คู่มือการใช้โปกแกรม Express Accounting

คูมือการใชง านโปรแกรม Express Accounting

วิชา โปรแกรมสำเรจ็ รปู เพอ่ื งานบญั ชี
รหัสวชิ า 30201 – 2102

จัดทำโดย
นางสาวนภัสสร ชทู อง รหสั 6430201004
นางสาวอัญชสิ า ทองพูน รหสั 64302010070

เสนอ
คุณครณู ฐั ญา ชมุ โชติ

ข้นั ตอนเขา สูโปรแกรมบัญชี Express
1.การเรียกโปรแกรม Express ใหด ับเบล้ิ คลิกทไ่ี อคอนโปรแกรม Express จะปรากฏเมนทู ่ีจอภาพ จากนน้ั ให
ผใู ชป อนรหสั ผใู ชแ ละรหสั ผาน จากนน้ั คลกิ ทตี่ กลง

รูปภาพท่ี 1

2.ท่หี นา จอจะปรากฏรายชอ่ื บริษัททม่ี กี ารกำหนดไวในโปรแกรมข้ึนมาใหเ ลอื ก ใหผ ูใชด บั เบล้ิ คลกิ เลือกบริษัทท่ี
ตองการ

รูปภาพที่ 2
3.ผูใ ชกำหนดวนั ทำการ แลว คลกิ ตกลง
4.ผใู ชเขา สเู มนูหลกั ของโปรแกรม Express
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

5.ใสว นั ทำการตามขอ มลู ทใี่ หม า

รปู ภาพที่ 3

6.จะปรากฏหนาจอเมนูตาง ๆ

รปู ภาพที่ 4

การสรา งบรษิ ทั ใหม
1.คลิกทเี่ มนูเรม่ิ ระบบ จากนั้นเลอื กขอ 8.กำหนดบรษิ ัทใหม

รูปภาพท่ี 5

2.คลกิ ทเ่ี มนู เพอ่ื เพม่ิ ช่ือบริษทั ( หรอื กด Alt+A )
3.ชองรหสั ใหค ลกิ ผา นไป ( ชอ งรหสั สมั พนั ธกบั ระบบรักษาความปลอดภยั ซ่ึงสามารถใชช ื่อซ้ำกันได )
4.ชอ งท่เี กบ็ ขอ มลู (Data Directory ) ใหผ ใู ชกำหนดข้ึนใหมเ อง หรอื อาจใชช อื่ ยอ ของกิจการ เม่ือกำหนดเสรจ็
แลวกด Enter ส่งิ ที่ควรทราบในการกำหนด “ ชอ งทีเ่ กบ็ ขอ มลู ”

• หา มเปนภาษาไทย
• หามเกนิ 8 ตวั อกั ษร
• ทำเมนนู เ้ี พ่ือลางขอ มลู บางสวน หรือทงั้ หมดท้ิง เพอื่ เร่ิมคียใ หม ( ถาจะลบขอมลู ใด ใหก จิ การคลกิ

เคร่ืองหมายถกู ในหัวขอน้นั ๆ )
• ควรตรวจสอบวาจะลา งขอ มูลในทเ่ี กบ็ ขอมลู ทแ่ี สดงไวด า นบนใชหรอื ไม ( เพราะลา งแลวจะกขู อมลู

คนื มาไมไ ด เวน แตวามีขอ มลู สำรอง )
• เมนูนเี้ ปน เมนทู อ่ี นั ตราย ไมค วรเปดใหพ นกั งานทวั่ ไปท่ไี มท ราบวิธีใชอยางถองแทเขา มาเลน ได ( ควร

เปด ใหเ ลน ไดเ ฉพาะบางคนเทานั้น )
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

การเปดแฟมขอ มลู ใหม
1.คลิกทเ่ี มนอู นื่ ๆ เลือกขอ 5.เปด แฟม ขอมลู ใหม
2.ต๊กิ ถูกทุกบรรทดั ยกเวนผงั บญั ชี

รปู ภาพท่ี 6
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

การวางระบบโปรแกรม
1.กำหนดคาเรมิ่ ตน เมนเู รม่ิ ระบบ / ขอ 1.กำหนดคาเริ่มตน ตา ง ๆ

• รายละเอียดกจิ การ เมนเู ริ่มระบบ / ขอ 1.กำหนดคาเร่ิมตนตา ง ๆ / ขอ1.รายละเอียดกิจการ

รูปภาพท่ี 7
• เร่ืองท่วั ไป เมนเู รม่ิ ระบบ / ขอ1.กำหนดคา เรม่ิ ตน ตา ง ๆ / ขอ2.เร่ืองทัว่ ไป

รูปภาพที่ 8
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

2.การกำหนดรอบบญั ชี เมนเู รมิ่ ระบบ / ขอ 3.รอบบญั ชี

รูปภาพที่ 9
3.การกำหนดตารางขอมลู เมนเู ร่มิ ระบบ / ขอ2.ตารางขอมูล

รปู ภาพท่ี 10

แบบฝก หดั ยอ ย คำยอ -E รายละเอยี ด(ไทย) รายละเอียด(องั กฤษ)
Set เคร่อื ง Set
1.ใหเพิม่ ขอ มูล หนวยนบั สนิ คา Set ชุด Set
Hour ชว่ั โมง Hour
รหสั คำยอ - T
คร คร
ชด ชด
ชม ชม

2.ใหเพมิ่ ขอ มลู หมวดสินคา คำยอ -E รายละเอียด(ไทย) รายละเอียด(อังกฤษ)
PART อุปกรณคอมพิวเตอร Computer
รหสั คำยอ - T SOFT โปรแกรมคอมพิวเตอร Software
PART คอม SERV
SOFT ซอฟท บรกิ าร Service
SERV บริการ

4.ระบบบญั ชี เมนูเร่มิ ระบบ / ขอ 1.กำหนดคาเรม่ิ ตนตา ง ๆ / ขอ 7.ระบบบญั ชี

รปู ภาพท่ี 11

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

5.กำหนดผังบญั ชี เมนบู ญั ชี / ขอ2.ผงั บญั ชี
สามารถกำหนดรปู แบบรหัสบัญชไี ดท่ี เมนเู รมิ่ ระบบ / ขอ1.กำหนดคา เรมิ่ ตนตา ง ๆ / ขอ7.ระบบบญั ชี

รูปท่ี 12

รูปท่ี 13
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

รายละเอียดผังบญั ชี กำหนดรูปแบบรหสั บญั ชีที่ เมนูเรม่ิ ระบบ ขอ
เลขท่ีบัญชี กำหนดชือ่ บัญชีตา ง ๆ ท่ใี ช
ช่อื บัญชี แบงเปน 1 ถงึ 9 ระดบั ซงึ่ มรี ะดบั 1 เปน ระดับสงู สดุ
ระดับบญั ชี ตอ งอยเู หนอื ขนึ้ ไป 1 ระดบั
เลขที่บัญชีคมุ ยอด แบงเปน 5 หมวด ไดแ ก สนิ ทรัพย หนส้ี ิน ทนุ รายได และคาใชจา ย
หมวดบัญชี แบง ออกเปน 2 ประเภท ไดแ ก บญั ชีคมุ และบญั ชยี อย
ประเภท กำหนดรหสั แผนกทเี่ มนเู รม่ิ ระบบ ขอ 7.กำหนดแผนก
แยกแผนก ( M หมายถงึ ตอ งระบแุ ผนกทุกครง้ั หา มปลอยวา ง )

แบบฝก หดั ยอย
( 1 ) ใหแ กไ ขช่อื บญั ชขี องเลขทบี่ ัญชีตอไปนี้
เลขทบ่ี ัญชี 1112-01 เปลี่ยนเปน เงินฝากกระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย – 12345
เลขทบ่ี ญั ชี 1113-01 เปลย่ี นเปน เงินฝากออมทรพั ย ธ.ไทยพาณิชย – 67890

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

6.กำหนดการเช่ือมตอบัญชี เมนเู ริ่มระบบ / ขอ 5.กำหนดการเช่ือมตอ บัญชี / ขอ 1.กำหนดการผา นรายการ
ไปสมุดบญั ชี

รปู ภาพที่ 14

รูปภาพที่ 15
บญั ชพี ัก จะถกู โปรแกรมนำไปใช เพื่อใหก ารลงบญั ชใี นสมุดรายวนั ถูกตอ งยงิ่ ขึ้น (เปน เทคนคิ ภายในโปรแกรม
) ดังนั้นคณุ จะตองสรา งบัญชีพักนี้ในผังบัญชี (โดยใหอยูในระดับ 1.หมวดคาใชจ าย,ประเภทบัญชียอยและไม
แยกแผนก) และไมควรนำไปใชในการบันทึกบัญชีใด ๆ ดังนั้นหากคุณตรวจสอบพบวา บัญชีพักนี้มีมูลคา
คงเหลืออยู กแ็ สดงวาเกดิ ปญหาขึ้นทบี่ ญั ชีนี้ วธิ แี กไขใหไ ปพมิ พแยกประเภทบัญชีพกั จะพบวา มเี อกสารใดบา ง
ท่ีจะตอ งไปสั่งใหล งบัญชีใหม

7.กำหนดเลขทีเ่ อกสาร เมนเู ร่ิมระบบ /ขอ 4.กำหนดเลขทเี่ อกสาร

รูปภาพท่ี 16

หมายเหต:ุ

• ถาตองการเอกสารหมวดใดเพ่มิ เตมิ ใหคลิกทบี่ รรทดั นัน้ แลว คลกิ ทป่ี ุม เพ่ือเพิ่มเมนู
• ในชอ งเลขที่ถัดไป:-

- อกั ษรนำหนา 2 ตัวแรก จะเปลีย่ นในภายหลงั ไมไ ด

- ตวั เลขไดสูงสดุ 7 หลัก แลว จะวนกลบั มาเปน 1 ใหม ถาตองการใหเรียงแยกป เดือน แลว ตามดว ย
ลำดบั เลขทเี่ อกสาร ควรใชรูปแบบดงั น้ี

YYMMXXX 4801001 ( ถา เอกสารไมเ กิน 999 ตอ เดอื น )

YMMXXXX 8010001 ( ถา เอกสารไมเ กนิ 9,999 ตอ เดือน )

8.กำหนดรายละเอียดพนักงานขาย เมนูขาย / ขอ8.รายละเอยี ดพนกั งานขาย

รปู ภาพที่ 17
• กำหนดเฉพาะรหสั และชอื่ พนักงานขาย
• สวนชอ งอนื่ ๆ มีไวประยกุ ตใชตอนแกร ายงาน หรือ แบบฟอรม
9.กำหนดคา เร่ิมตน ระบบขายและลูกคา เมนูเริ่มระบบ / ขอ1.4.1

รูปภาพท่ี 18

สามารถกำหนดวธิ กี ารรบั ชำระหนีไ้ ดหลายวิธจี ากเมนเู รมิ่ ระบบ/ขอ1.4.2(ดงั รปู ภาพ) ใหสงั เกตคา ในตาราง
ดังนี้

• รายการใดเปน เช็ครบั หรือต๋วั เงนิ รบั (ท่ีจะตอ งทำรายการนำฝาก หรอื นำไปข้นึ เงนิ อกี ครงั้ )
ใหตอบ Y ในชอง เช็ค

• รายการใดจะใหไ ปปรากฏใน Bank Statement ใหป อนรหสั ธนาคารในชอง ธ. (คลกิ ทปี่ ุม
หรอื กด F6 ในชอ งนั้นเพ่ือเลอื กธนาคารกไ็ ด )

• สำหรบั ชอ งเลขทบ่ี ัญชี ใหค ลกิ ทปี่ ุม หรอื กด F6 เพื่อเลอื กเลขที่บญั ชีใหตรงตามผงั บญั ชี
(รายการใดท่ีมรี หสั ธนาคาร โปรแกรมจะใชเลขทบ่ี ญั ชีท่ีรายละเอยี ดของธนาคารนนั้

รปู ภาพที่ 19

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

10.กำหนดรายละเอยี ดลกู คา เมนูขาย/ขอ6.รายละเอยี ดลูกคา

รปู ภาพท่ี 20
• รหสั ยาวสูงสุด 10 ตวั อกั ษร
• ควรแยกคำนำหนา ช่ือออกมาเพือ่ ใหคนหาตามชื่อสะดวกข้นึ
• ยอดตนปจ ะเกดิ จากการบนั ทกึ ยอดลกู หนีค้ งคาง หรอื การปด ประมวลผลสิ้นป
11.กำหนดคา เรมิ่ ตน ระบบซ้อื และเจา หนี้ เมนเู รมิ่ ระบบ/ขอ 1.5.1

รปู ภาพท่ี 21
สามารถกำหนดวิธีการจา ยชำระหน้ีไดห ลายวธิ จี ากเมนูเริ่มระบบ/ขอ 1.5.2 (ดงั รปู ท่ี 22 ) วิธีการใช
งานเหมือนกบั รบั ชำระหนี้
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

รูปภาพท่ี 22
12.กำหนดรายละเอียดเจาหนี้ เมนซู ือ้ /ขอ6.รายละเอียดผจู ำหนาย

รปู ภาพที่ 23

13.กำหนดคา เรม่ิ ตนระบบสินคา เมนเู รมิ่ ระบบ /ขอ 1.3.1

รูปภาพท่ี 24
จากนัน้ ใหกำหนดกลุมบัญชีสนิ คา ที่เมนูเรม่ิ ระบบ/ขอ 1.3.2

รูปภาพที่ 25

14.กำหนดรายละเอยี ดสนิ คา/วัตถดุ ิบ เมนสู ินคา / ขอ2.รายละเอียดสินคา

รูปภาพท่ี 26

แบบฝก หัดยอย ใหเ พม่ิ รายละเอียดสินคา ตามรายการ

รหสั ชือ่ หนว ย หมวด ราคา ราคา ราคา ราคา ราคาทุน

ขาย 1 ขาย 2 ขาย 3 ขาย 4

PA1001 Main Board PXII ช้ิน PART 7,000 7,250 7,500 8,000 5,000

CO1001 Pentium III700 MHz Comp. เคร่ือง PART 58,500 59,000 60,000 61,000 55,000

SF1001 O/S Windowa 2000 ชุด SOFT 21,500 22,000 25,000 30,000 0

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

15.กำหนดรายละเอียดสินคาบริการ เมนสู ินคา /ขอ4.รายละเอียดสินคา บริการ

รปู ภาพที่ 27
16.กำหนดรายละเอยี ดสินคาชดุ เมนสู ินคา /ขอ 3.รายละเอยี ดสนิ คา ชดุ

รูปภาพท่ี 28
ประเภทของสนิ คา ชุดมี 2 ประเภท
- ประเภทที่ 1 สินคา ชุดธรรมดา เวลาขายจะเลือกสินคา ทจ่ี ะขายไมไ ด โปรแกรมจะตดั สนิ คา ประกอบทกุ ตวั
- ประเภทท่ี 2 สินคาชดุ พเิ ศษ เวลาขายสามารถเลือกสินคาทจ่ี ะขายได จะมสี ินคาประกอบขึน้ มาใหเ ลือก

17.กำหนดรายละเอียดบัญชเี งินฝาก เมนูการเงนิ / ขอ3.ธนาคาร/ขอ7.รายละเอียดบัญชเี งนิ ฝาก

รูปภาพท่ี 29
การบนั ทกึ ยอดยกมา

กอ นทจ่ี ะเริม่ ใชโปรแกรมExpress ผใู ชค วรจะทำการรวบรวมขอ มูลทเ่ี กี่ยวกบั ยอดคงเหลือของระบบ
บัญชยี อ ยระบบตา ง ๆ เพื่อนำมาบนั ทกึ เปนยอดยกมาในงวดปจจบุ ัน
**หมายเหต*ุ * สามารถทำไปพรอ มกับการเดินรายการปจจบุ ันได
1.บันทกึ ยอดลกู นีค้ งคา ง

หมายถึง ยอดหนค้ี งคางซึ่งเกดิ จากการจำหนายสินคา /บริการแกล กู คา แตย งั ไมไดรับชำระหน้ี กา
รวบรวมเอกสารลูกหน้ีคงคาง ควรจดั เกบ็ เอกสาร เรียงตามหมายเลขใบกำกบั ภาษี (ขาย) ที่ยังคางชำระ จะได
สะดวกเมอ่ื นำมาบนั ทึกในโปรแกรม Express

เมนทู ี่ใชบ ันทึก เมนกู ารเงิน /1.รบั เงิน/6.บันทกึ รายการลกู หนคี้ งคาง – ยกมา

รูปภาพที่ 30

2.บนั ทึกยอดเจา หนคี้ งคา ง
หมายถงึ ยอดหน้ีคงคางซงึ่ เกิดจากการซอื้ สินคา/บรกิ ารจากผูจ ำหนาย (เจา หน้)ี แตกจิ การยงั ไมไดจ า ย

ชำระหน้ี การรวบรวมเอกสารเจา หนีค้ งคา ง ควรจัดเกบ็ เอกสารเรยี งตามหมายเลขใบกำกบั ภาษี (ซื้อ) ทยี่ งั คา ง
จา ยชำระ จะไดสะดวกเมอื่ นำยอดคงคา งมาบันทกึ ในโปรแกรม Express

เมนูทใี่ ชบนั ทกึ เมนกู ารเงนิ /2.จายเงนิ /5.บันทึกรายการเจา หนี้คงคาง – ยกมา

รูปภาพที่ 31

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

3.บันทึกสนิ คา /วตั ถดุ ิบคงเหลอื

หมายถงึ ยอดคงเหลือของสนิ คา แตล ะรายการ ผใู ชจ ะตอ งทำการตรวจนบั ยอดคงเหลือของสินคา แต
ละรหัสวา เหลือเทาไร ราคาตอ หนว ย และมูลคารวมของสนิ คาแตละรายการ ซ่งึ ยอดท่ีตรวจนบั ไดน้ีจะนำมา
บนั ทึกเปน ยอดสนิ คา/วตั ถุดิบยกมา

เมนูทใ่ี ชบนั ทกึ เมนสู นิ คา/2.รายละเอยี ดสนิ คา

## กรณีผใู ชกำหนดวิธีบนั ทกึ ตนทนุ แบบเขา กอ น – ออกกอ น บนั ทกึ ดังน้ี

1.เรยี กรหสั สินคาที่จะบนั ทกึ ยอดยกมาแสดงทจี่ อภาพ โดยคลิกท่ี เพ่ือคน หาตามรหัสสินคา

( Ctrl-L , Alt-L , Page – Up , Page – Down )

2.คลิกท่ีแทป็ “ลอ ตสนิ คายกมา < F7 >” หรือกด F7 เลยกไ็ ด

3.กด Alt-A วนั ท่ี ใหค ลกิ ผา น

คลัง สามารถระบคุ ลงั ได เชน คลังสำนกั ใหญ

เอกสาร พมิ พข อ ความ “ยกมา”หรือ “B/F” กไ็ ดแลวกด Enter

ลำดบั สามารถลำดบั ลอ็ ตคงเหลอื เชน 1,2,……..(กรณีมหี ลายลอ็ ต)

จำนวนเดิม บันทกึ ยอดคงเหลอื ตามทต่ี รวจนบั ได แลวกด Enter

มลู คาเดิม บนั ทกึ ยอดผลคูณระหวา งจำนวนคงเหลอื x ราคาตอหนว ย แลวกด Enter

4.โปรแกรมจะข้นึ บรรทัดใหมใ ห เพอ่ื ใหก ารกรอกยอดยกมาลอ ตที่ 2 ถามลี อตเดยี ว ใหกด Esc

5.เม่ือบันทึกยอดยกมาเสรจ็ แลว หากตองการบนั ทกึ สนิ คารหัสอ่ืนตอ ใหคลกิ ที่ เพอื่ ยกเลิกการเพ่มิ ,แกไข
เพ่ิมเตมิ หรอื ใหกด Esc จากน้ันทำตามขัน้ ตอนขอ 1 – 5

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

รปู ภาพท่ี 32

แบบฝก หัดยอ ย ใหบ ันทึกยอดสินคา ยกมาตามขอมลู

รหสั ช่ือสนิ คา จำนวน ราคาตอ หนวย มลู คา
PA1001 Main Board PXII 15 5,000 82,500
CO1001 Pentium III700 MHz Comp. 6 55,000 330,000

## กรณีผูใ ชก ำหนดวธิ บี ันทกึ ตน ทนุ แบบถวั เฉลย่ี (ดงั รปู ภาพที)่ บันทกึ ดงั นี้

1.เรยี กรหสั สินคาที่จะบนั ทกึ ยอดยกมาแสดงทจี่ อภาพ โดยคลิกท่ี เพ่อื คน หาตามรหัสสินคา
( Ctrl-L , Alt-L , Page – Up , Page – Down )
2.กด F8 (เพือ่ เขา ไปในตารางคลังสินคา )
3. Alt+E ในบรรทัดของคลงั ท่ีจะเปน ยอดยกมา (กรณจี ะสรา งคลังเพิม่ ใหก ด Alt+A)

ยอดยกมา บันทึกตามทตี่ รวจนบั ไดแลวกด Enter
มลู คา ยกมา บันทึกยอดผลคณู ระหวางจำนวนคงเหลอื กบั ราคาตอ หนว ยแลว กด Enter

รปู ภาพที่ 33
4.บนั ทึกเชค็ รบั ลวงหนา ยกมา

หมายถึง รายการเช็ครบั ทร่ี บั จากลกู คา ซึ่งเกดิ ขนึ้ กอ นจะใชโ ปรแกรม Express แตเช็ครบั ดังกลา วยัง
ไมครบกำหนดตามทร่ี ะบุในเช็ครับ หรอื ยงั ไมไดนำไปขนึ้ เงนิ ควรรวบรวมเชค็ รบั ลว งหนา ตามเลขทเ่ี ชค็ จะได
สะดวกตอ การนำมาบันทึกในโปรแกรม

เมนูท่ใี ชบันทกึ เมนกู ารเงนิ /3.ธนาคาร/3.ทะเบียนเช็ครบั

รูปภาพที่ 34

5.บนั ทกึ เชค็ จา ยลว งหนา ยกมา
หมายถึง รายการเช็คจายทก่ี ิจการไดจ า ยเจา หนี้ ซง่ึ เกิดข้นึ กอ นจะใชโปรแกรม Express แตเ ชค็ จา ย

ดงั กลาวยงั ไมครบกำหนดตามทรี่ ะบใุ นเชค็ จา ย ควรรวบรวมเช็คจา ยลวงหนา ตามเลขท่ีเช็ค จะไดส ะดวกตอการ
นำมาบนั ทกึ ในโปรแกรม

เมนทู ใ่ี ชบ ันทกึ เมนูการเงิน/3.ธนาคาร/5.ทะเบียนเชค็ จาย

รปู ภาพท่ี 35
6.บันทึกยอดบญั ชยี กมา

หมายถงึ การทผี่ ใู ชนำยอดงบดุลหรอื งบทดลอง ท่ีแสดงยอดคงเหลอื ของบัญชตี าง ๆ ของทรัพยส นิ
หนี้สินและสวนของเจาของ มาบนั ทึกเปนยอดตน งวดทางดา นบัญชขี องรอบปป จ จบุ นั

เมนูทใ่ี ชบนั ทกึ เมนบู ัญชี/3.ยอดยกมา/ยอดปท แี่ ลว /1.บนั ทกึ ยอดยกมา
หมายเหตุ:กรณเี รม่ิ ใชโปรแกรมระหวา งป นำตัวเลขจากงบทดลองไปบนั ทกึ ทเี่ มนบู ญั ชี/1.ลง
ประจำวนั /

1.สมดุ รายวันทัว่ ไป (กไ็ ด)

รูปภาพท่ี 36
***ยอดเครดิต ใหใ สเ ลขติดลบ
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

การบนั ทกึ รายการประจำวนั
ขัน้ ตอนการปฏิบัตงิ านในวงจรซ้อื และการจายเงิน
1.การรบั สินคา โดยการบนั ทกึ ซ้ือสด
2.การสงั่ ซือ้ สนิ คา
3.การบันทึกจายเงินมัดจำ
4.การรบั สินคา โดยการบันทกึ ซ้ือเช่ือ
5.การสง คืน/ลดหนี้
6.การจา ยชำระหน้ี
7.บันทึกคา ใชจายอนื่ ๆ

การซ้อื สด

เปนรายการซอื้ ทีก่ จิ การเราไดตกลงกับผจู ัดจำหนาย วา เมอื่ สงมอบสนิ คา/บรกิ ารใหก บั กิจการแลวตอ ง
จายเปน เงนิ สด หรอื เช็คทนั ที ไมม กี ารใหเครดติ ซงึ่ มักเปนการซื้อปลีก มจี ำนวนสินคา และมลู คาไมส งู มาก

เมนูท่ใี ชบ ันทึก เมนซู อ้ื /2.ซอ้ื เงินสด

เอกสารทใ่ี ชบนั ทึก บิลซอ้ื สด/ใบกำกบั ภาษซี อ้ื ท่ไี ดรบั จากผจู ำหนาย

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

รปู ภาพท่ี 37

ผลการทำงาน

หลังจากไดบันทึกรับสินคาผานโปรแกรมแลว เราสามารถตรวจสอบผลการทำงานได
โดยโปรแกรมจะสง ขอ มลู ไปยงั ระบบบัญชียอ ยตางๆ ทีเ่ ก่ียวของ ดังนี้

1. ลงรายการที่สมุดรายวนั ซ้อื ท่ีมนบู ัญชี / ขอ 1 / สมดุ รายวันซอ้ื (เอกสารขึ้นตน ดว ย HP)
หากใชโ ปรแกรมชดุ บรหิ ารภายใน ( เวอรช ่ัน 1.0 ) โปรแกรมจะสง รายการจากสมดุ รายวนั ไป

ยังระบบบัญชีแยกประเภทเลย ( สามารถพิมพรายงานงบการเงินไดทันที ) แตถาใชโปรแกรมชุด
สรรพากร ( เวอรช่ัน 1.5) โปรแกรมจะนำรายการไปเก็บรวบรวมไวใ นเมนสู มุดรายวันทยี่ ังไมผ า นบญั ชี
( ซ่งึ จะยงั พิมพงบการเงินไมไ ด แตสามารถแกไ ขรายการตางๆ ได )

การลงบัญชซี ื้อสินคาเปนเงนิ สด โปรแกรมจะทำใหโดยอตั โนมตั ิ ตามรูปแบบวิธีท่ีไดกำหนดใน
คำเรม่ิ ตน ( เมนูเริ่มระบบ / ขอ 1.3.1 ขอ 4. บนั ทกึ บญั ชสี ินคาแบบ ? Perpetual หรือ Periodic)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. สินคาคงเหลือ xxx Dr. ซอ้ื สนิ คา xxx
ภาษซี ือ้ xxx
ภาษซี อื้ xxx

Cr. เงินสด / เช็ค xxx Cr. เงนิ สด / เชค็ xxx

2. เพม่ิ ยอดสนิ คาในแฟมหลัก รายละเอียดสนิ คา ใหต รวจสอบขอ มูลท่ีเมนูสนิ คา ขอ 2. หรอื อาจพิมพ
รายงาน 411 หรอื 415 เพ่อื ตรวจสอบยอดรบั สินคา

3. รางงานภาษีซ้ือ ซึง่ ตรวจสอบไดท ่ีมนูการเงนิ / 4. ภาษีมลู คา เพ่ิม/ .แฟม ภาษีซอื้
4. พมิ พรายงานวิเคราะหก ารซือ้ ตาง ๆ ไดท นั ที

การสั่งซอื้ สนิ คา

เปนกระบวนการทำงานท่เี กิดขึ้นเมื่อพบวา ในคลังสินคา มีปริมาณสินคา ไมพ อขาย จำเปน จะตองส่งั ซื้อ

สินคาเพิ่มเพื่อใหเพียงพอกับความตองการของลูกคา หรือการเบิกใชภายใน จึงจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase

Order) เพื่อสงใหกบั ผูจ ำหนาย

เมนูที่ใชบ นั ทกึ เมนูซอื้ / ขอ 3. ใบสงั่ ซื้อ

เอกสารทใ่ี ชก ารบันทกึ ใบอนมุ ตั ิคำสัง่ ซอ้ื ( Purchase Request )

รูปภาพท่ี 38
ผลการทำงาน
การทำใบสั่งซือ้ จะขังไมส ง ผลกระทบตอระบบบัญชียอยตางๆ เพยี งแตโปรแกรมจะนำยอดรายการใน
ใบส่ังซอ้ื สนิ คา ไปเก็บเปนยอดคา งรบั ในแฟมหลกั รายละเอียดสินคา ( Inventory Master File ) และสามารถ
พิมพไ ดในเมนูรายงาน / 2. รายงานเจา หนี้ / 3. ใบสงั่ ซอ้ื

รูปภาพที่ 39

การจายเงินมัดจำคา สินคา /บรกิ าร

เปนรายการท่ีกิจการตอ งจายดามัดจำในการสั่งซ้ือสินคา, บริการ ซึ่งเปน การงายเงินเพียงบางสวนท่ี

กิจการไดต กลงใหกบั ผจู ำหนายสินคา และบรกิ าร

เมนทู ใี่ ชบ นั ทกึ เมนซู ้อื / ขอ 2 จายเงินมดั จำ

เอกสารทใ่ี ชบนั ทึก ใบกำกับภาษซี อ้ื สำหรบั เงินคา มัดจำ

ผลการทำงาน

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบญั ชเี หมือนกัน
Dr. คชจ.จายลว งหนา xxx

ภาษซี ้อื xxx

Cr. เงนิ สด xxx

ลงรายการทสี่ มดุ รายวนั ซื้อ เมนูบัญชี / ขอ .1 / สมุดรายวันจาย ( เอกสารข้นึ ตน ดว ย AE)

การรับสินคา

หลังจากไดส ง ใบสัง่ ซอื้ ใหผ จู ำหนา ยแลว เม่อื ผูจ ัดจำหนา ยไดจ ัดสง สนิ คาตามใบสง่ั ซ้ือและ พนักงานที่

รับผดิ ชอบไดทำการตรวจรับสินคา โดยพิจารณาเปรยี บเทียบจากสำนาเอกสารใบสั่งซื้อ กับใบสงสินคา หรอื

ใบกำกบั ภาษขี องผจู ำหนายวาขอมลู ตรงกันหรอื ไม เชน ราคา จำนวน และตรวจสภาพสินคาวาอยูในสภาพดี

ถูกตองตามที่สั่งซื้อหรือไม เมื่อตรวจนับสินคาเรียบรอยแลว พนักงานที่รับสินคาจะทำการปอนขอมูลใบสง

ของ/ใบกำกับภาษี และจำนวนที่ตรวจรบั จริงเขาสโู ปรแกรม

เมนูท่ใี ชบันทกึ เมนซู ้ือ/ ขอ 4 ซ้ือเงินเชอ่ื

เอกสารที่ใชบันทึก ใบกำกับภาษีซื้อ / ใบสง สินคา วัตถุดบิ /บรกิ ารจากผจู ำหนาย (เจาหน้ี)

รปู ภาพที่ 40

ผลการทำงาน

ลงรายการทีส่ มุดรายวนั ซ้ือ เมนบู ัญชี / ขอ 1. / สมุดรายวนั ซ้อื ( เอกสารขน้ึ ตน ดวย RR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. สนิ คาคงเหลอื xxx Dr. ซอ้ื สนิ คา xxx

ภาษีซื้อ xxx ภาษซี ือ้ xxx

Cr. เงนิ สด / เชค็ xxx Cr. เงนิ สด / เชค็ xxx

รูปภาพที่ 41

2. เพ่มิ ยอดสนิ คาในแฟมหลักรายละเอยี ดสินคา ใหต รวจสอบขอ มลู ทมี่ นูสนิ คา / ขอ 2 หรืออาจพมิ พ
รายงาน41 1 หรอื 415 เพ่อื ตรวจสอบยอดรบั สนิ คา

3. เพิ่มยอดเขา หนีใ้ นแฟมหลักผูจำหนาย ใหตรวจสอบขอมูลท่ีมนซู ือ้ / ขอ 6 หรืออาจพิมพรายงาน
เจา หนี้ 2.D เพ่อื ตรวจสอบยอดเคลอื่ นไหวสจู ำหนา ย

4. ลดยอดคางรับในใบสัง่ ซื้อ ตรวจสอบโดยสังเกตตรงชองคางรบั ในใบส่งั ซื้อทีไ่ หอ า งถงึ ในซือ้ เช่ือ
5. รายงานภาษซี ้ือ
6. พิมพรายงานวิเคราะหการซ้ือไดทันที

การลดหนี้/สงคืนสนิ คา

เมอื่ พบวารายการสินคาที่ซอ้ื มคี ุณสมบตั ไิ มต รงกบั ทรี่ ะบใุ นใบสง่ั ซ้ือ สนิ คา ชำรดุ แตกหกั ไมอยใู นสภาพ

ใชงานไดอ าจเกิดสาเหตุอืน่ ๆ เชน ผูจำหนายคดิ ราคาสินคาไวส ูงเกนิ ไป จะตองมีการขอลูกหน้ีจากผูจำหนาย

การทำรายการในลด

1.5.1/ ขอยอยที่ 4

เมนทู ีใ่ ชบ ันทึก เมนกู ารเงนิ / 2. จายเงนิ / 3. ใบลดหน-้ี สงคืน

เอกสารที่ใชบ นั ทึก ใบสง คนื สนิ คา

รปู ภาพท่ี 42

- ขณะอยูสถานะเพิม่ หรอื แกไขขอมูลใหค ลกิ เพื่อเลือกใบซ้ือสินคาทีย่ ังคางชำระเงินมาทำใบลดหนี้
(หากจะอา งถึงบลิ ซอื้ สดหรอื ซอ้ื เชอื่ ทช่ี ำระเงินไปแลว ใหปอนเลขท่เี อกสารลงไปเอง)

- ขณะอยูในสถานะพรอ มและตอ งการเลือกรายการจากใบรบั สนิ คา เพื่อมาลดหนี้ หรอื สง คืนเพิ่มอีก ให
กด F6

• ประเภทใบลดหนี้ จะถูกกำหนดจากมนูเริ่มระบบ ขอ 1.5.1 หัวขอ 4 ซึ่งก็สามารถเปลี่ยนแปลง
ประเภทเองไดเ ลย

ผลการทำงาน

1. ลงรายการประจำวนั ทส่ี มดุ รายวันซ้ือ ( เอกสารขน้ึ ตน ดว ย GR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เจาหนี้ / เงนิ สด xxx Dr. เจาหน้ี / เงินสด xxx

Cr. สินคาคงเหลอื xxx Cr. สงคืนสนิ คา xxx
xxx
ภาษีซ้อื xxx ภาษซี ื้อ

2. ตดั ขอดสินคา ( กรณสี งคืนสนิ คา ดว ย ? ตอบเปน Y )
3. ลดยอดเจาหน้ีในแฟม หลัก ( กรณคี ลกิ เลือกประเกทใบลดหนส้ี ง คืน เปน 1 หรือ 2 ) ใหตรวจสอบ

ขอมูลที่ เมนซู อื้ ขอ 6 หรืออาจพิมพร ายงานเจา หน้ี เพ่ือตรวจสอบยอดเคล่อื นไหวผูจำหนาย
4. ในรายงานภาษีซ้อื จะแสดงเปน ยอดตดิ ลบ

การจา ยชำระหนี้

หลงั จากไดร ับสินคาเรียบรอ ยแลว และใกลค รบกำหนดชำระเงิน ผูจำหนายอาจจะทำใบวางบิลสงมา

ให เพอ่ื เรียกเก็บเงนิ ดา สินคา หรอื บรกิ าร ก็ใหตรวจสอบกบั เอกสารจรงิ อกี ครัง้ เพ่ือดวู า ถกู ตอ งหรอื ไม เมอ่ื ครบ

กำหนดจายกป็ อนขอ มลู ใบจายเงนิ เขาสโู ปรแกรม เพอื่ ใหโ ปรแกรมทำการปรับปรุงแฟม ขอมูลท่เี กี่ยวของ การ

จายชำระหนีส้ ามารถจายเตม็ ยอดหน้ี หรือจะบันทกึ จายเพยี งบางสว นก็ได

เมนทู ี่ใชบ ันทกึ เมนูการเงนิ / 2. จา ยเงนิ / 4. จายชำระหน้ี

เอกสารทีใ่ ชบ นั ทกึ ใบสำคัญจาย

(1)

(2)
(3)

รูปภาพที่ 43

(1) ดับเบล้ิ คลกิ ท่ีพน้ื ทีว่ า ง เพื่อเลือกบิลซือ้ หรือใบลดหนีม้ าจา ยชำระ
(2) ดับเบิล้ คลิกทชี่ องเงินท่ตี องการกรอก
(3) ดับเบ้ิลคลกิ ท่ีชอ งชำระโดยอืน่ ๆ เพอ่ื ปอ นรายการทชี่ ำระโดยอ่ืนๆ

ผลการทำงาน

1. ลงรายการที่สมดุ รายวนั จา ย เมนบู ัญชี / ขอ 1 / สมดุ รายวันจา ย ( เอกสารขึ้นดนดวย PS)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เจา หนี้ xxx ลงบญั ชเี หมอื นกนั

Cr. เงนิ สด xxx

เช็คจายลวงหนา xxx

รปู ภาพท่ี 44

2. ลดยอดเขาหนี้ในแฟมหลัก ใหตรวจสอบขอมูลที่เมนูซื้อ / ขอ 6 หรือพิมพรายงานเจาหนี้ เพ่ือ
ตรวจสอบความเคลอื่ นไหว

3. ตดั ยอดหน้ีในบิลซ้อื เชอ่ื รายการจา ยชำระ <F7>
4. นำรายละเอียดเช็คจาย ไปเก็บในทะเบียนเช็คจา ย ( เมนูการเงนิ / 3. ธนาคาร / 5. ทะเบียนเช็ค
จาย)

บันทึกคาใชจ า ยอืน่ ๆ

เมนทู ใ่ี ชบ ันทกึ เมนูซ้ือ / 5.บนั ทกึ คำใชจ า ยอื่นๆ (ตองกำหนดรายจะเอยี ดคา ใชจ ายทีเ่ มนูซ้ือ /

ขอ 7.กอน)

เอกสารที่ใชบ ันทกึ ใบกำกบั ภาษี , บลิ เงินสด

ตวั อยาง กิจการจายคา ทำปา ยโฆษณาใหบริษทั Maxdata จำกัด เปนเงนิ สด 4,500 บาท ภาษซี อ้ื 7% และได

หักภาษี ณ ท่ีจา ย 2% ไวด วย

รปู ภาพที่ 45

ผลการทำงาน

1. รายการท่สี มุดรายวันจาย เมนูบญั ชี / ขอ 1 / สมดุ รายวันจาย ( เอกสารข้ึนตน ดว ย OE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. คา โฆษณา xxx ลงบญั ชเี หมอื นกนั

ภาษีซื้อ xxx

Cr. เงินสด xxx

ภาษหี ัก ณ ทจี่ า ยคา งจาย xxx

2. รายงานภาษีซ้ือ
3. สามารถพิมพห นังสอื รับรองการหัก ณ ทจี่ า ยได
4. รายงานใบตอ ภ.ง.ด.โดยแบง ตามประเภทตาง ๆ เชน ภ.ง.ด.53, ภ.ง.ด. 3 เปนตน

รูปภาพที่ 46

การหกั ภาษี ณ ทีจ่ าย
การบันทกึ ใบรับรองหกั ภาษี ณ ที่จา ย สามารถบันทึกไสในเมนูที่เกย่ี วกับการจา ยเงิน เชน เมนูซื้อ /

บนั ทึกคำใชงา ยอื่นๆ หรือ เมนูการเงนิ / 2. จา ยเงนิ /4. จายชำระหน้ี หรอื ทีม่ นบู ญั ช/ี 1. ลงประจำวนั เปนตน
วธิ กี ารบันทึก ใหคลกิ ทร่ี ายการภาษีหกั ณ ท่จี าย <Ctrl+F10- โปรแกรมจะเขามาในตารางใบหักภาษี

ณ ที่จา ย ใหด บั เบล้ิ คลิกที่บรรทดั วา ง หรือกด Alt+A

รูปภาพท่ี 47

การกำหนดประเภทเงนิ ไดท ่จี า ย
สามารถกำหนดขอมูลเกี่ยวกับประเภทเงินไสที่จาย ไสที่เมนูเริ่มระบบ / 9. รายการขอความ / 8.

ระบบบัญชี / 75- ประเภทเงนิ ไดท ีจ่ าย ตวั อยา งเชน 5. คาจางทำของ :tS53, CI, 3 มีความหมาย ดงั นี้
t = Type ประเภท ภ.ง.ด.เชน S53 (นิตบิ คุ คล), S03 (หักท่จี า ยบคุ คลธรรมคา)

c = Condition เง่ือนไขการหกั ภาษี เชน 1 = ภาย่ี ณ ท่ีงา ย, 2 = ออกใหห มด, 3 = ออกให
ครัง้ เดียว

r = Rate อตั ราภาษีทหี่ ัก เชน 13 หมายถึง หกั รอยละ 3

ขอ สังเกต แตละสว น ชัน้ ดวยเครือ่ งหมายจลุ ภาค ( ,) ยกเวนคา นหนา ตัว ! ใหขัน้ ดว ยเซมโิ คลอน (;)

สรุป การทำงานวงจรซอ้ื และจา ยเงินโดยใชโปรแกรม Express

1. การทำใบสัง่ ซ้อื เมนซู ้อื / 2. ใบสั่งซอ้ื

2. การทำใบรบั สนิ คา เมนซู ้อื / 4.ซ้ือเงินเชื่อ

3. การทำใบลดหนี้/ สง คนื สินคา เมนกู ารเงิน / 2. จายเงิน / 3. ลดหนี้-สงคนื

4. การทำใบจา ยชำระหน้ี เมนกู ารเงนิ / 2. จายเงนิ / 4. จา ยชำระหน้ี

5. บันทึกคา ใชจา ยอ่ืนๆ เมนูซ้อื / 5.บันทกึ คำใชจายอน่ื ๆ

ข้นั ตอนการปฏบิ ตั งิ านในวงจรขายและรบั ชำระหนี้
1. รบั จองสินคา จากลูกคา ( ใบสั่งขาย )

2. การขายเงนิ สด
3. การทำใบสง สินคา ( ขายเงนิ เช่อื )
4. การรับคนื /ลดหน้ี

ร. การรบั ชำระหนี้
6. การขายเงินเช่ือสินคาบรกิ าร
1. การรับชำระหนก้ี รณสี ินคา บริการ

8. บนั ทกึ รายไดอ ่ืนๆ

ใบส่ังขาย

หากลูกคาติดตอขอซื้อสินคา หรือบริการจากกิจการ แตอาจยังไมไดสงมอบทันทีเพราะไมมีสินคา ท่ี

ลกู คาตอ งการหรอื ลูกคานดั วันสงของ จะตอ งมกี ารจัดทำเอกสารรับจองสนิ คาของลกู คา ไวก อน จะไดท ราบวา

มีการสั่งสินคาของลูกคาเทา ไร อะไรบา งและตองจัดเตรียมไปสง สนิ คาบรกิ ารเม่อื ไร

เมนูทใ่ี ชบ ันทึก เมนูขาย /3. ใบส่ังขาย

เอกสารท่ีใชบนั ทึก ใบส่งั ซือ้ ของลูกคา หรอื ลูกคาตดิ ตอ โดยตรง

รปู ภาพท่ี 48

ผลการทำงาน
การบนั ทกึ รายการใบสงั่ ขายจะยงั ไมม ีผลกระทบกับระบบบัญชีชอ ยใดๆ เพียงแตโ ปรแกรมจะนำยอด

สินคาท่ีเราบันทึกในใบสั่งขายไปแสดงเปนยอดคางสง โดยสามารถพิมพข อมูลไดท ี่เมนูรายงาน / 1. รายงาน
ลูกหนี้ /3. ใบสั่งขาย

ขายเงินสด

เปนรายการขายทีก่ ิจการเราไดตกลงกับลูกค้ำวาเมื่อเราสง มอบสินคา / บริการใหกับลูกคาแลวจะ

เรียกเก็บเงินทันที (ไมใ หเครดิต) ซึ่งมักเปนการขายปลีก มจี ำนวนสินคาและมลู คำไมส ูงมาก

เมนูทใี่ ชบันทกึ เมนขู าย / 2. ขายเงินสด

เอกสารท่ีใชบ ันทึก ใบสง่ั ซือ้ ของลกู คาหรอื ลกู คา ติดตอ โดยตรง

รูปภาพที่ 49

ผลการทำงาน
1. ลงรายการท่สี มดุ รายวนั ขาย เมนบู ญั ชี / ขอ 1 / สมุดรายวนั ขาย (เอกสารขนึ้ ตนดวย HS)

หากใชโปรแกรมชุดบริหารภายใน (เวอรชั่น 1.0) โปรแกรมจะสงรายการจากสมุดรายวันไป
ยังระบบบัญชีแยกประเภทเลย (สามารถพิมพรายงานงบการเงินไดทันที) แตถาใชโปรแกรมชุด
สรรพากร (เวอรช่นั 1.5)โปรแกรมจะนำรายกรไปเกบ็ รวมรวบไวในเมนรู ายการทยี่ งั ไมผ า นบัญชี ซึง่ จะ
ยังไมส ามารถพิมพง บการเงนิ ได แตร ายการตาง ๆ ก็ยงั สามารถแกไ ขได

การลงบญั ชีขายสนิ คำเปน เงนิ สด โปรแกรมจะบนั ทกึ รายการใหโ ดยอตั โนมตั ิ ตามรปู แบบวิธี

ทไ่ี ดก ำหนดในคาเร่มิ ตน ( เมนูเริ่มระบบ /ขอ 1.3.1 ในขอ 4. บนั ทึกบญั ชสี นิ คา แบบ? Periodic หรือ

Perpetual)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เงินสด/ เชค็ xxx Dr. เงนิ สด/ เชค็ xxx

Cr. รายไดจ ากการขาย xxx Cr. รายไดจ ากการขาย xxx

ภาษีขาย xxx ภาษีขาย xxx

Dr. ตนทุนขาย xxx ไมบันทกึ บัญชคี ูต นทนุ

Cr. สนิ คาคงเหลือ xxx

รปู ภาพท่ี 50

2. ลดขอดสนิ คา ในแฟมหลักรายละเอียดสินคา ใหตรวจสอบขอมลู ที่เมนูสินคา ขอ 2 หรืออาจพิมพ
รายงาน 411 หรอื 415 เพอ่ื ตรวจสอบยอดขายสนิ คา
3. รายงานภาษขี าย
4. พิมพรายงานวเิ คราะหก ารขายไดท ันที

ขายเงนิ เชอ่ื

เพื่อใหยอดขายของกิจการเพิ่มมากขึ้น บางคร้ังกิจการอาจสงเสริมการขายโดยสงมอบสนิ คา ไปกอน

และจะมกี ารกำหนดเง่อื นไขระยะเวลาการชำระหนข้ี องลูกคา เชน การใหกำหนดเวลาการชำระหนีภ้ ายใน 30

วัน เปนตน ซึ่งโดยทั่วไปการขายสินคามักจะนิยมขายเปนแบบเงินเชื่อ เพราะตองแขงขันทางการตลาดกับ

บริษัทคูคา

เมนูทีใ่ ชบันทกึ เมนูขาย / 4. ขายเงนิ เช่อื

เอกสารที่ใชบ ันทึก ใบสง่ั ขาย / ใบสง่ั ซ้ือ/ ถูกคาติดตอ โดยตรง

รูปภาพที่ 51

ผลการทำงาน

ลงรายการท่ีสมดุ รายวันขาย เมนูบัญชี / ขอ 1 / สมดุ รายวนั ขาย ( เอกสารขนึ้ ดน ดวย IV )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. ลูกหน้ี xxx Dr. ลูกคา xxx

Cr. รายไดจ ากการขาย xxx Cr. รายไดจากการขาย xxx
xxx
ภาษีขาย xxx ภาษขี าย

Dr. ตนทุนขาย xxx ไมบ ันทกึ บญั ชีคูตน ทุน

Cr. สนิ คาคงเหลอื xxx

รูปภาพที่ 52

2. ลดยอดสนิ คาในแฟม หลกั รายละเอียดสนิ คา ใหต รวจสอบขอมลู ท่เี มนสู ินคา ขอ 2 หรืออาจพิมพ
รายงาน 411 หรอื 415 เพอ่ื ตรวจสอบยอดขายสนิ คา

3. เพิ่มยอดลูกหนี้ในแฟมหลักลูกคา ใหตรวจสอบขอมูลทีเ่ มนูขาย ขอ 6 หรืออาจพิมพรายงาน 1.D
เพ่อื ตรวจสอบยอดเคลื่อนไหวลูกหนี้

4. ลดยอดคางสง ในใบสั่งขาย ตรวจสอบโดยสังเกตตรงชอ งคางสง ในใบส่ังขาย
5. รายงานภาษขี าย
6. พมิ พร ายงานวิเคราะหการขายไดทนั ที

ลดหนี้รบั คืนสินคา

หลังจากท่ีกิจการจำหนายสนิ คา บริการ โดยมีการสงมอบสินคาใหกับลูกคาแลว บางครัง้ ลูกคาอาจมี

ความจำเปน ทจี่ ะสง คนื สนิ คา เชน สินคา ไมไ ดมาตรฐาน ชำรดุ หรอื ไมตรงกับที่ลกู คา ตองการ ทางกิจการก็จะ

บนั ทึกรับคนื สินคาจากลูกคา หรือกรณีทีค่ ิดราคาสินคา ไวสูงเกนิ ไป ก็ตอ งออกใบลดหน้ใี หกับลูกคาเชนกัน

เมนูที่ใชบ นั ทกึ เมนกู ารเงนิ / 1. รบั เงิน /4. ลดหนี้-รับคนื สนิ คา

เอกสารที่ใชบันทึก ใบสงคืนสินคา (ของลกู คา)

รูปภาพที่ 53

ผลการทำงาน

1. ลงรายการประจำวันทสี่ มุดรายวนั ขาย ( เอกสารข้นึ ตนดวย SR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. รบั คืนสินคา xxx Dr. รบั คืนสินคา xxx

ภาษีขาย xxx ภาษขี าย xxx

Cr. ลกู หน้ี /เงนิ สด xxx Cr. ลกู หน้ี /เงินสด xxx

Dr. สินคาคงเหลือ xxx ไมบันทกึ บญั ชคี ตู นทุน

Cr. ตน ทนุ ขาย xxx

รปู ภาพที่ 54

2. เพ่มิ ยอดสินคา ( กรณรี ับคนื สนิ คา ดว ย ? ตอบเปน Y )
3. ลดยอดลูกหนี้ในแฟมหลัก ( กรณีเลือกประเภทใบลดหนี้/รับคืน เปน 1 หรือ 2 ) ใหตรวจสอบ
ขอ มูลท่ีเมนูขาย / ขอ 6 หรอื อาจพิมพรายงานลูกหน้ี 1.D เพอ่ื ตรวจสอบยอดเคลอื่ นไหวลูกหนี้
4. ในรายงานภาษีขายจะแสดงเปนยอดตดิ ลบ

รบั ชำระหน้ี

กรณีที่ใหเครดิตกับลูกคา เมื่อครบกำหนดตามที่ตกลงกับลูกคา ทางกิจการก็จะจัดเตรียม

ใบเสร็จรบั เงิน เพอื่ นำไปเรียกเกบ็ เงินจากลกู คา ( บางกิจการอาจทำใบวางบิลกอนกไ็ ด)

เมนทู ีใ่ ชบ นั ทึก เมนกู ารเงิน / 1. รบั เงนิ / 5. รบั ชำระหน้ี

เอกสารท่ีใชบ ันทกึ บิลขายเงนิ เช่อื หรือใบวางบิลทถ่ี งึ กำหนดเกบ็ เงิน

รูปภาพท่ี 55

ผลการทำงาน

1. ลงรายการทส่ี มุดรายวนั รับ ( เอกสารขึน้ ตนดว ย RE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบญั ชีเหมือนกัน
Dr. เชค็ รับลวงหนา xxx

เงนิ สด xxx

Cr. ลกู หนี้ xxx

2. ลดยอดลกู คาในแฟม หลกั ของลูกคา ใหตรวจสอบขอมูลที่เมนขู าย / ขอ 6 หรอื พมิ พร ายงานลูกหน้ี
1.D เพ่ือตรวจสอบยอดเคลอื่ นไหวลูกหน้ี มาตรวจสอบ

3. ตัดยอดหนี้ในบลิ ขายเชือ่ ในรายการรับชำระ <F7
4. นำรายละเอียดเชค็ รบั ไปเก็บในทะเบยี นเชค็ รบั (เมนูการเงิน / 3. ธนาคาร / 3. ทะเบียนเชค็ รบั )

หมายเหตุ
• กรณีรับเงินเกินจากลูกค้ำ ( เกินยอดหนี้ ) อาจเนื่องจากคิดดอกเบี้ยกบั ลกู คา เพราะลูกคาชำระเงนิ

ลา ชา เกนิ กำหนด หรืออาจมกี ารปด เศษสตางคข ้นึ จากยอดหนี้ เปนตน ใหผ ูใชดับเบล้ิ คลกิ ใสส วนเกนิ ท่ี
ชองดอกเบ้ียรับ
• กรณรี ับเงนิ ขาดจากลกู คา ( รับนอ ยกวา ยอดหนี้ ) อาจเนื่องจากใหสว นลดกับลกู คาหรอื ลกู คา ชำระเงนิ
เร็วกวา ทกี่ ำหนดไว ใหผใู ชด ับเบ้ลิ คลิกใสสว นเกินที่ชอ งดอกเบ้ียรบั
ขายเงนิ เช่อื กรณรี บั คา บริการ
หากกิจการมีรายไดจากการใหบริการ เชน รายไดจากการซอม, รายไดคาขนสง เปนตน เมื่อคุณ
กำหนดรายละเอียดสินคาบริการที่เมนูสินคา4. รายละเอียดสินคาบริการ เรียบรอยแลว สามารถนำรหัส
ดังกลา ว มาอา งอิงในบิลขายได สว นภาษีขายใหกรอกตามปกติ

รูปภาพที่ 56
และเมอื่ คยี เ อกสารเสรจ็ เรยี บรอ ยแลว โปรแกรมจะขนึ้ หนา จอมาใหคลิกเลือกดังนี้

รูปภาพที่ 57

ใหคุณคลกิ เลือกเกณฑท่ีตอ งการ ซึ่งสนิ คาบรกิ ารจะตองเลือกเปน เกณฑเงนิ สด (เกณฑเงินสด = ภาษี

ขายเกดิ ขึ้นในวนั ทม่ี กี ารรับชำระหนี้ สวนเกณฑสทิ ธิ=ภาษีขายเกดิ ขน้ึ ณ วนั ท่เี ปดบลิ ขายเลย)

หมายเหตุ หนา ขอที่แสดงขางตน จะปรากฏก็ตอ เมอื่ คณุ ไดมีการอา งองิ รายะเอยี ดสนิ คา บริการเทา นนั้

และที่คาเริ่มระบบ/. กำหนดดำเริ่มดันตาง 1 / 4. ระบบขายและลูกหนี้ / 1. รายละเอียดทั่วไป / 11. ภาระ

ภาษขี าย กำหนดเปน เลข 3 (เลอื กได)

ผลการทำงาน

1. ลงรายการที่สมุดรายวนั ขาย เมนูบัญชี / ขอ 1 / สมุดรายวนั ขาย (เอกสารขึน้ ตน ดว ย IV )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. ลูกหน้ี xxx ลงบญั ชเี หมอื นกัน

Cr. รายไดจากการขาย xxx

ภาษขี ายรอเรียกเก็บ xxx

รปู ภาพที่ 58

2. เพิ่มยอดลกู หน้ใี นแฟมหลกั ถูกคำ้ ใหตรวจสอบขอ มลู ที่เมนูขาย ขอ 6 หรืออาจพิมพร ายงาน 1.D
เพือ่ ตรวจสอบยอดเคลื่อนไหวลกู หน้ี

3. พิมพร ายงานวิเคราะหก ารขายไดทันที

หมายเหตุ บัญชภี าษขี ายรอเรยี กเกบ็ จะถกู เดบดิ ออก แลว แทนทดี่ วยบัญชภี าษีขาย โดยอัตโนมตั ิ กต็ อเม่ือได
ทำการรบั ชำระหน้ี โดยอางองิ ถงึ Invoice ดงั กลา ว

รับชำระหน้ี กรณรี บั คาบริการ

เม่อื คลกิ เลอื กเลขที่ใบกำกบั ภาษที ีต่ องการจะรบั ชำระหน้แี ลว โปรแกรมจะแสดงหนาจอเพื่อใหกรอก

ยอดภาษมี ลู คา เพ่มิ

ผลการทำงาน

1. ลงรายการที่สมุดรายวันรับ ( เอกสารขึ้นตนดว ย RE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เงนิ สด 4,601.- ลงบญั ชเี หมือนกนั

ภาษีขายรอเรียกเก็บ 301.-

Cr. ลกู หนกี้ ารคา 4,601.-

ภาษีขาย 301.-

2. ลดยอดลูกคาในแฟม หลักของลูกคา ใหตรวจสอบขอมลู ทมี่ นขู าย / ขอ 6 หรอื พมิ พรายงานลูกหนี้

1.D เพ่อื ตรวจสอบยอดเคล่ือนไหวลูกหน้ี มาตรวจสอบ

3. ตดั ยอดหนีใ้ นบลิ ขายเชื่อ ในรายการรบั ชำระ <F7>

4. ออกรายงานภาษีขาย

บนั ทกี รายไดอ ืน่ ๆ เมนูขาย / 5. บนั ทกึ รายไดอื่นๆ
เมนูทใ่ี ชบนั ทึก เมนขู าย /5. บนั ทึกรายไดอ ่ืนๆ 1 (ตองกำหนดรายละเอยี ดรายไดท่เี มนขู าย / ขอ 7.กอน )

รูปภาพที่ 59

สรปุ การทำงานวงจรรายไดโดยใชโปรแกรม Express

1. การทำใบสงั่ ขาย เมนขู าย / 3. ใบส่ังขาย

2. การทำขายสด เมนูขาย / 2. ขายเงนิ สด

3. การทำใบกำกบั ภาษี/ใบสงสนิ คา เมนขู าย /4. เงนิ เชอ่ื

4. การทำใบลดหน้ี /รบั คนื สินคา เมนูการเงนิ / 1. รับเงิน /4. ใบลดหนี้-รับคนื

ร. การทำใบรบั ชำระหน้ี เมนกู ารเงนิ / 1. รับเงนิ / 5. รับชำระหนี้

6. บนั ทกึ รายไดอ ื่นๆ เมนูขาย / 5. บันทึกรายไดอื่นๆ