LAPORAN KEGIATAN MAGANG SEMESTER 5/MBKM MANDIRI DINAS PARIWISATA PROVINSI SUMBAR & PERUM BULOG OLEH PUTRI ATHIYAH RAHMAH 2106643690 PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS INDONESIA AGUSTUS – NOVEMBER 2023
DAFTAR ISI Daftar Isi ............................................................................................................................. II Informasi Umum Kegiatan ................................................................................................. III Latar Belakang Kegiatan .................................................................................................... IV Tujuan Kegiatan................................................................................................................... V Deskripsi Kegiatan............................................................................................................... V Hasil Kegiatan...................................................................................................................... VII Kesimpulan dan Saran ......................................................................................................... IX Dokumentasi ........................................................................................................................ X
III INFORMASI UMUM KEGIATAN Nama kegiatan: Magang Semester 5/MBKM Mandiri Tempat kegiatan: Kesekretariatan Dinas Pariwisata Provinsi Sumatera Barat dan Perbendaharaan Perum Bulog Waktu pelaksanaan: Agustus 2023 – Desember 2023 DATA PESERTA MAGANG/MBKM Nama mahasiswa: Putri Athiyah Rahmah NPM: 2106643690 Program studi: Manajemen Rekod dan Arsip No HP: 081268390021 Alamat email: [email protected] Alamat rumah: Perum. Sakura Regency Blok T No. 1 Jatiasih DATA PENYELENGGARA MAGANG/MBKM MANDIRI Nama instansi: Kesekretariatan Pariwisata Provinsi Sumatera Barat Negara: Republik Indonesia Nama PIC: Rizky Jabatan: Arsiparis kesekretariatan No. telp/HP: 082391236447 Alamat email: - Nama instansi: Perum Bulog
III Negara: Republik Indonesia Nama PIC: Rifky Anugrah Jabatan: Staff ahli Perbendaharaan No. telp/HP: 08127077357 Alamat email: [email protected]
IV 1. LATAR BELAKANG KEGIATAN Sebagai mahasiswa D4 Manajemen Rekod dan Arsip di Universitas Indonesia, penulis memiliki kesempatan emas untuk menjalani magang di dua instansi berbeda, yaitu Kesekretariatan Dinas Pariwisata Provinsi Sumatera Barat dan Perbendaharaan Perum Bulog. Magang ini menjadi bagian tak terpisahkan dari pengalaman pendidikan penulis dalam mengaplikasikan pengetahuan praktis yang diperoleh dari program studi ke dalam dunia kerja yang nyata. Pendidikan kearsipan yang penulis jalani di Universitas Indonesia telah memberikan landasan teoritis yang kokoh dalam manajemen arsip, pengelolaan informasi, serta praktikpraktik kearsipan. Melalui magang ini, penulis berharap dapat menggabungkan teori dengan praktik di lapangan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam. Tujuan utama dari magang ini adalah untuk memperoleh pengalaman praktis dalam pengelolaan arsip di dua instansi yang memiliki cakupan tugas yang berbeda. penulis berharap dapat memperluas wawasan penulis terkait proses kerja dan kebutuhan kearsipan di lingkungan kerja sektor publik (Dinas Pariwisata) dan sektor swasta (Perum Bulog). Kesekretariatan Dinas Pariwisata Provinsi Sumatera Barat bertanggung jawab atas administrasi dan informasi terkait pariwisata di wilayah tersebut. Di sisi lain, Perbendaharaan Perum Bulog memiliki peran sentral dalam manajemen keuangan dan transaksi keuangan perusahaan tersebut. Penulis akan terlibat secara langsung dalam kegiatan operasional yang terkait dengan manajemen rekod dan arsip, pengelolaan dokumen, pengarsipan digital, serta memperoleh pemahaman mendalam tentang kebutuhan dan tata kelola arsip di dua lingkungan kerja yang berbeda. Dengan melibatkan instansi publik dan swasta, tujuan utamanya adalah untuk menyatukan pengetahuan teoritis dengan praktik langsung, meningkatkan keterampilan, dan memahami dinamika kearsipan di sektor yang berbeda. Magang ini diharapkan memberikan kontribusi signifikan bagi pengembangan profesional mahasiswa dalam bidang kearsipan. Dengan pengalaman yang diperoleh dari dua instansi yang berbeda, mahasiswa akan dapat mengasah keterampilan praktis, memperluas jaringan, serta memahami tuntutan dan perbedaan lingkungan kerja di sektor publik dan swasta. Sebagai Mahasiswa Kearsipan, Penulis berkesempatan magang pada bidang kesekretariatan Dinas Pariwisata dan bidang perbendaharaan Perum Bulog.
Kegiatan penulis selama magang akan dijelaskan pada bab selanjutnya dari awal mulai magang hingga pembuatan laporan magang serta pembuatan artikel ilmiah sebagai output darisemester 5 ini. Dengan adanya magang mandiri di semester 5 ini diharapkan penulis bisa mendapatkan ilmu serta wawasan baru di dunia kerja langung yang akan berguna bagi kemampuan kearsipan, kedisiplinan, dan ilmu lainnya yang pastinya berguna untuk masa depan. 2. TUJUAN KEGIATAN Tujuan kegiatan penulis dalam pelaksanaan Magang Mandiri pada Dinas Pariwisata Provinsi Sumatera Barat dan Perum Bulog adalah sebagai berikut: a. Mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang pengelolaan arsip dan dokumen di lingkungan sektor publik b. Memahami secara langsung dan menjalankan bidang ilmu kearsipan yang telah dipelajari dalam perkuliahan dari semester 1 - 4 c. memperoleh pemahaman yang komprehensif tentang perbedaan praktik kearsipan antara lingkungan sektor publik yang diwakili oleh Dinas Pariwisata dan lingkungan sektor swasta yang diwakili oleh Perum Bulog. d. Mendapatkan pengalaman praktis tentang manajemen keuangan dan informasi terkait keuangan di lingkungan swasta, khususnya dalam konteks Treasury di Perum Bulog. e. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi dan berinteraksi dengan berbagai pihak dalam lingkungan kerja yang berbeda, dari pegawai administrasi hingga manajemen tingkat atas. f. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi dan berinteraksi dengan berbagai pihak dalam lingkungan kerja yang berbeda, dari pegawai administrasi hingga manajemen tingkat atas. 3. DESKRIPSI KEGIATAN Penulis melakukan magang mandiri dimulai dari tanggal 01 Agustus 2023 hingga 29 Desember 2023. Pengalaman sebulan di Kesekretariatan Dinas Pariwisata Provinsi Sumatera Barat memungkinkan eksplorasi terhadap proses kearsipan di lingkungan sektor publik. Aktivitas tersebut meliputi manajemen dokumen, administrasi, dan pemahaman mendalam tentang kebutuhan arsip dalam konteks pariwisata. Selama tiga bulan berikutnya di bagian Treasury Perum Bulog, mahasiswa ini terlibat dalam pemahaman tentang manajemen keuangan, proses pengelolaan informasi keuangan, serta perbedaan dalam manajemen arsip di sektor swasta.
Rangkuman kegiatan yang diikuti oleh penulis dari tanggal 02 Agustus – 29 Desember 2023 akan dijelaskan pada point berikut ini. (Untuk Penjelasan lengkap akan tertera pada logbook di halaman lampiran). a. Bulan Agustus 2023 Selama satu bulan magang di bagian Kesekretariatan Dinas Pariwisata Provinsi Sumatera Barat, Penulis terlibat dalam beragam aktivitas yang mendukung pengelolaan administratif dan manajemen dokumentasi. Tugas penulis melibatkan pengelolaan dokumen, koordinasi administratif, dan pemeliharaan informasi. Penulis terlibat dalam pengelolaan dokumen, mulai dari penerimaan dokumen hingga pengarsipan. Aktivitas ini meliputi menerima, mencatat, dan mengelompokkan dokumen masuk, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Penulis juga terlibat dalam pemeliharaan arsip fisik, memastikan keamanan, kebersihan, dan kelengkapan dokumen yang disimpan secara fisik. Selain itu, penulis juga turut serta dalam seminar kearsipan, dan juga membantu adminstratif harian, memproses dokumen, mendukung koordinasi antar bagian atau departemen dan membantu jalannya event pariwisata. Ini bisa melibatkan komunikasi internal untuk mendukung kelancaran aliran kerja di dalam Kesekretariatan. Selama satu bulan tersebut, pengalaman penulis di Kesekretariatan telah memberikan wawasan yang signifikan tentang pengelolaan dokumen, administrasi, dan proses sehari-hari dalam lingkungan kerja sektor publik. b. Bulan September 2023 Di bulan September penulis beralih magang ke bagian Treasury Perum Bulog, dimulai dari perkenalan sampai penulis ditetapkan sebagai verifikator yang terlibat dalam serangkaian kegiatan untuk menunjang fungsi keuangan dan verifikasi dokumen. Tugas penulis dimulai dari pengecekan hingga verifikasi keakuratan serta keabsahan dokumen keuangan yang masuk. Penulis terlibat dalam proses verifikasi dokumen keuangan, termasuk memeriksa dan memvalidasi informasi yang tercantum dalam dokumen dengan data internal atau referensi yang ada. Aktivitas ini mencakup pengecekan detail transaksi, mencocokkan data, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku. Sebagai verifikator, penulis tentunya memeriksa bukti-bukti pendukung yang terkait dengan transaksi keuangan, seperti faktur, kwitansi, atau dokumen lainnya. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan keaslian dan keabsahan transaksi yang tercatat dalam dokumen keuangan. Selain itu, penulis juga terlibat dalam proses komunikasi dengan departemen atau pihak terkait untuk mendapatkan klarifikasi atau informasi tambahan terkait dokumen yang sedang diverifikasi. Hal ini mungkin dilakukan untuk memastikan keakuratan dan kebenaran informasi yang diperlukan dalam proses verifikasi.
Selama masa magang sebagai verifikator di bagian Treasury, penulis berperan penting dalam menjaga integritas dan ketelitian informasi keuangan perusahaan. Pengalaman ini tentunya memberikan wawasan yang lebih mendalam tentang proses verifikasi dokumen keuangan, kepatuhan terhadap kebijakan, serta pentingnya validasi data dalam lingkup keuangan suatu perusahaan. c. Bulan Oktober 2023 Selama bulan Oktober, berlanjut dari pengalaman magang sebagai verifikator di bagian Treasury Perum Bulog, Penulis terus terlibat dalam aktivitas verifikasi dokumen keuangan. Tugas Penulis sebagai verifikator mungkin masih melibatkan proses pengecekan dan validasi dokumen keuangan yang masuk untuk memastikan keakuratan dan keabsahan informasi transaksi. Dalam perannya, Penulis terlibat dalam memeriksa dengan cermat setiap detail transaksi yang tercatat dalam dokumen keuangan. Ini melibatkan pengecekan rinci terhadap data, mencocokkan informasi, dan memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan benar dan sesuai dengan kebijakan serta prosedur yang berlaku. Selain verifikasi dokumen, Penulis juga melibatkan diri dalam pengarsipan dokumen keuangan. Aktivitas ini melibatkan penyimpanan dokumen dengan sistematis dan teratur, baik dalam format fisik maupun digital, untuk memastikan aksesibilitas dan integritas dokumen di masa depan. Pengalaman Penulis dalam melakukan pengarsipan dokumen keuangan tentunya memberikan kontribusi yang penting dalam menjaga kelancaran dan keakuratan informasi keuangan perusahaan. Hal ini menunjukkan pentingnya manajemen rekod dan arsip dalam menyimpan dokumen keuangan dengan baik untuk kepentingan audit dan referensi di masa mendatang. d. Bulan November Selain menjadi verifikator, Penulis juga terlibat dalam kegiatan pengarsipan dokumen keuangan. Pengarsipan ini melibatkan penyimpanan dokumen dengan sistem yang teratur dan terorganisir, baik dalam bentuk fisik maupun digital, untuk memastikan aksesibilitas dan integritas dokumen dalam jangka panjang. Selama periode magang, Penulis membantu dalam proses pembuatan nota klaim untuk klien kapal beras. Kegiatan ini melibatkan kerja sama dengan tim terkait untuk menyusun dokumen klaim secara akurat dan tepat waktu untuk klien. e. Bulan Desember Selama bulan Desember dalam magang di Perum Bulog bagian Treasury, penulis terus terlibat dalam serangkaian aktivitas yang mendukung fungsi keuangan dan administratif perusahaan. Sebagai bagian dari tim verifikasi dokumen keuangan, fokus penulis tetap pada pengecekan dan validasi dokumen transaksi keuangan. Hal ini melibatkan pemeriksaan detail, pencocokan data, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku. penulis juga terlibat aktif dalam pengarsipan dokumen keuangan. Proses ini melibatkan penyimpanan dokumen dengan sistem yang terstruktur, baik dalam bentuk fisik maupun digital, untuk memastikan aksesibilitas dan integritas informasi keuangan.
Selain itu, pengalaman penulis dalam menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP) terus berlanjut. Sistem ini memungkinkan penulis untuk terlibat dalam manajemen dan integrasi berbagai proses bisnis, memperdalam pemahaman penulis tentang sistem informasi perusahaan. Di samping aktivitas verifikasi dan pengarsipan, penulis juga terus membantu dalam pembuatan nota klaim untuk klien kapal beras. Kerja sama tim ini memperkuat keterampilan kolaborasi dan kemampuan penulis dalam menangani proses administratif yang penting bagi perusahaan. Selama bulan Desember, kesempatan ini memberikan wawasan yang lebih dalam tentang proses verifikasi keuangan, manajemen rekod, serta integrasi sistem informasi dalam lingkup perusahaan. Kemampuan penulis dalam mengelola dan menyimpan informasi keuangan dengan tepat dan akurat semakin diperkuat selama masa magang ini.
4. HASIL KEGIATAN Selama periode magang di Dinas Pariwisata Provinsi Sumatera Barat bagian Kesekretariatan, penulis terlibat dalam kegiatan administratif yang melibatkan manajemen dokumen dan pengelolaan informasi. Peran penulis terfokus pada penerimaan, pengelolaan, dan penyimpanan dokumen dengan sistematis untuk memastikan kelancaran alur kerja dan aksesibilitas informasi yang dibutuhkan. Selanjutnya, Selama masa magang tiga bulan di bagian Treasury Perum Bulog, Penulis terlibat dalam serangkaian kegiatan penting yang mendukung fungsi keuangan dan administratif perusahaan. Sebagai verifikator dokumen keuangan, peran penulis terfokus pada memeriksa, memvalidasi, dan memastikan keakuratan setiap dokumen transaksi keuangan yang masuk. Aktivitas ini melibatkan pengecekan detail transaksi, pencocokan data, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku. Selain menjadi verifikator, penulis juga berperan dalam pengarsipan dokumen keuangan. Kegiatan ini merupakan bagian penting dari manajemen rekod dan arsip, yang melibatkan penyimpanan dokumen secara sistematis dan terstruktur, baik dalam format fisik maupun digital, guna memastikan aksesibilitas dan keamanan dokumen untuk keperluan audit dan referensi masa depan. Selama magang, penulis juga terlibat dalam penggunaan Enterprise Resource Planning (ERP). Menggunakan sistem ERP memungkinkan penulis untuk terlibat dalam pengelolaan dan integrasi berbagai proses bisnis termasuk keuangan, logistik, dan manajemen sumber daya perusahaan. Selain itu, penulis membantu dalam pembuatan nota klaim untuk klien kapal beras. Ini mencakup kolaborasi dengan tim terkait untuk menyusun dan mempersiapkan dokumen klaim secara teliti dan akurat, menunjukkan keterampilan dalam bekerja sama dalam lingkungan kerja yang melibatkan proses administratif yang penting. Pengalaman penulis selama tiga bulan magang tersebut menunjukkan kemampuan penulis dalam mengelola informasi keuangan dengan akurasi, kepatuhan terhadap prosedur, serta kemampuan untuk terlibat dalam proses administratif yang vital bagi perusahaan. Hal ini menandakan keahlian penulis dalam manajemen rekod dan arsip, serta kemampuan untuk beradaptasi dan berkontribusi dalam lingkungan kerja yang dinamis. Keseluruhan pengalaman ini memberikan wawasan yang luas tentang manajemen rekod dan arsip, proses verifikasi keuangan, dan penggunaan teknologi informasi dalam lingkup perusahaan. Kemampuan untuk bekerja dengan detail, kepatuhan terhadap prosedur, serta keterampilan kolaborasi tim menjadi bagian penting dari pengalaman magang penulis selama empat bulan tersebut.
VIII
IX 5. KESIMPULAN DAN SARAN Selama empat bulan magang di Dinas Pariwisata Provinsi Sumatera Barat bagian Kesekretariatan dan Perum Bulog bagian Treasury, penulis mendapatkan pengalaman yang berharga dalam manajemen rekod dan arsip, verifikasi dokumen keuangan, dan penggunaan teknologi informasi seperti Enterprise Resource Planning (ERP). Kesimpulan dari pengalaman ini adalah pemahaman yang lebih baik tentang pentingnya pengelolaan dokumen dan informasi yang efisien dan teratur. Selama magang di kedua tempat tersebut, penulis telah terlibat dalam pengarsipan dokumen keuangan dengan teliti, memastikan dokumen tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah untuk keperluan audit dan referensi. Keterlibatan penulis dalam verifikasi dokumen keuangan dan penggunaan sistem ERP di Perum Bulog telah meningkatkan pemahaman penulis tentang proses bisnis internal suatu perusahaan dan pentingnya keakuratan data dalam pengambilan keputusan. Adapun saran yang dapat penulis berikan berdasarkan pengalaman ini adalah pentingnya fokus pada pengembangan keterampilan teknologi informasi yang dapat mendukung proses manajemen rekod dan arsip. Selain itu, kerja tim dan komunikasi yang efektif dalam hal menyusun dokumen klaim atau dalam proses administratif lainnya juga merupakan keterampilan penting yang perlu diperkuat. Pengalaman magang ini memberikan landasan yang kuat bagi peningkatan pemahaman dan keterampilan di bidang manajemen rekod dan arsip, keuangan, serta teknologi informasi. Selain itu, pengalaman bekerja di lingkungan sektor publik dan perusahaan juga memberikan pemahaman yang luas tentang kebutuhan dan tuntutan dari berbagai lingkungan kerja.
X 6. FOTO-FOTO/DOKUMENTASI KEGIATAN Gambar II. Penulis menginput data perjalanan dinas Gambar I. Penulis mengisi acara pelatihan kearsipan menjadi moderator Gambar IV. Penulis menjadi admin srikandi Gambar III. Penulis mengklasifikasikan arsip kedalam beberapa kategori
X Gambar VI. Penulis berkoodinasi dengan pegawai admin untuk menindaklanjuti nota verifikasi Gambar V. PIC bersama penulis mengembalikan dana kas perusahaan ke bank Gambar VIII. Sistem ERP Keuangan Gambar VII. Nota verifikasi yang sudah di masukkan ke sistem ERP
XI Gambar IX. Rapat Evaluasi Bidang Treasury Gambar XI. Penulis mencatat seluruh nota verifikasi untuk dikirim ke admin Gambar X. Penulis mengarsipkan dokumen ke dalam rak
XII NB : gambar selanjutnya dan selengkapnya berada di lampiran yaitu logbook laporan magang.