1. การสร้างแผนภูมิหรือกราฟ การทำงานโดยใช้แผนภูมิ(Chart) หรือกราฟ (Graph) เป็นการนำเสนองานข้อมูลใน ลักษณะของกราฟิก ทำให้มองเห็นภาพได้ง่าย เพื่อช่วยงานนำเสนอข้อมูลแบบตัวเลขให้เห็นความ ต่างของข้อมูลไดชัดเจน ซึ่งมีวิธีการสร้างแผนภูมิดังนี้ 1. คลิกแท็บ Insert (แทรก) 2. คลิกปุ่ม Chart (แผนภูมิ) 3. ปรากฏหน้าต่าง Insert Chart (แทรกแผนภูมิ) 4. คลิกเลือกชนิดของแผนภูมิหรือกราฟ 5. คลิกเลืกอรูปแบบที่ต้องการ 6. คลิก Ok (ตกลง) 7. ปรากฏหน้าต่างโปรแกรม Chart in Microsoft PowerPoint 8. สามารถแก้ไขหรือกรอกข้อมูลไม่ได้ 9. แสดงแผนภูมิในหน้าต่างโปรแกรม Microsoft PowerPoint ภาพที่ 6.1 การสร้างแผนภูมิหรือกราฟ
1.1 การแก้ไขข้อมูลกหน้าต่างโปรแกรม Excel 1. คลิกแท็บ ChartDesign (ออกแบบ) 2. คลิกปุ่ม Edit Data (แก้ไขข้อมูล) Edit Data 3.แสดงหน้าต่างโปรแกรม Chart in Microsoft PowerPoint 4. ให้ป้อนข้อมูลใหม่แทนข้อมูลเติม 5.เมื่อป้อนข้อมูลเรียบร้อยสังเกตภาพกราฟจะเปลี่ยนแปลงตามข้อมูลทีป้อนใหม่ ภาพที่ 6.1 (ต่อ) การสร้างแผนภูมิหรือกราฟ ภาพที่ 6.2 การแก้ไ-ข้อมูลหน้าต่างโปรแกรม Excel
1.2 การสร้างกราฟจากเค้าโครงสไลด์ 1. คลิกแท็บ Home (หน้าแรก) New Slide (สร้างภาพนิ่ง) 2. คลิกเลือก Title and Content (ชื่อเรื่องและเนื้อหา) 3. คลิกเลือก (Insert chart : แทรกแผนภูมิ) 4. ปรากฏหน้าต่าง Insert chart (แทรกแผนภูมิ) 5. คลิกเลือกชนิดกราฟ Line (เส้น) 6. คลิก Ok (ตกลง) 7 ปรากฏหน้าต่างโปรแกรม Chart in Microsoft PowerPoint 8. แสดงกราฟเส้น ภาพที่ 6.3 การสร้างกราฟจากเค้าโครงสไลด์
1.3 ส่วนประกอบของหน้าต่างแผนภูมิ ความหมายของส่วนประกอบต่าง ๆ บนหน้าต่างแผนภูมิหรือกราฟ มีรายละเอียดดังนี้ 1. พื้นที่ของแผนภูมิ(Chart Area) พื้นที่ทั้งหมดของแผนภูมิภายในกรอบทั้งหมด 2. ชื่อแผนภูมิ (Chart Title) คือ ชื่อหัวข้อเรื่องของแผนภูมิ 3. พื้นที่แสดงกราฟ (Plot Area) คือ บริเวณในรูปแผนภูมิที่ใช้แสดงข้อมูล 4. พื้นที่แผนภูมิ (Floor) คือ พื้นผิวด้านล่างของแผนภูมิ (มีเฉพาะแผนภูมิ 3 มิติ) 5. ผนัง (WALL) คือ ผนังของแผนภูมิ แสดงเส้นกริด และค่าข้อมูล (มีเฉพาะแผนภูมิ แบบ 3 มิติ) 6. คำอธิบายแผนภูมิ (Legend) คือ การใช้สีหรือลวดลายแทนคำอธิบายแผนภูมิแต่ ละแบบแทนข้อมูลอะไร 7. แกนแนวนอนหรือแกน X (Categories Axis) คือ แกนที่แสดงชนิดเหรือหมว ดของข้อมูล 8. แกนแนวตั้งหรือแกน Y (Value Axis) คือ แกนที่ใช้แสดงค่าข้อมูล 9. แกนแนวลึกหรือแกน Z (Depth Series Axis) คือแกนชุดข้อมูลแนวลึก เห็นใน แบบ 3 มิติเท่านั้น 10. เส้นกริด (Gridline) คือ เส้นตารางที่ลากตั้งฉากกับแกนต่าง ๆ เพื่อแยกข้อมูล แต่ละค่าให้เห็นชัดเจน
1.4 เครื่องมือแผนภูมิ (Chart Tool) เมื่อคลิกที่กรอบของแผนภูมิหรือกราฟ จะแสดงเครื่องมือใช้สำหรับการปรับแต่ง 2 แท็บ และ 3 ปุ่มเครื่องมือดังนี้ 1. แท็บ Design (ออกแบบ) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการออกแบบแผนภูมิ เช่น เปลี่ยน ชนิด แผนภูมิ แก้ไขข้อมูล เค้าโครงแผนภูมิ และกำหนดสไตล์ให้กับแผนภูมิ 2. แท็บ Format (รูปแบบ) คือ แท็บที่ใช้สำหรับปรับแต่งองค์ประกอบของแผนภูมิ เช่น สี พื้น สีกราฟ และการปรับแต่งด้วยรูปภาพ 3. ปุ่มเครื่องมือ องค์ประกอบของแผนภูมิ คือ การเพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนองค์ะกอบแผนภูมิ ใส่รายละเอียดให้กับแผนภูมิ มี 3 เครื่องมือ คือ - Chart Element (องค์ประกอบแผนภูมิ) - Chart Styles (สไตล์แผนภูมิ) - Chart Filters (ตัวกรองแผนภูมิ)
2. การใช้งานแถบเครื่องมือออกแบบ (Design) 2.1 การเปลี่ยนลักษณะแผนภูมิ/เปลี่ยนสไตล์ (Chart Styles) 1. คลิกที่เส้นกรอบของแผนภูมิ 4. คลิกเลือกลักษณะแผนภูมิ 2. คลิกที่แท็บ Design (ออกแบบ) 5. ดูผลลัพธ์แผนภูมิจะเปลี่ยนตามสไตล์ที่เลือกมา 3. คลิกที่ปุ่ม (Chart Styles : ลักษณะแผนภูมิ) ภาพที่ 6.8 การเปลี่ยนลักษณะแผนภูมิ/เปลี่ยนสไตล์ (Chart Styles)
2.2 การเลือกลักษณะแผนภูมิด้วยเค้าโครงแผนภูมิ 1. คลิกที่เส้นกรอบหรือที่รูปกราฟ จะแสดงแบบ เครื่องมือแผนภูมิ 2. คลิกที่แท็บ Design (ออกแบบ) 3. คลิกที่ปุ่มเพิ่มเติมสไตล์แผนภูมิ 4. คลิกเลือกเปลี่ยนสไตล์แผนภูมิที่ต้องการ 5. ดูผลลัพธ์กราฟจะเปลี่ยนสไตล์ตามแบบที่เลือก 2.3 การเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ (Change Chart Type) การเปลี่ยนเป็นชนิดแผนภูมิอื่น หรับแผนภูมิแบบ 2 มิติ สามารถเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ หรือ เลือกแผนภูมิคนละชนิดสำหรับชุดข้อมูลเดียวให้เป็นแผนภูมิคนละชนิดกันได้ ดังนี้ 1. คลิกที่เส้นกรอบหรือรูปแผนภูมิ 4. คลิกเลือกชนิดของแผนภูมิที่ต้องการเปลี่ยน 2. คลิกที่แท็บ Design (ออกแบบ) 5. คลิก OK (ตกลง) 3. คลิกที่ปุ่ม Change Chart Type 6. แผนภูมิจะเปลี่ยนเป็นชนิดที่เปลี่ยนใหม่ ภาพที่ 6.10 การเปลี่ยนขนิดแผนภูมิ
2.4 การเปลี่ยนรูปแผนภูมิเฉพาะบางชุดข้อมูล 1.คลิกที่เส้นกรอบหรือรูปแผนภูมิ 2. คลิกที่แท็บ Design (ออกแบบ) 3. คลิกปุ่ม Change Chart Type (เปลี่ยนชนิดแผนภูมิ) 4. คลิกเลือก แผนภูมิคอลัมน์แบบกลุ่ม 5. คลิก OK (ตกลง) 6. แผนภูมิจะเปลี่ยนเป็นแผนภูมิคอลัมน์ แบบกลุ่ม เป็นแผนภูมิแบบ 2 มิติ 7. คลิกเมาส์ที่กราฟเพียงชุดข้อมูลเดียว ให้มีจุดแฮนเดดิล (Handle) 8. คลิกปุ่ม (เปลี่ยนชนิดแผนภูมิ) 9. คลิกเลือก Combo (แผนภูมิผสม) 10. คลิกเลือก Clustered Column-line 11. คลิก OK (ตกลง) 12. แผนภูมิชุดที่เลือกจะเปลี่ยนเป็น แผนภูมิเส้น ภาพที่ 6.11 การเปลี่ยนรูปแผนภูมิเฉพาะบางชุดข้อมูล
2.5 การสลับแถว/คอลัมน์ (Switch Row/Column) การสลับข้อมูลตามแกนข้อมูลที่ใช้ทำแผนภูมิบนแกน X จะย้ายไปยังแกน Y ซึ่งมี ขั้นตอนดังนี้ 1. ดับเบิลคลิกที่รูปแผนภูมิ 2.คลิกปุ่ม Select Data (เลือกข้อมูล) 3. ปรากฏหน้าต่าง Select Data source (เลือกแหล่งข้อมูล) 4. คลิกปุ่ม สลับแถว/คอลัมน์ 5. คลิกปุ่ม OK (ตกลง) 6. รูปกราฟจะสลับตามแกน X เป็น Y 7. คลิกปุ่ม สลับแถว/คอลัมน์ จะสลับจากแกน X เป็น Y
3. การแทรกองค์ประกอบแผนภูมิ (Chart Elements) สามารถเพิ่มองค์ประกอบแผนภูมิได้ 2 วิธีคือ การคลิกปุ่ม Chart Elements (เพิ่ม องค์ประกอบแผนภูมิ) และการใช้ปุ่มเครื่องมือ Chart Elements (องค์ประกอบแผนภูมิ) อยู่ ด้านขวาของแผนภูมิ ดังนี้ 1. คลิกที่เส้นกรอบหรือรูปแผนภูมิ 2. คลิกแท็บ Design (ออกแบบ) 3. คลิกปุ่ม เพิ่มองค์ประกอบแผนภูมิ 4. คลิกรายการที่ต้องการเพิ่ม ภาพที่ 6.13 การแทรกองค์ประกอบแผนภูมิ
3.1 การใช้ปุ่มเครื่องมือเพิ่มองค์ประกอบแผนภูมิ (Chart Elements) 1. คลิกปุ่ม Chart Elements (องค์ประกอบแผนภูมิ) 2. แสดงรายการที่ต้องการเลือก 3. ดูผลลัพธ์ที่รูปแผนภูมิ 4. คลิกปุ่ม Chart Styles (สไตล์แผนภูมิ) ตั้งค่าแบบสไตล์และสีสำหรับแผนภูมิ 5. คลิกปุ่ม Chart Filters (ตัวกรองแผนภูมิ)แก้ไขว่าจะให้จุดข้อมูลใด และชื่อ ใดบ้าง ปรากฏอยู่บนแผนภูมิ ภาพที่ 6.14 การใช้ปุ่ มเครื่องมือเพิ่มองค์ประกอบแผนภูมิ (Chart Elements)
3.2 การใช้คำสั่งเค้าโครงด่วน (Quick Layout) 1. คลิกหรือดับเบิลที่แผนภูมิ 2. คลิกปุ่ม เค้าโครงด่วน ในแท็บ Design 3. คลิกเลือกเค้าโครงที่ต้องการ สังเกตเค้าโครงแต่ละแบบ 4. การแต่งแผนภูมิด้วยแถบเครื่องมือรูปแบบ (format) 4.1 การแต่งพื้นหลังแผนภูมิด้วยสี 1. คลิกเมาส์ที่กรอบหรือดับเบิลคลิกที่แผนภูมิ 2. คลิกที่แท็บ Format (รูปแบบ) 3. คลิกปุ่ม Shape Fill (เติมสีรูปร่าง) 4. คลิกเลือกสีพื้นหลังที่ต้องการ 5. ปรากฏสีพื้นหลังที่เลือก ภาพที่6.15 การใช้ค าสั่งเค้าโครงด่วน (Quick Layout) ภาพที่6.16 การแต่งพื้นหลังของแผนภูมิด้วยสี
4.2 การแต่งพื้นหลังของแผนภูมิด้วยภาพ 1. คลิกเมาส์ที่กรอบหรือรูปแผนภูมิ 2. คลิกที่แท็บ Format (รูปแบบ) 3. คลิกปุ่ม Shape Fill (เติมสีรูปร่าง) 4. คลิก Picture (รูปภาพ) 5. พิมพ์ Background ค้นหาพื้นหลังออนไลน์ กด enter หรือคลิก Search 6. เลือกภาพพื้นหลังทาต้องการ 7. คลิกปุ่ม Enter (ตกลง) 8. ปรากฏรูปภาพที่พื้นหลังแผนภูมิ ภาพที่ 6.17 การแต่งแผนภูมิด้วยรูปภาพ
4.3 การแต่งพื้นหลังของแผนภูมิด้วยการไล่ระดับสี 1. คลิกปุ่ม Shape Fill (เติมสีรูปร่าง) 2. คลิกรายการ Gradient (ไล่ระดับสี) 3. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ 4. พื้นหลังแผนภูมิจะเปลี่ยนรูปแบบตามที่เลือก 4.4 การแต่งพื้นหลังของแผนภูมิด้วยพื้นผิว 1. คลิกเมาส์ที่กรอบของกราฟิกหรือแผนภูมิ 2. คลิกที่แท็บ Format (รูปแบบ) 3. คลิกปุ่ม Shape Fill (เติมสีรูปร่าง) 4. คลิกเลือก Texture (พื้นผิว) 5. เลือกรูปแบบพื้นผิวที่ต้องการ 6. ปรากฏรูปแบบพื้นผิวที่เลือก ภาพที่ 6.18 การแต่งพื้นหลังของแผนภูมิด้วยการไล่ระดับสี ภาพที่ 6.19 การแต่งพื้นหลังของแผนภูมิด้วยพื้นผิว 19
4.5 การใส่รูปภาพในแท่งกราฟ 1. คลิกเมาส์ที่แท่งกราฟให้มีจุดแฮนเดิล (Handle) 2. คลิกที่แท็บ Format (รูปแบบ) 3. คลิกปุ่ม Shape Fill (เติมสีรูปร่าง) 4. คลิกเลือก Picture (รูปภาพ) 5. คลิกปุ่ม Search 6. คลิกเลือกกลุ่มรูปภาพ 7. เลือกรูปภาพที่ต้องการ 8. ปรากฏรูปภาพที่เลือกในแท่งกราฟ
4.6 การแต่งรูปภาพในแท่งกราฟ 1. คลิกเมาส์ที่แท่งกราฟให้มีจุดแฮนเดิล 2. คลิกที่แท็บ Format (รูปแบบ) 3. คลิกปุ่ม Format Selection (จัดรูปแบบส่วนที่เลือก) 4. ปรากฏหน้าต่าง Format Data Series (จัดรูปแบบชุดข้อมูล) 5. คลิกเลือก (Fill : เติม) 6. คลิก Stack and Scale with (กองซ้อนและจัดมาตราส่วนกับ) 7. พิมพ์จำนวนที่ต้องการซ้อนภาพ เช่น 200 หน่วยต่อ 1 รูปภาพ คือ ค่าของแกน 8. สังเกตผลลัพธ์รูปภาพบนแท่งกราฟ 9. หรือคลิก stack (กองซ้อน) 10.สังเกตผลลัพธ์รูปภาพบนแท่งกราฟกองซ้อนมากขึ้น 11.คลิกปุ่ม Close (ปิด)
4.7 การใส่รูปในผนังกราฟ 1. คลิกเมาส์ที่ผนังกราฟให้มีจุดแฮนเดิล (Handle) 2. คลิกแท็บ Format (รูปแบบ) 3. คลิกปุ่ม Shape Fill (เติมสีรูปร่าง) 4. คลิกรายการ Picture (รูปภาพ) 5. ปรากฏหน้าต่าง Insert Picture (แทรกรูปภาพ) ให้คลิก (Search) 6. คลิกเลือก Beach หรือที่ต้องการเลือก 7. เลือกรูปภาพที่ต้องการ 8. คลิกปุ่ม Insert (แทรก) 9. ปรากฏรูปภาพบนผนังของกราฟ 10.ให้ใส่รูปภาพเพิ่มเติมในแท่งกราฟที่เหลือ สรุปท้ายหน่วย การทำงานโดยใช้แผนภูมิ (Chart) หรือ กราฟ (Grap) เป็นการนำเสนองานข้อมูลในลักษณะของ กราฟิก ทำให้มองเห็นภาพได้ง่ายเพื่อช่วยงานนำเสนอแบบตัวเลขให้เห็นความต่างของลักษณะข้อมูลได้ชัดเจน การใช้แถบเครื่องมือออกแบบ (Design) คือ การเปลี่ยนลักษณะแผนภูมิ/เปลี่ยนสไตล์ (Chart Styles) และ เปลี่ยนเป็นชนิดแผนภูมิอื่น การแทรกองค์ประกอบแผนภูมิ Chart Elements) สามารถเพิ่มองค์ประกอบ แผนภูมิอื่นได้ 2 วิธี คือ การคลิกปุ่ม Add Chart Element และการคลิกปุ่มเครื่องมือ Chart Elements และ การแต่งแผนภูมิด้วยแถบเครื่องมือรูปแบบ (Format)