N&L STPM Pengajian Perniagaan Sem 2

PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

Penerbit Ilmu Bakti Sdn. Bhd. (732516-M) No. 18, Jalan PJS 5/26, Taman Desaria, 46150 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan. Tel: 03-7783 3233, 7783 5233 Faks: 03-7783 7233 E-mel: [email protected] Laman web: www.penerbitilmubakti.com © Penerbit Ilmu Bakti Sdn. Bhd. (732516-M) 2024 Pertama kali diterbitkan 2024 ISBN 978-629-473-257-5 Cetakan: 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Semua hak cipta terpelihara. Sebarang bahagian dalam buku ini tidak boleh diterbitkan semula, disimpan dalam cara yang boleh digunakan lagi, ataupun dipindahkan dalam sebarang bentuk atau cara, baik secara elektronik, mekanik, gambar, rakaman dan sebagainya, tanpa kebenaran terlebih dahulu daripada Penerbit Ilmu Bakti Sdn. Bhd. (732516-M). Penyunting: Siti Nur Ain binti Mazlan Pereka kulit buku: Janet Wong Pereka letak: Multitype Graphics Teks diset dalam Arial Regular 10/12 poin Dicetak di Malaysia oleh Percetakan Tatt Sdn. Bhd. Strategi Menjawab Soalan STPM Pengajian Perniagaan Semester 2 ii Ulasan Soalan STPM Pengajian Perniagaan Semester 2 (2023) iv Persediaan Sebelum Menjawab Soalan vii BAB Pengurusan 1 1 BAB Aspek Perundangan Perniagaan 2 42 BAB Kemahiran Komunikasi 3 57 BAB Pembuatan Keputusan 4 79 Latihan Kajian Kes 94 Kertas Model STPM 1 105 Jawapan 107 Imbas Kod QR untuk muat turun: Kertas Model STPM 2 Kandungan N&L STPM PP P2(Kand).indd 2 07/01/2024 9:40 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

1 1.1 Pengenalan kepada Pengurusan Fungsi Pengurusan Maksud Pengurusan Pengurusan melibatkan proses perancangan, penyusunan, pengarahan dan pengawalan usaha ahli organisasi serta menggunakan semua sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi. Kepentingan Pengurusan Kepentingan Pengurusan Menentukan matlamat dan hala tuju organisasi Mendorong dan memberi motivasi kepada modal insan untuk mencapai matlamat organisasi Membantu pencapaian matlamat organisasi Mengurangkan pembaziran dan menggalakkan penggunaan sumber secara optimum Menyelaraskan sumber untuk memastikan sumber digunakan secara berkesan 1 Fungsi pengurusan: (a) Perancangan – Proses menentukan matlamat dan membentuk visi dan misi yang ingin dicapai dan tindakan yang perlu diambil untuk mencapai matlamat organisasi. (b) Pengorganisasian – Proses menyusun tugas dan menyelaraskan pengagihan sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah dirancangkan supaya matlamat organisasi dapat dicapai. (c) Kepimpinan – Proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja supaya melaksanakan tugas yang dirancang dengan cekap dan berkesan sehingga mencapai matlamat. (d) Pengawalan – Proses pemantauan aktiviti dan pencapaian prestasi dan memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang telah dijangka supaya rancangan yang dibuat mencapai matlamat. i-THINK Peta Pokok 1 BAB Pengurusan N&L STPM PP P2(1).indd 1 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

2 Konsep Keberkesanan dan Kecekapan i-THINK Peta Dakap Keberkesanan dan Kecekapan Keberkesanan Kecekapan • Melakukan sesuatu kerja yang betul (doing the right things) • Melakukan tindakan yang betul bagi mencapai sesuatu matlamat • Menyempurnakan sesuatu kerja yang membantu ke arah memenuhi objektif sesebuah syarikat • Sesuatu tugas yang dilaksanakan mampu membantu kepada pencapaian objektif organisasi • Melakukan sesuatu kerja dengan betul (doing things right) • Melakukan sesuatu tugas menggunakan usaha dan sumber yang minimum serta dapat mengurangkan pembaziran • Menggunakan sumber sama dan menghasilkan output yang maksimum Peranan Pengurus (mengikut Teori Mintzberg) Antara Perorangan (Interpersonal) Peranan Huraian Sebagai orang terpenting/Tunggak (Figurehead) • Orang yang menjalankan beberapa tugas yang berbentuk simbolik atau upacara serta menjadi wakil jabatan. Sebagai pemimpin (Leader) • Orang yang mengarah pekerja untuk melaksanakan tugas bagi meningkatkan pencapaian. • Orang yang mengkoordinasi tugas untuk meningkatkan pencapaian. Sebagai penghubung/ perantara (Liaison) • Orang yang mengekalkan hubungan dalam organisasi. • Orang yang mengekalkan hubungan di luar organisasi. Peranan Bermaklumat (Informational) Peranan Huraian Sebagai pengawas/ pemantau • Pengurus perlu peka terhadap perubahan persekitaran dalaman dan luaran organisasi agar dapat mengumpul maklumat. • Maklumat yang diperoleh digunakan dalam membuat keputusan. Sebagai penyampai/ penyebar • Pengurus perlu menyampaikan maklumat kepada pekerja menerusi mesyuarat, memo, telefon dan media. Sebagai jurucakap • Pengurus perlu menyampaikan maklumat kepada pihak luar. Pembuatan Keputusan (Decision Making) Peranan Huraian Usahawan (entrepreneur) • Pengurus sentiasa berusaha untuk meningkatkan kemajuan perniagaan. Pengawal gangguan/ Penyelesaian masalah • Pengurus bekerja dan membantu pekerja mencari jalan penyelesaian masalah dalam perniagaan. Pembahagi sumber • Pengurus bijak mengagihkan sumber organisasi dengan berkesan mengikut keutamaan jabatan. Perunding • Pengurus merupakan jururunding organisasi dengan pihak luar. N&L STPM PP P2(1).indd 2 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

3 Pendekatan Pemikiran Pengurusan Pendekatan Klasikal Teori Pengurusan Saintifik Frederick Taylor 1 Dikenali sebagai Bapa Pengurusan Saintifik. 2 Memfokus pada usaha meningkatkan daya pengeluaran melalui kecekapan pengeluaran yang tinggi dan pembayaran ganjaran yang lebih besar kepada pekerja. 3 Mengaplikasikan lima prinsip berikut: (a) Menggantikan peraturan mengikut kebiasaan dengan sains (pengetahuan teratur) (b) Mengutamakan keharmonian dalam tindakan secara berkumpulan dan bukannya perbalahan (c) Mengutamakan kerjasama antara manusia dan bukannya amalan individualisme (d) Bekerja untuk mencapai output yang maksimum dan bukannya output yang terbatas (e) Memimpin semua pekerja ke arah tahap pencapaian paling tinggi demi kejayaan diri dan organisasi Frank Gilbreth dan Lillian Gilbreth 1 Dikenali atas sumbangan dalam kajian masa dan pergerakan. 2 Memfokus pada aspek kemanusiaan dalam kerja dan kefahaman tentang keperibadian dan keperluan pekerja. Henry L. Gantt 1 Memperkenalkan Carta Gantt. 2 Memperkenalkan skim insentif kewangan untuk pekerja dan penyelia yang berjaya mencapai standard output yang ditetapkan. 3 Menggesa pemilihan pekerja secara saintifik dan kerjasama harmoni antara pekerja dengan pihak pengurusan. 4 Menekankan keperluan terhadap latihan pekerja. Teori Pengurusan Pentadbiran 1 Dipelopori oleh Henri Fayol dan diberi gelaran Bapa Pemikiran Pengurusan. 2 Memperkenalkan 14 prinsip pengurusan berikut: (a) Pembahagian kerja (Tugas tak diterima) (b) Autoriti (c) Disiplin (d) Paduan perintah (unity of command) (e) Paduan arahan (f) Mengutamakan kepentingan organisasi (g) Pemusatan (centralization) (h) Ganjaran (i) Rantaian skala (scalar chain) (j) Susunan tertib (k) Ekuiti/kesamarataan (l) Kestabilan personel (m) Inisiatif (n) Perasaan kekitaan (esprit de corps) Teori Pengurusan Birokrasi Max Weber 1 Membezakan konsep kuasa dan autoriti serta hubungan antara kedua-duanya dalam pengurusan. 2 Ciri organisasi yang mengamalkan pengurusan birokrasi adalah seperti berikut: (a) Wujud pembahagian buruh N&L STPM PP P2(1).indd 3 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

4 (b) Mempunyai hierarki dan autoriti (c) Pemilihan pekerja dilakukan secara formal (d) Pelaksanaan peraturan dan prosedur kerja secara formal (e) Tidak bersifat peribadi (f) Peluang pembangunan kerjaya berasaskan merit Pendekatan Kemanusiaan atau Gelagat Hubungan Manusia Tokoh Huraian Elton Mayo • Memperkenalkan Kajian Hawthorne. • Beliau berpendapat: – sentuhan kemanusiaan dan interaksi antara manusia penting bagi mewujudkan produktiviti yang tinggi. – pengurus perlu bijak menguruskan manusia bagi memperkukuh kejayaan organisasi. Mary Parker Follet Menyatakan kecekapan pekerja dapat dipertingkat melalui dorongan dan kepimpinan kuasa dan aktiviti. Hugo Munsterberg Mengutarakan tiga cara sains dapat menyumbang kepada industri, iaitu: – mengkaji tugas dan memadankan pekerja yang paling sesuai dengan setiap tugas. – mengenal pasti suasana psikologikal yang dapat membantu pekerja melakukan kerja dengan baik. – membangunkan strategi yang dapat mempengaruhi pekerja. Sains Tingkah Laku 1 Dipelopori oleh Abraham Maslow dan Douglas McGregor. 2 Abraham Maslow telah memperkenalkan Hierarki Keperluan Maslow. Keperluan pencapaian hasrat diri Keperluan penghargaan Keperluan sosial Keperluan keselamatan Keperluan fisiologi Keperluan pencapaian hasrat diri Rajah 1.1 Hierarki Keperluan Maslow 3 Douglas McGregor pula menyatakan pengurus akan melayan pekerja berdasarkan sifat seseorang pekerja tersebut. 4 Atas kepercayaan itulah, beliau telah mengkategorikan pekerja kepada pekerja Teori X dan pekerja Teori Y. N&L STPM PP P2(1).indd 4 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

5 Jadual 1.1 Ciri atau sifat pekerja mengikut Teori X dan Teori Y Teori X Teori Y • Malas bekerja, tiada motivasi, tiada citacita, perlu dikawal, perlu disuruh/diarah, perlu dipaksa bekerja, mementingkan diri sendiri • Rajin dan minat bekerja, bertanggungjawab, berinisiatif, berusaha mencapai matlamat organisasi, sanggup menghadapi cabaran Pendekatan Sains Pengurusan Teori Huraian Teori Sains Pengurusan Bertumpu pada peningkatan keberkesanan pembuatan keputusan melalui penggunaan model matematik dan kaedah sains. Teori Pengurusan Operasi Membantu pengurus menguruskan pengeluaran serta penghantaran barang dan perkhidmatan melalui kaedah pengunjuran dan analisis inventori. Teori Sistem Pengurusan Maklumat Memfokus pada aspek mereka bentuk dan menguruskan maklumat melalui komputer untuk tujuan pembuatan keputusan. Pendekatan Moden atau Kontemporari Teori Huraian Teori Sistem • Antara pelopor pendekatan sistem: Chester Barnard, Ladwig Von Bertanlanffy dan Russel Ackoff. • Menggangap organisasi sebagai satu sistem yang mengandaikan setiap bahagian yang berlainan dalam organisasi mempunyai hubung kait antara satu sama lain. • Setiap tindakan saling memberi kesan antara satu sama lain dan akan memberi kesan kepada organisasi secara keseluruhan. • Organisasi merupakan sistem yang melibatkan input, proses dan output di samping berinteraksi dengan persekitaran. Teori Kontingensi • Antara pelopor pendekatan kontigensi: Tom Burns, GM Stalker dan James Thompson. • Gaya kepimpinan ditentukan daripada pemahaman pengurus dalam situasi mereka memimpin. • Memerlukan seorang pengurus bersifat rasional yang menjalankan pengurusan mengikut faktor situasi dalam organisasi. • Gaya kepimpinan haruslah mengikut sifat atau ciri pekerja yang dipimpin. • Pengurus perlu membuat keputusan dengan lebih adil setelah mengenal pasti ciri-ciri situasi. • Pengurus harus bijak menangani unsur ketidakpastian. N&L STPM PP P2(1).indd 5 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

6 Ringkasan Pendekatan Pemikiran Pengurusan Pendekatan Klasikal Pendekatan Kemanusiaan atau Gelagat Pendekatan Moden atau Kontemporari Teori Pengurusan Saintifik Teori Sains Pengurusan Teori Pengurusan Pentadbiran (Henri Fayol) Teori Pengurusan Operasi Pendekatan Sains Pengurusan Hubungan Manusia Hierarki Keperluan Maslow (Abraham Maslow) Teori Sistem Teori Pengurusan Birokrasi (Max Weber) Teori Sistem Pengurusan Maklumat Sains Tingkah Laku Teori X dan Teori Y (Douglas McGregor) Teori Kontingensi • Elton Mayo • Mary Parker Follet • Hugo Munsterberg • Frederick Taylor • Frank dan Lillian Gilbreth • Henry L. Gantt Pendekatan Pemikiran Pengurusan 1.2 Kemahiran Pengurusan Maksud Kemahiran Pengurusan Keupayaan seseorang untuk membuat keputusan dalam perniagaan dan menjadi ketua kepada subordinat dalam sesebuah organisasi. Kepentingan Kemahiran Pengurusan 1 Memastikan faktor pengeluaran digunakan sebaik mungkin. 2 Membolehkan pengurus membuat keputusan secara berkesan. 3 Mewujudkan penyelarasan kerja antara bahagian atau unit di dalam organisasi. 4 Membolehkan pengurus memberi motivasi kepada pekerja. 5 Mengelakkan sebarang konflik antara pekerja. 6 Memastikan keputusan yang dibuat dapat diterima oleh semua pihak di dalam organisasi. 7 Memastikan prestasi pekerja tidak menjejaskan pencapaian matlamat organisasi. N&L STPM PP P2(1).indd 6 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

7 Peringkat Pengurusan dalam Sesebuah Organisasi Pengurusan Atasan • Terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau Pengurus Besar. • Terdiri daripada pemilik syarikat, ahli lembaga pengarah atau pekerja yang dilantik oleh lembaga pengarah. • Melihat organisasi secara menyeluruh dan memastikan kejayaan seluruh organisasi dengan merancang, mengorganisasi memimpin dan mengawal. • Berperanan memberikan arahan kepada pihak pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan. Pengurusan Pertengahan • Merupakan pengurus fungsian atau pengurus jabatan mengikut divisyen. • Menterjemahkan wawasan, matlamat, hala tuju, visi dan misi yang telah disediakan oleh pengurusan atasan dan menyediakan strategi jangka masa sederhana. • Merancang aktiviti, mengorganisasi, memberi arahan dan mengawal objektif jabatan untuk jangka masa sederhana. • Bertanggungjawab terhadap fungsi dan penjabatanan masing-masing. • Skop perancangan yang dibuat menghubungkan rancangan pengurusan atasan dan rancangan pengurusan bawahan. Pengurusan Bawahan • Merupakan penyelia, fomen, ketua unit, penolong pengurus dan ketua kumpulan. • Terlibat dalam perancangan operasi. • Melaksanakan rancangan yang disediakan oleh peringkat pengurusan pertengahan. • Memastikan semua aktiviti dan operasi yang dirancang berjalan lancar. • Skop kerja mengikut kemahiran khusus. • Bertanggungjawab kepada arahan yang dikeluarkan oleh pengurus pertengahan. • Merencanakan kerja harian dan mengarahkan pekerja bawahan melakukan kerja yang dirancang. Jenis Kemahiran Pengurusan i-THINK Peta Pokok Kemahiran Pengurusan Kemahiran Konseptual Kemahiran Teknikal Kemahiran Pembuatan Keputusan Kemahiran Pengurusan Masa Kemahiran Kemanusiaan (Antara Perorangan) • Keupayaan melihat keperluan organisasi secara keseluruhan yang meliputi interaksi antara pelbagai jabatan dalam organisasi dengan persekitaran luaran organisasi seperti pengarah komuniti/organisasi sosial dan pasaran sasaran • Kebolehan memikirkan perkara abstrak, mendiagnosis dan menganalisis setiap situasi yang berbeza, serta menilai situasi semasa yang berlaku di luar jangkaan • Keupayaan mengaplikasikan pengetahuan dan kepakaran khusus dalam melaksanakan sesuatu tugas yang melibatkan tatacara, kaedah dan cara penggunaan • Keupayaan memilih alternatif terbaik untuk menyelesaikan sesuatu masalah • Kemahiran menggunakan masa yang ada untuk melakukan sesuatu aktiviti dengan cekap dan berkesan • Kemampuan mengendalikan hubungan, bekerjasama dengan individu lain sama ada di dalam atau di luar organisasi serta bekerja dalam kumpulan • Kebolehan bekerja dengan orang lain, memahami perasaan orang lain, berupaya merangsang individu lain supaya rajin bekerja, berkomunikasi dengan berkesan, dan mempunyai hubungan yang baik dengan pengurus pada semua peringkat di dalam organisasi N&L STPM PP P2(1).indd 7 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

8 Perkaitan antara Kemahiran Pengurusan dengan Peringkat Pengurusan Jenis Pengurusan Perkaitan dengan Peringkat Pengurusan Atasan Pertengahan Bawahan Definisi kemahiran konseptual • Keupayaan pengurus untuk melihat organisasi secara keseluruhannya, hubungan antara bahagian dalaman dan persekitaran organisasi. • Sangat penting dan memerlukan kemahiran ini. • Boleh membentuk hala tuju dan rancangan jangka masa panjang. • Boleh memahami persekitaran dalaman dan luaran organisasi. • Boleh menjangkakan perubahan yang akan berlaku kepada persekitaran luaran. • Boleh memahami kekuatan dan kelemahan organisasi. • Boleh membentuk strategi untuk merebut pasaran. • Boleh menghubungkaitkan elemen dalaman dan luaran organisasi. • Sederhana penting. • Melihat perkaitan antara bahagian dalam organisasi. • Menyampaikan visi dan misi kepada setiap bahagian. • Kurang penting. • Memahami dan mengetahui matlamat unit atau bahagian yang kecil sahaja. Definisi kemahiran pembuatan keputusan • Pengurus memahami dan menganalisis masalah serta membentuk dan memilih alternatif penyelesaian masalah terbaik. • Penting. • Dapat membuat keputusan bijak. • Menggunakan kaedah terbaik. • Membuat pilihan terbaik. • Mampu bertindak segera. • Pengurus peringkat atasan terlibat dalam membuat keputusan besar yang berhubung dengan perancangan strategik organisasi. • Sederhana penting. • Keputusan pengagihan sumber. • Keputusan pengambilan dan pemberhentian pekerja. • Membuat penilaian prestasi pekerja. • Kurang penting. • Membantu pengurus pertengahan membuat keputusan dalam operasi sahaja. Definisi kemahiran kemanusiaan • Keupayaan seseorang pengurus untuk bekerja secara efektif dengan orang lain. • Penting. • Berhubung dengan pihak luar. • Memberikan arahan. • Memberikan motivasi. • Berinteraksi dalam organisasi. • Memberikan bimbingan. • Sangat penting. • Kebolehan bekerja dengan orang lain. • Menyampaikan arahan. • Menyelaraskan kerja. • Memberikan motivasi. • Pengurus terlibat dalam berinteraksi dengan pihak luar organisasi. • Penting. • Memberikan arahan dan teguran. • Memberikan tunjuk ajar. • Memberikan maklum balas. • Memimpin pekerja. Definisi kemahiran pengurusan masa • Kemahiran individu dalam menggunakan masa yang ada untuk melakukan aktiviti dengan cekap dan berkesan. • Sederhana penting. • Perancangan jangka panjang. • Pengendalian mesyuarat. • Penting. • Merancang dan menyediakan jadual. • Memastikan perancangan berjalan mengikut jadual. • Berkemampuan menjadualkan aktiviti yang perlu dilaksanakan dalam masa singkat. • Penting. • Memastikan aktiviti operasi berjalan mengikut jadual. • Memperuntukkan masa mengikut tugas. • Merujuk penggunaan masa oleh pengurus secara cekap dan berkesan dalam merancang serta melaksanakan aktiviti. • Boleh menentukan keutamaan tugas mengikut masa yang ditetapkan. N&L STPM PP P2(1).indd 8 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

9 Definisi kemahiran teknikal • Merujuk keupayaan dan kecekapan pengurus untuk memahami dan menggunakan teknik, kaedah, sistem, peralatan, dan prosedur tertentu dalam pekerjaan. • Kurang penting. • Sekadar memahami tanggungjawab teknikal. • Memahami masalah berkaitan teknikal peringkat bawahan. • Penting. • Menyelia subordinat. • Memberikan panduan. • Melatih subordinat. • Mengawal subordinat. • Dihormati subordinat. • Sangat penting. • Melaksanakan kerja harian. • Memberikan tunjuk ajar. • Kenal pasti masalah teknikal. • Memastikan pematuhan prosedur. • Menyediakan jadual. 1.3 Perancangan Maksud Perancangan Proses membentuk dan menentukan matlamat organisasi dan menyediakan cara-cara untuk mencapai matlamat tersebut. Kepentingan Perancangan 1 Mengenal pasti faktor-faktor yang berkemungkinan mempengaruhi organisasi perniagaan. 2 Mengkoordinasi dan menyelaras usaha organisasi perniagaan. 3 Membentuk keutamaan aktiviti dan isu perniagaan. 4 Menilai tekanan faktor luaran organisasi perniagaan. 5 Memahami keadaan masa lalu yang menyumbang kepada kejayaan dan kegagalan organisasi. 6 Membentuk piawaian prestasi. 7 Melaksanakan pembangunan pengurusan. Jenis Perancangan Jenis Perancangan Mengikut Jangka Masa 1 Rancangan jangka masa pendek (a) Biasanya kurang dari satu tahun. (b) Pihak pengurusan bawahan akan membentuk aktiviti jangka pendek. (c) Melibatkan rancangan operasi. 2 Rancangan jangka masa sederhana (a) Biasanya antara satu hingga tiga tahun. (b) Pihak pengurusan pertengahan biasanya terlibat dalam rancangan peringkat ini. (c) Melibatkan rancangan taktikal. 3 Rancangan jangka masa panjang (a) Biasanya, antara tiga hingga lima tahun atau melebihi lima tahun. (b) Pihak pengurusan atasan biasanya terlibat dalam rancangan jangka masa panjang dan membentuk arah tujuan organisasi serta membentuk visi, misi dan objektif. (c) Melibatkan rancangan strategik. Jenis Perancangan Mengikut Kegunaan 1 Rancangan tetap (a) Rancangan yang dapat digunakan berulang kali tanpa sumber tertentu diperlukan. (b) Contoh rancangan tetap seperti dasar, prosedur, peraturan/tatacara. 2 Rancangan sekali guna (a) Rancangan yang hanya digunakan sekali sahaja. (b) Digunakan mengikut jangka masa tertentu atau tempoh tertentu. (c) Contoh rancangan sekali guna seperti belanjawan dan penjadualan projek. N&L STPM PP P2(1).indd 9 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

10 Jenis Perancangan Mengikut Peringkat 1 Perancangan strategik (a) Merupakan rancangan jangka masa panjang. (b) Merupakan rancangan untuk mengurus peluang dan ancaman serta mengurus kekuatan dan kelemahan organisasi dengan cekap dan berkesan. (c) Merupakan rancangan yang dibuat di peringkat pengurusan atasan. 2 Perancangan taktikal (a) Merupakan rancangan jangka masa sederhana. (b) Merupakan rancangan yang akan menterjemahkan rancangan strategik yang luas ke dalam bentuk matlamat yang lebih spesifik dan lebih mudah difahami. (c) Merupakan rancangan yang dibuat di peringkat pengurusan pertengahan. 3 Perancangan operasi (a) Merupakan perancangan jangka masa pendek. (b) Merupakan rancangan terhadap aktiviti jabatan atau bahagian khusus dalam organisasi. (c) Merupakan rancangan yang dibuat di peringkat pengurusan bawahan. Jenis Perancangan Peringkat Pengurusan Pengurusan Atasan Pengurusan Pertengahan Pengurusan Bawahan Mengikut Jangka Masa Jangka masa panjang – lebih dari 3 tahun Jangka masa sederhana – 1 hingga 3 tahun Jangka masa pendek – kurang setahun Mengikut Kegunaan Rancangan tetap Rancangan tetap dan sekali guna Rancangan sekali guna Mengikut Peringkat Rancangan strategik Rancangan taktikal Rancangan operasi Proses Perancangan i-THINK Peta Alir • Penentuan matlamat umum yang melibatkan unit, jabatan atau cawangan. • Meliputi juga pembentukan matlamat jangka panjang sebagai panduan untuk pengurus dan penyelia. Mengkaji persekitaran dalaman dan luaran organisasi. • Menilai kelebihan dan kelemahan setiap alternatif yang dibentuk. • Penilaian dibuat berdasarkan keupayaan dan kelemahan organisasi. • Pengurus menyusun alternatif rancangan yang telah dinilai mengikut keutamaan. Memilih tindakan alternatif yang terbaik dan boleh memberikan kejayaan kepada organisasi. • Menyenaraikan tindakan alternatif yang akan diambil bagi mencapai objektif organisasi. • Memikirkan alternatif tindakan dengan mengkaji kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman daripada persekitaran perniagaan. Menentukan matlamat dan objektif Menganalisis persekitaran perniagaan Membentuk alternatif tindakan Menilai alternatif Memilih alternatif tindakan N&L STPM PP P2(1).indd 10 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

11 Alat Perancangan Analisis Pulang Modal 1 Kuantiti produk yang perlu dijual bagi menampung kos berubah dan kos tetap dan seterusnya menikmati keuntungan. 2 Titik pulang modal merujuk tahap volum jualan apabila jumlah hasil menyamai jumlah kos. 3 Pada titik pulang modal, organisasi tidak mengalami kerugian atau keuntungan, tetapi sekadar mendapat pulang modal, iaitu: Jumlah hasil = Jumlah kos Jumlah hasil – Jumlah kos = 0 4 Titik pulang modal boleh dinyatakan dalam nilai wang (RM) atau unit/kuantiti (volum jualan) seperti berikut: Titik pulang modal (TPM) (unit) = Kos tetap Harga jualan seunit – Kos berubah seunit dan, TPM (RM) = TPM (unit)  Harga jualan seunit Hasil, kos (RM) Harga TPM (p) TPM 0 Jumlah hasil Jumlah kos Kos tetap Volum jualan (unit) Kuantiti TPM (q) Rajah 1.2 Rajah penentuan titik pulang modal Carta Gantt Memberi gambaran tentang perancangan tahap kemajuan setiap aktiviti yang harus disiapkan dalam sesuatu projek berdasarkan tarikh dan masa penyempurnaan yang telah ditetapkan. Aktiviti Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Aktiviti A Aktiviti B Aktiviti C Aktiviti D Rajah 1.3 Contoh Carta Gantt Bajet (Belanjawan) 1 Alat untuk memperuntukkan sumber kewangan bagi tujuan pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program. 2 Kepentingan bajet adalah seperti berikut: (a) Membantu menyediakan perancangan aktiviti dengan lebih cekap (b) Membantu mengagihkan sumber dengan berkesan (c) Membantu mengawal dan memantau penggunaan sumber sepanjang tempoh pelaksanaan bajet Critical Path Method (CPM) 1 Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan jangka masa yang diperuntukkan dalam menyiapkan setiap aktiviti supaya jangka masa terpanjang (laluan genting) untuk menyiapkan sesuatu projek dapat diketahui. N&L STPM PP P2(1).indd 11 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

12 Contoh 2 Kepentingan penggunaan CPM adalah seperti berikut: (a) Melicinkan perjalanan sesuatu projek. (b) Mengenal pasti jangka masa penyiapan setiap aktiviti dalam sesuatu projek. (c) Mengenal pasti aktiviti penting dalam sesuatu projek. Jadual aktiviti CPM Aktiviti Jangka Masa Penyiapan (hari) Aktiviti Sebelumnya A 1 – B 4 A C 3 A D 7 A E 6 B F 2 C, D G 7 E, F H 9 D I 4 G, H Rajah CPM berdasarkan jadual aktiviti 1 2 4 3 5 7 6 8 A1 B4 C3 D7 D0 E6 F2 H9 G7 I4 Tamat Mula Perancangan Strategik Unsur Perancangan Strategik Unsur Penting Huraian Visi • Pernyataan yang jelas, padat serta dapat merangsang organisasi perniagaan bertindak serta boleh dikomunikasikan. • Gambaran umum tentang matlamat akhir yang hendak dicapai. • Arah tuju yang akan dicapai pada masa hadapan. Misi • Dinyatakan dalam bentuk umum maklumat skop operasi syarikat, pihak berkepentingan yang terlibat dan produk yang ditawarkan. • Merujuk tujuan atau sebab organisasi perniagaan ditubuhkan. N&L STPM PP P2(1).indd 12 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

13 Unsur Penting Huraian Objektif • Matlamat yang perlu selari dengan rancangan strategik, rancangan taktikal dan rancangan operasi. • Merujuk sasaran atau hasil akhir yang perlu dicapai oleh organisasi dalam jangka masa tertentu di masa hadapan. Strategi Rancangan umum organisasi sebagai panduan kepada sebarang tindakan. Taktik Matlamat lebih spesifik yang menyatakan cara melaksanakan sesuatu strategi. Dasar/polisi Panduan umum untuk pengurus dan pekerja membuat sesuatu keputusan. Prosedur Tatacara secara berturutan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu tugas dalam organisasi. Standard Satu set piawaian sebagai ukuran dan panduan kepada pengurusan bawahan dalam melaksanakan sesuatu kerja. Analisis SWOT Kekuatan (Strengths) • Faktor persekitaran dalaman organisasi yang boleh membantu dalam pelaksanaan rancangan strategik organisasi perniagaan tersebut. • Kelebihan, keistimewaan atau kebolehan yang dimiliki oleh sesebuah organisasi itu sendiri yang tidak ada pada organisasi lain. • Kekuatan ini menyebabkan organisasi itu mampu bersaing. Kelemahan (Weaknesses) • Faktor dalaman organisasi penting yang lemah sehingga menjadi penghalang kepada pelaksanaan rancangan strategik organisasi. • Keadaan perniagaan yang mempunyai keterbatasan dalam menguasai pasaran, sumber dan kepakaran. • Kekurangan daripada aspek sumber seperti sumber tenaga akan menjadi penghalang penampilan prestasi organisasi. Peluang (Opportunities) • Faktor persekitaran luaran organisasi yang boleh menyediakan ruang atau peluang kepada organisasi untuk meraih pencapaian yang lebih baik. • Menjadikan perniagaan lebih kompetitif berbanding pesaing utama serta boleh bergerak dalam pasaran baharu. Ancaman (Threats) • Faktor persekitaran luaran organisasi yang boleh menghalang atau menyulitkan pelaksanaan strategi organisasi bagi mencapai matlamatnya. • Kekurangan sumber yang boleh memberikan kesan negatif kepada strategi organisasi. 1.4 Pengorganisasian Maksud Pengorganisasian Proses pengurus menstruktur atau menyusun sumber fizikal dan sumber manusia serta menyelaras usaha para pekerja bagi mencapai matlamat organisasi. Kepentingan Pengorganisasian 1 Menentukan aliran kerja. 2 Menyediakan panduan bagi melaksanakan sesuatu tugas. 3 Melancarkan aktiviti perancangan dan pengawalan. 4 Melancarkan proses komunikasi dan proses pembuatan keputusan. 5 Menentukan kedudukan unit penyokong dan unit pembantu dalam organisasi. 6 Mengelakkan pertindihan kerja dan kuasa antara bahagian. 7 Menjimatkan kos tenaga kerja. N&L STPM PP P2(1).indd 13 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

14 Reka Bentuk Organisasi Maksud Penjabatan 1 Cara pengurus mengelompokkan pekerja dan tugas mengikut persamaan dan kepentingan bagi mencapai matlamat organisasi. 2 Melibatkan penyusunan tugas yang telah dibahagikan kepada kumpulan tertentu (unit atau bahagian) dalam organisasi. Bentuk Penjabatan i-THINK Peta Pokok Bentuk Penjabatan Penjabatan Mengikut Fungsi Pengelompokan aktiviti kerja yang khusus mengikut fungsi perniagaan seperti pemasaran, pengeluaran, kewangan dan sumber manusia Penjabatan Mengikut Divisyen Pengelompokan aktiviti kerja mengikut jenis produk, kumpulan pelanggan dan kawasan pasaran Penjabatan Mengikut Matriks • Menggabungkan penjabatan mengikut fungsi dan penjabatan mengikut divisyen • Pengurus atau penyelia akan melapor kepada dua orang ketua, iaitu ketua jabatan fungsian dan ketua divisyen Kelebihan dan Kelemahan Bentuk Penjabatan Kelebihan Kelemahan Penjabatan mengikut fungsi • Menggalakkan perkembangan kemahiran. • Meningkatkan kecekapan dalam melakukan kerja. • Penyelia dan subordinat dapat berkongsi kemahiran. • Menggalakkan penyelesaian masalah dengan lebih cekap. • Mengurangkan pertindihan tugas. • Pekerja cenderung memberi keutamaan pada jabatan masingmasing berbanding dengan organisasi secara keseluruhan. • Pengetahuan pekerja tentang fungsi lain menjadi terhad. • Mengehadkan komunikasi antara jabatan. • Konflik antara jabatan mudah berlaku. • Sukar mengkoordinasikan kerja antara jabatan. Penjabatan mengikut divisyen • Fokus hanya diberikan pada sesuatu produk, kumpulan pelanggan atau kawasan pasaran tertentu. • Maklumat yang diperlukan mudah dikumpul dan diurus. • Pekerja lebih komited untuk memajukan jabatan. • Dapat melatih dan mengembangkan kepakaran pekerja dalam pelbagai bidang. • Pekerja mempunyai kefahaman yang jelas tentang fungsi dan matlamat jabatan. • Menyukarkan koordinasi antara divisyen produk. • Pertindihan kerja antara divisyen dari aspek fungsi perniagaan mudah berlaku. • Perebutan sumber organisasi antara divisyen mudah berlaku. • Pengurusan atasan mempunyai kuasa kawalan yang kurang ke atas divisyen memandangkan banyak keputusan dibuat pada peringkat divisyen. • Pekerja mungkin tidak memahami masalah yang dihadapi oleh divisyen lain. N&L STPM PP P2(1).indd 14 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

15 Bentuk Penjabatan Kelebihan Kelemahan Penjabatan mengikut matriks • Menggalakkan penggunaan kepakaran dengan cekap dalam kalangan pekerja. • Lebih fleksibel dan memudahkan pengurusan projek. • Meningkatkan kemahiran pekerja merentasi fungsi organisasi. • Menggalakkan kerjasama antara jabatan. • Meningkatkan cabaran dan penglibatan pekerja. • Pekerja berasa keliru apabila terpaksa melapor kepada dua orang ketua. • Konflik mungkin berlaku antara pengurus divisyen dengan pengurus jabatan fungsian disebabkan keutamaan kerja yang berbeza. • Menyukar dan melambatkan proses pembuatan keputusan. • Melibatkan kos pelaksanaan yang tinggi. • Sesi perbincangan yang kerap melambatkan proses mengambil tindakan. Bentuk Carta Organisasi 1 Carta organisasi bagi penjabatan mengikut fungsi Pengurus Pemasaran Pengurus Pengeluaran Pengurus Kewangan Pengurus Sumber Manusia Ketua Pegawai Eksekutif/ Pengurus Besar 2 Carta organisasi bagi penjabatan mengikut divisyen Pengurus Pemasaran Pengarah Produk A/ Pengurus Divisyen Peruncitan/Pengurus Kawasan Utara Pengarah Produk B/ Pengurus Divisyen Pemborongan/Pengurus Kawasan Tengah Pengarah Produk C/ Pengurus Divisyen Kerajaan/Pengurus Kawasan Selatan Pengurus Pengeluaran Pengurus Kewangan Presiden/Pengarah Urusan Pengurus Sumber Manusia N&L STPM PP P2(1).indd 15 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

16 3 Carta organisasi bagi penjabatan mengikut matriks. Pengurus Projek A Pengurus Projek B Pengurus Projek C Pengurus Projek Pengarah Urusan Pengurus Kewangan Kakitangan Projek A dan Kewangan Kakitangan Projek B dan Kewangan Kakitangan Projek C dan Kewangan Pengurus Pengeluaran Kakitangan Projek A dan Pengeluaran Kakitangan Projek B dan Pengeluaran Kakitangan Projek C dan Pengeluaran Bentuk Struktur Organisasi Lain Struktur Organisasi Huraian Struktur organisasi berdasarkan pasukan • Menggunakan pasukan sebagai pusat koordinasi. • Antara cirinya ialah kesediaan untuk menghapuskan halangan penjabatan dan kuasa membuat keputusan diagihkan kepada tahap pasukan. • Pasukan kerja dianggotai oleh ahli yang memiliki kemahiran umum dan khusus serta bersedia melaksanakan tugas secara fungsian silang. Struktur organisasi mengikut projek • Kuasa pengurusan projek ke atas semua unit, bahagian atau jabatan diberikan kepada pengurus projek. • Mampu mewujudkan integrasi antara kepakaran secara lebih efektif. Unit perniagaan strategik (UPS) • Perniagaan kecil yang terpisah-pisah dibangunkan sebagai satu unit dalam sebuah syarikat yang lebih besar. • Memastikan keluaran atau barisan keluaran tertentu dapat dimajukan dan dikenali sebagai unit perniagaan yang mampu berdiri sendiri. Struktur organisasi tanpa sempadan • Diamalkan oleh organisasi bersaiz gergasi yang berusaha menghapuskan rangkaian arahan, mengehadkan bidang kawalan, dan menggantikan penjabatan dengan memperkasa subordinat. • Memberi peluang atau ruang kepada setiap individu untuk menilai individu yang lain tanpa mengira status individu dalam organisasi. • Bertujuan menghapuskan hierarki dan perbezaan status serta pangkat dalam organisasi. N&L STPM PP P2(1).indd 16 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

17 Proses Pengorganisasian 1 Penentuan objektif: (a) Mengenal pasti objektif setiap unit atau bahagian dalam sesebuah organisasi. (b) Sebagai panduan dalam aktiviti organisasi. (c) Berdasarkan kemampuan organisasi. (d) Boleh diukur, boleh dicapai, khusus dan mempunyai jangka masa. 2 Pengenalpastian aktiviti: Mengenal pasti secara terperinci aktiviti-aktiviti yang terlibat untuk mencapai objektif yang ditetapkan. 3 Pengelasan aktiviti: (a) Menyusun aktiviti mengikut kemahiran dan kecekapan pekerja yang boleh meningkatkan prestasi pekerja. (b) Pengelasan dibuat mengikut pengkhususan dan persamaan tugas. 4 Pengelompokan aktiviti: (a) Mengumpulkan aktiviti yang berkaitan dalam kategori atau kumpulan tertentu yang telah ditetapkan. (b) Wujudkan pengkhususan kerja mengikut fungsi tertentu. 5 Pengagihan tugas, autoriti, dan tanggungjawab: (a) Mengagihkan tugas kepada pekerja mengikut kemahiran yang dimiliki pekerja. (b) Autoriti pula merujuk pemberian hak membuat keputusan kepada pekerja yang menerima sesuatu tugas. (c) Tanggungjawab merupakan satu kewajipan yang dipikul oleh pekerja dalam melaksanakan sesuatu tugas dengan berkesan. Manual organisasi Tiga dokumen manual organisasi ialah: 1 Fail meja (a) Dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. (b) Mengandungi carta jabatan atau unit yang menunjukkan kedudukan jawatan yang berkenaan. (c) Menunjukkan penempatan jawatan individu tersebut serta prosedur kerja yang terlibat dalam jawatan individu tersebut. 2 Manual prosedur kerja (a) Dokumen rasmi yang ada pada jabatan atau unit yang mengandungi tatacara kerja secara terperinci dan berperingkat serta mengikut urutan dalam proses melakukan sesuatu kerja. (b) Memberi gambaran bagaimana sesuatu kerja tersebut dapat dilaksanakan dengan bantuan grafik dan juga rajah. (c) Panduan kepada kakitangan bagaimana melaksanakan sesuatu tugas dengan baik. (d) Memastikan keseragaman dalam melaksanakan aktiviti kerja untuk setiap bahagian/ jabatan. 3 Prosedur kualiti (a) Dokumen pematuhan atau sistem kualiti yang disediakan untuk memastikan pencapaian kualiti keseluruhan organisasi dapat dicapai. (b) Diwujudkan untuk mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan rekod kualiti. N&L STPM PP P2(1).indd 17 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

18 Konsep Pengorganisasian Konsep Huraian Autoriti • Kuasa yang sah pada pengurus bagi memberi arahan dan membuat keputusan. • Pengurus diberi autoriti untuk mengarah, mengawal dan menilai subordinat. • Autoriti mengalir daripada atas ke bawah. Tanggungjawab (Responsibility) • Kewajipan untuk melaksanakan tugas yang diserahkan kepada pekerja. • Merupakan obligasi pekerja untuk melakukan tugas yang diberi kepada mereka. • Kewajipan seorang pekerja untuk menjalankan tugas yang diarahkan oleh pengurus. Akauntabiliti • Pekerja yang diberikan autoriti dan tanggungjawab melaporkan hasil kerja mereka kepada pihak atasan. • Pekerja itu boleh dipersalahkan sekiranya tidak menjalankan tanggungjawab yang diamanahkan kepada mereka. Pemusatan dan pemencaran autoriti (Centralization) • Pemusatan autoriti merujuk autoriti tertumpu pada peringkat atasan organisasi. • Segala keputusan dan arahan hanya datang daripada peringkat atasan. • Pekerja tidak diberi peluang untuk bersuara dalam sebarang keputusan yang dibuat. • Pemencaran autoriti merujuk pengagihan autoriti di mana autoriti diturunkan kepada pihak bawahan dalam hierarki organisasi. • Kakitangan bawahan diberi peluang untuk membuat keputusan dalam isu-isu tertentu. • Pengurus atasan menurunkan autoriti kepada pekerja bawahan dalam lingkungan had tertentu berdasarkan keperluan dan kepakaran individu. Penugasan Proses penyerahan tanggungjawab dan autoriti kepada subordinat untuk melaksanakan tugas tertentu. Empowermen Pemberian kuasa, autoriti dan tanggungjawab kepada subordinat untuk membuat keputusan dalam pelaksanaan tugas. Autoriti lini dan staf Autoriti lini • Autoriti formal yang memberikan hak kepada pengurus untuk mengarah dan mengawal kerja subordinat. • Garisan hitam tidak putus-putus yang menyambungkan pihak atas hierarki dengan pihak di bawah dalam carta organisasi menggambarkan autoriti lini. Autoriti staf • Garisan putus-putus yang menyambungkan hubungan tidak langsung antara staf. • Merujuk pengurus yang mempunyai kepakaran dalam menasihati dan membantu pengurus lini dan pengurus lain dalam lingkungan kepakaran mereka. Jangkauan kawalan • Bilangan pekerja yang melaporkan kerjanya secara terus kepada pengurus. • Terdapat dua bentuk jangkauan kawalan, iaitu jangkauan kawalan yang lebar dan sempit. • Jangkauan kawalan yang lebar menunjukkan ramai subordinat melaporkan kerja mereka kepada ketua. • Jangkauan kawalan yang sempit menunjukkan hanya beberapa orang subordinat di bawah penyeliaan seorang ketua. Rantaian arahan • Aliran arahan daripada pengurus atasan kepada pengurus pertengahan, penyelia dan seterusnya pekerja. • Garisan menegak dalam carta organisasi yang menyambungkan setiap jabatan atau posisi pekerja menunjukkan rantaian arahan. • Arahan bermula daripada pengurus atasan kepada pengurus bawahan hinggalah kepada pekerja di posisi bawah carta organisasi. N&L STPM PP P2(1).indd 18 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

19 1.5 Kepimpinan Maksud Kepimpinan Proses pemimpin berusaha mempengaruhi perlakuan pekerjanya bagi melaksanakan sesuatu tugas untuk mencapai matlamat kerja dalam unit dan organisasi. Kepentingan Kepimpinan 1 Membantu pencapaian visi dan misi organisasi. 2 Mengukuhkan perpaduan dalam organisasi. 3 Memberi motivasi dan semangat untuk bergerak dan mencapai matlamat organisasi. 4 Mengelakkan konflik dalam organisasi. Peranan Pemimpin 1 Jurulatih untuk melatih subordinat (pekerja) yang kurang mahir dengan memberi latihan yang sewajarnya. 2 Pembimbing yang akan memberitahu apa yang patut dan tidak patut dilakukan oleh subordinatnya. 3 Pendorong yang akan merangsang dan memberi semangat kepada subordinatnya untuk melaksanakan tugas dengan berkesan. 4 Sahabat yang akan menjaga pertalian dan hubungan baik serta rapat dengan subordinatnya. 5 Ketua yang akan mengkomunikasikan matlamat dan visi yang ditetapkan kepada kumpulan subordinatnya yang berada di bawah pimpinannya. Jenis Kuasa Kuasa didefinisikan sebagai satu peluang yang membolehkan seseorang atau sebilangan orang menggunakan kelebihan yang ada pada diri sendiri untuk bertindak sebagaimana yang dikehendaki walaupun terpaksa menghadapi tentangan daripada pihak tertentu. Jadual 1.2 Jenis kuasa yang wujud dalam sesebuah organisasi Jenis Kuasa Huraian Kuasa sah • Kuasa sah merupakan kuasa daripada pelantikan rasmi seseorang kerana jawatannya dalam sesebuah organisasi. • Ia merujuk autoriti formal yang wujud melalui sesuatu jawatan yang dipegang. • Kuasa sah merupakan keupayaan ketua mempengaruhi pengikut dengan kuasa yang diberikan kepadanya. Kuasa ganjaran • Kuasa ganjaran merupakan keupayaan pemimpin menawarkan sesuatu yang bernilai kepada pekerjanya. • Mempengaruhi pekerjanya melakukan kerja dengan lebih baik dan meningkatkan produktiviti organisasi. Kuasa desakan • Ia merujuk keupayaan ketua mempengaruhi gelagat dan sikap pengikut dengan menggunakan tekanan, ugutan, paksaan atau tindakan negatif. • Setiap pengurus atau ketua dalam organisasi berhak mengarah dan mengawal perlakuan pekerja mereka. Kuasa rujukan • Ia merujuk keupayaan pemimpin mempengaruhi pengikutnya disebabkan oleh peribadi pemimpin tersebut. • Seorang pemimpin yang mempunyai ciri-ciri peribadi yang istimewa dari aspek personaliti, integriti, kredibiliti dan karisma. Kuasa kepakaran • Pemimpin mempengaruhi pengikutnya disebabkan oleh pengetahuan atau kemahiran yang khusus dimiliki oleh pemimpin berkenaan. • Pemimpin mempunyai kemahiran yang tidak dimiliki oleh pekerja lain. N&L STPM PP P2(1).indd 19 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

20 Jenis Kepimpinan Transactional 1 Pemimpin transactional menentukan apa yang perlu dilakukan oleh subordinat untuk mencapai objektif organisasi. 2 Menggunakan sumber dan ganjaran untuk mempengaruhi dan mendorong pekerja melaksanakan tugas untuk mencapai matlamat organisasi. 3 Pekerja yang menunjukkan kejayaan mencapai objektif akan diberi ganjaran dan sebaliknya bagi pekerja yang gagal mencapai prestasi akan menerima denda atau hukuman. Transformational 1 Pemimpin akan membuat perubahan yang drastik dalam sesebuah organisasi. 2 Perubahan yang dibuat terhadap visi dan misi serta melibatkan pekerja supaya melakukan perubahan di dalam atau di luar organisasi. 3 Pemimpin jenis ini bertindak sebagai ejen perubahan dan membina komitmen yang tinggi untuk mencapai visi. Karismatik 1 Seorang pemimpin yang mempunyai kelebihan yang tersendiri dalam mendorong, mengarah dan mempengaruhi pekerjanya supaya mereka melakukan tugas. 2 Merupakan orang yang yakin serta sensitif terhadap perubahan yang berlaku pada persekitaran dan akan menjadikan pengikut mereka yakin dan seterusnya menuruti apa yang diarahkan oleh pemimpin. 3 Mewujudkan hubungan baik dengan pengikutnya. Berwawasan (Visionary) 1 Pemimpin yang mampu mewujudkan imej positif untuk masa depan organisasi. 2 Suatu proses yang membenarkan wawasan pemimpin berkembang segera ke seluruh organisasi. 3 Kebolehan pemimpin menyatakan wawasan yang realistik, munasabah dan menarik bagi masa depan organisasi. 4 Menyampaikan wawasan melalui pertuturan, perilaku serta menyalurkan wawasan dalam konteks kepimpinan yang berbeza. Gaya Kepimpinan Cara atau pendekatan yang digunakan oleh seseorang pengurus atau pemimpin untuk mempengaruhi subordinatnya. Jadual 1.3 Jenis gaya kepimpinan Gaya Kepimpinan Huraian Kepimpinan autokratik • Gaya kepimpinan autokratik merujuk semua keputusan adalah dibuat oleh pengurus tanpa perlu bertanya kepada orang lain. • Pengurus menggunakan kuasa yang ada padanya untuk mengarah pekerja melaksanakan sebarang keputusan yang telah dibuat. • Sebarang pandangan subordinat tidak diterima. • Subordinat hanya menunggu arahan daripada ketua. • Gaya kepimpinan ini adalah sesuai digunakan bagi pekerja-pekerja peringkat bawahan seperti buruh binaan, pekerja kontrak, pekerja pengeluaran dan sebagainya. N&L STPM PP P2(1).indd 20 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

21 Gaya Kepimpinan Huraian Kepimpinan demokratik • Gaya kepimpinan demokratik melibatkan pengurus dan subordinat membuat keputusan secara bersama. • Perbincangan akan dibuat antara pengurus dengan subordinat bagi mengatasi sesuatu masalah dalam pekerjaan. • Keputusan dijangka lebih berkualiti dan subordinat lebih bersemangat melakukan kerja sebab mereka sama-sama terlibat dalam membuat keputusan. • Mereka akan berusaha bersungguh-sungguh bagi mencapai matlamat syarikat. Gaya ini sesuai digunakan kepada penyelia jualan, penyelia kilang, pengurus pengeluaran dan sebagainya. Laissez-faire • Gaya kepimpinan laissez-faire merujuk subordinat bebas membuat keputusan dan melaksanakan kerja bagi mencapai objektif syarikat. • Bagi pekerja yang berkemahiran tinggi, pengurus tidak perlu mengawal dan memberi banyak arahan kerana mereka telah faham kerja yang akan dibuat. • Subordinat akan membuat keputusan sendiri berdasarkan kepada lingkungan had-had tertentu yang dibenarkan oleh pihak pengurusan untuk mencapai matlamat kerja. • Subordinat mempunyai kepakaran, pengalaman, kemahiran dan pengetahuan yang tinggi bagi menyelesaikan masalah dalam bidang kepakarannya. • Gaya ini sesuai diamalkan bagi pekerja profesional seperti peguam, akauntan, pensyarah, doktor dan sebagainya. Kontingensi • Teori kepimpinan kontingensi menyebut bahawa pemimpin perlu memahami situasi untuk menggunakan gaya kepimpinan tertentu. • Dalam situasi ini merujuk subordinat dan persekitaran organisasi. • Subordinat merujuk mereka yang mempunyai perbezaan dari segi keupayaan, pengetahuan, pengalaman, kemahiran dan personaliti. • Persekitaran organisasi pula merujuk struktur tugas seperti keputusan rutin, luwes, dan kompleks, juga melibatkan autoriti yang dimiliki ketua, kumpulan kerja dan sistem ganjaran. Pemimpin dan Pengurus Perbezaan antara Pemimpin dengan Pengurus Dimensi Pemimpin Pengurus Maksud Seseorang yang bertanggungjawab merancang, menerajui, menggerak, mempengaruhi, mengembang dan melaksanakan sesuatu dengan berlandaskan visi yang jelas dan mempertimbangkan segala risiko untuk mencapai matlamat yang spesifik. Seseorang yang bertanggungjawab mengarah dan mengawal sebuah atau lebih kumpulan dengan tujuan menyelaras dan mengharmonikan kumpulan tersebut bagi mencapai sesuatu matlamat. Tanggungjawab Tanggungjawab dipikul secara sukarela. Tanggungjawab dipikul dengan harapan dibayar gaji sebagaimana yang dipersetujui dalam kontrak. Kedudukan jawatan Kedudukan bersifat formal dan tidak formal. Kedudukan bersifat formal. Kaedah pengarahan • Melakukan perkara yang betul. • Memberi motivasi dan kaunseling. • Melakukan perkara dengan cara yang betul. • Menggunakan autoriti atau kuasa rasmi untuk mempengaruhi pekerja. Skop pendekatan • Membentuk visi atau wawasan tertentu. • Menekankan perubahan. Berusaha mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan. N&L STPM PP P2(1).indd 21 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

22 Pemimpin Formal dan Tidak Formal Perbezaan antara Pemimpin Formal dengan Pemimpin Tidak Formal Dimensi Pemimpin Formal Pemimpin Tidak Formal Matlamat Memenuhi matlamat. Memenuhi objektif Komunikasi Mengamalkan komunikasi mengikut aliran hierarki. Mengamalkan komunikasi secara berselerak (tiada aliran tertentu). Pelantikan Dilantik oleh pihak pengurusan. Dipilih oleh ahli kumpulan. Jawatan Dilantik secara rasmi. Mendapat persetujuan ahli. Kuasa/autoriti Memegang kuasa sah yang timbul daripada jawatan dan kedudukan dalam organisasi. Memiliki kuasa kepakaran atau kuasa rujukan. Bidang kuasa Ditetapkan mengikut perundangan dan peraturan organisasi. Ditetapkan oleh kumpulan. Motivasi Maksud Kesanggupan pihak organisasi atau pekerja berusaha dalam melaksanakan sesuatu tugas berdasarkan jangkaan ganjaran yang akan diperoleh. Teori Motivasi Maslow 1 Mencadangkan bahawa pengurus harus berusaha memahami keperluan pekerja dan seterusnya membantu mereka memenuhi keperluan tersebut supaya mereka lebih berjaya dalam mencapai matlamat kerja. 2 Mengutarakan lima keperluan manusia yang perlu dipenuhi seperti berikut: (a) Keperluan fisiologi – keperluan asas seperti makanan, pakaian dan tempat tinggal. (b) Keperluan keselamatan – keperluan untuk menikmati perlindungan, keamanan, kesihatan dan keselesaan. (c) Keperluan sosial – keperluan untuk menjalin persahabatan, mendapat kasih sayang, menyertai kumpulan, dan diterima oleh orang lain. (d) Keperluan penghargaan – keperluan untuk mendapat pengiktirafan, status, penghormatan dan diberi tanggungjawab. (e) Keperluan pencapaian hasrat diri – keperluan untuk mencapai potensi diri, menggunakan kreativiti, dan menonjolkan diri. 3 Pengurus perlu memastikan setiap keperluan pekerja di atas dipenuhi agar dapat meningkatkan prestasi dan produktiviti organisasi. Teori Motivasi Herzberg 1 Berlandaskan Model Penjagaan-Motivasi. 2 Mengutarakan dua faktor yang mempengaruhi gelagat pekerja, iaitu faktor penjagaan dan motivasi. Faktor yang Mempengaruhi Gelagat Pekerja Faktor Penjagaan (Hygiene) Faktor Motivasi • Ia merangkumi faktor luaran. • Sekiranya wujud faktor penjagaan ini, pekerja akan mengurangkan ketidakpuasan. Sebaliknya jika faktor ini tidak wujud, maka pekerja akan tidak berpuas hati dalam melaksanakan tugasnya. • Ia merangkumi faktor dalaman. • Kewujudan faktor ini akan menyebabkan pekerja lebih bermotivasi dan berpuas hati. Jika faktor ini tidak wujud dalam pekerjaan, maka pekerja akan terus melakukan kerja seperti biasa, cuma mereka tidak bermotivasi tetapi tidak pula menyebabkan berlakunya ketidakpuasan. Rajah 1.4 Faktor yang mempengaruhi gelagat pekerja mengikut Teori Motivasi Herzberg 3 Pengurus seharusnya memastikan faktor hygiene dan motivasi sentiasa ada bagi mengekalkan semangat pekerja untuk memberikan usaha yang terbaik kepada organisasi. N&L STPM PP P2(1).indd 22 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

23 Teori Motivasi McGregor 1 Mengandaikan motivasi manusia berbeza dari segi nilai, kepercayaan, sikap dan personaliti yang seterusnya menimbulkan gelagat manusia yang berbeza. 2 Memperkenalkan dua teori, iaitu Teori X dan Teori Y sebagai panduan untuk pengurus memotivasi pekerja. Teori Motivasi McGregor Teori X Teori Y • Pekerja diandaikan tidak suka bekerja, perlu dipaksa bekerja, malas, hanya bekerja apabila ada insentif kewangan, dan tidak suka kepada perubahan. • Oleh itu, pengurus perlu sentiasa memberi arahan, meningkatkan kawalan dalaman dan luaran serta menawarkan insentif kepada pekerja. • Pekerja diandaikan suka bekerja, bertanggungjawab, mempunyai komitmen terhadap kerja, bermotivasi tinggi, bijak dan bertenaga. • Oleh itu, pengurus perlu sentiasa memberi kuasa dan autonomi, memberi kepercayaan dan melibatkan pekerja dalam proses pembuatan keputusan. Rajah 1.5 Teori X dan Teori Y di bawah Teori Motivasi McGregor Teori Motivasi McClelland 1 Memperkenalkan Teori Pencapaian McClelland. 2 Menyatakan seseorang individu mempunyai tiga motif asas, iaitu keperluan terhadap kuasa, keperluan penggabungan dan keperluan pencapaian. Jadual 1.4 Tiga motif asas/keperluan di bawah Teori Motivasi McClelland Keperluan Huraian Keperluan terhadap kuasa Individu ini suka memimpin, bersuara lantang, membuat banyak tuntutan, dan gemar memberi tunjuk ajar kepada orang lain. Keperluan penggabungan Individu ini suka bekerja dalam kumpulan, sentiasa berusaha memelihara hubungan sosial, mesra, sedia memahami dan suka membantu. Keperluan terhadap pencapaian Individu ini sentiasa menginginkan kejayaan dan takut akan kegagalan, suka dicabar, suka mengambil risiko, suka melakukan sesuatu secara berseorangan, suka menganalisis masalah, dan cenderung menetapkan matlamat yang tinggi. 3 Pengurus seharusnya berusaha mengenal pasti dan memahami motif pencapaian yang dihasratkan oleh setiap pekerja bagi memastikan mereka terus bermotivasi untuk bekerja. Pasukan Maksud Pasukan Sekumpulan manusia yang berinteraksi secara berterusan untuk mencapai sesuatu matlamat bersama. Kepentingan Pasukan kepada Organisasi 1 Dapat melakukan tugas yang tidak boleh dilakukan secara individu. 2 Dapat memberikan motivasi kepada pasukan. 3 Dapat mengumpulkan bakat dan kemahiran yang berbeza. 4 Membantu dalam mengawal gelagat dan disiplin ahli pasukan. 5 Membantu ahli baru dalam memahami kerja, budaya dan persekitaran organisasi. 6 Membantu mempercepat proses perubahan dalam organisasi. 7 Berkongsi pendapat atau idea antara satu sama lain. 8 Memenuhi keperluan sosial para ahli. 9 Dapat meningkatkan produktiviti atau kecekapan bekerja. N&L STPM PP P2(1).indd 23 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

24 Proses Pembentukan Pasukan i-THINK Peta Alir • Peringkat pengenalan dan orientasi antara ahli • Ahli kumpulan bertemu buat pertama kali • Konflik timbul antara ahli kumpulan • Konflik untuk menentukan siapa yang layak menjadi ketua • Setiap ahli bekerjasama untuk menjayakan projek • Setiap ahli menjalankan tugas masing-masing • Tugas berjaya disempurnakan dan matlamat tercapai • Projek ditamatkan • Pasukan dibubarkan • Konflik berjaya diselesaikan • Semua ahli mula menerima norma kumpulan • Kesepaduan antara ahli terbentuk Pembentukan (forming) Peributan (storming) Penyesuaian (norming) Pelaksanaan (performing) Penangguhan (adjourning) Pengurusan Stres Punca Stres Faktor Berkaitan dengan Pekerjaan 1 Konflik Peranan – berlaku apabila pekerja subordinat bertanggungjawab kepada lebih daripada satu peranan. 2 Kekaburan peranan – berlaku apabila pengurus tidak menerangkan dengan jelas akan peranan yang harus dimainkan oleh pekerja subordinat, menyebabkan pekerja tersebut tidak faham akan tugas dan tanggungjawabnya. 3 Keperluan tugas – merupakan tekanan yang dirasai subordinat yang tidak memiliki padanan kemahiran yang diperlukan dalam pekerjaan. 4 Beban tugas – tekanan yang dirasai pekerja disebabkan terlalu banyak tugas yang perlu disiapkan dalam masa yang terhad dengan keupayaan dan kemampuan yang terhad. 5 Gangguan seksual – gangguan seksual menyebabkan pekerja rasa tidak selesa dan tidak selamat dalam kalangan pekerja wanita dan menimbulkan tekanan perasaan. 6 Tempoh masa – masa kerja yang panjang menyebabkan pekerja merasa bosan, masa kerja yang pendek menyebabkan pekerja tertekan kerana tempoh masa tugasan tidak mencukupi. Faktor Organisasi 1 Pengamalan dasar, prosedur dan peraturan – dasar, prosedur dan peraturan yang ketat menyebabkan tekanan kepada pekerja. 2 Keadaan tempat kerja/Persekitaran kerja – keadaan tempat kerja yang terlalu kotor, panas, bising dan berbahaya menyebabkan stres antara pekerja. 3 Faktor ganjaran dan pampasan – tiada jaminan kerja, ganjaran tidak setimpal dengan kerja, gaji lewat dibayar. 4 Kepimpinan organisasi – pekerja tidak diberi autoriti yang mencukupi, majikan mengawasi pekerja dengan terlalu ketat, tiada autonomi kerja, gaya kepimpinan autokratik. 5 Faktor interpersonal – konflik dengan rakan sekerja dan pengurusan atasan, kurang sokongan sosial. N&L STPM PP P2(1).indd 24 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

25 Faktor Individu 1 Personaliti – setiap pekerja mempunyai personaliti adalah berbeza – suka mengambil tanggungjawab, kreatif dan suka bekerja tetapi tidak diberi yang sepatutnya. Sebahagian pekerja pula tidak suka diarah oleh ketua, malas dan tidak kreatif. 2 Keperluan – bekerja kuat untuk penuhi keperluan tertentu, sekiranya sumbangan mereka tidak dibalas dengan setimpal oleh organisasi mereka akan berasa tidak puas hati dan stres. 3 Pengalaman – pekerja yang kurang berpengalaman mungkin mudah menghadapi ketegangan kerja. Pekerja yang muda juga mungkin lebih tidak sabar. 4 Keupayaan – pekerja yang kurang kemahiran akan lebih tertekan dalam melakukan kerja. Faktor Luaran/Persekitaran 1 Faktor keluarga dan saudara mara – kematian, ahli keluarga sakit, penceraian dan musibah yang menimpa keluarga akan menjejaskan aktiviti kerja dan menyebabkan stres. 2 Masalah kewangan – ekonomi meleset dan harga barang meningkat menyebabkan kuasa beli pekerja menurun membuatkan seseorang itu tidak dapat menumpukan sepenuh perhatian terhadap pekerjaannya. 3 Faktor ekonomi – keadaan ekonomi yang tidak menentu akan mengakibatkan pekerja menghadapi tekanan kerana mereka tidak pasti sama ada boleh kekal bekerja dengan syarikat atau tidak. 4 Hubungan personal – hubungan peribadi dengan jiran, rakan, masyarakat memainkan peranan dan memberi kesan terhadap prestasi pekerja. Kaedah Menguruskan Stres Kaedah Individu Kaedah Organisasi • Kaedah pengurusan masa yang baik – menjadualkan rutin harian dan tidak melaksanakan tugas pada saat akhir. • Kaedah fisiologi – mengurut dan melakukan yoga. • Kaedah sukan dan rekreasi – berenang, joging, berkelah, melancong. • Kaedah sokongan sosial – mendapatkan kaunseling dan berpersatuan. • Kaedah amalan pemakanan seimbang – mengambil makanan berkhasiat, mengikut jadual pemakanan yang tetap. • Kaedah kerohanian – beribadat dan bermeditasi. • Kaedah pemilihan pekerja – organisasi memilih pekerja yang berkeupayaan dalam pekerjaan. • Program pembangunan kerohanian – diberikan kepada pekerja seperti kuliah agama dan meditasi. • Program pembangunan fizikal – seperti bersukan dan hari keluarga yang dianjurkan oleh organisasi. • Sistem mentor – pekerja yang menghadapi masalah dalam kerja boleh merujuk kepada mentor. • Program kaunseling – untuk pekerja mendapatkan nasihat jika menghadapi masalah. • Suasana tempat kerja yang sesuai – disediakan untuk pekerja kerana mereka memerlukan keselesaan. • Pihak pengurusan harus mereka bentuk struktur organisasi yang fleksibel kerana iklim organisasi yang terlalu rigid akan memberi tekanan kepada pekerja. • Program sokongan keluarga – seperti penyediaan pusat asuhan kanak-kanak dapat membantu pekerja meringankan masalah keluarga mereka. N&L STPM PP P2(1).indd 25 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

26 Kesan Stres Kesan terhadap Individu Kesan terhadap Organisasi • Fisiologi – kerap sakit, tiada selera makan dan cepat letih. • Psikologi – kemurungan, mudah marah, rasa dipinggirkan dan tiada keyakinan diri. • Gelagat dan kelakuan – cenderung menunjukkan perlakuan negatif seperti melakukan vandalisme, ponteng kerja, kerap memohon cuti, suka bergaduh. • Prestasi kerja – sukar memberi tumpuan pada kerja, banyak kerja yang tertangguh, produktiviti menurun. • Produktiviti terjejas akibat kemerosotan prestasi pekerja. • Kos organisasi meningkat akibat kerosakan/ vandalisme yang dilakukan oleh pekerja dan peningkatan tanggungan kos perubatan (pekerja sakit). • Imej organisasi terjejas apabila produktiviti merosot. • Jadual kerja terjejas apabila pekerja sering ponteng kerja atau memohon cuti. • Keharmonian organisasi terjejas apabila pekerja bergaduh sesama sendiri. • Kadar lantik henti meningkat apabila pekerja meletak jawatan kerana tidak dapat menangani stres. 1.6 Pengawalan Maksud Pengawalan Proses mengukur prestasi organisasi dengan membandingkan prestasi sebenar dengan standard atau piawaian yang telah ditetapkan. i-THINK Peta Buih Kepentingan Pengawalan Memastikan semua strategi dan aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut perancangan dan piawaian yang ditetapkan Memastikan sebarang penyelewengan yang berlaku diperbetul dengan segera Memastikan aktiviti organisasi sentiasa mengarah kepada matlamat yang ingin dicapai Memastikan hasil akhir yang diperoleh daripada aktiviti menepati sasaran, jangkaan dan piawaian yang ditetapkan Mengelakkan penyelewengan daripada berlaku Memastikan setiap proses dalam operasi disempurnakan mengikut piawaian yang ditetapkan Memastikan segala maklumat dan maklum balas berkaitan prestasi tugas yang telah dilaksanakan diberikan dengan tepat N&L STPM PP P2(1).indd 26 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

27 Jenis Kawalan Kawalan Dalaman Kawalan Luaran • Audit dalaman – fungsi penilaian bebas yang ditubuhkan dalam sesebuah organisasi dan penilaian dijalankan oleh kakitangan organisasi itu sendiri. • Prosedur kerja – Merujuk tata cara atau langkah-langkah kerja yang perlu dilakukan oleh pekerja dalam membuat aktiviti seperti membuat keputusan dan tindakan. • Dasar organisasi – Merujuk garis panduan yang digunakan oleh sekumpulan pekerja yang berada dalam sesebuah organisasi untuk melakukan aktiviti-aktiviti organisasi secara sistematik, efektif dan efesien agar matlamat organisasi dapat dicapai dengan berkesan. • Audit luaran – penilaian kritikal oleh juruaudit bertauliah (dilantik dari luar organisasi) ke atas penyata kewangan organisasi dan penyediaan laporan berdasarkan hasil penilaian itu. • Peraturan – tatacara yang menggariskan bagaimana sesuatu perkara harus dilaksanakan dengan baik dan betul. • Undang-undang – set peraturan yang mentadbir tingkah laku anggota masyarakat. Proses Kawalan 1 Menetapkan standard (a) Sesuatu ukuran prestasi yang ditetapkan. (b) Standard boleh jadi dalam standard input atau standard output. (c) Standard input merujuk prestasi kerja individu. (d) Standard output merujuk standard kualiti, kuantiti, kos atau masa. 2 Mengukur pencapaian (a) Proses pemantauan untuk mengukur hasil atau output semasa/sebenar. (b) Untuk mengukur prestasi sebenar perlaksanaan perancangan. 3 Membandingkan pencapaian dengan standard Mengenal pasti perbezaan antara pencapaian sebenar dengan standard/piawaian atau matlamat yang ditetapkan. 4 Mengambil langkah pembetulan Tindakan diambil untuk membetulkan penyimpangan yang berlaku antara pencapaian sebenar dengan standard/piawaian. Kaedah Kawalan Kawalan Awalan Kawalan Semasa Kawalan Selepas • Kawalan ke atas input seperti bahan mentah, tenaga kerja dan mesin. • Bertujuan memastikan input yang digunakan dalam proses pengeluaran mematuhi piawaian yang ditetapkan. • Dapat membantu mengelakkan kerosakan atau kecacatan pada keluaran. • Memastikan keluaran yang dihasilkan mematuhi spesifikasi yang ditetapkan. • Kawalan yang dilakukan semasa proses pengeluaran atau transformasi input berlaku. • Bertujuan mengelakkan kecacatan atau kesilapan semasa proses pengeluaran. • Semua aktiviti kerja dipantau dan dikawal supaya menepati standard dan piawaian yang ditetapkan. • Dengan cara ini, sebarang masalah dapat dikenal pasti dan tindakan pembetulan diambil dengan segera. • Kawalan ke atas output organisasi. • Bertujuan memastikan output yang dihasilkan memenuhi spesifikasi dan piawaian yang ditetapkan. • Tindakan pembetulan diambil sekiranya berlaku kerosakan atau kecacatan pada output. • Teknik kawalan secara persampelan atau pemeriksaan menyeluruh digunakan. N&L STPM PP P2(1).indd 27 07/01/2024 9:38 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

107 BAB 1 Latihan Stimulasi 1 (a) Perancangan (b) Pengorganisasian (c) Kepimpinan (d) Pengawalan 2 (a) Pembahagian tugas (b) Autoriti (c) Disiplin (d) Paduan perintah (e) Paduan arahan (f) Mengutamakan kepentingan organisasi (g) Ganjaran (h) Pemusatan (i) Rantaian skala (j) Susunan/tertib (k) Ekuiti/kesamarataan (l) Kestabilan personel (m) Inisiatif (n) Perasaan kekitaan 3 (a) Kemahiran konseptual (b) Kemahiran kemanusiaan/antara perorangan (c) Kemahiran teknikal (d) Kemahiran pengurusan masa (e) Kemahiran pembuatan keputusan 4 (a) Penentuan objektif (b) Pengenalpastian aktiviti (c) Pengelasan aktiviti (d) Pengelompokan aktiviti (e) Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab 5 (a) Berwawasan (b) Jujur dan berintegriti (c) Mempunyai keyakinan diri yang tinggi (d) Adil/tidak pilih kasih (e) Berpengetahuan tinggi (f) Tidak memandang rendah terhadap orang lain (jawapan lain yang sesuai boleh diterima) 6 (a) Mewujudkan iklim organisasi yang baik (b) Mengadakan Program Kaunseling (c) Mewujudkan Program Sokongan Keluarga (d) Melaksanakan Program Pengurusan Stres (e) Memperkenalkan Sistem Mentor (f) Mereka bentuk semula kerja 7 (a) Penentuan tanggungjawab (b) Kawalan fizikal (c) Pengasingan tugas (d) Pusingan kerja (e) Dokumentasi yang lengkap Latihan Pengukuhan Bahagian A 1 Empat fungsi pengurusan dan kepentingan pengurusan bagi sesebuah organisasi perniagaan ialah: Fungsi pengurusan • Perancangan • Pengorganisasian • Kepimpinan • Pengawalan Kepentingan pengurusan • Menentukan matlamat dan hala tuju organisasi • Mengurangkan pembaziran dan menggalakkan penggunaan sumber secara optimum • Membantu mencapai matlamat organisasi • Mendorong dan memberi motivasi kepada modal insan untuk mencapai matlamat organisasi • Menyelaraskan sumber untuk memastikan sumber digunakan secara berkesan 2 Peranan pengurus sebagai komunikator ialah: • Pemantau – memantau dan memerhatikan maklumat yang berkaitan dengan organisasi dan persekitaran luaran organisasi • Penyampai – menyebarkan maklumat dari dalam dan luar organisasi kepada pihak dalaman dan pihak berkepentingan • Jurucakap – menyampaikan maklumat dalaman organisasi kepada pihak di luar organisasi atau pihak berkepentingan 3 Tindakan pengurus sebagai seorang usahawan seperti yang disarankan oleh Mintzberg ialah: • Sentiasa berusaha memajukan perniagaan melalui penggunaan idea-idea baharu secara kreatif dan inovatif • Sentiasa peka terhadap persekitaran dalaman dan luaran yang mewujudkan peluang dan ancaman untuk organisasi dan seterusnya, merebut peluang yang ada atau mengatasi ancaman itu • Sentiasa memperbaiki prestasi unit/organisasi dari semua aspek, terutama menggembleng faktor pengeluaran dalam organisasi untuk melaksanakan aktiviti dengan cekap dan berkesan 4 Sikap pekerja berdasarkan Teori X yang perlu diberi perhatian oleh pengurus sesebuah organisasi seperti yang dinyatakan oleh Douglas McGregor ialah: • Tidak suka bekerja dan perlu diarahkan untuk bekerja • Tiada motivasi dan tidak bercita-cita tinggi • Mengamalkan sikap tidak mengambil tahu tentang hal-hal organisasi dan mementingkan diri sendiri • Sentiasa mengelak daripada memikul tanggungjawab 5 Kepentingan kemahiran konseptual kepada seorang pengurus pertengahan ialah: • Menyelesaikan masalah jangka panjang pada peringkat jabatan • Memahami persekitaran dan perubahan persekitaran (dalaman dan luaran) pada peringkat jabatan serta dapat berfikir secara abstrak • Membuat perancangan strategik/jangka panjang pada peringkat jabatan Jawapan N&L STPM PP P2(jwp).indd 107 07/01/2024 9:39 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.

108 • Mengesan peluang masa depan dan menjangka ancaman pada peringkat jabatan • Menterjemahkan visi dan misi organisasi kepada pengurus bawahan 6 Ciri perancangan strategik yang biasanya dijalankan dalam sesebuah organisasi ialah: • Kandungan perancangan – melibatkan visi, misi dan hala tuju organisasi • Tempoh perancangan – berbentuk jangka masa panjang dan biasanya melebihi lima tahun • Perancang – dilakukan oleh pengurus atasan • Risiko perancangan – melibatkan risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan keseluruhan organisasi • Skop perancangan – melibatkan matlamat organisasi secara menyeluruh 7 Langkah yang perlu diambil oleh pengurus dalam menganalisis persekitaran perniagaan semasa proses perancangan bagi sesebuah organisasi perniagaan ialah: • Memahami persekitaran dalaman dan luaran organisasi • Melihat dan meramal apa yang akan berlaku di dalam dan di luar organisasi • Menyediakan premis perancangan berdasarkan maklumat yang diperoleh daripada persekitaran dalaman dan luaran • Membuat analisis persekitaran dalaman seperti sumber manusia dan kewangan • Membuat analisis persekitaran luaran seperti undang-undang, situasi ekonomi dan politik 8 Fungsi alat perancangan Carta Gantt dalam proses perancangan ialah: • Mengagihkan jangka masa penggunaan mesin dan jangka masa penggunaan manusia • Merancang proses sesuatu program dengan mudah • Mengatur aktiviti mengikut turutan masa dalam jadual dengan menetapkan masa bermula dan masa berakhir setiap aktiviti • Menunjukkan tahap pencapaian/kemajuan bagi setiap projek berdasarkan tarikh penyempurnaan yang telah ditetapkan 9 Pernyataan misi bagi sesebuah organisasi perniagaan • Menyatakan tujuan utama organisasi ditubuhkan • Biasanya dinyatakan dalam bentuk umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan serta falsafah pengurusan • Membentuk identiti dan imej organisasi • Penting sebagai panduan dan sumber motivasi untuk ahli organisasi kerana hala tuju yang dikongsi bersama dapat mewujudkan fokus pada usaha • Menjadi kayu pengukur bagi menilai kejayaan pengurus dalam mencapai matlamat organisasi, iaitu sejauh mana pengurus berjaya mempengaruhi pekerjanya untuk mencapai misi tersebut 10 Elemen yang perlu diberi perhatian semasa membuat analisis SWOT dari aspek kekuatan dalaman bagi sesebuah organisasi ialah: • Kelebihan syarikat berbanding dengan pesaing – apakah kelebihan sedia ada organisasi? • Bidang yang menjadi kekuatan organisasi – apakah bidang penerokaan yang dapat melambangkan kekuatan organisasi? • Kekuatan produk organisasi berbanding dengan produk pesaing – apakah ciri-ciri istimewa yang ada pada produk organisasi? • Kekuatan dalam hala tuju dan strategi organisasi – adakah organisasi mempunyai hala tuju strategi yang jelas? • Kekuatan aspek pekerja – adakah organisasi menyediakan suasana tempat kerja yang positif? 11 Empat kepentingan pengorganisasian bagi sesebuah organisasi ialah: • Menghasilkan satu aturan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat organisasi • Memastikan pengagihan sumber antara jabatan dapat dilakukan dengan adil dan saksama • Mengawal tingkah laku pekerja melalui pelaksanaan prosedur dan sistem yang telah ditetapkan • Memastikan aktiviti kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesan • Menjamin kelancaran perjalanan segala urusan organisasi • Mengurangkan konflik tugas antara pekerja • Membangunkan sumber manusia melalui latihan dan pembangunan (pilih mana-mana empat) 12 Kelemahan penjabatan organisasi mengikut pelanggan ialah: • Mewujudkan pertindihan dalam aktiviti operasi kerana penekanan diberikan pada pengguna/ pelanggan, dan bukannya pada tugas • Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan banyak pengurus untuk kumpulan pelanggan yang berlainan • Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang mengendalikan permintaan pelanggan yang bersaing • Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri dengan pengetahuan/kemahiran yang mencukupi bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pelanggan • Kesukaran membezakan setiap kumpulan pelanggan secara jelas dan nyata 13 Kelebihan pelaksanaan struktur organisasi berdasarkan projek ialah: • Bidang kuasa pengurus projek adalah luas • Semua unit/jabatan bertanggungjawab secara terus/langsung kepada pengurus projek • Integrasi kepakaran yang berbeza adalah lebih efektif • Kesemua sumber dapat ditumpukan pada pelaksanaan projek secara berkesan • Tindakan pembetulan dapat diambil dengan segera sekiranya berlaku sebarang masalah 14 Konsep fail meja bagi sesebuah organisasi Dokumen yang memperincikan semua tugas yang perlu dijalankan oleh seorang pekerja setiap hari yang meliputi: N&L STPM PP P2(jwp).indd 108 07/01/2024 9:39 PM PENERBIT ILMU BAKTI SDN. BHD.