05 Import/Export นำเข้า/ส่งออกข้อมูล

Import/Export

05นำเข้า/ส่งออกข้อมูล

ฐานข้อมูลที่เก็บอยู่ในโปรแกรม Access นั้น
นอกจาก สร้างภายในโปรแกรมเองแล้ว คุณสามารถนำ
เอาฐาน ข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่มีอยู่ หรือที่เก็บไว้อยู่ใน
รูปแบบ เอกสารต่างๆ ในต่างไฟล์ ต่างโปรแกรม หรือ
ต่าง ประเภทข้อมูลมาใช้งานใน Access ได้ ด้วยการใช้
คำสั่ง ในกลุ่ม Import (นำเข้า) ซึ่งโปรแกรมจะมีคำสั่ง
ให้เลือก นำเข้าได้จากหลายประเภท เช่น Excel, Text
File, Access และประเภทอื่นๆ อีกหลายแบบ

นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บอยู่ในฐานข้อมูลของ
Access ก็ สามารถนำออกไปใช้งานนอกโปรแกรม เพื่อ
ขยายการใช้ งานให้ครอบคลุมได้มากขึ้น โดยใช้คำสั่งใน
กลุ่ม Export ส่งออกไปเป็นไฟล์เพื่อใช้งานในโปรแกรม
อื่นๆ เช่น Excel, Word, Text File, HTML
Document หรือนำไป สร้างจดหมายเวียนใน Word
เป็นต้น ซึ่งจะมีรายละเอียด และขั้นตอนการใช้งานในบทนี้

สารบัญ

หน้าที่

นําเข้าฐานข้อมูลจาก Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1. -3
นำฐานข้อมูลจากไฟล์ Access อื่น . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
นําเข้าข้อมูลจากเท็กซ์ไฟล์ (Text File) . . . . . . . . . . . . . .5-7
ส่งข้อมูลจาก Access ไปใช้ใน Excel. . . . . . . . . . . . . . . .8
ส่งออกข้อมูลเป็ นไฟล์Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
ส่งข้อมูลชื่อ-ที่อยู่ไปทำจดหมายเวียน Word . . . . . . . . 1. 0-12
สร้างไฟล์เอกสาร PDF/XPS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1. 3
นําเข้าข้อมูลด้วยคำสั่ง Copy & Paste . . . . . . . . . . . . . .1. 4
ส่งตารางข้อมูลไปทางอีเมล (E-mail). . . . . . . . . . . . . . . . 1. 5

1
นําเข้าฐานข้อมูลจาก Excel




หากคุณเก็บข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel หรือให้ User เก็บข้อมูลด้วย Excel แล้ว
ต้องการย้ายหรือนำฐานข้อมูลมาใช้ใน Access ก็ใช้คำสั่ง New Data Source จากแท็บ
External Data เพื่อนำเข้าตารางจาก Excel เข้ามาเป็นตาราง(Table) แล้วใช้งานได้ ดังนี้

1 คลิกปุ่ม New Data Source > From File > Excel
2 คลิกปุ่ม Browse... ไปเลือกชื่อไฟล์ Excel

ชื่อไฟล์เเละพารที่เลือกไฟล์

กรณีข้อมูลจากตาราง Excel มีตาราง
ฐานข้อมูลใน Access อยู่แล้ว และมี

โครงสร้างตาราง เช่น ชื่อฟิลด์ เเละชนิด
ข้อมูลแบบเดียวกัน จะเลือกแบบ

Append a copy of the records
to the table โดยเลือกชื่อตารางที่มี

เพื่อนำข้อมูลมาเพิ่มต่อท้ายได้

4 คลิกปุ่ม OK

3 คลิกเลือกไฟล์ Excel
เเล้วคลิกปุ่ม Open

2

5 คลิกเลือกชื่อเวิร์คชีท เเละ
คลิกปุ่ม Next >

ดูตัวอย่างข้อมูลที่นำเข้าว่าถูกต้องหรือไม่

6 คลิกปุ่ม Next >

7 คลิกถ้าเเถวเเรกเป็นหัวรายการ
(ใข้เป็นชื่อฟิลด์)

ปรับเเต่งตัวเลือกเเต่ละฟิลด์ใหม่
เช่น ตั้งชื่อฟิลด์ หรือเลือกชนิด
ข้อมูลให้ใหม่ หรือคลิกปุ่ม Next >

ใช้ค่าที่มีอยู่เเล้ว

8 คลิกปุ่ม Next

9 ปรับเเต่งฟิลด์

10 คลิกปุ่ม
Next >

3

11 เลือกฟิลด์ที่ทำเป็นคีย์หลัก Primary Key หรือ คลิก
เลือก No primary key เเล้วคลิกปุ่ม Next >

กรณีเลือก Let Access add
primary key คือให้ Access สร้าง
Primary key ให้จะได้ฟิลด์ ID เป็น
AutoNumber เพิ่มเข้ามา

ตัวเลือก Save import steps ถ้าคลิกเลือกคือให้เก็บขั้น 13 คลิกปุ่ม
ตอนการกำหนดค่าต่างๆ เพื่อใช้ในการนำเข้าในครั้งต่อไปได้ Close
โดยไม่ต้องใช้ Wizard เช่น พารชื่อไฟล์ , โฟลเดอร์ที่เก็บ
12 คลิกปุ่ม Finish
14 ดับเบิลคลิกเปิด
ตารางขึ้นมาดูข้อมูล ตารางข้อมูลที่นำเข้าจาก Excel

นำฐานข้อมูลจากไฟล์ Access อื่น 4

การนำเข้าตารางหรือคิวรีจากไฟล์ฐานข้อมูลของ Access ที่เก็บไว้

ในไฟล์อื่นมาใช้ในไฟล์ฐานข้อมูลที่ทำงานอยู่ โดยเลือกไฟล์ฐานข้อมูล mdb หรือ

.accdb ได้ตามขั้นตอนนี้ 2 คลิกปุ่ม Browse... ไปเลือกชื่อไฟล์ Access

1 คลิกปุ่ม New Data Source ->
From Database -> Access

4 คลิกเเท็บ Table เลือกตารางที่จะทำเข้า เเล้วคลิกปุ่ม OK

3 คลิกเลือกไฟล์ Access
เเล้วคลิกปุ่ม Open

5 คลิกเเท็บ Forms เลือกฟอร์ม เเล้วคลิกปุ่ม OK

คุณสามารถเลือกออบเจ็กต์จากฐานข้อมูล
อื่นๆ ได้ทุกประเภท เช่น Table,Query,
Form,Report,Macro เเละ Module
โดยคลิกเลือกทีละเเท็บ หรือคลิก Select
All เลือกทั้งหมดที่มีก็ได้

7 คลิกปุ่ม Close ปิดหน้าต่าง import (นำเข้า) 5
6 ดับเบิลคลิกเปิดตารางหรือฟอร์มขึ้นมาใช้งาน

นําเข้าข้อมูลจากเท็กซ์ไฟล์ (Text File)

บางครั้งอาจมีการเก็บข้อมูลแบบไฟล์ข้อความ แล้วคั่นด้วยเครื่องหมายคอมม่า (,)
หรือ กดปุ่ม [Tab ] เว้นระยะข้อมูลไว้ ซึ่งอาจจะเก็บจากข้อมูลที่บันทึกได้จากโปรแกรม
ต่างๆ หรือนำมาจากข้อมูลที่เก็บในเว็บไซต์ ซึ่งอาจจะเก็บเป็น Text File เอาไว้ ถ้าจะ
นำมาเก็บในฐานข้อมูลของ Access ก็ทำได้ดังนี้

1 คลิกปุ่ม New Data Source > From File 2 คลิกปุ่ม Browse.... ไป
> Text File เลือกชื่อไฟล์ข้อความ

6

3 คลิกเลือกไฟล์ข้อความ เช่น ไฟล์
ข้อความ .crv เเล้วคลิกปุ่ม Open

4 เลือกตัวเเยกข้อมูล เป็น Delimeted เเล้วคลิกปุ่ม Next >

5 คลิกเลือกตัวเเยกเเบบ Comma (คอมม่า)
ดูผลลัพธ์ที่ได้ เเล้วคลิกปุ่ม Next >

คลิกเลือก First Row Contains Field ดูตัวอย่างข้อมูลเเละการคั่นค่าข้อมูล
Names ถ้าข้อมูลมีหัวรายการนำมาเป็น
ชื่อฟิลด์ได้

6 ปรับเเต่งชื่อฟิลด์ , เลือกชนิดข้อมูล

เเละทำดัชนี เเล้วคลิกปุ่ม Next >

คลิกเลือกตัวเเยกข้อมูลว่าดเป็น
เเบบ Delimiter โดยใช้
Comma (คอมม่า) หรือเเท็บ
[Tab]

7

7 เลือกให้ Access สร้างฟิลด์ Primary key
ให้ หรือเลือก No primary key ไม่สร้างคีย์

8 คลิกปุ่ม
Next >

9 ตั้งชื่อตาราง

10 คลิกปุ่ม
Finish

คลิกเเก้ไขโครงสร้าง 11 ตารางจากไฟล์ข้อความ 12 คลิกปุ่ม Close ปอดหน้าต่าง Import (นำเข้า)
ตารางเพิ่มเติมได้

ส่งข้อมูลจาก Access ไปใช้ใน Excel 8

การนำข้อมูลจาก Access ไปใช้งานในโปรแกรม Excel นั้นจะทำได้
ด้วยการใช้คำสั่งในกลุ่ม Export แล้วทำตาม ขั้นตอน โดยจะเลือกส่งออกได้ทั้ง
ตารางและคิวรu(Table/Query) และจะเลือกส่งออกไปยัง Excel รุ่นต่างๆ ได้

2 คลิกปุ่ม Excel 3 เลือกโฟลเดอร์ที่เก็บ, ตั้งชื่อไฟล์ หรือ
คลิกปุ่มBrowse... ไปเลือก
1 เลือกตารางที่จะส่งออก

คลิกเลือกรุ่นของไฟล์ Excel เช่น
Excel2003-2007 (*.xls)หรือ

Excel Workbook (*.xlsx)

เลือกใช้ข้อมูลเเละรูปเเบบด้วย

คลิกเลือกถ้าจะให้เปิดใน Excel
ทันทีหลังส่งออกเสร็จ

4 คลิกปุ่ม OK

เปิดไฟล์ Excel ที่สางออกจาก Access
ขึ้นมาดูก็จะได้ข้อมูลตรงตามตาราง

ส่งออกข้อมูลเป็ นไฟล์Word 9

คุณสามารถนำข้อมูลที่เก็บใน Access ไปใช้งานเป็นเอกสารของ
Word ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งอาจจะนำไปสร้างรายงาน ที่สวยงาม หรือนำไปเป็น
ฐานข้อมูลในการส่งจดหมายเวียน (ดูหัวข้อถัดไป)

1 เลือกตารางหรือรายงานที่จะ 2 คลิกปุ่ม More เเล้วคลิก
ส่งออก เลือก Word

3 คลิกปุ่ม Browse... ไปเลือกที่
เก็บไฟล์หรือตั้งชื่อไฟล์ใหม่

4 คลิกปุ่ม OK

จะได้ข้อมูลเป็นตารางในเอกสารของ
Word เป็นเเถวเเละคอลัม

ส่งข้อมูลชื่อ-ที่อยู่ไปทำจดหมายเวียน Word 10

การส่งจดหมายจำนวนมาก อาจจะทำงานด้วยโปรแกรม Word ที่มีความ
สามารถในการจัดการเอกสารด้านนี้ ซึ่ง คุณสามารถนำเอาฐานข้อมูลชื่อ-ที่อยู่จาก
Access ไปใช้เป็นที่อยู่ส่งจดหมายเวียนใน Word ได้ในขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้

3 เลือกให้ลิงค์กับไฟล์เอกสาร Word ที่มี

2 คลิกปุ่ม Word Merge 4 คลิกปุ่ม OK
1 คลิกเลือกตาราง ชื่อ-ที่อยู่ ที่จะใช้งาน

5 คลิกเลือกไฟลืเอกสารจดหมายเเล้วกดปุ่ม Pen
7 จะเปิดเอกสาร Word ในขั้นตอนการสร้าง

จดหมายเวียน ไปที่ Step 4 คลิกเเทรกฟิลด์

คลิก Next
6 มา Step 4

11

8 คลิกเเทรกฟิลด์ที่จะเเทรกบนจดหมาย

9 คลิกปุ่ม Preview Resuits ดูผลลัพธ์ 10 คลิกเลื่อนเร็คคอร์ด

รายการฟิลด์ที่แทรกเพื่อนำมาแสดงบนจดหมายบนเอกสาร Word
จะเป็นชื่อฟิลด์ข้อมูลที่เราต้องการให้แสดง ดังตัวอย่างจะส่งจดหมายถึงลูกค้า
ก็จะเลือกชื่อ, ที่อยู่ที่มีรายละเอียดครบถ้วนพอที่จะส่งจดหมายได้

12

ในขั้นตอนที่ 11 จะเลือกผนวกได้ 3 แบบ คือ ผนวกออกเอกสาร
ใหม่, สั่งพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ และส่งเอกสาร ไปทางอีเมล

11 คลิกปุ่ม Finish & Merge

12 เลือกจำนวนเร็คคอร์ดที่ต้องการ All ทั้งหมด

จดหมายที่เลือกมาผนวกรายชื่อจะบันทึกลงชื่อใหม่
หรือใช้ชื่อเดิมได้เพื่อคราวหลังจะได้ไม่ต้องลิงค์ราย
ชื่อใหม่

13 ผลลัพธ์การรวมเอกสารเเบบ จำนวนหน้าเอกสารที่ได้จะเท่ากับจำนว
Edit individual letters นเร็คคอร์ดของตารางที่เลือกมาใช้งาน

สร้างไฟล์เอกสาร PDF/XPS 13

การนำฐานข้อมูลไปใช้งานนอกจากการดูในหน้าจอและสั่งพิมพ์ออกทางกระดาษแล้ว
ยังนิยมเผยแพร่เอกสารเพื่อใช้ส่งแนบไปกับอีเมล, วางไว้ในเว็บไซต์ หรือโพสต์ในช่องทางเครือ
ข่ายสังคมออนไลน์ อย่าง Facebook, Twitter หรือส่งทาง Line ซึ่งมักสร้างเป็นเอกสาร
ประเภท PDF หรือ XPS ได้ เพื่อใช้ดูอย่างเดียว และรักษารูปแบบที่จัดเอาไว้ครบ ใน Access
จะมีคำสั่ง Export ให้คุณเลือกการสร้างไฟล์เอกสารแบบนี้ได้ทั้งชนิด PDF และ XPS ซึ่งจะมี
ขั้นตอนคล้ายกัน แต่เลือกชนิดของไฟล์ต่างกันแค่นั้นเอง

2 คลิกปุุ่ ม PDF or XPS

3 ตั้งชื่อเอกสาร 4 เลือกประเภทไฟล์ XPS หรือ PDF

1 เลือกรายงาน

5 คลิกปุุ่ ม Publish

ไฟล์ PDF (Portable Document Format) เป็นรูปแบบไฟล์เอกสารที่แสดงในลักษณะ
Electronic Image ซึ่ง สามารถดู เปลี่ยน พิมพ์ หรือส่งต่อได้ง่าย โดยเอกสารจะรักษา
เค้าโครง, รูปแบบ, ฟอนต์ และรูปภาพเอาไว้ครบถ้วน สามารถเปิดอ่านได้กับแอพฯ ทั่วไป
หรือเปิดผ่านบราวเซอร์

ไฟล์ XPS (XML Paper
Specification) ไฟล์เอกสารที่
พัฒนาโดย Microsoft เอง เป็น
ไฟล์ประเภทเดียวกับ PDF ข้อดีคือ
ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม เพราะ
Microsoft ได้ติดตั้ง driver
เครื่องพิมพ์ในการแปลงมาแล้ว
สามารถสร้างได้จากโปรแกรมชุด
Microsoft Office ทุกตัว และ
สามารถ เปิดดูผ่านโปรแกรม XPS
Viewer หรือ เปิดผ่านโปรแกรม
Internet Explorer หรือ Ms-
Edge ได้

นําเข้าข้อมูลด้วยคำสั่ง Copy & Paste 14

การนำข้อมูลลักษณะตารางจากโปรแกรม Excel มาใช้ได้ง่ายๆ อีกแบบหนึ่งคือ
การใช้คำสั่ง Copy คัดลอกข้อมูลจากเอกสารต้นทาง และใช้คำสั่ง Paste วางใน
หน้าต่าง Navigation Pane ของ Access ก็จะนำข้อมูลมาสร้างตารางให้อัตโนมัติ แต่
เราอาจจะมาแก้ไขโครงสร้างตารางเพิ่มในมุมมอง Design ได้

2 คลิกปุุ่ ม Copy

1 คลิกเลือกข้อมูลจาก Excel

3 คลิกขวา เลือกคำสั่ง Paste วางข้อมูล การนำเอาตารางข้อมูลจาก Access ไปใช้
งานใน Excel ก็ทำได้โดยคลิกตารางเเล้วใช้
คำสั่ง Copy จากนั้นก็ไปที่เวิร์คชีทของ
Excel เเล้วเลือกคำสั่ง Paste ได้เช่นกัน

4 คลิกปุ่ม Yes 5 คลิกปุ่ม OK

ส่งตารางข้อมูลไปทางอีเมล (E-mail) 15

การนำข้อมูลไปใช้งานที่อื่นหรือส่งไปให้คนอื่นดูผ่านอีเมลนั้น การส่งเป็นไฟล์ชนิด
Access คงไม่ดีแน่ เพราะว่า ผู้ที่รับไฟล์อาจจะเปิดไฟล์ดูไม่ได้ เพราะไม่มีโปรแกรม Access

หรือใช้งานโปรแกรมไม่เป็น ฉะนั้นเวลาส่งไฟล์ผ่าน ทางอีเมลคุณอาจจะเลือกส่งเป็นไฟล์ประเภท
อื่นๆ แทน ซึ่งโปรแกรมจะให้เลือกส่งได้หลายแบบ ขึ้นอยู่ว่าคุณจะส่งให้อ่านหรือส่งให้แก้ไขหรือ

เพิ่มข้อมูลได้ ซึ่งจะทำได้ดังนี้

2 คลิกปุ่ม Email

1 เลือกรายงานหรือ
ตารางที่จะส่งอีเมล

3 เลือกประเภทของไฟล์ที่จะส่งไป
กับอีเมล เช่น PDF หรือ Excel

4 จะเปิดโปรเเกรม Outlook ขึ้นมาให้
ก็ใส่ชื่ออีเมล , ข้อความเเล้วก็ส่งได้