BUKU PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI E-KATALOG Bagian Layanan Pengadaan Kota Malang
PENANGGUNG JAWAB SATIVANA SARI, S.T. ANGGOTA TANIA YOLANDIA L.K., S.E. LISA DWI ANDRIYANI, S.E. MARSA HADI ISWARA, S.M. OKYANA NUR SAFITRI, S.AB. MUHAMMAD RIYADI, S.E. ARIN AGNESIA T., S.A. GEA NOVIANTARI A., S.E. CATUR PRIHATMIKO, S.E. REBYKA CHASNALITA, S.E. TIM PENYUSUNAN PANDUAN MONEV PELAKSANAAN TUGAS UKPBJ, PELAKSANAAN MONEV UKPBJ, MONEV E-KATALOG DAN PENYUSUNAN RENCANA AKSISEBAGAI TINDAK LANJUT MONEV
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh. Puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan Buku Panduan Monev (Monitoring dan Evaluasi Tahunan) Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Malang Tahun 2022. Buku Panduan ini merupakan bentuk akuntabilitas dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa selaku Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan Peraturan Walikota Malang Nomor 30 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah. Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan, mengkoordinasikan pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan dukungan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah Daerah. Laporan Kinerja ini juga merupakan pedoman dan pengendali dalam pengeloaan kinerja Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa serta sebagai arah dalam pencapaian tujuan Pengadaan Barang/Jasa di Kota Malang.
BAB I PENDAHULUAN Item 1 20% Item 2 20% Item 3 20% Item 4 20% Item 5 20%
Pemerintah Kota Malang, sebagai upaya untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang efektif dan efisien sesuai dengan penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik yang diatur dalam Peraturan Presiden Presiden Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sebagaimana diatur pada Pasal 50 Ayat (5) bahwa pelaksanaan e-Purchasing wajib dilakukan untuk barang/jasa yang menyangkut kebutuhan nasional dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala daerah juga turut serta melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan menggunkan e-Purchasing pada katalog LKPP. Pengaturan mengenai e-Purchasing dituangkan dalam Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2021 Tentang Toko Daring Dan Katalog Elektronik Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Proses pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara.
Selain itu, proses pengadaan barang/jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak dibidang pengadaan barang/jasa Pemerintah. e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan produk barang/jasa Pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam ePurchasing produk barang/jasa Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan/surat perjanjian, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangani, sampai dengan cetak pesanan produk barang/jasa Pemerintah. Dengan adanya ePurchasing produk barang/jasa Pemerintah, diharapkan proses pengadaan produk barang/jasa Pemerintah dapat lebih efisien dan lebih transparan. Produk yang sudah tampil di Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah dapat dibeli dengan menggunakan ePurchasing. Katalog Elektronik produk barang/jasa Pemerintah menampilkan informasi penyedia produk, spesifikasi produk, harga, serta gambar dari produk barang/jasa Pemerintah.
PENGERTIAN MONITORING DAN EVALUASI
Evaluasi adalah proses untuk mengidentifikasi masalah, mengumpulkan data dan menganalisis data, menyimpulkan hasil yang telah dicapai, menginterpretasikan hasil menjadi rumusan kebijakan, dan menyajikan informasi (rekomendasi) untuk pembuatan keputusan berdasarkan pada aspek kebenaran hasil evaluasi. Monitoring merupakan aktivitas yang dilakukan untuk melihat, memantau jalannya organisasi selama kegiatan berlangsung, dan menilai ketercapaian tujuan, melihat faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan program. Pada saat dilaksanakannya monitoring tersebut dikumpulkan data dan dianalisis, hasil analisis diinterpretasikan dan dimaknakan sebagai masukan bagi pimpinan untuk mengadakan perbaikan.
BAB II MONITORING DAN EVALUASI KATALOG Item 1 20% Item 2 20% Item 3 20% Item 4 20% Item 5 20%
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi katalog pada Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah kota Malang berbasis pada penarikan data yang di link https://s.id/MonevKatalog. Monev Katalog Elektronik menampilkan informasi jumlah produk tayang, jumlah penyedia, jumlah transaksi, dan nilai transaksi Katalog Elektronik dengan transaksi secara realtime. Kekuatan utama dari penggunaan system tersebut adalah terletak pada transparansi, akuntabilitas serta efisiensi sehungga perolehan barang/jasa tidak hanya murah namun manfaatnya juga sesuai dengan biaya yang dikeluarkan.
MEKANISME MONEV Dalam rangka memenuhi tujuan-tujuan monitoring dan evaluasi, seperti memberikan feedback untuk peningkatan kinerja, pengambilan keputusan strategis, dan membantu memberikan solusi, terdapat beberapa langkah monitoring, diantaranya: a)Menganalisis kewajaran nilai pengadaan b)Menetapkan strategi monitoring serta melakukan koordinasi dengan oihak-pihak terkait c)Menetapkan jadwal dan lokasi monitoring d)Pembagian kerja tim pelaksana monitoring e)Pelaksanaan monitoring f)Analisis hasil monitoring g)Advokasi dan publikasi hasil monitoring h)Pelaporan proses monitoring
Secara garis besar, mekanisme monitoring dan evaluasi katalog pada Bagian Layangan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kota Malang terbagi atas siklus monitoring, pelaporan dan pemanfaatan data. Dimana keseluruhan proses tersebut didasarkan pada penarikan data yang bersumber pada link monev katalog LKPP, sehingga seluruh kegiatan e-Purchasing yang dilaksanakan oleh OPD melalui eKatalog dapat terpantau. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Diagram 1. Mekanisme Monev BLP Kota Malang
SUMBER: HASIL ANALISIS 2023 DIAGRAM 1. MEKANISME MONEV BLP KOTA MALANG
TAHAPAN MONEV
Tahapan pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap eKatalog pada Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kota Malang dimulai dengan tahapan perencanaan dengan indikator yang diamati adalah penyusunan rencana pemilihan penyedia pada tiap OPD, pengumuman RUP dan Identifikasi kebutuhan yang sudah disusun oleh PPK Tahapan selanjtnya adalah tahapan persiapan pelaksanaan ePurchasing pada eKatalog dengan memilih penyedia pada laman eKatalog sesusi dengan kebutuhan, termasuk di dalamnya memperhatikan spesifikasi kebutuhan, harga hingga ongkos kirim dan negosiasi bila diperlukan yang dilanjutkan dengan mengunggah dokumen kontrak bagi penyedia. Tahapan pelaksanaan yang dimaksud dalam tahapan monitoring adalah pelaksanaan pengiriman barang dan pengendalian kontrak atas pengadaan barang/jasa terkait misalnya waktu pengiriman dan ketentuan khusus lainnya yang sudah di negosiasi kan. Serta yang terakhir adalah Selesai pekerjaan 100% dan sudah tercatat dalam system. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 1. Proses atau Tahapan Monev.
SUMBER: HASIL ANALISIS 2023 TABEL 1. PROSES ATAU TAHAPAN MONEV
Selanjutnya adalah yang tidak kalah penting mengenai item dan sub item yang dilaporkan dan di evaluasi. Item dan sub item tersebut mengadopsi dari system eMonev Katalog LKPP. Adapun item dan sub item tersebut dapat dilihat pada Tabel 2. List Monev Berdasarkan item dan sub item yang diamati dan dianalisis diharapkan akan mendapatkan sebuah data temuan yang dapat digunakan untuk menentukan peta jalan dan rencana aksi terkait pelaksanaan eKatalog pada Pemerintah Kota Malang
TABEL 2. LIST MONEV
HASIL PELAKSANAAN MONEV
Laporan Hasil Monev Hasil monev merupakan bahan pertimbangan penting untuk dijadikan dasar keputusan Pemerintah Daerah Kota Malang bagi kelanjutan kegiatan eKatalog secara terukur. Pertimbangan wajib dituliskan secara naratif, sesuai dengan angka-angka penilaian. Hasil evaluasi tim monev akan direkapitulasi dalam format rekapitulasi hasil evaluasi Tim Monev dan membuat ringkasan laporan hasil monev rekomendasi. Saran dan rekomendasi serta perbaikan yang berkelanjutan juga dituliskan dalam laporan Monev yang dibuat secara per semester di bulan Juni dan Desember tahun berjalan.
BAB III PENUTUP Item 1 20% Item 2 20% Item 3 20% Item 4 20% Item 5 20%
Penyusunan modul mengenai monitoring dan evaluasi ini dimaksudkan sebagai bagian perbaikan berkelanjutan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah khususnya di Bagian Layanan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah Kota Malang. Modul ini memang jauh dari kata sempurna, dikarenakan masih sedikitnya literature dan model monitoring dan evaluasi baik di dalam pengadaaan sendiri ataupun di luar dunia pengadaan barang/jasa pemerintah. Perbaikan, pembahasan, dan masukan secara berkala serta terus menerus sangat diharapkan demi menyempurnakan modul ini. . Diperlukan komitmen bersama dalam menyelesaikan kegiatan monitoring dan evaluasi bidang pengadaan barang/jasa sebagai bagian dari komitmen Bagian Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kota Malang sebagai pusat keunggulan. Malang, An. SEKRETARIS DAERAH ASISTEN PEREKONOMIAN DAN PEMBANGUNAN Ub KEPALA BAGIAN LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA, EKO SETYO MAHANANI, S.T., M.T. Pembina NIP. 19740212 200112 1 004