myPortfolio
PEMBANTU TADBIR (P/O) KANAN N22
AKADEMI PENDIDIKAN / SEKOLAH MAKMAL
BAHAGIAN : AKADEMI PENDIDIKAN / SEKOLAH MAKMAL
ALAMAT : UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
35900 TANJUNG MALIM, PERAK
NO. TELEFON : 05-450 5880
NO. FAKS : 05-458 3616
LAMAN SESAWANG : www.nice.upsi.edu.my
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama : Zuniza binti Mohamed Hanapiah
Gelaran Jawatan : Pembantu Tadbir (P/O) Kanan
Gred Hakiki Jawatan : N19/N22
Tarikh Penempatan : 16 Mac 2012
DILULUSKAN OLEH
Nama : Dr. Mohd Hafiz Md Hanif
Gelaran Jawatan : Pengarah
Gred Jawatan : DS51
Tarikh : 30 Januari 2020
1
JADUAL PENGEMASKINIAN
BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
1.
Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji
semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
2
KANDUNGAN
MAKLUMAT PEGAWAI ...................................................................................................... 1
JADUAL PENGEMASKINIAN ............................................................................................ 2
KANDUNGAN ..................................................................................................................... 3
1.0 CARTA ORGANISASI .................................................................................................. 6
1.1 UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS .......................................................... 6
1.2 AKADEMI PENDIDIKAN / SEKOLAH MAKMAL .................................................... 7
2.0 CARTA FUNGSI ........................................................................................................... 8
3.0 AKTIVITI – AKTIVITI BAGI FUNGSI ............................................................................. 9
4.0 DESKRIPSI TUGAS .................................................................................................... 13
5.0 PROSES KERJA, CARTA ALIR & SENARAI SEMAK ............................................... 16
Aktiviti 1: Proses Kerja Mengurus Perkhidmatan Kaunter ........................................ 16
Aktiviti 1: Carta Alir Mengurus Perkhidmatan Kaunter .............................................. 17
Aktiviti 1: Senarai Semak Mengurus Perkhidmatan Kaunter .................................... 18
Aktiviti 2: Proses Kerja Mengurus Memo/Surat-Surat Masuk ................................... 19
Aktiviti 2: Carta Alir Mengurus Memo/Surat-Surat Masuk ......................................... 20
Aktiviti 2: Senarai Semak Mengurus Memo/Surat-Surat Masuk ............................... 21
Aktiviti 3: Proses Kerja Mengurus Memo/Surat-Surat Keluar ................................... 22
Aktiviti 3: Carta Alir Mengurus Memo/Surat-Surat Keluar ......................................... 23
Aktiviti 3: Senarai Semak Mengurus Memo/Surat-Surat Keluar ................................ 24
Aktiviti 4: Proses Kerja Mengurus Aduan Pelanggan PTj ......................................... 25
Aktiviti 4: Carta Alir Mengurus Aduan Pelanggan PTj ............................................... 26
Aktiviti 4: Senarai Semak Mengurus Aduan Pelanggan PTj ..................................... 27
Aktiviti 5: Proses Kerja Mengurus eMaklumbalas PTj .............................................. 28
Aktiviti 5: Carta Alir Mengurus eMaklumbalas PTj .................................................... 29
Aktiviti 5: Senarai Semak Mengurus eMaklumbalas PTj ........................................... 30
Aktiviti 6: Proses Kerja Mengurus Kebersihan Pejabat ............................................. 31
Aktiviti 6: Carta Alir Mengurus Kebersihan Pejabat .................................................. 32
Aktiviti 6: Senarai Semak Mengurus Kebersihan Pejabat ......................................... 33
Aktiviti 7: Proses Kerja Mengurus Daftar dan Kawalan Risiko .................................. 34
Aktiviti 7: Carta Alir Mengurus Daftar dan Kawalan Risiko ....................................... 35
Aktiviti 7: Senarai Semak Mengurus Daftar dan Kawalan Risiko .............................. 36
Aktiviti 8: Proses Kerja Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu .......................... 37
Aktiviti 8: Carta Alir Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu ................................ 38
Aktiviti 8: Senarai Semak Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu ...................... 39
Aktiviti 9: Proses Kerja Mengurus Sistem Fail .......................................................... 40
3
Aktiviti 9: Carta Alir Mengurus Sistem Fail................................................................ 41
Aktiviti 9: Senarai Semak Mengurus Sistem Fail ...................................................... 42
Aktiviti 10: Proses Kerja Mengurus Dokumen Rahsia ................................................ 43
Aktiviti 10: Carta Alir Mengurus Dokumen Rahsia ...................................................... 44
Aktiviti 10: Senarai Semak Mengurus Dokumen Rahsia............................................. 45
Aktiviti 9: Proses Kerja Mengurus Pelupusan Rekod Fail ......................................... 46
Aktiviti 9: Carta Alir Mengurus Pelupusan Rekod Fail .............................................. 47
Aktiviti 9: Senarai Semak Mengurus Pelupusan Rekod Fail ..................................... 48
Aktiviti 10: Proses Kerja Mengurus Pelupusan Terbitan dan Bahan Bercetak ............ 49
Aktiviti 10: Carta Alir Mengurus Pelupusan Terbitan dan Bahan Bercetak ................. 50
Aktiviti 10: Senarai Semak Mengurus Pelupusan Terbitan dan Bahan Bercetak ........ 51
Aktiviti 11: Proses Kerja Mengurus Tapisan Keselamatan ......................................... 52
Aktiviti 11: Carta Alir Mengurus Tapisan Keselamatan ............................................... 54
Aktiviti 11: Senarai Semak Mengurus Tapisan Keselamatan ..................................... 56
Aktiviti 12: Proses Kerja Mengurus Kawalan Kunci Keselamatan PTj ........................ 57
Aktiviti 12: Carta Alir Mengurus Kawalan Kunci Keselamatan PTj .............................. 58
Aktiviti 12: Senarai Semak Mengurus Kawalan Kunci Keselamatan PTj .................... 59
Aktiviti 13: Proses Kerja Mengurus Kehilangan Anak Kunci Keselamatan PTj ........... 60
Aktiviti 13: Carta Alir Mengurus Kehilangan Anak Kunci Keselamatan PTj ................. 61
Aktiviti 13: Senarai Semak Mengurus Kehilangan Anak Kunci Keselamatan PTj ....... 62
Aktiviti 14: Proses Kerja Mengurus Sistem E-Kunci ................................................... 63
Aktiviti 14: Carta Alir Mengurus Sistem E-Kunci ......................................................... 64
Aktiviti 14: Senarai Semak Mengurus Sistem E-Kunci ............................................... 65
Aktiviti 15: Proses Kerja Mengurus Laporan Piagam Pelanggan ................................ 66
Aktiviti 15: Carta Alir Mengurus Laporan Piagam Pelanggan ..................................... 67
Aktiviti 15: Senarai Semak Mengurus Laporan Piagam Pelanggan ............................ 68
Aktiviti 16: Proses Kerja Mengurus Laporan Key Performance Indicator KPI ............. 69
Aktiviti 16: Carta Alir Mengurus Laporan Key Performance Indicator KPI ................... 70
Aktiviti 16: Senarai Semak Mengurus Laporan Key Performance Indicator KPI ......... 71
Aktiviti 17: Proses Kerja Mengurus Laporan Objektif Kualiti ....................................... 72
Aktiviti 17: Carta Alir Mengurus Laporan Objektif Kualiti ............................................ 73
Aktiviti 17: Senarai Semak Mengurus Laporan Objektif Kualiti ................................... 74
Aktiviti 18: Proses Kerja Mengurus Pengemaskinian Prosedur MS-ISO ..................... 75
Aktiviti 18: Carta Alir Mengurus Pengemaskinian Prosedur MS-ISO .......................... 76
Aktiviti 18: Senarai Semak Mengurus Pengemaskinian Prosedur MS-ISO ................. 77
Aktiviti 19: Proses Kerja Mengurus Mesyuarat Pentadbiran ....................................... 78
Aktiviti 19: Carta Alir Mengurus Mesyuarat Pentadbiran ............................................ 79
Aktiviti 19: Senarai Semak Mengurus Mesyuarat Pentadbiran ................................... 80
4
Aktiviti 20: Proses Kerja Mengurus Hal Ehwal Pengarah ........................................... 81
Aktiviti 20: Carta Alir Mengurus Hal Ehwal Pengarah ................................................. 82
Aktiviti 20: Senarai Semak Mengurus Hal Ehwal Pengarah ....................................... 83
Aktiviti 21: Proses Kerja Mengurus Surat Niat (LOI) Dan MOU Dalam Negara .......... 84
Aktiviti 21: Carta Alir Mengurus Surat Niat (LOI) Dan MOU Dalam Negara ................ 86
Aktiviti 21: Senarai Semak Mengurus Surat Niat (LOI) Dan MOU Dalam Negara ...... 88
Aktiviti 22: Proses Kerja Mengurus MOU Luar Negara Dan MOA .............................. 89
Aktiviti 22: Carta Alir Mengurus MOU Luar Negara Dan MOA .................................... 91
Aktiviti 22: Senarai Semak Mengurus MOU Luar Negara Dan MOA .......................... 93
Aktiviti 23: Proses Kerja Mengurus Mata MyCAT ....................................................... 94
Aktiviti 23: Carta Alir Mengurus Mata MyCAT ............................................................ 95
Aktiviti 23: Senarai Semak Mengurus Mata MyCAT ................................................... 96
Aktiviti 26: Proses Kerja Pengurusan Skim Pelajar Bekerja ....................................... 97
Aktiviti 26: Carta Alir Pengurusan Skim Pelajar Bekerja ............................................. 98
Aktiviti 26: Senarai Semak Pengurusan Skim Pelajar Bekerja ................................... 99
Aktiviti 27: Proses Kerja Mengurus Pembangunan Kurikulum Neoterik .................... 100
Aktiviti 27: Carta Alir Mengurus Pembangunan Kurikulum Neoterik ......................... 101
Aktiviti 27: Senarai Semak Mengurus Pembangunan Kurikulum Neoterik ................ 102
Aktiviti 28: Proses Kerja Mengurus Semakan Semula Kurikulum Neoterik ............... 103
Aktiviti 28: Carta Alir Mengurus Semakan Semula Kurikulum Neoterik .................... 104
Aktiviti 28: Senarai Semak Mengurus Semakan Semula Kurikulum Neoterik ........... 105
Aktiviti 29: Proses Kerja Mengurus Standard Berkaitan Kurikulum Neoterik............. 106
Aktiviti 29: Carta Alir Mengurus Standard Berkaitan Kurikulum Neoterik .................. 108
Aktiviti 29: Senarai Semak Mengurus Standard Berkaitan Kurikulum Neoterik ......... 110
6.0 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA ..................... 111
7.0 SENARAI BORANG .................................................................................................. 112
8.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI ................................................ 113
5
1.0 CARTA ORGANISASI
1.1 UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
6
1.2 AKADEMI PENDIDIKAN / SEKOLAH MAKMAL
PENGARAH
UNIT PERANCANGAN &
PEMBANGUNAN UNIT PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN
AKADEMIK
PPT N36
PT (P/O) N22
7
2.0 CARTA FUNGSI
AKADEMI PENDIDIKAN/SEKOLAH MAKMAL
UNIT PERANCANGAN &
PEMBANGUNAN AKADEMIK UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
• Membangun dan mempromosi polisi, dasar, PENTADBIRAN AM DAN SUMBER MANUSIA
peraturan dan garis panduan berkaitan Kurikulum
Neoterik di peringkat Universiti. • Mengurus tadbir pejabat Akademi
• Mengurus pembangunan Kurikulum Neoterik dan Pendidikan/Sekolah Makmal
Modul Sekolah Makmal selaras dengan polisi • Memastikan pengurusan ruang pejabat dan
berkaitan. peralatan pejabat dijalankan dengan teratur
dan sempurna.
• Merangka dan merancang pembelajaran dan • Mengurus semua hal ehwal perhubungan
• pemudahcaraan PdPc sesi persekolahan awam dan perkhidmatan pelanggan.
Merancang dan merangka penjadualan kelas dan
guru • Memastikan dan menyelaras keselamatan
• Mengurus penambahbaikan proses dokumen mengikut Akta Rahsia Rasmi,
pembangunan bahan/modul pembelajaran dan Arahan Keselamatan dan Akta Arkib Negara.
semakan semula kurikulum Sekolah Makmal • Merancang dan melaksanakan pembangunan
• Merancang dan memantau pengurusan sumber manusia, ABM Perjawatan.
kokurikulum, persatuan/kelab dan sukan • Mengurus tadbir hal-hal perkhidmatan
• Mengurus kumpulan pakar bidang untuk termasuk rekod perkhidmatan, cuti kakitangan,
pengesahan dalam jawatan, penilaian prestasi
• Kurikulum Neoterik dan modul. tahunan, dan tatatertib.
Mengurus penerbitan dan pengkomersialan
modul dan produk Sekolah Makmal • Merancang dan melaksanakan
• Mengurus e-Modul Sekolah Makmal aktiviti/bengkel/kursus
Menguruskan keperluan tempahan makanan
• Merancang dan melaksanakan penyelidikan bagi •
pembangunan modul dan alat bantu mengajar. dan tempat.
• Mengumpul dan mengemas kini data • Membantu dan merancang pembinaan
Sekolah Makmal dan kurikulum
penyelidikan.
• Merancang dan mengelola aktiviti murid dan guru KEWANGAN DAN AKAUN
Sekolah Makmal
• Merancang dan meningkatkan penjanaan • Menyedia dan mengawal peruntukan dan
kewangan APSM • perbelanjaan tahunan.
Mengurus semua pembayaran bil dan
tuntutan.
• Mengurus sebut harga dan pesanan belian.
• Mengurus tadbir aset dan inventori pejabat
dengan lebih tersusun dan sistematik.
• Mengurus dan mengawal stor bekalan
pejabat.
• Mengurus terimaan dan akaun Panjar Wang
• Runcit.
Mengurus dana wakaf Sekolah Makmal.
• Mengurus dan mengawal Akaun Amanah.
8
3.0 AKTIVITI – AKTIVITI BAGI FUNGSI
UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
PENTADBIRAN AM
1. Mengurus Surat Masuk.
2. Mengurus Mata MyCAT.
3. Mengurus Perkhidmatan Kaunter
4. Mengurus Aduan Pelanggan PTj
5. Mengurus eMaklumbalas PTj
6. Mengurus Pemantauan Kebersihan Pejabat
7. Mengurus Daftar dan Kawalan Risiko
8. Mengurus Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu
9. Mengurus Sistem Fail
10. Mengurus Dokumen Rahsia
11. Mengurus Pelupusan Rekod Fail
12. Mengurus Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak
13. Mengurus Tapisan Keselamatan
14. Mengurus Kawalan Kunci Keselamatan PTj
15. Mengurus Kehilangan Anak Kunci Keselamatan PTj
16. Mengurus Sistem E-Kunci
17. Mengurus Laporan Piagam Pelanggan
18. Mengurus Laporan Key Performance Indicator KPI Universiti
19. Mengurus Laporan Objektif Kualiti
20. Mengurus Pengemaskinian Prosedur MS-ISO
21. Mengurus Mesyuarat Pentadbiran
22. Mengurus Hal Ehwal Pengarah
23. Mengurus Surat Niat (LOI) Dan Memorandum Persefahaman (MOU) Dalam
Negara
24. Mengurus Memorandum Persefahaman (MOU) Luar Negara Dan
Memorandum Perjanjian (MOA)
25. Mengurus Mata MyCAT.
9
SUMBER MANUSIA
26. Mengurus Perancangan ABM Perjawatan
27. Mengurus Pengesahan Jawatan/Kenaikan Pangkat (KUP)
28. Mengurus Fail Peribadi Kakitangan
29. Mengurus Penanggungan Kerja
30. Mengurus Pertukaran Pegawai
31. Mengurus Sasaran Kerja Tahunan dan Penilaian Prestasi
32. Mengurus Permohonan Kakitangan Kontrak / Pekerja Sambilan Harian (PSH)
33. Mengurus Permohonan Skim Pelajar Bekerja
34. Mengurus Pembayaran Gaji Pekerja Sambilan Harian
35. Mengurus Training Needs Analysis (TNA) Kakitangan
36. Mengurus Latihan, Kursus, Seminar dan Bengkel PTj
37. Mengurus Permohonan Mengikuti Kursus/Latihan Anjuran Agensi Luar
38. Mengurus Mata MyCPD
39. Mengurus Latihan Industri
40. Mengurus Program Sangkutan Kakitangan
41. Mengurus Pemantauan Kehadiran Kakitangan
42. Mengurus Permohonan Cuti Tanpa Rekod
43. Mengurus Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Separuh Gaji
44. Mengurus Permohonan Cuti Sakit
45. Mengurus Permohonan Cuti Menunaikan Haji
46. Mengurus Permohonan Cuti Bersalin
47. Mengurus Pemilihan Waktu Berperingkat
48. Mengurus Menghadiri Persidangan, Seminar, Lawatan Rasmi Ke Luar Negara
49. Mengurus Ke Luar Negara Atas Urusan Peribadi
10
KEWANGAN
50. Mengurus Penyediaan Bajet Tahunan
51. Mengurus Penambahan Bajet
52. Mengurus Akaun Amanah
53. Mengurus Laporan Akaun Amanah
54. Mengurus Pendaftaran Bil/Invois (Pembayaran)
55. Mengurus Panjar Wang Runcit
56. Mengurus Tuntutan Kerja Lebih Masa
57. Mengurus Tuntutan Perjalanan
58. Mengurus Perancangan Perolehan
59. Mengurus Perolehan Secara Pembelian Terus
60. Mengurus Perolehan Secara Sebut Harga Bawah RM 20,000.00
61. Mengurus Perolehan Secara Sebut Harga Atas RM 20,000.00
62. Mengurus Penilaian Pembekal
63. Mengurus Pendaftaran Pembekal
64. Mengurus Mengemaskini Aset & Inventori
65. Mengurus Penyelenggaraan Aset & Inventori
66. Mengurus Verifikasi Aset & Inventori
67. Mengurus Aset Inventori Tidak Dapat Dikesan (Kehilangan)
68. Mengurus Pindah Aset dan Inventori
69. Mengurus Pelupusan Aset & Inventori
70. Mengurus Stok Bekalan Pejabat
71. Mengurus Verifikasi Stor Bekalan Pejabat
72. Mengurus Sewaan Mesin Fotostat
73. Mengurus Permohonan Pendahuluan Diri
74. Mengurus Permohonan Pendahuluan Pelbagai
75. Mengurus Permohonan Tempahan Tiket Kapal Terbang
76. Mengurus Laporan Penjanaan/Penjimatan
77. Mengurus Pinjaman Peralatan
78. Mengurus Semakan Mengejut Ketua PTj
79. Mengurus Tuntutan Alat Komunikasi Mudah Alih (AKMA)
11
UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN AKADEMIK
80. Mengurus Pembangunan Kurikulum Neoterik
81. Mengurus Semakan Semula Kurikulum Neoterik
82. Mengurus Standard Berkaitan Kurikulum Neoterik
12
4.0 DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
Pembantu Tadbir Ketua
Gelaran Jawatan (Perkeranian/Operasi) Perkhidmatan Pengarah
Ringkasan Gelaran PT P/O Kedudukan Di
Jawatan Waran Penjawatan
Gred Jawatan N22 Bidang Utama Pentadbiran dan Kewangan
Gred JD N22 Sub-Bidang Pentadbiran dan Kewangan
Status Jawatan Jawatan Hakiki Disediakan Oleh Pn. Zuniza Mohamed Hanapiah
Pembantu Tadbir (P/O) Kanan
Hirarki 1 Akademi Pendidikan / Disemak Oleh En. Mohd Hanif Mohamad,
(Bahagian) Sekolah Makmal Pen. Pegawai Tadbir Kanan
Hirarki 2 Unit Pentadbiran dan Dr. Mohd Hafiz Md. Hanif
(Cawangan/Sektor/ Kewangan Diluluskan Oleh Pengarah
Unit)
Pembantu Tadbir
Skim Perkhidmatan (Perkeranian/Operasi) Tarikh Dokumen 09 Oktober 2019
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
(Dalam satu atau dua ayat ringkas, terangkan tujuan jawatan diwujudkan)
Membantu dan merekod pengurusan hal ehwal pejabat serta kewangan PTj bagi memastikan fungsi jabatan dan
peruntukan yang diterima mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemat, cekap dan berkesan.
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
(Tanggungjawab selaras dengan jangkaan hasil dan (Tugas utama selaras dengan akauntabiliti)
prestasi)
a. Melaksanakan dan menjalankan tugas a. Menjalankan tugas penyelenggaraan fail/dokumen
perkeranian dan operasi bagi memenuhi fungsi pentadbiran bagi memastikan dokumentasi tersusun
tugas di Jabatan selaras dengan peraturan dan mudah diakses apabila diperlukan.
yang berkuat kuasa. b. Membantu penyediaan bahan mesyuarat.
c. Menguruskan tempahan makanan untuk
kursus/bengkel/mesyuarat/aktiviti jabatan
d. Membantu menyediakan memo/ surat-menyurat
berkaitan pentadbiran.
e. Melaksanakan urusan kaunter utama di jabatan.
b. Membantu dan mengemaskini rekod a. Mencetak dan mengumpul salinan rekod kedatangan
cuti/kehadiran kakitangan di dalam sistem kakitangan setiap bulan.
MyHRIS bagi mematuhi peraturan berkuat b. Membantu dan menyediakan dokumen berkaitan
kuasa dan pematuhan pengauditan. peringatan kepada kakitangan yang bermasalah.
c. Membantu dan memberi khidmat nasihat berkaitan
prosedur permohonan cuti.
d. Membantu dan merekod permohonan cuti sentiasa
dikemas kini di sistem MyHRIS.
c. Merekod jadual kerja harian Pengarah bagi a. Merekod dan menyelaras jadual harian pengarah untuk
memastikan penyelarasan mesyuarat, temu temu janji/mesyuarat/ agar sentiasa dikemas kini.
janji, urusan perjalanan, mengikut kepentingan b. Membantu urusan berkaitan permohonan pengesahan
dan berjalan lancar tanpa sebarang pertindihan. dan kelulusan pengarah.
d. Membantu dan menguruskan rekod dokumen a. Membuat salinan surat/memo seperti arahan yang
masuk (surat/memo) bagi memastikan kawalan diminitkan oleh pengarah.
dan rujukan dokumen dapat dikenal pasti b. Mengedar surat-surat harian, memo, akta, perintah,
apabila dikehendaki. arahan, pekeliling untuk makluman kakitangan.
e. Menyelaras dan menguruskan stok bekalan a. Mengawal selia aset & inventori dari aspek
13
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
(Tanggungjawab selaras dengan jangkaan hasil dan (Tugas utama selaras dengan akauntabiliti)
prestasi)
pejabat dan aset & inventori bagi memastikan pengemaskinian lokasi, penyelenggaraan, verifikasi,
aset universiti dikemas kini selaras dengan pelupusan dan pindah milik.
senarai daftar. b. Menguruskan kerja-kerja pengurusan stok bekalan
pejabat.
c. Menguruskan permohonan stok bekalan pejabat
kakitangan PTj.
f. Mengurus, menyemak dan menyediakan a. Menguruskan pembayaran tuntutan perjalanan
dokumen pembayaran bagi perbelanjaan PTj kakitangan PTj.
agar selaras dengan peraturan kewangan b. Menguruskan pembayaran melalui perolehan PTj.
universiti yang berkuat kuasa. c. Menguruskan pembayaran perbelanjaan selain melalui
perolehan PTj.
d. Menguruskan pembayaran tuntutan panjar wang runcit
PTj.
e. Menguruskan dokumentasi untuk urusan rekupan
panjar wang runcit.
f. Menyediakan dan menyemak semua dokumentasi
untuk pembayaran.
g. Menyemak tuntutan bayaran kerja lebih masa
kakitangan PTj.
g. Mengurus dan memastikan perolehan di PTj a. Menyediakan dokumen perolehan di PTj bawah RM 20,
mengikut peraturan kewangan universiti yang 000.00.
berkuat kuasa. b. Menyediakan dokumen perolehan di PTj atas RM 20,
000.00.
c. Menyediakan dan memasukkan maklumat berkenaan
perolehan melebihi RM20, 000.00 ke dalam sistem
MyFIS.
d. Membuat dokumen pesanan belian perolehan PTj
bawah RM 20, 000.00 di dalam sistem MyFIS.
e. Membuat perancangan perolehan tahunan PTj.
f. Menyediakan dokumen penilaian pembekal bagi
perolehan di PTj.
h. Menguruskan peruntukan PTj digunakan secara a. Memastikan peruntukan yang diterima mencukupi dan
berhemat agar selari dengan perancangan dibelanjakan dengan berhemat.
perbelanjaan dan mematuhi peraturan b. Menyediakan data laporan bajet PTj untuk
kewangan. dibentangkan di dalam Mesyuarat PTj.
i. Memantau dan menguruskan Akaun Amanah a. Menyediakan dokumen permohonan sub akaun
PTj bagi memastikan pelarasan dan status amanah yang baru.
akaun dikemas kini selaras dengan kedudukan b. Menyemak dan membuat pelarasan akaun amanah
sebenar perbelanjaan dan penjanaan hasil. PTj.
c. Menyediakan data laporan akaun amanah PTj.
j. Mengurus dan melaksanakan kutipan dana a. Melaksanakan pengurusan kutipan yang diterima
wakaf – Kompleks Sekolah Makmal melalui tabung sumbangan wakaf Sekolah Makmal.
b. Mengemas kini fail Dana Wakaf Al-Mursyidin - Sekolah
Makmal.
c. Membuat hebahan atau promosi menggalakkan
sumbangan wakaf.
DIMENSI
(Skop fungsi tugas)
1. Bilangan Kakitangan APSM: 3 orang
2. Bilangan sistem diselia: 4 Sistem (MyFIS Neo, MyHRIS, MyUPSI Portal, dan HRMIS
3. Bilangan Akaun Amanah: 1 Akaun
4. Nilai Akaun Semasa: RM 9,000.00
5. Bilangan Aset & Inventori: 194 unit
6. Nilai Aset & Inventori: RM 427,748.60
7. Bilangan Petty Cash: 1 akaun (RM1,000.00)
8. Bilangan kunci diselia: 10 lokasi
9. Bilangan rekod fail: 62 fail
14
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
(Kelayakan minima)
Memiliki Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau Sijil Vokasional Malaysia (SVM) dan kepujian dalam Bahasa Melayu di
peringkat SPM/SVM.
KOMPETENSI
(Kemahiran/Kriteria perlu untuk pelaksanaan akauntabiliti)
• Berkebolehan mengendalikan perisian komputer.
• Kemahiran menaip
• Komunikasi Berkesan
• Intergriti
• Amanah
• Mempunyai sifat sabar
PENGALAMAN
(Pengalaman kerja dan tempoh)
Sekurang-kurangnya mempunyai pengalaman selama TIGA (3) tahun dalam bidang pengkeranian dan operasi.
15
5.0 PROSES KERJA, CARTA ALIR & SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Proses Kerja Mengurus Perkhidmatan Kaunter
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Merancang strategi
perkhidmatan kaunter dan
1. Pengarah menetapkan standard
prestasi, pengawasan dan
penyeliaan
Menyemak papan tanda dan
2. PT (P/O) N22 tunjuk arah yang lengkap
dan jelas
Memastikan keadaan ruang
3. PT (P/O) N22
menunggu yang selesa Pekeliling Kemajuan
4. PT (P/O) N22 Memastikan persediaan Pentadbiran Awam Bil.
memulakan tugas harian 10/1991
Memastikan pelanggan yang
5. PT (P/O) N22 berurusan mengisi Buku Log Panduan Mengenai
Peningkatan Kualiti
Daftar Pelawat Perkhidmatan Kaunter
Memberi layanan kepada
6. PT (P/O) N22
pelanggan dengan sopan
Menerima pertanyaan dan
7. PT (P/O) N22 aduan daripada pelanggan
serta menyelesaikannya.
Menyelesaikan kes-kes yang
8. PPT N36 tidak dapat diselesaikan oleh Pengarah
petugas kaunter
9. PT (P/O) N22 Mengakhiri urusan dengan
mesra
16
Aktiviti 1: Carta Alir Mengurus Perkhidmatan Kaunter
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Merancang strategi perkhidmatan
Pengarah kaunter dan menetapkan standard 10 minit
prestasi, pengawasan dan
penyeliaan.
PT (P/O) N22 Menyemak papan tanda dan tunjuk 5 minit
arah yang lengkap dan jelas
PT (P/O) N22 Memastikan keadaan ruang
menunggu yang selesa 5 minit
PT (P/O) N22 Memastikan persediaan 5 minit
memulakan tugas harian
Memastikan pelanggan yang
PT (P/O) N22
berurusan mengisi Buku Log Daftar 5 minit
Pelawat
PT (P/O) N22 Memberi layanan kepada 5 minit
pelanggan dengan sopan
Menerima pertanyaan dan aduan
PT (P/O) N22 daripada pelanggan serta 10 minit
menyelesaikannya
SELESAI
TIDAK
Menyelesaikan kes-kes yang tidak
PPT N36
dapat diselesaikan oleh petugas 10 minit
kaunter
PT (P/O) N22 5 minit
Mengakhiri urusan dengan mesra
TAMAT
17
Aktiviti 1: Senarai Semak Mengurus Perkhidmatan Kaunter
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
Merancang strategi perkhidmatan kaunter dan
1. menetapkan standard prestasi, pengawasan dan
penyeliaan.
Menyemak papan tanda dan tunjuk arah yang
2.
lengkap dan jelas
3. Memastikan keadaan ruang menunggu yang selesa
4. Memastikan persediaan memulakan tugas harian
Memastikan pelanggan yang berurusan mengisi
5.
Buku Log Daftar Pelawat
6. Memberi layanan kepada pelanggan dengan sopan
7. Mengakhiri urusan dengan mesra
18
Aktiviti 2: Proses Kerja Mengurus Memo/Surat-Surat Masuk
PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA YANG ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
DIRUJUK PUNCA KUASA
Mengambil surat/memo DUA
1. PO N11 (2) kali sehari di Pigeon di
Bangunan Canselori.
Susun surat/memo yang
diterima
2. PO N11 -surat luar UPSI
-surat/memo dalaman
(jabatan lain di UPSI)
Cop tarikh terima pada setiap
3. PT P/O N22
memo/surat yang diterima.
Rekod penerimaan
surat/memo berkenaan
4. PT P/O N22
dalam sistem daftar
surat/memo masuk.
Menyerahkan surat/memo
kepada setiausaha pejabat
bagi surat/memo Pengarah
5. PT P/O N22
dan edar surat/memo
persendirian kepada
kakitangan.
Menyemak dan minitkan
6. Pengarah untuk tindakan kakitangan
terlibat
Rujuk surat/memo edaran
kepada kakitangan daripada
7. PT P/O N22
Pengarah untuk diambil
tindakan.
Buat salinan memo/surat
untuk diedar kepada ketua-
8. PT P/O N22 ketua Unit/kakitangan
berkenaan megikut arahan
Pengarah.
9. PT P/O N22 Rekod dan failkan
19
Aktiviti 2: Carta Alir Mengurus Memo/Surat-Surat Masuk
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Mengambil surat/memo DUA (2)
PO N11 kali sehari di Pigeon di Bangunan 30 minit
Canselori.
Susun surat/memo yang diterima
-surat luar UPSI
PO N11 15 minit
-surat/memo dalaman (jabatan lain
di UPSI)
Cop tarikh terima pada setiap
PT P/O N22 5 minit
memo/surat yang diterima.
Rekod penerimaan surat/memo
PT P/O N22 berkenaan dalam sistem daftar 10 minit
surat/memo masuk.
Menyerahkan surat/memo kepada
setiausaha pejabat bagi
PT P/O N22 surat/memo Pengarah dan edar 5 minit
surat/memo persendirian kepada
kakitangan.
Menyemak dan minitkan untuk
Pengarah tindakan kakitangan terlibat 30 minit
Rujuk surat/memo edaran kepada
PT P/O N22 kakitangan daripada Pengarah 15 minit
untuk diambil tindakan.
Buat salinan memo/surat untuk
diedar kepada ketua-ketua
PT P/O N22 15 minit
Unit/kakitangan berkenaan
megikut arahan Pengarah.
PT P/O N22 Failkan dan Rekod 5 minit
TAMAT
20
Aktiviti 2: Senarai Semak Mengurus Memo/Surat-Surat Masuk
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
Mengambil surat/memo DUA (2) kali sehari di
1.
Pigeon di Bangunan Canselori.
Susun surat/memo yang diterima
2. -surat luar UPSI
-surat/memo dalaman (jabatan lain di UPSI)
Cop tarikh terima pada setiap memo/surat yang
3. diterima.
Rekod penerimaan surat/memo berkenaan dalam
4.
sistem daftar surat/memo masuk.
Menyerahkan surat/memo kepada setiausaha
5. pejabat bagi surat/memo Pengarah dan edar
surat/memo persendirian kepada kakitangan.
Menyemak dan minitkan untuk tindakan kakitangan
6. terlibat
Rujuk surat/memo edaran kepada kakitangan
7.
daripada Pengarah untuk diambil tindakan.
Buat salinan memo/surat untuk diedar kepada
8. ketua-ketua Unit/kakitangan berkenaan megikut
arahan Pengarah.
9. Rekod dan failkan
21
Aktiviti 3: Proses Kerja Mengurus Memo/Surat-Surat Keluar
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Terima arahan untuk
1. PT P/O N22 penghantaran surat- PPT N36
surat/memo keluar.
Buat salinan surat-
2. PT P/O N22 surat/memo keluar untuk
simpanan fail.
Rekod surat-surat/memo
3. PT P/O N22 keluar dalam sistem rekod
surat-surat/memo keluar.
Menyemak surat/memo
mengikut PTj/pos laju /curier
4. PT P/O N22
dan lain-lain yang diarahkan
dari masa ke semasa.
Surat/memo BUKAN
SEGERA dimasukkan dalam
pigeon hole. Memo yang
5. PT P/O N22
SEGERA dihantar terus ke
PTj dan dapatkan COP
terima.
22
Aktiviti 3: Carta Alir Mengurus Memo/Surat-Surat Keluar
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Terima arahan untuk penghantaran
PT P/O N22 5 minit
surat-surat/memo keluar.
Buat salinan surat-surat/memo
PT P/O N22 keluar untuk simpanan fail. 5 minit
Rekod surat-surat/memo keluar
PT P/O N22 dalam sistem rekod surat- 5 minit
surat/memo keluar.
Menyemak surat/memo mengikut
PT P/O N22 PTj/pos laju /curier dan lain-lain 5 minit
yang diarahkan dari masa ke
semasa.
Surat/memo BUKAN SEGERA
dimasukkan dalam pigeon hole.
PT P/O N22 Memo yang SEGERA dihantar 30 minit
terus ke PTj dan dapatkan COP
terima.
TAMAT
23
Aktiviti 3: Senarai Semak Mengurus Memo/Surat-Surat Keluar
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
Terima arahan untuk penghantaran surat-
1.
surat/memo keluar.
Buat salinan surat-surat/memo keluar untuk
2. simpanan fail.
Rekod surat-surat/memo keluar dalam sistem rekod
3.
surat-surat/memo keluar.
Menyemak surat/memo mengikut PTj/pos laju
4. /curier dan lain-lain yang diarahkan dari masa ke
semasa.
Surat/memo BUKAN SEGERA dimasukkan dalam
5. pigeon hole. Memo yang SEGERA dihantar terus
ke PTj dan dapatkan COP terima.
24
Aktiviti 4: Proses Kerja Mengurus Aduan Pelanggan PTj
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima aduan dan
1. PPT N36 mengisi Log Maklum Balas & Pengarah
Aduan Pelanggan
2. PPT N36 Mengisi Borang PTB dan
memohon no. PTB dari BKK
Pemberitahuan kepada
pelanggan dalam tempoh
3. PPT N36 SATU (1) hari bekerja dan
mengisi Log Aduan
Membuat siasatan atau
4. Pengarah menubuhkan jawatankuasa Prosedur Pengurusan
siasatan (sekiranya perlu) Maklum Balas Dan
Aduan diselesaikan dan Aduan Pelanggan
5. PPT N36 memberi maklum balas UPSI(ISO)/BKK/PO1
kepada pengadu
Memberi maklum balas
laporan tindakan yang telah
6. PPT N36 di ambil kepada USAU
(dalam tempoh 30 HARI dari
tarikh terima aduan)
USAU Membuat Verifikasi
7. USAU Tindakan Pembetulan Oleh
PTJ
8. PPT N36 Kes tutup dan tamat
25
Aktiviti 4: Carta Alir Mengurus Aduan Pelanggan PTj
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
PPT N36 Menerima aduan dan mengisi Log 5 minit
Aduan
Mengenalpasti kategori aduan
PPT N36 ataupun tidak 5 minit
PPT N36 Mengisi Borang PTB dan 5 minit
mendapatkan no. PTB
Pemberitahuan kepada pelanggan
PPT N36
dalam tempoh SATU (1) hari 1 hari
bekerja
Pengarah Membuat siasatan 29 hari
PPT N36 Menyelesaikan aduan dan memberi 1 hari
maklum balas kepada pengadu
Memberi maklum balas laporan
PPT N36 tindakan yang diambil kepada 30 minit
USAU (Dalam tempoh 30 hari dari
tarikh terima aduan)
USAU USAU Membuat Verifikasi Tindakan
Pembetulan Oleh PTJ 30 minit
PPT N36 Kes tutup 5 minit
TAMAT
26
Aktiviti 4: Senarai Semak Mengurus Aduan Pelanggan PTj
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Menerima aduan dan mengisi Log Aduan
2. Mengenalpasti kategori aduan ataupun tidak
3. Mengisi Borang PTB dan mendapatkan no. PTB
Pemberitahuan kepada pelanggan dalam tempoh
4.
SATU (1) hari bekerja
Menyelesaikan aduan dan memberi maklum balas
5.
kepada pengadu
Memberi maklum balas laporan tindakan yang
6. diambil kepada USAU (Dalam tempoh 30 hari dari
tarikh terima aduan)
7. Rekod dan failkan
27
Aktiviti 5: Proses Kerja Mengurus eMaklumbalas PTj
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima aduan melalui
1. PPT N36 eMaklumbalas di dalam Pengarah
MyUPSI Portal
Memberi maklum balas
2. PPT N36 (Take Action) dalam tempoh
TIGA (3) hari bekerja
Membuat siasatan atau
3. Pengarah menubuhkan jawatankuasa Prosedur Pengurusan
siasatan (sekiranya perlu) Maklum Balas dan
Menyelesaikan Aduan Pelanggan
eMaklumbalas dan memberi UPSI(ISO)/BKK/PO1
4. PPT N36 laporan tindakan yang telah
di ambil kepada USAU dalam
tempoh 30 hari dari tarikh
terima eMaklumbalas
USAU memanjangkan
5. USAU jawapan maklum balas PTj
kepada pengadu
6. PPT N36 Kes tutup dan tamat
28
Aktiviti 5: Carta Alir Mengurus eMaklumbalas PTj
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Menerima aduan melalui
PPT N36 eMaklumbalas di dalam MyUPSI 5 minit
Portal
Memberi maklum balas (Take
PPT N36 Action) dalam tempoh TIGA (3) hari 3 hari
bekerja
Membuat siasatan atau
Pengarah menubuhkan jawatankuasa 1 minggu
siasatan (sekiranya perlu)
Menyelesaikan eMaklumbalas dan
memberi laporan tindakan yang
PPT N36 telah di ambil kepada USAU dalam 30 hari
tempoh 30 hari dari tarikh terima
eMaklumbalas
USAU USAU memanjangkan jawapan 30 minit
maklum balas PTj kepada pengadu
USAU Kes tutup 5 minit
TAMAT
29
Aktiviti 5: Senarai Semak Mengurus eMaklumbalas PTj
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
Menyemak aduan melalui eMaklumbalas di dalam
1.
MyUPSI Portal
Memberi maklum balas (Take Action) dalam
2. tempoh TIGA (3) hari bekerja
Membuat siasatan atau menubuhkan jawatankuasa
3.
siasatan (sekiranya perlu)
Menyelesaikan eMaklumbalas dan memberi
laporan tindakan yang telah di ambil kepada USAU
4.
dalam tempoh 30 hari dari tarikh terima
eMaklumbalas
30
Aktiviti 6: Proses Kerja Mengurus Kebersihan Pejabat
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Mengeluarkan Memo Arahan
1. PT (P/O) N22 kepada semua kakitangan
proses auditan kebersihan
Tempoh TUJUH (7) hari
bekerja diberikan dan semua
2. PPT N36 kakitangan perlu memastikan
pejabat dan kawasan
sekitarnya bersih dan kemas
3. PPT N36 Mengisi Borang Pemantauan
Kebersihan Ruang Pejabat
Memantau bahan yang tidak
4. PPT N36 dikehendaki, diasingkan dan Pekeliling Perkhidmatan
membuangkan bagi yang
tidak diperlukan Bilangan 5 Tahun 2007
5. Memantau susun atur – Panduan Pengurusan
PPT N36 peralatan yang dibekalkan Pejabat
Memantau tempat
6. PPT N36 penyimpanan dokumen di
tempat yang ditetapkan.
Menyediakan laporanuntuk
7. PPT N36
semakan hasil dapatan
Menyemak laporan dan
8. Pengarah keputusan untuk tindakan
Tindakan perlaksanaan perlu
9. PPT N36 diselesaikan oleh kakitangan
yang terlibat
10. PT (P/O) N22 Rekod dan failkan
31
Aktiviti 6: Carta Alir Mengurus Kebersihan Pejabat
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Mengeluarkan Memo Arahan
PT (P/O) N22 kepada semua kakitangan proses 15 minit
auditan kebersihan.
Tempoh TUJUH (7) hari bekerja
diberikan dan semua perlu
PPT N36 7 hari
memastikan pejabat dan kawasan
sekitarnya bersih dan kemas
Mengisi Borang Pemantauan
PPT N36 30 minit
Kebersihan Ruang Pejabat
Memantau bahan yang tidak
PPT N36 dikehendaki, diasingkan dan 5 minit
membuang bagi yang tidak
diperlukan
Memantau susun atur peralatan
PPT N36 5 minit
yang dibekalkan
PPT N36 Memantau tempat penyimpanan 5 minit
dokumen di tempat yang ditetapkan
Pengarah Menyemak laporan dan keputusan 30 minit
untuk tindakan
Tindakan perlaksanaan perlu
PPT N36 diselesaikan oleh kakitangan yang 2 hari
terlibat
PT (P/O) N22 Rekod dan failkan 5 minit
TAMAT
32
Aktiviti 6: Senarai Semak Mengurus Kebersihan Pejabat
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
Mengeluarkan Memo Arahan kepada semua
1.
kakitangan proses auditan kebersihan.
Tempoh TUJUH (7) hari bekerja diberikan dan
2. semua perlu memastikan pejabat dan kawasan
sekitarnya bersih dan kemas
Mengisi Borang Pemantauan Kebersihan Ruang
3. Pejabat
4. Menyediakan laporanuntuk semakan hasil dapatan
Tindakan perlaksanaan perlu diselesaikan oleh
5.
kakitangan yang terlibat
6. Rekod dan failkan
33
Aktiviti 7: Proses Kerja Mengurus Daftar dan Kawalan Risiko
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menyediakan pelan
1. Pengarah perancangan pemantauan
risiko
Melaksanakan mesyuarat
2. PPT N36 yang membincangkan daftar
risiko PTj
Menghantar daftar risiko PTj
(sekiranya ada perubahan)
Bahagian
3. PPT N36 kepada Risiko dan Dasar Pengurusan
Pengurusan
Keselamatan & Kesihatan Risiko UPSI
Pekerjaan
Membuat dan melaksanakan
4. PPT N36 permantauan terhadap risiko
di PTj
Menyediakan Ringkasan
5. PPT N36 Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj
Merekod dan menyimpan
6. PPT N36
laporan
34
Aktiviti 7: Carta Alir Mengurus Daftar dan Kawalan Risiko
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Menyediakan pelan perancangan
Pengarah pemantauan risiko 30 minit
Melaksanakan mesyuarat yang
PPT N36 membincangkan daftar risiko PTj 3 jam
Menghantar daftar risiko PTj
(sekiranya ada perubahan) kepada
PPT N36 Bahagian Pengurusan Risiko dan 30 minit
Keselamatan & Kesihatan
Pekerjaan
Membuat dan melaksanakan
PPT N36 30 minit
permantauan terhadap risiko di PTj
PPT N36 Menyediakan Ringkasan Eksekutif 30 minit
untuk rekod tindakan PTj
PPT N36 Merekod dan menyimpan laporan 5 minit
TAMAT
35
Aktiviti 7: Senarai Semak Mengurus Daftar dan Kawalan Risiko
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Menyediakan pelan perancangan pemantauan
risiko
2. Melaksanakan mesyuarat yang membincangkan
daftar risiko PTj
3. Menghantar daftar risiko PTj (sekiranya ada
perubahan) kepada Bahagian Pengurusan Risiko
dan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan
4. Membuat dan melaksanakan permantauan
terhadap risiko di PTj
5. Menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj
6. Merekod dan menyimpan laporan
36
Aktiviti 8: Proses Kerja Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima arahan, peraturan,
1. Pengarah atau pekeliling baharu
daripada Govenan/PTj
Membuat memo
2. PT P/O N22 edaran/email kepada semua
kakitangan PKM
Pekeliling akan ditampal di
3. PT P/O N22
papan notis untuk makluman.
Salinan pekeliling disimpan
4. PT P/O N22 di dalam fail untuk tujuan
rekod.
37
Aktiviti 8: Carta Alir Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Menerima arahan, peraturan, atau
Pengarah pekeliling baharu daripada 5 minit
Govenan/PTj
PT P/O N22 Membuat memo edaran/email 5 minit
kepada semua kakitangan PKM
Pekeliling akan ditampal di papan
PT P/O N22 5 minit
notis untuk makluman.
PT P/O N22 Salinan pekeliling disimpan di 5 minit
dalam fail untuk tujuan rekod.
TAMAT
38
Aktiviti 8: Senarai Semak Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Membuat memo edaran/email kepada semua
kakitangan PKM
2. Pekeliling akan ditampal di papan notis untuk
makluman.
3. Salinan pekeliling disimpan di dalam fail untuk
tujuan rekod.
39
Aktiviti 9: Proses Kerja Mengurus Sistem Fail
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
1. PPT N36 Mewujudkan Buku Daftar Fail
Menggunakan kulit fail
TERBUKA/ SULIT/ RAHSIA/
RAHSIA BESAR dan
diasingkan tempat
2. PT P/O N22 penyimpannya mengikut
jenis fail-fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat
TIDAK ditulis di muka
hadapan kulit fail)
Pemindahan dokumen dari
satu fail ke fail yang lain
3. PT P/O N22 perlu menggunakan slip
pindahan (transfer slip) dan
dicatatkan pada kertas minit.
Menyediakan Tajuk dan
Nombor Fail di kulit fail serta
4. PT P/O N22
kertas minit pada bahagian
dalam fail.
Merujuk Manual Sistem Fail /
Sistem Klasifikasi Fail yang Garis Panduan
5. PT P/O N22 ditetapkan oleh Universiti PPT N36 Pengurusan Rekod
bagi pemilihan nama fail. Universiti Pendidikan
Sultan Idris
Membuat catatan pergerakan
fail di kulit fail dan
6. PT P/O N22
borang/kad /buku pergerakan
fail
Menutup fail mengikut
kriteria-kriteria yang telah
7. PT P/O N22 ditetapkan iaitu 4cm/100
lampiran
Menyusun dan menyimpan
8. PT P/O N22 fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
Mengasingkan fail aktif dan
9. PT P/O N22 Fail tamat tindakan ditutup
dan diasingkan
Melaksanakan semakan
10. PPT N36 tempoh capaian fail untuk
proses pelupusan
Melaksanakan semakan
11. Pengarah mengejut bagi kawalan
pengurusan sistem fail.
40
Aktiviti 9: Carta Alir Mengurus Sistem Fail
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
PPT N36 Mewujudkan Buku Daftar Fail 30 minit
Menggunakan kulit fail TERBUKA/
SULIT/ RAHSIA/ RAHSIA BESAR
dan diasingkan tempat
PT P/O N22 penyimpannya mengikut jenis fail- 5 minit
fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat TIDAK ditulis
di muka hadapan kulit fail)
Memastikan pemindahan dokumen
dari satu fail ke fail yang lain
PT P/O N22 menggunakan slip pindahan 5 minit
(transfer slip) dan dicatatkan pada
kertas minit.
Menyediakan Tajuk dan Nombor
PT P/O N22 Fail di kulit fail serta kertas minit 5 minit
pada bahagian dalam fail.
Merujuk Manual Sistem Fail /
PT P/O N22 Sistem Klasifikasi Fail yang 5 minit
ditetapkan oleh Universiti bagi
pemilihan nama fail.
Membuat catatan pergerakan fail di
PT P/O N22 kulit fail dan borang/kad /buku 5 minit
pergerakan fail
Menutup fail mengikut kriteria-
PT P/O N22 kriteria yang telah ditetapkan iaitu 5 minit
4cm/100 lampiran
PT P/O N22 Menyusun dan menyimpan fail di 5 minit
Bilik Registri/Rekod/Fail
Mengasingkan fail aktif dan Fail
PT P/O N22 tamat tindakan ditutup dan 5 minit
diasingkan
Melaksanakan semakan tempoh
PPT N36 5 minit
capaian fail untuk proses pelupusan
Melaksanakan semakan mengejut
PENGARAH bagi kawalan pengurusan sistem 5 minit
fail.
TAMAT
41
Aktiviti 9: Senarai Semak Mengurus Sistem Fail
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Mewujudkan Buku Daftar Fail
2. Menggunakan kulit fail TERBUKA/ SULIT/ RAHSIA/
RAHSIA BESAR dan diasingkan tempat
penyimpannya mengikut jenis fail-fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat TIDAK ditulis di muka
hadapan kulit fail)
3. Pemindahan dokumen dari satu fail ke fail yang lain
perlu menggunakan slip pindahan (transfer slip)
dan dicatatkan pada kertas minit.
4. Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail di kulit fail
serta kertas minit pada bahagian dalam fail.
5. Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem Klasifikasi Fail
yang ditetapkan oleh Universiti bagi pemilihan
nama fail.
6. Membuat catatan pergerakan fail di kulit fail dan
borang/kad /buku pergerakan fail
7. Menutup fail mengikut kriteria-kriteria yang telah
ditetapkan iaitu 4cm/100 lampiran
8. Menyusun dan menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
9. Mengasingkan fail aktif dan Fail tamat tindakan
ditutup dan diasingkan
10. Melaksanakan semakan tempoh capaian fail untuk
proses pelupusan
11. Melaksanakan semakan mengejut bagi kawalan
pengurusan sistem fail
42
Aktiviti 10: Proses Kerja Mengurus Dokumen Rahsia
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima dokumen rahsia
rasmi Kerajaan daripada
1. Pengarah
Kementerian/Jabatan/Agensi
luar
Mendaftarkan di dalam Buku
Daftar Surat Menyurat
(Am10-Pin.3/1980). (buku
2. PT P/O N22 yang dikhaskan dan tidak
bercampur dengan
pendaftaran dokumen
terbuka)
Melaksanakan pendaftaran Garis Panduan
dokumen rahsia rasmi Pengurusan Rekod
kerajaan mengikut kategori Universiti Pendidikan
3. PT P/O N22
iaitu Buku Daftar Am 492, Sultan Idris
Buku Daftar Am 492A, dan
Buku Daftar Am 492B
Memastikan penghantaran
dokumen menggunakan
Buku Kiriman Surat Dengan
Tangan (AM 109-PIN 3/82),
4. PT P/O N22 Slip Penerimaan (PERS. 67-
PIN 3/87) dan Sistem
Pendaftaran Surat/Sistem
Surat bagi dokumen rahsia
rasmi Kerajaan.
43
Aktiviti 10: Carta Alir Mengurus Dokumen Rahsia
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Menerima dokumen rahsia rasmi
Pengarah Kerajaan daripada 5 minit
Kementerian/Jabatan/Agensi luar
Mendaftarkan di dalam Buku Daftar
Surat Menyurat (Am10-Pin.3/1980).
PT P/O N22 (buku yang dikhaskan dan tidak 5 minit
bercampur dengan pendaftaran
dokumen terbuka)
Melaksanakan pendaftaran
PT P/O N22 dokumen rahsia rasmi kerajaan 5 minit
mengikut kategori iaitu Buku Daftar
Am 492, Buku Daftar Am 492A, dan
Buku Daftar Am 492B
Memastikan penghantaran
dokumen menggunakan Buku
Kiriman Surat Dengan Tangan (AM
PT P/O N22 109-PIN 3/82), Slip Penerimaan 5 minit
(PERS. 67-PIN 3/87) dan Sistem
Pendaftaran Surat/Sistem Surat
bagi dokumen rahsia rasmi
Kerajaan.
TAMAT
44
Aktiviti 10: Senarai Semak Mengurus Dokumen Rahsia
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Mendaftarkan di dalam Buku Daftar Surat Menyurat
(Am10-Pin.3/1980). (buku yang dikhaskan dan tidak
bercampur dengan pendaftaran dokumen terbuka)
2. Melaksanakan pendaftaran dokumen rahsia rasmi
kerajaan mengikut kategori iaitu Buku Daftar Am
492, Buku Daftar Am 492A, dan Buku Daftar Am
492B
3. Memastikan penghantaran dokumen menggunakan
Buku Kiriman Surat Dengan Tangan (AM 109-PIN
3/82), Slip Penerimaan (PERS. 67-PIN 3/87) dan
Sistem Pendaftaran Surat/Sistem Surat bagi
dokumen rahsia rasmi Kerajaan.
45
Aktiviti 9: Proses Kerja Mengurus Pelupusan Rekod Fail
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Melaksanakan proses
semakan bagi fail yang
1. PPT N36 ditutup melebihi LIMA (5)
tahun untuk tindakan
pelupusan.
Mengesahkan senarai dan
2. Pengarah fail yang dicadang untuk
pelupusan
Memaklumkan secara rasmi
kepada Pendaftar dengan
3. PT P/O N22 Garis Panduan
menyatakan sifat rekod
awam yang akan dilupuskan Pengurusan Rekod
Menghantar permohonan Universiti Pendidikan
Sultan Idris
pelupusan kepada Bahagian
Sumber Manusia untuk
4. PT P/O N22 urusan pelupusan rekod Surat Pekeliling
selepas melengkapkan Perbendaharaan Bil. 9
Tahun 1986
borang-borang yang
berkaitan. Buku-buku Kewangan
Permohonan pelupusan yang belum diguna dan
untuk rekod kewanganperlu usang kepada Arahan
diperolehi dari Arkib Negara Perbendaharaan 299
Malaysia/Negeri Jabatan
5. PT P/O N22 Audit Negara /Jabatan Bahagian Sumber Jadual Pelupusan perlu
Manusia
Akauntan Negara sebelum mengikut Garis Panduan
dibenarkan untuk dilupuskan Rekod Urusan Am 2012,
oleh PTj dengan pelbagai JPR Fungsian 2012, dan
cara. Garis Panduan JPR
Pelupusan rekod Kewangan dan
fungsian/am yang lain hanya Perakaunan 2008)
perlu dihantar ke Arkib Bahagian Sumber
6. PT P/O N22
Negara Malaysia dan Manusia
Jabatan Audit Negara untuk
tujuan kelulusan pelupusan.
Merujuk Jadual Pelupusan
Rekod dan melaksanakan Bahagian Sumber
7. PT P/O N22
pelupusan merujuk kepada Manusia
peraturan Arkib Negara
Bahagian Sumber
8. PT P/O N22 Merekod dan failkan
Manusia
46
Aktiviti 9: Carta Alir Mengurus Pelupusan Rekod Fail
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA
Melaksanakan proses semakan
PPT N36 bagi fail yang ditutup melebihi LIMA 30 minit
(5) tahun untuk tindakan pelupusan.
Pengarah Mengesahkan senarai dan fail yang 30 minit
dicadang untuk pelupusan
Memaklumkan secara rasmi
kepada Pendaftar dengan
PT P/O N22 5 minit
menyatakan sifat rekod awam yang
akan dilupuskan
Menghantar permohonan
pelupusan kepada Bahagian
Sumber Manusia untuk urusan
PT P/O N22 5 minit
pelupusan rekod selepas
melengkapkan borang-borang yang
berkaitan.
Permohonan pelupusan untuk
rekod kewangan perlu diperolehi
dari Arkib Negara Malaysia/Negeri
PT P/O N22 Jabatan Audit Negara /Jabatan 5 minit
Akauntan Negara sebelum
dibenarkan untuk dilupuskan oleh
PTj dengan pelbagai cara.
Pelupusan rekod fungsian/am yang
lain hanya perlu dihantar ke Arkib
PT P/O N22 Negara Malaysia dan Jabatan Audit 5 minit
Negara untuk tujuan kelulusan
pelupusan
Merujuk Jadual Pelupusan Rekod
dan melaksanakan pelupusan
PT P/O N22 5 minit
merujuk kepada peraturan Arkib
Negara
PT P/O N22 Merekod dan failkan 5 minit
TAMAT
47
Aktiviti 9: Senarai Semak Mengurus Pelupusan Rekod Fail
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Melaksanakan proses semakan bagi fail yang
ditutup melebihi LIMA (5) tahun untuk tindakan
pelupusan.
2. Mengesahkan senarai dan fail yang dicadang untuk
pelupusan
3. Memaklumkan secara rasmi kepada Pendaftar
dengan menyatakan sifat rekod awam yang akan
dilupuskan
4. Menghantar permohonan pelupusan kepada
Bahagian Sumber Manusia untuk urusan pelupusan
rekod selepas melengkapkan borang-borang yang
berkaitan.
5. Merujuk Jadual Pelupusan Rekod dan
melaksanakan pelupusan merujuk kepada
peraturan Arkib Negara
6. Merekod dan failkan
48
Aktiviti 10: Proses Kerja Mengurus Pelupusan Terbitan dan Bahan Bercetak
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Semakan/cadangan
modul/buku di dalam stor
1. PT P/O N22 untuk dilupuskan dan
menyediakan maklumat
modul/buku
Mengesahkan cadangan
2. Pengarah untuk dibawa ke Mesyuarat
JP-UPSI untuk kelulusan
Menghantar permohonan
3. PT P/O N22 cadangan pelupusan ke Garis Panduan
Mesyuarat JP-UPSI Pengurusan Rekod
Mengisi Borang Permohonan Universiti Pendidikan
Bagi Pelupusan Rekod Sultan Idris
Terbitan dan Bahan Bercetak
4. PPT N36 (yang tidak dinyatakan dalam Akta Arkib Negara 2003
penjadualan pelupusan
rekod) Arkib 9/08 Panduan Pelupusan
Menghantar borang yang Rekod Awam Tahun
2010
lengkap bersama salinan
minit kelulusan JP-UPSI ke
5. PT P/O N22 Borang Arkib 9/08 –
Bahagian Governan untuk
Pelupusan Rekod
proses kelulusan Arkib Terbitan dan Bahan
Negara. Bercetak
Menerima salinan surat
kebenaran pelupusan rekod Borang Arkib 12/08-
daripada Arkib Negara.
6. PT P/O N22 (Perlu dilaksanakan dalam Borang Penentusahan
tempoh TIGA (3) bulan dari Pemusnahan Rekod
Awam
tarikh surat kebenaran)
Melaksanakan pelupusan Sebarang tindakan
7. PT P/O N22 mengikut saranan Arkib sekiranya tidak dapat
Negara. melaksanakan dalam
Melengkapkan Borang tempoh ditetapkan perlu
Penentusahan Pemusnahan mengemukakan
Rekod Awam ARKIB 12/08 permohonan secara
SECARA BERTAIP beserta bertulis
bukti dan diserahkan kepada
8. PPT N36
Arkib Negara melalui
Bahagian Govenan dalam
tempoh SATU (1) bulan dari
tarikh pemusnahan
dijalankan.
Menerima maklum balas
Arkib Negara (sekiranya ada)
9. PT P/O N22
dan failkan dokumen
berkaitan
49
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search