Simulasi Registrasi Naskah Masuk (Naskah dari bukan Pengguna Srikandi) Aplikasi Srikandi Versi 2 Jenis Naskah : Surat Undangan Ekstern Registrasi > Disposisi > Penanganan Disposisi A. Memasukkan Naskah Masuk ke Sistem Srikandi. 1. Login sebagai pencatat surat. 2. Klik Menu Naskah Dinas kemudian pilih Registrasi Naskah Masuk. 3. Jika Naskah diterima secara fisik silahkan discan menjadi format PDF. Kegunaannya untuk diunggah/upload dalah Kotak Isian File Naskah.
4. Silahkan diisi kotak isian Registrasi Naskah Masuk sesuai dengan isi naskah yang diterima. 5. Setelah selesai diisi silahkan Klik Simpan.
6. Selanjutnya akan diarahkan ke Daftar Naskah Masuk dan silahkan klik tanda/icon mata. 7. Lalu klik Tombol Kirim Naskah untuk mengirim surat ke Kepala Dinas OPD masing-masing. 8. Muncul Kotak Konfirmasi Kirim Naskah, Silahkan klik Ya, Kirim.
B. Disposisi Naskah 1. Login sebagai Kepala Dinas. 2. Cek di Menu Beranda, Klik Naskah Masuk yang belum Dibaca. 3. Akan muncul daftar Naskah Masuk yang belum ditindaklanjuti. Silahkan klik di Naskah yang akan di buka.
4. Silahkan dilihat dan dicek naskah suratnya. Lalu pilih tombol Tindak Lanjut dan pilih Disposisikan. 5. Lalu akan muncul Form Disposisi / Koordinasi. Pilih Pejabat yang akan menerima Disposisi. Pilih juga untuk pesan disposisinya serta jika ada Pesan tambahan bisa ditulis di kotak isiannya. 6. Setelah itu silahkan Klik tombol Kirim.
C. Penerimaan Disposisi. 1. Login sebagai penerima disposisi. Misal yang didisposisi adalah Sekretaris Dinas maka kita login Sekretaris Dinas. 2. Cek di Notifikasi Beranda, pilih kotak Menu Disposisi yang belum dibaca. 3. Akan muncul Daftar Disposisi yang belum ditindaklanjuti. Silahkan klik di Naskah yang akan di buka.
4. Silahkan dilihat dan dicek naskahnya. Jika ingin mendisposisi ke bawahannya lagi silahkan pilih tombol Tindak lanjut lalu pilih Disposisikan kembali . Untuk contoh simulasi saat ini sudah selesai di Sekretaris maka Pilih tombol Penyelesaian Disposisi. 5. Muncul kotak konfirmasi Penyelesaian Disposisi. Isi Keterangan penyelesaian lalu klik Simpan.
1 Simulasi Registrasi Naskah Keluar Aplikasi Srikandi Versi 2 Jenis Naskah : Surat Undangan Ekstern Pengaturan sudah diatur semua Pembuatan > Verifikasi > TTE A. Membuat Konsep Naskah. 1. Login sebagai Konseptor Naskah. Misal login sebagai Kepala Seksi. 2. Hal pertama yang dilakukan adalah mengunduh Template Naskah Dinas, contoh saat ini membuat Konsep Surat Undangan Ekstern. 3. Template Jenis Naskah yang sudah dibuat seperti gambar di bawah ini, dimana beberapa data yang harus disesuaikan dan untuk variabel / parameter ${} tidak perlu diubah. Template yang belum diubah Template yang sudah diubah
2 4. Sebelum membuat surat/naskah keluar, pastikan untuk pengaturan Penomoran, Verifikasi, Penandatangan serta Daftar Tujuan sudah diatur. 5. Pilih menu Registrasi Naskah Keluar lalu akan muncul Form Isian Registrasi Naskah Keluar.
3 Berikut urutan pengisiannya : a. Langkah pertama pilih kotak Isian Dikirimkan melalui*, dengan cara mengetik unit kerja yang mana pencatat surat ditempatkan. Gunanya untuk ambil nomor serta pengiriman surat setelah naskah sudah ditandatangani. b. Langkah kedua pilih kotak Isian Jenis Naskah*, lalu ketik nama jenis naskah yang dipilih. Saat ini kita mencoba mensimulasi Surat Undangan Ekstern. c. Lalu pilih Kotak Isian Sifat Naskah. Ada 4 Pilihan Biasa, Rahasa, Sangat Rahasia, Terbatas. Pilih yang Biasa. d. Kemudian di Kotak Isian Tingkat Urgensi pilih yang Biasa. e. Untuk Kotak Isian Klasifikasi bisa mengetikkan sesuai klasifikasi naskah yang dibuat. Contohnya kita membuat undangan, ketik saja undangan lalu akan muncul beberapa pilihan dan pilih klasifikasi nomor 010.2. f. Lalu Klik Ambil Nomor. Nomor akan muncul otomatis. Nomor ini hanya sementara dan akan diupdate setelah pejabat sudah menandatangani.
4 g. Untuk Hal dan Isi Ringkas disesuaikan dengan isi naskahnya. h. Silahkan Unggah/Upload file template yang sudah disesuaikan tadi. Dengan cara mengklik tombol Choose File dan cari lokasi file pada saat disimpan. Untuk formatnya dipastikan menggunakan .docx. Jika ada lampiran naskahnya silahkan dikirim juga. i. Lalu turun ke bawah, pilih Tujuan Naskah yang akan dikirim. Klik ke kotak Isian Utama*. Akan muncul nama-nama yang sudah dimasukkan sebelumnya saat pengaturan awal. Pilih nama sesuai tujuan naskahnya. j. Kemudian Pilih Verifikator dan Penandatangan Naskah. Pastikan sebelumnya sudah diatur di awal, jika sudah maka tinggal dipilih saja. k. Untuk tipe tandatangan pilih yang TTE. l. Cek kembali inputan yang diisi sebelum dikirim ke verifikator. m. Dan jika sudah sesuai klik Simpan. n. Berikut tampilan jika sudah disimpan dan menunggu pengecekan dari verifikator hingga ditandatangani.
5 B. Verifikator Naskah 1. Login Verifikator Naskah. Untuk pihak verifikator bisa login dengan Kepala Bidang / Sekretaris Dinas / Kepala Dinas. 2. Cek di Notifikasi Beranda, Pilih Kotak Menu Naskah yang perlu Diverifikasi. 3. Akan muncul Daftar Naskah Surat yang perlu diverifikasi. Cek Naskah dengan klik tanda/icon mata di sebelah kanan.
6 4. Setelah muncul detail dan Konsep Naskahnya, silahkan dicek dan diteliti jika ada kesalahan. 5. Turun ke bawah hingga menemukan kotak Daftar Verifikator. Cari nama anda dan pilih tanda/icon pensil yang ada di kolom aksi. 6. Akan muncul Form Periksa Naskah. Ada pilihan Setuju dan ditolak. Untuk contoh kali ini silahkan pilih SETUJU. Lalu Klik Simpan. 7. Sampai disini tugas verifikator sudah selesai.
7 C. Penandatanganan Naskah 1. Login Penandatangan Naskah atau login sebagai Kepala Dinas. 2. Cek di Menu Beranda, Klik Naskah yang belum Diverifikasi. 3. Akan muncul Daftar Naskah Surat yang perlu diverifikasi. Cek Naskah dengan melihat status BELUM lalu klik tanda/icon mata di sebelah kanan.
8 4. Setelah muncul detail dan Konsep Naskahnya, silahkan dicek dan diteliti jika ada kesalahan. 5. Turun ke bawah hingga menemukan kotak Daftar Verifikator. Cari nama anda dan pilih tanda/icon pensil yang ada di kolom aksi. 6. Akan muncul Form Periksa Naskah. Ada pilihan Setuju dan ditolak. Untuk contoh kali ini silahkan pilih SETUJU. Lalu Klik Simpan. 7. Kemudian klik menu Tandatangan Naskah.
9 8. Cek Status Naskah yang Status Penandatangannya BELUM lalu Klik Icon/tanda mata di sebelah kanannya. 9. Cari Kotak Daftar Penandatangan dan cari nama anda kemudian Klik tanda/icon pensil di sebelah kanannya. 10. Akan muncul Form Penandatangan, untuk contoh saat ini silahkan klik SETUJU. Lalu klik Simpan.
10 11. Kemudian ke kotak Isian Form TTE. Klik Ambil Nomor. Jika Nomor Induk Kependudukan sudah disetting sebelumnya maka akan muncul otomatis. Tinggal memasukkan Keyphrase. Dan Klik tombol Proses TTE jika sudah mengisi Keyphrase. 12. Sampai disini proses penandatangan naskah sudah selesai. Dan status Penandatangan sudah berubah menjadi SETUJU. Proses selanjutnya naskah dikirim dari Pencatat Surat
11 D. Kirim Naskah Yang sudah Ditandatangani. 1. Login sebagai Pencatat Surat. 2. Cek di Menu Beranda, Klik Naskah yang belum Dikirim. 3. Cek Nomor Naskah dan Status Kirimnya BELUM lalu klik tombol +.
12 4. Lalu pilih tanda/icon mata. 5. Cek kembali Naskah apa ada kesalahan atau tidak jika dirasa sudah benar bisa klik Tombol Kirim Naskah. 6. Akan muncul kotak Konfirmasi Kirim Naskah, yang berisi Tujuan Naskah yang akan dikirim. Klik Ya, Kirim untuk mengirim naskah. 7. Setelah dikirim Status pada Menu Naskah Keluar akan berganti menjadi SUDAH.
13