Kumpulan Notulensi Biro KS - Bulan Juli 2020

c. Bilateral and SSC:
1) Drafting some reports of Webinar: Export for Arab Saudi, KPI, and FGD IA-CEPA;
2) Preparing for tomorrow meeting regarding Follow-up Discussion on the Provision
of English Language Feature on the Official Website of the Indonesian FDA;
3) Finalizing the invitation letter and pointer for meeting with JICA; and
4) Doing some revision for pointers and invitation letter for Virtual Courtesy Call with
the Embassy of Colombia.

Notulen: -Putri dan Brian-

51

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
52

NOTULENSI PAGI HARI KE- 80 WORKING FROM HOME

JUMAT, 17 JULI 2020
Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada hari Jumat tanggal 17 Juli 2020
sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 08.25 WIB. Vicon dipimpin oleh

Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada kesempatan Vicon pagi ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan

antara lain sebagai berikut:
a. Hari ini Biro Kerja Sama akan mengadakan 2 rapat di Hotel Fairmont sebagai berikut:

1) Sesi Pagi : Pembahasan Penyediaan Konten Bahasa Inggris pada website resmi
Badan POM (pom.go.id) dan pemutakhiran website kerjasama.pom.go.id serta
jika waktu memungkinkan dilakukan pembahasan mengenai website Export
Consultation Desk (ECD) yang sudah direvitalisasi.

2) Sesi Siang: Rapat Review MoU antara Badan POM dengan IdEA dan Marketplace

b. Pertemuan pada pagi ini dipandang penting karena akan memperkuat budaya digital
Biro KS, dimana budaya ini akan mempercepat penyampaian data dan informasi
Badan POM kepada mitra baik di dalam maupun luar negeri.

c. Pertemuan hari ini juga diperkirakan akan meningkatkan serapan dana sekitar 50 juta
rupiah.

d. Agar dibuatkan surat ucapan terima kasih kepada para perwakilan RI dan
Kementerian Luar Negeri terkait bantuan penyediaan data perdagangan produk Obat
dan Makanan di luar negeri, disampaikan bahwa :
1) Data yang diberikan sangat membantu dan kita berharap agar dukungan ini terus
berlanjut;
2) Agar dapat disampaikan mengenai data pada Website ECD, username dan
password akun;
3) Saat ini kita telah memiliki data 65 negara dan kami masih membutuhkan informasi
terkait regulasi negara lainnya termasuk trend perdagangan.

53

e. Agar Tim RM segera menyelesaikan laporan Pertemuan Penjajakan Kerja Sama Obat
dan Vaksin di Negara - Negara OKI, sehingga dapat segera diperiksa oleh Ibu Kepala
Biro.

f. Agar Tim RM menghubungi dr. Vinod untuk meminta video testimoni selama 20 detik
terkait pandangan mengenai Kontribusi Badan POM di masa pandemik COVID-19.

g. Agar dimintakan kepada HDSP terkait konsep pertemuan Refleksi Kinerja dan Visi
Badan POM Pasca Pandemi Covid-19.

h. Agar masing-masing pegawai menyesuaikan background zoom menjadi background
Biro Kerja Sama

3. Selanjutnya beberapa tambahan yang disampaikan oleh perwakilan bagian, yaitu :
a. Terkait MoU Badan POM dengan Kowani, dokumen kerja sama telah siap untuk
ditandatangani secara sirkular (desk to desk). Mengenai permintaan Pihak Kowani
untuk bertemu dengan Ibu Kepala Badan POM yang disampaikan melalui Dit. PMPU,
Kepala Subbagian Kerja Sama Dalam Negeri II (Ibu Erika) akan berkoordinasi lebih
lanjut dengan unit.
b. Sehubungan dengan akan diadakan pertemuan virtual ASEAN SOMHD pada tanggal
22-23 Juli 2020, Kemkes mengundang Rapat persiapan Senin, 20 Juli 2020. Rapat
persiapan diusulkan untuk dihadiri oleh Biro Kerja Sama dan perwakilan unit teknis
pada Kedeputian 1, 2, 3 (Standar dan Registrasi), PMPU, & P3OMN. Saat ini tengah
disiapkan surat penyampaian ke unit teknis untuk meminta masukan dan partisipasi
dalam kegiatan tersebut.

Notulen: - Ika dan Desti R.

54

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
55

NOTULENSI PAGI HARI KE- 81 WORKING FROM HOME

SENIN, 20 JULI 2020
Notulensi Video Conference (Vicon) Biro Kerja Sama sesi pagi, Senin, 20 Juli 2020:

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing pagi Biro Kerja Sama dilakukan pada
pukul 08.00– 08.55 WIB, Vicon dipimpin oleh Kepala Bagian Kerja Sama Regional dan
Multilateral dan diikuti oleh pejabat Struktural dan seluruh Staf Biro Kerja Sama.

2. Pada kesempatan vicon pagi ini terdapat beberapa pembahasan isu dari masing-masing
bagian, diantaranya sebagai berikut:
a. Bagian BKSST
- Menyiapkan bahan press briefing Menlu dan Bio Farma untuk Kepala Badan POM
- Menyelesaikan laporan Webinar Arab Saudi, Vicon Bangladesh PTA, Rapat
Website
- Menyiapkan draft MoU dengan beberapa negara OKI
- Menyiapkan bahan Vicon dengan JICA yang akan dilaksanakan besok
- Menyiapkan Nodin perkembangan dan Surat ke Kemlu terkait draft MoU CFIA-
Badan POM
- Menyiapkan Nodin penyampaian draft PoA Ukraina kepada Plt.Sestama
- Menyiapkan rapat Vicon KSS Palestina dan Monev MoU yang akan dilaksanakan
minggu depan

b. Bagian KSDN
- Menyelesaikan laporan rapat pembahasan review MoU IdEA
- Menyiapkan PKS dengan BNN Lampung yang direncanakan akan ditandatangani
akhir Juli
- Akan menyampaikan beberapa MoU kepada Kepala Badan POM untuk
ditandatangani
-

c. Bagian RM
- Menghadiri Rapat persiapan SOMHD
- Menyiapkan bahan rapat persiapan keanggotaan Indonesia dalam IPRP

56

- Koordinasi dengan Kedeputian III untuk membahas STDF
- Menyelesaikan Laporan STORMEA dan mengusulkan PIC dari BPOM
Notulen: -Desti D dan Arif-

57

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
58

NOTULENSI PAGI HARI KE- 82 WORKING FROM HOME

SELASA, 21 JULI 2020
Notulensi Video Conference (Vicon) Biro Kerja Sama sesi pagi, Selasa, 21 Juli 2020:

1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing pagi Biro Kerja Sama dilakukan pada pukul
08.00– 09.00 WIB, Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh pejabat
Struktural dan Staf Biro Kerja Sama.

2. Pada kesempatan vicon pagi ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
diantaranya:
- Mengarahkan seluruh staff agar dapat mempelajari RPP Kepala Biro. Meskipun dalam
rangka diklat, tetapi isu yang diangkat berkaitan dengan kerangka kerja sama yang
mendukung kemandirian dan peran strategis Badan POM pada tingkat internasional.
- Meminta seluruh staff Biro KS untuk dapat membuat Slide Power Point yang baik dan
menarik. Terkait hal ini, Ibu Kepala Biro meminta agar bahan pelatihan power point
dapat dikompilasi.
- Mengingatkan kepada staff untuk selalu melaporkan pekerjaan atau isu yang penting
kepada pimpinan, Semakin cepat staff dapat memberikan tanggapan maka semakin
baik. Hal ini erat kaitannya dengan posisi leverage Biro KS yang perlu di maintain .
- Meminta agar dapat dibuatkan kaos Biro KS dengan Tagline terbaru yaitu SMART
(Strong, Modern, Adaptive, Responsive, Trustworthy) dan KEREN (Kompeten,
Empatik, Responsif, Efektif, Nasionalis). Seluruh staff diharapkan dapat bekerja sesuai
Tagline.
- Menghimbau agar tetap memperhatikan dan menerapkan social distancing seperti
jaga jarak, menggunakan masker, mencuci tangan dan pastikan hand sanitizer
tersedia di ruangan.
- Untuk urusan perpanjangan kontrak Pramubakti agar dapat segera diselesaikan.

3. Selain itu pada vicon pagi ini disampaikan beberapa pembahasan isu dari masing-masing
bagian, diantaranya sebagai berikut:
a. Bagian RM
- Menyelesaikan Laporan voluntary Three Party Agreement (vTPA)
- Menyiapkan bahan rapat persiapan keanggotaan Indonesia dalam IPRP
- Menyusun draft Surat ke Menlu terkait IPRP

59

b. Bagian KSDN
- Menyiapkan PKS dengan Yayasan Puteri Indonesia (YPI) tentang Pengawasan
OT dan SK
- Menyelesaikan SK Honor Narsum Rapat MoU idea & Market Place
- Menyiapkan draft MoU dengan BNI terkait CSR
- Penyampaian 8 MoU dengan mitra untuk ditandatangani oleh Ka Badan secara
desk to desk

c. Bagian BKSST
- Mengikuti FGD daring PoA Indonesia-Denmark (Rencana Aksi untuk Kemitraan
Indonesia-Denmark 2017-2020
- Rapat Koordinasi Kegiatan JICA Project dengan JICA Experts dan PiCs Badan
POM
- Persiapan rapat Monev MoU dan vicon dengan Kemkes Palestina

Notulen : -Nisa & Brian-

60

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
61

NOTULENSI PAGI HARI KE- 83 WORKING FROM HOME
RABU, 22 JULI 2020

Notulensi Video Conference (Morning Brief) Biro KS pada hari Rabu, 22 Juli 2020 sebagai
berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Morning Brief Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 08.50 WIB, Vicon

dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh pejabat Struktural dan seluruh Staf
Biro KS.
2. Secara umum, pada Morning Brief hari ini telah dibahas hal-hal sbb:
a. Agar dibuatkan surat dari Ibu Karo ke Direktur Eselon II di K/L bahwa Biro KSLN BPOM

sejak tahun 2017 berdasarkan Perka BPOM No. 26 th 2017 telah berubah nomenklatur
menjadi Biro Kerja Sama dengan tugas dan fungsi memfasilitasi seluruh kerja sama
baik dalam maupun luar negeri.
b. Agar segera difinalkan serta dicetak Buku Saku Pedoman Delegasi RI Badan POM ke
Pertemuan Internasional.
c. Agar terus mengawal proses updating website bahasa Inggris Badan POM, termasuk
ditampilkan identitas eselon II pada website.
d. Pada masa transisi WFH dan WFO, tidak hanya menyampaikan surat dalam softcopy
namun secara paralel disampaikan juga dalam bentuk hardcopy.
e. Gunakan tools untuk memaksimalkan penyerapan, harus dibuat rencana kegiatan
untuk penyerapan pada bulan Agustus-September.
f. Agar SK Tim Efektif segera berproses.

3. Disamping itu juga telah disampaikan agenda masing-masing bagian pada hari ini, antara
lain sebagai berikut:
a. RM
1) Pertemuan SEOM dan SOMHD hari ini berlangsung dari pagi sampai sore hari.
2) Persiapan International Pharmaceutical Regulators Programme (IPRP).
3) Akan dibuatkan rapat terkait Tim Perunding.

62

b. BKSST
1) Menghadiri virtual meeting dengan Kementerian Keuangan terkait Hibah ke Fiji
dan PNG (Ibu Ayu dan Dyah).
2) Menyiapkan rapat monev MoU dan KSS Palestina.
3) Koordinasi penandatanganan MoU BPOM-SFDA.
4) Menyelesaikan laporan rapat pertemuan dengan JICA.
5) Membuat undangan dan pointers pertemuan dengan Kedubes Kolombia.

c. KSDN
1) Mengikuti rapat Koordinasi Pusat dan Balai-balai pelaksana KIE pola baru tahun
2020.
2) Menyelesaikan nota dinas penyampaian PKS Bank Mandiri, verbal surat kuasa
dan pending MoU.

4. Pada kesempatan tersebut, Plh. Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan hal-hal sebagai
berikut:
• Untuk internalisasi tagline Biro Kerja Sama, agar dibuatkan dalam bentuk sticker, pin,
mug, kaos, dll.
• Buatkan korelasi antara tagline KEREN dan SMART dengan budaya organisasi
PIKKIR.

Notulen: -Restu dan Galuh-

63

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
64

NOTULENSI PAGI HARI KE- 84 WORKING FROM HOME

KAMIS, 23 JULI 2020

Following the morning briefing via Video Conferencing (Vidcon) held today, 23rd of July 2020,
allow us to kindly share the minutes of meeting as follows:
1. The Morning Briefing was held at 08.00 – 08.40 led by the Head of Cooperation Bureau

and attended by all staff of Cooperation Bureau.
2. At the beginning session, Head of Cooperation Bureau giving some direction to be done as

follows:
a. For the English class that prepared for Bureau of Cooperation, kindly ask the language

institute (such as ILP or EF) to provide the native speaker with English as their mother
language so they can give better experience and lecture for cooperation bureau staff.
b. For all the activity that related to change project of the head of bureau should be
prepared for the time and schedule. This project are not only for Head of Bureau
interest, but also very important this entire bureau to be evolve.
c. The effective team should be more active even before the Decree published.
d. All of the leadership direction should not only being written down but also needs to be
Applied and implementing, do not let the tools of minute of meeting being wasted and
never being used.
3. During the meeting, each representative of divisions shared the updates on each task and
duty for a day as follows:
a. Domestic affairs:
- Preparing tools for integrated activities ( kegiatan terpadu );
- Implementing agreement meeting with YPI;
- Website content meeting report should be done and please address OIC NMRAs

Meeting on the covid subsite of Indonesian FDA;
- Preparing for tomorrow meeting “Penilaian Tools Balai”;
- Follow Up and coordinating MoU Lemhanas;

65

- Coordinating MoU BNN Lampung and for status the MoU still in Sestama and will
be follow up again.

b. Bilateral and SSC
- Preparing meeting with The Embassy of Colombia;
- Preparing meeting with Palestinian MoH (such as invitation and the update
pointers);
- Drafting some meeting report;
- Preparing for the Monev foreign MoU meeting that will be held on 27th July 2020;
- Make sure all units in BPOM will be informed and knows about the mechanism the
finalization foreign MoU.

c. Regional and Multilateral Division
- Attending Special Video Conference of the ASEAN SOMHD in Synergizing COVID-
19 Response;
- Attending ASEAN SEOM 3/51 meeting second sessions;
- Preparing concept note and meeting with OIC Secretariat this afternoon at 04.00
P.M;
- Preparing pointers about Trade Facilitation Agreement and ASEAN NTM for
meeting with Ministry of Law and human rights for tomorrow morning.

Notulen: Larissa and Adit

66

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
67

HARI KE- 85 WORKING FROM HOME
JUMAT, 24 JULI 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada hari Jumat tanggal 24 Juli 2020
sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 08.40 WIB. Vicon dipimpin oleh

Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada kesempatan Vicon pagi ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan

antara lain sebagai berikut:
a. Agar dalam bekerja kita dapat berinisiatif dan mandiri, tidak bergantung pada reminder

atasan, juga agar tidak memandang remeh pada setiap pekerjaan yang kita lakukan,
sekecil apapun itu;
b. Agar tim Biro Kerja Sama tetap menjaga kesehatan dan patuh terhadap protokol
kesehatan termasuk penerapan jarak interaksi satu meter;
c. Agar dikoordinasikan terkait pengelolaan rumah tangga di Biro Kerja Sama;
d. Agar diatur terkait piket di Biro Kerja Sama, bahwa piket dilakukan oleh pegawai yang
melaksanakan WFO, dengan catatan bahwa pegawai yang WFO sehat jasmani;
e. Dalam mengevaluasi pegawai, nilai yang diberikan harus relevan dengan hasil kerja,
output dokumen, serta dilihat asas manfaat dan keterkaitannya;
f. Pada Kamis, 23 Juli 2020, staf Biro Kerja Sama telah mengikuti sosialisasi terkait
perubahan jabatan Analis Kebijakan (AK). Pada kesempatan ini didapatkan informasi
bahwa penilaian AK akan dilihat dari output dokumen berupa talking point, kertas
posisi, telaah, dll. Sebagai tambahan, Ibu Kepala Biro memberikan arahan agar AK
Biro Kerja Sama khususunya AK Madya harus memiliki banyak kajian, membuat policy
recommendation, dll
3. Selanjutnya disampaikan rencana kegiatan hari ini oleh masing-masing perwakilan bagian,
antara lain:
a. RM
1) Briefing Kepala Badan POM terkait STDF PPG;
2) Mengikuti Rapat Ketentuan Penerjemahan Peraturan Perundang-undangan

bersama bagian BSST;
3) Menyiapkan laporan rapat Rencana Tindak Lanjut Kerja Sama Obat dan Vaksin di

Negara-Negara OKI;

68

Arahan Kepala Biro:
1) Agar dijajaki pertemuan dengan negara-negara OKI yang sifatnya pertemuan

teknis secara virtual dengan mengundang seluruh negara-negara OKI dan
kegiatan akan dibagi per-segmen. Pada pertemuan tersebut dapat dihimpun
masukan dari negara-negara produsen Obat dan Vaksin, juga apabila terdapat
ketertarikan dari negara non produsen.
2) Agar dijajaki untuk mengundang SESRIC dan COMSTECH pada kegiatan OIC
Meeting mendatang
3) Agar dibuatkan surat dari Kepala Badan POM kepada Sekjen OKI untuk:
a) mendorong kesegeraan pengimplementasian Rencana Aksi OKI;
b) menyampaikan bahwa pada tahun 2019, Badan POM telah melakukan

kunjungan ke SFDA dan membahas rencana kerja sama dalam
pengimplementasian Rencana Aksi OKI;
c) menyampaikan Indonesia (Badan POM) juga telah melakukan langkah-
langkah implementasi rencana Aksi OKI dengan memberikan pelatihan
regulator obat kepada regulator Palestina dan Yordania serta terlibat dalam
program Reverse Linkage untuk Maroko dan Tunisia;
d) menyampaikan langkah-langkah yang sudah dilakukan Badan POM untuk
percepatan penanganan COVID-19 di masa pandemik;
e) meminta dukungan Sekjen OKI untuk dapat mengedarkan informasi terkait
rencana kerja sama negara-negara OKI di bidang produsen Obat dan Vaksin
kepada seluruh NMRA OKI.

b. BSST
1) Hari ini akan menyelenggarakan pertemuan dengan Dubes Colombia di Hotel
Pullman, back to back dengan rapat KSDN
2) Mengikuti Rapat Ketentuan Penerjemahan Peraturan Perundang-undangan
dengan bagian RM

69

Arahan Kepala Biro:
1) Agar dibuatkan surat undangan kepada SFDA terkait:

a) Apresiasi atas kesediaan SFDA untuk mengajukan diri sebagai inisiator
implementasi Rencana Aksi OKI;

b) menyampaikan support Indonesia terhadap hal dimaksud.
c. KSDN

1) Hari ini akan menyelenggarakan Pembahasan Pedoman Tools Penilaian Efektivitas
Kerja Sama Balai Besar/Balai/Loka POM di Hotel Pullman, back to back dengan
rapat BSST.

Notulen : - Putri dan Desti R.-

70

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
71

NOTULENSI PAGI HARI KE- 86 WORKING FROM HOME
SENIN, 27 JULI 2020

Notulensi Video Conference (Morning Pep Talk) Biro Kerja Sama, Senin, 27 Juli 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) briefing pagi Biro Kerja Sama dilakukan pada

pukul 08.00– 08.45 WIB, Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh
pejabat Struktural dan seluruh Staf Biro Kerja Sama.
2. Pada kesempatan tersebut, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan,
sebagai berikut:
a. Tim Keuangan segera bergerak cepat terkait, update Laporan Keuangan perhari

dalam rangka mengontrol anggaran.
b. Untuk Kegiatan di Hotel Fairmont untuk di cancel dulu dalam rangka mengurangi

interaksi pertemuan dengan banyak orang (antisipasi Penularan Covid-19).
c. Pelaksanaan Capacity Building perlu dilaksanakan untuk seluruh Struktural dan ASN

akan tetapi tetap melihat feedback sebelumnya.
d. Kursus Bahasa Inggris untuk seluruh Pegawai Biro Kerja Sama untuk disegerakan.
e. Penerjemahan-penerjemahan dokumen Badan POM perlu segera dinegosiasikan

sesuai keinginan kita.
f. Untuk semua MoU-MoU baik di BKSST dan RM untuk diinput semuanya kedalam

website Biro Kerja Sama.
g. Video Kerja Sama perlu direvisi kembali.
h. Seluruh Pegawai Biro Kerja Sama untuk mengupdate semua Pelatihan-Pelatihan yang

sudah dilaksanakan dan di share ke grup Whatsup Biro Kerja Sama.
i. Adapun Catatan Vocabulary pada Morning Pep Talk hari ini sebagai berikut :

a. Glitch = Kesalahan
b. Torch = Obor
c. Alert = Waspada

72

3. Pada kesempatan vicon pagi ini terdapat beberapa pembahasan isu dari masing-masing
bagian, diantaranya sebagai berikut:
a. Bagian BKSST
- Melaksanakan Rapat Pembahasan Monitoring dan Evaluasi Perjanjian Kerja Sama
Badan POM dengan Mitra Luar Negeri secara virtual (daring).

b. Bagian RM
- Menyiapkan Rapat terkait, Pertemuan Lintas Sektor Pembahasan Keanggotaan
Indonesia (Badan POM) dalam International Pharmaceutical Regulators
Programme (IPRB) 29 Juli 2020 (menyiapkan PPT).
- Menghadiri Rapat Special Video Conference of the ASEAN SOMHD in Synergizing
COVID-19 Response.
- -Mengikuti Rapat Pembahasan Monitoring dan Evaluasi Perjanjian Kerja Sama
Badan POM dengan Mitra Luar Negeri secara virtual (daring).

c. Bagian DN
- Mengikuti Rapat Pemantauan Monitoring dan Evaluasi Hasil Penilaian Kinerja

Triwulan II (April s.d. Juni 2020) Unit Kerja Pusat.
- Menyiapkan Laporan Rapat Tools Penilaian Efektivitas Kerja Sama Balai

Besar/Balai/Loka POM.
- Mereviu Pembaharuan MoU Badan POM dengan Pemerintah Bandar Lampung.
Notulen : - Diana NW dan Winda A -

73

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
74

NOTULENSI PAGI HARI KE- 87 WORKING FROM HOME
SELASA, 28 JULI 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada hari Selasa, 28 Juli 2020:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 09.00 WIB. Vicon dipimpin oleh

Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada kesempatan tersebut, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan,

sebagai berikut:
a. Breakout room disegerakan untuk membahas pedoman dan buku saku.
b. Persiapkan undangan vicon untuk Kemenlu dan Setneg terkait Kemitraan Badan POM

dengan pihak-pihak di luar negeri dalam masa Covid.
c. Tim keuangan agar tetap melaporkan anggaran secara berkala.
d. Tim BKSS agar membuat tools matriks untuk MoU dengan regulator-regulator.
e. ASN harus menjadi tim efektif yang cepat untuk melakukan perubahan yang responsif.
3. Pada kesempatan vicon pagi ini terdapat beberapa pembahasan isu dari masing-masing
bagian, diantaranya sebagai berikut:
a. Bagian RM

• Menyiapkan laporan OKI dan dibuat tindak lanjut sesuai dengan arahan Kepala
Biro Kerja Sama;

• Persiapan pertemuan dengan negara OKI;
• Menyiapkan bahan-bahan untuk rapat IPRP tanggal 29 Juli 2020;

b. Bagian KSDN
• Persiapan rapat virtual perka daring dengan Kemenpan RB;
• Persiapan vicon untuk kegiatan terpadu;
• Menyelesaikan laporan terkait Pedoman Tools Penilaian Efektivitas Kerja Sama;
• Mengupdate pembaharuan MoU dari Lampung untuk provinsinya.

c. Bagian BKSST
• Persiapan rapat penandatanganan MoU Badan POM dengan USFDA;

75

• Menyusun laporan hasil rapat monev MoU;
• Menyelesaikan beberapa nodin seperti JICA, EFTA dan MoU PCIM;
• Menyiapkan penandatanganan POA BPOM dan SS UMDC Ukraina.
Notulen: -Anggi dan Indi-

76

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
77

NOTULENSI SORE HARI KE- 87 WORKING FROM HOME
SELASA, 28 JULI 2020

Notulensi Video Conference (Afternoon Pep Talk) Biro KS pada hari Selasa, 28 Juli 2020
sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Afternoon Pep Talk Biro KS dilakukan pada pukul 17.20 – 17.50 WIB,

Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh pejabat Struktural dan
seluruh Staf Biro KS.
2. Secara umum, pada Afternoon Pep Talk hari ini telah dibahas hal-hal sbb:
a. Menghimbau kepada seluruh pegawai Biro Kerja Sama agar selalu aware terhadap

lingkungan sekitar, saling backup dan jangan reckless. Saling mengingatkan satu
sama lain;
b. Menghimbau agar tidak sharing makanan. Gunakan pencapit makanan dan piring
kecil apabila ada makanan yang perlu dishare. Agar TU membelikan pencapit
makanan tersebut;
c. Melihat perkembangan jumlah kasus COVID-19 saat ini dan berdasarkan arahan Ibu
Kepala Badan POM bawha jumlah pegawai yang Work From Home (WFH) akan
ditingkatkan dan Work From Office (WFO) akan dikurangi, serta tetap harus
mengikuti protokol kesehatan terutama menjaga jarak;
d. Tidak boleh ada sembarang orang masuk ke ruangan Biro KS, apabila ada yang
akan mengantar bahan harap ditaruh pada meja receptionist sehingga mengurangi
kontak langsung dan sediakan Handsanitizer di meja receptionist tersebut;
e. Pengemudi (Pak Agus) tetap masuk esok hari, untuk mengantarkan bahan-bahan
Ibu Karo berkoordinasi dengan tim Sekretaris;
f. Bagi pegawai yang melaksanakan WFO, agar pulang sesuai jam kerja dan
diperbolehkan melanjutkan pekerjaan dengan WFH agar tidak pulang terlalu malam;
g. Terkait pengantaran makanan rapat kepada peserta rapat di unit lain, perlu dipikirkan
kembali tata laksananya agar tidak terlalu kontak lansung dengan pegawai unit lain
terutama pegawai di gedung yang terdapat kasus positif Covid-19;

78

h. Menyampaikan kepada Plh. Kepala Biro Kerja Sama agar dibahas bersama dengan
Tim Efektif terkait milestones pada rencana kegiatan “Peningkatan Peran Strategis
Badan POM dalam Mendorong Kerja Sama di bidang Obat dan Vaksin di Tingkat
Internasional” yang telah disetujui Kepala Badan POM;

i. Agar dibuatkan flyer/poster untuk mengingatkan terkait protokol kesehatan seperti
mencuci tangan, menggunakan masker, dan lain-lain.

3. Pada akhir vicon Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan terima kasih kepada rekan-
rekan yang telah menyiapkan bahan untuk rapat serta mengingatkan kepada pegawai
yang melaksanakan WFH untuk check-out pada aplikasi e-presensi Badan POM.

Notulen: -Restu dan Muna-

79

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI SORE
80

NOTULENSI PAGI HARI KE- 88 WORKING FROM HOME
RABU, 29 JULI 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi, pada hari Rabu tanggal 29 Juli 2020
sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 08.00 – 09.00 WIB. Vicon dipimpin oleh

Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada kesempatan Vicon pagi ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan

antara lain sebagai berikut:
a. Dalam bekerja, staf Biro Kerja Sama harus bisa bernegosiasi dan tegas dalam

mempertahankan postur kita;
b. Terkait kerja sama obat dengan mitra luar negeri, Badan POM telah berada pada

posisi established sehingga Biro Kerja Sama perlu menjaga dan mengendalikan isu
tersebut;
c. Disiapkan laporan tertulis tentang pembelajaran yang didapat saat Audit BPK tahun
2019 yang lalu;
d. Sebagai ASN, kita harus memiliki kebanggaan dalam melaksanakan tugas kita. Kita
harus memperkuat diri kita dengan memaksimalkan kapasitas yang ada, jangan
memandang bahwa diri kita lemah;
e. Untuk teman-teman yang mendapatkan penugasan menjadi asrot, tidak perlu berkecil
hati dan agar tugas tersebut dapat dijadikan pembelajaran dalam langkah menjadi
pegawai yang baik kedepannya.

3. Selanjutnya masing-masing perwakilan bagian menyampaikan agenda sebagai berikut:
a. RM:
1) Menyiapkan dan memfasilitasi rapat IPRP. Pada konfirmasi kehadiran, Direktorat
Asia Timur dan Pasifik menyampaikan bahwa isu yang diangkat tidak relevan
dengan isu direktoratnya.
2) Menyiapkan terkait Tim Perunding. Terkait SK Tim Perunding, SK dimaksud belum
ditandatangani oleh Ibu Kepala Badan POM.

81

Arahan Ibu Kepala Biro:

1) Agar disampaikan pada Direktorat Astimpas bahwa pada pertemuan sebelumnya,
JICA menyampaikan bahwa Badan POM akan diundang oleh PMDA sebagai
observer pada IPRP.

2) Agar draft TMHS dapat dibahas secara internal untuk kemudian difasilitasi
permohonan masukan kepada Direktorat HPE Kemlu

3) Agar disiapkan FGD untuk Eselon 2 Badan POM untuk dibahas mengenai tugas-
tugas mereka sebagai tim perunding. Kegiatan dapat dibuatkan sebagai acara
besar, dibuka oleh Kepala Badan POM, mengundang Kementerian Perdagangan,
BSN, Kementerian Luar Negeri (Dirjen Multilateral); para Direktur dapat diundang
sebagai narasumber.

4) Untuk Kegiatan Sarasehan Virtual “Membangun Strategis Mempersiapkan UMKM
Daerah Sektor Kuliner, Processed Food dan Handicraft Masuk ke Pasar Aspasaf:
Lesson Learned dari Johor Bahru, Malaysia” dari Kemenlu, agar didampingi oleh
Dwita dan Restu.

b. BKSST
1) Pihak JICA menyampaikan bahwa mereka ingin mengadakan pertemuan pada
tanggal 30 Juli 2020 terkait usulan kegiatan untuk penanganan program COVID-19.
2) Terkait penerjemahan buku laporan KSS, pihak UI telah menyanggupi
menyelesaikan penerjemahan 1 buku laporan dan 2 draft laporan pada bulan
Agustus.

Arahan Ibu Kepala Biro:

1) Untuk dijadwalkan sehari sebelum pertemuan dengan pihak JICA, dapat dilakukan
pertemuan internal agar pada saat pertemuan berlangsung, pihak Badan POM
sudah memiliki posisi dan usulan kegiatan. Untuk diatur agar pertemuan dengan
JICA dapat dilaksanakan setelah hari raya Idul Adha.

2) Agar dapat diusulkan kepada pihak JICA untuk menyelenggarakan kegiatan
webinar yang juga dapat diikuti oleh Balai/Balai Besar POM;

3) Untuk didahulukan penerjemahan laporan KSS Palestina tahun 2019, lalu
dilanjutkan dengan Palestina tahun 2018, Papua Nugini, dan Timor-Leste

82

c. KSDN
1) Menyiapkan laporan-laporan
2) Mereview MoU dengan Pemprov Lampung
3) Menyiapkan untuk pelaksanaan kegiatan terpadu
4) Membuat PoA bagi MOU yang sudah ditandatangani
5) Mempersiapkan rapat Tim Efektif untuk besok pagi

Notulen: -Galuh dan Desti R-

83

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
84

NOTULENSI PAGI HARI KE- 89 WORKING FROM HOME
KAMIS, 30 JULI 2020

Following the morning briefing via Video Conferencing (Vidcon) held today, 30th of July 2020,
allow us to kindly share the minutes of the meeting as follows:
1. The Morning Briefing was held at 08.00 – 08.30 led by the Head of Cooperation Bureau

and attended by all staff of Cooperation Bureau.
2. At the beginning of the session, the Head of Cooperation Bureau gave some instructions

as follows:
a. To follow-up the Decree of the Effective Team is that already signed by Acting

Secretary of Indonesian FDA or not;
b. To make a draft letter for Director of South Asia, Ministry of Foreign Affairs about the

plan to facilitating cooperation between Indonesian FDA with the Ministry of Health
of Malaysia in the field of Food and Drug Control;
c. For the employees that doing Work From Home should be on time for doing check-
in at the Indonesian FDA’s e-presence application.
3. During the meeting, each representative of divisions shared the updates on each task and
duty for a day as follows:
a. Regional and Multilateral Division:
1) Will attend a meeting that related to Guideline of Food Safety Emergency

Response;
2) Doing some preparation meeting to discussing the Negotiating Team for

International Trade Agreement;
3) Drafting a letter to response questionnaire from SESRIC about Offer and Needed

Training for NRA.

b. Bilateral and SSC Division:
1) Drafting some letters that related to MoU with PCIM, AYUSH India, and SFDA;
2) Drafting a letter to send a response to the proposal from Deputy 2 about the activity
with TGA.

85

Instruction from Head of Cooperation Bureau:
1) About the virtual meeting between the Indonesian FDA with JICA can be conducted

by Deputy Director;
2) About the MoU with AYUSH India, tell them that there will be no signing ceremony

but it will be desk to desk with their Embassy in Jakarta.
c. Domestic Affairs:

1) Doing some research for MoU with Provincial Government of Lampung;
2) Doing some revision of ToR for “Kegiatan Terpadu”;
3) Doing some coordination about English Training for Cooperation Bureau’s

Employees.
Instruction from Head of Cooperation Bureau:
About the contract for English Training should be informed to Head of Cooperation
Bureau.
Notulen : -Putri dan Desti DP-

86

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI PAGI
87

NOTULENSI SORE HARI KE- 89 WORKING FROM HOME
KAMIS, 30 JULI 2020

Following the afternoon peptalk via Video Conferencing (Vidcon) held today, 30th of July 2020,
allow us to kindly share the minutes of the meeting as follows:
1. The Afternoon Peptalk was held at 16.30 – 17.30 led by the Head of Cooperation Bureau

and attended by all staff of Cooperation Bureau.
2. At the beginning session, the Head of Cooperation Bureau giving some direction to be

done as follows:
a. For any meeting invitation at hotel, the Bureau of Cooperation team is suggested to

just attend online;
b. There must be a deadline for any issue.

3. During the meeting, each representative of divisions shared the updates on each task and
activities today as follows:
a. Regional and Multilateral Division:
1) Drafting Report of Sarasehan Virtual Membangun Strategi Mempersiapkan
UMKM Daerah Sekitar Kuliner, Processed Food and Handicraft Masuk ke Pasar
Aspasaf and its related documents;
2) Compilation of filled Questionnaire for SESRIC that Identify the Needs and
Capacity of Ministries of the OIC Member State Institutions;

b. Bilateral and SSC Division:
1) Preparing letter to MoFA regarding the MoU BPOM-PCIM&H;
2) Drafting a letter/email to TGA related to clinical trial proposal from Deputy 2
3) Organizing a meeting that discuss JICA activity for the COVID-19 Project with
BPOM PICs

c. Domestic Affairs:
1) Monitor power of attorney for MoU with KOPITU;
2) Monitor 10 MoU to be signed Chairperson of Indonesian FDA;
3) Doing some revision of ToR for “Kegiatan Terpadu”;

88

4) Drafting the report for MoU with Provincial Government of Lampung;
5) Coordination with law firms and related organizations about MoU STIK Papua

and Province Papua .
Notulen: -Desilia R. dan Arif-

89

SCREENSHOOTS VIDEO CONFERENCE SESI SORE
90

91