20 minute - giải quyết mọi việc

THUỘC SERIES 20-MINUTE MANAGER CỦA HBR

20 MINUTE MANAGER: GETTING WORK DONE
Original work copyright © 2014 Harvard Business School Publishing
Corporation
All rights reserved.
Published by arrangement with Harvard Business Review Press
ISBN: 978-1-62527-543-1

20 PHÚT GIẢI QUYẾT MỌI VIỆC
Bản quyền tiếng Việt © Công ty Cổ phần Sách Alpha, 2021.

Alpha Books – Thương hiệu sách Quản trị kinh doanh số 1 thị trường,
thuộc Công ty Cổ phần Sách Alpha – thành viên của Alpha Publishing Group.

Alpha Books tiên phong mang tới cho doanh nghiệp, doanh nhân và người lao động
nguồn tri thức về quản trị kinh doanh mới nhất, hiện đại nhất, tiên tiến nhất của thế
giới. Alpha Books tiếp tục mở mở rộng chủ đề, nội dung và chất lượng sản phẩm,
hướng tới việc xuất bản Giáo trình đại học hiện đại, các ấn phẩm của Harvard Business
Press, sản xuất và kinh doanh dữ liệu và tri thức số cho doanh nghiệp…
Alpha Books – Tri thức là sức mạnh.

Không phần nào trong xuất bản phẩm này được phép sao chép hay phát
hành dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào mà không có sự cho
phép trước bằng văn bản của Công ty Cổ phần Sách Alpha. Chúng tôi luôn
mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của quý vị độc giả để sách
ngày càng hoàn thiện hơn.

Góp ý về sách, liên hệ về bản thảo và bản dịch: [email protected]
Liên hệ hợp tác về nội dung số: [email protected]
Liên hệ hợp tác xuất bản & truyền thông trên sách: [email protected]
Liên hệ dịch vụ tư vấn, đại diện & giao dịch bản quyền: [email protected]

Harvard Business Review Press

NHÀ XUẤT BẢN
CÔNG THƯƠNG



Lời giới thiệu

Bạn là một nhà quản trị có nhiều kinh
nghiệm nhưng khối lượng công việc càng
ngày càng nặng nề khiến bạn cảm thấy mệt
mỏi và chán nản?
Bạn là một nhà quản trị mới vào nghề và đang
muốn trau dồi thêm nhiều kỹ năng để đương đầu
với những khó khăn trên chặng đường sắp tới?
Hay bạn là một cá nhân đầy tham vọng với
ước mơ trở thành nhà quản trị trong tương lai?

* Tên xuất bản lần đầu của cuốn sách này là Giải quyết mọi việc
trong 20 phút. Trong lần tái bản này, chúng tôi đổi tên sách
thành 20 phút giải quyết mọi việc.

5

Giải quyết mọi việc

Ngày nay, khi nền kinh tế Việt Nam đang ngày
càng phát triển và tiếp cận với trình độ của thế giới,
nhưng quỹ thời gian lại hạn hẹp hơn, nên việc tìm
hiểu, trau dồi và rèn luyện những kỹ năng có ích
trong nghề quản trị luôn khiến chúng ta tốn nhiều
công sức và thì giờ mà chưa chắc những gì học được
có thể áp dụng vào thực tế ngay lập tức.

Được tổng hợp từ những kiến thức quản trị
sâu sắc, tinh túy mà trường đại học danh tiếng
thế giới Harvard đang giảng dạy và nghiên cứu,
bộ sách 20-Minute Manager sẽ giúp bạn vượt
qua thách thức trên. Bộ sách này được biên soạn
chắt lọc, ngắn gọn và đi thẳng vào trọng tâm của
những vấn đề luôn khiến các nhà quản trị thuộc
mọi cấp độ phải đau đầu suy nghĩ nhất: quản lý
thời gian, quản lý dự án, trình bày thuyết phục,
điều hành hội họp, phản hồi hiệu quả, ủy thác
công việc… Bạn sẽ tìm thấy các giải pháp hữu ích
cho vấn đề mình đang gặp phải, cũng như những

6

Lời giới thiệu

phương hướng phát triển đầy hứa hẹn cho tương
lai của bản thân.

Với sự cô đọng, súc tích, chỉ cần 20 phút mỗi
ngày, bạn đã nắm vững được tất cả những kiến thức
trong sách sau vài lần đọc mà không cần thông qua
bất kỳ trường lớp nào. Sự thiết thực của những bài
học trong bộ sách 20-Minute Manager sẽ giúp bạn
áp dụng ngay những gì đã đọc vào thực tế hằng
ngày để đạt được những đỉnh cao mới.

Xin trân trọng giới thiệu cùng độc giả!
ALPHA BOOKS

7



Mục lục

Lời giới thiệu..................................................................................... 5

Tại sao bạn cần đầu tư thời gian để cải thiện năng suất?.......13
Cam kết thay đổi

Xác định những việc cần hoàn thành..........................................19
Liệt kê các mục tiêu của bạn
Theo dõi thời gian

Lên lịch làm việc của bạn..............................................................29
Lập thứ tự ưu tiên công việc
Biến hạn chót thành lợi thế của bạn
Lập lịch trình cho công việc của bạn
Lập danh sách những việc cần làm hằng ngày

Tìm sự tập trung...............................................................................51
Sắp xếp không gian của bạn
Sắp xếp e-mail của bạn
Xây dựng các thói quen thông minh

9

Giải quyết mọi việc

Duy trì những thói quen tốt........................................................... 67
Hãy thôi trì hoãn
Tránh sao nhãng
Làm việc ít đi

Làm việc hiệu quả với những người xung quanh....................85
Học cách nói không
Ủy thác công việc
Yêu cầu trợ giúp
Tổ chức các cuộc họp năng suất cao
Làm việc từ xa hiệu quả hơn

Đánh giá tiến độ............................................................................ 107
Phản hồi và điều chỉnh

Tìm hiểu thêm...............................................................................114
Nguồn............................................................................................. 122

10

Nhu cầu về thời gian của bạn tăng lên theo từng giờ,
trong khi công việc cứ dồn ứ lại. Mục tiêu không rõ
ràng, những sự gián đoạn liên tục, các nhiệm vụ khẩn
cấp đang chiếm hết sự tập trung của bạn. Bạn nhận ra
mình đang làm việc kém hiệu quả hơn khả năng của
mình. Cuốn sách này sẽ hướng dẫn bạn cách tập trung
và tổ chức công việc tốt hơn để đạt hiệu năng cao hơn,
thông qua những bước sau:

• Tập trung vào các nhiệm vụ của mình;
• Lập một danh sách việc cần làm hiệu quả;
• Sắp xếp không gian làm việc thực và ảo của bạn;
• Tạo thói quen hằng ngày và tuân thủ theo nó;
• Tập trung và ngưng trì hoãn;
• Làm việc với người khác hiệu quả hơn;
• Đánh giá tiến độ của bạn.

11



Tại sao bạn cần
đầu tư thời gian

để cải thiện
năng suất?

Bạn có cảm thấy mình bị ngập trong công
việc khi không biết phải bắt đầu từ đâu?
Mặc dù bạn biết mình phải làm việc với
hiệu suất cao để đảm bảo có thể hoàn thành mọi
việc, nhưng những cảm xúc ấy có thể khiến bạn đờ
người ra, bị cuốn vào nỗi hoang mang và đây mới
thực là nguyên nhân khiến bạn làm việc kém năng
suất. Bạn phải làm thế nào để thoát khỏi vòng luẩn
quẩn này và bắt tay vào công việc?

Cuốn sách này sẽ giúp bạn bắt đầu bằng cách
nhấn mạnh những điều cơ bản khi quản lý thời gian:
cách theo dõi, lập mức ưu tiên và chia nhỏ công
việc để từ đó nhận ra những khâu không hiệu quả
và những điểm chưa thỏa mãn mục tiêu. Tiếp theo,
cuốn sách sẽ hướng dẫn bạn cách lên lịch trình

14

Tại sao bạn cần đầu tư thời gian để cải thiện năng suất?

công việc và lập một danh sách những việc cần làm
hữu ích, sắp xếp không gian làm việc thực và ảo
xung quanh để đạt sự tập trung cao hơn, tự tạo cho
mình những thói quen tốt hơn và làm việc với người
khác hiệu quả hơn.

Phản ứng đầu tiên của bạn có thể là phản đối
những lời khuyên trên. Thời gian của bạn vốn đã eo
hẹp rồi, sao còn phải phí công lập danh sách, lên kế
hoạch, tiến hành thay đổi thói quen làm việc hay
theo dõi tiến độ của bản thân? Mặc dù việc cải thiện
năng suất đòi hỏi bạn phải bỏ thời gian và công sức
ngay từ đầu, nhưng bạn sẽ gặt hái được nhiều kết
quả hơn về lâu dài – một cách thận trọng và thong
thả hơn. Thông qua việc theo dõi thời gian, bạn sẽ
phát hiện ra các khâu chưa hiệu quả, giúp bạn xác
định những phần việc cần ưu tiên hay bàn giao lại;
thông qua tổ chức công việc tốt hơn, bạn sẽ không
còn sao nhãng, ngưng trì hoãn và tập trung tuyệt
đối; thông qua điều chỉnh thói quen làm việc và xây

15

Giải quyết mọi việc

dựng thói quen mới, bạn sẽ khám phá ra một nguồn
năng lượng mới mẻ nhằm thúc đẩy những công việc
quan trọng; và thông qua đánh giá tiến độ thời gian,
bạn sẽ điều chỉnh được những gì mình đang làm khi
các mục tiêu được nâng cao hơn.

Cam kết thay đổi

Bạn cần phải tin rằng mình có thể trở nên nề
nếp hơn, rằng bạn có thể thay đổi thói quen làm
việc và cải thiện hiệu suất của mình. Có thể bạn
nghĩ rằng mình vốn đã có một cách làm việc nhất
định hoặc cách làm này đã ăn sâu và rất khó thay
đổi – dù bạn là người dậy sớm hay ngủ muộn, dù
bạn là người biết sắp xếp công việc hay thường phải
bươn qua mớ bòng bong. Nhưng điều này không
đúng. Bạn có thể học các thói quen tốt và, thậm
chí, còn có thể biến chúng thành những hoạt động
thường ngày.

16

Tại sao bạn cần đầu tư thời gian để cải thiện năng suất?

Trong thế giới thông tin cập nhật tức thì hiện
nay, chúng ta luôn bị cuốn vào sự gấp gáp. Nó lôi kéo
chúng ta và tạo nên một cảm giác sai lầm về năng
suất (đọc câu chuyện “Bận rộn không có nghĩa là
hiệu quả”). Thế nhưng, nếu biết đặt ra các hệ thống
sắp xếp công việc, bạn sẽ xóa tan căng thẳng và làm
việc với sự thông suốt, tập trung và năng lượng cao
hơn. Quan trọng hơn cả, bạn sẽ dành thời gian và sự
tập trung cho công việc quan trọng nhất, công việc
thật sự đóng góp vào mục tiêu cá nhân cũng như
các mục tiêu mà công ty đặt ra cho bạn.

Để có thể thực sự hiểu rõ công việc nào là
quan trọng nhất và làm thế nào đạt hiệu suất cao
hơn, trước tiên, bạn cần xác định các mục tiêu và
nhận ra mình hiện đang sử dụng thời gian ra sao.
Chúng ta sẽ bắt đầu từ đây.

17

Giải quyết mọi việc

BẬN RỘN KHÔNG CÓ NGHĨA LÀ HIỆU QUẢ
Bạn cảm thấy mình phải tổ chức hết cuộc họp này đến
cuộc họp khác, hối hả trả lời e-mail trong khi đang
lao nhanh qua lối đi và tập trung vào những công việc
thường nhật để có cảm giác hoàn thành nhiệm vụ?
Nếu đúng thế, có lẽ bạn chưa đạt năng suất cao như
mình nghĩ đâu.
Đã đến lúc bạn phải xem lại công việc và những ưu tiên
của mình. Bận rộn có thể là phương án nguy hiểm để
bù đắp cho việc thiếu mục tiêu, hoặc tạo cho bạn cảm
giác rằng bạn phù hợp với một vai trò hay một tổ chức
nhất định. Bạn có thể lên lịch trình làm việc chăm chỉ
cho một ngày để bản thân và những người khác nhận
ra giá trị nơi bạn, nhưng sự bận rộn có thể ngăn bạn đạt
đến tiềm năng đích thực của mình. Hãy tự thừa nhận
rằng đã đến lúc bạn phải cải thiện cách làm việc.

18

Xác định
những việc cần

hoàn thành

Các mục tiêu mà bạn nhắm đến trong công
việc là gì? Liệu cách bạn đang sử dụng thời
gian có thực sự tương liên với những mục
tiêu đó hay không? Nếu không trả lời được hai câu
hỏi trên, bạn sẽ không biết cách ưu tiên, sắp xếp
và cuối cùng là hoàn thành những phần việc trong
danh sách.

Liệt kê các mục tiêu của bạn

Lý tưởng nhất, bạn và sếp của mình nên họp
với nhau vào mỗi đầu năm để lập một danh sách các
mục tiêu hiệu suất. Qua cuộc thảo luận này, bạn sẽ
biết cách gắn kết các mục tiêu đó với dự định và sứ

20

Xác định những việc cần hoàn thành

mệnh của công ty. Tất nhiên, bạn cũng có thể có
các mục tiêu sự nghiệp của riêng mình. Khi kết hợp
lại, chúng có thể trở thành như sau: “Cải thiện các
kỹ năng quản lý con người. Quản lý sáu sản phẩm
mới. Giải quyết hợp đồng cho mọi sản phảm mới
của phòng ban. Phát triển các kỹ năng quản lý nhà
cung cấp.”

Hãy điều chỉnh và viết lại các mục tiêu đó –
trên giấy hay trên một ứng dụng ghi chú tùy bạn.
Bạn sẽ vận dụng các mục tiêu này theo hai cách:
thứ nhất, để ưu tiên cho công việc thường nhật và
thứ hai, để đánh giá tiến độ của mình (hay nói cách
khác là đặt ra tiêu chuẩn cho những công việc bạn
đang thực hiện, cũng như những thay đổi bạn sẽ
tiến hành sau khi đọc cuốn sách này). Hãy xem lại
danh sách thường xuyên, bạn sẽ xác định được các
nhiệm vụ quan trọng nhất cần giải quyết để lập kế
hoạch tương ứng.

21

Giải quyết mọi việc

Các mục tiêu
mà bạn nhắm đến
trong công việc là gì?

22

Xác định những việc cần hoàn thành

Theo dõi thời gian

Một khi đã xác định được các mục tiêu của
mình, đã đến lúc bạn cần đánh giá xem mình hiện
đang sử dụng thời gian như thế nào. Bạn có đang
làm những công việc mà bạn nên làm – tức những
việc giúp bạn đạt các mục tiêu đó – hay đang mắc
kẹt trong những việc không liên quan và những cơn
khủng hoảng không lường trước?

Để thực sự hiểu bạn đang dành thời gian cho
việc gì và xác định xem bạn có nên điều chỉnh khối
lượng công việc hay không, hãy theo dõi lượng công
việc trong vòng hai tuần theo các bước dưới đây.
Có thể bạn sẽ phát hiện ra kết quả đạt được không
ăn khớp với mục tiêu của mình. Vấn đề là hãy phát
hiện điểm nào không ăn khớp và khắc phục.

Đầu tiên, hãy viết các hoạt động của bạn ra.
Hãy nghĩ rằng bạn đang dốc hết mọi thứ trong đầu
và đừng để sót gì cả. Hãy liệt kê mọi nhiệm vụ bạn

23

Giải quyết mọi việc

làm, mọi cuộc họp bạn tham gia và cả thời gian bạn
tán gẫu cũng như trì hoãn khi làm việc. Cách này sẽ
giúp bạn xem lại lịch trình trong một hoặc hai tuần
trước đó để nắm được phạm vi các hoạt động của
mình. Khi lập xong danh sách, hãy phân các hoạt
động vào những nhóm lớn để có thể theo dõi lượng
thời gian bạn dành để hoàn thành nhiệm vụ trong
mỗi nhóm. Hãy cân nhắc phân thành các nhóm sau:

• Trách nhiệm chính: những công việc quan
trọng hằng ngày thể hiện giá trị của bạn;

• Phát triển cá nhân: những hoạt động và
dự án mà bạn cảm thấy có ý nghĩa, có giá
trị nhưng có thể không thuộc trách nhiệm
hằng ngày của bạn;

• Quản lý mọi người: những công việc liên
quan đến người khác, bao gồm các nhân
viên báo cáo trực tiếp, các đồng nghiệp và
ngay cả cấp trên của bạn;

24

Xác định những việc cần hoàn thành

• Khủng hoảng và đình trệ: những sự gián
đoạn và vấn đề khẩn cấp xảy ra đột xuất
không lường trước;

• Thời gian rỗi: giờ nghỉ trưa và thời gian
soạn e-mail cá nhân, lướt web hoặc lên
mạng xã hội;

• Công việc hành chính: các công việc mà
bạn cần làm mỗi ngày như duyệt bảng
chấm công, hóa đơn, hoặc tổng hợp báo
cáo chi phí.

Theo sát công việc của bạn trong các nhóm
như thế sẽ giúp bạn hình dung được cách mình
thực sự tận dụng được thời gian, cũng như giúp bạn
nhận thức được chúng có hướng đến những mục
tiêu mà bạn đã đặt ra hay không.

Tiếp theo, hãy theo dõi thời gian của mình.
Khi đã lập xong các nhóm hoạt động, hãy bắt đầu
theo dõi xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi

25

Giải quyết mọi việc

công việc. Bạn có thể ước lượng số giờ, hoặc nếu
muốn tạo thành thói quen, hãy phân ra chi tiết hơn
nữa. Để ghi chép kết quả, bạn có thể dùng công cụ
theo dõi thời gian trực tuyến hoặc một lịch làm việc
chuẩn; để phân tích các kết quả đó, hãy dùng một
bảng tính như mô tả trong bảng 1. Hãy liệt kê mỗi
nhóm hoạt động vào một cột riêng và viết rõ ngày
trong tuần thành từng dòng. Hãy tính toán thời
gian bạn dành cho mỗi công việc thuộc từng nhóm
và tính tổng thời gian dành cho nhóm nào bao gồm
công việc đó.

26

BẢNG 1

Công cụ theo dõi thời gian

Ngày kết Xác định những việc cần hoàn thànhTráchPhátQuảnKhủngThời Công việc Tổng thời
thúc tuần:27 nhiệm triển cá lý mọi hoảng và gian rỗi hành chính gian/ngày
chính người đình trệ
14/4 nhân
3 giờ
Thứ Hai 2 giờ 1 giờ 4 giờ 0 giờ 0 giờ 2 giờ 8 giờ
Thứ Ba 3 giờ 1 giờ 0 giờ 0 giờ 0 giờ 2 giờ 10 giờ
Thứ Tư 7 giờ 0 giờ 3 giờ 1 giờ 0 giờ 2 giờ 10 giờ
Thứ Năm 0 giờ 3 giờ 0 giờ 0 giờ 0 giờ 2 giờ 8 giờ
Thứ Sáu 1 giờ 2 giờ 1 giờ 3 giờ 9 giờ

Tổng thời 13 giờ 7 giờ 10 giờ 2 giờ 3 giờ 10 giờ 45 giờ
gian/ hoạt 29% 16% 22% 4% 7% 22% 100%

động

% thời gian

Giải quyết mọi việc

Lúc này, có thể bạn sẽ nghĩ rằng: “Tôi bận lắm,
tôi không có thời gian để phân chia mọi việc mình
làm.” Đúng vậy: hệ thống này đòi hỏi bạn phải đầu
tư trước thời gian và công sức.

Tuy nhiên, phân chia công việc và tính toán
thời gian hoàn thành chúng sẽ giúp bạn thấy rõ
mình đang dành quá nhiều thời gian cho việc gì và
cần phân bổ thêm thời gian cho việc gì để đạt được
mục tiêu. Ví dụ, nếu muốn cải thiện kỹ năng quản lý
con người, bạn có thể nhận thấy chỉ dành ra mười
giờ là không đủ. Hãy giảm bớt các công việc hành
chính để có thêm thời gian cho mục tiêu đó. Thông
qua những thay đổi nhỏ và thận trọng trong việc
sử dụng thời gian hằng ngày, bạn sẽ đảm bảo được
mình đang đầu tư đúng thời lượng cho các nhiệm
vụ quan trọng nhất, từ đó hoàn thành mục tiêu hiệu
quả hơn.

28