ความรู้เกี่ยวกับโปรแกรม

ความรู้เก่ียวกับโปรแกรมexcel

นางสาวฉัตรกมล วงษ์ฉลาดเลขท่ี5

จดั ทาโดย
เสนอ

ครูปารณีย์ ชัยย่งิ

โรงเรียนขนาดมอญพทิ ยาคม
ตาบลตาตุม อาเภอสังขะ จังหวัดสุรินทร์

ความรู้เบอื้ งต้นในการใช้โปรแกรม Excel

โปรแกรม Excel เป็ นโปรแกรมท่อี านวยความสะดวกในการทางาน
เก่ียวกับการพมิ พ์ งานตาราง การคานวณข้อมูล และ
ฐานข้อมูล Excel 2007 มีส่วนตดิ ต่อผู้ใช้โฉมใหม่ มีแม่แบบใหม่
แถบเคร่ืองมือต่าง ๆ และมคี ุณลักษณะใหม่ท่สี ามารถสร้าง
ประสิทธิผลงานได้อย่างรวดเร็ว Excel 2007 ทาให้เราสามารถเร่ิม
ใช้งานส่วนตดิ ต่อผู้ใช้โฉมใหม่ แม่แบบใหม่ และ คุณลักษณะ
ใหม่ท่สี ามารถสร้างประสิทธิผลได้อย่างรวดเร็ว

1. ความรู้พนื้ ฐานเก่ียวกับโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel

1.1 ลักษณะท่ัวไปของโปรแกรม Excel
โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spread Sheet)
หรือตารางคานวณ อิเลก็ ทรอนิกส์ เป็ นโปรแกรมท่อี านวยความ
สะดวกในการทางานเก่ียวกับการคานวณข้อมูล แสดง ข้อมลู ใน
ลักษณะเป็ นคอลัมน์ หรือเป็ นช่องตาราง ซ่งึ เราสามารถบันทกึ
ข้อมูลต่าง ๆ โดยส่วนมาก มักจะเป็ นตัวเลขลงในตารางส่ีเหล่ียม
ท่แี บ่งออกเป็ นช่องเลก็ ๆ มากมาย เรียกว่า เซลล์ (Cell) พร้อม
ทงั้ สามารถใส่สูตรลงในเซลล์บางเซลล์เพ่อื ให้โปรแกรมทาการ
คานวณหาผลลัพธ์จากข้อมลู ท่ี
โปรแกรม Excel ช่วยให้เราคานวณตัวเลขในตารางได้ง่าย ๆ

ตัง้ แต่คณิตศาสตร์ขนั้ พืน้ ฐานไปจนถึงสูตรทางการเงนิ ท่ซี บั ซ้อน
และเรายงั สามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล
สร้างรายงาน และสร้างแผนภมู ไิ ด้อีกด้วย
โปรแกรม Excel มีประโยชน์กับผู้คนแทบทกุ สาขาอาชีพ ไม่ว่าจะ
เป็ นบญั ชี ซ่งึ สามารถนา Excel มาช่วยคานวณรายรับรายจ่าย
และงบการเงนิ ได้ นักวเิ คราะห์การตลาด ท่จี ะนา Excel มาช่วย
ในการสรุปข้อมลู แบบสอบถามจานวนมาก ๆ วศิ วกรท่ีสามารถ
นาข้อมูลจากการ ทดลองมาให้ Excel สร้างเป็ นแผนภมู ลิ งใน
รายงานของตนเองได้ง่าย ๆ นักวางแผนสามารถทดลอง ได้ว่าจะ
เกิดเหตุการณ์อะไรถ้าตัวแปรบางตวั เปล่ียนไป แม้กระท่งั ครู
อาจารย์ก็ยงั สามารถคานวณ เกรดของนักศกึ ษาได้ด้วย และ
นอกจากท่กี ล่าวแล้ว Excel ก็ยังสามารถประยุกต์ใช้กับงานอ่ืน ๆ
ได้ อกี มากมาย

1.2 คุณสมบตั ขิ องโปรแกรม Excel
โปรแกรม Excel มีคุณสมบตั ิ ดังต่อไปนี้
1.สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตวั เลข โดยมี
ความสามารถในการ
จดั รูปแบบให้สวยงามน่าอ่าน เช่น การกาหนดสีพนื้ การใส่แรเงา
การกาหนดลักษณะและสีของ
เส้นตาราง การจัดวางตาแหน่งของตัวอักษร การกาหนดรูปแบบ

และสีตัวอักษร เป็ นต้น
2.อานวยความสะดวกในด้านการคานวณต่าง ๆ เช่น การบวก
ลบ คูณ หารตัวเลข
และยงั มีฟังก์ช่นั ท่ใี ช้ในการคานวณอีกมากมาย เข่น การหา
ผลรวมของตวั เลขจานวนมาก การหา
ค่าทางสถติ แิ ละการเงนิ การหาผลลัพธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์
เป็ นต้น
3.สร้างแผนภมู ิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพ่อื ใช้ในการแสดงและ
การเปรียบเทยี บ
ข้อมลู ได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภมู คิ อลัมน์ (Column Chart หรือ
Bar Chart) แผนภมู เิ ส้น (Line
Chart) แผนภมู ิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ
4.มรี ะบบขอความช่วยเหลือ (Help) ท่จี ะคอยช่วยให้คาแนะนา
ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ
ทางานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกดิ ปัญหาเก่ียวกับ
การใช้งานโปรแกรม หรือสงสัย
เก่ียวกับวธิ ีการใช้งาน แทนท่จี ะต้องเปิ ดหาในหนังสือคู่มือการใช้
งานของโปรแกรม ก็สามารถขอ
ความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทนั ที
5.มคี วามสามารถในการค้นหาและแทนท่ขี ้อมลู โดยโปรแกรม

จะต้องมี
ความสามารถในการค้นหาและแทนท่ขี ้อมูล เพ่อื ทาการแก้ไข
หรือทาการแทนท่ขี ้อมลู ได้สะดวก
และรวดเร็ว
6. มคี วามสามารถในการจัดเรียงลาดับข้อมูล โดยเรียงแบบ
ตามลาดบั จาก A ไป Z หรือจาก 1 ไป 100 และเรียงย้อนกลับ
จาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1
7. มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานข้อมูล ซ่งึ เป็ น
กลุ่มของข้อมูลข่าวสาร ท่ถี ูกรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันในตารางท่อี ยู่
ใน Worksheet ลักษณะของการเกบ็ ข้อมลู เพ่อื ใช้เป็ น ฐานข้อมูล
มนโปรแกรมตารางงานจะเก็บข้อมูลในรูปแบบของตาราง โดย
แต่ละแถวของรายการจะ เป็ นระเบียนหรือเรคอร์ด (Record)
และคอลัมน์จะเป็ นฟิ ลด์ (Field)

2. ส่วนตดิ ต่อผู้ใช้ท่ปี รับปรุงใหม่ของ Excel 2007
Excel 2007 ใช้ส่วนตดิ ต่อผู้ใช้ท่อี อกแบบมาใหม่ เพ่อื ช่วยให้
สามารถทางานได้เร็วขึน้ มี ประสทิ ธผิ ลมากขนึ้ สามารถเรียนรู้
ได้เร็วขึน้ และค้นหาได้เร็วขนึ้ ส่วนตดิ ต่อใหม่นี้ ได้แก่ แม่แบบ
ใหม่ ใช้เร่ิมต้นทางานอย่างรวดเร็ว และการใช้พนื้ ท่มี าตรฐานซ่งึ
เรียกว่า Ribbon แทนเลเยอร์ (Layers) ของเมนูและแถบ
เคร่ืองมอื ท่พี บในรุ่นก่อนหน้านี้ ทาให้สามารถหากลุ่มของคาส่ังท่ี

เก่ียวข้องกันได้เร็วขนึ้ เน่ืองจากแทบ็ ท่ใี ช้ในนัน้ จะวางคาส่ังต่าง
ๆ ไว้ในส่วนหน้าโดยท่ไี ม่ได้เรียง ซ้อนลงในเมนูเหมอื นก่อน ทา
ให้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหา และสามารถจดจาตาแหน่งคาส่ังได้ดี
ขนึ ้
องค์ประกอบท่สี าคัญของส่วนตดิ ต่อใหม่ใน Excel 2007
ประกอบด้วย

2.1 แม่แบบใหม่
แม่แบบใหม่จากเมนูเร่ิม (Start) สร้างเอกสาร Microsoft Office
จะเปิ ดหน้าต่าง แม่แบบใหม่ หรือใช้แม่แบบ Microsoft Office
Online จากป่ ุม Office ท่รี ายการสร้าง แล้วไปท่ี ตดิ ตัง้ แม่แบบ
ของฉัน แม่แบบ Microsoft Office Online ซ่งึ มหี ัวข้อต่าง ๆ ได้แก่
เด่น งบประมาณ ปฏทิ นิ รายงานค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ รายการ
แผน แพลนเนอร์ กาหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบ บนั ทกึ
เวลา ฯลฯ หรือจะไปท่เี วบ็ ไซต์ของ Microsoft Office แล้วดาวน์
โหลดมาเก็บไว้ในเคร่ืองกไ็ ด้
แม่แบบแต่ละแบบ ได้ถูกออกแบบให้สามารถใช้งานได้ทนั ทที ่ี
เลือก เพ่อื ให้สามารถ เร่ิมต้นและทางานได้อย่างรวดเร็ว ถ้าการ
ออกแบบแม่แบบนัน้ ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ หรือจะ นามา
ปรับปรุงประยุกต์ใช้ให้ตรงกับความต้องการท่เี ฉพาะเจาะจงของ
ผู้ใช้กไ็ ด้

ป่ ุม Office
ป่ ุม Office คือ ป่ ุมท่ใี ช้ควบคุมคาส่ังหลักเก่ียวกับการสร้างแฟ้ ม
การเปิ ดแฟ้ ม การ บนั ทกึ การบันทกึ เป็ น การพมิ พ์ การส่ง การ
จัดเตรียม การประกาศ การปิ ด เอกสารล่าสุด และ ตัวเลือกของ
Excel

Ribbon
Ribbon คือ แถบเคร่ืองมอื ชุดคาส่ังท่แี บ่งเป็ นแทบ็ ๆ อย่สู ่วนบน
ของหน้าต่าง รองจากแถบช่อื (Title bar) ซ่งึ มาแทนแถบเมนูใน
โปรแกรมเก่า

แทบ็ คาส่ัง
แทบ็ คาส่ัง คาส่ังต่าง ๆ จะแสดงและรวมอย่ดู ้วยกัน เพ่ือให้
สามารถหาป่ ุมคาส่ัง ท่ตี ้องการใช้ได้ตามต้องการ เร่ิมต้นมีอยู่ 7
แทบ็ คือ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล

ตรวจทาน และมุมมอง ท่แี ทบ็ ชุดคาส่ังใด ๆ มจี ุดมุมทางด้านล่าง
ขวามอื จะเป็ นท่เี ปิ ดกล่อง โต้ตอบของชุดคาส่ังนัน้ ๆ

แทบ็ คาส่ังตามบริบท
แทบ็ คาส่ังตามบริบท เป็ นแทบ็ คาส่ังท่จี ะปรากฏตามบริบทของ
งาน คือวตั ถุท่ี กาลังทางานด้วยหรืองานท่กี าลังทาอยู่ แทบ็ นีจ้ ะมี
สีสันและมีคาส่ังท่เี หมาะสาหรับนาไปใช้กับส่ิงท่ี เรากาลังทางาน
อย่มู ากท่สี ุด

แถบเคร่ืองมือด่วน
แถบเคร่ืองมือด่วน เป็ นแถบเคร่ืองมือมาตรฐานเดียวท่ีปรากฏใน
Ribbon เพ่อื ให้เข้าถงึ คาส่ังท่จี าเป็ นมากท่สี ุดอย่างทนั ใจในคลิก
เดยี ว เช่น บนั ทกึ เลิกทา ฯลฯ โดยสามารถ เพ่มิ เตมิ คาส่ังได้
จากรายการคาส่ังเพ่มิ เตมิ ... และการเพ่มิ โดยคลกิ ขวาท่ปี ่ ุมคาส่ัง
ของ Ribbon

แกลเลอรี
แกลเลอรี เป็ นตัวควบคุมใหม่ท่จี ะแสดงตวั เลือกแบบเหน็ ภาพ
เพ่อื ให้เรา สามารถเหน็ ผลลัพธ์ท่เี ราจะได้รับ แกลเลอรีจะถูกใช้
ท่วั ไปในส่วนตดิ ต่อของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรี
ทาให้เราสามารถเลือกผลลัพธ์ได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องทา
อย่างไรถงึ จะได้ผลลัพธ์นัน้

แถบเคร่ืองมือขนาดเล็ก
แถบเคร่ืองมอื ขนาดเล็ก มอี งค์ประกอบคล้ายกับแถบเคร่ืองมือ
โดยจะปรากฏ เป็ นแบบโปร่งใสอย่เู หนือข้อความท่เี ราเลือก เม่อื
เล่ือนเมาส์ไปท่แี ถบเคร่ืองมอื จะแสดงให้เหน็ ชัด ขึน้ เพ่อื ให้เรา
สามารถใช้การจัดรูปแบบได้อย่างง่ายดาย เช่น ตวั หนาหรือตัว
เอียง หรือเปล่ียนแบบ อักษร