170307 Handbook-A6

Sổ tay kế toán 2017

Nội dung

Khoa học vì cuộc sống tốt CIR (Trung tâm tiếp nhận hóa 03 Thuế
đẹp hơn
đơn)
Bayer là Tập đoàn toàn cầu có chuyên môn trong các
lĩnh vực về Khoa học Đời sống, bao gồm Chăm sóc Concur Thông tin xuất hóa đơn thuế 34
Sức khỏe và Nông nghiệp. Sản phẩm và dịch vụ của
Tập đoàn được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu và nâng Thiết lập hệ thống 05 Ví dụ hóa đơn đúng 35
cao chất lượng cuộc sống con người. Đồng thời, Tập Quy trình 05
đoàn hướng đến việc tạo ra giá trị thông qua các hoạt Các nguyên tắc chung 06
động sáng tạo, tăng trưởng và mang lại hiệu quả kinh Các loại hình chi phí 08 Quy trình thanh toán
tế cao. Bayer cam kết tuân thủ các nguyên tắc phát
triển bền vững, thể hiện trách nhiệm xã hội và đạo đức Thẻ tín dụng công ty 09 Ủy nhiệm chi 39
trong vai trò là công dân doanh nghiệp. Trong năm tài Tạm ứng công tác 10 Thanh toán thuế cho
chính 2016, Tập đoàn đã tuyển dụng 115,200 lao động Chứng từ Concur 12 Hải Quan (IPD)
và đạt doanh số 46,8 tỷ euro. Chi phí đầu tư là 2,6 tỷ Những lưu ý 13 Trường hợp thanh toán gấp và 39
euro, chi phí Nghiên cứu & Phát triển (R&D) lên đến 4,7
tỷ euro. Những số liệu này bao gồm kết quả của nhánh Câu hỏi thường gặp 14 thanh toán tín dụng thư 40
kinh doanh Vật liệu Polymer Công nghệ cao, được tách
riêng trên thị trường chứng khoán với tên gọi Covestro VIM (Vendor Invoices Management) Kế Toán tài sản
vào ngày 6 tháng 10 năm 2015 Tài sản cố định va tài sản
Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập: Hóa đơn Non-PO 16 giá trị thấp
www.bayer.com, www.bayer.com.vn Hóa đơn có PO 17 Yêu cầu mua tài sản
Trả trước / tạm ứng cho nhà cung Yêu cầu thay đổi thông tin 42
cấp 18 tài sản hiện hữu 43
Chứng từ VIM 19 Thanh lý / bán tài sản 43
Quy trình trả lại hóa đơn 23 44
cho nha cung cấp
Cung cấp thông tin cho Kế Toán 24
Manila Service Accounting 45

Hóa đơn giao dịch giữa các công ty Các Quy trình kế toán khác 48
25 Kế toán tổng hợp 48
nội bộ Bayer Kế toán công nợ phải thu 49
Cơ sở dữ liệu khách hàng 49
Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) 26 HR online 49
Thông tin tài khoản
Thông tin bắt buộc khi tạo VMD 27 ngân hàng của công ty
Lưu ý khi tạo mới dữ liệu 27
nhà cung cấp 30 Các từ viết tắt 50
Lưu ý khi thay đổi dữ liệu 31
nhà cung cấp 32
Lưu ý khi tạo dữ liệu thuế
TNCN và thuế nhà thầu
Các ký tự đặc biệt

Sổ tay kế toán Bayer Việt Nam

2017

Accounting SharePoint

Tất cả tài liệu huấn luyện đê cập trong sổ tay này có thể truy cập
tại địa chỉ:

Vào trang web nội bộ công ty:
http://northasean.intranet.cnb/APPS/BAG/TH/BAG-BayerT-
hai/BAG-BayerThai.nsf/id/EN_Vietnam

Chọn “Accounting Process” (hoặc “Quy Trinh Ke Toan” )

Page 1 • Sổ tay kế toán Bayer Việt Nam Sổ tay kế toán Bayer Việt Nam• Page 2

CIR (Trung tâm tiếp nhận hóa đơn) CONCUR - GIỚI THIỆU

Nhà cung cấp phải gửi hóa đơn đến công ty Bayer Vietnam và trên Concur là ứng dụng trực tuyến cung cấp công cụ cho nhân viên
bì thư ghi rõ “Trung tâm tiếp nhận hóa đơn”. Đối với hóa đơn mua tạo lập, phê duyệt và thanh toán chi phí nhân viên (ngoại trừ
nguyên vật liệu, bao bì và hàng khuyên mãi nhập kho trong hệ lương).
thống SAP sẽ được gửi đến “TT tiếp nhận hóa đơn” trong vòng một
ngày sau khi bộ phận kho tiếp nhận hàng hóa và hóa đơn.

Nhân viên phải chuyển ngay hóa đơn đến “TT tiếp nhận hóa đơn”
trong trường hợp nhận đươc trực tiếp từ nhà cung cấp.

CIR
(TT tiếp nhận hóa đơn)

Thanh toán cho nhân viên qua hệ thống Thanh toán cho nhà cung cấp
Concur qua hệ thống VIM

Lưu ý: CAS và cost
center, số PO phải
được thể hiện trên hóa
đơn

Page 3 • trung tâm tiếp nhận hóa đơn Concur • Page 4

Thiết lập dữ liệu hệ thống Các nguyên tắc chung

Nhân viên có thể xem thông tin cá nhân hoặc thiết lập các chức Đối với cấp quản lý:
năng như: ủy quyền tạo lập báo cáo/ phê duyệt chi phí, email Thẩm quyền phê duyệt chi phí được thiết lập trong hệ thống HR
thông báo, thay đổi mật khẩu online chỉ trong vòng một năm, vì vậy cấp quản lý phải kiểm tra và
xác lập lại thời hạn thẩm quyền phê duyệt của nhân viên cấp dưới
Quy trình vào mỗi đầu năm.

Tạo và điền In Báo cáo chi Người quản lý Báo cáo chi Thanh toán sẽ Đối với nhân viên:
thông tin vào phí từ Concur phải chịu phí sẽ được được thực Hóa đơn trên 20.000.000 đồng không được thanh toán bằng tiền
báo cáo chi (Coversheet ). trách nhiệm chuyển đến hiện sau khi mặt. Quy định này không áp dụng cho những giao dịch bằng thẻ tín
phí. đảm bảo việc Trung tâm hoàn thành dụng. Trong trường hợp ngoại lệ cần phải chuyển báo cáo chi phí
Xếp hóa đơn và tuân thủ quy dịch vụ kế các bước đến Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính để được phê duyệt.
Chứng từ phải chứng từ theo định của toán Manila kiểm tra bởi
được gửi ra TT thứ tự. công ty cho sau khi được kế toán Thẻ lên máy bay phải được đính kèm vào chứng từ thanh toán.
tiếp nhận hóa báo cáo chi phê duyệt Manila
đơn sau khi Gởi ra TT tiếp phí của nhân Báo cáo chi phí phải được kết nối với yêu cầu công tác (Travel
nhấn nút nhận hóa đơn. viên. request) và tạm ứng (nếu có) cho những chuyến công tác nước
“submit” trên ngoài
Concur.
Chứng từ công tác phí phải được đính kèm lịch công tác, ngoại trừ:
Page 5 • Concur
Thăm khách hàng, thăm ruộng (visit rice field), gặp bác sĩ, làm
việc với cơ quan nhà nước.

Họp phòng ban, họp ban giám đốc.

Chi phí cho tài xế

Nội dung chi phí phải được thể hiện rõ ràng bằng cả tiếng Anh và
tiếng Việt trên Concur

Tên và địa chỉ công ty phải được thể hiện trên hóa đơn chi phí công
tác nước ngoài

Không tự động gắn hóa đơn chứng từ trên Concur (vì đã được
thực hiện bởi nhà cung cấp dịch vụ).

Những chứng tư phục vụ cho nội bộ của nhánh kinh doanh
không cần thiết gửi đến TT tiếp nhận hóa đơn.

Concur • Page 6

Các nguyên tắc chung Các loại hình chi phí

Việc truy cập vào hệ thống Concur của nhân viên phụ thuộc vào Loại chi phí Diễn giải
Qui trình gia nhập hoặc nghỉ việc của nhân sự (on/off-board Chi phí ăn sáng
process) Chi phí ăn sáng được thanh toán nếu không bao gồm trong gói chi phí
khách sạn.
Tất cả những hóa đơn có thuế giá trị gia tăng (VAT) của nhánh
SEEDS phải chọn là “Receipt” trên Concur. Chi phí tiếp khách Chỉ áp dụng cho trường hợp liên quan đến công việc.
Chi phí tiếp khách trong karaoke không được thanh toán.
Đối với những trường hợp cá nhân cung cấp dịch vụ mà không có
hóa đơn (áp dụng cho trường hợp tổng thu nhập của cá nhân cung Hoàn tạm ứng Ủy nhiệm chi ngân hàng cho việc hoàn tạm ứng cần đính kèm trong
cấp dịch vụ không quá 100 triệu đồng/ năm): Concur.

Hợp đồng và mẫu 01 phải được cung cấp. Thông tin về địa điểm, Chi phí xe Chi phí cầu đường và đỗ xe có thể được gộp lại nhưng phải đính kèm
ngày tháng năm, số tiền, tên của người cung cấp dịch vụ,…trên bảng tóm tắt, và Receipt status phải chọn là Non Receipt.
mẫu 01 phải khớp với hợp đồng..
Trên Concur phải chọn là “receipt” Chi phí khác Bao gồm chi phí mua cà phê, trà, đồ dùng cho pantry và chi phí phục vụ
cho bữa ăn nhẹ.
Thuế TNCN: để được miễn thuế TNCN phải cung cấp mẫu 02 Phí gửi thư /bưu
nếu số tiền lớn hơn 2,000,000 VND (phải có MST, chỉ có 1 nguồn phẩm / phí gửi Có thể được gộp lại nhưng phải đính kèm bảng tóm tắt.
thu nhập, không vượt quá 108 triệu đồng/năm và không có hàng
người phụ thuộc).
Chi phí giặt ủi Chỉ được thanh toán cho chuyến công tác hơn 7 đêm.

Concur Loại hình hóa đơn/ phiếu thu Loại chi phí Diễn giải
Tax Receipt 1. Hóa đơn GTGT Quà tặng
Tax Receipt 2. Hóa đơn đặc thù Chi phí đào tạo Danh sách người nhận quà phải được cung cấp. Nếu vượt 500,000
1. Hóa đơn không thuế GTGT đồng phải đính kèm phê duyệt của Giám Đốc nhánh kinh doanh hoặc
Receipt 2. Phiếu thu hợp lệ Giám Đốc Bộ phận pháp lý & tuân thủ pháp luật.
Receipt 3. Phiếu thu của cơ quan nhà nước
Receipt 4. Hóa đơn/ phiếu thu nước ngoài Chỉ dùng cho phí học và tài liệu.
Receipt 1. Phiếu thu không hợp lệ
No Receipt Vé máy bay Thẻ lên máy bay cần được đính kèm. Trong trường hợp mất thì đính
kèm:

• Photo vé điện tử và phê duyệt công tác cho chuyến công tác nước
ngoài.

• Photo vé điện tử và lịch công tác được phê duyệt cho chuyến công
tác trong nước.

Nhân viên phải nêu rõ lý do tại sao lại tự mua vé máy bay không qua
agency.

Truy cập vào thư mục “Expenses type dictionary” lưu trữ tại Accounting SharePoint để biết thêm
thông tin..

Page 7 • Concur Concur • Page 8

Thẻ tín dụng công ty Trường hợp các dữ liệu giao dịch thẻ tín dụng công ty của một
chuyến công tác chưa được chuyển vào hệ thống CONCUR đầy
Thẻ tín dụng công ty được sử dụng thanh toán các khoản chi phí đủ, nhân viên có thể lập báo cáo chi phí cho những giao dịch thẻ
công tác và tiếp khách liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đã được cập nhật và phần còn lại có thể hoàn thành sau để tránh
của công ty, hoặc thanh toán cho các khoản mua hàng hóa / dịch vụ trường hợp quá thời hạn 15 ngày.
có giá trị nhỏ không thuộc phạm vi của bộ phận mua hàng.
Trường hợp ngoại lệ mà các chi tiêu cá nhân bằng thẻ tín dụng
Những nhân viên không được cấp thẻ tín dụng công ty có thể sử công ty, nhân viên phải khai báo trên hệ thống CONCUR và phải
dụng thẻ tín dụng cá nhân hoặc sử dụng tiền mặt ngoại tệ cho hoàn trả tiền lại cho công ty. Nếu nhân viên sử dụng thẻ tín dụng
chuyến công tác. Trong trường hợp này, số tiền thanh toán sẽ được công ty không tuân thủ qui trình này và không thông báo đến công
tính theo tỉ giá trong hệ thống COFIPOT cộng thêm 3% cho những ty kịp thời, công ty sẽ khấu trừ số tiền chi tiêu cá nhân vào kỳ thanh
giao dịch bằng ngoại tệ (được tính toán tự động trên hệ thống toán lương kế tiếp của nhân viên.
CONCUR).
Bảng sao kê ngân hàng sẽ được gửi tới email của chủ thẻ vào mỗi
Thẻ tín dụng công ty chỉ được sử dụng cho mục đích công việc, tháng.
không được sử dụng cho các chi tiêu cá nhân dưới bất kỳ tình huống
nào. Ngân hàng gửi tin nhắn tự động qua điện thoại và email tới chủ
thẻ khi có giao dịch xảy ra.
Không được sử dụng thẻ tín dụng công ty để rút tiền mặt. Chức năng
này mặc nhiên được khóa. Truy cập vào thư mục “BVL Corporate Credit Card Training” lưu trữ tại Accounting SharePoint
để biết thêm thông tin.
Tạm ứng tiền mặt phải được hạn chế tối đa để giảm thiểu gánh nặng
hành chính cho nhân viên và công ty trong việc thanh toán và xóa Tạm ứng công tác
các khoản tạm ứng. Người phê duyệt tạm ứng phải kiểm tra việc tạm
ứng có thực sự cần thiết. Tạm ứng phải được giới hạn cho những chi Nhân viên tạo yêu cầu tạm ứng trên Concur:
tiêu mà không thể thanh toán bằng thẻ tín dụng.
Chọn“Request”
Dữ liệu giao dịch thẻ tín dụng công ty sẽ được chuyển vào hệ thống
CONCUR hai lần trong một tháng. Các chi phí thanh toán bằng thẻ Chọn“New Request”
tín dụng công ty phải được hoàn thành báo cáo chi phí trong vòng
15 ngày làm việc kể từ ngày dữ liệu giao dịch thẻ được chuyển vào Điền các thông tin và
hệ thống CONCUR. Trường hợp quá hạn 15 ngày làm việc và số tiền cần tạm ứng
không thông báo đến công ty lý do, nhân viên phải hoàn trả tiền lại
cho công ty. Nếu quá hạn 30 ngày, công ty sẽ khấu trừ số tiền đó Sau đó nhấn “Submit”.
vào kỳ thanh toán lương kế tiếp của nhân viên (được xem là chi
tiêu cá nhân).

Page 9 • Concur Concur • Page 10

Thanh toán tạm ứng Chứng từ Concur

Nhân viên cần gởi hóa đơn về TT tiếp nhận hóa đơn để thanh toán Loại chi phí Phạm vi áp dụng Chứng từ yêu cầu
tạm ứng.
Báo cáo chi phí thanh toán tạm ứng phải được gắn đúng với yêu Chi phí tiếp khách Chi phí có liên quan Cover sheet
cầu tạm ứng trên concur. đến hoạt động sản Hóa đơn
Nếu tạm ứng còn dư, nhân viên cần chuyển trả lại công ty qua tài xuất kinh doanh. Danh sách người tham dự (Tên, chức vụ,
khoản: công ty)
Danh sách thức ăn (Có đóng dấu)
Thông tin tài khoản ngân hàng của Bayer Vietnam
Đơn vị thụ hưởng: Cong Ty TNHH Bayer Viet Nam Chi phí công tác Chi phí phát sinh Cover sheet
trong chuyến Hóa đơn/ Phiếu thu (Mẫu 01 trong trường hợp
Số tài khoản(VND): 0300000029 công tác không có hóa đơn hoặc phiếu thu hợp lệ)
Lịch làm việc/ Chương trình hội nghị
Ngân hàng thụ hưởng: Ngân Hàng Citi Bank N.A. Thẻ lên máy bay
chi nhánh TPHCM Chứng từ phải được phê duyệt trước khi chi
phí phát sinh cho những trường hợp ngoại lệ.
Địa chỉ ngân hàng: 115 Nguyễn Huệ, Quận1, Tp.Hồ Chí Minh Thư tài trợ/ Thư mời (áp dụng cho trường hợp
nhân viên đi công tác cùng với các chuyên
gia/ Diễn giả).

Tạm ứng Cover sheet

Chi phí họp hội đồng Cover sheet
đạo đức Bộ y tế Bản sao thư mời và lịch họp của hội đồng
đạo đức bộ y tế gửi đến bệnh viện
Thanh toán tạm ứng Biên bản họp hội đồng đạo đức
Thư xác nhận tài trợ

Page 11 • Concur Concur • Page 12

Những lưu ý Những ký tự đặc biệt không được sử dụng trong
tên của báo cáo chi phí
Các tài liệu hướng dẫn bên dưới được lưu trữ tại Accounting
SharePoint: Dấu Tên

Tài liệu huấn luyện Concur. > Dấu lớn hơn
< Dấu nhỏ hơn
Hướng dẫn tạo/ cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng trên HR ; Dấu chấm phẩy
online. [ Khung vuông bên trái
] Khung vuông bên phải
Hướng dẫn xem báo cáo công tác phí và chứng từ trên Concur. \ Dấu xuyệc ngược
| Dấu thẳng đứng
Hướng dẫn truy xuất báo cáo chi phí. ˜ Dấu ngã

Hướng dẫn tạo yêu cầu thẩm quyền phê duyệt chi phí trên HR Truy cập vào thư mục“Special character” lưu trữ tại Accounting SharePoint để biết thêm thông tin..
online.
Thông tin hỗ trợ: Câu hỏi thường gặp

Concur hotline Bayer Hotline E-mail Tôi làm việc tại nhà máy và đi dến văn phòng công ty trở về trong
ngày. Tôi có thể được thanh toán tiền phụ cấp ăn uống không?
0800-723-6433 18001025 [email protected]
Di chuyển giữa các văn phòng, nhà máy công ty trong ngày không được
Truy cập vào thư mục “Concur” lưu trữ tại Accounting SharePoint để biết thêm thông tin. thanh toán chi phí phụ cấp ăn uống.
Tôi đang sử dụng thẻ tín dụng công ty và tôi có thể tạm ứng tiền công
Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng tác được không?
của nhân viên trên HR online Sử dụng thẻ tín dụng công ty để giảm thiểu nhu cầu tiền mặt. Trong những
trường hợp đặc biệt (không có thẻ tín dụng công ty) nhân viên có thể tạm
Bank key: Liên hệ HR để ứng tiền mặt, việc tạm ứng phải được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền
được cung cấp Tôi có thể sử dụng thẻ tín dụng công ty cho việc chi tiêu cá nhân
(7 chữ số) được không?
Thẻ tín dụng chỉ được sử dụng cho mục đích công việc.
Số tài khoản Tôi phải liên lạc với ai khi muốn nâng hạn mức tín dụng của thẻ tín dụng
công ty?
Lưu ý: Bank key và tài khoản ngân hàng không được có dấu“.,” và không có khoảng trắng. Bộ phận tài chính - kế toán
Page 13 • Concur
Truy cập vào thư mục “FAQs” lưu trữ tại Accounting SharePoint để biết thêm thông tin.

Concur • Page 14

VIM - Giới thiệu Hóa đơn Non - PO

VIM (Vendor Invoices Management) là một hệ thống ghi nhận hóa Định nghĩa: Những hóa đơn không thuộc phạm vi
đơn (có PO và không có PO) dùng để thanh toán cho nhà cung cấp của phòng mua hàng.
(kể cả thanh toán tạm ứng).
Vui lòng liên hệ phòng IT khi có yêu cầu tạo user VIM. Automa�c pos�ngs via IXB IXB Processing of
Vui lòng liên hệ phòng kế toán khi có yêu cầu tạo hạn mức phê (where available) PO PO-related
duyệt trên VIM.
Người phê duyệt nên ủy quyền cho người khác bằng cách sử dụng Invoices
chức năng “substitutor” trên VIM trước khi đi công tác hoặc nghỉ
phép Central Invoice Scanning & Type of Processing of Payment Release
Recep�on Archiving Invoice NPO Non-PO

Invoices (FI)

Processing of
ADV Advance

Payments

Truy cập vào thư mục “1.Non_PO_invoice_-_approval_workflow” lưu trữ tại Accounting SharePoint để biết
thêm thông tin.

Ai là người phê duyệt ?

Người phê duyệt hóa đơn Non - PO là người chịu trách nhiệm
cho cost center đó (liên hệ Central Controlling khi cần tạo/ thay
đổi người phê duyệt).

Quy trình phê duyệt

Hóa đơn sau khi được ghi nhận vào hệ thống VIM sẽ tự động chuyển
đến người phê duyệt chi phí.

Người phê duyệt phải đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các quy
định của công ty trước khi phê duyệt.

Truy cập vào thư mục “5. VIM – training material for financial approver” lưu trữ tại Accounting
SharePoint để biết thêm thông tin.

Page 15 • VIM (Vendor Invoices Management) VIM (Vendor Invoices Management) • Page 16

Hóa đơn có PO Xử lý chênh lệch

Match Automatic processing

Định nghĩa: Những hóa đơn thuộc phạm vi của phòng mua hàng. Go to SRM
system to
complete GR
GR not yet completed Select Refer function in VIM
workflow to refer to SCP_AP
Processing of accountant (give comments
Automa�c pos�ngs via IXB IXB PO-related Mistake by for correction)
(where available) PO SCM-AP
Invoices
Type of Processing of Invoice QUANTITY Wrong Quantity Accountant
Invoice NPO Non-PO posting on Invoive
Central Invoice Scanning & Invoices (FI) Payment Release Inform Procurement
Recep�on Archiving ADV Processing of to send back invoice
GR completed Mistake by supplier
Advance but Quantity
Payments different b/w
Invoice & GR Wrong Quantity Go to SRM system
during GR to correct Quantity

Truy cập vào thư mục “2. PO_invoice_-_approval_workflow” lưu trữ tại Accounting SharePoint để biết Mismatch Select Refer function in VIM
thêm thông tin. workflow to refer to SCP-AP
Mistake by accountant (give comments
Quy trình SCM-AP for correction)
Nếu số lượng và giá trị giữa PO, Goods receipt (GR) và hóa Accountant
đơn(IR) khớp với nhau, thanh toán sẽ được thực hiện tự động. PRICE Differnce If mismatch is true then approver
b/w Invoice will do approval (following the
Nếu PO, Goods receipt (GR) và hóa đơn (IR) không khớp với & PO authorization matrix)
nhau:
Inform Procurement
Chênh lệch về số lượng: Requester phải kiểm tra và xác to send back invoice
nhận trên VIM
Mistake by supplier
Chênh lệch về giá: Người mua hàng hoặc requester phải
kiểm tra rõ nguyên nhân và xác nhận trên VIM trước khi gởi Trả trước/ tạm ứng cho nhà cung cấp
cho cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Mẫu yêu cầu tạm ứng cần được điền đầy đủ thông tin (lưu trữ tại
Accounting SharePoint).

Ghi rõ lí do tạm ứng hoặc trả trước trong mục “Additional Comments”

Trường hợp tạm ứng hoặc trả trước trên 50 triệu đồng, trên mẫu
yêu cầu tạm ứng cần điền người phê duyệt là Kế Toán Trưởng
hoặc CFO.

Automa�c pos�ngs via IXB IXB Processing of
(where available) PO PO-related

Central Invoice Scanning & Type of Invoices Payment Release
Recep�on Archiving Invoice Processing of
NPO Non-PO
Invoices (FI)

ADV Processing of
Advance
Payments

Page 17 • VIM (Vendor Invoices Management) VIM (Vendor Invoices Management) • Page 18

Xóa tạm ứng cho nhà cung cấp Loại chi phí Phạm vi Yêu cầu của thuế Yêu cầu của CIR
áp dụng (Cho việc lưu trữ) (Cho posting)
Tạm ứng cần được xóa khi hàng hóa/ dịch vụ đã được giao/ thực
hiện. Thử nghiệm , Sản phẩm mẫu Cover sheet (FI Document Hóa đơn
Requester phải gởi hóa đơn chứng từ đến TT tiếp nhận hóa đơn để Dịch vụ phân gửi cho bên thứ Number)
xóa tạm ứng; và phải ghi rõ “Clear Advance Payment” trên hóa tích mẫu ba để thử
đơn. nghiệm hoặc Hóa đơn
phân tích đăng
Chứng từ VIM ký sản phẩm Bản sao hợp đồng/ PO (áp
mới dụng cho thanh toán nước
ngoài)

Loại chi phí Phạm vi Yêu cầu của thuế Yêu cầu của CIR Cá nhân cung • Dịch vụ tư • Cover sheet (FI Document • Hóa đơn
áp dụng (cho việc lưu trữ) (choposting) Number)
Hàng tồn cấp dịch vụ vấn, cố vấn kỹ • Bản gốc hợp đồng/
kho Mua nguyên vật Cover sheet (FI Document Hóa đơn • Hóa đơn biên bản thỏa thuận và
liệu, hàng hóa Number) Bản sao vận đơn (phụ form 01 có mộc công ty
để bán, bao bì, thuộc vào điều khoản thuật… • Bản gốc hợp đồng/ biên (áp dụng cho trường
hàng khuyến Hóa đơn (danh sách chi tiết thanh toán) bản thỏa thuận và form 01 hợp tổng thu nhập của
mãi và phụ tùng về mặt về hàng, số lượng, • Phí thù lao trả có mộc công ty (áp dụng cá nhân cung cấp dịch
thay thế. đơn giá…, phải được đính Hóa đơn cho diễn giả cho trường hợp tổng thu vụ không quá 100 triệu
kèm trong trường hợp không nhập nhân cung cấp dịch đồng/ năm)
thể hiện rõ trên hóa đơn) • Dịch vụ cung vụ không quá 100 triệu
cấp bởi nông đồng/năm) • Bản sao chứng minh
Bản sao hợp đồng hoặc PO dân hoặc cá nhân dân hoặc hộ
(cho thanh toán nước ngoài) nhân không • Bản sao chứng minh nhân chiếu, mã số thuế
kinh doanh dân hoặc hộ chiếu, mã số TNCN (phục vụ cho
Bản sao vận đơn (phụ thuộc khác thuế TNCN (phục vụ cho việc kê khai và nộp thuế
vào điều khoản thanh toán) việc kê khai và nộp thuế TNCN)
Hội nghị/ Sự Hội nghị, hội TNCN)
kiện thảo chuyên Tờ khai thông quan.
ngành... liên
quan đến hoạt Cover sheet (FI Document • Báo cáo thử nghiệm (Đối
động sản xuất Number) với dịch vụ thử nghiệm hoặc
kinh doanh Hóa đơn khảo nghiệm)

Bản sao hợp đồng

Bản sao hợp đồng

Lịch trình hội nghị

Page 19 • VIM (Vendor Invoices Management) VIM (Vendor Invoices Management) • Page 20

Chứng từ VIM Loại chi phí Phạm vi Yêu cầu của thuế Yêu cầu của CIR
áp dụng (Cho việc lưu trữ) (Cho posting)
Phạm vi Yêu cầu của thuế Yêu cầu của CIR Thanh toán
áp dụng (Cho việc lưu trữ) (Cho posting) trong quá trình Tạm ứng (Theo Cover sheet (FI Document Yêu cầu thanh toán từ
thực hiện điều khoản thanh Number) nhà nghiên cứu
Cover sheet (FI Document Phiếu yêu cầu thanh toán nghiên cứu toán trong hợp
Loại chi phí Number) của bệnh viện hoặc bệnh đồng/ Thỏa thuận Yêu cầu thanh toán từ nhà
viện ký hoặc phiếu yêu giữa Bayer và bệnh nghiên cứu
Phiếu yêu cầu thanh toán của cầu thanh toán được ký viện, 2-3 tuần)
Tạm ứng bệnh viện hoặc bệnh viện ký xác bởi nhân viên Bayer (Với
nhận trên thư mời của Bayer chữ ký của Giám Đốc Y Xóa tạm ứng
hoặc phiếu yêu cầu thanh toán Khoa và Chuyên Viên Cover sheet (FI Document Hóa đơn/ Phiếu thu
Bệnh viện/ Phí được ký (Với chữ ký của Giám Nghiên Cứu Lâm Sàng). Tạm ứng Thanh toán chỉ sử Number) hoặc thư xác nhận có
họp hội đồng Đốc Y Khoa và Chuyên Viên dụng trong trường Hóa đơn/ Phiếu thu hoặc thư đóng mộc của bệnh
đạo đức Nghiên Cứu Lâm Sàng). Hóa đơn/ Phiếu thu Tài trợ liên hợp đặc biệt, ví dụ xác nhận có đóng mộc của viện
hoặc xác nhận của quan đến hoạt chi phí trả cho dịch bệnh viện
Bản sao thư mời và lịch họp của bệnh viện có đóng dấu động sản xuất vụ độc quyền được Hợp đồng hoặc PO,
hội đồng đạo đức bộ y tế gửi đến kinh doanh cung cấp bởi cơ Cover sheet (FI Document hoặc hóa đơn
bệnh viện Bệnh viện xác nhận quan nhà nước Number) proforma
trên thư mời của Bayer Tài sản hoặc bên thứ ba
Thanh toán tạm Biên bản họp hội đồng đạo đức (Mời bệnh viện đóng khác Bản sao hợp đồng hoặc PO
ứng Thư xác nhận tài trợ vai trò chủ đạo) trong và hóa đơn pro-forma (áp
đó đề cập đến người Tài trợ cho hội nghị, dụng cho thanh toán nước
Cover sheet (FI Document chủ đạo chịu trách hộithảo,truyềnhình/ ngoài)
Number) nhiệm chi trả cho phí chương trình truyền
Tạm ứng (Chuyển họp hội đồng đạo đức thông, vv có liên Cover sheet (FI Document Hợp đồng tài trợ/
khoản cho bệnh Hóa đơn/ Phiếu thu hoặc xác của bộy tế, Bayer sẽ quan đến các hoạt Number) Thỏa thuận/ Thông
viện từ 2-3 tuần, nhận của bệnh viện có đóng dấu tài trợ về tài chính) động kinh doanh, báo tài trợ
sau đó bệnh viện quảng bá sản phẩm. Hợp đồng tài trợ/ Thỏa thuận/
chuyển tới hội Cover sheet (FI Document Photo thư mời của hội Thông báo tài trợ Ký xác nhận tài trợ
đồng đạo đức Bộ Y Number) đồng đạo đức và lịch Tài trợ nghiên cứu của Bayer (số tiền,
Tế) họp (Gởi tới bệnh khoa học, giáo dục Ký xác nhận tài trợ của Bayer (số địa điểm, ngày, mục
Bệnh viện xác nhận trên thư viện) cho các hiệp hội / tiền, địa điểm, ngày, mục đích,tài đích, tài khoản ngân
Phí họp hội mời của Bayer (Mời bệnh viện bệnhviện. khoản ngân hàng) hàng)
đồng đạo đức đóng vai trò chủ đạo) trong đó Biên bản họp hội đồng
Bộ Y tế đề cập đến người chủ đạo đạo đức Mua tài sản cố Hóa đơn Hóa đơn nếu có
chịu trách nhiệm chi trả cho định, tài sản giá
phí họp hội đồng đạo đức của Hóa đơn, phiếu thu từ trị thấp. Biên bản xác nhận tài trợ 03, 04
bộ y tế, Bayer sẽ tài trợ về tài bệnh viện hoặc giấy xác
Thanh toán tạm chính) từ bệnh viện hoăc giấy Cover sheet (FI Document Hóa đơn
ứng xác nhận tài trợ có đóng Number)
Cover sheet (FI Document mộc của bênh viện
Number) Hóa đơn

Photo thư mời họp của hội Hợp đồng/ PO
đồng đào đức và lịch họp
(Gởi tới bệnh viện) Biên bản nghiệm thu với cost center và số

Biên bản họp hội đồng đạo serial (nếu có) / hoặc (và) phiếu giao hàng của nhà
đức
cung cấp
Hóa đơn, phiếu thu từ bệnh
viện hoặc giấy xác nhận tài Bản sao chứng nhận xuất xứ tài sản, vận đơn,
trợ có đóng mộc của bệnh
viện phiếu đóng gói, tờ khai thông quan cho tài sản

nhập khẩu

Tờ khai thông quan (dùng cho thanh toán nước

ngoài)

Page 21 • VIM (Vendor Invoices Management) VIM (Vendor Invoices Management) • Page 22

Quy trình trả lại hóa đơn cho nhà cung cấp Cung cấp thông tin cho kế toán Manila
• 1 Xem comment của kế toán
2 Điền comment của bạn tai đây
Hóa đơn không được chấp nhận trong những trường hợp sau: Sai 3 Gửi thông tin lại cho kế toán
mã số thuế, tên công ty, số lượng, giá hoặc các thông tin khác.
Manila (FO/BO)
Quy trình:
2
Kế toán Manila xóa hóa đơn trên VIM và thông báo cho kế
toán VN hóa đơn cần trả.

Kế toán VN thông báo cho requester / procurement để nhận
hóa đơn cần trả lại cho nhà cung cấp

Requester / procurement liên hệ với nhà cung cấp để lập biên
bản hủy hóa đơn (ký, đóng dấu) và gửi lại để xuất hóa đơn
mới

3

1

Thông tin hỗ trợ: Email
[email protected]
Bayer Hotline
18001023

Page 23 • VIM (Vendor Invoices Management) VIM (Vendor Invoices Management) • Page 24

Hóa đơn giao dịch giữa các công ty Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) – Giới thiệu
nội bộ Bayer
VMD là nơi lưu trữ dữ liệu nhà cung cấp để sử dụng cho thanh
Quy trình thanh toán được xử lý theo qui trình VIM thông thường toán.
MDG-S là hệ thống hỗ trợ cho yêu cầu tạo mới/ thay đổi/ khóa
Chứng từ yêu cầu: PO và hợp đồng/ thỏa thuận dữ liệu nhà cung cấp.
Để tránh việc tạo trùng dữ liệu nhà cung cấp, Requester nên truy
Mẫu “ thỏa thuận ” được lưu trữ tại thư mục “VIM training material” vấn thông tin nhà cung cấp trên MDG-S trước khi tạo yêu cầu
trên Accounting SharePoint. Liên hệ kế toán VN khi có yêu cầu tạo user mới trên MDG-S
Liên hệ IT để unblock user MDG-S trong trường hợp không đăng
nhập trong vòng 30 ngày

Page 25 •Hóa đơn giao dịch giữa các công ty nội bộ Bayer )Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) • Page 26

Thông tin bắt buộc khi tạo VMD Lưu ý khi tạo mới VMD

Supplier Account Group ERP Vendor: Trading Partner Vendor name = Name 1 + Name 2 (35 ký tự cho mỗi mục). Không
Mặc định là “YKRD – Regular Control data (chỉ áp dụng cho các điền vào mục “Name 3” vì thanh toán sẽ bị từ chối.
Vendors” ERP Vendor: công ty Bayer) Payment method: phải nhập “ ( “
Supplier details Communication
Vendor Name and Address ERP Vendor: Fax / Tel / E-mail Thông tin về “bank key” có thể được tra cứu bằng cách điền địa chỉ
Các chứng từ bắt buộc Purchasing data ngân hàng tại mục “street” sau khi nhấn vào biểu tượng hình vuông
cho việc tạo VMD Order currency nhỏ ở góc phải mục “bank”
ERP Vendor: Payment term
ERP Vendor Company data Incoterms

Tax Numbers ERP Vendor: Reconciliation Account
Payment Payment Term
Bank Accounts Transaction Payment Method
Valid Supporting document Alternative
Bank Key Individual Payment
Bank Account Number Clerk at vendor
Withholding Tax
Nếu “bank key” không tồn tại trong MDG-S, thì phải cung cấp thông
Instruction Key (if tin cho kế toán Manila tạo “bank key” mới:
payment method is
Cheque)

Truy cập vào thư mục “1a.MDG-SC VMD requester” lưu trữ tại Accounting SharePoint
để biết thêm thông tin.

Lưu ý khi tạo mới VMD - Vào mục “Notes”:

Tên ngân hàng

Mục “Reconciliation Account” phải nhập “2400000” Tên chi nhánh ngân hàng Sử dụng tiếng Việt không
Địa chỉ ngân hàng dấu, tối đa 35 ký tự bao
Số tài khoản ngân hàng gồm cả khoảng trắng

- Mục “bank account” phải được để trống trong trường hợp “bank
key” không tồn tại

Page 27 • Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) • Page 28

Lưu ý khi tạo mới VMD Lưu ý khi thay đổi VMD

Đối với ngân hàng nông nghiệp (Agribank): Cần phải kiểm tra dữ liệu nhà cung cấp có bị khóa hay không trước
Tên ngân hàng: NHNO khi yêu cầu thay đổi. Nếu bị khóa thì bỏ đánh dấu chọn 4 mục bên
Bank number: được tìm dựa trên danh sách tên chi nhánh ngân dưới:
hàng nông nghiệp (lưu trữ tại “Bank number of NHNO (Agribank)“
trên Accounting sharepoint) Central posting block.
Central purchasing block.
Đối với dữ liệu nhà cung cấp nước ngoài phải nhập: Deletion flag for company code.
Swift code (8 hoặc11 ký tự) Posting block for company code.
Payment method: “+”

Page 29 • Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) • Page 30

Lưu ý khi tạo dữ liệu thuế TNCN Ký tự đặc biệt không được sử dụng
và thuế nhà thầu
Một số ký tự đặc biệt KHÔNG được sử dụng:
Trên giao diện MDG-S, các thông tin sau phải được nhập:
Symbol Name
Đối với thuế TNCN (trường hợp cá nhân cung cấp dịch vụ):
> Greater than
“ Withholding tax type ”: GA, GB, GC, GD. < Less than

“ Withholding tax code ”: P1, P2, P3, P4. ; Semi-colon

“Subject to withholding tax“ cần được đánh dấu chọn. [ Left square bracket
] Right square bracket
Đối với thuế nhà thầu (trong trường hợp nhà cung cấp nước
ngoài): \ Backslash

“ Withholding tax type ”: G1, G2, G3, G4, G5, G6, G7, G8. | Bar/ Vertical line
˜ Tilde
Withholding tax code : chọn mã đúng với loại hình dịch vụ
(General service là loại hình dịch vụ thường hay sử dụng; vui See full restrictions in file “Special character” on Accounting SharePoint
lòng liên hệ với nhân viên thuế để xác định đúng loại hình
dịch vụ).

“Subject to withholding tax “ cần được đánh dấu chọn.

Để tránh thanh toán trễ, dữ liệu nhà cung cấp phải được tạo trước
khi gởi hóa đơn đến TT tiếp nhận hóa đơn.

Thông tin hỗ trợ: [email protected]

Page 31 • Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (VMD) • Page 32

THUẾ Thông tin xuất hóa đơn

Lưu ý rất quan trọng: Mã số thuế của BVL cần được điền chính xác như bên dưới:
Trước khi ký hợp đồng/ thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ nước CP, Seeds, ES, NH, CPL: 3600359484
ngoài, vui lòng liên hệ trước với nhân viên thuế để đảm bảo thuế AH: 3600359484-002
nhà thầu được xác định chính xác. PH, CH:3600359484-004

Tiếng Việt English
Name: Bayer Vietnam Limited
Tên: Công ty TNHH Bayer
Việt Nam

MST: 3600359484 Tax code: 3600359484

ĐC: 118/4 KCN Amata, Biên Address: 118/4 Amata Industrial
Hòa, Đồng Nai Park, Biên Hòa, Đồng Nai

Tên: Chi nhánh Công ty Name: Branch of Bayer
TNHH Bayer Việt Nam Vietnam Limited

MST: 3600359484-002 Tax code: 3600359484-002

ĐC: Ấp 4, TT Uyên Hưng, Address: Hamlet 4, Uyên Hưng
Tân Uyên, Bình Dương town, Tân Uyên, Bình Dương

Tên: Chi nhánh 2 Công ty TNHH Name: Branch No.2 of Bayer

Bayer Việt Nam tại TPHCM Vietnam Limited in HCMC

MST: 3600359484-004 Tax code: 3600359484-004

ĐC: Lầu 3, 106 Nguyễn Văn Address: 3rd Floor, 106
Trỗi, P8, Phú Nhuận, TPHCM Nguyễn Văn Trỗi St., Ward 8,

Phú Nhuận, HCMC

Page 33 • Thuế Thuế • Page 34

Ví dụ một hóa đơn Non-PO đúng Ví dụ của một hóa đơn có PO đúng

Page 35 • Thuế Thuế• Page 36

QUY TRÌNH THANH TOÁN

Lịch thanh toán

Thanh toán trong nước (hàng ngày)

1 calendar day 2 working days

VIM process

Post by SSC-AP Global Citibank cut money
completed. (Invoice office run
completed ready for payment
processing
payment)

Thanh toán nước ngoài (hàng tuần)

2 calendar day 3 working days

VIM process

Post by SSC-AP Global Citibank cut money
completed. (Invoice office run
completed ready for payment
processing
payment)

Send documents Local Treasury Payment Citibank
send request proposal transfer
created by global money

FRIDAY MONDAY WEDNESDAY MONDAY

Page 37 • Quy trính thanh toán Quy trình thanh toán • Page 38

Ủy nhiệm chi Trường hợp thanh toán gấp và
thanh toán tín dụng thư
Ủy nhiệm chi (chứng từ chuyển tiền) chỉ được cung cấp trong một
số trường hợp rất giới hạn (Cơ quan nhà nước, hiệp hội, bệnh Thanh toán gấp
viện)
Áp dụng cho những trường hợp khẩn cấp
Requester cần kiểm tra với kế toán Manila về tình trạng thanh toán Liên hệ kế toán Manila để được hỗ trợ qua email:
trước khi gửi yêu cầu cung cấp ủy nhiệm chi. [email protected]

Thanh toán thuế cho hải quan (IPD) SCM-AP sẽ yêu cầu requester điền vào mẫu với đầy đủ thông tin
và lý do cho trường hợp thanh toán gấp
Thanh toán thuế hải quan được ưu tiên trong vòng 5 ngày làm việc.
Thanh toán tín dụng thư
“TCS” nên được điền ở phần đầu của mục “Notes/Additional Liên hệ kế toán ngân quỹ để được hỗ trợ.
Comments”

Quy trình:
Bộ phận cung ứng gởi yêu cầu IPD tới địa chỉ email CIR
([email protected]) trước 11AM hàng ngày.
Kế toán Vietnam xử lý yêu cầu IPD từ 11 giờ đến 12 giờ cùng
ngày và thông báo số lượng yêu cầu IPD tới kế toán Manila

Kế toán Manila xử lý yêu cầu IPD trên hệ thống VIM từ 13 giờ
đến 16 giờ cùng ngày

Yêu cầu IPD phải được phê duyệt trên VIM từ 16 giờ cùng ngày

Page 39 •Quy trính thanh toán Quy trính thanh toán • Page 40

KẾ TOÁN TÀI SẢN Tài sản cố định

Những hóa đơn mua tài sản với giá trị trước thuế từ 72,000,000
đồng trở lên được ghi nhận là tài sản cố định.

Tài sản hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất (máy
móc, nhà xưởng,….).
Tài sản vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất
(phần mềm, bản quyền,...).

Truy cập vào thư mục “Asset change request tool (ACRT)” lưu trữ tại Accounting SharePoint
để biết thêm thông tin.

Tài sản giá trị thấp

Những hóa đơn mua tài sản với giá trị trước thuế từ 30,000,000
đồng đến dưới 72,000,000 đồng được ghi nhận là tài sản giá trị thấp.

Page 41 • Kế toán tài sản Kế toán tài sản • Page 42

Khi tạo yêu cầu mua tài sản trên hệ thống SRM Thanh lý hoặc bán tài sản

“account assignment category” nhập là “13465” Mẫu yêu cầu phải được hoàn thành và phê duyệt trước khi tài
sản thanh lý hoặc bán (thẩm quyền phê duyệt được Qui định
Chọn loại tài sản phù hợp: theo “Internal Authorization Matrix”) và sau đó được gửi tới kế
9029001 Tài sản hữu hình. toán tài sản tại Việt Nam.
9019001 Tài sản vô hình. (Mẫu yêu cầu “Fixed asset disposal” được lưu trữ trên Accounting
SharePoint).
Yêu cầu thay đổi thông tin tài sản hiện hữu trên
hệ thống SAP-P4S Thanh lý tài sản Bán tài sản

Khi có yêu cầu thay đổi tên tài sản, vị trí hoặc cost center thì sử - Điền các thông tin cần thiết - Điền các thông tin cần thiết
dụng chức năng ACRT trong SAP-P4S để gửi đến người chịu - Đánh dấu vào ô “Disposal” - Đánh dấu vào ô “Sale”
trách nhiệm phê duyệt.
Nếu nguyên giá tài sản Yêu cầu bán tài sản phải gửi đến
Truy cập vào thư mục “Asset change request tool (ACRT)” lưu trữ tại Accounting SharePoint để thanh lý từ 200 triệu đồng phòng mua hàng sau khi được phê
biết thêm thông tin. trở lên cần phải được phê duyệt bởi Giám Đốc nhánh kinh
duyệt bởi CFO doanh (hoàn tất theo Qui trình chọn
Page 43 • Kế toán tài sản nhà thầu của phòng mua hàng)

Yêu cầu thanh lý tài sản Nếu nguyên giá tài sản thanh lý từ
được thưc hiện trên 200 triệu đồng trở lên cần phải
ACRT được phê duyệt thêm bởi CFO

Kế toán tài sản duyệt - Gửi yêu cầu xuất hóa đơn bán tài
yêu cầu thanh lý trên sản trên hệ thống SAP-P4S tới kế
ACRT. toán Manila (xem thêm ở phần
Service Accounting).
- Gửi số billing đến bộ phận “customer
logistic” để in hóa đơn thuế.

- Điền vào mẫu ALCM và gửi cùng với
hóa đơn chứng từ đến kế toán tài sản
tại Việt Nam.
- Kế toán tài sản kiểm tra và chuyển
yêu cầu thanh lý đến kế toán Manila
xử lý trên hệ thống SAP.

Kế toán tài sản • Page 44

SERVICE ACCOUNTING Thu tiền cho chi phí trả hộ:

Service Accounting thực hiện chức năng xuất hóa đơn cho những Xuất Debit Note trong hệ thống (không cần in hóa đơn) để thu tiền
giao dịch không liên quan đến việc bán hàng hóa trong hệ thống cho các chi phí mà BVL đã trả hộ cho các công ty Bayer khác.
SAP-P4S: Thông tin cần cung cấp là:

Doanh thu cung cấp dịch vụ Mã chi phí loại 6 (CAS) và cost center.
Bán tài sản Số PO của công ty Bayer khác.
Bán phế liệu Thỏa thuận chi hộ (mẫu “Agreement template” có thể tìm
Thu tiền cho chi phí trả hộ thấy tại thư mục Templates/Service Accounting).
Điền vào mẫu “Debit Note” và gửi đến công ty Bayer khác
Mẫu yêu cầu cho việc xuất hóa đơn được tìm thấy tại thư mục sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt (mẫu này
“Templates/Service Accounting/Charges ID/(Choose Business được lưu tại Accounting SharePoint).
Group)”. Lưu ý:

Liên hệ bộ phận O2C để yêu cầu tạo mã số khách hàng mới
Liên hệ bộ phận Master Data nhánh kinh doanh để yêu cầu
tạo mã số material mới.

Quy trình:

Điền vào template Kế toán Manila xử lý yêu Bộ phận
và gửi email tới: cầu trên hệ thống và gửi số Customer Logistic
[email protected] billing cho requester để in
in hóa đơn
hóa đơn

Page 45 • Service Accounting Service Accounting` • Page 46

CÁC QUY TRÌNH KẾ TOÁN KHÁC

Kế toán tổng hợp

Hệ thống WPA (Workflow Posting Assistant) được sử dụng để yêu
cầu thay đổi mã chi phí (FI request) và cost center hoặc internal
order (CO request).

Truy cập vào thư mục “Asset change request tool (ACRT)” lưu trữ tại Accounting SharePoint
để biết thêm thông tin.

Kế toán công nợ phải thu

Công nợ liên quan đến bán hàng hóa được ghi nhận từ bộ phận
Customer Logistic. Công nợ liên quan đến bán dịch vụ được ghi
nhận từ Service Accounting ở Manila.
Yêu cầu liên quan đến công nợ khách hàng cần được gửi tới kế
toán Manila (SCM-AR-FO) bởi O2C thông qua SSF:

Cấn trừ công nợ khách hàng.
Thanh toán cho khách hàng (được phê duyệt bởi cấp có
thẩm quyền).

Customer Logistic xuất hóa đơn trả nguyên vật liệu về cho nhà
cung cấp ngoài hệ thống SAP và gửi bản sao hóa đơn đến trung
tâm tiếp nhận hóa đơn để được ghi nhận vào hệ thống.
Thông tin hỗ trợ:

Bayer Hotline Email
18001023 [email protected]

Page 47 • Các quy trình kế toán khác Các quy trình kế toán khác • Page 48

Cơ sở dữ liệu khách hàng CÁC TỪ VIẾT TẮT

Bộ phận O2C gửi yêu cầu tạo dữ liệu khách hàng đến kế toán

Manila qua hệ thống MDG-C.

Thông tin hỗ trợ: Email AccP: Accounting Platform FO: Front Office VMD: Vendor Master
ACRT: Asset Change GL: General Ledger Data
[email protected] Request Tool IC: Inter-company
MDG: Master Data WHT: Withholding Tax
HR Online dùng để yêu cầu AP: Account Payables Governance WPA: Workflow
AH: Animal Health Posting Assistant
CH: Consumer Health MOH EC: Ministry of
Tạo mới / thay đổi thông tin ngân hàng cho thanh toán trên Concur. CS: Crop Science Health Ethics Committee
Tạo mới / thay đổi hạn mức phê duyệt trên Concur. PH: Pharmaceuticals
Tạo mới / thay đổi hạn mức phê duyệt liên quan đến công nợ BVL: Bayer Vietnam Limited PIT: Personal Income Tax
khách hàng. CAO: Chief Administrative PO: Purchase Order
Tạo mới user sử dụng hệ thống SSF (Truy cập vào thư mục SSF Officer PSP: Personal Service
(Shared Service Framework) lưu trữ tại Accounting SharePoint để Provider
biết thêm thông tin). CCC: Corporate Credit Card
CDH: Country Division Head RE: Reimbursement
Thông tin tài khoản ngân hàng CMD: Customer Master Data Expense
CIR: Central Invoice Receipt
Thông tin tài khoản ngân hàng của Bayer Vietnam CIT: Corporate Income Tax SSC: Share Service
CRA: Clinical Research Center
Tên thụ hưởng: Bayer Vietnam Limited / Cong Ty TNHH Associate
Bayer Viet Nam SSM: Share Service
Manila
Bank account:
0300000029 (VND) SSF: Share Service
0300000002 (USD) Framework
0300000045 (EUR)
TE: Travel Expense
Tên ngân hàng: CitiBank N.A. HCM branch/ VAT: Value Added Tax
Ngan Hang CitiBank N.A. chi nhanh TPHCM VIM: Vendor Invoices
Management
Địa chỉ ngân hàng: 115 Nguyễn Huệ, Quận 1, TPHCM
Các từ viết tắt • Page 50
Swift code: CITIVNVXHCM

Page 49 • Các quy trình kế toán khác