pada setiap masa, termasuk memangku tugas Ketua Negeri semasa ketiadaan beliau. 4.4 Mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa sekiranya Ketua Negeri dan Pengerusi Ganti tidak dapat mempengerusikan mesyuarat berkenaan dengan mandat yang diperuntukkan Pengerusi. 4.5 Memanggil dan mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa pada peringkat negeri, seperti yang diarahkan oleh Ketua Negeri. 4.6 Membantu dan memberi pendapat / cadangan kepada Ketua Negeri di dalam tugastugas lain termasuk:- - Menjadi penghubung dan rujukan antara bahagian / biro di bawah naungan negeri khususnya dan setiap daerah. - Merancang, melaksanakan program / aktiviti / tugasan organisasi. - Sentiasa menjalinkan kerjasama dengan pengurusan daerah. - Menguruskan hal ehwal kebajikan organisasi negeri berkaitan dengan:- a. Kematian b. Kemalangan c. Sakit d. Tabung bantuan Kewangan e. Dan lain-lain yang berkaitan
8 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 5. Ketua Setiausaha Negeri (KSU). Tugas dan tanggungjawab seorang Ketua Setiausaha Negeri (KSU) termasuk:- 5.1 Individu yang bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pentadbiran organisasi SSAAKID’Z negeri dengan kerjasama oleh pihak pengurusan negeri dan pihak pengurusan daerah masing-masing. 5.2 Berperanan untuk memastikan perjalanan pentadbiran organisasi SSAAKID’Z negeri berjalan dengan baik, lancar dan cemerlang. 5.3 Berkuasa untuk memecat mana-mana Ahli Pengurusan Negeri dan Daerah, yang didapati melanggar tata susila atau arahan-arahan khas yang telah digariskan oleh pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z, tetapi tertakluk kepada persetujuan akhir oleh pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z. 5.4 Berhak untuk mengeluarkan pendapat / cadangan dalam pentadbiran negeri, sekiranya pendapat / cadangan tersebut sahih dan benar, Ketua Setiausaha Negeri boleh meneruskan cadangan tersebut selagi tidak mengganggu perjalanan Negeri. 5.5 Mempunyai kuasa (authority) untuk menjalankan agendanya tanpa persetujuan Ketua Negeri dan Timbalan Ketua Negeri, setelah mendapat perkenan dari YDM Tuanku Sheikh. 5.6 Mempunyai kuasa dalam membuat keputusan walaupun Ketua Negeri dan / atau Timbalan Ketua Negeri tidak bersetuju, dengan titah dan perkenan YDM Tuanku Sheikh. 5.7 Bertanggungjawab bersama – sama dengan AJK Negeri dalam mengadakan mesyuarat di peringakt daerah. 5.8 Bertanggungjawab memaklumkan dan / atau melaporkan kepada Ketua Pemantau dan Timbalan Ketua Pemantau (1 & 2), Ketua Negeri dan Timbalan Ketua Negeri setiap keputusan / pendapat / cadangan / aktiviti selepas mendapat perkenan daripada YDM Tuanku Sheikh. 5.9 Bertanggungjawab melaporkan dan mengemas kini status setiap perlaksanaan / perkembangan arahan / pergerakan / aktiviti organisasi SSAAKIDZ negeri kepada Pihak Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z setiap bulan dan / atau bila – bila dititahkan oleh YDM Tuanku Sheikh. 5.10 Menjalankan dasar organisasi di semua peringkat, iaitu Pengurusan Tertinggi SSAAKID’Z, negeri dan daerah. 5.11 Merancang agenda mesyuarat dan menyediakan surat panggilan mesyuarat. 5.12 Mencatat minit mesyuarat - menyiapkan laporan / menyediakan minit mesyuarat menyampaikan keputusan mesyuarat kepada Ahli Jawatankuasa / Biro / Bahagian.
9 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 5.13 Menguruskan mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa induk dan setiap mesyuarat yang melibatkan Pentadbiran Pusat dan Negeri. 5.14 Merancang bersama AJK negeri segala aktiviti organisasi sepanjang tahun. 5.15 Bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod dan fail berkaitan organisasi SSAAKIDZ negeri. 5.16 Bertanggungjawab didalam semua bentuk urusan dokumentasi pengurusan peringkat negeri dan daerah, yang meliputi minit mesyuarat, laporan arahan dan perlaksanaan kerja, rekod-rekod Ahli-Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z peringkat negeri, dan lain-lain pengurusan dokumentasi yang berkaitan langsung dengan SSAAKID’Z di peringkat negeri. 5.17 Menyediakan laporan, taklimat dan memaklumkan kepada semua pihak yang berkenaan mengenai pengurusan organisasi SSAAKIDZ Negeri. 5.18 Memastikan semua aktiviti yang dirancang berjalan dan dilaksnakan mengikut perancangan. 5.19 Menghidupkan dan memberi nafas baru kepada organisasi SSAAKIDZ Negeri. 5.20 Menjaga urusan pentadbiran dan pengurusan. 5.21 Berkewajipan menyelaraskan semua kegiatan dan projek yang dirancang. 5.22 Bertanggungjawab dalam menyediakan minit, notis, agenda dan pelbagai laporan. 5.23 Menguruskan tempahan dewan untuk mesyuarat, dan menyediakan pelbagai borang yang berkaitan dengan tugasnya. 5.24 Hadir dalam setiap mesyuarat untuk mencatat minit atau oleh Timbalan Setiausaha. 5.25 Melakukan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Ketua Negeri. .
10 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 6. Timbalan Setiausaha Negeri. Tugas dan tanggungjawab seorang Timbalan Setiausaha Negeri (TSU) termasuk:- 6.1 Membantu dan berkerjasama dengan Ketua Setiausaha Negeri (KSU) dalam perjalanan pentadbiran organisasi SSAAKIDZ negeri berjalan dengan baik dan lancar serta cemerlang. 6.2 Mengikuti perbincangan bersama Ketua Negeri (KSU), Ketua Setiausaha Negeri dan Bendahari Negeri atas setiap isu atau perkara yang akan menjadi agenda mesyuarat, dengan merujuk kepada Ketua Pemantau, Timbalan Ketua Pemantau 1 & Timbalan Ketua Pemantau 2. 6.3 Memastikan semua tugasan dan tanggungjawap Ketua Setiausaha Negeri (KSU) dapat dilaksanakan dengan sempurna, pada setiap masa, termasuk memangku tugas Ketua Setiusaha Negeri semasa ketiadaan beliau. 6.4 Secara amnya, membantu tugas-tugas Ketua Setiausaha Negeri dalam aspek: 6.4.1 Kesetiausahaan - Mengedar surat panggilan mesyuarat / memanggil mesyuarat - Mengurus, merekod dan memfailkan segala dokumen / surat. - Menyediakan/ menaip surat/ dokumen/ draf dokumen dan menjawab surat-surat seperti yang dikehendaki oleh Setiausaha - Menguruskan surat menyurat, sistem fail, buku, stok alatulis, pekeliling dan sebagainya. - Mencari / mengumpul dan mengemas kini data / maklumat 6.4.2 Pentadbiran Pejabat - Menguruskan rekod dan maklumat ahli pengurusan negeri dan daerah serta Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z. - Membantu dan menguruskan operasi kerja harian. - Memastikan keselamatan pejabat dan harta benda. 6.4.3 Menjaga Kerahsiaan - Menguruskan dan menyelaraskan fail / dokumen terperingkat – umum / sulit - Berperanan dan bertanggungjawab menjaga kerahsiaan dokumen, rekod dan fail di pejabat 6.5 Tugas-tugas lain seperti yang diarahkan dari masa ke masa.
11 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 7. Ketua Bendahari Negeri. Tugas dan tanggungjawab seorang Ketua Bendahari Negeri (KBN) termasuk:- 7.1 Individu yang bertanggungjawab menjaga perjalanan kewangan samada untuk pentadbiran organisasi SSAAKIDZ negeri dan daerah dan / atau pengurusan bajet yang diperuntukan. 7.2 Menguruskan akaun perbelanjaan bagi setiap program / aktiviti organisasi SSAAKIDZ negeri dan daerah. 7.3 Bertanggungjawab untuk merancang / mempelbagaikan sumber pendapatan organisasi SSAAKIDZ negeri. 7.4 Bertanggungjawab dalam setiap bayaran untuk mandian / kelengkapan ( pakaian & aksesori) yang tersenarai dalam SSAAKID’Z. 7.5 Mewujudkan buletin mingguan SSAAKID’Z Negeri sebagai sumber kewangan dalam bentuk cetakan / digital. 7.6 Bertanggungjawab menyimpan dan merekod segala dokumen kewangan dan seterusnya menyediakan laporan kewangan organisasi SSAAKID’Z negeri dan daerah. 7.7 Memajukan permohonan peruntukan daripada setiap biro / bahagian kepada Ketua Negeri. 7.8 Memantau dan memastikan penyerahan laporan lengkap daripada pihak pengurusan daerah masing-masing berkaitan dengan segala rekod bayaran yang diterima daripada setiap Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z setiap enam (6) bulan dan / atau bila – bila perlu. 7.9 Menandatangani semua cek dan baucer bersama-sama Ketua Negeri atau Setiausaha.(sekiranya perlu). 7.10 Menjaga dan memastikan wang organisasi SSAAKIDZ negeri hanya digunakan untuk perkara yang berfaedah sahaja. 7.11 Boleh menyimpan wang tunai tetapi dipastikan tidak melebihi apa yang dibenarkan. Wang tunai yang lain atau cek diterima hendaklah dimasukkan dalam akaun organisasi. 7.12 Menyimpan buku penyata, buku akaun bank, buku cek, resit, buku wang keluar masuk dan buku wang tunai (sekiranya ada). 7.13 Menyediakan dan menghantar laporan kewangan organisasi SSAAKIDZ negeri kepada Timbalan Ketua Pemantau 1 dan Timbalan Ketua Pemantau 2 untuk setiap 6 bulan bagi tujuan pengauditan.
12 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 8. Timbalan Bendahari Negeri. Tugas dan tanggungjawab seorang Timbalan Bendahari Negeri (TBN) termasuk:- 8.1 Membantu dan berkerjasama dengan Ketua Bendahari Negeri (KBN) dalam pengurusan kewangan organisasi SSAAKIDZ negeri berjalan dengan baik dan lancar. 8.2 Memastikan semua tugasan dan tanggungjawab Ketua Bendahari Negeri (KBN) dapat dilaksanakan dengan sempurna, pada setiap masa, termasuk memangku tugas Ketua Bendahari Negeri semasa ketiadaan beliau. 8.3 Menerima arahan dan tugasan dari Bendahari Negeri dan bertindak mengikut keperluan / kesesuaian tugasan atau aktiviti. 8.4 Membantu dalam tugas-tugas Bendahari termasuk menerima, merekod dan menyimpan dokumentasi yang berkaitan dengan urusan kewangan. 8.5 Membantu Ketua Bendahari dalam kutip yuran bulanan atau tahunan dari ahli pengurusan negeri. 8.6 Bertindak mencari dan mengumpulkan data serta simpan kira-kira yang berkaitan. 8.7 Meneliti / memeriksa dokumen / baucer / resit yang diterima. 8.8 Membantu Bendahari dalam menyediakan Laporan Kewangan. 8.9 Lain – lain tugas yang diarahkan dari masa ke semasa.
13 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 9. Ahli Jawatankuasa Negeri Tugas dan tanggungjawab seorang Ahli Jawatankuasa Negeri (AJKN) termasuk:- 9.1 Bertanggungjawab bersama – sama Ketua Setiausaha Negeri dalam memastikan perjalanan pentadbiran dan pengurusan daerah dalam keadaan lancar dan baik. 9.2 Mengadakan perjumpaan / perbincangan tidak rasmi bersama – sama dengan Ketua Daerah sebelum mesyuarat bersama Ketua Setiausaha Negeri. 9.3 Sentiasa membantu dan bekerjsama dengan ahli pengurusan negeri yang lain bagi memastikan semua tugasan / arahan di peringkat negeri dapat dilaksanakan dengan sempurna. 9.4 Bertanggungjawab dan bertindak menyampaikan maklumat / arahan / tugasan yang diterima daripada Ketua Setiausaha Negeri kepada organisasi di peringkat daerah. 9.5 Menerima dan melaksanakan arahan yang diterima secara langsung dari Ketua Negeri dan/atau Ketua Setiausaha Negeri, melaporkan dan mengemas kini status setiap perlaksanaan / perkembangan arahan kepada Ketua Setiausaha Negeri. 9.6 Memantau dan memastikan penyerahan laporan lengkap / status perlaksanaan setiap arahan yang telah dilaksanakan diperingkat daerah untuk diserahkan kepada Ketua Setiausaha Negeri. 9.7 Menghadiri semua mesyuarat organisasi negeri dan daerah. 9.8 Menyerahkan laporan bulanan daripada pengurusan daerah (seliaan) pada hari kesepuluh setiap bulan. 9.9 Menyumbangkan idea, pendapat dan tenaga untuk menjayakan rancangan atau projek yang telah ditetapkan oleh pengurusan negeri. 9.10 Boleh melantik ahli-ahli jawatankuasa kecil jika dirasakan perlu bagi melancarkan perlaksanaan arahan / tugasan di peringkat daerah. 9.11 Bersama-sama bertanggungjawab terhadap segala keputusan yang telah dipersetujui dalam sesuatu mesyuarat.
14 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 10.Ketua Daerah Tugas dan tanggungjawab seorang Ketua Daerah (KD) termasuk:- 10.1 Ketua Daerah dan Jawatankuasa daerah adalah dibawah bidang kuasa Ketua Setiausaha Negeri. 10.2 Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perjalanan pentadbiran organisasi SSAAKID’Z daerah berjalan dengan baik dan lancar dengan dibantu oleh :- a. Timbalan Ketua Daerah; b. Setiausaha Daerah; c. Bendahari Daerah; dan d. Ahli – ahli Jawatankuasa (AJK) Daerah 10.3 Bertanggungjawab melaporkan dan mengemas kini status setiap perlaksanaan / perkembangan arahan / pergerakan / aktiviti organisasi SSAAKID’Z daerah kepada Ahli Jawatankuasa Negeri yang mengawal-selia daerah tersebut. 10.4 Memastikan penyerahan laporan lengkap bagi setiap arahan yang telah dilaksanakan di peringkat daerah kepada Ketua Setiausaha Negeri melalui Ahli Jawatankuasa Negeri pada hari ketujuh setiap bulan. 10.5 Menerima apa-apa bayaran dan / atau sumbangan yang dititahkan / ditugaskan daripada Ahli Keluarga Elite (RGF) dan menyerahkan jumlah bayaran tersebut berserta laporan kepada pengurusan SSAAKID’Z negeri. 10.6 Berhubung, berbincang, bermesyuarat dan berkoordinasi penuh, dengan pihak Pengurusan Daerah-Daerah (Ketua Daerah, Timbalan Ketua Daerah, Setiausaha Daerah, Bendahari Daerah dan AJK-AJK Daerah), di semua daerah masing-masing, berkaitan dengan arahan yang diterima, cadangan-cadangan perlaksanaan arahan, di peringkat daerah. 10.7 Berhubung, berbincang, bermesyuarat dan berkoordinasi penuh, dengan semua Ahli-Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z di daerah masing-masing. 10.8 Bertanggungjawab dan sentiasa dalam pengetahuan setiap perihal dan hal ehwal Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z, memastikan kebajikan ahli pengurusan daerah khususnya, dan seluruh Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z daerah terjaga, termasuk keahlian baru, kematian, kemalangan dan lain-lain permasalahan. 10.9 Memantau dan memastikan pelaksanaan arahan / program dan rancangan yang diatur oleh ahli pengurusan di peringkat daerah berjalan dengan lancar. 10.10 Bertanggungjawab menyampaikan arahan / maklumat / bantuan / amanah kepada setiap Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z dengan bantuan ahli pengurusan daerah yang lain. 10.11 Memastikan perlaksanaan visi / misi dan dasar organisasi pada peringkat daerah. 10.12 Bertanggungjawab memastikan silaturahim antara Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z sentiasa kukuh dan sejajar dengan titah perintah.
15 Skop Tugasan Jawatankuasa SSAAKID’Z Negeri Johor 10.13 Bersedia menerima dan melaksanakan dengan segera arahan / cadangan yang diterima melalui AJK Negeri dan melaporkan setiap pergerakan/ aktiviti / permasalahan kepada AJK Negeri. 10.14 Merancang dan mengatur program / aktiviti yang melibat Ahli Keluarga Elite SSAAKID’Z dan masyarakat setempat. 10.15 Menyelaraskan perlaksanaan dasar yang telah ditetapkan oleh pengurusan SSAAKIDZ negeri. 10.16 bertanggungjawab mengawal-selia bahagian / biro yang bernaung di bawah organisasi peringkat daerah. 10.17 Mempengerusikan mesyuarat untuk perancangan dan penyelarasan jawatankuasa dua (2) bulan sekali atau bila – bila perlu. 10.18 Mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat lain yang berkaitan dengan organisasi di peringkat daerah. 10.19 Bertanggungjawab memberikan pandangan / cadangan terhadap pembangunan daerah.