การบริหารงานเอกสาร-บทที่-6 (1)

การบริหารงานเอกสาร

เสนอ
ครปู รยี า ปันธยิ ะ

จดั ทาโดย
นางสาวอังค์วรา มงุ เมือง

เลขท่ี 8 สบล.62.1
สาขาวชิ าการเลขานุการ

รายงานน้เี ป็นส่วนหน่ึงของรหสั วิชา 3203 - 2005
วชิ า การจัดการสานักงาน

ภาคเรยี นท่ี 1 ปีการศึกษา 2563
วิทยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง

การบริหารงานเอกสาร

เสนอ
ครปู รยี า ปันธยิ ะ

จดั ทาโดย
นางสาวอังค์วรา มงุ เมือง

เลขท่ี 8 สบล.62.1
สาขาวชิ าการเลขานุการ

รายงานน้เี ป็นส่วนหน่ึงของรหสั วิชา 3203 - 2005
วชิ า การจัดการสานักงาน

ภาคเรยี นท่ี 1 ปีการศึกษา 2563
วิทยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง

ก

คานา

รายงานเล่มนี้เป็นส่วนหน่ึงของวิชา 3203 - 2005 การจัดการสานักงานจัดทาข้ึนเพ่ือ
เผยแพรเ่ นือ้ หาเกีย่ วกับเร่ือง การบรหิ ารงานเอกสาร เพ่อื ใหผ้ ู้ทสี่ นใจนาไปปรับใชใ้ นชีวติ ประจาวัน

ผู้จัดทาได้ประมวลเน้ือหาจากแหล่งต่าง ๆ แล้วนามาประกอบกับความรู้และประสบการณ์
ของผู้จัดทาผู้จัดทาหวังเป็นอย่างย่ิงว่า รายงานเล่มนี้คงจะเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่าน ท้ังนี้ผู้จัดทายินดีรับฟัง
ข้อเสนอแนะ เพ่ือนาไปปรบั ปรุงเน้ือหาให้ครบถว้ น สมบูรณ์ยง่ิ ขึน้ ต่อไป

นางสาวอังค์วรา มงุ เมือง
ผู้จดั ทา

สารบญั ข

เร่ือง หน้า

คานา ก
สารบัญ ข
การบรหิ ารงานเอกสาร
1
ความหมาย ความสาคัญของเอกสาร 2
วงจรชวี ติ ของเอกสาร 3
กระบวนการบรหิ ารงานเอกสาร 4
การผลิตเอกสาร 5
จุดม่งุ หมายของการผลิตเอกสาร 5
ประเภทเอกสาร 6
การยมื เอกสาร 7
การทาสาเนาเอกสาร 8
การจดั เกบ็ เอกสาร 9-10
การทาลายเอกสาร ค
แหลง่ อ้างอิง

สารบญั ภาพ

รปู ท่ี 1 การบริหารงานเอกสาร หนา้
รปู ท่ี 2 วงจรชีวิตของเอกสาร
รปู ที่ 3 การยมื เอกสาร 1
รปู ท่ี 4 การทาสาเนาเอกสาร 2
รูปที่ 5 การทาลายเอกสาร 6
7
10

1

การบริหารงานเอกสาร

1. ความหมาย ความสาคัญของเอกสาร

เอกสาร หมายถงึ กระดาษท่ีใชใ้ นงานธุรกิจ หนังสอื แบบฟอรม์ แผนท่ี และวัตถอุ ืน่ ๆ ทีบ่ รรจขุ อ้ ความทั้ง
ยังอาจรวมถึงส่ือกลางท่ีใช้ในการจัดทาข้อมูลตา่ งๆ ของธุรกจิ ด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบแบบฟอรม์ เอกสารทาง
ธรุ กจิ ตา่ งๆ เป็นตน้

1.2 ความสาคัญของเอกสาร

เอกสารทางธุรกิจเป็นเอกสารที่จัดทาข้ึนเพื่อเป็นหลักฐานในการอ้างอิงและมีผลตามกฎหมายเอกสาร
ทางธุรกจิ มีความสาคัญตอ่ ธรุ กจิ ดงั นี้

1.2.1 เพ่ือใช้เปน็ หลกั ฐานอ้างอิง เมอื่ ผดิ สญั ญาหรือข้อตกลง ซ่งึ มผี ลตามกฎหมาย
1.2.2 เพื่อใหส้ ามารถติดตอ่ ธุรกจิ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
1.2.3 ช่วยสรา้ งความนา่ เชอื่ ถือในการตดิ ต่อธรุ กิจ
1.2.4 เพอ่ื ใช้เป็นขอ้ มูลสนบั สนุนดา้ นการบรหิ ารงานใหม้ ีประสทิ ธิภาพ
1.2.5 เพื่อใชเ้ ป็นขอ้ มลู ในกาบนั ทกึ บญั ชี
1.2.6 เพือ่ ให้เกดิ สภาพคลอ่ งในการถอื หรือเปลี่ยนมือเกยี่ วกบั หลกั ทรัพย์ทางธุรกจิ
1.2.7 เพื่อประโยชน์ในการค้าระหว่างประเทศ
1.2.8 เพ่อื ใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการตรวจสอบของกรมสรรพากร และการเรยี กร้องคา่ เสียหาย

รูปที่ 1 การบริหารงานเอกสาร

2

2. วงจรชีวิตของเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสานกั งาน ครอบคลุมกระบวนการต่างๆ นับต้ังแต่การผลิต การเผยแพร่
การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืนและการกาจัด เพราะเอกสารถือเป็นเคร่ืองมือสาคัญในการสื่อสารภายใน
สานักงานและองค์การ เอกสารเป็นส่ือท่ีบรรจุสารสนเทศ เพื่อช่วยให้สานักงานดาเนินการได้ตามภารกิจท่ีได้
วางไว้ ระบบการผลิตเอกสารแบ่งออกเป็น ระบบประมวลคา ระบบดีทีพีหรือการพิมพ์ต้ังโต๊ะ และระบบการ
จัดทาสาเนาเอกสาร และครอบคลุมไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบหรือสื่อประเภทใดระบบจัดเก็บและค้นคืน
ครอบคลุมระบบท่ีช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ในสานักงาน เพื่อเอื้อประโยชน์ในการค้นคืน โดยวิเคราะห์
เน้ือหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจาแนกหมวดหมู่ของเอกสาร และกาหนดวิธีการในการค้นคืน
เอกสารทไี่ ดจ้ ัดเกบ็ ไว้ เพือ่ ใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถเข้าถงึ เอกสารได้อยา่ งรวดเรว็ สะดวกและทันต่อเหตุการณ์

2.1 วงจรเอกสารในสานกั งาน ประกอบดว้ ย

2.1.1 การผลติ เอกสาร
2.1.2 การเผยแพร่เอกสาร
2.1.3 การใช้เอกสาร
2.1.4 การจดั เกบ็ เอกสาร
2.1.5 การกาจัดเอกสาร

รูปท่ี 2 วงจรชวี ติ ของเอกสาร

3

3. กระบวนการบริหารงานเอกสาร
3.1 การบรหิ ารงานเอกสารทม่ี ปี ระสทิ ธิภาพของแตล่ ะองคก์ ร ทาหน้าท่ดี ังตอ่ ไปนี้

3.1.1 นโยบายบรหิ ารงานเอกสาร กาหนดวา่ จะบรหิ ารงานเอกสารในส่วนของสถานที่การจัดเก็บ
เอกสารไว้ท่ีศูนย์กลางของเอกสารแห่งเดียวในองค์กร หรือแยกไว้ตามแผนกหรือหน่วยงานย่อยหรือใช้ทั้ง 2
ระบบ คือท่ีศูนย์กลางและตามแผนกด้วย รวมถึงการกาหนดแบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน ให้เป็นรูปแบบ
เดยี วกันท้ังองคก์ ร

3.1.2 การฝึกอบรมพนักงาน ให้มีความรู้เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเพื่อให้การปฏิบัติงาน
ด้านเอกสารมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะพนักงานท่ีได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบเก่ียวกับงานเอกสาร จะต้องมี
ความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานด้านเอกสารได้อย่างถูกต้อง โดยทาการฝึกอบรมพนักงานที่รับผิดชอบ
เกย่ี วกบั งานเอกสารก่อนเข้ารบั การปฏิบตั ิงานในหน้าท่ี

3.1.3 มาตรฐานระบบงานการบริหารงานเอกสารต้องมีการกาหนดมาตรฐานระดับเดียวกันทั้ง
องค์กรเช่น ใช้ระบบการเก็บเอกสารตามตัวอักษร โดยจาแนกหมวดหมู่เอกสารตามช่ือเร่อื งหรือถ้าเป็นองค์กร
ธุรกิจประเภทประกันภัย ใช้ระบบการเก็บเอกสารตามตัวอักษรโดยจาแนกเอกสารตาม ช่ือ-สกุลของบุคคล
เปน็ ต้น เพอื่ ให้การบรหิ ารและการควบคุมเอกสารทาไดง้ ่ายและสะดวกข้นึ

3.1.4 กาหนดสถานท่ีเก็บเอกสาร องค์กรต้องกาหนดสถานท่ีเก็บเอกสารให้สอดคล้องตาม
นโยบายการบริหารงานเอกสารท่ีกาหนดให้จัดเก็บเอกสารในรูปแบบใด และจัดสถานท่ีใหเ้ ปน็ สัดส่วนชดั เจนว่า
ส่วนใดเก็บเอกสารสาคัญ ส่วนใดเก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงาน โดยกาหนดพ้ืนท่ีให้เหมาะสมเพียงพอและมี
ความปลอดภยั

3.1.5 กาหนดอายุของเอกสารเอกสารแต่ละฉบับมีความสาคัญแตกต่างกันและความสาคัญของ
เอกสารจะเป็นตัวกาหนดอายุการเก็บเอกสาร ดังนั้นพนักงานที่มีหน้าที่จัดเก็บเอกสารจะต้องทราบว่าเอกสาร
ประเภทใดเก็บไว้ก่ีปี เอกสารช้ินใดจะต้องเก็บรักษาตลอดไป เอกสารสาคัญมีอะไรบ้าง กรณีท่ีเป็นองค์กร
ราชการต้องปฏิบตั ิตามระเบยี บงานสารบรรณของสานกั นายกรฐั มนตรี พ.ศ.2526 เมอื่ ครบกาหนดเวลาการเก็บ
รกั ษา จะต้องทาลายเอกสาร เพอ่ื ลดตน้ ทุนในการจดั เกบ็

3.1.6 กาหนดวธิ กี ารโอนเอกสารทป่ี ฏบิ ัติเสร็จเรียบร้อยแลว้ ไว้ในแหลง่ เกบ็ เอกสารเฉพาะเพื่อให้
มีพ้นื ทีจ่ ัดเกบ็ เอกสารระหวา่ งปฏบิ ตั งิ านเพียงพอซงึ่ จะใชว้ ิธีการ โอนเปน็ งวด ๆ หรือ โอนต่อเนอ่ื งเรือ่ ย ๆ ข้ึนอยู่
กบั ปริมาณเอกสาร ตามนโยบายการบรหิ ารงานเอกสาร และวิธปี ฏบิ ัตงิ านทีก่ าหนดไว้

3.1.7 การกาหนดวธิ กี ารจดั เก็บเอกสารสาคัญ เอกสารท่ีมีความสาคญั ต่อองค์กร หรือเป็นความ
สุดยอดไม่สามารถเปิดเผยให้บุคคลภายนอกรับรู้เช่น สัญญาต่าง ๆ เอกสารทางกฎหมาย กลยุทธ์ทางการค้า
ต้องเกบ็ เอกสารไว้ในแหล่งท่มี ีความปลอดภยั อย่างรอบคอบ ไมใ่ หเ้ กิดความเสียหายตอ่ องค์กรได้ โดยจดั เก็บใน
แหล่งเก็บเฉพาะเอกสารสาคัญ ถ้าปริมาณเอกสารสาคัญมีจานวนมาก อาจจะจัดเก็บแยกตามหมวดหมู่ของ
เอกสาร หรือ ถ้าปริมาณเอกสารไม่มาก อาจจะจัดเก็บเอกสารรวมกันไว้ในแฟ้มเดยี วก็ได้ และเอกสารเหลา่ นี้
ตอ้ งอยูใ่ นความควบคุมของฝ่ายบริหาร

4

4. การผลติ เอกสาร
4.1 ความหมายและความสาคญั ของการผลิตเอกสาร

การผลิตเอกสาร หมายถึง การจัดทา การสร้างเอกสารต่าง ๆ ขึ้นเพ่ือติดต่อส่ือสารกับหน่วยงานภายนอก หรือ
ภายในหน่วยงาน และที่ เราพบเห็นอยู่ ทั่วไปจะมีรูปแบบที่หลากหลายแตกต่างกันไปขึ้นอยู่ กับวัตถุประสงค์
ของการผลิตเอกสารน้ัน ของแต่ ละสานักงานบางสานักงานจะเน้นท่ี ความสวยงามประณีต บางสานักงานจะ
เน้นที่ ความเรียบง่าย บางสานักงานเน้นในด้านความประหยัด ดังนั้นการท่ีเอกสารที่ผลิตออกมาของแต่ ละ
สานกั งานจะแสดงคณุ ค่าในตัวเองให้แกผ่ อู้ า่ น

4.2 ประเภทของการผลิตเอกสาร

การจัดทา การสร้างเอกสารต่างๆ ขึ้นเพื่อติดต่อส่ือสารกับหน่วยงานภายนอก หรือภายในหน่วยงาน
และท่ีเราพบเห็นอยู่ ทั่วไปจะมีรูปแบบที่ หลากหลายแตกต่างกันไปข้ึนอยู่กับวตั ถุประสงค์ของการผลิตเอกสาร
น้ันของแต่ละสานักงานบางสานักงาน จะเน้นท่ี ความสวยงาม ประณีต บางสานักงานจะเน้นท่ีความเรียบง่าย
บางสานักงานเน้นในด้านความประหยัด ดังน้ันการที่เอกสารที่ผลิตออกมาของแต่ละสานักงานจะแสดงคุณค่า
ในตัวเองให้แก่ ผอู้ า่ น

4.3 บทบาทของเอกสารชนดิ ต่าง ๆ

4.3.1 บทบาทเอกสารในงานส่ือมวลชน เอกสารชนิดต่าง ๆ มีความสาคัญในด้านการนาเสนอ
ข้อมลู ข่าวสาร สาระ และความบันเทิงงานสื่อมวลชนต้องเผยแพร่ จึงต้องผลิตเอกสารเช่นหนงั สือพมิ พ์ วารสาร
นติ ยสาร เปน็ ตน้

4.3.2 บทบาทของเอกสารที่ ผลิตในสถานศกึ ษา สอื่ สิ่งพิมพถ์ ูกนาไปใช้ในสถานศึกษาโดยท่ัวไปซึ่ง
ทาให้ผู้เรียน ผู้สอนเข้าใจในเนื้อหามากขึ้น เช่น หนังสือ ตารา แบบเรียน แบบฝึกหัดสามารถพัฒนาได้เป็น
เนอ้ื หาในระบบเครอื ขา่ ยอนิ เทอรเ์ นต็ ได้

4.3.3 บทบาทของเอกสารที่ ผลิตในด้านธุรกิจ เอกสารพิมพ์ท่ี ถูกนาไปใช้ในงานธุรกิจประเภท
ตา่ ง ๆ เช่น งานโฆษณา ไดแ้ ก่ การผลติ หัวจดหมาย/ซองจดหมาย ใบเสร็จ เปน็ ต้น

4.3.4 บทบาทของเอกสารทผี่ ลิตในงานธนาคาร ซึง่ รวมถงึ งานการเงนิ และงานเกยี่ วกบั หลักฐาน
ทางกฎหมาย ได้นาสือ่ ส่ิงพมิ พห์ ลาย ๆ ประเภทมาใชใ้ นการดาเนินงาน

4.4.5 บทบาทของเอกสารที่ ผลิตในห้างสรรพสินค้า และร้านค้าปลีกเอกสารท่ีทาง
ห้างสรรพสินคา้ หรอื ร้านค้าปลกี ใช้ในการดาเนินธรุ กิจ ไดแ้ ก่ ใบปิดโฆษณาตา่ ง ๆ ใบปลิว แผน่ พับ จุลสาร

5

5. จดุ ม่งุ หมายของการผลิตเอกสาร

จุดมุ่งหมายของการผลิตเอกสารเพ่ือการส่ือสารกิจกรรมทางธุรกิจซึ่งกันและกันและ สาหรับใช้เป็น
หลักฐานอ้างอิงเพ่ือให้เกิดความเข้าใจอย่างถูกต้องตรงกัน และเป็นวิธีการที่ จะสื่อให้ผู้อ่ืนได้ทราบถึงส่ิง ต่าง ๆ
ท่ีต้องการเผยแพร่ โดยใช้เคร่ืองมืออุปกรณ์ท่ี ทันสมัยตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยีท่ีได้พัฒนาอยู่เสมอ
ผู้ผลิตมเี ป้าหมายในการจดั ทาเอกสาร เพื่อสาเหตุดงั ต่อไปน้ี

- เพ่ือใหเ้ ขา้ ใจในข้อความในแนวเดยี วกัน
- เพอ่ื ประชาสมั พันธใ์ ห้บคุ คลอ่ืนทราบถึงจุดประสงค์การเผยแพร่
- เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบ สวยงาม
- เพอ่ื เพ่มิ ประสิทธิภาพในการปฏบิ ัตงิ านของพนักงาน
- เพ่ือให้เกิดความประทบั ใจแกผ่ ้รู ับขอ้ มลู
- เพื่อเปน็ การกระตุน้ ใหผ้ ้รู บั เกดิ ความตดั สนิ ใจ
- เพื่อเป็นการย้าเตือนความทรงจาของผู้รับ
- เพ่ือให้ทราบขอ้ เท็จจรงิ จากขอ้ ความหรือข้อมูลในเอกสาร

6. ประเภทเอกสาร

การจัดทาการสร้างเอกสารต่าง ๆ ข้ึนเพื่อติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานภายนอก หรือภายในหน่วยงาน
และที่ เราพบเห็นอยู่ ท่ัวไปจะมีรูปแบบที่ หลากหลายแตกต่างกันไปข้ึนอยู่ กับวัตถุประสงค์ของการผลิต
เอกสารน้ัน ของแต่ละสานักงานบางสานักงาน จะเน้นท่ี ความสวยงาม ประณีต บางสานักงานจะเน้นท่ีความ
เรียบง่าย บางสานักงานเน้นในด้านความประหยัด ดังน้ันการท่ีเอกสารที่ผลิตออกมาของแต่ละสานักงานจะ
แสดงคุณค่าในตวั เองใหแ้ ก่ ผ้อู ่าน

6.1 เอกสารที่ใช้ตดิ ต่อกนั อยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเปน็ 3 ประเภทใหญ่ๆ คอื

6.1.1 เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารท่ีหน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจ
อยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกากับสินค้า ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอ่ืนๆ
อีกมากมาย ซ่ึงเอกสารที่รับเข้ามานี้จะมีส่วนสาคัญในการบริหารงานของหน่วยงาน ท่ีหน่วยงานต้องให้
ความสาคัญแก่เอกสารเหล่านีแ้ ละตอ้ งเก็บรักษาไว้เพ่อื ใช้เป็นหลักฐานต่อไปในอนาคตดว้ ย

6.1.2 เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารทจ่ี ดั ทาข้ึนใชภ้ ายในสานักงาน อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละ
แผนกในหน่วยงานจัดทาขึ้นเพื่อให้การทางานของหน่วยงานน้ันมีความคล่องตัวมากยิ่งข้ึน หรืออาจจะเป็น
เอกสารท่ีหน่ายงานต้องการแจ้งให้พนักงานทราบก็ได้ ตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความ คาส่ัง ประกาศ สัญญา งบ
การเงนิ รายงานตา่ งๆ ของบริษัทฯ ซ่งึ เอกสารต่างๆ เหล่านีส้ ามารถใช้เป็นหลักฐานต่อไปได้

6.13 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทาด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์
รูปภาพ ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะ
สามารถบริหารจดั การไดง้ า่ ยกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ

6

7. การยืมเอกสาร
7.1 การยมื หนงั สือท่ีสง่ เกบ็ แลว้ มีหลกั เกณฑใ์ ห้ปฏบิ ตั ิดังนี้

7.1.1 ผยู้ มื จะตอ้ งแจ้งให้ทราบวา่ เรอ่ื งที่ยมื นัน้ จะนาไปใช้ในราชการใด
7.1.2 ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเร่ืองท่ียืมไว้ในบัตรยืม
หนังสือและเจ้าหน้าท่ีรวบรวมหลักฐานการยมื เรียงลาดับ วันท่ี เดือน ปี ไว้เพ่ือติดตาม ทวงถาม ส่วนบัตรยืม
หนังสือน้นั ให้เก็บไวแ้ ทนหนงั สือทถ่ี กู ยืมไป
7.1.3 การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ
ระดบั กองขนึ้ ไปหรอื ผูท้ ีไ่ ดร้ บั มอบหมาย
7.1.4 การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วน
ราชการระดับแผนกข้ึนไปหรือผ้ทู ่ีได้รับมอบหมาย
7.1.5 ห้ามมิให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ เว้นแต่จะให้ดู หรือคัดลอกหนังสือ ท้ังน้ี จะต้องได้รับ
อนญุ าตจากหวั หนา้ สว่ นราชการระดับกองขึน้ ไปหรือผทู้ ไ่ี ดร้ ับมอบหมายก่อน

แบบบตั รยืมหนงั สือ

รายการ ผ้ยู ืม ผู้รับ วนั ยืม กาหนดส่งคืน ผ้สู ่งคืน วนั ส่งคืน

ลงชื่อเร่ือง ลงช่ือบคุ คล ให้ผรู้ ับ ลงวยั เดือน ปี ลงวนั เดือน ปี ที่จะ ลงลำยมือช่ือ ผู้ ลงวนั เดือน ปี ที่
หนงั สือท่ีขอยมื ตำแหน่ง หรือ หนงั สือลง ที่ยมื ส่งหนงั สือคืน ส่งคิน ส่งหนงั สือคืน
พร้อมรหสั ของ ส่วนรำชกำร ลำยมือชื่อและ
ท่ียมื หนงั สือ วงเล็บชื่อ
หนงั สือ กำกบั พร้อม
ดว้ ยตำแหน่ง

รปู ที่ 3 การยืมเอกสาร

7

8. การทาสาเนาเอกสาร

สาเนาหนงั สอื คือเอกสารท่ีจัดทาขน้ึ เหมือนตน้ ฉบับไม่วา่ จะจดั ทาจากตน้ ฉบบั สาเนาค่ฉู บับ หรือจาก
สาเนาอีกชนั้ หนึ่ง ในกรณีมีความจาเป็นต้องใชเ้ อกสารราชการนนั้ ๆ เพ่ิมขน้ึ และเอกสารเหลา่ นน้ั ไมไ่ ดจ้ ัดทาไว้
หลายฉบบั จาเปน็ ต้องจัดทาสาเนาข้ึนเพ่ือใหเ้ ปน็ หลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทา
สาเนาอาจทาไดห้ ลายวธิ ี ดงั น้ี

- วิธคี ัดลอกออกจากต้นฉบบั คาตอ่ คา ใหถ้ กู ต้องกับตน้ ฉบับเดิม
- วิธถี อดหรือจัดทาพรอ้ มตน้ ฉบบั เช่น พิมพต์ น้ ฉบับพรอ้ มสาเนาเดมิ การใชก้ ระดาษคารบ์ อน
- วิธถี ่ายจากต้นฉบับ เช่น การถา่ ยดว้ ยเครอื่ งถ่ายเอกสาร
- วธิ สี ง่ ภาพเอกสารด้วยเครอื่ งมือสอ่ื สาร เชน่ โทรสาร
- วธิ ีอัดสาเนา ดว้ ยการทาใหห้ มกึ ท่กี ระดาษไขต้นฉบับตดิ ท่ีกระดาษสาเนา

8.1 ประเภทของสาเนาสาเนาแบง่ ออกเป็น 2 ประเภท คือ

8.1.1 “สาเนาคฉู่ บับ” เป็นสาเนาทีจ่ ัดทาพร้อมกับต้นฉบบั และเหมือนตน้ ฉบบั ผู้ลงลายมอื ชือ่ ใน
ต้นฉบบั จะลงลายมือชื่อ หรือลายมอื ช่อื ยอ่ ไว้ และให้ผ้รู า่ ง ผู้พิมพ์และผตู้ รวจลงลายมือชอื่ หรือลายมือชื่อย่อไว้ท่ี
ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือในกรณีท่ีมีการลงชื่อในกระดาษไข ให้เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ืองลงลายมือชือ่
กากบั ในสาเนาคฉู่ บบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

8.1.2 “สาเนา” เปน็ สาเนาท่สี ่วนราชการหรือเจา้ หน้าทจี่ ดั ทาขึ้น สาเนานอ้ี าจทาขน้ึ ด้วยการ ถ่าย
คัดอัดสาเนา หรือด้วยวิธีอื่นใด สาเนาชนิดนี้โดยปกติต้องมีการรับรองการรับรองสาเนา ให้มีคารับรองว่า
“สาเนาถูกต้อง” และให้เจ้าหน้าที่ต้ังแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเร่ืองท่ีทาสาเนานั้น ลง
ลายมอื ชื่อรบั รองพร้อมทั้งลงช่ือตวั บรรจง ตาแหนง่ และวัน เดอื น ปี ทร่ี ับรอง และโดยปกติใหม้ คี าวา่ “สาเนา”
ไวท้ ี่กง่ึ กลางหน้า เหนอื บรรทัดแรกของสาเนาหนงั สือดว้ ย

รูปท่ี 4 การทาสาเนาเอกสาร

8

9. การจัดเก็บเอกสาร

การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง กระบวนการจัดระบบจาแนกและเก็บเอกสารให้เป็น 4 การนามาใช้เม่ือ
ต้องการ ซง่ึ ถอื วา่ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสารเท่านั้น

9.1 ความสาคญั ของการเก็บเอกสาร

เม่ือธรุ กจิ ให้ความสาคัญกบั เอกสาร โดยถอื วา่ เอกสารเป็นเสมือน เอกสารใช้เป็นหลักฐานสาคัญท่ีต้อง
เก็บไว้เพอ่ื การตรวจสอ ตอ้ งมีการเกบ็ เอกสารท่ดี ี เพอ่ื รวบรวมเอกสารใหเ้ ปน็ หมวดหมู่ เปน็ ระเบียบ ขอ สะดวก
ต่อการค้นหาเม่ือต้องการใช้ และมีวิธีการเก็บเอกสารท่ีเหมาะสมการ การเก็บเอกสารจาเป็นต้องมีความรู้ด้าน
การเก็บเอกสารเป็นอย่างดีด้วย ดังน้ัน จะต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าให้พร้อม โดยคานึงถึงส่ิงต่างๆ ท่ี
เกี่ยวข้อง เชน่ สถานที่เกบ็ เอกสารระบบการจดั เกบ็ เอกสาร ขัน้ ตอนในการปฏบิ ัติเกี่ยวกบั เอกสาร เปน็ ต้น

9.2 วตั ถุประสงค์ของการเกบ็ เอกสาร

แหล่งเก็บเอกสารเปรียบเสมือนศูนย์ความจาของธุรกิจและเป็นที่รวบรวมหลักฐานต่างๆ ของธุรกิจไว้
ทง้ั หมด การทธ่ี รุ กิจเกบ็ เอกสารตา่ งๆ เหลา่ นีไ้ วร้ วมกันก็เพ่ือวตั ถุประสงคด์ งั ต่อไปน้ี

9.2.1 เพอื่ รวบรวมเอกสารทมี่ คี วามสัมพันธต์ อ่ เน่ืองกนั จัดเขา้ ไว้ใหเ้ ป็นหมวดหมู่
9.2.1 เพอื่ ความสะดวกรวดเร็ว และง่ายต่อการคน้ หา
9.2.3 เพอ่ื ให้เอกสารอยู่ในทีท่ ่ปี ลอดภัย
9.2.4 เพื่อเกบ็ เอกสารไวเ้ ป็นหลักฐานอ้างองิ ในอนาคต

9.3 องคป์ ระกอบในการเกบ็ เอกสาร

การเกบ็ เอกสารจะให้ผลดนี ั้นขน้ึ อย่กู บั องค์ประกอบ 5 ประการ คอื
9.3.1 เจ้าหน้าทเี่ ก็บเอกสาร
9.3.2 เอกสาร อยู่ในรูปของรูปภาพ ฟลิ ์ม ข้อความ แผน่ พบั ภาพโฆษณา จดหมาย
9.3.3 ระบบการจดั เกบ็ ระบบหรือวิธีการจดั เก็บเอกสารใหเ้ อกสารอยู่ในสภาพทพ่ี ร้อมจะใชง้ าน
9.3.4 อุปกรณใ์ นการจัดเก็บ
9.3.5 สถานที่ในการเกบ็

9

10. การทาลายเอกสาร
10.1 ขนั้ ตอนการทาลายเอกสาร

ขั้นตอนการทาลายหนังสือราชการ ข้ันตอนการทาลายหนังสือราชการสาหรบั หน่วยงานท่เี ริ่มดาเนินการ
คร้ังแรกขอแนะนาให้ ดาเนินการกับหนังสือท่ีเป็นเร่ืองธรรมดาสามัญซ่ึงไม่มีความสาคัญและเป็นเรื่องท่ีเกิดขึ้น
เปน็ ประจาเม่ือดาเนินการแลว้ เสร็จให้เก็บไว้ไมน่ อ้ ยกวา่ 1 ปี เป็นต้น ดงั นี้

10.1.1 เจา้ หนา้ ทผ่ี ูร้ ับผิดชอบในการเก็บหนังสือสารวจหนงั สอื ท่คี รบกาหนดอายกุ ารเกบ็ ในปี
นั้นไม่ว่าจะเป็นหนังสอื ท่ีเกบ็ ไวเ้ องหรอื ทีฝ่ ากเก็บภายใน 60 วันหลังจากวันสิน้ ปปี ฏิทนิ

10.1.2 จัดทาบญั ชหี นังสือขอทาลาย ตามแบบท่ี 25 ท้ายระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่
ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 อยา่ งน้อยให้มีต้นฉบบั และสาเนาค่ฉู บับ พร้อมกรอกรายละเอยี ด

10.1.3 เสนอบัญชีหนังสือขอทาลายต่อหัวหน้าส่วนราชการเพ่ือพิจารณาแต่งตั้ง
คณะกรรมการทาลายหนังสือหัวหน้าส่วนราชการแต่งต้ังคณะกรรมการทาลายหนังสือประกอบด้วยประธาน
กรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งต้ังจากข้าราชการตั้งแตร่ ะดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้น
ไปถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าท่ีได้ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหน่ึงทาหน้าที่
ประธานมติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทาบันทึกความเห็นแย้งไว้
หนา้ ท่ีของคณะกรรมการทาลายหนงั สอื

- พิจารณาหนงั สอื ท่ีจะขอทาลายตามบัญชีหนงั สือขอทาลาย
- กรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทาลายและควรจะขยาย
เวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใดในช่อง การพิจารณา ของบัญชีหนังสือขอ
ทาลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากาหนดเก็บหนังสือ โดยให้ประธานกรรมการทาลายหนังสือลง
ลายมือชอ่ื กากบั การแก้ไข
- กรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรให้ทาลายให้กรอก
เครอื่ งหมายกากบาท ลงในช่อง การพิจารณา ของบญั ชหี นังสอื ขอทาลาย
- เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมท้ังบันทึกความเห็นแยง้ ของคณะกรรมการ (ถ้า
ม)ี ตอ่ หัวหนา้ สว่ นราชการเพ่อื พิจารณาสง่ั การ
- ควบคุมการทาลายหนังสือซึ่งผู้มีอานาจอนุมัติให้ทาลายได้แล้วโดยการเผาหรือวิธี

อื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ และเม่ือทาลายเรียบร้อยแล้วให้ทาบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มี

อานาจอนมุ ัติทราบ

10
เมอ่ื หวั หนา้ สว่ นราชการไดร้ บั รายงานดังกล่าวแลว้ ใหพ้ จิ ารณาสงั่ การ ดงั น้ี

- ถา้ เห็นวา่ หนงั สือเรื่องใดยังไม่ควรทาลาย ใหส้ ่ังการให้เกบ็ หนังสือน้นั ไว้จนถึงเวลา
การทาลายงวดต่อไป

- ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทาลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทาลายให้สานักหอ
จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทท่ีส่วนราชการ
นั้นได้ขอทาความตกลงกบั กรมศลิ ปากรแล้ว ไมต่ ้องส่งไปใหพ้ จิ ารณา

รปู ที่ 5 การทาลายเอกสาร

ค

แหลง่ อ้างอิง

https://sites.google.com/site/6032040035computer/kar-cad-keb-xeksar
https://www.google.com/search?bih=695&biw=986&hl=th&sxsrf=AL

จดั ทาโดย
นางสาวองั ค์วรา มงุ เมอื ง
ห้อง สบล.62.1 เลขที่ 8
แผนกวิชาการเลขานุการ