ระบบบริหารการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ณภัสสรณ์

ระบบบริหารการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์
(Documcnt Managcmcnt System)

ระบบการจดั การเอกสาร

ระบบการจดั การเอกสาร คือ ระบบคอมพิวเตอร์ หรือ กล่มุ ของโปรแกรมภาษาทางคอมพิวเตอร์ (Document
Management Software) ท่ีใชใ้ นการติดตามและเก็บบันทึกเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ หรือ รปู ภาพประกอบเอกสาร โดยใช้
แนวคิดของ ระบบการจดั การเนอื้ หา (Content management system, CMS) ซ่ึงมกั จะถกู มองว่าเป็ นองคป์ ระกอบของระบบ
การจดั งานภายในองคก์ ร (Enterprise content management system, ECM) ซ่ึงมคี วามสมั พนั ธก์ บั การจดั การทรพั ยส์ ิน
ดิจิตอล (Digital asset management system, DAM) นอกจากนย้ี งั มหี วั ขอ้ ท่ีเก่ียวขอ้ งและมคี วามสมั พนั ธอ์ ีก เชน่ ระบบ
จดั การเก็บเอกสารดว้ ยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การจดั การลาดบั งาน (Workflow system) และระบบ
การเก็บบนั ทึก (Records management system) และอ่ืน ๆ

เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

“เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส”์ เป็ นการสง่ ขอ้ มลู ขา่ วสารหรือสารสนเทศอ่ืนๆ ที่ถกู บนั ทกึ ลงในส่ือ
อิเล็กทรอนกิ ส์ เชน่ เคร่ืองคอมพิวเตอร์ เป็ นตน้ ผา่ นระบบเครือขา่ ยเชือ่ มตอ่ ภายในและภายนอกองค์กรไปยงั เครื่อง
คอมพิวเตอรห์ รืออปุ กรณอ์ ิเล็กทรอนกิ สพ์ กพาอื่นๆ ของผรู้ ับปลายทาง แทนการส่งขอ้ มลู ขา่ วสารหรือสารสนเทศ
อ่ืนๆ ท่ีอยใู่ นรปู แบบของเอกสารทใี่ ชก้ ระดาษ

ท้ังนี้ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส”์ สามารถแบ่งประเภทไดเ้ ป็ น ไฟลข์ อ้ มลู ขอ้ ความเวิรด์ โปรเซสเซอร์ อีเมล์
รปู ภาพ เสียงและระบบมลั ตมิ เี ดยี เป็ นตน้ โดยแบง่ ระบบการบริหารหลกั ๆ ออกเป็ น 3 ขนั้ ตอน คอื

1. การนาเอกสารเขา้ สรู่ ะบบ ซึ่งทาไดท้ งั้ ในรปู แบบการสแกน อีเมลแ์ ละแฟกซ์ เป็ นตน้
2. การจดั เก็บเอกสารรปู แบบตา่ งๆ เป็ นดรรชนี ตามประเภทของเอกสารตน้ ฉบบั และ
3. การเรียกดเู อกสารผา่ นระบบเครือขา่ ย

การจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

ระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สเ์ ป็ นระบบโปรแกรมประยกุ ตท์ างานบนวินโดว์ ผา่ น เครือขา่ ยอินทราเน็ต
ภายในองคก์ รพัฒนาขึ้นเพ่ือเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บสืบคน้ ขอ้ มลู ใน รปู เอกสารภายในองคก์ รรวมทังเพิ่มขีด
ความสามารถในการจัดการงานดา้ นเอกสารใหม้ ีความ สะดวกรวดเร็วมีประสิทธิภาพมากขนึ้ และช่วยลดปัญหาด้าน
การจัดเก็บการสญู หายของเอกสาร การจดั การเอกสาร ใหม้ ีความพรอ้ มต่อการนาออกมาใชง้ าน งา่ ยต่อการคน้ หา
เป็ นสิ่งสาคัญมาก เนื่องจากเอกสารนัน่ เป็ นส่ิงท่ีใชใ้ นการจดั เก็บขอ้ มลู ขา่ วสารต่างๆ ดังนัน่ จึงจาเป็ นที่จะตอ้ งมีระบบ
การจดั การกบั เอกสารท่ีมอี ยเู่ ป็ นจานวนมาก การนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยกุ ตใ์ ชใ้ นการบริหารจดั การเอกสารจึง
เป็ นทนี่ ยิ มกนั อยา่ งแพร่หลายเพราะมีประโยชนห์ ลายดา้ น ไดแ้ ก่ ลดปัญหาการใชก้ ระดาษ ลดขั้นตอนการติดตอ่ สื่อสาร
ภายในองคก์ ร และผใู้ ชง้ าน

ซอฟตแ์ วรก์ ารจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

ซอฟตแ์ วรก์ ารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เน่ืองจากซอฟตแ์ วรก์ ารจัดการอิเล็กทรอนิกสท์ ี่มีอยู่ ประจา
หนว่ ยงาน ในปัจจบุ นั มมี ากมาย ซึ่งมคี วามสามารถตา่ งๆท่ีแตกตา่ งกนั โดยซอฟตแ์ วร์ บางชนดิ มคี วามสามารถในการ
จัดการอิเล็กทรอนิกส์ไดท้ ั้งกระบวนการซอฟต์แวร์ และ บางชนิดนาเอกสารกระดาษ แบบเดิมมาจัดการดว้ ย
อิเล็กทรอนกิ ส์ และ แนวโนม้ ของซอฟตแ์ วรจ์ ดั การอิเล็กทรอนกิ ส์ ในปัจจบุ ันมีการใชง้ านระบบบนเว็บมากขน้ึ โดยเฉพาะ
การใช้ xml มาช่วยในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากเอกสาร xml มี MetaData ของทกุ ๆส่วนท่ีเป็ น
องคป์ ระกอบ ของเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ จงึ สามารถที่จะจดั การทกุ ๆสว่ น ของเอกสารไดง้ า่ ย กว่าการนากลับมาใชใ้ หม่
ซ่ึงการแบ่งปันการใชง้ านและการรวบรวมขา่ วสารจากเอกสารสามารถทาไดง้ า่ ย เพื่อใหง้ า่ ยต่อความเขา้ ใจ จึงจัดกล่มุ
ของซอฟตแ์ วร์ จดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สต์ ามขดี ความสามารถ

กลยทุ ธก์ ารนาระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

มาใชง้ านในองคก์ ร

กลยทุ ธใ์ นการนาระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกสม์ าใชใ้ นการ จัดการเอกสาร ภายในองค์กรองคก์ ร
โดยเฉพาะหนว่ ยงานราชการ ท่ตี อ้ งการเปล่ียนแปลง จากการใชก้ ารจดั การเอกสารดว้ ยมอื มาเป็ นการจดั การเอกสาร
ให้แบบอิเล็กทรอนิกส์ จะตอ้ งมีการกาหนดแผนแม่บท และ วางแผนกลยุทธ์ ในการนาระบบจัดการเอกสาร
อิเล็กทรอนกิ ส์ มาใชใ้ นองคก์ รเสียกอ่ น เพ่ือใหเ้ ป็ นท่ียอมรบั และ สามารถเปลี่ยนแปลงไปดว้ ยความเรียบรอ้ ย เพราะถา้
หากไมม่ กี ารวางแผนอยา่ งเป็ นระบบแลว้ ก็อาจจะทาใหเ้ กิดปัญหา โดยเฉพาะดา้ นสาหรบั เจา้ หนา้ ที่ ทต่ี อ้ งใชง้ าน รวมถึง
การสนบั สนนุ จากผบู้ ริหาร และ การกาหนดแผนกลยทุ ธน์ น้ั ควรคานงึ ถึงสง่ิ ตา่ งๆ ดงั ตอ่ ไปน้ี

1. การนาระบบการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สม์ าใชจ้ ะตอ้ งไดป้ ระโยชนอ์ ยา่ งแทจ้ ริง

2. เมอื่ นาระบบการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สม์ าใชจ้ ะตอ้ งทาใหเ้ กิดประสิทธภิ าพของการทางานเพมิ่ ขนึ้
3. ระบบการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สต์ อ้ งมคี วามปลอดภยั จากภยั คกุ คามตา่ งๆ

ระบบบริหารการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

จดั ทำโดย
นำงสำวณภสั สรณ์ วงคแ์ ขม เลขที่ 7

สบล.63.1 สำขำกำรเลขำนกุ ำร

เสนอ
ครปู รยี ำ ปันธิยะ

เอกสำรอิเลก็ ทรอนิกสน์ ้ีเป็ นสว่ นหน่ึงของ รหสั วิชำ 30203 - 2004
วิชำระบบบรหิ ำรกำรจดั กำรเอกสำรอิเลก็ ทรอนิกส์
ภำคเรยี นที่ 1 ปี กำรศึกษำ 2564
วิทยำลยั อำชีวศึกษำลำปำง