Garis Panduan Pelaksanaan Kokurikulum, Edisi Norma Baru, 2021

Contoh Surat Panggilan Mesyuarat Jawatankuasa

Logo KELAB PENCEGAHAN JENAYAH
MRSM (NAMA, ALAMAT & NO. TELEFON MRSM)

_________________________________________________________________________

Ruj. Kami :
Tarikh :

(Nama Murid, Tingkatan/ Tahun dan Nama & Alamat MRSM)
Saudara/ Saudari,
MESYUARAT KELAB PENCEGAHAN JENAYAH BIL 1/ 2020
Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk.
2. Sukacita dimaklumkan bahawa satu mesyuarat akan diadakan bagi membincangkan
pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun _________ pada ketetapan berikut:

Tarikh :
Masa :
Tempat :

3. Kehadiran saudara/ saudari amatlah diharapkan demi melicinkan pelaksanaan aktiviti
yang dirancang agar dapat dijalankan dengan jayanya di samping meningkatkan nama baik
kelab.

4. Keprihatinan saudara/ saudari dalam hal ini didahului dengan ucapan ribuan terim
kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“MENCEGAH LEBIH BAIK DARIPADA MEMERANGI”
Saya yang menurut perintah,

(NAMA PENUH)
Setiausaha,
Kelab Pencegahan Jenayah,
MRSM ……………………
s.k. 1. Ketua Guru Penasihat
2. Fail.

50

BORANG PEMANTAUAN KELAB PENCEGAHAN JENAYAH

Tarikh : ……………………………………………………………….….
Maktab : …………………………………………………………………..
Alamat : …………………………………………………………………..
No. Telefon : …………………………………………………………………..
Enrolmen Pelajar : …………………………………………………………………..
Bilangan Ahli Kelab : …………………………………………………………………..
Nama Guru Penasihat 1. : …………………………………………………………………..
2. : …………………………………………………………………..

Bahagian A – Jawatankuasa Ada Tiada
Ada Tiada
Bil. Perkara
1. Senarai Ahli Jawatankuasa Induk
2. Senarai Ahli Jawatankuasa Kelab
3. Senarai nama ahli kelab
4. Carta organisasi:
Induk
Kelab

Bahagian B – Pengurusan Jawatankuasa Induk

Bil. Perkara
1. Surat Permohonan Penubuhan (Salinan)
2. Surat Kelulusan Pengetua (Salinan)
3. Surat Perlantikan Jawatankuasa Induk
4. Perlembagaan
5. Surat Pekeliling
6. Buku Panduan Pelaksanaan KPJ
7. Surat Keluar / Surat Masuk
8. Surat Panggilan Mesyuarat
9. Minit Mesyuarat Jawatankuasa
10. Borang Pemantauan
11. Rancangan Tahunan
12. Laporan Tahunan

51

Bahagian C Ada Tiada
1. Pengurusan Jawatankuasa Kelab
Bil. Perkara
1. Perlembagaan
2. Borang Keahlian
3. Rancangan Tahunan
4. Rekod Kehadiran
5. Penyata Kewangan
6. Surat Panggilan Mesyuarat
7. Laporan Tahunan
8. Surat Permohonan Penubuhan
9. Surat Kelulusan Pengetua
10. Surat Perlantikan Jawatankuasa

2. Pelaksanaan Aktiviti (Perancangan aktiviti mestilah antara 12 hingga
18 aktiviti setahun)

Bil. Perkara Ada Tiada

1. Perancangan Aktiviti

2. Jadual Aktiviti

3. Jadual Kedatangan Ahli

4. Jadual Lawatan Pegawai Perhubungan PDRM

5. Data Salah Laku Pelajar

6. Prosedur Tindakan Kes Disiplin Pelajar

3. Kemudahan Ada Tiada
Bil. Perkara
1. Bilik Khas / Bilik Operasi
2. Sudut Kelab Pencegahan Jenayah
3. Papan Kenyataan

Lain-lain
4. (Nyatakan)

4. Pencapaian / Penganugerahan Ada Tiada
Bil. Perkara
1. Peringkat PPG / Daerah / Zon
2. Peringkat Negeri
3. Peringkat Kebangsaan
4. Peringkat Antarabangsa

52

Ulasan:

1. Tahniah. Kelab Pencegahan Jenayah tuan telah berjaya memenuhi ciri-ciri
sebagai sebuah kelab yang berkesan dan boleh dijadikan sebagai modal
untuk dicontohi oleh kelab-kelab yang lain.

2. Tahniah. Secara keseluruhan aktiviti Kelab Pencegahan Jenayah Maktab
tuan telah berjaya menjalankan aktiviti dengan baik. Walau bagaimanapun
sila beri perhatian kepada perkara-perkara berikut:

i. ………………………………………………………………………………….

ii……………………………………………………………………………………

3. Keseluruhan aktiviti Kelab Pencegahan Jenayah tuan di tahap sederhana.
Perbincangan, penumpuan dan penyeliaan harus ditumpukan berdasarkan
aspek-aspek berikut:

i. ………………………………………………………………………………….

ii……………………………………………………………………………………

“LUAR BANDAR SEJAHTERA”
Saya yang menjalankan amanah,

-NAMA PENGETUA-
Pengetua
Maktab Rendah Sains MARA
s.k.
Fail TPPB
Fail KPJ

53

Lampiran 2

CONTOH

PERLEMBAGAAN

KELAB PENCEGAHAN JENAYAH
MRSM MERSING

54

1.0 NAMA
Nama kelab ini ialah Kelab Pencegahan jenayah MRSM Mersing (KPJ).

2.0 PEJABAT
KPJ berpejabat di:
MRSM Mersing, Jalan Jemaluang, 86800 Mersing, Johor.

3.0 LATAR BELAKANG

Kelab Pencegahan Jenayah ialah kelab yang ditubuhkan di Maktab Rendah Sains MARA
Mersing merujuk kepada Surat Edaran Bahagian Pendidikan Menengah Bil 5/2020, Majlis
Amanah Rakyat.

4.0 MATLAMAT
i. Membangkitkan kesedaran dan kepekaan pelajar-pelajar terhadap kemungkinan
wujudnya gejala antisosial di sekeliling mereka.
ii. Mewujudkan kerjasama yang erat di antara pihak maktab dan pihak polis dalam
usaha mencegah perbuatan jenayah sama ada di dalam atau di luar maktab.

iii. Membentuk komuniti pelajar yang mempunyai kesedaran tinggi terhadap aspek
pencegahan jenayah dan mempunyai kefahaman tentang penguatkuasaan
undang-undang dalam konteks mewujudkan masyarakat yang harmoni dan
aman.

55

5.0 OBJEKTIF

i. Melahirkan kesedaran dan rasa tanggungjawab dalam pencegahan jenayah.
ii. Menanamkan nilai-nilai moral yang tinggi dalam kalangan pelajar.
iii. Menimbulkan kesedaran bahawa pencegahan adalah lebih baik daripada

memerangi jenayah.
iv. Menyediakan garis panduan tentang cara-cara pencegahan dan menjalankan

aktiviti yang bersesuaian.
v. Melahirkan pelajar-pelajar yang bertanggungjawab dalam hal menangani

jenayah demi agama, bangsa dan negara.

6.0 PERANAN AHLI

Peranan Ahli KPJ MRSM Mersing ialah untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti yang mengambil
kira lima domain pembangunan pelajar MRSM Mersing:

i. Pembudayaan Adab Pelajar (rujuk Buku Panduan & Penilaian Adab-Adab
Pelajar & Amalan Doa Harian, MARA)

ii. Peningkatan Disiplin Pelajar (rujuk Buku Panduan Pengurusan Asrama,
Cawangan Hal Ehwal Pelajar, Bahagian Pendidikan & Latihan Menengah,
MARA)

iii. Perpaduan Pelajar (rujuk Buku Panduan Pengurusan Asrama, Cawangan Hal
Ehwal Pelajar, Bahagian Pendidikan & Latihan Menengah, MARA)

iv. Patriotisme (rujuk Buku Panduan Pengurusan Asrama, Cawangan Hal Ehwal
Pelajar, Bahagian Pendidikan & Latihan Menengah, MARA)

v. Jati diri (rujuk Buku Panduan Pengurusan Asrama, Cawangan Hal Ehwal
Pelajar, Bahagian Pendidikan & Latihan Menengah, MARA)

56

7.0 JAWATANKUASA

i. Penaung (Pengetua)
ii. Penasihat (Timbalan Pengetua Pembangunan Bakat)
iii. Guru Penasihat (2 orang)
iv. AJK Kelab:

a) Presiden (seorang pelajar)
b) Timbalan Presiden (seorang pelajar)
c) Setiausaha (seorang pelajar)
d) Penolong Setiausaha (seorang pelajar)
e) Bendahari (seorang pelajar)
f) Ahli Jawatankuasa (lima orang pelajar)
g) Keahlian (terbuka kepada 20 orang pelajar)

8.0 PERLANTIKAN AHLI JAWATANKUASA

Perlantikan ahli jawatankuasa dibuat dalam Mesyuarat Agung dengan cara undi oleh ahli-ahli
yang layak ATAU melalui perlantikan terus oleh guru penasihat. Undian boleh dibuat secara
terbuka oleh ahli-ahli yang hadir atau secara sulit atau secara maya oleh semua ahli yang layak
bergantung kepada keputusan jawatankuasa kerja/ guru penasihat.

9.0 JAWATANKUASA KERJA

Jawatankuasa kerja hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali setahun atau pada bila-
bila masa jika didapati perlu selepas memberitahu secara bertulis kepada ahli-ahlinya oleh
setiausaha dalam tempoh 5 hari sebelum tarikh mesyuarat.

10.0 KORUM MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA

Mesyuarat jawatankuasa kerja boleh dijalankan jika dihadiri oleh sekurang-kurangnya separuh
daripada jumlah ahli Jawatankuasa yang dilantik. Jika dalam sebarang mesyuarat didapati tidak
cukup korum, mesyuarat itu hendaklah ditangguhkan kepada suatu masa lain dan perkara-

57

perkara yang patut dibawa dalam mesyuarat asal itu perlu dibawa semula dalam mesyuarat
tersebut tanpa mengendahkan sama ada cukup korum atau tidak.
11.0 MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA

i. Semua perkara-perkara yang dibincangkan dan dipersetujui dalam mesyuarat
jawatankuasa kerja hendaklah ditulis dan disimpan oleh setiausaha dalam
sebuah buku/ fail.

ii. Setiausaha hendaklah kemudiannya menyediakan minit mesyuarat untuk edaran
semua ahli jawatankuasa kerja sebelum mesyuarat yang akan datang.

12.0 TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA KERJA

i. Presiden: Mempengerusikan semua mesyuarat, memantau segala kerja-kerja
KPJ amnya, dan memanggil mesyuarat apabila dirasakan perlu menerusi
setiausaha. Presiden hendaklah menandatangani minit mesyuarat dan catatan
keputusan setelah diluluskan.

ii. Timbalan Presiden: Menjalankan kerja-kerja yang dilaksanakan oleh presiden
apabila ketiadaan presiden. Membantu presiden memantau perjalanan KPJ dari
masa ke masa.

iii. Setiausaha:
1) Menyimpan dengan betul segala buku-buku/ fail-fail yang tertentu, daftar-
daftar dan dokumen lain berkaitan bagi pihak KPJ;
2) Memanggil dan menghadiri mesyuarat-mesyuarat jawatankuasa kerja dan
mesyuarat agung;
3) Menyediakan minit mesyuarat;
4) Menandatangani bagi pihak KPJ dan menjalankan urusan surat menyurat;
5) Menyediakan penyata tahunan untuk mesyuarat agung;
6) Menjalankan kerja-kerja lain seperti yang diarahkan oleh jawatankuasa
kerja;
7) Menyimpan Buku Daftar Ahli KPJ.

iv. Bendahari:
1) Menyimpan dengan betul segala buku kira-kira, menerima dan
membelanjakan wang KPJ mengikut arahan jawatankuasa kerja;
2) Menulis resit-resit, baucar-baucar serta menandatanganinya;
3) Menyediakan penyata kira-kira kewangan untuk mesyuarat jawatankuasa
kerja dan Mesyuarat Agung;
58

4) Menyimpan wang KPJ termasuk “wang runcit” (diserahkan kepada guru
penasihat atas dasar keselamatan pelajar);

5) Menyimpan wang KPJ wang KPJ dengan guru penasihat seperti diarahkan
oleh jawatankuasa kerja.

13.0 KUASA DAN TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA KERJA

i. Mengesahkan keahlian;
ii. Mengetuai/ membantu biro-biro bagi bidang-bidang tugas tertentu yang telah

ditubuhkan berdasarkan kepada keputusan mesyuarat jawatankuasa kerja KPJ;
iii. Mengisi tempat mana-mana ahli jawatankuasa kerja yang kosong dan sekiranya

tiada calon dengan perkenan pengerusi melantik ahli jawatankuasa baru dalam
kalangan ahli biasa;
iv. Menubuhkan jawatankuasa kecil jika dikehendaki kerana sesuatu perkara yang
khas;
v. Menyediakan penyata-penyata serta laporan-laporan tahunan berkaitan
mengikut keperluan;
vi. Menjalankan segala kerja-kerja berkaitan KPJ, secara amnya, seperti yang telah
dipersetujui dalam mesyuarat agung dan mesyuarat jawatankuasa kerja.

14.0 MESYUARAT AGUNG

i. Mesyuarat Agung hendaklah diadakan sekurang-kurangnya setahun (1) sekali/
dwitahunan, tidak lewat dari akhir bulan Jun atau tarikh yang sesuai yang
ditentukan oleh guru penasihat.

ii. Setiausaha hendaklah menghantar kepada tiap-tiap ahli sekurang-kurangnya 14
hari sebelum diadakan mesyuarat satu agenda (acara mesyuarat) termasuk
salinan-salinan peringatan mesyuarat dan laporan-laporan, cadangan-cadangan
berserta dengan penyata kewangan KPJ bagi tahun yang lalu yang telah diaudit/
disemak oleh juruaudit dalaman yang dilantik.

iii. Salinan surat ini hendaklah senang diperoleh ahli-ahli.

59

15.0 KORUM MESYUARAT AGUNG

i. Korum untuk mesyuarat agung hendaklah tidak kurang daripada satu pertiga (1/3)
bilangan ahli-ahli atau seramai 30 orang, mana-mana yang terkuran;

ii. Sekiranya korum bagi sesuatu mesyuarat agung tidak mencukupi, mesyuarat itu
hendaklah ditangguhkan kepada suatu masa yang lain, selepas dari tiga minggu asal
mesyuarat agung dan perkara-perkara yang hendak dibincangkan patut dibawa
semula dalam mesyuarat itu dengan tidak mengendahkan sama ada cukup korum
atau tidak.

iii. Jika korum masih tidak mencukupi, maka berkuasa ahli-ahli yang hadir untuk
menjalankan mesyuarat tetapi tidaklah berkuasa mengubah apa-apa Perlembagaan
KPJ dan membuat apa-apa keputusan mengenai semua ahli.

iv. Mesyuarat agung akan dipengerusikan oleh presiden atau timbalan presiden (jika
pengerusi tidak hadir) atau jika kedua-duanya tidak hadir, ahli lain yang dipilih oleh
mesyuarat.

v. Perkara-perkara untuk mesyuarat agung tahunan adalah seperti berikut:
a) Membentang dan menerima penyata/ laporan tahunan.
b) Membentang dan menerima penyata kewangan tahunan.
c) Memilih ahli jawatankuasa tetap.
d) Memilih dua (2) orang juruaudit dalaman
e) Melantik pemegang amanah jika dikehendaki.
f) Menimbangkan perkara-perkara lain yang diberitahu secara bertulis
kepada setiausaha 7 hari sebelum tarikh mesyuarat.

60

16.0 MESYUARAT AGUNG KHAS

Mesyuarat agung khas boleh diadakan:

i. Bila difikirkan mustahak oleh jawatankuasa kerja atau atas permintaan ramai
dengan bertulis oleh tidak kurang daripada satu perlima 1/5 daripada jumlah ahli
yang berhak mengundi dengan menerangkan tujuan dan sebab mengadakannya
kepada setiausaha.

ii. Mesyuarat agung khas yang diminta oleh ahli hendaklah diadakan pada suatu tarikh
dalam tempoh satu bulan daripada tarikh penerimaan permintaan mesyuarat agung
khas.

iii. Pengumuman dan agenda untuk mesyuarat agung khas hendaklah diedarkan oleh
setiausaha kepada semua ahli sekurang-kurangnya 14 hari sebelum tarikh yang
telah ditetapkan untuk bermesyuarat atau mengikut kesesuaian keadaan.
jawatankuasa kerja.

iv. Perenggan 14(i) dan 14(ii) dalam perlembagaan ini berkenaan korum dan
penangguhan mesyuarat agung tahunan terpakai untuk mesyuarat agung khas.

v. Setiausaha hendaklah menghantar kepada setiap ahli satu salinan minit mesyuarat
agung khas dalam tempoh 3 bulan selepas selesai mesyuarat.

17.0 KEWANGAN

i. Semua wang diterima oleh KPJ ini hendaklah disimpan oleh guru penasihat.
ii. Segala wang dan harta KPJ adalah menjadi tanggungan jawatankuasa kerja KPJ

ketika itu.
iii. Bendahari diberi kuasa mengeluarkan wang KPJ dibawah pemantauan sepenuhnya

guru penasihat.
iv. Tahun kewangan KPJ adalah bermula pada 1 Januari dan berakhir pada 31

Disember, tiap-tiap tahun.
v. Segala pengeluaran wang KPJ mestilah direkodkan dan disimpan oleh bendahari.

61

18.0 PENGGUNAAN WANG

Wang KPJ boleh digunakan atas salah satu atau sebahagian atau kesemua perkara-
perkara di bawah (dengan mendapat kebenaran guru penasihat):

i. Pembayaran perbelanjaan pentadbiran KPJ.
ii. Pembayaran bantuan dan sumbangan kepada ahli.
iii. Pembayaran bagi mengeluarkan majalah, jurnal, artikel serta perbelanjaan

mencetak dan pengedaran untuk kepentingan ahli-ahli.
iv. Pembayaran kerana menguruskan ceramah yang dikaitkan dengan kepentingan

ahli dan perkara lain yang difikirkan munasabah oleh jawatankuasa kerja.

19.0 AKTIVITI

i. Ceramah dan Dialog:
a) Pencegahan Jenayah oleh pegawai perhubungan polis
b) Penyalahgunaan dadah dan hukumannya

ii. Kursus, Bengkel dan Seminar:
a) Membentuk keterampilan diri
b) Pembentukan sahsiah pelajar

iii. Lawatan Sambil Belajar:
a) Penjara
b) Sekolah Henry Gurney

iv. Kempen:
a) Anti-jenayah
b) Anti-merokok
c) Anti-dadah

v. Perkhemahan:
a) Kem Motivasi untuk pelajar berisiko tinggi
b) Perkhemahan Jati Diri

62

vi. Pertandingan:
a) Sketsa jenayah pelajar sekolah
b) Mencipta logo dan slogan anti-jenayah

vii. Penerbitan:
a) Menerbitkan buletin KPJ
b) Mengedarkan berita-berita pencegahan jenayah

viii. Program-program Khas:
a) Karnival KPJ
b) Program bersama PDRM (cth: Rakan Cop)
c) Program Jati Diri

Disediakan oleh:

…………………………………….
ASRUL AZAMIN BIN MASIRON
(Timbalan Pengetua Pembangunan Bakat)

Diluluskan oleh:

………………………………….
MOHD ZAKI BIN AB RASHID
(Pengetua)

SEKIAN

63