BEVERAGE SERVICE TRAINING.ppt - Home - .ORG

BEVERAGE
SERVICE

STANDARDS

“Army Catering & Club Operations”

© 2006, Educational Institute

Table of Contents

1. Customer Service

2. Type of Bar Service

3. Setting Up the Bar

4. Bar Equipment

5. Bar Sanitation

6. Breakage and Spoilage 

7. Beverage Controls

Annex A Product Knowledge
Annex B Bar Sales Accountability Forms
Annex C Bar Opening Checklist
Annex D Bar Closing Checklist

© 2006, Educational Institute

Customer Service

Service is the key to beverage sales.  Prompt, friendly, and courteous service is the overriding requirement.

 Project a good image:  be pleasant and friendly.
 Cultivate a good memory for faces and names.
 Be alert and attentive to the customers’ needs.

1.  PREPARING TO SERVE

Always check your personal  Personal Preparation
appearance before interacting with   Great Attitude 
guests.
 Employees must have a good attitude, a pleasant personality,
Make sure your station is ready to go  and a presentable appearance.  
before you start serving.
 Uniforms should be clean and well pressed, hands and 
© 2006, Educational Institute fingernails must be clean, hair, makeup and jewelry should 
all be in good taste.  .  

Station and Bar Preparation

Before the Bar/Lounge open (and before functions), make
sure the bar and all Server Stations are fully stocked with:
 Glassware
 Napkins
 Coasters
 Condiments
 Bar Snacks if necessary.

 Always confirm that all glasses, flatware, etc. have been cleaned and sterilized according to:  
 Your facility’s standards
 Health Department requirements

 Keep the station well‐maintained throughout your shift

Customer Service

1. PREPARING TO SERVE ‐Continued‐

Bar / Counter Set‐Up

 The refrigerator(s) are stocked. 
 Juice, purees and consumables are fresh and 

within expiration date.
 The back bar and speed rails are fully stocked. 
 Fruit is prepared.
 Ice station are fully stocked. 
 All bar guest supplies and condiments are fully stocked. 

Check that your ice stations and  Floor & Table Set‐Up Maker sure that menus and
refrigerators are well stocked. Promotional materials are in place 
on the table.
Check to see that all tables are
spotless.  Make certain that:  
Lounge menus and promotional fliers are
 Clean
 In good condition
 Pre‐set on each table facing the Bar/Lounge entrance

 All furniture is positioned correctly according to the approved floor plan.
 Carpets and flooring are clean and free from debris.  
 Tables are clean, sanitized and set.   
 Lights are at the proper level.
 Music is playing in the background.  Music should always be the source for background noise

unless there is a television broadcast of a major event.  
 Popcorn made or snacks set out if it is appropriate. 
 If your facility has televisions, turn them on.  

© 2006, Educational Institute

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

2. WELCOMING GUESTS TO THE BAR/LOUNGE

 Service Skills

Quality service is based on all bar personnel knowing their roles and 
responsibilities to the guest and to the bar.  Specifically all bar employees should 
be well versed in the art of taking an order, delivering the product and presenting 
the check.  
The Greeting

 The greeting is the first impression given to the customers.  Always greet the 
guest with a smile and a welcome.  

 Wherever you are working, keep an eye on the Bar area

Greet guests warmly as soon as they   When customers enter the Bar/Lounge area
enter the area.  Make eye contact within 30 seconds.
 Within 1 minute, greet them warmly 

according to the time of day

‐ Good Morning, Welcome to  (facility’s name)

‐ Good Afternoon, Welcome to (facility’s name)

‐ Good Evening, Welcome to (facility’s name)

 Invite them to sit wherever they like.
 Offer to take their order within

‐ 30 seconds if they’re at the bar.

‐ 3 minutes if they’re at a table. 
 If you are unable to serve the guest immediately

‐ Acknowledge that you know they are waiting.

‐ Apologize for keeping them waiting 

when you do serve the.  

© 2006, Educational Institute

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

3. TAKING AN ORDER

A bartender is much more than an order taker:  A bartender is a sales person.  Selling is a part of 
everyone’s life.  A prerequisite of selling is sales skills and the knowledge of products.  Selling is a 
combination of; 1) understanding your customer’s wants and needs,  2) respecting your 
customers, 3) helping your customer.   PEOPLE like to “BUY”, but hate to be “SOLD”   

 Sales Skills

Selling skills can be broken down into three categories.

Take accurate notes about every order. 1. Interpersonal skills; the ability to handle and resolve conflict
2. Salesmanship skills, having the ability to sell yourself and the product.
3. Technical skills, being knowledgeable about the product your are selling and

how it will benefit the guest.

Also the ability to up sell is very important. All this involves is product

knowledge and verbalizing it to the guest in a pleasant, positive way.
 Up-selling is an art form and the best do it without guests even noticing.
 Never ask for a drink order in a manner, which can be answered “yes” or “no”.
 If a guest does not specify a brand of liquor, bartenders should offer a

beverage by brand name. This technique is referred to as “up-selling.”

Be prepared to describe and  Up-selling requires thorough knowledge of the products available in order to be
recommend specialty drinks and  effective: i.e., the customer says, “I’ll have a vodka tonic.” The bartender
appetizers.    responds, “Would you like Absolut or Grey Goose?”
Taking the guest order accurately.
NEVER OVER SELL! Always allow the guest to finish ordering before
you start suggesting. Be aware of what the guest is ordering and make
sure he/she understands what he/she is getting.

© 2006, Educational Institute

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

3. TAKING AN ORDER

‐ Continued ‐

 Product Knowledge

It is imperative that all bar personnel know what brands are served at the bar;  liquor, beer, wine 
and non‐alcoholic drinks.  The name of the product is not enough.  All of the staff should know 
the different flavors and good descriptive elements when recommending brands to guests.  

Types of Alcohol

o Spirits
o Beer
o Wine

Spirits Whiskeys Beer Wine

Gin Bourbon Draft Beer Table Wine
Vodka Irish Whiskey Dry Beer Aperitif Wine
Rum Rye Light Beer Dessert Wine
Brandy Scotch Nonalcoholic Beer Port
Tequila Bock Beer Sake
Whiskey Malt Liquor Sparkling Wine
Bitters Pilsner Still Wine
Cognac Porter
Liqueur or cordial Stout
Schnapps Ice Beer
Sherry

* Description of each product is founded at Annex A.

© 2006, Educational Institute

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

3. TAKING AN ORDER - Continued -

Begin by building rapport with your  Taking the Order
guests.  Begin by building rapport with your guests

Engage with each guest as you   Smile
take or deliver orders.   Be warm, enthusiastic, and welcoming

‐ “Good Afternoon/evening, Mr/s. XX or Ladies and Gentlemen

‐ My name is XX, Welcome to XX!

‐ “To begin I would like to point out our lounge menu and highlight some  

feature items….”

‐ Up‐sell premium beer , wine, and liquor whenever possible.   
 If a single guest is seated anywhere in the Bar or Lounge (and not reading or

working)

‐ Attempt to strike up a conversation (without being bothersome or intrusive)       

‐ Offer a newspaper or magazine if facility is provided.   
 Make sure guests know that wines by the glass are available. 
 Take orders systematically

‐ Ladies first

‐ Then elders

‐ Host Last (if it is obvious who they are).
 Always use a guest position numbering system to link each guest with their order 

(so you always know who ordered what).
 Place a napkin in front of each guest as you take their order.
 Engage with each guest as you take their order. 

‐ Maintain eye contact

‐ Nod to acknowledge understanding
 When a round of ordering has been completed, repeat all items to avoid mistakes or

misunderstanding. 
 Whenever leaving the table, ask if anyone needs anything else.  
 Promptly enter the order in the POS system (to avoid delay): be sure to include any 

special instructions or requests.   

© 2006, Educational Institute

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

4.  MAKING AND SERVING DRINKS

Mixology

Bartenders are responsible for knowing the beverage recipes to include ingredients, portion size, 
glassware, mixing technique, and garnishes.  It is more than just knowing how to prepare a drink 
recipe.  Bartenders often work in full view of their customers and must perform their tasks in an 
exemplary manner.  

Remember that specialty drinks  Presentation
enhance both your guest’s experience
and your tip. A creative, festive beverage traveling through the bar on a cocktail tray will catch the eye of 
many guests, not just the one for which it is intended.  This will encourage other patrons to try 
something that  they might not have necessarily ordered.  Presentation is not just for specialty 
drinks either – a simple highball served in a sparkling clean glass with the right garnish can have 
great eye appeal.  

 Only make drinks after the order has been entered in the POS system and a receipt has been

printed.  
 Include a current bill when delivering drinks to guests. 
 Whenever a guest has finished a drink, always ask if they would like another. 
 When serving re‐orders: 

 Replace the old receipt with an updated one
 Destroy the old receipt. 

© 2006, Educational Institute

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

Be sure you know all the specialty  5. DELIVERING ENHANCED SERVICE THROUGH “UPSELLING”
drinks your bar offers
 Recommending upgraded beverage and dining options – or upselling – achieves two goals
© 2006, Educational Institute  It enhances your guest’s experience. 
 It increases your tab and your facility’s revenue. 

 Ask “open” questions (that elicit information instead of a yes/no answer) in order to 
 Win your guest’s trust
 Enable you to discover their needs and interests
 What is the purpose of your visit?
 What kind of cocktails do you enjoy?
 What are your favorite types of wine?
 What sort of food interests you?

 Product knowledge is essential to both service and up‐selling‐ use it to make
recommendations that reflect your guest’s interest.  
 Specialty cocktails
 Premium spirits, beers, wine
 Appetizers

 Make suggestions sound delicious and appealing 
 “If you’re interested in a cocktail, our specialty is a refreshing XX, made with premium
XYZ.”
 If your party would like to share a bottle of (varietal) wine, we offer a terrific (vintner)
that is (describe characteristics)”
 “I’d like to point out that we serve a superb XX lager – and that it pairs wonderfully 
with our XX appetizer.”  

Endorse the Customer’s Choice
 “Great  cocktail!  You will love it.”
 “That’s a wonderful wine selection – you’ll see why it’s among our most popular!”. 

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

6.  BEVERAGE  SERVICE

Always use a tray to deliver beverages.  Always use a round, non‐slip cocktail service tray with coasters for all table service. 
 Always check that all glassware and cups have no

 Spots
 Cracks
 Smears
 Watermarks
 Lipstick
 Before serving a beverage order, check that it’s fully accurate, including
 Amount
 Ice
 Garnish
 Temperature
 Vintage (for wine).

Delivering Beverages
 Guests should receive their beverage(s) within three minutes of ordering them.

 Serve complementary bar snacks with beverage if your facility provide. 

 Serve orders in the same sequence you take them,
 Ladies first
 Then elders
 Host last (if it is obvious who they are).

Always check glassware for   When serving cold beverages
spots and cracks.  Place a coaster in front of the guest 
 If the drink is not pre‐poured, 
© 2006, Educational Institute
‐ ‐ Pour at the table 2/3 full

‐‐ Leave the bottle on the table with the label facing the guest.
 Deliver wines by the glass pre‐poured in stemware. 

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

6.  BEVERAGE  SERVICE     ‐ continued‐

Delivering Beverages
 When serving hot beverage, place the cup and saucer in front of the guest with the handle

and teaspoon facing right.  

Guests should always receive beverages  For tea and coffee,
within three minutes of ordering..  Ask the guest if they would like you to pour it for them; if they do fill the cup 2/3 full
 Always place the pot and milk/cream container behind the cup with the handles

facing toward the guest. 
 Make sure there a clean and neat caddy or bowl on the table with 

 White and brown sugar
 Artificial sweetener
 For tea service, also provide a small dish (not a saucer) for used tea bags.  
 As always, before leaving the table, ask the guest(s) if they would like anything else.  

Whenever you revisit a table  Checking Back
remove trash and unused 
dishware.  Check on guest satisfaction within 2 minutes of delivering each order.
 On every visit to the table;

 Remove:  
 Paper and debris from the table and floor
 Side dish bowls
 Anything not needed to enhance the guest experience

 Replace any soggy napkins.
 Refill bar snacks as needed. 
 Pick up glassware without touching the rim of the glass in order to
 Maintain a positive image. 
 Prevent the spread of bacteria.  
 Clean and sanitize tables within 5 minutes of a party’s departure. 

© 2006, Educational Institute

Con’t SEQUENCE OF SERVICE 

6.  BEVERAGE  SERVICE      ‐ continued‐

When saying goodbye to guests
 Ask about future gatherings
 Offer to make future reservations
 Recommend other food and beverage opportunities at your facility
 Personalize your recommendations with specific suggestions.
 Since you are with us for another few days I would like to suggest you visit our
lunch program.  
 The specialty there is XX.  

 Sincerely thank them for visiting and express your hope that they will return.  

Clean and sanitize bar area within Alcohol Awareness
5 minutes of guest’s departure
Alcohol Awareness is a growing concern within the Hospitality Industry nationwide.  By 
recognizing the “early” signs of intoxication, and monitoring your customer’s consumption.

 Responsible service of alcohol requires a team effort.
 Know and watch for the signs of intoxication.  If there is any question, avoid further

service and report to a manager who will make the final decision and determine
whether the guest should remain or leave. 
 If you know what it takes to get someone drunk, you can prevent it by monitoring  
their consumption and offering alternatives.  

© 2006, Educational Institute

WINE SERVICE

PRESENTING AND SERVING WINE

 Server must present wine to the guest with label forward to ensure it is what they ordered. 
 Open the bottle of wine in front of the guest.
 Pour a small amount of wine for the person who ordered the wine to sample and confirm 

satisfaction.   
 Continue serving other guests, ladies first. 
 Red wine must be served at room temperature. 
 White wine must be kept on ice after serving in bucket,

by tying a napkin around upper part of bottle. 
 Top off the glass as required.  
 Handle glassware by stem at all times. 
 Offer additional glasses or bottle when finished.  

© 2006, Educational Institute

You Must Be Able To Serve Many Different Types of Guests

To make appropriate selling suggestions, and give good service, it is helpful to recognize and know 
how to handle all types of guests.  For example

• The Timid Guest: • Genuine interest and patient understanding will put this type of guest at 
ease.  Even a comment on the weather can make him/her feel at home.  

• The Aggressive Guest:  • This type must be handled in a courteous and businesslike manner.  Kindness 
and politeness can often change him into a steady and appreciative customer.  

• The Fussy Guest:   • This is one of the hardest guests to please.  Try to stay one step ahead of him 
by learning the things that irritate him.  Be sure to have everything just right, 
before serving the fussy guest.  Remember all of the little things the fussy 
guest especially likes, even when they may seem peculiar to the average 
person. 

• The Over‐Familiar Guest: • Be courteous, dignified, and avoid long conversations.  Stay away from the 
table, except when actual service is needed.  Never try to give a wisecrack 
answer to a smart remark.  You will only cheapen yourself and lower yourself 
to the same level as the rudeness of the guest.  

• The Guest who is Alone:  • Don’t call attention by asking if he is alone.  Seat him where he can see what 
is going on.  The guest may be lonely and want someone to talk to.  Be 
friendly, but don’t neglect other guests.  With nobody to talk to, time seems 
long, so serve as quickly as possible.  This could be your most critical guest.     

• The Noisy Trouble‐maker:  • Don’t be drawn into arguments.  Speak softly.  Don’t antagonize.  Refuse to 
participate in criticism of management, the establishment, or other 
personnel.  

© 2006, Educational Institute

TYPE OF BAR SERVICE 

 Type of  BARS

1) Regular Bar / Lounge Operations

2) Banquet Function Bars:  

 Hosted Bars
Under this arrangement, the guest is charged on a per‐drink or bottle basis and charges are posted to the 
client’s master account for all beverages consumed. 

 Open Bars
Under this arrangement, beverage service is unlimited and charged on a per person basis for a specified period 
of time.  Generally, there are a minimum number of people required and charged by the hour and half hour   
increments.  These charges are also posted to the client’s master account. 

 Cash Bars
Beverages are charged on a per drink basis.  Payment is collected at the time the drink is served to each  
individual guest.  Procedures should be set‐up to accept, not only cash, but charge cards and room charges.  It   
is required that a cash register or a ticket system be in place for all cash bars.  

 Self‐Service Bars
The general procedures are relative to the Host Bar service.  In this arrangement, it is suggested that only beer, 
wine, soda and mineral waters be offered, as cocktail service is difficult for the guests to prepare on their own.  
This service will not require a bartender; however, an attendant should be scheduled to replenish products as 
needed.  

© 2006, Educational Institute

Con’t TYPE OF BAR SERVICE 

 Tips you can use for Banquet Function Bar Operation.

 Staff one bartender per 75 guest for hosted bars and one per 100 guests for cash bars.
 Bars should be ready a minimum of 15 minutes prior to the start of the event. 
 Always include a cocktail napkin when handling a drink to a guest.
 Handle glassware only by the base or stem.  Never touch the rim.
 Tip glasses or other containers are not permitted to be used in view of the customer. 
 Display a menu board of the specialty drinks near the bar so guests in line will be able to see the 

selections and trade up. 
 Offering samples of higher tier wines will add value and provide guest with more options. 
 When offering only a wine, beer, and soda bar, use the Standards back bar display to feature the 

wines and beers being offered.  
 Decorate the bar to match the theme of the room.  It will help carry the atmosphere throughout the 

event and adds value.  
 Instead of using the rolling bars (especially at themed events) consider building a bar from banquet 

tables.  It will provide guests with a different look and gives the appearance of a stationary bar.  
 Dress the bartenders with a costume or uniform to reinforce the atmosphere of the themed event.  
 During an event, the bartender should be always anticipate any needs; do not wait until it is too late 

to contact the bar runner or captain.  
 Always prepare drinks in accordance with the Beverage Recipes.  

© 2006, Educational Institute

SETTING UP THE BAR

Beverage Product.  

• Spirits

– gin, vodka, rum, whisky, blends     
– House, call, and premium
• Wines 
– Region, Grape, Color, Type
• Beers 
– Style – pilsner, porter, stout, ale, lager
– Characteristics – light, lite, dark, amber
– Production – Mass, microbrew, brewpub.  

© 2006, Educational Institute

Con’t

SETTING UP THE BAR

Bar Station should be designed to maximize the bartenders’ speed and efficiency in serving guests.  
Each station should be set up in the same manner that bartenders are not searching for product as they 
move around the bars.  

Guidelines for the bar include: 
 Replenishing the supplies and liquor stock  with specified quantities of each brand.
 Cubed ice in the bin with the ice scoop placed handle up in the ice. 
 All necessary garnishes in their proper containers. 
 Straws, napkins in the napkin holder – organized and in easy reach. 
 Well liquors, arranged in a specified order, located in a speed rail attached to the ice bin.  
 Lime mix and Grenadine in the speed rail. 
 Most frequently used call liquors located at every station in the speed rails.
 Glassware stored in its designated area at each station.
 Tray receptacle nearby.

1. ALCOHOLIC BEVERAGES

 Each bar should have a standard brand‐by‐brand list of liquors, beers and wines that should be in stock at the bar to 
begin the working day,  with specified quantities of each brand.  

 Beverage must be arranged for efficient use.  Bottle beer, wine and champagne must be chilled (38° ‐ 40°F), rotating 
the stock in the coolers to bring forward the cold bottles from the day before.  

 Draft beer should be checked for supply, CO2 pressure, and temperature of keg cooler (36° ‐ 38° F).
 Pourers should be checked for cracks and leaks and replace if necessary.  

© 2006, Educational Institute

Con’t SETTING UP THE BAR

 LIQUORS / LIQUEURS / CORDIALS

 WE PROUDLY POUR A PREMIUM WELL

Premium brands offer a better quality product with higher consumer recognition.  A premium well will also reduce the 
number of line items in our liquor inventory by having only two tiers of product:  premium well and premium call.  

PEMIUM WELL PREMIUM CALL

Smirnoff Grey Goose                                    Liqueurs:
Seagrams Gin Tanqueray                                      Jagermeister
Bacardi Silver Captain Morgan                            Baileys Irish Cream               
Jim Beam Jack Daniels                                   Kahlua
Seagrams Seven Crown Crown Royal                                   Amaretto
Cuervo Gold Hennessy VS Cognac                     Southern Comfort
Chivas Regal
Makers Mark
Patron Silver

© 2006, Educational Institute

Con’t SETTING UP THE BAR

 LIQUORS / LIQUEURS / CORDIALS
*  The speed rail at each station must be checked to be sure there is a starting supply in every bottle.  The speed 

rack is designed for convenience.  The speed rail or speed rack is a bottle width rack for liquor bottles that attaches 
to the apron of the under bar.  Well liquors are placed here for the “speed” it offers the bartender.  Most 
bartenders arrange their stations with the bottles in a certain order according to frequency of use.  They know 
where each one is and the can reach the right bottle with speed and accuracy.  
Below is showed the industry standard speed rack set‐up in order.  
 Example of Speed Rack Set‐Up 

RUM     VODKA     GIN     BRANDY     WHISKEY     SCOTCH     BOURBON     TEQUILA

© 2006, Educational Institute

Con’t SETTING UP THE BAR

 Beer

Catering requires only a limited selection of available beers.  Recommendation is no more than 6 brands total.  These should 
include: 

 2‐3 Domestic Brands to include Light Beer options
 1‐2 Craft Beers (e.g. Sam Adams, Fat Tire, etc.)
 2 Imports

Tips you can use:

Many factors play into the proper way to serve a perfect glass of beer:  the condition of the glass, the way the beer 
is poured, and the temperature of the beer.  

 All beer should be kept cool and used promptly. 

• Cans and bottles will stay fresh when stored between 40° ‐ 70°F while unpasteurized beers should be 
refrigerated at all times. 

• Draught beer must be kept cold from distributor to the taps, and a refrigerated beer cooler or beer box.
 Always rotate your stock to avoid outdated product.  
 The draft system includes one or more kegs of beer, CO2, taps, lines from the CO2 to the kegs and from the kegs to 

the taps, and a refrigerated beer cooler or beer box.  
 The right amount of CO2 pressure is critical with draught beer.  Too much and the beer becomes over carbonated and 

foams excessively.  Too little pressure has the same effect.  The correct pressure is different for every setup since it 
depends on many variables, from the diameter of the hose and the length of the run to the temperature of the beer 
and the height of the tap.  Your local distributor has employees who have been trained specifically on draft systems 
and will be able to help the pressurization of the beer cooler.  
 Beer lines should be cleaned monthly at a minimum.  
 Faucets should be thoroughly cleaned every two weeks.  
 A pitcher of warm water should be poured down the beer drains every night.  

© 2006, Educational Institute

Con’t SETTING UP THE BAR

 Beer

Serving Draught Beer

 The glass must be “beer clean”:  grease free, film free, and lint free.  
 Using the proper techniques for pouring will deliver a beautiful glass of beer with a good head.

• A good head is a collar of firm, dense foam reaching slightly above the top of the glass, ½ to 1 inch thick.  

Follow these steps to pour a perfect beer: 
• Hold the glass at a 45 angle about an inch below the tap and open the tap all the way.  A partially opened tap 

will cause the beer to foam.  
• When the glass is about half full, straighten it upright and let the beer pour down the middle of the glass with 

the tap completely open. 
• When the head has risen slightly over the rim of the glass, close the tap. 

 Notice that the whole procedure is one continuous motion 
from beginning to end, not little spurts.  

TROUBLE SHOOTING DRAUGHT BEER is shown following page: 

© 2006, Educational Institute

Con’t SETTING UP THE BAR

 TROUBLE SHOOTING DRAUGHT BEER

TROUBLE CAUSES
FLAT BEER
 Greasy glasses
WILD BEER  Beer drawn too soon before serving
CLOUDY BEER  Pressure :  too low,  leaky pressure line, sluggish regulator
 Obstruction in lines
BAD TASTE  Loose connections
 Long exposure to air (instead of carbon dioxide)
UNSTABLE HEAD
 Beer drawn improperly
 Too much pressure, faulty pressure valve
 Beer to warm in kegs or line
 Lines:  too long, poorly insulated, kinked or twisted   

 Beer too warm at some time (storeroom or delivery)
 Beer frozen at some time
 Beer too cold
 Defective valves at keg
 Old beer
 Lines :  dirty, hot spots, poor condition

 Keg too warm
 Glasses:  not beer – clean
 Dirty lines, dirty faucets
 Failure to flush beer lines
 Bad air in lines
 Unsanitary conditions at the bar

 Beer drawn incorrectly
 Glasses not beer‐clean
 Too short a collar
 Flat beer causes

© 2006, Educational Institute

Con’t

SETTING UP THE BAR

Kiwi Martini

2. GARNISHES
Garnishes add both taste and eye appeal and when done properly, leave the guest with a lasting 
impression of quality.  Use your imagination to create new and fun garnishes, especially for frozen drinks.  
All standardized recipes for alcoholic beverages should list an accompanying garnish if one applies.  

Lemons: 
The best lemons are medium in size, with the medium‐thick skin.  A good size lemon is a 165 count (165 
lemons to a case).  To increase the juice yield of a lemon, soak it in warm water and roll it back and forth 
on a hard surface while exerting pressure with your hand.  

• Lemon Wedges are used for appearance and for squeezing juice into individual drinks.  
• Lemon Twists are used for the flavoring of the rind;  they are gently twisted to bring

the oil of the lemon to the surface of the peel.  

Limes:  
The best limes are a deep green and seedless and on the small to medium size.  A good size of lime is a 54 
count (54 limes to a case).  To cut a lime wedge, cut the lime across the short way and then quarter each 
remaining half.  To serve, rum the wedge around the rim of the glass, squeezing gently, and drop it into the 
drink.  

Oranges:  
Navel oranges are ideal because they are seedless.  A case count of 80 gives you a good size to make 
orange slices and wheels.  

© 2006, Educational Institute

SETTING UP THE BAR

2. GARNISHES    ‐ continued‐

Maraschino Cherries: 
These items need no special preparation as they come in cans or jars.  These garnishes are removed from  
their juices, set up in a condiment tray and kept moist until it is time to start to serve.  Covering these 
items with a damp towel until serving will keep them from drying out.
Also they add little flavor when dropped into a drink, most people prefer to pull the cherries out by their 
stems and eat them as well.  Because of this, buy maraschino cherries with stems attached if possible.  
Be aware that green maraschino cherries carry a very strong, very different, and very minty flavor while 
red maraschino cherries are sweet and tasty.  

Olives:  
The traditional martini garnish, green olives should be served without pimentos (the little red thing 
sometimes found in green olives) and served skewered on a toothpick, plastic sword, or martini skewer 
and placed in the drink.  Although some drinks specifically call for black olives, if the recipe doesn’t specify 
what color olive to use then a green olive is appropriate.  

Celery Stalks:  
The traditional decoration of a Bloody Mary, you should cut as little as possible from the celery, leaving the 
leafy end above the level of the liquid while also leaving as much of the celery as possible to be chewed on 
by the drinker.  .  

© 2006, Educational Institute

COCKTIAL GARNISHES

Wild Hibiscus flower, cherry and chopstick Cucumber Slice Skewer served in a Saketini
Garnish served in an Adam & Eve Martini

A lime peel "twist" for a garnish
adds an elegant touch to this Martini

Garnish with Edible Flower

© 2006, Educational Institute

Con’t SETTING UP THE BAR

3.  JUICES AND MIXES

Setting up juices and mixes is a matter of checking supplies, tasting leftover supplies for freshness, and 
arranging them for efficiency and speed.  All should be refrigerated.  

If juices are purchased by the can, they must be transferred to a clean plastic or glass container once they are opened.  
Standard juices to keep on hand are: 

• Orange
• Cranberry
• Grapefruit
• Pineapple
Recommended brand for premium cocktail mixes: 
• Grenadine
• Lime Juice
• Margarita
• Mia Tai
• Non‐Alcoholic Triple Sec
• Pina‐Colada
• Raspberry
• Spicy Bloody Mary
• Strawberry
• Sweet and Sour
• Tom Collins
Several standard items should be on the soda gun:
• 7‐up 
• Cola  / Diet Cola
• Tonic  / Ginger Ale
• Club Soda
• Milk and Cream 

© 2006, Educational Institute

Con’t SETTING UP THE BAR

4. CONDIMENTS

Condiments are used at the bar to add a special flavor or enhance the total flavor.  The most common 
condiments used at the bar are: 

Tabasco – liquid hot pepper: 

• Worcestershire sauce – used to season some versions of Bloody Marys
• Coarse salt – to rim margarita glasses
• Sugar – to rim glasses Salt and Pepper
Ice: 
• The ice bin should be filled with fresh ice with clean just prior to opening.  Clean ice scoops should be ready in the 

bins. 
• Ice is a consumable food product and must be handle with care.  Below listed are several “Don’ts” to keep your ice 

clean and fresh: 
a. Never touch ice with the hands.  Use a scoop to fill a glass. 
b. Never use a glass as a scoop.  If a glass should break in the ice bin, immediately empty the ice bin and wash it 
out.  
c. Never put anything in the ice bin to cool – no wine bottle, no warm glass.  It may transmit dirt and germs.  It 
could also damage the warm glass.  
d. Do not position condiment trays over ice bins.  Something could fall in. 
e. Never reuse ice.  Throw out all ice from used glasses.  Start each drink with fresh ice in a fresh glass.  If the 
customer insists on using the same glass, put fresh ice in the glass away from the ice bin, taking care not to 
touch the scoop to the glass.  This will avoid the problem of cross‐contamination.    
f. Do not use ice scoops for anything other than ice.  

5. ACCESSORIES

Accessories for garnishing

• Picks may be either colored plastic type of round wood toothpicks.  They are used to spear the olives and cherries or 
to make garnish combinations.  

• Straws are useful in two lengths:  the 5‐inch for drinks in a rocks glass and the 8‐inch length for highballs and Collin‐
sized drinks.  

© 2006, Educational Institute

BAR EQUIPMENT

The right equipment in the right places will maximize potential profits and simplify the bartender’s job.   
An effective layout requires the bartender to move as little as possible and this will allow them to meet 
the peak production hours with minimal labor. The configuration of each work station should be consistent 
‐ the flow, the relationship of the glass to the ice chest, the beer tower and soda gun ‐ all should be in the 
same location.   Equipment and layout should be reviewed with the design architect and engineers to 
account for plumbing and electrical needs.   

A bar sink is one of pieces of bar equipment that you absolutely need to have.  A 
bar sink is a huge help to a bartender in helping not only keep the drinks flowing 
but keeping the back bar clean and presentable.   The sink with drain is usually a 
single piece of equipment placed near a bartender station or between two 
stations, one compartment is for washing, one of rinsing, and one for sanitizing.  If 
a four compartment sink the forth compartment is usually uses as a waste dump 
by placing netting in the bottom to catch the debris from used glasses.  

Glass brushes stand up in the soapy water of the wash sink.  Using a motorized 
model, the bartender places a glass over a brush and presses a button to make the 
bristles spin.  With hand model, the bartender twists the glass around and 
between the brushes to clean the inside and rim.  The glass then goes  into

Rinse Sink Sanitizing Solution The drain board, 
upside down to air‐

dry.  

© 2006, Educational Institute

Con’t BAR EQUIPMENT

© 2006, Educational Institute Icemakers are probably the most important piece of back bar equipment as a cocktail 
bar could not run without ice.  There are several factors to be considered when 
selection an ice machine:  the size and shape of the ice cube and the overall 
production of the machine.  Small, round cubes are preferred.  
The size icemaker you need (expressed in pounds of ice produced over a 24 hour 
period) can be determined by multiplying the peak average customer count by 3.6 
pounds of ice (the per person consumption industry average for bars and nightclubs).    
For example: 
Bar  A averages 225 guests per night during their peak periods.  
3.6 lb × 225 guests =  810 pounds.   The recommended size of the icemaker would be 
one that can produce at least 810 pounds in a 24‐hour period.  

A jigger measures ounces or fractions of ounces.  There are two types of jigger.  The 
double ended, stainless stall has a small cup on one end and a larger cup on the 
other.  The one that is recommended is the one‐ounce / ½ ounce jigger.  
The second type of jigger is a clear, heavy, glass and is often referred to as a shot 
glass.  

A pourer is a device that fits into the neck of a beverage bottle.  It is constructed so 
that the speed of the pour can be controlled.  A pourer is used on every opened 
liquor bottle at the bar.  Pourers come in many varieties:  slow, fast, plastic, stainless 
steel, and measured.  The recommended pourer is the Posi‐pourer.  It is a measured 
pourer that controls the liquor poured and cuts off automatically when a preset 
amount is reached.  The 1 ounce pour is recommended.  

A mixing glass is a heavy glass container in which drink ingredients are stirred 
together with ice.  It is usually 16‐17 ounces and is heat treated and chip proof.  

Con’t BAR EQUIPMENT

© 2006, Educational Institute A bar strainer  keeps ice from going into the glass when the drink is poured out of the 
mixing glass. 

A bar spoon is a shallow, stainless steel spoon having a long handle.  A bar spoon is 
typically 10 or 11 inches long and is used for stirring drinks either in a drink glass or a 
mixing glass.  

An Ice Scoop is used to scoop ice out of the ice bin and into the drink glass.  A good 
standard size is 6‐8 ounces which makes it easy to get just the right amount of ice 
with one swift scoop.  NEVER USE A GLASS TO SCOOP ICE OUT OF THE ICE BIN.  

A ice tong is used to place ices in the glass if only a few pieces of ice are needed for a 
drink. NEVER TOUCH ICE WITH YOUR HANDS.    

Con’t BAR EQUIPMENT

Portable Bar Portable Bar is capable of handling Banquet Bar set‐up wherever your client wants 
and needs.  Portable bar is designed to accommodate pre‐mix or post‐mix soda 
system, speed rail, waste‐water bin, and standard insulated ice bin.  

© 2006, Educational Institute

BAR EQUIPMENT  ‐ GLASSWARE

BEER GLASS

Pint: A standard, all‐purpose beer glass  Chalice or goblet: A wide‐mouthed, 
with slightly tapered walls. Used  bowl‐like, stemmed glass, often 
primarily for English‐ and American‐ with metal linings.   Like tulip 
style lagers and ales ranging from light  glasses, they are often etched to 
lagers to imperial stouts. Pint glasses  stimulate carbonation. Chalices 
come in two sizes: Imperial 20 ounce  may be substituted with an 
(570 mL) or US 16 ounce (470 mL) pints oversize red wine glass. 

Pilsener: A long, narrow glasses with  Tulip: A bulbous glass with a 
walls that taper towards the base. Used  trumpeted mouth and short stem 
to consolidate volatiles and support  used to capture aromas and support 
delicate heads of pilseners and other  large heads of artisanal Belgian ales. 
lagers They are ideal for swirling beer to 
release volatiles. Many have 
Weizen: A large, curvaceous glass,  etchings on the bottom of the inside 
bulbous near the mouth to support and  of the glass to stimulate 
showcase the heads of weizens and  carbonation, aiding in head 
other wheat beers.  retention. A tulip glass may be 
substituted with an oversize snifter
© 2006, Educational Institute
Seidel: A German‐style mug, often 
of great volume, with handles and 
thick walls to help maintain a cool 
temperature. An earthenware, 
ceramic, or metal version is called a 
stein. 

BAR EQUIPMENT  ‐ GLASSWARE

Brandy Snifter/Balloon

Similar to a wine glass, the brandy glass has a shorter stem and a wider bowl. The 
purpose is opposite of the wine glass — the brandy glass is designed to be 
cupped in the hand to warm the brandy

COCKTAIL GLASSES

Cocktail Glass  Cocktail Glass  Hurricane  Margarita Glass  Margarita Glass  Poco Grande Chimney or 
Glass
(Martini) (Cosmopolitan) (Saucer) (Welled) Zombie Glass

© 2006, Educational Institute

BAR EQUIPMENT  ‐ GLASSWARE

COCKTAIL GLASSES

Collins glasses are straight‐sided narrow glasses, traditionally wrought of frosted glass, 
primarily designed for long drinks (namely the fizz and Collins family of drinks), and typically 
holding around 10 fl oz (300 mL) each.

Highball Glass (Tumbler) Highball glasses are tall, 8 or 9 fl oz (240 or 270 mL) glasses designed to hold highball drinks —
iced drinks containing liquor along with water and/or a carbonated mixer. Highball glasses may 
Liqueur in some parts also be known as a cooler or a slim jim.

Highball Glass (Footed)

Pint

Cordial Glass Cordial Glass  Irish Coffee  Irish Coffee Glass  Pint Glass (Mixing) Pint Glass (Pub)
(Footed) Glass (Footed) (Mug)

© 2006, Educational Institute

BAR EQUIPMENT  ‐ GLASSWARE

Rocks/Old Fashioned

Usually used for whiskeys and gin. Some also use them for bourbon and scotch. A perfect rocks glass has a perfect round bottom, and
when the ice is dropped from the correct height a "ting" can be heard. Rocks glasses got their name as most of these drinks are served
"on the rocks" or over ice.

Old Fashioned Glass Rocks Glass (Standard) Rocks Glass (Double) Rocks Glass (Footed)

Sherry Shot Glasses

Sherry Glass A shot glass is a small glass that holds approximately 1.5 oz (45 mL), made for drinks 
Small, narrow stemmed glasses with  intended to be consumed in one quaff.  Shots are also used as volume measurements in 
a wider rim than a cordial glass.  cocktail and espresso recipes.  A jigger is a metal, hourglass‐shaped measure; the larger cup 
Holds 2 ounces (60 mL).  of the jigger measures one shot, and the smaller, one ounce (30 mL).  The shooter or 
Ideal for liqueurs and aperitifs double‐shot is the shot glass's larger cousin, and holds three ounces (90 mL).

© 2006, Educational Institute

BAR EQUIPMENT ‐ GLASSWARE

WINE

Although wine glasses can be found in a variety of shapes and sizes, they all consist of three primary elements: the bowl, the stem
and the base. The base and stem serve to weight the glass and provide support for the bowl. Wine glasses are stemmed so the 
drinker's hand does not warm the bowl and thus the drink. The bowl is the primary distinguishing factor of wine glasses. Different 
wines are best served in a specific style of glass so as to best release the aromas and flavors of the wine.

Wine Glass (Red) Wine Glass (Grande) Wine Glass (White) Flute Glass
Burgundy Bordeaux Chardonnay Champagne Flute

A decanter is vessel that is used to hold the decantation of a liquid such as wine which may contain sediment.  Decanters are normally
uses as serving vessels for wine.  Decanters are vary in shape and designs.   

© 2006, Educational Institute

BAR EQUIPMENT ‐ GLASSWARE

ADDITIONAL GLASSWARE

Beverage Glass (Tumbler) Cooler Glass (Faceted) Cooler Glass (Tumbler) Goblet Glass (Banquet)

Goblet Glass (Teardrop) Iced Tea Glass (Double Bulge) Iced Tea Glass (Footed) Pitcher (Beer)

© 2006, Educational Institute

BAR SANITATION

Everyone should understand the importance of strict sanitation practices in the bar.  Many communicable 
diseases, such as infectious hepatitis, influenza, tuberculosis, and the common cold, can be transmitted 
when good bar sanitation is not observed.  
 Personal cleanliness and good working habits are vital to the operation.  Bartenders should be clean and 
well groomed with fresh, clean uniforms at the beginning of each shift.  Consumption of food and the use 
of tobacco products are not permitted behind the bar or in the bar supplies storage area.  These activities 
should be restricted the break areas or other approved locations.  
1. Keep your hands clean.  
2. Glassware and utensils should be washed as soon as possible after use.  Facilities that do not have ware 
washing machines may use a three‐compartment sink to wash items.  Follow these steps for washing and 
sanitizing all glassware, utensils, and equipment.  

Step 1:  Rinse, scrape, or soak all items before washing.
Step 2:  Wash items in the first sink in detergent solution at 110° ‐ 120°F.  Brushing the glass thoroughly is particularly 

important, paying special attention to the rim to remove all traces of lipstick.  
Step 3:  Rinse water is in the middle sink and should be 120°F.  Change the rinse water when it becomes sudsy or cloudy 

water.  
Step 4:  Sanitize in the third sink.  Use the correct amount of sanitizer per gallon of water.  Use too much and it will linger 

on the glass; too little and it won’t do the job.  Glasses should be submerged for at least 60 seconds.  The sanitizing 
solution should be changed if it becomes cloudy.  
Step 5:  Air‐dry by inverting them on a clean, deep corrugated drain board, a wire rack, or thick plastic netting.  Air‐drying 
avoids recontamination by fingers or towels.  

3. Clean the soda gun nozzle along with the holster that it sits in.  
4. Do not stack glassware.  Stacking glasses may be space efficient, but it does not allow air to circulate inside 

the glass.  Stacking can also cause glasses to chip or break.  

© 2006, Educational Institute

Con’t BAR SANITATION

5. Practice proper glass handling techniques.  Hold glassware by the middle, bottom or stem.  Touching the 
top half of a glass can contaminate it with bacteria and cause illness.  Fingers should never touch the 
inside of the glass, nor the outside of the glass below the rim as far downs as the lips may touch it.  This 
rule holds whether the glasses are clean or dirty.  

6. Maintain proper cooling temperatures.  Thermometers must be placed conspicuously in all coolers and 
refrigerators.  An undetected rise in temperature may cause bacteria to breed and cause an outbreak of 
food‐borne illness.  

7. Keep floor drains clean.  Floor drains are a necessary evil, but when they are filthy, they are also an ideal 
breeding ground for bacteria and a source or odors.  

8. Drain standing water in coolers.  Condensation trays at the bottom of coolers and refrigerators pool 
stagnant water; perfect growing conditions for bacteria.  

9. Use plastic or metal scoops or tongs to get ice.  Never use a glass to scoop ice.  It might chip or break in the 
ice.  Do not use bare hands to scoop ice.  Ice is considered a food substance and should be treated as such.  
Store the ice scoop in a secure spot, not in the ice bin.  

10. Post a comprehensive cleaning schedule.  This schedule should list the equipment or area to be cleaned, 
how it is to be cleaned, how often it should be cleaned and who is responsible for cleaning it.  Let the 
bartender know what they are expected to clean each shift.  When it is in writing and posted at the bar, 
bartenders have no excuse for not completing their assigned tasks.  

© 2006, Educational Institute

Con’t BAR SANITATION

Portable Bar Sanitation

All sanitation rules/ regulations apply to operate Portable Bar as well.     

After finishing the function,  the bartender should take following actions to clean the portable bar:

 Bar Top: Remove everything from bar top and wipe down surface with a damp cloth.

Transfer it at the storage area or where should be located.

 Liquor: Remove and soak all pourers (about 10 minutes), dry and return to bottles.
 Soda Guns: Wipe each bottle with a damp cloth to remove any spills.
 Accessories: Return bottles to lockable storage and lock.
 Juices/Mixes: Clean soda gun and ring that holds it.
 Garnishes: Remove nozzle parts and wash, rinse and sanitize.
Wipe down the flex hose with a damp cloth.
 Glasses: Wash, rinse and sanitize blenders, mixers, mixing glasses, shakers, strainers, jiggers, bar
 Ice: spoons, openers, scoops, and tongs.
Leave them upended to air dry.
© 2006, Educational Institute Put up all perishables (cream, juices). Juices should be put in covered, plastic containers.
Cut lemons and limes put in covered container (up to 24 hours); add 7-up or Collins mix to
keep moist.
Discard any cut oranges and whole fruits put in refrigerator.
Cherries and olives returned to original container, covered with own juices and lid closed.
Wash, rinse and sanitize used glasses and take them back to the storage area.
Scoop out all ice into a bucket or sink.
Run hot water into the bin to melt the ice.
Wash out any remaining debris left in the ice bin.
Remove debris with a towel.
With a clean towel, scour the walls and bottom of bin.
If bin has a cold plate for a dispensing system, clean thoroughly under and around it.

BREAKAGE AND SPOILAGE

 In the event that Breakage and Spoilage is found in the storage, kitchen, or bar area, DA Form 4080 
(Transfers Between Activities) or  FoodTrak Transfer between Activities will be used to notify CAO.  

 In the case of broken or spoiled storeroom stocks, an audit trail must be established.  The bin cards must 
be adjusted indicating the amounts broken or spoiled and a DA Form 4080 initiated.  

 Beverage items thought to be spoiled will be inspected by management.  Fund managers will recommend 
the destruction of spoiled prepared products and a designated authority will authorize the write‐off.  The 
value of these items will be transferred from the COGS account to the Spoilage and Breakage account.  

 Management must ensure that all breakage and spoilage is discarded the day it is written off.  

 Quality Control of Garnishes

A good garnish increases the overall appeal of a drink.  A garnish should be vivid in color and fresh in appearance with no 
visible signs of age or deterioration.  

1. Cutting Fruit
 Always wash fruit in cold water before cutting. 
 Always use a clean cutting board. 
 Use a clean, sharp knife.  

2. Stocking
 Only stock enough fruit for any given 2‐hour period (both at the point and service wells). 

© 2006, Educational Institute

Con’t

BREAKAGE AND SPOILAGE

 Quality Control of Garnishes    ‐ continued ‐

3. Storage
 Always store garnishes refrigerated, covered, and labeled. 
 Do not store old garnishes on top of new garnishes.  
 When storing citrus garnishes, which have been stocked, rinse them with soda or water, and drain before 
coverage and refrigerating.  
 Cherries, olives, and cocktail onions should be stocked and stored in their own juice.  
 Cut celery should be stored in water to retain crispiness, and stocked on the station in ice water.  

4. Waste / Quality Control 
 The most effective way to control garnish waste is to use accurate pars.  Manager should establish par levels for 
each garnishes depend on business volume and demonstrate where pars are recorded and how to use them.  
 Quality control is everyone’s responsibility.  Garnish quality must be judged each time a garnish is stocked, 
stored, or used.  

5. 24‐Hour Garnish Cycle
 Using a 24‐hour garnish cycle ensures garnish freshness.  To begin this cycle, assume that when the bartender 
begins to cut garnishes, no fruit is left from the previous day.  

© 2006, Educational Institute

BEVERAGE CONTROLS

 Controlling is the management process of comparing actual performance with established standards and, 
when necessary, taking corrective action to bring performance up to standards.   

 Bar control systems involve  establishing and maintaining standards for; 1) Cash Controls, 
2) Sales accountability and beverage inventories control, and  3) physical security.   

It is management’s responsibility to establish the systems of control.  

Well Designed 
Bar Control System

Proper Training Program for  Maximizing
Employees * Guest Satisfaction
*  Organizational Profitability 

Monitoring 
Taking corrective actions

© 2006, Educational Institute

Con’t BEVERAGE CONTROLS

 Beverage controls are divided into three categories: 

a. Cash Controls
b. Sales accountability and beverage inventories. 
c. Physical Security.

 CASH CONTROLS 

Cash controls ensure that all cash assets are protected from loss through carelessness and dishonesty.  The following steps 
can ensure a smooth auditable flow between change funds, cash receipts and related documents.  

a. At the beginning of the shift the bartender should:
1) Pick up and sign for the change fund. (DA Form 4082 – Daily Cashier’s Record prepared in duplicate.)
2) If guest checks, or any other pre‐numbered form, are issued to the bartender, these will be signed for on the DA 
form 4082.

b. During the work shift the bartender should:
1) Ring in all sales individually at the time of purchase. 
2) Collect the cash.
3) Make change.
4) Provide receipts if required.  

c. At the end of the work shift the bartender should:
1) Remove the cash from the register and leave the register drawer open.
2) Count cash in the presence of the manager or cashier, in the cashier’s cage or manager’s office.
3) Complete the DA Form 4082.
4) Ensure that any errors are properly documented.  

d. At the end of the work shift the manager should:
1) Take a register reading.
2) Batch out credit card machine.
3) Verify cash count. 

© 2006, Educational Institute

Con’t BEVERAGE CONTROLS

 SALES ACCOUNTABILITY AND BAR INVENTORIES

1. Bar sales accountability controls permit management to monitor each bartender’s effectiveness in maintaining 
established standards.  

2. Bar inventory usage figures determine cost of product consumed.  The dollar difference between expected sales and 
actual sales in considered overage or shortage.  
 Beg Inv + Issues In – Transfers Out – End Inv =  Actual Product Consumed
 Actual Product Consumed x Actual Selling Prices =  Potential Beverage Sales 
 Potential beverage sales are the sales amount, which should have been earned according to the actual 
consumption during the period in question.  In order to calculate the actual consumption, the inventory is 
taken at the beginning and at the end of the period question.  
 For each beverage item the standard sales value is calculate from the periodic beverage consumption 
volume and then the total potential beverage sales value should be compare against the actual 
beverage sales amount.  If the different between the actual sales and the potential sales is large, the 
reason for the variance should be investigated.  

3. Each bar should be considered as a separate operation with its own sales accountability.  No bartender will share an 
inventory or a cash drawer with another bartender.  

4. Maximum allowable variance for alcoholic beverage service is 2%. 

5. Bar Sales Accountability Forms can be designed by the local activities.  Sample of Bar Sales Accountability Forms are 
showed  at Annex B.  

© 2006, Educational Institute

Con’t BEVERAGE CONTROLS

 PHYSICAL SECURITY

1. Bar beverages and supplies should be stored under lock and key.  The keys to the bar areas should be controlled 
through the use of a key control log and accessible only by authorized employees.  

2. A perpetual inventory is maintained for sensitive and high dollar value items.  This includes all beer, wine and liquor 
items.   A physical inventory is performed daily.  

Inventory Control
 A physical inventory is performed daily for each bar. 
 DA Form 1991 (Stock Record Card) or an approved mechanized system (Food Trak) will be used to maintain perpetual 

inventory stock records.   
 Inventory documents are posted daily to reflect opening inventory, transfers in and out, and ending inventory. 
 Quantities sold are reconciled with the cashier’s scatter sheet, or summary of sales recorded for that cashier. 
 Variations are explained in writing.  

 The acceptable inventory turnover rate for food and beverage is 1 to 1.  This measures the efficiency of 
inventory control.  A ratio of 1 to 1 means that the entire inventory is turned over once within the month.  High 
inventories unnecessarily tie up operating funds, because excessive storage costs make monthly inventories 
more difficult and may result in stock becoming outdated.  

 Inventory Turn Over Ratio =    Cost of Goods Sold   
Average Inventory

Average Inventory =   Beginning Inventory + Ending Inventory
2

© 2006, Educational Institute

Con’t BEVERAGE CONTROLS

General Beverage Control  Standards

• Products will be secured in a designated area under strict key control.
• Only those person designated by the Management are permitted access to storerooms. 
• All beverage department storerooms are to be re‐keyed once a year. 
• Inventory must be accounted for via a Perpetual Inventory System. 
• Have a process in place to permit the banquet department to transfer back excess product to the central storeroom. 
• All spirit products issued must include a color‐coded numbered/period sticker.  Each color must represent a specific 

location. 
• Alternative method of calculating inventories and costing is the 1/10th point system.  
• When issuing alcoholic beverages, a complete requisition form will be provided to the person issuing the product.  A 

Potential Revenue Form is used in banquets when issuing product to individual banquet bars.  A separate form must 
be prepared for each bar and bartender. 
• A Beverage Requisition Form will be used for each bar, showing the original issue, additional issues and returns and 
any other information needed to determine the quantity sold of each item. 
• The requisition form must be signed by the issuing person and the receiving person.  Retain requisitions for a 
minimum of 2 years. 
• A the end of each event, each bartender conducts physical inventory for responsible bar and turn it to Banquet 
Captain  or Banquet Manager.   A record of the unit selling price, extension of each item and the total of the 
requisitions will be transferred to a banquet guest check.  
• The Banquet Captain or Banquet Manager will complete the consumption portion of the form and extend the 
potential sales and cost columns.  At this time the product must be secured in the appropriate storeroom area.  
• For all events, any pertinent information such as “larger attendance than expected”. Etc., will be noted on the 
requisition that is returned to the banquet office and noted on the captain’s report.  
• Beverage requisitions are attached to the copy of the BEO and kept on file.  

© 2006, Educational Institute

Con’t

Banquet Beverage Control

BANQUET BAR ISSUE and RECONCILIATION

The most common reason for out of balances in the storeroom is due to products being issued to 
banquets, during a function and not being recorded on a requisition.  Care must be taken to ensure that 
any product that is removed be documented.  

 The correct method of calculating and posting banquet beverage revenue is to base the figure using a 
potential revenue calculation.  

 The potential banquet beverage revenue is the revenue which should be posted for all banquet beverage 
events, regardless if it is a cash bar, hosted bar, or package bar.  

 The calculate potential revenue for cash or hosted bars, the potential revenue form should be used.  The 
same form serves as the banquet bar requisition and is also used to determine cost of sales percentage for 
all bars.  Care must be taken to ensure that each club uses updated cost and potential figures.  

 The Beverage Inventory Form at Appendix B shows how to  calculate “Potential Revenue”.

1. Requisition and return procedures:  

a. Prior to the function, the requisition portion of the form will be filled out by the banquet captain and pulled as 
directed for each bar.  The banquet captain will issue the product to the bartender based on the Banquet Event Order 
(BEO) and retain the forms in the beverage room. 

© 2006, Educational Institute