Kumpulan Notulensi Biro KS - Bulan Mei 2020

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
50

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Jumat, 15 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore pada Jumat, 15 Mei 2020 sebagai
berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 16.00 WIB. Vicon dipimpin oleh Kepala

Bagian Kerja Sama Regional dan Multilateral dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf
Biro KS.
2. Pada kesempatan Vicon sore ini disampaikan agenda WFH hari ini oleh masing-masing
Kepala Bagian sebagai berikut:
a) KSDN:

• Kabag KSDN mengikuti Sosialisasi dan Internalisasi Kebijakan Pedoman Evaluasi
Pelaksanaan RB;

• Beberapa staf mengikuti KIE "Hidup Sehat Dengan Obat dan Makanan Aman Di
Tengah Pandemi Covid 19";

• Melakukan rapat pembahasan PKS Pinjam Pakai BMN bersama Balai, diketahui
bahwa sudah terdapat surat dari Plt. Sestama terkait templatenya;

• Kasubbag TU melaporkan bahwa Laporan Benturan Kepentingan di rb.pom.go.id
sudah bisa semua terinput kecuali Ibu Ayu dan sedang ditanyakan kepada Pusdatin;

• Selasa tanggal 19 Mei 2020, akan membahas LKE ZI dengan Tim RB Biro KS.
b) RM:

• Bagian RM hari ini mempersiapkan bahan terkait WHA hari Senin, dan telah
diserahkan softfile nya kepada TU Pimpinan untuk diberikan kepada Ibu Kepala
Badan;

• Beberapa staf membuat persiapan untuk FPGH;
• Mengikuti rapat dengan Gilead;
• Menyelesaikan laporan Audit Internal Biro KS. Agar secara paralel diberikan kepada

Lead Auditor dan Ibu Karo KS untuk dapat dikoreksi. Laporan tersebut juga sudah
menggunakan format yang telah ditentukan;

51

• Sesuai dengan arahan Ibu Karo KS pada Morning Briefing, agar pegawai Biro KS
juga dapat menyaksikan sidang WHA secara daring melalui link yang telah
disediakan.

c) BKSST
• Pelaksanaan vicon rapat Fasilitasi BBO dari India. Acara dihadiri oleh Kedeputian I,
Kemenlu, GP Farmasi dan Industri Farmasi.
• Mengikuti Sosialisasi Monev RB BPOM dan Sosialisasi Implementasi IA-CEPA
untuk Pelaku Usaha di Surabaya;
• Koordinasi dengan PPPOMN dan TGA serta menyiapkan bahan-bahan untuk
Pelatihan TGA dan persiapan briefing Ibu Kepala Badan yang dijadwalkan hari Senin,
18 Mei 2020 pukul 11.00 WIB;

Notulen : Adit dan Galuh

52

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
53

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME

Hari Senin, 18 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro Kerja Sama sesi pagi pada Senin, 18 Mei 2020
sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Biro Kerja Sama dilakukan pada pukul 08.00 – 08.27 WIB. Vicon

dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama
2. Pada kesempatan tersebut, Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan,

sebagai berikut:
a. Hari ini Ibu Kepala Biro Kerja Sama bersama dengan sejumlah staff akan melaksanakan

WFO dalam rangka persiapan TGA dan Pertemuan virtual WHA.
b. Pada pukul 08.30 akan dilaksanakan rapat pembahasan rancangan keputusan Kepala

Badan POM tentang penugasan laboratorium BBPOM di Makasar, BBPOM di Jayapura
dan BPOM di Ambon untuk melaksanakan pemeriksaan uji corona virus disease 2019
(Covid-19) yang akan diikuti oleh Kepala Biro Kerja Sama dan Kepala Bagian Kerja
Sama Dalam Negeri.
c. Selain agenda tersebut, pada pukul 10.00 WIB akan dilaksanakan uji coba platform
TGA, dan dapat diinformasikan kembali kepada Pusdatin terkait dengan pelaksanaan
pesiapaan untuk mengatur ruang rapat pimpinan.
d. Untuk disiapkan bahan pointers dalam bentuk A5, sebagai bahan briefing dengan
Kepala Badan POM.
e. Untuk dapat diikuti terkait acara bincang santai dan ngabuburit bersama Kepala Badan
POM oleh seluruh ASN di Biro Kerja Sama.
f. Menyampaikan kepada seluruh staf di Biro Kerja Sama bahwa breafing pagi dan sore
ini termasuk dalam bentuk kedisiplinan dalam era new normal dan sebagai unit Biro
Kerja Sama sudah dapat melakukan kontribusi yang sangat banyak agar tetap untuk
dipertahankan dan tetap diperbaiki kembali.
g. Menyampaikan agar pegawai Biro Kerja Sama dapat menganalisis Strengths,
Weakness, Opportunities, Threats (SWOT) terkait dengan pelaksanaan WFH.
h. Akan dibelikan kembali kuota internet untuk seluruh staff di Biro Kerja Sama.

Notulen : Fahmi dan Anggi

54

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME

Hari Senin, 18 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore pada hari Senin, 18 Mei 2020:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 17.10 – 17.40 WIB. Vicon dipimpin oleh

Kepala Bagian Kerja Sama Dalam Negeri dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro
KS.
2. Pada kesempatan tersebut, disampaikan progress WFH hari ini oleh perwakilan dari
masing-masing bagian sebagai berikut:
a. KSDN

• Memonitor perkembangan MoU Alo Dokter.
• Kasubbag KSDN II agar menyiapkan pointers terkait rapat dengan JNE.
• Monitoring MoU dengan balai yang masih aktif.
• Membahas rancangan keputusan Kepala Badan POM tentang penunjukan lab Balai

Jayapura, Makassar dan Ambon untuk pengujian COVID-19.
• Kasubbag KSDN I telah berkoordinasi mengenai MoU obat Herbal.
• Melakukan koordinasi pemantauan THR dan lembur pegawai dengan Biro Umum.
• Kasubbag TU berkoordinasi dengan Desilia untuk menyusun analisis gap

kompetensi dan kebutuhan diklat pegawai Biro KS.
• Kasubbag TU agar menyusun sistem/mekanisme pengumpulan kinerja pegawai.
b. BKSST
• Pada pukul 10.00-10.30 hari ini telah dilaksanakan uji coba dengan TGA serta

penyiapan bahan dan briefing Kepala Badan POM dalam rangka persiapan
pembukaan pelatihan laboratorium pada tanggal 20 Mei 2020.
• Menghadiri rapat terkait eksportasi pangan ke Arab Saudi oleh Kedeputian 3.
• Melakukan koordinasi dengan Ibu Meinneke untuk masukan MoU CFIA.
• Mengkoreksi draft laporan Webinar Dampak Pandemi terhadap Hukum
Perdagangan Internasional dengan Ibu Dwita.
• Melakukan update matriks implementasi MoU Badan POM.
• Melakukan koordinasi terkait IT-CEPA.

55

c. RM
• Menghadiri rangkaian sidang RCEP TNC hari kedua.
• Mempersiapkan bahan paparan Karo KS terkait ECD sebagai narasumber pada
acara “Terobosan dan Percepatan Pelayanan Publik SKI SKE OT&SK di Masa
Pandemi COVID-19” oleh Kedeputian 2.
• Mempersiapkan Hanoi Plan of Action ASEAN Economic Minister on COVID-19.
• Mempersiapkan dokumen FPGH.
• Mengikuti Sidang WHA ke-73.

Notulen : Restu dan Indi

56

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Selasa, 19 Mei 2020

Notulensi Video Conference (vicon) Biro KS sesi pagi selasa, 19 Mei 2020, Sebagai Berikut:
1. Briefing pagi dilaksanakan pada pukul 08.00 dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan

diikuti seluruh pejabat struktural dan Pegawai Biro Kerja Sama

Arahan Kepala Biro

2. Biro KS masih blm bisa membuat produk surat atau tulisan resmi dalam Bhs. Inggris, untuk
itu, seluruh pegawai diharapkan dapat mempelajari lebih lanjut penulisan dokumen dalam
Bhs. Inggris.

3. Majunya Badan POM, dan aktifnya Badan POM dalam forum internasional, membuat
diperlukan adanya dedicated staff yang bisa membantu Badan POM dalam penulisan
dokumen dalam Bahasa Asing

4. Pegawai Biro Kerja Sama diharapkan dapat bekerja maksimal dan bekerja keras untuk
membentuk organisasi yang kuat.

5. Dalam mengerjakan tugas, setiap pegawai harus memiliki deadline dan tidak menggantung
dalam waktu yang cukup lama.

6. Generasi muda Biro KS diharapkan dapat lebih ekspresif dan efektif dalam berkomunikasi.
7. Pada kesempatan Vicon pagi ini disampaikan agenda WFH oleh masing-masing Kepala

Bagian/Plh. Kepala Bagian sebagai berikut:
a. RM:

• Kabag KSRM akan menghadiri rapat persiapan launching High risk Testing
laboratory P3OMN

• persiapan ppt ECD untuk di present oleh bu karo di acara kedep II, dan akan
dibahas Bersama eselon III terkait

• sosialisasi RB akan dihadiri Kasubbag KS Regional II Bersama Anggi.
• Finalisasi bahan FPGH akan segera dilakukan dan laporan WHA

b. BKSST:

57

• Persiapan bahan pembukaan TGA dan pembagian tugas pada saat acara
dilaksanakan.

• Plt. Kabag BKSST memberikan arahan Perlu diperhatikan jumlah peserta yang bisa
masuk ke cisco web TGA dan menyarankan peserta bergabung 30 Menit sebelum
acara dimulai untuk meminimalisir pada saat pelaksanaan terjadi kesalahan teknis

• Selain itu Plt.Kabag juga mengingatkan penyusunan Tata tertib peserta agar tidak
melanggar protocol pertemuan virtual (menggunakan kaos, Mic tidak di mute, dll).

• melakukan update laporan eksportasi pangan ke Saudi berdasarkan rapat kedua
yang diselenggarakan hari Senin tgl 18 mei 2020, konfirmasi kehadiran pelatihan
TGA, koordinasi rapat KSS Palestina dan membuat laporan ringkas mengenai
brafaks dari KBRI New Delhi mengenai Isu Kerja Sama Perdagangan Indonesia-
India.

• finalisasi laporan sosialisasi IA-CEPA dan mereview 4 brafaks yang akan
disupervisi dan akan dibagi reviewnya kepada staf.

c. KSDN
• review MoU dengan Bengkulu dan berkoordinasi untuk penandatanganan PKS
dengan LIPI yang sepertinya akan ditunda dikarenakan masih ditelaah oleh unit
teknis
• rapat MoU dengan JNE akan dihadiri oleh Kasubbag KSDN II
• Kasubbag TU akan mengerjakan roadmap pelatihan Bersama Desi dan akan
mengkoordinadikan pembahasan LKE ZI
• Mbak Dwita dan Adit agar membuat draft strategi new Normal strategy setelah WFH
berakhir

Notulen: Adit & Okta

58

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
59

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Selasa, 19 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore, Selasa, 19 Mei 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference Biro KS dilakukan pada pukul 15.31 - 16.10 WIB. Vicon

dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Ibu Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan antara lain sebagai berikut:

a. Webinar Data Science dan Keamanan Data di Era Industri pada hari Rabu, 20 Mei 2020
dihadiri oleh perwakilan dari setiap bagian;

b. Setiap mengikuti pertemuan atau webinar harus dibuat laporan baik melalui whatsapp
maupun secara tertulis. Apabila isu tersebut strategis, dibuat laporan secara tertulis dan
ditujukan kepada Ibu Plt. Sestama atau Kepala Badan POM;

c. Dalam mengerjakan pekerjaan harus dilakukan secara telaten, teliti dan dimonitor;
d. Untuk dicatat sebagai protap, apabila Ibu Karo dinas (WFO) harus didampingi oleh tim

yang mengawal isu terkait;
e. Penugasan staf perlu dilakukan secara bergilir agar terdapat penyegaran dalam hal

kompetensi, kecuali untuk pejabat struktural;
f. Pengecekan email harus dilakukan secara rutin;
g. Analisis kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai Biro Kerja Sama harus segera

diselesaikan dalam 2 hari dan harus dimentor oleh atasannya;
h. Whatsapp Group yang tidak ada Bu Karo harus dihapus dan untuk urusan dinas tidak

boleh whatsapp secara pribadi;
i. Perlu dilakukan evaluasi kinerja oleh eselon 3;
j. Arsiparis harus memastikan sudah menyimpan arsip terkait laporan dan file kedinasan

lainnya terutama dalam kaitan WFH dilaporkan kepada Bu Karo dan di update terus-
menerus;
k. Struktural dan staf Biro KS yang akan mendampingi Bu Karo di kantor besok sebagai
berikut: Bu Ayu, Mba Dyah, Adit, Brian, Larissa, dan Pak Agus;
l. Pekerjaan harus ada time frame, pekerjaan yang belum dilihat oleh Bu Karo untuk
diingatkan kembali dengan justifikasi, apabila sudah terlalu lama dapat di re-writte.

Notulen : Diana NW dan Muna

60

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
61

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME

Hari Rabu, 20 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi Pagi pada hari Rabu, 20 Mei 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 08.45 – 09.30 WIB.

Vicon dipimpin oleh Kepala Bagian Kerja Sama Regional dan Multilateral dan diikuti oleh
Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada kesempatan tersebut, Kepala Bagian Kerja Sama Regional dan Multilateral
menyampaikan bahwa hari ini, Rabu 20 Mei 2020 ada 2 Kegiatan besar yang melibatkan
Biro Kerja Sama yaitu :
a. Pelatihan TGA untuk pengujian obat COVID-19
b. Launching atau peresmian Gedung Laboratorium Biohazard. Saat ini khusus digunakan

untuk pengujian virus COVID-19, namun jika pandemik berakhir akan disesuaikan
untuk pengujian virus lain yg dianggap berbahaya.
3. Pada kesempatan tersebut, disampaikan rencana dan progress untuk WFH hari ini oleh
perwakilan dari masing-masing bagian sebagai berikut:
a. RM
1) Membahas concept note dan Undangan FPGH
2) Menyelesaikan laporan resmi WHA kepada Kepala Badan POM
3) Memonitor masukan Biro Kerja Sama sudah atau belum terakomodir pada ASEAN

Statement oleh Kasubbag Regional I (Ibu Dwita F)
4) Melaporkan perkembangan SK Tim Perundingan Perdagangan Internasional (PPI)
5) Kasubbag Regional II (Bapak Widhi) juga menyampaikan Surat permintaan usulan

anggota untuk SK Tim Trade Policy Review (TPR) Kementerian Perdagangan
6) Draft Press Release juga telah disampaikan Kasubbag Multilateral (Ibu Yanni) untuk

selanjutnya akan dikoreksi Kepala Bagian Regional dan Multilateral
b. BKSST

1) Pelaksanaan webinar Pelatihan Laboratorium dengan topik pelatihan pengujian
untuk obat-obat potensial dalam pengobatan COVID-19 yang difasilitasi oleh TGA.
Tim yang WFH siap membantu teknis pelaksanaan webinar tsb.

62

2) Mengerjakan pekerjaan rutin lain yang masih pending
3) Terkait laporan audit akan segera diselesaikan
c. KSDN
1) Menyiapkan rapat dan nota dinas untuk PKS BBPOM Lampung dengan PP Salimah

Lampung
2) Memonitor nota dinas yang akan disampaikan dan belum keluar dari Biro Hukor
3) Memantau email masuk KSDN
4) Kasubbag TU menyampaikan akan menyelesaikan evaluasi TW I PMPRB (Penilaian

Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi)
5) Terkait lomba inovasi, akan dimonitor surat pengembangan aplikasi yang akan

ditujukan kepada Kepala Pusdatin
4. Kepala Bagian Kerja Sama Regional dan Multilateral juga menyampaikan terkait RB –

Aparatur SDM dan Pelaksanaan Tata Laksana yang diikuti juga oleh Putri, diantaranya :
a. Salah satu hasil rapat RB adalah Pokja yang belum menyelesaikan PoA diharuskan

segera menyelesaikan karena di tgl 26-27 Mei 2020 akan ada pembahasan pokja baru;
b. Sebagaimana arahan Plt. Sestama perlu diperhatikan bahwa RB harus dipahami oleh

semua pegawai di Biro Kerja Sama;
c. Perubahan RB harus diawali oleh pimpinan dan semua akan menyesuaikan;
d. Internal Memo dari hasil RB ke Kepala Biro Kerja Sama akan diselesaikan.
Notulen : Desi dan Ika

63

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
64

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Rabu, 20 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore, Rabu, 20 Mei 2010:
1. Pelaksanaan Vicon sesi sore Biro KS dilakukan pada pukul 16.20 - 17.00 . Vicon

dimoderatori oleh Kepala Bagian Kerja Sama Regional Multilateral (RM) dan diikuti oleh
Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Kepala Bagian Kerja Sama RM mengapresiasi kerja keras Biro Kerja Sama di bawah
kepemimpinan Ibu Kepala Biro dimana, pada hari ini terdapat 2 (dua) kegiatan besar BPOM
yang telah terlaksana, yaitu peresmian laboratorium pemeriksaan COVID-19 Badan POM
dan pembukaan pelatihan laboratorium dengan Therapeutic Goods Administration (TGA)
Australia yang berlangsung lancar dan juga membanggakan.
3. Dalam Vicon tersebut, Kepala Biro Kerja Sama juga menyampaikan beberapa arahan
antara lain sebagai berikut:
a. Seluruh pegawai Biro KS harus bisa memberikan pelayanan prima kepada

pimpinannya;
b. Keperluan pimpinan (Kepala Biro) sudah harus disiapkan dari awal tahun oleh Tim

Admin. Contohnya terkait kartu ucapan hari-hari besar. Hal ini dengan melihat prioritas,
mana yang harus dibuat terlebih dahulu.
c. Kartu lebaran harus segera disiapkan, serta Restu harus dimentor dan dimonitor oleh
struktural;
d. Setiap pegawai harus memiliki timeline pekerjaan serta pengingat (reminder) terhadap
pekerjaannya agar tidak ada pekerjaan yang terabaikan.
4. Selain itu, masing-masing Bagian menyampaikan progres pekerjaan yang telah dilakukan
hari ini sebagai berikut:
• RM
- Koordinasi terkait acara Peresmian Laboratorium Pemeriksaan Covid-19 BPOM;
- Menghasilkan beberapa output terkait FPGH, seperti Revisi undangan ke WHO dan

Administrative arrangement.

65

• BKSST
- Melaksanakan Webinar Pelatian TGA. Pegawai WFH juga turut membantu dalam
pelaksanaan webinar dab berkoordinasi dengan tamu undangan;
- Menyelesaikan beberapa nota dinas seperti ringkasan brafaks dari KBRI;
- Koordinasi dengan unit teknis untuk melihat potensi kerja sama dengan Swedia.

• KSDN
- Menyiapkan rapat dan nota dinas untuk PKS BBPOM Lampung dengan Persatuan
Persaudaraan Muslimah Lampung
- Memonitor nota dinas yang sudah masuk dan belum keluar dari Biro Hukor
- Memantau email masuk KSDN
- Koordinasi terkait kartu lebaran apakah akan dicetak dan dikirimkan ke mitra Biro KS.

5. Diakhir sesi Kabag RM menyampaikan terkait Cuti bersama hari Jumat, 22 Mei 2020 masih
menunggu informasi lebih lanjut.
Notulen : Galuh dan Nisa

66

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
67

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME

Hari Kamis, 22 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada Working From Home (WFH) ,
Jumat, 22 Mei 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 09.00 – 10.00 wib.

Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro
KS.
2. Pada kesempatan tersebut, Ibu Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan
sebagai berikut:
- Dalam mengikuti rapat bersama Pimpinan (Ka BPOM), mohon setiap tugas yang

diberikan kepada staf agar selalu dimonitor/dikawal oleh Eselon 3 dan 4. Karena akan
ada efek Chain of Reaction dalam proses rapat tersebut.
- Untuk staf yang mengawal isu dalam rapat tersebut (hari H) harus selalu siap dan
mendampingi Ibu Karo KS.
- Apabila dalam suatu acara yang dihadiri oleh Kepala Badan, agar ada Es.3 dan Es.4
yang mendampingi Ibu Kepala Biro KS.
3. Disampaikan juga progres WFH oleh masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:
a. Tim Bagian RM :
- Untuk FPGH, dikarenakan pelaksanaan pertemuannya dimajukan, mohon agar tim

RM menyiapkan semua hal, baik terkait pidato Ka Badan POM dan bahan pendukung
lainnya.
- Dalam hal menyiapkan pidato Ka Badan POM, agar semua tim RM ikut terlibat dalam
membuat draft pidato tersebut.
- Untuk pertemuan ICHM yang dihadiri Ibu Ka Badan POM merupakan salah satu
kegiatan yang telah dilaksanakan dengan sukses.
- Terkait GAVI Vaccine Summit, untuk di cek kembali dan buka kontak dengan
kemkes.

68

b. Tim Bagian BKSST :
- Mohon dilaporkan kepada Ibu Karo KS terkait Matriks Mou-Mou Internasional beserta
status terupdate.
- Untuk Matriks-Matriks Mou agar dibagi percluster dan perkawasan Kasubag dalam
unit BKSST.
- Untuk Matriks Mou KSS agar dibuatkan tersendiri.
- Untuk Update Matriks Mou mohon diinformasikan perhari kepada Ibu Karo KS via
Whatsapp Group
- Agar Proses hal tersebut tetap berjalan sesuai dengan dateline, sharing knowledge,
transparansi dan langsung dikoreksi oleh Ibu Karo KS.

c. Tim Bagian KSDN:
- Hari ini akan dicoba proyek perubahan Biro KS yaitu Book Club dengan dipandu oleh
Pak Widhi dan Brian.
- Untuk mekanisme Book Club agar semua peserta yang hadir sudah membaca buku
yang akan dibahas bersama.
- Untuk Book Club jangan hanya dibebankan kepada satu orang.
- Untuk pelaksanaan dalam proyek perubahan harus dimulai dari ASN Badan POM,
untuk investasi jangka panjang untuk memajukan instansi tersebut.
- Roadmap kapasitas building dan ABK Biro KS agar diupdate dan disampaikan
kembali kepada Ibu Karo KS. Untuk dibahas kembali dengan Ibu Karo KS.
- Untuk database kepegawaian, agar di update terkait personal details

Notulen: Larissa & Desti D

69

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
70

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Kamis, 22 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore, Jumat, 22 Mei 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) sesi sore Biro KS dilakukan pada pukul 15.00 –

15.36. Vicon dimoderatori oleh Kepala Bagian Kerja Sama Dalam Negeri dan diikuti oleh
Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Adapun Masing- Masing Kepala Bagian menyampaikan tugas masing-masing:
A. Bagian Dalam Negeri

1) Kasubbag TU telah berkoordinasi dengan tim sekretaris terkait dengan
pendistribusian Kartu Ucapan Idul Fitri;

2) Akan diagendakan untuk pembahasan pedoman kerja sama;
3) Kasubbag DN II telah menyelesaikan Laporan terkait Hasil Rapat Rapat

Pembahasan Perjanjian Kerja Sama (PKS) antara Badan POM dengan JNE;
4) Kasubbag DN I telah menyiapkan draft terkait PKS dengan Pemerintah Kota Kendari,

Bengkulu, dan MoU dengan Pemerintah Kota Lubuk Linggau.
B. Bagian BKSST

1) Bagian BKSST telah melakukan update Matriks terkait perkembangan rencana
kegiatan KSS Badan POM TA 2020 untuk Palestina, Afrika, dan Papua Nugini;

2) Mengupdate matriks terkait perkembangan MoU Di Kawasan Bilateral Selatan-
Selatan dan Triangular;

3) Koordinasi dengan KBRI terkait kehadiran delegasi pada acara virtual meeting FPGH
yang akan diselenggarakan pada tanggal 2 Juni 2020;

4) Mengupdate Matriks perkembangan MoU dengan negara-negara anggota FPGH;
5) Terkait dengan Persiapan Rapat KSS Palestina yang diagendakan setelah tanggal 4

Juni 2020, akan dibuatkan izin prinsip kepada Plt. Sestama dan menyiapkan bahan-
bahan untuk Ibu Plt. Sestama dan Ibu Karo;
C. Bagian RM
1) Menyiapkan undangan ke Emer Cooke;

71

2) Melakukan Rapat Pembahasan Persiapan FPGH dan telah membahas masukan
atas Joint Komunike Ministerial, Concept Note dan Matriks To Do List_ untuk
Pertemuan FPGH;

3) Selain itu, Kasubbag Regional II menghadiri rapat dengan Kementerian Luar Negeri
dan mendapatkan informasi terkait APEC Senior Extra Ordinary Meeting terkait
dengan Covid-19 pada tanggal 27 Mei 2020 dan secara informal sudah
berkoordinasi dengan unit teknis untuk permintaan masukan.

4) Terkait dengan Codex terdapat Permintaan Dukungan terkait Wakil Ketua Codex,
untuk dimintakan ke Dit. SPO draft surat tersebut.

Notulen: Putri dan Winda

72

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
73

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME

Hari Selasa, 26 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada Selasa, 26 Mei 2020 sebagai
berikut:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) Biro KS dilakukan pada pukul 08.30 – 09.20 WIB.

Vicon dipimpin oleh Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro
KS.
2. Pada kesempatan Video Conference (Vicon) pagi ini disampaikan agenda WFH hari ini oleh
masing-masing Kepala Bagian sebagai berikut:
a. KSDN:

1) Membahas untuk situasi new normal yang akan diberlakukan selama bulan Juni-
Juli sebagai masa transisi dan jika keadaan sudah membaik, kegiatan WFO akan
kembali dilaksanakan pada bulan Agustus;

2) Untuk segera dibuatkan SOP untuk kegiatan WFO dalam kondisi New Normal;
3) Terkait dengan jumlah pegawai yang melaksanakan Piket WFO, setiap harinya di

isi oleh paling banyak 7 sampai 10 orang. Dan untuk ODP dan PDP disarankan dulu
untuk tidak melaksanakan WFO terlebih dahulu;
4) Ibu Kepala Biro kembali menyampaikan kepada Eselon 3 dan Eselon 4 untuk
memiliki time frame dalam menangani isu isu yang menjadi tanggung jawabnya;
b. RM:
1) Terkait dengan pertemuan FPGH yang akan dilaksnakan pada tanggal 2 Juni, untuk
kembali di follow up disposisi dari Kepala Badan POM;
2) Selain itu untuk segera disiapkan Pidato Kepala Badan POM dengan durasi 2-3
menit untuk Ministerial Retreat FPGH;
3) Mengingat perlu diadakannya briefing dengan Kepala Badan POM untuk
Pertemuan FPGH, makan Tim RM akan melaksanakan WFO pada tanggal 29 Mei
dan 2 Juni 2020;
4) Untuk disiapkan bahan pertemuan virtual The International Pharmaceutical
Regulators Programme (IPRP) di Vancouver, Canada.

74

c. BKSST:
1) Terkait dengan Laporan Pertemuan dengan Therapeutic Goods Administration
(TGA) dibuat dalam format bakunya dengan menggabungkan laporan yang telah
disusun oleh PPOMN, mengingat pada tanggal 29 Mei 2020 akan dijadwalkan
Pelaksanaan Webinar dengan TGA;
2) Untuk Rapat KSS Palestina yang telah dijadwalkan tanggal 8 Juni 2020, untuk
segera disiapkan bahan paparan dan pointers untuk Bu Karo dan Bu Sestama untuk
rapat KSS Palestina;
3) Selain itu, untuk segera membuka kontak kembali dengan SFDA untuk
penandatanganan MoU.

Notulen: Putri dan Arif

75

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
76

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME

Hari Selasa, 26 Mei 2020

Notulensi Video Conferencing (Vicon) Biro KS sesi sore, Selasa, 26 Mei 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference (Vicon) sore Biro KS dilakukan pada pukul 17.00 – 17.40.

Vicon dipimpin oleh Ibu Kabag RM dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada awal vicon telah dibahas hal-hal terkait New Normal sebagai berikut:

a. Telah dilaksanakan rapat pembahasan New Normal berdasarkan SOP Makro untuk
menentukan sistem kerja yang tepat antara WFO atau WFH.

b. Ketika New Normal berlangsung, pegawai dihimbau untuk tidak menggunakan
transportasi umum. Untuk itu, Biro Umum akan mengatur urusan transportasi lebih lanjut
dengan memaksimalkan sistem penjemputan.

c. Perlunya pembahasan lebih lanjut terkait anggaran mengingat dengan adanya new
normal yang akan mengurangi intensitas pertemuan dan workshop yang telah
direncanakan sebelumnya.

d. Untuk Bu Airin diharapkan dapat menyampaikan keluhan dan efek samping yang timbul
setelah mengkonsumsi pengobatan COVID-19 kepada dokter. Hal ini berkaitan dengan
pentingnya pharmacovigilance.

3. Selanjutnya, masing-masing perwakilan bagian menyampaikan perkembangan pekerjaan
sbb:
a. KSDN
1) Batas pelaporan gratifikasi terkait momen Hari Raya adalah besok, 27 Mei 2020.
2) Seluruh New ASN diharapkan dapat segera melakukan Uji Coba Tes Preferensi
Kompetensi yang diadakan oleh PPSDM bekerja sama dengan UGM. Batas waktu
tes adalah besok, 27 Mei 2020.
3) Nota Dinas yang dikerjakan pada hari ini sbb:
• Nodin PKS Suku Dinas Pemprov DKI telah dibuat dan telah dilakukan koordinasi
dengan Balai POM Kendari terkait dengan MoU antara Badan POM dan Pemprov
Sulawesi Tenggara
• Nota Dinas Deks to Desk
• Nota Dinas Inovasi

77

• Analisa Kepegawaian
4) Besok telah dijadwalkan pembahasan SOP Mikro (Daftar Induk Dokumen)
b. BKSST
1) Telah dilakukan persiapan webinar kedua TGA tanggal 29 Mei 2020
2) Perbaikan laporan rapat pembahasan eksportasi pangan ke Arab Saudi
3) Penyusunan ijin prinsip ke Plt. Sestama dan agenda untuk pelaksanaan Rapat KSS

Palestina tanggal 8 Juni 2020
c. RM

1) Mempersiapkan bahan untuk forum IPRP
2) Mempersiapkan bahan pidato Kepala Badan untuk forum FPGH
Notulen: Diana N dan Brian

78

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
79

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME
Hari Rabu, 27 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi, Rabu, 27 Mei 2020:
1. Pelaksanaan Video Conference dilakukan pada pukul 08.00–08.42. Vicon dipimpin oleh

Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Ibu Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan beberapa arahan antara lain sebagai berikut:

a. Pengisian Rodmap The New Normal harus dilakukan oleh bagian masing-masing;
b. Badan POM sedang menyiapkan strategi new normal guna memastikan protokol Covid-

19 tetap terlaksana dan kegiatan perkantoran dapat berjalan Kembali;
c. Sebagai ASN harus siap setiap saat untuk kembali ke rutinitas pekerjaan di masa

pandemik saat ini;
d. Kajian analisa diperlukan, untuk menentukan prioritas pegawai yang bisa melakukan

WFO seperti dengan kriteria 45 Tahun ke bawah;
e. Biro KS perlu melakukan kajian efektifitas kinerja selama WFH untuk melihat apakah

terdapat kenaikan atau tidak;
f. Biro KS mempunyai banyak mitra, sehingga diharapkan agar Pegawai Biro KS dapat

melakukan perbaikan diri terutama dalam hal gesture (penampilan, cara bicara, cara
duduk, cara berkomunikasi, cara jalan, dll);
g. Arahan pimpinan tidak boleh dipertanyakan. Apabila terdapat pendapat lain, dapat
dilakukan dialog dan diskusi disertai dengan justifikasi;
h. Memetakan pekerjaan dan tidak boleh lama dalam mengerjakan sebuah pekerjaan
(perlu ada timeframe);
i. Terkait analisis pengembangan kompetensi pegawai Biro Kerja Sama agar segera
dilaporkan;
j. Pimpinan harus menjadi inspirasi, dimana hal-hal baik dari pengalaman dapat menjadi
inspirasi agar lebih baik lagi dalam bekerja;
k. Setelah penerapan new normal tidak boleh ada lagi yang mengerjakan pekerjaan terlalu
lama;
l. Setiap pegawai harus menjadi agen perubahan. Rencana Aksi AoC harus dijalankan.
m. Terkait BookClub yang sudah dilaksanakan untuk dapat dilaporkan.
Notulen : Galuh dan Muna

80

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
81

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME

Hari Rabu, 27 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi sore pada hari Rabu, 27 Mei 2020:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 17.10 – 17.40 WIB. Vicon dipimpin oleh

Kepala Bagian Kerja Sama Dalam Negeri dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro
KS.
2. Pada kesempatan tersebut, disampaikan progress WFH hari ini oleh perwakilan dari
masing-masing bagian sebagai berikut:
a. KSDN

• MoU Palu sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak.
• MoU Kendari dan Dinkes sudah disampaikan ke Biro Hukor untuk proses legal

drafting.
• Hasil dari rapat yang diikuti oleh Kasubbag TU diinfokan bahwa setiap unit

membuat Monitoring dan Evaluasi SAKIP internal, untuk melihat sejauh mana
capaian kinerja dengan dilihat progress Triwulan termasuk serapan anggaran.
Deadline 5 Juni 2020.
• Kasubbag TU agar membuat SK Tim Evaluasi Internal Unit Kerja (Usulan Ketua:
Bu Diah; Anggota: Ludy, Dwita, Lia).
• Akan dilakukan pembahasan Laporan PNPRB pada hari Kamis, 28 Mei 2020.
• Terkait analisis pengembangan kompetensi pegawai Biro KS agar segera
dilaporkan.
b. BKSST
• Menyiapkan pelaksanaan pelatihan laboratorium tahap 2 dgn TGA:
- closing remarks Plt. Sestama.
- koordinasi dgn Pusdatin terkait pelaksanaan uji coba platform Webex Meetings.
• menyiapkan bahan untuk rapat pembahasan alih bahasa situs BPOM (undangan
dan pointers).
• menyiapkan bahan untuk rapat pembahasan KSS Palestina 2020 (Ijin prinsip dan
agenda).

82

c. RM
• Hasil briefing terkait FPGH dengan Ibu Kepala Badan POM, diputuskan tidak ada
pertemuan NRA.
• Kepala Badan POM akan mengikuti pertemuan Menlu dan Menkes.
• IPRP Management Committee Meeting with Teleconference diadakan pada hari
Kamis 28 Mei 2020 pukul 18.00 WIB.

Notulen: Restu dan Nisa

83

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
84

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME

Hari Kamis, 28 Mei 2020

Following the morning briefing via Video Conferencing (Vidcon) held today, on 28 May 2020,
allow me to kindly share the minutes of meeting as follows:
1. The Morning Vicon Briefing is held at 08.15 - 09.20 led by the Head of Cooperation Bureau

and attended by all staff of Cooperation Bureau.
2. At the beginning of the session, Head of Cooperation Bureau gave the following directives:

a. Head of the Bureau requested to be scheduled for today related to the discussion of
financial administration.

b. Head of Bureau also said to use the professional services of English translators for the
website.

c. Head of Bureau asked the Secretary team to schedule a meeting on guidelines for
organizing international meetings, and another meeting to discuss the cooperation
matrix including SSC and MoU.

d. All Employees of the Cooperation Bureau to prepare for New Normal so that all
employees will have shift to work at the office.

e. For Cooperation Bureau Employees such as Airin & Restu to be facilitated to carry out
a Swab Test at the PPPOMN Laboratory.

f. All Employees of the Cooperation Bureau must respond to Cleanliness in their work
environment.

g. There are Representatives of Cooperation Bureau Employees in coordination with the
Pusdatin to Anti Virus Update.

3. During the meeting, each representative of divisions shared the updates on each task and
duty for a day as follows:
a. Domestic Affairs
• Discussing dan coordinating regarding the several MoU.
• Prepare guidelines regarding the assessment tools that will be held in the first week
of June.
• Prepare the follow-up for SAKIP internal evaluation.
• Preparation for Analysis of Employee Needs scheduled today.

85

• Discussion regarding budget asorption.
• Preparation for joint meeting with BPK.
b. Bilateral and SSC
• Focus on Preparation for Palestine SSC Meeting (related to Invitations, Meeting

Materials and Pointers for Acting Permanent Secretary).
• Discuss the pending list in America and Europe division regarding preparation the

Website Meeting scheduled at June 3, 2020.
• Preparations Regarding the Trial of Laboratories Training via Webinar with TGA,

Australia May 29, 2020 in coordination with Pusdatin.
c. Regional and Multilateral

• Preparations for the IPRP Meeting scheduled at 18.00
• Working on the letter from Head of Indonesian FDA to Minister of Foreign Affairs

regarding the Indonesian FDA support the implementation of FPGH initiatives at the
ministerial level.
• Will discuss activities that will be carried out in regional and multilateral division for
budget absorption.
Notulen: Desti Dp dan Winda

86

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
87

NOTULENSI SORE WORK FROM HOME
Hari Kamis, 28 Mei 2020

the minute meeting of evening briefing of Bureau of Cooperation through Video Conference
(Vicon) on 28 May 2020, as follows:

1. The Video Conference was held at 16.30 – 17.26 pm, led by the Head of Cooperation
Bureau and attended by all staff of the Bureau.

2. During the meeting, representative from each division informed today's task and duty as
follows:
a. KSDN
- Have discussed the budget realization and absorption plan through some posts
such as honorarium for speakers, transportation budget, stationaries and office
supplies, and overtime payment for FPGH and GAVI activities.

Directive of the Head of Bureau:

- Regarding the overseas visit, there will be further discussions with Acting
Permanent Secretary.

- The financial team should report the absorption of the budget every week.
- Consult with planning and finance bureau regarding technical guidance activity

to provincial office.
- Contract extension will be made for non ASN.
b. BKSST
- Have prepared materials and vidcon trial for TGA.
- Have conveyed the TGA Materials for Plt. Sestama.
- Preparations for discussion of budget meetings on the website, Palestine SSC

and Monev MoU.
- Related to the analysis of employee competency development, it is proposed

to be made in 3 matrix forms, namely the IKU matrix, individual matrix and 2020-
2024 matrix.

88

- Discussion on budget preparation for meetings regarding BPOM's websites in
English, South-South Cooperation (SSC) BPOM-MoH Palestine, Monitoring
and Evaluation of the MoUs and SSC.

Directive of the Head of Bureau:
- For pending work, there is a need to make a matrix, for easier to make the

priority scale of work
- For the BKSST and RM sections, the MoU evaluation should be undertaken.
c. RM
- Prepare supporting materials related to FPGH and GVS meeting.
- The letter from the Ministry of Foreign Affairs explains that GAVI meeting is not

presidential level, but at the Ministerial level, therefor the meeting is attend by
relevant ministers, Minister of Health or Bappenas, accompanied by
Chairperson of Indonesian FDA.
- Dwita has attended a SEARO webinar on topic Antimicrobial Resistant which
explained about case studies of COVID-19 patients treated in hospitals and
how practitioners conduct the treatment.
Directive of Head of Bureau:
- Prepare a written report to the acting Permanent Secretary related to the
participation in the webinar.
Notulen : Anggi and Indi

89

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI SORE
90

NOTULENSI PAGI WORK FROM HOME

Hari Jumat, 29 Mei 2020

Notulensi Video Conference (Vicon) Biro KS sesi pagi pada Jumat, 29 Mei 2020 sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Vicon Biro KS dilakukan pada pukul 08.55 – 09.50 WIB. Vicon dipimpin oleh

Kepala Biro Kerja Sama dan diikuti oleh Pejabat Struktural dan Staf Biro KS.
2. Pada kesempatan Vicon pagi ini Kepala Biro Kerja Sama menyampaikan arahan sebagai

berikut:
a. Terkait laporan gratifikasi untuk ditanyakan kembali ke Inspektorat dan agar segera

dilaporkan terkait gratifikasi.
b. Untuk diminta kepada Biro Perencanaan dan Keuangan Surat Edaran terkait Transport

Lokal selama WFO.
c. Agar ada staf IT yang dapat membantu Bu Karo dalam keikutsertaan pada virtual

meeting.
d. Agar Sekretaris dapat membagi tugas dengan baik dan selalu standby mengawal Bu

Karo
e. Agar pegawai Biro Kerja Sama tidak mudah menyerah dalam mengerjakan tugas dan

tanggung jawabnya.
f. Agar hati-hati dan teliti dalam mengerjakan tugas salah satu contohnya dalam

mengerjakan daftar lampiran.
g. Agar pegawai Biro Kerja Sama memperhatikan cara berkomunikasi. Komunikasi tidak

hanya secara lisan, namun juga dalam tulisan, raut wajah, dan gerak-gerik tubuh.
h. Notulensi untuk dibuat selengkap mungkin karena merupakan arahan Kepala Biro.
i. Agar ditingkatkan kemampuan Bahasa Inggris pegawai Biro Kerja Sama, baik itu

Bahasa Inggris lisan maupun tertulis. Agar hal ini dapat ditindaklanjuti melalui pelatihan
dan dijadikan sebagai salah satu tools serapan anggaran.
j. Pengembangan diri dalam meningkatkan kemampuan Bahasa Inggris dapat juga
dilakukan dengan sering membaca, mendengarkan, menambah kosa kata, juga
mempelajari tata bahasa yang digunakan (formal dan informal). Agar kemudian
kemampuan ini dapat digunakan dalam effective writing.
3. Perwakilan bagian menyampaikan agenda WFH hari ini sebagai berikut:

91

a. Bagian BSST hari ini mempersiapkan penutupan pelatihan laboratorium oleh TGA
b. Pembahasan penyerapan anggaran Biro Kerja Sama (selesai penutupan TGA, tbc).
c. Pelaporan gratifikasi batas akhir hari ini.
Arahan:
a. Disiapkan agenda agar Bu Karo dapat memberikan paparan pada penutupan pelatihan

TGA.
b. Diagendakan Bu Karo untuk menjadi narasumber di kegiatan Kedeputian I untuk tanggal

3 Juni 2020 (tbc).
c. Dibuatkan paparan bu Karo untuk memberikan pemahaman terkait perspektif kerja

sama internasional oleh Kasubbag Regional I dan Regional II (Bu Dwita dan Pak Widhi).
d. Analisis terkait kebijakan analis kepegawaian Biro Kerja Sama agar dikaitkan antara

teori dengan kenyataan di lapangan. Dimasukkan terkait analisis SWOT, kemampuan
pegawai, sehingga kemudian dapat diberikan rekomendasi terkait kebutuhan pegawai
di Biro Kerja Sama.
e. Agar di cek terkait pegawai sakit dan dipenuhi prosedurnya jika harus mengajukan izin
sakit.
f. Disiapkan untuk SOP dalam new normal, termasuk piket untuk pegawai yang WFH dan
WFO
Notulen: Indah dan Desti R.

92

DATA DUKUNG ABSENSI WFH SESI PAGI
93

94