การผลิตเอกสารทางธุรกิจและการจัดเก็บ

การผลิตเอกสารทางธุรกจิ

ความหมายของเอกสารธุรกจิ

เอกสารทางธุรกจิ หมายถึงเอกสารหรือตราสารต่างๆท่ีทาข้ึนเป็นลายลกั ษณ์อกั ษรที่
เก่ียวขอ้ งกบั การประกอบธุรกิจ โดยอาจจดั ทาข้ึนในรูปของแบบฟอร์ม อยใู่ นรูปแบบพิมพ์
หรือเขียนข้ึนในลกั ษณะที่ถกู ตอ้ งตามกฎหมายมีจุดมุ่งหมายเพื่อใชเ้ ป็นหลกั ฐานยนื ยนั หรือ
อา้ งอิงในการประกอบธุรกิจ

เอกสารธุรกจิ หมายถึง หนงั สือที่ใชเ้ ป็นหลกั ฐานท่ีทาใหป้ รากฏความหมายตาม
ตวั อกั ษรตวั เลข เพอ่ื ใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการดาเนินกิจกรรมทางดา้ นการผลิตการจดั จาหน่าย
และการบริการ

จากความหมายดงั กลา่ วจึงเห็นไดว้ า่ เอกสารทางธุรกิจ เป็นส่ิงท่ีจดั ทาข้ึนตามความ
ประสงคเ์ พอ่ื ใชใ้ นการดาเนินการทางธุรกิจใหป้ ระสบผลสาเร็จ

ความสาคัญของเอกสารทางธุรกจิ

ในการประกอบการธุรกิจ ผปู้ ระกอบการตอ้ งมีความสมั พนั ธ์กบั บุคคลและหน่วยงาน
องคก์ รตา่ งๆ การติดต่อทางธุรกิจ จึงตอ้ งจดั ทาเป็นลายลกั ษณ์อกั ษร เพอ่ื เป็นหลกั ฐานสาหรับ
ใชอ้ า้ งอิงและมีผลตามกฎหมายเอกสารธุรกิจน้ีจดั ทาข้ึนจึงมีความสาคญั ตอ่ วงการธุรกิจมาก
ดงั น้ี
1.ใชเ้ ป็นหลกั ฐานที่มีผลตามกฎหมาย
2.ทาใหก้ ารติดตอ่ กนั ทางธุรกิจ มีความสะดวกรวดเร็ว ปลอดภยั
3.สร้างความเช่ือถือในการ ติดตอ่ ทางดา้ นสินเช่ือ
4.ใชแ้ ทนการชาระหน้ีดว้ ยเงินสดชื่นทาใหเ้ กิดความรวดเร็วและปลอดภยั
5.ใชเ้ ป็นขอ้ มูลในการบนั ทึกทางการบญั ชี
6.ทาใหเ้ กิดสภาพคลอ่ งในการถือหรือเปลี่ยนมือเกี่ยวกบั หลกั ทรัพยท์ างธุรกิจ

ประเภทของเอกสารทางธุรกจิ

1. เอกสารการเครดิตและการเงิน ไดแ้ ก่ เชค็ ตวั๋ แลกเงิน ตว๋ั สัญญาใชเ้ งิน ใบหุน้ พนั ธบตั ร เป็นตน้
2. เอกสารการซ้ือและขายสินคา้ หรือเอกสารการคา้ เช่น ใบเสนอราคา ใบเสร็จรับเงิน
3. เอกสารการขนส่ง เช่น ใบรับสินคา้ ข้ึนเรือ ใบตราส่งสินคา้ สัญญาเช่าเหมาซ้ือ
4. เอกสารประกนั ภยั ไดแ้ ก่ ใบคาขอทาประกนั กรมธรรมป์ ระกนั ภยั เป็นตน้
5. เอกสารการนาเขา้ และส่งออก เช่น ใบขนขาเขา้ ใบตราส่ง ใบรับของจากท่าเรือ

การจัดเก็บเอกสารทางธุรกจิ

เอกสารทางธุรกิจมีความสาคญั จะตอ้ งมีการเกบ็ เอกสารใหเ้ ป็นระบบ เพอื่ ใหค้ น้ หาไดส้ ะดวก
หยบิ ใชไ้ ดง้ ่ายและใชเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งอิงกรณีท่ีมีปัญหาเกิดข้ึน วธิ ีการจดั เกบ็ เอกสาร ที่นิยมใชก้ นั
คือ การเก็บตามลาดบั ตวั อกั ษร ช่ือบริษทั ห้างร้าน การเก็บเอกสารตามตวั เลข โดยใชต้ วั เลขแทน
ชื่อบุคคลห้างร้าน บริษทั การเก็บเอกสารตามช่ือเร่ืองและการเก็บเอกสาร ตามภูมิศาสตร์ ใชช้ ่ือ
สถานท่ี ประเทศ จงั หวดั อาเภอ เป็นหน่วยจดั เกบ็

เอกสารทางธุรกจิ

เอกสารที่ใชต้ ิดต่อกนั อยใู่ นปัจจุบนั น้ีแบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. เอกสารภายนอก (หนังสือเข้า) หมายถึง เอกสารที่หน่วยงานไดร้ ับมาจาก
หน่วยงานอ่ืนภายนอก ซ่ึงอาจอยใู่ นรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสัง่ ซ้ือสินคา้
ใบกากบั สินคา้ ใบแจง้ ยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอ่ืน ๆ อีกมากมาย ซ่ึง
เอกสารที่รับเข้ามาน้ีจะมีส่วนสาคัญในการบริ หารงานของหน่วยงาน ที่
หน่วยงานตอ้ งให้ความสาคญั แก่เอกสารเหล่าน้ีและตอ้ งเก็บรักษาไวเ้ พื่อใชเ้ ป็ น
หลกั ฐานต่อไปในอนาคตดว้ ย

เอกสารทางธุรกจิ

เอกสารท่ีใชต้ ิดต่อกนั อยใู่ นปัจจุบนั น้ีแบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
2. เอกสารภายใน (หนังสือออก) หมายถึง เอกสารที่หน่วยงานจดั ทาข้ึนแลว้
ส่งออกไปยงั ภายนอกเพ่ือติดต่อธุรกิจ ซ่ึงอาจจะอยใู่ นรูปของจดหมาย แผน่ พบั
ใบโฆษณา ใบแจง้ หน้ี ใบกากบั สินคา้ ฯลฯ ท่ีหน่วยงานมีไปถึงบุคคลภายนอก
เพื่อประโยชน์ของหน่วยงาน ซ่ึงในการปฏิบตั ิแลว้ หนงั สือที่ส่งไปภายนอกน้นั
หน่วยงานตอ้ งเกบ็ สาเนาไวเ้ พือ่ ใชเ้ ป็นหลกั ฐานต่อไปในอนาคต

เอกสารทางธุรกจิ

เอกสารที่ใชต้ ิดต่อกนั อยใู่ นปัจจุบนั น้ีแบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
3. เอกสารติดต่อภายในสานักงาน หมายถึง เอกสารท่ีจดั ทาข้ึนใชภ้ ายใน
สานกั งาน อาจจะเป็ นเอกสารท่ีแต่ละแผนกในหน่วยงานจดั ทาข้ึนเพื่อให้
การทางานของหน่วยงานน้ันมีความคล่องตวั มากย่ิงข้ึน หรืออาจจะเป็ น
เอกสารท่ีหน่วยงานตอ้ งการจะแจง้ ให้พนักงานทราบก็ได้ ตวั อย่างเช่น
บนั ทึกขอ้ ความ คาส่ัง ประกาศ สัญญา งบการเงิน รายงานต่าง ๆ ของ
บริษทั ฯ ซ่ึงเอกสารต่าง ๆ เหล่าน้ีสามารถใชเ้ ป็นหลกั ฐานต่อไปได้

องค์ประกอบในการเกบ็ เอกสาร

การเกบ็ เอกสารจะใหไ้ ดผ้ ลดีน้นั ตอ้ งข้ึนอยกู่ บั องคป์ ระกอบ 6 ประการคือ
1. เจ้าหน้าที่เกบ็ เอกสาร ซ่ึงจะทาหนา้ ท่ีดูแลรักษาเอกสารใหอ้ ย่ใู นสภาพท่ีพร้อม
จะใชง้ านไดต้ ลอดเวลา หนา้ ท่ีโดยตรงของพนกั งานเก็บเอกสาร คือ มีหนา้ ท่ีเก็บ
รวบรวมเอกสารใหเ้ ป็นหมวดหมู่ เป็นระบบ
2. เอกสาร ซ่ึงอาจจะอยใู่ นรูปของรูปภาพ ฟิ ลม์ ขอ้ ความ แผน่ พบั ภาพโฆษณา
จดหมาย ซ่ึงเอกสารเหล่าน้ีตอ้ งเกบ็ รักษาเพือ่ ไวใ้ ชเ้ ป็นหลกั ฐานต่อไป

องค์ประกอบในการเกบ็ เอกสาร

3. ระบบการจัดเก็บ คือ ระบบหรือวิธีการจดั เก็บเอกสารให้เอกสารอยใู่ นสภาพท่ี
พร้อมจะใช้งาน ซ่ึงแต่ละบริษทั อาจจะมีระบบการเก็บเอกสารที่แตกต่างกัน
ข้ึนอยกู่ บั ความเหมาะสมของแต่ละธุรกิจน้นั แต่ไม่วา่ จะมีระบบการจดั เก็บวิธีใด
ก็ตาม จุดประสงค์ของระบบการจดั เก็บเอกสารก็คือ การจดั เอกสารให้เป็ น
ระเบียบ ครบถว้ น เอกสารไม่ชารุดเสียหาย และคน้ หาไดท้ นั ทีเมื่อตอ้ งการใช้

องค์ประกอบในการเกบ็ เอกสาร

4. อุปกรณ์ในการจัดเกบ็ การเกบ็ เอกสารจาเป็นตอ้ งอาศยั อุปกรณ์ต่าง ๆ ช่วย
เพอ่ื ใหก้ ารเกบ็ เอกสารมีประสิทธิภาพยงิ่ ข้ึน และเพ่ือใหก้ ารจดั เกบ็ เอกสารเป็น
ระเบียบสวยงาม อุปกรณ์ท่ีใชใ้ นการจดั เกบ็ เช่น แฟ้ มเอกสาร ตเู้ กบ็ เอกสาร
ฯลฯ

องค์ประกอบในการเกบ็ เอกสาร

5. สถานทใี่ นการเกบ็ หมายถึง แหล่งเกบ็ เอกสาร ธุรกิจควรจะมีการจดั สถานที่ในการเก็บ
เอกสารอยา่ งเป็นสัดส่วนและเพียงพอ หอ้ งเกบ็ เอกสารควรเป็นหอ้ งท่ีโปร่ง มีอากาศ
ถ่ายเทไดส้ ะดวก ไม่ร้อนอบร้าวจนเกินไป ไม่ควรอยใู่ นท่ีที่มีคนพลุกพล่าน และตอ้ งมี
เจา้ หนา้ ที่ประจาหอ้ งเกบ็ เอกสารดว้ ย

องค์ประกอบในการเกบ็ เอกสาร

6. คู่มอื ในการจัดเกบ็ เอกสาร หมายถึงคูม่ ือท่ีใชเ้ ป็นแนวทางปฏิบตั ิในการจดั เกบ็ เอกสาร
บอกรายละเอียดและวธิ ีปฏิบตั ิในการจดั เกบ็ เอกสาร เพื่อแจกจ่ายใหก้ บั หน่วยงานยอ่ ย
เพื่อนาไปอา้ งอิงในการปฏิบตั ิงานร่วมกนั