วงจรเอกสารในสำนักงาน - ณภัสสรณ์

วงจรเอกสารในสานักงาน

การผลติ (Creation)

เอกสารที่เข้ามาในสานักงานจากแหล่งต่าง ๆ หรือการผลิตเอกสาร
ข้ึนมาเอง ในการทาให้เอกสารเกิดขึ้นนี้ถือเปน็ ชั้นกาเนินของเอกสารต้ังแต่
การคิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ ทาสาเนา การอัดสาเนา ถ่ายเอกสาร
เพือ่ ใช้งานในสานกั งานในรูปจดหมายโต้ตอบ บนั ทึกข้อความ และงานพิมพ์
ต่าง ๆ เอกสารจะถูกสร้างขึ้นมาจากภายนอกองค์กร และภายในองค์กร
ทาให้มเี อกสารมากมายหลายประเภท

การใช้ (Utilization)

เป็นขั้นตอนท่ีเอกสารได้ผ่านการดาเนินงานในส่วนต่าง ๆ ที่เก่ียวข้อง
ภายในองค์กร การไหลผ่าน (Flow) ของเอกสารจะเป็นไปตามกระบวนการ
ท่ีกาหนดไว้ในแต่ละองค์กร โดยจะต้องดูแลประโยชน์เอกสาร
แต่ละประเภทซ่ึงมีความสาคัญมากน้อยแตกต่างกัน เอกสารบางชิ้นยังไม่มี
ปร ะ โย ชน์ ใน ก า รน า ข้ อมูลมา ใช้ ในโอก า ส ต่อไป และ บา ง ช้ิ น
มีความจาเป็นต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง ขั้นตอนนี้คือการพัฒนาระบบ
การเดินทางของเอกสาร ให้มีลักษณะคล่องตัว สามารถเรียกใช้และจัดส่ง
ถงึ ที่ในเวลาทต่ี ้องการ

การเก็บ (Storage)

เม่ือดาเนินการผลิตเอกสารข้ึนมาและดาเนินการท่ีจาเป็นแล้วสาเนา
เรื่องเดิมหรือเอกสารท่ีจาเป็นต้องนาไปแยกเป็นประเภท หรือเป็นกลุ่ม
ตามหมวดแฟ้มทเ่ี ก่ียวข้อง โดยรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ มรี ะเบียบ
เอกสารต้องไม่ชารุดเสียหาย เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้ภายหลัง
โดยต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าให้พร้อม คานึงถึงสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
เช่น สถานท่ีจัดเก็บ อุปกรณ์สาหรับการเก็บ ระบบในการจัดเก็บเอกสาร
ข้ันตอนปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร โดยจัดทาคู่มือไว้เป็นมาตรฐานในการ
ปฏิบัตงิ าน และจดั ใหม้ ีท่เี กบ็ รกั ษาเอกสารอยา่ งเพยี งพอ

การกลบั นามาใชอ้ กี หรอื การสืบค้น (Retrieval)

งานจัดเก็บเอกสารมีบทบาทในการดาเนินงานเป็นอย่างมาก เพราะการได้
ข้อมูลอย่างรวดเร็วจะทาให้การตัดสินใจสามารถทาได้ทันที เอกสารต่าง ๆ
เป็นส่ิงท่ีมีประโยชน์ต่อการแก้ไขปัญหาของผู้บริหารและการวางแผน
ในอนาคต ข้อมูลในเอกสารจะต้องถูกนามาพิจารณาประกอบการวางแผน
และการตัดสินใจ ท้ังนี้การเรียกใช้หรือการสืบค้น จะต้องทาได้อย่างรวดเร็ว
ประหยัดเวลา ประหยัดแรงงาน มปี ระสิทธิภาพและมปี ระสิทธิผล

การทาลาย (Disposition)

การจัดเก็บเอกสารเป็นการรักษาเอกสารสาคัญเอาไว้ เพ่ือประโยชน์
ในการนามาใช้ได้ทันทีทต่ี ้องการ จึงต้องมีการจัดการอย่างรัดกุม มีขั้นตอน
การกาจัดเอกสารเมื่อมีอายุนานพอสมควร หรือได้จัดเก็บไว้จนครบตาม
ท่ีกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับระบุไว้ เม่ือจัดเก็บไว้จนคุณค่า
หรือประโยชน์ในการอ้างอิงมีน้อย ก็จาเป็นต้องดาเนินการกาจัดหรือ
คัดเลือกออกไปเพ่ือดาเนินการทาลาย อาจมีการตั้งคณะกรรมการ
ในการทาลาย เพอ่ื ชว่ ยในการพจิ ารณาคดั กรองเอกสารเหล่านน้ั

วงจรเอกสารในสานกั งาน

จดั ทาโดย

นางสาวณภัสสรณ์ วงคแ์ ขม
เลขที่ 7 สบล63.1 สาขาวิชาเลขานกุ าร

เสนอ
ครูปรียา ปันธยิ ะ

PowerPoint นเ้ี ปน็ ส่วนหน่ึงของวชิ า 30203 – 2004
วชิ าการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2564
วิทยาลัยอาชวี ศึกษาลาปาง