เอกสารประกอบการอบรมการติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร (1)

เอกสารประกอบการอบรม

การประสานงานภายในองค์กร

(coordination within the organization)

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กรคืออะไร ?

" จะประสานหน่วยงาน ต้องประสานคน จะประสานคน ต้องประสานใจ "

ความหมาย
“การประสานงาน” หมายถึง การจัดให้คนในองค์กรทำงานสัมพันธ์สอดคล้องกันโดยจะต้องตระหนัก
ถึงความรับผิดชอบวัตถุประสงค์เป้าหมาย และมาตรฐานการปฏิบัติขององค์กรเป็นหลักต้องมีการจัด
ระเบียบ วิธีการทำงาน อีกทั้งความร่วมมือในการปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อให้เกิดความ

เข้าใจตรงกันในการร่วมมือปฏิบัติงานให้สอดคล้องทั้งเวลา และกิจกรรมที่ต้องกระทำให้บรรลุ
วัตถุประสงค์โดยไม่ทำให้เกิดความสับสน ขัดแย้ง หรือเหลื่อมล้ำกันทั้งนี้เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบ

รื่น ทำให้ได้มาซึ่งงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ความสำคัญของการประสานงานในองค์กร
1.เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เป็นสิ่งสำคัญ ถ้าผู้ปฏิบัติงานทุกคนหรือหน่วยงานได้ทราบและเห็นด้วยเป็น
ส่วนรวมแล้ว จะช่วยส่งเสริมการประสานงานได้มาก ถ้าวัตถุประสงค์ไม่เป็นที่แน่นอนหรือไม่เข้าใจ
ของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน แต่ละหน่วยงานก็จะมีความเข้าใจต่างกัน เมื่อเป็นเช่นนี้วัตถุประสงค์ก็ไร้ผล ดัง
นั้น จึงต้องอาศัยการประสานงานเป็นสื่อในการสร้างความเข้าใจ
2.ประหยัดเงินและเวลา การประสานงานที่ดีจะช่วยตัดปัญหาการปฎิบัติงานซ้อนกันซึ่งจะทำให้ไม่สิ้นเปลือง
กำลังคนกำลังเงินและไม่เสียเวลาโดยใช่เหตุ
3. ลดปัญหาการขัดแย้งระหว่างเจ้าหน้าที่ในการปฏิบัติงานร่วมกัน ความเห็นหรือ ประโยชน์ ซึ่งแต่ละ
บุคคลหรือแต่ละหน่วยงานอาจจะเห็นไม่ตรงกันและอาจจะขัดกัน หรืออาจจะไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ที่วาง
ไว้ งานย่อมจะก้าวก่ายกัน ถ้ามีการประสานงานที่ดีแล้วจะช่วยให้เจ้าหน้าที่มีความเห็นและความเข้าใจใน
หน้าที่ของแต่ละฝ่ายดีขึ้นจะลดการก้าวก่ายอันเป็นชนวน ทำให้เกิดความขัดแย้ง ความแตกแยก ซึ่งอาจจะ
เป็นผลเสียหายแก่งานได้ จะเห็นได้ว่า ความสาคัญของการประสานงานนั้น จะทำให้เป้าหมายขององค์กร
หรืองานที่วางไว้บรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ รวมถึงทำให้เกิดการประหยัดเงิน ประหยัดเวลาในการ
บริหารจัดการ ตลอดจน ลดปัญหาการขัดแย้งของบุคลากรในองค์กรในการปฏิบัติงานร่วมกัน ไม่เกิด
การทำงานที่ซ้าซ้อนหรือการขัดแย้งทางความคิด หรือ การขัดแย้งในทางปฏิบัติ

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร

องค์ประกอบของการประสานงาน
1. ความร่วมมือ จะต้องมีความเข้าใจหรือมีการตกลงร่วมกัน มีการระดมความคิด วิธีการ เทคนิค
การจัดหาทรัพยากรมาสนับสนุนการทำงานร่วมกัน ความมีสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน โดยบุคคลควรมี
สัมพันธภาพที่ดีต่อกัน เอื้อเฟื้อ เผื่อแผ่ซึ่งกันและกัน มีความจริงใจต่อกัน มีน้าใจ ต่อกัน ช่วยเหลือ
ซึ่งกันและกัน ไม่มีอคติ ต่อกัน ไม่กล่าวร้าย หรือพูดจาที่ไม่ดีต่อกัน ก็จะทำให้การ ประสานงานระหว่าง
กันเป็นไปด้วยความมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดประสิทธิผลอย่างแน่นอน
2. จังหวะเวลา ผู้ที่ปฏิบัติงานต้องมีความรับผิดชอบ ทำให้งานนั้นเป็นไปตาม กาหนดเวลาที่ตกลงกันให้
ตรงเวลา และสถานที่ โดยเวลา และสถานที่นั้นถือได้ว่าเป็นสิ่งสาคัญ เหมือนกัน หากเวลาและสถานที่ไม่
เอื้ออานวยต่อการปฏิบัติงานก็เป็นผลทำให้การประสานงาน ไม่สามารถประสบความสำเร็จได้
3. ความสอดคล้อง จะต้องพิจารณาความพอเหมาะพอดี ไม่ทำงานซ้อนกัน เพื่อให้การบริหารงาน
ประสบความสาเร็จ โดยบทบาทและหน้าที่ของบุคคลในการปฏิบัติงาน ก็ถือว่าเป็นสิ่งสาคัญเช่นกัน หาก
บุคคลแต่ละบุคคลรู้จักบทบาท หน้าที่ และความ รับผิดชอบ ของตนเอง ไม่ไปก้าวก่ายบทบาท หน้าที่
ของบุคคลอื่น ความขัดแย้งก็จะไม่เกิดขึ้น ซึ่งจะเป็นผล ทำให้การประสานงานเป็นไปด้วยความ
เรียบร้อย
4. ระบบการสื่อสารที่ตรงกันอย่างรวดเร็วและราบรื่น ข้อความในการสื่อสาร โดยข้อความในการ
สื่อสารระหว่างกันต้องมีความชัดเจน สั้น กะทัดรัด ไม่กำกวม หรือตีความไปได้ หลายทาง และ
สามารถเข้าใจได้ง่าย
5. ผู้ประสานงานจะต้องสามารถทำให้ทุกฝ่ายเข้าร่วมทางานอย่างมีจุดมุ่งหมาย เดียวกันตาม
วัตถุประสงค์ของงานที่กำหนดไว้ ในการประสานงานระหว่างกันไม่ว่า จะเป็นการ ประสานงานภายใน
องค์กรระหว่างเพื่อนร่วมงาน หรือการประสานงานระหว่างผู้บังคับบัญชากับ ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือ
เป็นการประสานงานกับบุคคลภายนอกองค์กร นอกจากนี้ ในบางกรณี บางองค์กร ต้องมีผู้ประสาน
งานเพื่อให้การทำงานของทุกฝ่ายเป็นไปด้วยความเรียบร้อย และบรรลุ วัตถุประสงค์ของงานที่ได้วางไว้
หรือเป็นตัวกลางในการแก้ไขข้อขัดแย้งที่จะเกิดขึ้น

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร

วัตถุประสงค์ของการประสานงาน
การประสานงานเกิดจากความต้องการให้งานเกิดผลสําเร็จ มีคุณภาพตาม มาตรฐานเป็นไปตามข้อกําหนด
ประหยัดเวลา ทรัพยากรในการปฏิบัติงาน มีความ สะดวกราบรื่น และไม่เกิดปัญหาข้อขัดแย้ง ซึ่งในการ
ประสานงานแต่ละครั้งมีวัตถุประสงค์เฉพาะ ดังนี้
1. แจ้งผู้เกี่ยวข้องทราบ หรือขอความช่วยเหลือ และเพื่อรักษาไว้ซึ่งความสัมพันธ์อันดี
2. ขอคํายินยอมหรือความเห็นชอบ
3. เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกัน
4. ขจัดข้อขัดแย้งในการปฏิบัติงาน และเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการดําเนินงานขององค์กร
5. ช่วยให้การดําเนินงานเป็นตามแผน และทําให้เกิดการดําเนินงานอย่างรอบคอบมากยิ่งขึ้น
6. ใช้ตรวจสอบอุปสรรคและซักถามปัญหาข้อสงสัยที่เกิดขึนระหว่างการดําเนินงาน
7. เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายที่ตังไว

หลักของการประสานงาน
สำหรับหลักในการประสานงานนั้นเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับแนวทางในการนำไปสู่การบริหารจัดการให้เกิด
ประสิทธิภาพอย่างเป็นรูปธรรมเกิดประสิทธิภาพต่อหน่วยงานและบันรุเป้าหมายของหน่วยงานที่วางไว้ดังนี้
1.การประสานงานเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการที่จะก่อให้เกิดเอกภาพ ในการบริหารงานตามความมุ่ง
หมายหลักการของการบริหารงานเพราะการจัดระบบและการแบ่งงานนั้นจะต้องดำเนินไปตามความมุ่ง
หมายวัตถุประสงค์นโยบาย และแผนการประสานงานจึงเป็นการประสานการปฎิบัติงานกับนโยบาย หรือ
วัตถุประสงค์ของหน่วยงานเข้าด้วยกัน
2.การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับคนงานและจิตใจ เพราะการประสานงานต้องนำเอาคนหรือผู้ปฏิบัติงาน
เข้ามาร่วมทำงานกันอย่างสมานฉันท์ เป็นทีมเวิร์ค จึงเห็นว่าสิ่งสำคัญยิ่งของการประสานงานคือความ
ร่วมมือซึ่งเป็นเรื่องของจิตใจในการทำงานร่วมกัน
3.ธาตุแท้ของการประสานงาน คือเวลา ซึ่งจัดว่าเป็นหัวใจสำคัญของการประสานงาน เพราะจังหวะระยะ
เวลาตลอดจนการกำหนดแผนและการคาดคะเน มีความสำคัญต่อการประสานงานอย่างยิ่ง
4.การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับเทคนิคการบริหาร การจัดให้มีการวางแผนที่ดีจัดให้มีแผนผังของ
หน่วยงานแผนผังที่เกี่ยวกับหน้าที่การงานแสดงสถานที่ทำงาน

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร

หลักของการประสานงาน

5.การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร หลักสำคัญประการหนึ่งในการบริหารงานคือบุคคล
อื่นหรือหน่วยงานอื่น จะให้ความร่วมมือหรือประสานงานกับหน่วยงานของเราได้ก็ต่อเมื่อเขามีความเข้าใจใน
วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนดีแล้ว โดยอาศัยการติดต่อสื่อสารเป็นเครื่องมือในการประสานงาน
6.การประสานงานเป็นการประสานความคิดเห็น เพื่อน้อมนำหรือประสานความคิดเห็นของสมาชิกในกลุ่ม
หรือผู้ร่วมงานให้มีความสอดคล้องต้องกันอันเป็นปัจจัยสำคัญของการประสานงาน
7.การประสานงานมีอยู่ทุกระดับชั้นของการบังคับบัญชาทั้งในรูปแบบพิธีการและ ไม่เป็นพิธีการ
8.การควบคุมก็มีบทบาทสำคัญต่อการประสานงาน ไม่ว่าจะเป็นการควบคุมใน ลักษณะใด ระดับใด
9.การประสานงานมีความสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อม ไม่ว่าจะเป็นโครงการของรัฐหรือเอกชน ก็ยังมีความ
จำเป็นที่จะต้องปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับสภาวะแวดล้อมขององค์กรอยู่เสมอ นักบริหารจึงควร
เป็นผู้ที่ไวต่อปัญหาและความเปลี่ยนแปลงอันจำเป็นในการประสานงาน

ปัจจัยในการประสานงาน
ปัจจัยที่จําเป็นต่อการประสานงานไม่ว่าจะเป็นองค์กรหรือหน่วยงานประเภทใด มีปัจจัยท่ีสําคัญ ดังนี้
1. คน หมายถึง ผู้ซึ่งจะทําให้งานเป็นผลขึ้นมา การประสานงานที่แท้จริง คือ การประสานคนให้ร่วม ใจ
ร่วมกําลังงานด้วยการนําเอาความสามารถของคนมาทําให้เกิดผลงานในจุดมุ่งหมายเดียวกัน ความสามารถ
ของคนพิจารณาได้สองด้านคือทางด้านความรู้และด้านความสัมพันธ์กับผู้อื่น ผู้ประสานงานต้องมีความรู้
ความสามารถและการมองการณ์ไกล มีมนุษย์-สัมพันธ์ดีมีทัศนคติที่ดีต่อกัน ผู้ร่วมงานทุกฝ่ายเข้ากันได้ดีมี
การ พบปะหารือกันอยู่เสมอ
2. เงิน หมายถึง ตัวเงินและสิ่งอื่นซึ่งสามารถใช้เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนได้ในการประสานงาน จะต้อ
งมีกําลังเงินสนับสนุนการปฏิบัติงาน
3. วัสดุ หมายถึง สิ่งของเครื่องมือและเครื่องใช้ต่างๆ ในการประสานจะต้องมีวัสดุอุปกรณ์ช่วยในการ
ประสานงานอย่างพอเพียง
4. วิธีการทํางาน หมายถึง การบริหารงานให้สามารถบรรลุผลสําเร็จตามจุดประสงค์ที่กําหนดเป็น เป้า
หมายไว้มีการกําหนดอํานาจหน้าที่ และความรับผิดชอบให้ชัดเจน มีการมอบหมายงาน และ การควบคุม
งาน การติดต่อสื่อสารที่ดี

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร

การประสานงานอาจทําได้หลายวิธีซึ่งแต่ละวิธีย่อมให้ผลแตกต่างกันไปสุดแต่เงื่อนไขของสถานการณ์ที่ ผิดแผก
แตกต่างกันอาจมีการประสานงานด้วยระบบ หรือประสานงานด้วยคน หรืออาจใช้ทั้งระบบและคน ควบคู่กันไป
การประสานงานอาจมีบุคคลคนเดียวเป็นผู้ประสานเพื่อความคล่องตัวและการตัดสินใจแก้ปัญหาที่ รวดเร็ว
ฉับไว แต่ถ้าเป็นงานที่มีระบบซับซ้อนและมีขอบเขตกว้างขวางเกินกว่าที่คนเพียงคนเดียวจะ ประสานงานได้ก็
ต้องจัดต้ังเป็นคณะผู้ประสานงาน
การประสานงาน อาจกระทําได้เป็น ๒ ลักษณะ คือ
1. การประสานงานอย่างเป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบมีพิธีรีตรองที่ต้องปฏิบัติเช่น มี หนังสือ
ติดต่อหรือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร หรือเสนอรายงานเป็นลําดับชั้น เป็นต้น
2. การประสานงานอย่างไม่เป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบไม่มีพิธีรีตรองเพียงแต่ทํา ความตกลง
ให้ทราบถึงการที่จะปฏิบัติให้เป็นไปตามจังหวะเวลาเดียวกัน และด้วยจุดประสงค์เดียวกัน การ ดําเนินการต้อง
อาศัยความใกล้ชิดสนิทสนมเป็นส่วนตัว ไม่มีแบบแผน เป็นการติดต่อแบบเผชิญหน้าซึ่งกันและ กัน ผลดีก็คือ
สามารถมีความเข้าใจที่ตรงกันและชัดเจนที่สุด เช่น การประสานงานด้วยวาจาทางโทรศัพท์หรือ การเข้าพบผู้ที่
ติดต่อโดยตรง

ปัญหาอุปสรรคในการประสานงาน
โดยส่วนใหญ่ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการติดต่อประสานงานมัก จะเป็นเรื่องของการบริหารคน ซึ่งไม่สามารถบังคับ
ให้ใครทําอะไร ตามใจได้ คนเป็นเรื่องที่ควบคุมค่อนข้างลําบาก เรื่องหนักใจอยู่ที่ว่า จะ ต้องไปติดต่อประสาน
งานกับคนที่คุยกันแล้วจูนกันไม่ติด พูดกันไม่รู้ เรื่อง คิดกันคนละอย่าง และที่ซ้ำร้ายหากต้องไปติดต่อประสาน
งานกับ คนที่ไม่ถูกชะตากัน รับรองว่าใครก็ใคร จะต้องคิดมาก กลุ้มใจ หรือมี ปัญหาเกิดขึ้นตามมาสารพัด
ไม่มีใครที่ไม่เคยเจอปัญหาในการติดต่อประสานงาน แต่สิ่ง สําคัญคือ จะเอาชนะปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นได้อย่างไร
ซึ่งพบว่าส่วนใหญ่ ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการติดต่อประสานนั้นหนีไม่พ้นสาเหตุของเรื่องวุ่นๆ ดังต่อไปนี้
1.ให้ข้อมูลล่าช้าเกินไป
การที่ติดต่อประสานงานกับ อีกหน่วยงานหนึ่งล่าช้า นั่นอาจจะเป็นเพราะว่ามัวแต่รอข้อมูลจาก อีกหลาย
หน่วยงาน จึงทําให้ส่งข้อมูลให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องล่าช้า ตามไปด้วย ปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร

2.รับส่งข้อมูลผิดพลาด การรับ และส่งมอบข้อมูล รายงาน เอกสารที่ผิดพลาด ย่อมนําไปสู่การติดต่อ
ประสานงานที่ ไม่รู้จบ คนบางคนยังไม่ทันฟัง กลับด่วนสรุปตามอําเภอใจ หรือคน บางคนเอาเร็วไว้ก่อน
ส่งข้อมูลให้ด้วยความรวดเร็ว แต่ข้อมูลที่ นําส่งให้ กลับพบแต่ข้อผิดพลาด
3.เพิกเฉย และหลงลืมารเพิกเฉย ไม่สนใจว่าเป็น หน้าที่ของตนเองที่จะต้องติดตาม ติดต่อประสานงานกับ
หน่วยงาน อื่นๆ คิดว่าไม่ใช่เรื่อง ไม่ใช่หน้าที่ ไม่เห็นความจําเป็น หรือไม่เห็น ความสําคัญของการติดต่อ
ประสานงาน คิดเสียแต่ว่ารอให้อีกฝ่าย ติดต่อมาเองไม่ดีกว่าหรือ และบางคนยิ่งซ้ําร้ายใหญ่ นัดแล้ว แต่
กลับลืมนัดที่รับปากไว้
4.ไม่ได้รับความร่วมมือ มีสาเหตุมาจาก มีความคิดที่ แตกต่างกัน มีอคติต่อกัน ไม่ชอบกัน หรือปิดบัง
ข้อมูล ทําให้ไม่เกิด ความร่วมมืออย่างจริงจัง

วิธีการที่จะให้ได้รับความร่วมมือในการประสานงาน
การประสานงานไม่ควรจะกระทําโดยใช้อํานาจสั่งการ แต่อย่างเดียว ควรใช้ความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันเป็นหลัก
เพราะความ มีน้ำใจต่อกัน ไว้วางใจกันจะเป็นผลให้เกิดการร่วมใจมากกว่าการ ใช้อํานาจหน้าที่พยายามผูก
มิตรตั้งแต่ต้นและป้องกันไม่ให้เกิด ความรู้สึกเป็นปฏิปักษ์ มีความหวาดระแวงหรือกินแหนงแคลงใจ กัน
ให้การยอมรับซึ่งกันและกัน ไม่นินว่าร้ายกัน ไม่โยนความผิด ให้แก่ผู้อื่น เมื่อมีสิ่งใดจะช่วยเหลือแนะนํากันได้
ก็อย่าลังเล และ พร้อมจะรับฟังคําแนะนําของผู้เกี่ยวข้องแม้จะไม่เห็นด้วยก็อย่า แสดงปฏิกิริยาโต้ตอบ เมื่อ
มีการเปลี่ยนแปลงก็ต้องแจ้งให้ทราบ

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร

ผลลัพธ์ที่ดีเกิดจากการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ มี 3 ลักษณะการใช้ดังนี้
การใช้เครื่องมือสื่อสาร
การใช้เครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์โทรสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่รวดเร็ว
ประหยัดเวลา มีแนวทางปฏิบัติดังนี้
- ก่อนเริ่มประสาน คิดก่อนว่า เราต้องการอะไร เมื่อไรที่ไหน อย่างไร ควรติดต่อใคร หน่วยงานใด
- ควรมีบัญชีโทรศัพท์ของบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องไว้เป็นส่วนตัว และส่วนกลาง
- เมื่อติดต่อกับผู้ใด ควรจดชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของผู้นั้นไว้ใช้ติดต่อในโอกาสต่อไป บางครั้งทำเป็นบัญชีไว้ใน
ปกแฟ้มเรื่องนั้นๆ
- ควรประสานกับระดับเดียวกัน หรือต่ำกว่าก่อน
- ใช้คำพูดสุภาพ ให้เกียรติคู่สนทนาแม้รู้ว่าเขามีตำแหน่งต่ำกว่า ไม่พูดยกตนข่มท่าน อาจหาข้อมูลก่อนว่า ผู้ที่
เราจะโทรติดต่อ เป็นผู้ใดตำแหน่งหน้าที่ใด อายุเท่าใด เมื่อสนทนากัน อาจเรียก พี่ น้อง ท่านจะทำให้เขารู้สึกดี
- การอ่อนน้อมถ่อมตนด้วยความจริงใจ มักเป็นที่พอใจของผู้อื่น
- ในการประสานงานครั้งที่ 2 หลังจากรู้จักกันแล้วอาจทักทายหรือซักถามด้วยความห่วงใย จริงใจเกี่ยวกับ
เรื่อง สุขภาพ งาน ฯลฯ ก่อนประสานเรื่องงาน
- กล่าวคำขอบคุณทุกครั้ง ก่อนจบการสนทนา
- เมื่อรับปากเรื่องใดไว้ต้องรีบทำ เช่น จะรีบส่งโทรสารไปให้จะรีบทำหนังสือไป

การประสานด้วยหนังสือ
การประสานงานด้วยหนังสือใช้ในกรณีที่เป็นงานประจำที่ทั้งสองหน่วยงาน ทราบระเบียบปฏิบัติอยู่แล้ว มี
แนวทางปฏิบัติดังนี้
- หากเป็นเรื่องใหม่ ควรประสานทางโทรศัพท์ก่อนเสมอ
- ตัวอย่างเรื่องที่อาจต้องมีหนังสือไป หลังจากโทรติดต่อด้วยวาจาแล้ว เช่น ขอทราบข้อมูล ขอหารือ ขอ
ทราบความต้องการขอรับการสนับสนุน ขอความอนุเคราะห์ฯลฯ
- การร่างหนังสือ ควรให้ถูกหลักการ ถูกต้อง ถูกใจ(ผู้รับ)
- การร่างหนังสือขอรับการสนับสนุน หรือขอความอนุเคราะห์ควรประกอบด้วย

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร

(1) เหตุที่มีหนังสือมา (2) ยกย่องหน่วยงานที่จะขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์(3) เรื่องราวที่
ต้องการขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์(4) ตั้งความหวังที่จะได้รับการสนับสนุน/ขอความ
อนุเคราะห์และ (5)ขอบคุณ
- การร่างหนังสือขอความร่วมมือ ควรประกอบด้วย (1) เหตุที่มีหนังสือมา (2) ความจำเป็นและเรื่องที่จะ
ขอความร่วมมือ (3) เรื่องราวที่ต้องการขอความร่วมมือ (4) ตั้งความหวังที่จะได้รับความร่วมมือและ
(5)ขอบคุณ
- เมื่อได้รับการสนับสนุน การอนุเคราะห์แล้ว ควรมีหนังสือไปขอบคุณหน่วยงานนั้นๆ เสมอ เพื่อสานความ
สัมพันธ์ไว้สำหรับโอกาสต่อไป

การพบปะด้วยตนเอง
การพบปะด้วยตนเอง เป็นการประสานงานที่ดีที่สุดเพราะได้พบหน้า ได้เห็นบุคลิกลักษณะ สีหน้าท่าทาง ของ
ผู้ติดต่อทั้งสองฝ่ายมีเวลาในการซักถามทำความเข้าใจกันได้อย่างพอเพียง เพราะทั้งสอง
ฝ่ายต้องวางมือจากงานอื่นๆ ทั้งหมด มีข้อเสีย คือ ใช้เวลามาก มักใช้การพบปะในกรณีที่เป็นเรื่องนโยบาย
เป็นเรื่องสำคัญ หรือมีรายละเอียดมาก หรือต้องการให้เกียรติให้ความสำคัญแก่อีกฝ่ายหนึ่ง หรือ
สร้างความรู้สึกที่ดีแก่อีกฝ่ายหนึ่ง ให้เขารู้สึกว่า เราให้ความสำคัญแก่เขาด้วยการมาพบด้วยตนเอง มี
แนวทางปฏิบัติดังนี้
- ควรเตรียมหัวข้อหารือไปให้พร้อม และจดบันทึกไว้หากอีกฝ่ายไม่ได้บันทึก เราอาจบันทึกสั้นๆ ใส่กระดาษ
โน้ตไว้ให้เขา หรือเตรียมพิมพ์รายการไปล่วงหน้า เพื่อให้เขามีบันทึกช่วยจำ และใช้สั่งการขั้นต้นแก่บุคลากรใน
หน่วยงานของเขาได้
- เมื่อรับปากเรื่องใดไว้ต้องรีบทำ เช่น จะรีบส่งเอกสารไปให้หรือจะรีบทำหนังสือไป

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร

สรุป
การประสานงาน เป็นศิลปะอย่างหนึ่ง ซึ่งต้องอาศัยความสุภาพ อ่อนน้อมถ่อมตน ความจริงใจ ความอดทน
อดกลั้น ความยิ้มแย้มแจ่มใส ในการติดต่อกับบุคคลอื่น เพื่อขอรับการสนับสนุน ขอความร่วมมือเพื่อให้เกิด
ความเข้าใจตรงกัน
การประสานงานที่ดีช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว ทุกคน ทุกฝ่ายมีความเข้าใจถึง
นโยบายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานได้ดียิ่งชึ้น ช่วยประหยัดเวลา เงิน วัสดุ และสิ่งของต่างๆ ในการทำงาน
ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มผลสัมฤทธิ์ชองงานมากขึ้น และยังสร้างความกลมเกลียว
ความเข้าใจอันดีและความสามัคคีอีกทั้งช่วยขจัดข้อขัดแย้งในการทำงาน ป้องกันการก้าวก่ายหน้าที่ ขจัดปัญหา
การทำงานซ้ำซ้อนหรือเหลื่อมล้ำกัน ก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีม สร้างความสำนึกในการรับผิดชอบร่วมกัน รวม
ถึงเข้าใจข้อเท็จจริงและปัญหาของหน่วยงานอื่นนำไปสู่การกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และลู่ทางการปรับปรุงงาน
ต่อไป

อ้างอิง
http://www.stabundamrong.go.th/web/book/53/b18_53.pdf
http://km.cpd.go.th/pdf-bin/pdf_2199183079.pdf
http://eqa.pcru.ac.th/QA/doc/km/good%20practice%2026864.pdf
http://www.stabundamrong.go.th/web/book/53/b18_53.pdf
https://ddc.moph.go.th/uploads/ckeditor2//%E0%B9%80%E0%B8%97%E0%B8%84%E0
%B8%99%E0%B8%B4%E0%B8%84%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%9B%
E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%87%E0%B8%B
2%E0%B8%99-KM.pdf
http://www.sattahipactivity.com

การติดต่อสื่อสารเพื่อการประสานงานในองค์กร