การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

หนว่ ยการเรียนร้ทู ่ี 3

การใชโ้ ปรแกรมประมวลผลคา

ส า ร ะ สา คั ญ สาระการเรียนรู้

โปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Word 1.) ประโยชนข์ องโปรแกรม Microsoft Word
2010 เป็นโปรแกรมในการจัดการเอกสารต่างๆ 2010
ท่ีมีประสิทธิภาพและมีการใช้งานกันอย่าง 2.) สว่ นประกอบของโปรแกรม Microsoft
แพร่หลาย มีความสามารถในการจัดรูปแบบ Word 2010
ของเอกสารนั้นๆ และยังสามารถปรับปรุงแก้ไข 3.) การสรา้ ง การเปดิ ปิด และบันทึกเอกสาร
จัดเก็บในรูปแบบต่างเพ่ือนามาใช้ใหม่ ทาให้
การทางานมคี วามสะดวก รวดเรว็ 4.) การกาหนดขนาดเอกสาร
5.) การปรับคณุ ลักษณะของข้อความ
6.) การจักรปู แบบยอ่ หน้าและการกน้ั ระยะ
7.) การจัดตาแหนง่ กลุม่ ขอ้ ความ
8.) การกาหนดระยะบรรทดั
9.) การใสส่ ัญลกั ษณแ์ สดงหวั ข้อ

ประโยชน์ของโปรแกรม
Microsoft Word 2010

ปัจจุบันสานักงานท้ังภาครัฐและเอกชน มีการนาโปรแกรมประมวลผลคามาใช้ในการพิมพ์เอกสารและ
รายงานต่างๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากข้ึน เน่ืองจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และราคา
คอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงข้ึน ทาให้สานักงานต่างๆนิยมใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยใน
การประมวลขอ้ มลู ซง่ึ สามารถจดั ทาเอกสาร บทความ และรายงานไดอ้ ย่างรวดเร็วโดยสามารถจัดข้อความ
และเลือกแบบอักษร แก้ไข เพ่ิมเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษ
และตรวจดเู อกสารกอ่ นทจ่ี ะพมิ พเ์ อกสารจริงออกมา

ดา้ นการจดั เก็บเอกสาร เน่อื งจากเป็นระบบคอมพิวเตอร์ ทาใหเ้ อกสารทจี่ ัดเก็บไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่เป็น
กระดาษ แต่จดั เก็บในรปู แบบของไฟลข์ ้อมูล ทาใหข้ อ้ มลู อยู่ไดค้ รบถว้ นในสภาพดแี ละสมบรู ณ์

การเรียกใชข้ ้อมลู ขอ้ มลู ทจี่ ัดเกบ็ จะเปน็ ลกั ษณะของไฟลข์ ้อมลู ถา้ รู้ช่อื ไฟล์ข้อมูล และตาแหน่งที่จัดเก็บ
ก็จะสามารถหาและเปดิ ใชง้ านได้

การทาสาเนา เม่ือผู้ใช้ทาเอกสารขึ้นมาแล้วสามารถพิมพ์ ( Print ) ทางเคร่ืองพิมพ์ได้ตามจานวนที่
ตอ้ งการและพมิ พ์ก่ีคร้งั ก็ไดโ้ ดยไมจ่ ากัด สามารถนาไปใช้เปน็ สาเนาไดอ้ ยา่ งมปี ระสิทธิภาพ

การค้นหาและแกไ้ ขเอกสาร เม่อื พมิ พเ์ อกสารแล้วสามารถค้นหาคาทตี่ อ้ งการได้ หากตอ้ งการแก้ไขคาใน
เอกสารก็แก้ไขได้ทันที หรืออาจใช้เครื่องมือแก้ไขคาที่เหมือนกัน โดยแทนคาท่ีเหมือนกันด้วยคาใหม่ท่ี
กาหนดขึ้นมาได้ทนั ที

การจัดรูปแบบเอกสาร Microsoft Word 2010 สามารถจัดรูปแบบของเอกสารได้ทันทีตาม
ท่ีต้องการ เช่น ตั้งระยะด้านหน้า ด้านหลัง ด้านบน ด้านล่าง การจัดคอลัมน์ หรือใส่ข้อความหรือตัวเลขที่
หวั ประดาษและท้ายกระดาษของแตล่ ะหนา้ โดยอตั โนมัติ

การใชร้ ปู แบบทจ่ี ดั ไว้แล้ว Microsoft Word 2010 สามารถใช้การจดั รปู แบบของเอกสารที่มีไว้ให้ เพื่อ
ช่วยใหก้ ารสรา้ งเอกสารเกิดความสะดวกและเปน็ มาตรฐานโดยใช้แม่แบบสาเร็จรปู ในการสร้างเอกสาร เช่น
หัวกระดาษ ทา้ ยกระดาษ เปน็ ตน้ ซึ่งหลงั จากใชร้ ูปแบบแลว้ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนเป็นแบบที่ตนเองต้องการก็
ได้ ท้ังน้ีผ้ใู ช้ก็สร้างเองได้ดว้ ย เชน่ รายงานการประชมุ

การตรวจสอบคาผิดลักษณะใหม่ เครื่องมือในการตรวจสอบการสะกด มีการปรับปรุงให้มีความ
สอดคล้องกันมากข้ึน ซ่ึงช่วยให้มีการแก้ไขและแทนท่ีคาที่พิมพ์ผิดด้วยคาท่ีใกล้เคียงหรือถูกต้องโดย
อัตโนมัติ หลีกเล่ียงคาท่ีไม่สุภาพซึ่งเป็นพจนานุกรมแยกคา จึงช่วยให้การตรวจตัวสะกดมีความละเอียด
มากขน้ึ

การใช้เอกสารร่วมกัน เม่ือส่งแบบร่างของเอกสารเพ่ือให้ป้อนข้อมูล Microsoft Word 2010 จะช่วย
รวบรวมและจัดการตรวจทานแก้ไขและตรวจสอบข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงานเหล่าน้ันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อพร้อมท่ีจะประกาศเอกสารผ่าน Microsoft Word 2010 ทาให้ม่ันใจว่าการตรวจทานแก้ไขและ
คาแนะนาท่ียงั ไม่ไดร้ ับการแก้ไขนั้นไมไ่ ด้ซ่อนอยู่ในเอกสารที่ประกาศ

นอกจากน้ียังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ และเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลท่ีได้เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งานใน
ภายหลงั ได้ ซึ่งมีประโยชนด์ งั น้ี

1.) ช่วยให้งานเอกสารสะดวกข้ึน เช่นการเพ่ิม ลบ แทรกข้อความ การทาสาเนา
เป็นต้น

2.) ชว่ ยให้การค้นหาเอกสารและจดั เก็บเอกสารงา่ ยขน้ึ

3.) ช่วยลดข้นั ตอนการปฏิบัติงาน เช่น ทาจดหมายเวยี น

4.) ชว่ ยประหยัดเวลา และคา่ ใช้จ่ายในการพิมพเ์ อกสาร

5.) ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม เนื่องจากเพิ่มกราฟิก รูปวาด รูปภาพ
ตามที่ต้องการได้

6.) ลดความผิดพลาดของงานเอกสาร เนื่องจากลบหรือเพ่ิม โดยตรวจสอบความ
ถูกต้องทางหน้าจอก่อนพิมพ์ทางเคร่ืองพิมพ์ หรืออาจใช้ระบบตรวจคาผิดอัตโนมัติ
จงึ ช่วยใหเ้ อกสารสมบูรณ์

7.) สามารถคน้ หาและเรยี กใช้ข้อมูลได้ง่าย

สว่ นประกอบของโปรแกรม
Microsoft Word 2010

1. Quick Access Toolbar เป็นแถบเคร่ืองมือเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่มคาสั่งที่
ใช้งานบอ่ ยๆ ไวใ้ นแถบเครื่องมือนี้ได้ โดยเพิ่มหรือลดคาส่ังได้ท่ีปุ่ม ( Customize Quick Access
Toolbar ) ซงึ่ จะอยูล่ าดับสุดท้ายของ Quick Access Toolbar

2. Title bar เป็นแถบแสดงช่ือโปรแกรมและช่ือไฟล์ปัจจุบันท่ีเปิดใช้งานอยู่ มีแถบเคร่ืองมือ
ในการเปิดเตม็ หนา้ จอ ย่อ/ขยายจอ และปิดโปรแกรมท่อี ยู่แถบนด้ี ้วย
3. Ribbon ( รวบรวมคาสั่งเป็นหมวดหมู่ ) เป็นแถบท่ีรวบรวมคาส่ังต่างๆในโปรแกรมเพ่ือให้ผู้ใช้
เลือกใช้งานง่ายข้ึน โดยจัดเรียงเป็นชุดของแท็บการซ่อนและคืนค่า Ribbon ทาได้โดยคลิกสองคร้ังท่ี
Tab ท่ีใช้งานอยู่ หรือกดแปน้ พมิ พล์ ัด CTRL + F1 เมือ่ ต้องการซอ่ นหรือคืนค่าให้ Ribbon
4. Status bar เป็นแถบแสดงสถานการณ์ทางานปัจจุบันบนหน้าจอ ทาหน้าที่แสดงจานวนหน้า
จานวนคา และภาษาที่ใช้ปัจจุบัน เมื่อมีการบันทึกแถบแสดงสถานะนี้จะแสดงความก้าวหน้าของ
โปรแกรมโดยแสดงเปน็ แถบบอกความก้าวหนา้ ในการบันทกึ เอกสาร
5. View bar เป็นแถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆและเครื่องมือที่ใช้ในการย่อ/ขยายเอกสาร
เพ่อื งา่ ยต่อการสร้างเอกสาร

แถบมุมมอง มีหน้าท่ีในการแสดงมุมมองในรูปแบบต่างๆ รูปแบบการแสดงผลจอภาพ
การทางานด้านเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทางานหลายลักษณะ โดยควบคุมจากเมนู
คาสง่ั View รวมทงั้ ปุม่ เครื่องมือ View Tools ทีป่ รากฏใน Status bar โดยมรี ายละเอยี ดดังน้ี

1.) Print Layout โหมดการทางานเสมือนจริงแสดงขอบกระดาษ ควรเลือกในการสร้าง
เอกสาร

2.) Full Screen Reading โหมดแสดงเอกสารเต็มจอแบบสองจอภาพ
3.) Web Layout โหมดการพมิ พใ์ นการออกแบบหนา้ เวบ็
4.) Outline สภาวะการพิมพ์แบบโครงร่างเหมาะต่อการปรับแต่งรูปแบบเอกสารอย่าง
รวดเร็ว
5.) Draft สภาวะการพิมพ์โครงร่าง มีขนาดพื้นที่พิมพ์งานกว้างแต่ไม่แสดงภาพจากการ
วาดดว้ ยเครื่องมอื วาดภาพ (Drawing Tools)
6.) Zoom ทาหน้าท่ีปรับมุมมองเอกสารให้ใกล้เข้ามาหรือปรับมุมมองเอกสารให้ไกล
ออกไป โดยจะปรับในการแสดงผลเฉพาะมมุ มองของโปรแกรมเทา่ นนั้ จะไม่สง่ ผลเมือ่ ใชค้ าสัง่ Print
6. Microsoft Word Help เป็นการขอความชว่ ยเหลือจากโปรแกรม
7. View Ruler แสดงและซอ่ นไมบ้ รรทัด
8. Turn on Panning Hand เป็นเคร่ืองมือในการเลื่อนหน้าเอกสารโดยคลิกเลือกที่เครื่องมือ ( อยู่ใต้
เคร่ืองมือ View Ruler ) เคอเซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปมือคลิกเมาส์ซ้ายค้างไว้แล้วทาการเล่ือนหน้า
เอกสารตามต้องการ การยกเลกิ การใชง้ านใหค้ ลกิ ที่ปุ่มเคร่อื งมืออกี ครัง้
File รวบรวมคาสั่งการทางานของแฟ้มงานเช่นการสร้างเอกสารใหม่ การเปิดเอกสารเดิม
การบนั ทกึ การพิมพ์ และการออกจากโปรแกรม

Home กลุ่มคาส่ังการทางานเก่ียวกับการคัดลอก การจัดรูปแบบตัวอักษร การจัดตาแหน่ง
ขอ้ ความการสรา้ งสไตล์ข้อความ การค้นหาและแทนท่ี

Insert กลุ่มคาส่ังเกีย่ วกับการ แทรกหน้ากระดาษ แทรกตาราง แทรกรูปภาพ แทรกแผนภูมิ แทรก
การเชือ่ มโยง แทรกหวั กระดาษ ท้ายกระดาษ แทรกขอ้ ความ และแทรกสัญลกั ษณ์

Page Layout กลุ่มคาสั่งเก่ียวกับการจัดการเค้าโครงกระดาษ การจัดชุดรูปแบบ การตั้งค่า
หนา้ กระดาษ การกาหนดพื้นหลัง การจัดย่อหน้าและจัดเรียง

References กลมุ่ คาสัง่ เกยี่ วกับอา้ งอิง การสร้างสารบญั การแทรกเชิงอรรถ การแทรกข้อมูล
อ้างอิงและบรรณานุกรม แทรกคาอธบิ ายภาพและแทรกดชั นี

Review กล่มุ คาส่งั เก่ียวกับการตรวจทาน

view เป็นริบบอนที่ประกอบด้วยปุ่มคาสั่งท่ีเกี่ยวกับการเปล่ียนมุมมอง การย่อ/ขยายและ
การจัดเรยี งหนา้ เอกสาร

การสรา้ ง การเปิด ปิด และบันทึกเอกสาร

การเปิด ใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2010

เรียกเปิดจากระบบปฏิบตั ิการ Windows 7
1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar
2. เลอื ก All Programs > Microsoft Office
3. เลือก Microsoft Word 2010 จะเปดิ ให้ใชง้ านได้ทนั ที

การสร้างเอกสาร

เมอื่ เปดิ โปรแกรม Microsoft Word 2010 การพิมพ์งานในเอกสารจะมหี นา้ เอกสารเปล่า
มาใหใ้ ชง้ าน 1 หน้ากระดาษ ซง่ึ โปรแกรม Microsoft Word จะตง้ั ช่ือในเบ้ืองต้นมาใหค้ ือ
“Document1” แตใ่ นขณะท่ีกาลังพิมพ์เอกสารอ่ืน อยู่แล้วต้องการสร้างเอกสารใหม่ ก็จะสามารถสร้าง
ได้ 2 แบบ คือ

การสรา้ งเอกสารเปลา่
1. คลกิ tab file เลอื กคาสั่ง New
2. คลกิ เลือกเอกสารเปลา่ (Blank document)
3. พมิ พข์ ้อความลงในเอกสาร
4. คลิกตาแหน่งท่ีต้องการพิมพ์ข้อความในเอกสารท่ีบริเวณเคอร์เซอร์ (cursor คือเส้นสีดาที่กระพริบ
บอกตาแหนง่ ท่ีจะใสข่ อ้ ความ) พิมพ์ข้อความทต่ี ้องการไดท้ ันที

การสร้างเอกสารจากแม่แบบ
1. คลิก Tab File เลือกคาสงั่ New
2. คลิกเลอื กเทมเพลต (Semple templates)
3. เลอื กเทมเพลตทต่ี ้องการใชง้ าน จากตวั อยา่ งเป็นรปู แบบจดหมาย
4. พิมพข์ ้อความตามรูปแบบที่เทมเพลตกาหนดมาให้

การบันทกึ เอกสาร

เมื่อพมิ พง์ านเอกสารและตกแต่งแลว้ กบ็ ันทึกข้อมลู ลงในหน่วยความจาได้ดังนี้
1. คลิกปุ่ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรือคลิก Tab file เลือกคาสั่ง Save
หรือ Save As (เลอื ก Save As จะเปลยี่ นช่ือเอกสารทบ่ี ันทกึ ได้)
2. จะปรากฏ Dialog Box ของ Save As ใหก้ าหนดรายละเอียด
3. ทชี่ อ่ ง Save in เลอื กตาแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ท่ตี อ้ งการเก็บข้อมลู
4. ช่อง File name พิมพ์ชื่อไฟล์ ถ้าไม่เปล่ียนชื่อไฟล์โปรแกรมจะต้ังชื่อ Doc1 จากนั้นคลิกปุ่ม
Save จะไดไ้ ฟล์นามสกุล .doc

การบันทึกเอกสาร ปกติใช้คาสงั่ ลดั คอื Ctrl + S ถ้าตอ้ งการ
เปล่ียนในการเปลยี่ นช่ือในการบนั ทกึ ใหก้ ดปุ่ม F2

การเปิดไฟลง์ าน

การเปดิ ไฟล์งานท่บี ันทกึ ไว้แลว้ ขนึ้ มาพิมพเ์ พ่มิ เติมหรือทาการแก้ไข
1. ดับเบลิ้ คลกิ Tab File เลอื กคาส่ัง Open
2. จะปรากฏ Dialog Box ของ Open เลือกไดร์ฟและโฟลเดอรท์ เ่ี กบ็ ขอ้ มูล
3. เลอื กไฟลท์ ่ตี อ้ งการเปิด เช่น เลือกไฟล์ “การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคา” แล้ว
คลิกปุม่ Open

2
3

การปดิ ไฟล์ที่ใชง้ าน

เม่ือมีการเปิดใช้งานโปรแกรมหลายๆไฟล์ ถ้าต้องการปิดไฟล์งานบางไฟล์ท่ีทาเสร็จหรือแก้ไข

เสรจ็ แล้วใหเ้ ลือกที่ Tab File คลิกที่ จะเป็นการปิดไฟล์ท่ีใช้งานอยู่ หากไฟล์ท่ีใช้ยัง

ไม่ไดม้ กี ารบนั ทกึ มากอ่ น โปรแกรมจะถามวา่ จะบนั ทึกข้อมูลหรอื ไม่

การออกจากโปรแกรม

การออกจากโปรแกรมให้คลิกท่ี Tab File จากน้ันให้คลิก หรือคลิกเลือกท่ี

ป่มุ ปิดท่ีมุมบนด้านขวามือ จะเป็นการออกจากโปรแกรม หากไฟล์ที่ใช้ยังไม่บันทึกมาก่อน

โปรแกรมจะถามว่าจะบนั ทึกขอ้ มลู หรอื ไม่

กด Save เพือ่ บันทกึ เอกสาร และออกจากโปรแกรม
กด Don’t Save เพื่อไม่บันทึกเอกสาร และออกจาก
โปรแกรม
กด Cancel หรือปุ่ม Close เพื่อยกเลิกการออกจาก
โปรแกรม

การกาหนดคา่ เริม่ ต้นในการใชง้ านโปรแกรม

ก่อนการพิมพ์งานในเอกสารส่ิงท่ีสาคัญ คือ การกาหนดรูปแบบของเอกสารให้ตรงกับงานท่ี
ต้องการ คือการกาหนดค่าเร่ิมต้นให้กับโปรแกรม เช่น กาหนดเอกสาร การกาหนดรูปแบบ
ตวั อักษร ขนาดตัวอักษร เปน็ ตน้

การกาหนดขนาดเอกสาร

โดยปกตแิ ลว้ สว่ นใหญจ่ ะใช้กระดาษขนาด A4 ในการทางาน โปรแกรม Microsoft Word
ในทุกเวอรช์ ันจงึ ไดต้ ง้ั ค่าหนา้ กระดามาตรฐานในเบือ้ งตน้ มาเปน็ ขนาด A4 แตก่ ส็ ามารถท่ีจะปรับเปลี่ยน
ขนาดของกระดาษให้เหมาะสมกับงานเอกสารที่เราต้องการได้ การกาหนดขนาดเอกสาร (Page
setup) มีข้นั ตอนดังตอ่ ไปนี้
1. คลกิ ที่รบิ บอนเคา้ โครงหน้ากระดาษ (page Layout) คลกิ ทีป่ ่มุ ขนาด (Size)
2. คลิกเลือกขนาดกระดาษท่ตี อ้ งการ

ขนาดกระดาษ ท่ีแสดงอยใู่ นปัจจุบนั

การกาหนดระยะขอบกระดาษทใี่ ช้

การกาหนดระยะขอบ (Margins) ของกระดาษท่ีใช้มีความจาเป็นอย่างย่ิงในการ พิมพ์เอกสาร เนื่องจาก
เอกสารมอี ยู่หลายรูปแบบเช่น รายงาน ตาราง บันทึกข้อความ จดหมายราชการและเอกสารอ่ืนๆ ดังน้ัน
กอ่ นท่ีพมิ พ์หรอื สรา้ งเอกสารจึงควรกาหนด ระยะขอบกระดาษเสียกอ่ น
ซ่ึงมขี ้ันตอนดังตอ่ ไปน้ี
1. คลิกท่ีรบิ บอนเคา้ โครงหน้ากระดาษ (page Layout) แล้วคลิกระยะขอบ (Margins)
2. คลกิ รูปแบบของระยะขอบท่ตี ้องการหรือกาหนดระยะขอบดว้ ยตวั เอกงทาไดโ้ ดยคลกิ ท่ี
Custom Margins จะได้ Dialog Box ของ Page Setup ดังรูปแล้วให้กาหนดระยะขอบตามต้องการ
หลงั จากนน้ั ให้คลิกปุ่ม Ok จะได้หน้าเอกสารท่มี ีระยะขอบตามทีเ่ ราต้องการ

การปรบั กระดาษแนวต้งั และแนวนอน

เอกสารโดยท่ัวไปส่วนใหญ่จะเป็นแนวต้ัง (Portrait) ดังนั้นเมื่อเปิดโปรแกรมข้ึนมา โปรแกรมจะกาหนด
เอกสารให้เป็นแนวตั้ง ซึ่งสามรถปรับเปลี่ยนหน้าเอกสารให้เป็นแนวนอน (Landscape) ได้เช่นกัน โดย
การปรับกระดาษแนวตัง้ และแนวนอน (Portrait/ Landscape) มขี ัน้ ตอนดงั น้ี
1. คลิกท่ีริบบอนเค้าโครงหนา้ กระดาษ (page Layout) คลิกทปี่ มุ่ การวางแนว (Orientation)
2. เลอื กรูปแบบของกระดาษแนวต้งั หรือแนวนอนตามต้องการ

การตัง้ ค่าตวั อักษรเร่มิ ต้น

การกาหนดค่าเริ่มต้นให้กับตัวอักษรท่ีต้องการพิมพ์ในเอกสารเพื่อความเหมาะสมกับงานเอกสารท่ี
ต้องการใหม้ ีลกั ษณะหรือเปน็ รปู แบบเดียวกนั กาหนดไดด้ ังน้ี

1. คลกิ ทร่ี บิ บอนหนา้ แรก (Home) คลิกที่ปมุ่ ลปู ศรดา้ นล่างขวามือหรือกดป่มุ Ctrl+D
2. เลือกรูปแบบของตัวอักษรท่ีต้องการ จากตัวอย่างกาหนดค่าเร่ิมต้นให้ตัวอักษรภาษาไทยเป็น
BrowalliaUPC ตวั ปกติ ขนาด 16 และคา่ เรม่ิ ตน้ ภาษาองั กฤษเป็น ตัวปกติ ขนาด 16
3. คลกิ ที่ปุ่ม Set As Default จะปรากฏกลอ่ งโตต้ อบใหค้ ลิกเลอื ก

This document only? กาหนดใหม้ ีผลเฉพาะเอกสารน้เี ท่านั้น
All document based on the Normal template?
กาหนดให้มีผลกบั เอกสารทีเ่ ปิดข้ึนมาใช้งานทัง้ หมด
หลังจากคลิกปุ่ม OK และปดิ โปรแกรมเมอื่ เปดิ โปรแกรม
รปู แบบตัวอกั ษรจะถกู กาหนดตามรูปแบบที่เลือกไว้

การปรับคุณลักษณะของขอ้ ความ

การปรับคุณลักษณะของข้อความเป็นการเพิ่มความน่าสนใจให้กับข้อความด้วยการปรับเปล่ียน
คณุ ลักษณะ ดงั ตอ่ ไปน้ี
1.Drag เมาส์คลุมข้อความที่ต้องการตกแต่ง จะปรากฏมินิทูลบาร์ (Mini Toolbar) ขึ้นโดยอัตโนมัติให้
เลอื กใชไ้ ด้ตามตอ้ งการ

เคร่ืองมือ Mini Toolbar เป็นแถบเล็กๆท่ีเก็บคาสั่ง ใช้งานบ่อยๆ จะแสดงเมื่อผู้ใช้เลือกข้อความที่
ต้องการแถบคาสั่งจะแสดงแบบจางๆ เม่อื คลกิ เขา้ ไปใกล้คาสง่ั จะแสดงชดั ขนึ้ สามารถใช้คาสัง่ ได้ทนั ที

เครื่องมอื Mini Toolbar

2. คลิกปมุ่ เครอ่ื งมือบนทูลบาร์ทป่ี รากฏหรอื ใน Tab Home ท่ีกลุ่ม Font คลิกปุ่ม
จะปรากฏ Dialong Box ของ Font ให้กาหนดรายละเอยี ดเพ่มิ เติม
3. เมือ่ กาหนดรายละเอียดต่างๆเสรจ็ แลว้ คลกิ ปุ่ม OK

ตัวอย่าง การปรับคุณลกั ษณะของข้อความ

1. ลากเมาส์ (Drag Mouse) คลมุ ข้อความทีต่ อ้ งการ
2. เลือกรบิ บอนหนา้ แรก (Home)
3. คลิกทีส่ ัญลักษณใ์ นเครื่องมือจดั รูปแบบข้อความ ดังนี้

สญั ลกั ษณ์ คาส่ังภาษาองั กฤษ คาส่งั ภาษาไทย

Font ( Ctrl + Shift + F) แบบอักษร
Font Size ( Ctrl + Shift + P) ขนาดแบบอกั ษร
Increase Font Size ( Ctrl + >) เพิ่มขนาดแบบอกั ษร
Decrease Font Size ( Ctrl + <) ลดขนาดแบบอกั ษร

Bold (Ctrl + B) ตัวหนา
Italic (Ctrl + I) ตัวเอยี ง
Underline (Ctrl + U) ขดี เส้นใต้
Strikethrough (no Pre-asigned) เสน้ ทบั ข้อความ
Subscript (Ctrl + =) ตวั อักษรหอ้ ย
Superscript (Ctrl + Shift ++) ตวั อกั ษรยก
Text Effects ตวั อักษรเอฟเฟก็ ต์
Text Highlight Color สีเน้นข้อความ
Font Color สีแบบอกั ษร

การจดั รูปแบบยอ่ หนา้ และการกัน้ ระยะ

การกาหนดรูปแบบย่อหน้าและกาหนดระยะห่างของย่อหน้าจากระยะขอบซ้ายหรือระยะขอบขวา
สามารถเพิ่มหรือลดการเยื้องของย่อหน้าหรือกลุ่มย่อหน้าภายในระยะขอบกระดาษ นอกจากนี้ยัง
สามารถสรา้ งการเยอ้ื งออก ซ่ึงจะดงึ ย่อหน้าออกไปหาระยะขอบซ้าย ซ่ึงบรรทัดแรกของย่อหน้าจะไม่
เยื้อง แตบ่ รรทดั ตอ่ ๆไปจะเยอ้ื ง

การจดั รปู แบบย่อหนา้ ทาได้ 2 วธิ ี
วิธีท่ี 1 จัดรูปแบบโดยกาหนดจากเส้นไม้บรรทัด (Ruler) ปรับตั้งระยะก้ันหน้าย่อหน้าและก้ันหลัง
ไดด้ งั น้ี
1. เลือกช่วงขอ้ มูลที่ต้องการจัดรูปแบบ
2. นาเมาสไ์ ปช้ที ส่ี ญั ลักษณ์บนไม้บรรทดั แลว้ Drag ไปวางตาแหนง่ ที่ตอ้ งการ
First Line Indent หมายถึง ตาแหน่งย่อหนา้ ของบรรทัดแรก
Left Indent หมายถึง ตาแหนง่ ย่อหน้าของบรรทดั อืน่ ท่ไี ม่ใช่บรรทดั แรก
Right Indent หมายถึง ตาแหนง่ ย่อหน้าจากขอบดา้ นขวาของข้อความ
Left Margin หมายถงึ ระยะขอบกระดาษด้านซ้าย
Right Margin หมายถึง ระยะขอบกระดาษด้านขวา

Left Margin Right Margin

First Line Indent Left Indent Right Indent

ตวั อยา่ งการจดั รูปแบบยอ่ หนา้

วธิ ีที่ 2 การจดั รปู แบบ Paragraph โดยใช้เมนูคาส่ัง
1. เลือกช่วงข้อมูลทต่ี อ้ งการจดั รปู แบบ
2. คลกิ Teb page Layout กาหนดรายะเอียดใน Tab Paragraph

ส่วนของ Indentation กาหนดการเยือ้ งทีช่ อ่ ง Left กาหนดกัน้ หลงั ท่ชี อ่ ง Right
ส่วนของ Spacing กาหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่ช่อง Before (ก่อนย่อหน้าท่ีเลือก) After
(หลงั ย่อหนา้ ทีเ่ ลือก) หรือคลิกที่ปุ่ม

Alignment : การจัดวางขอ้ ความ

Indentation : กาหนดกนั้ หน้า (Left)
กั้นหลัง (Right)

ในสว่ นของ Special กาหนดย่อหน้าทีช่ อ่ ง
First line, กาหนดกัน้ หน้าลอยทชี่ ่อง Hanging

Spacing : กาหนดระยะห่างระหวา่ งยอ่ หน้า
Lines Spacing : กาหนดระยะหา่ งระหว่าง
บรรทดั

กาหนดการก้ันระยะโดยใช้ Tab

การกาหนดแท็บเป็นการช่วยเพ่ิมความสะดวกในการจัดระยะของข้อมูลในแต่ละบรรทัด
ให้ตรงกัน การกด <Tab> 1 คร้ัง จะทาให้เล่ือนไปเป็นระยะที่กาหนดไว้ ระยะ (Tab)
จะกาหนดให้มีค่าเท่ากับ 0.5 น้ิว แต่สามารถกาหนดระยะแท็บได้ตามท่ีต้องการ สามารถ
ทาไดโ้ ดยใช้เครือ่ งมอื ไมบ้ รรทดั (ถ้าไมม่ ีไม้บรรทดั ใหเ้ ลือก Tab View คลิกท่ี
หรอื คลิกที่ ดา้ นบนของ Scroll bar) มีข้นั ตอนดงั น้ี
1. ทีด่ า้ นซา้ ยของไมบ้ รรทดั จะมสี ัญลกั ษณเ์ พื่อเลอื กรูปแบบของ Tab
2. คลิกท่ไี ม้บรรทัดเพ่อื วาง Tab ตามตาแหนง่ ทีต่ อ้ งการ
3. ถ้าต้องการย้ายตาแหน่งหลังจากที่วางแล้ว ให้คลิก Tab ที่วางไว้และย้ายได้ตาม
ตอ้ งการ
4. การลบ Tab ให้ลาก Tab ที่ไม่ต้องการมาบนกระดาษ Tab นัน้ จะหาไป
5. การปรับตาแหนง่ Tab ทั้งงานให้คลุมข้อความท้ังหมดก่อน จึงจะลากหรือย้าย Tab ได้
6. การใช้ Tab ใหก้ ดพมิ พแ์ ป้น Tab เคอรเ์ ซอร์จะยา้ ยไปตาแหนง่ Tab ทีว่ างไว้

ความหมายของสญั ลักษณ์ Tab (Tab)

Left Tab Tab ชิดซ้าย Right Tab Tab ชดิ ขวา
Center Tab Tab ก่งึ กลาง Decimal Tab Tab ทศนิยม

การจัดตาแหน่งกลุ่มข้อความ

การจดั ตาแหนง่ ข้อความให้อย่ตู ามตาแหน่งตามรปู แบบเอกสารทีต่ ้องการมี
ขนั้ ตอนการทาโดยการคลุมขอ้ ความทต่ี ้องการจดั ตาแหน่งและทาการคลกิ
เลือกปุ่มคาส่งั ดงั นี้

การจดั ขอ้ ความชิดด้านซา้ ยให้คลิกเลอื กท่ปี ุ่มคาส่ัง
การจดั ข้อความชิดดา้ นขวา

การจัดข้อความอยู่ก่ึงกลางเอกสาร

การจดั ขอ้ ความให้กระจาย

การจดั ข้อความให้กระจายแบบภาษาไทย

การกาหนดระยะบรรทัด

การกาหนดระยะบรรทัดใหม้ ีความห่างหรอื ชิดกันเพ่อื ใหม้ ีระยะบรรทัดท่เี หมาะสมกบั
ขนาดของเอกสารท่ีได้ออกแบบไว้ มีข้ันตอนการทาโดยการคลมุ ขอ้ ความท่ีตอ้ งการ
กาหนดระยะบรรทดั และทาการคลิกเลือกป่มุ คาส่งั และเลอื กระยะห่างของบรรทัด ดงั น้ี
ตวั อย่างระยะห่าง 1.0
ปรบั ขนาดเป็นระยะหา่ ง 1.5 โดยคลกิ ที่ และเลือกระยะหา่ งของบรรทัด

การใสส่ ญั ลกั ษณแ์ สดงหวั ข้อ

การใสห่ วั ข้อเป็นสัญลกั ษณแ์ สดงหวั ข้อทาได้ 2 ลกั ษณ์ คอื
1. การกาหนดหวั ขอ้ รายการโดยใช้สัญลักษณห์ รือรูปภาพ การใส่สัญลักษณห์ ัวข้อน้นั
ช่วยแยกรายการ หรอื แสดงหวั ขอ้ ไดช้ ดั เจน สามารถทาไดด้ ังนี้

1.1 คลมุ ข้อความทีต่ อ้ งการสรา้ งหัวขอ้ รายการ
1.2 ที Tab Home คลกิ เลอื กที่

1.3 เลอื ก Define New Bullet
1.4 จะปรากฏกล่อง Define New Bullet

เลือก symbol เพอื่ กาหนดหวั ขอ้ แบบสัญลกั ษณ์
เลือก Font เพือ่ กาหนดลกั ษณะแบบอักษร
เลือก Picture เพอ่ื กาหนดหัวข้อแบบรปู ภาพ
Alignment เปน็ การกาหนดตาแหนง่ (ซา้ ย ขวา
กึ่งกลาง)
จากตวั อย่างนี้คลกิ เลอื ก symbol เพอ่ื กาหนด
หัวข้อแบบสัญลกั ษณแ์ ละ Alignment เปน็ Left
1.5 เลอื กสัญลกั ษณท์ ี่ตอ้ งการ
1.6 คลกิ ปุ่ม OK