myPortfolio - Pengarah

myPortfolio





PENGARAH























BAHAGIAN : PEJABAT KARANG MENGARANG (PENERBIT UPSI)
ALAMAT : ARAS BAWAH,
BANGUNAN PERPUSTAKAAN TUANKU BAINUN,
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
35900 TANJUNG MALIM, PERAK
NO. TELEFON : 015-4879 7564
NO. FAKS : 05-459 6159
LAMAN SESAWANG : www.penerbit.upsi.edu.my

MAKLUMAT PEGAWAI


Nama : Y.Bhg. Prof. Dr. Suriani Abu Bakar


Gelaran Jawatan : Pengarah

Gred Hakiki Jawatan : Profesor Universiti Khas C VK7


Tarikh Penempatan : 15 Ogos 2017




DILULUSKAN OLEH




Nama : Prof. Dr. Mohd Sahandri Gani Bin Hamzah


Gelaran Jawatan : Timbalan Naib Canselor
(Akademik dan Antarabangsa),
Yang menjalankan fungsi,
Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan dan Inovasi)

Gred Jawatan : Profesor Universiti Khas C VK7


Tarikh : 30 NOVEMBER 2018

























1

JADUAL PENGEMASKINIAN



BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN




1. 30 November 2018 Pengemaskinian Deskripsi





Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.











































2

KANDUNGAN





PERKARA MUKA SURAT


Carta Organisasi 4

Carta Fungsi 6
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 7

Deskripsi Tugas 10
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi:
12
Aktiviti 1: Pengurusan Aduan Pelanggan PTj
Aktiviti 2: Pengurusan eMaklumbalas PTj 15

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
































3

CARTA ORGANISASI



1.1 UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS














































































4

1.2 PEJABAT KARANG MENGARANG (PENERBIT UPSI)


PENGARAH
VK7



KETUA EDITOR
PP N44/N48



SEKSYEN PENTADBIRAN SEKSYEN BUKU DAN SEKSYEN PEMASARAN
DAN KEWANGAN TERJEMAHAN SEKSYEN GRAFIK BUKU DAN JUALAN SEKSYEN JURNAL

PPT N32 Perancang Bahasa S41/S44 Pereka Grafik B29/B32 Peg. Penerbitan N41/N44 Perancang Bahasa S41/S44
Pen. Akauntan W29/W32 Peg. Penerbitan N41/N44 Pereka Grafik B19/B22 (1) Pen. Peg. Penerbitan N29/N32

PT (P/O) N19/N22 Pen. Peg. Penerbitan N29/N32 (1) Pereka Grafik B19/B22 (2) Pem. Penerbitan N19/N22
Pen. Peg. Penerbitan N29/N32 (2) PT (P/O) N19/N22
Pem. Operasi N11/N14







































5

CARTA FUNGSI



PEJABAT KARANG MENGARANG
(PENERBIT UPSI)



SEKSYEN PENTADBIRAN DAN SEKSYEN BUKU & TERJEMAHAN SEKSYEN PEMASARAN DAN JUALAN
KEWANGAN

• Menyokong aktiviti penzahiran produk • Merancang dan mentadbir perolehan • Menyediakan dan melaksanakan
Pejabat K arang Mengarang (Penerbit manuskrip dan artikel Jurnal . perancangan dan sasaran jualan
UPSI). • Membuat penyemakan ke atas setiap bulanan/tahunan.
• Menguruskan pentadbiran dan rekod manuskrip dan artikel jurnal yang diterima. • Menerima, merekod (manual dan sistem

yang berkaitan dengan cuti staf, SKT • Menguruskan pelantikan penilai, maklumat) menyimpan dan menyenggara
dan Penilaian Prestasi kakitangan. penyuntingan, pembacaan pruf, pencari stok secara berterusan.

• Mengurus, membuka dan menawar indeks, penterjemah, serta pengulas buku • Memelihara persekitaran stor dan khazanah
permohonan pembelian serta secara manual dan sistem maklumat. di dalamnya (buku dan segala maklumat
menguruskan tuntutan pembayaran • Melakukan kerja penyuntingan mengikut berkaitan) daripada anasir pemusnah.

bagi setiap pembelian. gaya Pejabat Karang Mengarang (Penerbit • Menguruskan perniagaan Pekan Buku
• Bertanggungjawab terhadap UPSI). secara berterancang.
pengurusan wang panjar. • Mencadangkan reka letak bahan teks atau • Mengenal pasti judul-judul buku daripada

• Menyediakan belanjawan tahunan PKM perwajahan teks (terutama buku karya asli) Penerbit IPTA dan terbitan terbaru buku
& belanjawan tahunan Bahagian. bagi setiap manuskrip yang memasuki versi Inggeris untuk diperagakan di Pekan
• Menyediakan keperluan mesyuarat proses atur huruf. Buku.

apabila mendapat tempahan. • Melakukan kerja pembacaan pruf. • Merencanakan program promosi produk
• Mengurus, membuka, dan menawarkan • Membuat penyemakan Naskhah Sedia penerbitan, iaitu menerusi pengiklanan
kerja percetakan kepada syarikat Ada. media, ulasan buku/kritik buku, laman

pencetak. • Melakukan kerja atur huruf bagi jadual sesawang dan lain-lain.
• Mengurus, membuka dan menawarkan yang diklasifikasi ditangani oleh Pejabat • Megadakan lawatan/pameran dari masa ke

kerja atur huruf kepada syarikat atur Karang Mengarang (Penerbit UPSI). semasa ke premis pengedar buku yang
huruf. • Menguruskan kontrak penerbitan dengan dilantik, ke kedai-kedai buku, universiti,
• Menyediakan laporan kewangan dan penulis. perpustakaan, maktab dan politeknik dalam
laporan aktiviti penerbitan untuk • Menguruskan penganjuran sesi kursus. usaha memasarkan buku.
dibentangkan kepada Jawatankuasa • Mengaturkan Mesyuarat Jawatankuasa • Membangun dan memantapkan pangkalan
Penerbitan Akademik serta pihak yang Penerbitan dan melaksanakan segala data pelanggan.
berkaitan. perkara yang berkaitan. • Mengatur dan menyediakan keperluan bagi
• Menguruskan permohonan pembayaran • Menyediakan belanjawan tahunan penyertaan dalam sebarang pameran buku
royalti pengarang, honorarium Bahagian. sama ada dalam atau luar negara.
penterjemah, bayaran saguhati penilai, • Merekod dan menyenggara alat • Menguruskan pesanan pembelian
penyunting, pengulas buku dan pencari kelengkapan. pelanggan dengan cara cepat dan tepat.
indeks. • Menetapakan harga buku. • Menyediakan belanjawan tahunan
• Menguruskan permohonan, Bahagian.
penerimaan, perekodan, penyebaran • Memastikan hasil jualan diurus selia dan

dan memantau bekalan pejabat. menyenggara peralatan Bahagian.
• Menguruskan pembelian, penerimaan
dan perekodan harta tetap inventori.


SEKSYEN JURNAL SEKSYEN GRAFIK BUKU

• Menguruskan penerbitan jurnal penerbitan UPSI. • Menguruskan reka bentuk kulit, ilustrasi gambar, Buku,
• Menyelaras pengurusan jurnal. Modul, Jurnal, Monograf & Prosiding, Katalog tahunan
• Melakukan penyuntingan teknikal bagi setiap artikel dan brochure dan Bahan Pelancaran buku.
jurnal. • Menyediakan belanjawan tahunan Bahagian.
• Memastikan jurnal diterbitkan tepat pada masanya. • Menyediakan dan mengemas kini laman sesawang.
• Memuat naik semua artikel jurnal untuk terbitan dalam • Mengurus pengambilan foto yang diperlukan bagi semua
• sistem e-Journal. • produk penerbitan.
Memberi bimbangan, latihan dan kursus kepada sidang
Merekeod menyimpan dan menyenggara peralatan reka
editorial dan penulis jurnal dan mempromosikan jurnal. bentuk dan harta tetap Bahagian secara teratur.
• Menyediakan salinan digital kepada pengindeks.
• Menyediakan bahan sedia terbit untuk tujuan percetakan.
• Bertanggungjawab untuk mengusulkan mana-mana
jurnal untuk penaiktarafan indeks.
• Menyediakan laporan pengindeksan setiap jurnal



6

AKTIVITI –AKTIVITI BAGI FUNGSI



SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN



1. Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

2. Pengurusan Aduan Pelanggan PTj
3. Pengurusan eMaklumbalas PTj

4. Pengurusan Pemantauan Kebersihan Pejabat

5. Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko
6. Pengurusan Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu

7. Pengurusan Sistem Fail
8. Pengurusan Pelupusan Rekod Fail

9. Pengurusan Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak
10. Pengurusan Tapisan Keselamatan Kasar

11. Pengurusan Kawalan Kunci Keselamatan PTj

12. Pengurusan Kehilangan Anak Kunci Keselamatan PTj
13. Pengurusan Sistem E-Kunci

14. Pengurusan Mengemaskini Sistem Access Door
15. Pengurusan Keselamatan Kata Laluan

16. Pengurusan Piagam Pelanggan
17. Pengurusan Key Performance Indicator KPI Universiti

18. Pengurusan Objektif Kualiti

19. Pengurusan MS-ISO
20. Pengurusan Mesyuarat Pentadbiran

21. Pengurusan Penghantaran Mel Universiti

22. Pengurusan Hal Ehwal Pengarah
23. Pengurusan Perancangan ABM Perjawatan

24. Pengurusan Fail Peribadi Kakitangan
25. Pengurusan Penanggungan Kerja

26. Pengurusan Pertukaran Kakitangan
27. Pengurusan Pengesahan Jawatan

28. Pengurusan Sasaran Kerja Tahunan dan Penilaian Prestasi


7

29. Pengurusan Permohonan Kakitangan Kontrak / Pekerja Sambilan Harian
(PSH)

30. Pengurusan Permohonan Skim Pelajar Bekerja

31. Pengurusan Pembayaran Gaji Pekerja Sambilan Harian
32. Pengurusan Training Needs Analysis (TNA) Kakitangan

33. Pengurusan Latihan, Kursus, Seminar dan Bengkel PTj
34. Pengurusan Permohonan Mengikuti Kursus/Latihan Anjuran Agensi Luar

35. Pengurusan Permohonan Mata MyCPD

36. Pengurusan Permohonan Mata MyCAT
37. Pengurusan Latihan Industri

38. Pengurusan Program Sangkutan Kakitangan
39. Pengurusan Pemantauan Kehadiran Kakitangan

40. Pengurusan Permohonan Cuti Tanpa Rekod
41. Pengurusan Permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Separuh Gaji

42. Pengurusan Permohonan Cuti Sakit

43. Pengurusan Permohonan Cuti Menunaikan Haji
44. Pengurusan Permohonan Cuti Bersalin

45. Pengurusan Pemilihan Waktu Berperingkat
46. Pengurusan Menghadiri Persidangan, Seminar, Lawatan Rasmi Ke Luar

Negara

47. Pengurusan Ke Luar Negara Atas Urusan Peribadi
48. Pengurusan Penyediaan Bajet Tahunan

49. Pengurusan Penambahan Bajet
50. Pengurusan Akaun Amanah

51. Pengurusan Laporan Akaun Amanah

52. Pengurusan Pelarasan Akaun (Selain Buku & Terjemahan)
53. Pengurusan dan Kawalan Buku Resit

54. Pengurusan Pendaftaran Bil/Invois (Pembayaran)
55. Pengurusan Panjar Wang Runcit

56. Pengurusan Bil Hutang
57. Pengurusan Tuntutan Kerja Lebih Masa

58. Pengurusan Tuntutan Perjalanan

59. Pengurusan Perancangan Perolehan
60. Pengurusan Perolehan Secara Pembelian Terus

8

61. Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga Bawah RM 20,000.00
62. Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga Atas RM 20,000.00

63. Pengurusan Penilaian Pembekal

64. Pengurusan Pendaftaran Pembekal
65. Pengurusan Mengemaskini Aset & Inventori

66. Pengurusan Penyelenggaraan Aset & Inventori
67. Pengurusan Verifikasi Aset & Inventori

68. Pengurusan Aset Inventori Tidak Dapat Dikesan

69. Pengurusan Pindah Aset dan Inventori
70. Pengurusan Pelupusan Aset & Inventori

71. Pengurusan Stok Bekalan Pejabat
72. Pengurusan Verifikasi Stor Bekalan Pejabat

73. Pengurusan Sewaan Mesin Fotostat
74. Pengurusan Permohonan Pendahuluan Diri

75. Pengurusan Permohonan Pendahuluan Pelbagai

76. Pengurusan Permohonan Tempahan Tiket Kapal Terbang
77. Pengurusan Laporan Penjanaan/Penjimatan

78. Pengurusan Kenderaan PTj
79. Pengurusan Pinjaman Peralatan

80. Pengurusan Semakan Mengejut Ketua PTj

81. Pengurusan Kod Amanah Buku
82. Pengurusan Pelarasan Akaun Terjemahan

83. Pengurusan Pembayaran Royalti (Buku dan E-Book)



















9

4. DESKRIPSI TUGAS



MAKLUMAT UMUM
En. Mohd Hanif Mohamad,
Jawatan Pengarah Disediakan oleh Ketua Seksyen Pentadbiran &
Kewangan
Gred Profesor Universiti Disemak oleh Prof. Dr. Suriani Abu Bakar,
Khas C VK7
Pengarah
Prof. Dr. Mohd Sahandri Gani
Hamzah,
Pejabat Karang Timbalan Naib Canselor
Bahagian Mengarang Diluluskan oleh (Akademik dan Antarabangsa),
(Penerbit UPSI) Yang menjalankan fungsi,
Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan dan Inovasi)
Pejabat Karang
Sektor/Unit Mengarang Tarikh 28 November 2018
(Penerbit UPSI)
Skim Profesor Universiti Bidang Pengurusan dan Profesional
Perkhidmatan Khas C
Timbalan Naib
Ketua Canselor Sub-Bidang Pengurusan dan Profesional
Perkhidmatan (Penyelidikan dan
Inovasi)

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
(Dalam satu atau dua ayat ringkas, terangkan tujuan jawatan diwujudkan)

Merangka hala tuju tadbir urus, dasar dan penjanaan kewangan dalam meningkatkan keterlihatan
universiti melalui penerbitan selaras dengan objektif penubuhan PTj dalam merealisasikan pelan
strategik universiti.


AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
(Tanggungjawab selaras dengan jangkaan hasil dan prestasi) (Tugas utama selaras dengan akauntabiliti)

1. Menetapkan pengurusan tadbir urus PTj a. Memantau kakitangan agar mematuhi
mengikut peraturan dan tatacara kewangan prosedur dan peraturan yang berkuat
yang berkuat kuasa bagi pematuhan kuasa.
auditan. b. Memantau pengurusan dokumentasi,
fail dan pelupusan rekod agar
mematuhi prosedur Arkib Negara.
c. Memantau pengurusan kewangan di
PTj mengikut Peraturan Kewangan &
Perakaunan UPSI serta pekeliling yang
berkuat kuasa.
2. Memantau pencapaian Objektif Kualiti, a. Memantau status pencapaian laporan
Piagam Pelanggan, dan KPI Universiti yang Objektif Kualiti, Piagam Pelanggan dan
berkaitan bagi memastikan keberhasilan KPI Universiti yang berkaitan.
perlaksanaan Pelan Strategik Universiti.
3. Memperakui dan meluluskan tuntutan a. Memperakui dan meluluskan semua
pembayaran serta merancang perbelanjaan permohonan pembayaran dan
secara berhemat bagi memastikan perbelanjaan mengikut bidang kuasa
peruntukan digunakan mengikut peraturan Pengarah
yang berkuat kuasa.
4. Merangka Piawai dan Dasar Penerbitan a. Menilai dan merangka Piawai dan
Universiti agar selari dengan keperluan Dasar Penerbitan diguna pakai seiring
10

semasa bagi meningkatkan daya saing dan dengan keperluan semasa dan
penjanaan kewangan Universiti. berorientasikan perniagaan.
b. Memastikan proses penerbitan buku
memenuhi piawai dan tempoh yang
ditetapkan
5. Merancang keperluan sumber manusia agar a. Merancang dan meluluskan latihan
bersesuaian dengan tenaga kerja semasa bersesuaian bagi meningkatkan
bagi mencapai hasrat universiti dalam kecekapan dan kompetensi
meningkatkan jumlah penerbitan buku dan kakitangan.
penjanaan kewangan. b. Memastikan pematuhan peraturan dari
segi kehadiran, disiplin dan cuti
kakitangan.


DIMENSI PENGALAMAN
(Skop fungsi tugas) (Pengalaman kerja dan tempoh)

1. Bilangan kakitangan diselia: 17 orang • Sekurang-kurangnya berpengalaman
2. Bilangan sistem diselia: 5 sistem (MyFIS, LIMA (5) tahun dalam bidang
MyHRIS, MyUPSI Portal, MyBOOK, OJS) pengurusan dan profesional.
3. Bilangan Akaun Amanah: 578 Akaun
4. Nilai Akaun Semasa: RM 3,116,322.27
5. Bilangan Aset & Inventori: 319 unit
6. Nilai Aset & Inventori: RM 427,748.60
7. Kenderaan PTj: 1 unit Van


KELAYAKAN AKADEMIK KEMAHIRAN/KRITERIA INDIVIDU
(Kelayakan minima) (Kemahiran/Kriteria perlu untuk pelaksanaan
akauntabiliti)
Ijazah Doktor Falsafah (PhD) dalam bidang • Kemahiran kepimpinan
berkaitan yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada • Kemahiran membuat keputusan
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan • Pemikiran strategik
yang diiktiraf setaraf dengannya. • Pemikiran analisis
• Komunikasi berkesan
• Berintegriti dan beramanah
• Kemahiran menyelia dan merancang
serta memahami dan berupaya
membimbing PTj dalam melaksanakan
program kualiti dan inovasi seperti
perancangan strategik, Pengurusan
Risiko, MS ISO 9001:2015, Sistem
Penarafan Bintang, EKSA, myPortfolio.


















11

5. PROSES KERJA, CARTA ALIR & SENARAI SEMAK


Aktiviti 1: Proses Kerja Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
DIRUJUK PUNCA KUASA
Merancang strategi
perkhidmatan kaunter dan
Pengarah
1. menetapkan standard
PPT (N32)
prestasi, pengawasan dan
penyeliaan
Menyemak papan tanda
PT (P/O)
2. dan tunjuk arah yang
(N22)
lengkap dan jelas
Memastikan keadaan
PT (P/O)
3. (N22) ruang menunggu yang
selesa Pekeliling Kemajuan
PT (P/O) Memastikan persediaan Pentadbiran Awam
4. (N22) memulakan tugas harian Bil. 10/1991

Memastikan pelanggan Panduan Mengenai
5. PT (P/O) yang berurusan mengisi Peningkatan Kualiti
(N22)
Buku Log Daftar Pelawat Perkhidmatan Kaunter
6. PT (P/O) Memberi layanan kepada
(N22) pelanggan dengan sopan
PT (P/O) Menerima pertanyaan dan
7.
(N22) aduan daripada pelanggan
Menyelesaikan kes-kes
yang tidak dapat Pengarah
8. PPT (N32)
diselesaikan oleh petugas Ketua Editor
kaunter
PT (P/O) Mengakhiri urusan dengan
9. (N22) mesra
























12

Aktiviti 1: Carta Alir Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


Merancang strategi
Pengarah perkhidmatan kaunter dan
PPT (N32) menetapkan standard
prestasi, pengawasan dan
penyeliaan.

Menyemak papan tanda
PT (P/O) (N22) dan tunjuk arah yang
lengkap dan jelas

PT (P/O) (N22) Memastikan keadaan ruang
menunggu yang selesa

PT (P/O) (N22) Memastikan persediaan
memulakan tugas harian

Memastikan pelanggan
PT (P/O) (N22) yang berurusan mengisi
Buku Log Daftar Pelawat

PT (P/O) (N22) Memberi layanan kepada
pelanggan dengan sopan

PT (P/O) (N22) Selesai Menerima pertanyaan dan
aduan daripada pelanggan
Tidak
Menyelesaikan kes-kes
PPT (N32) yang tidak dapat
diselesaikan oleh petugas
kaunter

PT (P/O) (N22) Mengakhiri urusan dengan
mesra


TAMAT



















13

Aktiviti 1: Senarai Semak Pengurusan Perkhidmatan Kaunter

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Merancang strategi perkhidmatan kaunter dan
menetapkan standard prestasi, pengawasan
dan penyeliaan.
2. Menyemak papan tanda dan tunjuk arah yang
lengkap dan jelas
3. Memastikan keadaan ruang menunggu yang
selesa
4. Memastikan persediaan memulakan tugas
harian
5. Memastikan pelanggan yang berurusan
mengisi Buku Log Daftar Pelawat
6. Memberi layanan kepada pelanggan dengan
sopan
7. Mengakhiri urusan dengan mesra






















































14

Aktiviti 2: Proses Kerja Pengurusan Aduan Pelanggan PTj
PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima aduan dan
Pengarah
1. PPT (N32) mengisi Log Maklum Balas Ketua Editor
& Aduan Pelanggan
Mengisi Borang PTB dan
2. PPT (N32) memohon no. PTB dari
BKK
Pemberitahuan kepada
pelanggan dalam tempoh
3. PPT (N32) SATU (1) hari bekerja dan
mengisi Log Aduan
Membuat siasatan atau
Pengarah menubuhkan
4. Prosedur Pengurusan
PPT (N32) jawatankuasa siasatan Maklum Balas Dan
(sekiranya perlu)
Aduan Pelanggan
Aduan diselesaikan dan UPSI(ISO)/BKK/PO1
5. PPT (N32) memberi maklum balas
kepada pengadu
Memberi maklum balas
laporan tindakan yang
6. PPT (N32) telah di ambil kepada
USAU (dalam tempoh 30
HARI dari tarikh terima
aduan)
USAU Membuat Verifikasi
7. USAU Tindakan Pembetulan
Oleh PTJ
8. PPT (N32) Kes tutup dan tamat

























15

Aktiviti 2: Carta Alir Pengurusan Aduan Pelanggan PTj

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA


MULA

PPT (N32) Menerima aduan dan
mengisi Log Aduan

PPT (N32) Mengenalpasti kategori
aduan ataupun tidak
Tidak
Ya
PPT (N32) Mengisi Borang PTB dan
mendapatkan no. PTB

Buat Pemberitahuan kepada
PPT (N32) tindakan pelanggan dalam tempoh
pembetulan
baharu SATU (1) hari bekerja

Pengarah Membuat siasatan
PPT (N32)
Menyelesaikan aduan
PPT (N32) dan memberi maklum

balas kepada pengadu

Memberi maklum balas
laporan tindakan yang
PPT (N32) diambil kepada USAU
(Dalam tempoh 30 hari
dari tarikh terima aduan)

USAU Membuat Verifikasi
USAU Tindakan Pembetulan Oleh
Tidak PTJ
Ya
PPT (N32) Kes tutup




TAMAT



















16

Aktiviti 2: Senarai Semak Pengurusan Aduan Pelanggan PTj

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima aduan dan mengisi Log Aduan
2. Mengenalpasti kategori aduan ataupun
tidak
3. Mengisi Borang PTB dan mendapatkan no.
PTB
4. Pemberitahuan kepada pelanggan dalam
tempoh SATU (1) hari bekerja
5. Menyelesaikan aduan dan memberi
maklum balas kepada pengadu
6. Memberi maklum balas laporan tindakan
yang diambil kepada USAU (Dalam
tempoh 30 hari dari tarikh terima aduan)
7. Rekod dan failkan

























































17

Aktiviti 3: Proses Kerja Pengurusan eMaklumbalas PTj

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menerima aduan melalui
Pengarah
1. PPT (N32) eMaklumbalas di dalam Ketua Editor
MyUPSI Portal
Memberi maklum balas
(Take Action) dalam
2. PPT (N32)
tempoh TIGA (3) hari
bekerja
Membuat siasatan atau
Pengarah menubuhkan
3.
PPT (N32) jawatankuasa siasatan Prosedur Pengurusan
(sekiranya perlu) Maklum Balas dan
Menyelesaikan Aduan Pelanggan
eMaklumbalas dan UPSI(ISO)/BKK/PO1
memberi laporan tindakan
4. PPT (N32) yang telah di ambil kepada
USAU dalam tempoh 30
hari dari tarikh terima
eMaklumbalas
USAU memanjangkan
5. USAU jawapan maklum balas PTj
kepada pengadu
6. PPT (N32) Kes tutup dan tamat




































18

Aktiviti 3: Carta Alir Pengurusan eMaklumbalas PTj

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA


MULA

Menerima aduan melalui
PPT (N32) eMaklumbalas di dalam
MyUPSI Portal

Memberi maklum balas
PPT (N32) (Take Action) dalam tempoh
TIGA (3) hari bekerja

Pengarah Membuat siasatan atau
PPT (N32) menubuhkan jawatankuasa
siasatan (sekiranya perlu)

Menyelesaikan
eMaklumbalas dan memberi
PPT (N32) laporan tindakan yang telah
di ambil kepada USAU
dalam tempoh 30 hari dari
tarikh terima eMaklumbalas

USAU memanjangkan
USAU jawapan maklum balas PTj
kepada pengadu

USAU Kes tutup



TAMAT






























19

Aktiviti 3: Senarai Semak Pengurusan eMaklumbalas PTj

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyemak aduan melalui eMaklumbalas di
dalam MyUPSI Portal
2. Memberi maklum balas (Take Action)
dalam tempoh TIGA (3) hari bekerja
3. Membuat siasatan atau menubuhkan
jawatankuasa siasatan (sekiranya perlu)
4. Menyelesaikan eMaklumbalas dan
memberi laporan tindakan yang telah di
ambil kepada USAU dalam tempoh 30 hari
dari tarikh terima eMaklumbalas

























































20

Aktiviti 4: Proses Kerja Pemantauan Kebersihan Pejabat

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengeluarkan Memo
1. PT (P/O) Arahan kepada semua
(N22) kakitangan proses auditan
kebersihan
Tempoh TUJUH (7) hari
bekerja diberikan dan
semua kakitangan perlu
2. PPT (N32) memastikan pejabat dan
kawasan sekitarnya bersih
dan kemas
Mengisi Borang
3. PPT (N32) Pemantauan Kebersihan
Ruang Pejabat
Memantau bahan yang
tidak dikehendaki, Pekeliling
4. PPT (N32) diasingkan dan Perkhidmatan
membuangkan bagi yang Bilangan 5 Tahun
tidak diperlukan 2007 – Panduan
5. PPT (N32) Memantau susun atur Pengurusan Pejabat
peralatan yang dibekalkan
Memantau tempat
6. PPT (N32) penyimpanan dokumen di
tempat yang ditetapkan.
Menyediakan laporan
7. PPT (N32) untuk semakan hasil
dapatan
Menyemak laporan dan
8. Pengarah keputusan untuk tindakan
Tindakan perlaksanaan
9. PPT (N32) perlu diselesaikan oleh
kakitangan yang terlibat
10. PT (P/O) Rekod dan failkan
(N22)


















21

Aktiviti 4: Carta Alir Pemantauan Kebersihan Pejabat

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA


MULA

Mengeluarkan Memo
PT (P/O) (N22) Arahan kepada semua
kakitangan proses auditan
kebersihan.

Tempoh TUJUH (7) hari
bekerja diberikan dan
PPT (N32) semua perlu memastikan
pejabat dan kawasan
sekitarnya bersih dan kemas

Mengisi Borang
PPT (N32) Pemantauan Kebersihan
Ruang Pejabat

Memantau bahan yang tidak
dikehendaki, diasingkan dan
PPT (N32) membuang bagi yang tidak
diperlukan


PPT (N32) Memantau susun atur
peralatan yang dibekalkan

Memantau tempat
PPT (N32) penyimpanan dokumen di
tempat yang ditetapkan.

PPT (N32) Menyediakan laporan untuk
semakan hasil dapatan

Pengarah Menyemak laporan dan
keputusan untuk tindakan

Tindakan perlaksanaan
PPT (N32) perlu diselesaikan oleh
kakitangan yang terlibat

PT (P/O) (N22) Rekod dan failkan



TAMAT






22

Aktiviti 4: Senarai Semak Pemantauan Kebersihan Pejabat

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan Memo Arahan kepada semua
kakitangan proses auditan kebersihan.
2. Tempoh TUJUH (7) hari bekerja diberikan dan
semua perlu memastikan pejabat dan kawasan
sekitarnya bersih dan kemas
3. Mengisi Borang Pemantauan Kebersihan
Ruang Pejabat
4. Menyediakan laporan untuk semakan hasil
dapatan
5. Tindakan perlaksanaan perlu diselesaikan oleh
kakitangan yang terlibat
6. Rekod dan failkan






























































23

Aktiviti 5: Proses Kerja Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menyediakan pelan
Pengarah
1. PPT (N32) perancangan pemantauan
risiko
Melaksanakan mesyuarat
2. PPT (N32) yang membincangkan
daftar risiko PTj
Menghantar daftar risiko
PTj (sekiranya ada
perubahan) kepada
3. PPT (N32)
Bahagian Pengurusan Dasar Pengurusan
Risiko dan Keselamatan & Risiko UPSI
Kesihatan Pekerjaan
Membuat dan
melaksanakan
4. PPT (N32)
permantauan terhadap
risiko di PTj
Menyediakan Ringkasan
5. PPT (N32) Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj
Merekod dan menyimpan
6. PPT (N32)
laporan




































24

Aktiviti 5: Carta Alir Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


Pengarah Menyediakan pelan
PPT (N32) perancangan pemantauan
risiko

Melaksanakan mesyuarat
PPT (N32) yang membincangkan daftar
risiko PTj

Menghantar daftar risiko PTj
(sekiranya ada perubahan)
PPT (N32) kepada Bahagian
Pengurusan Risiko dan
Keselamatan & Kesihatan
Pekerjaan

Membuat dan
PPT (N32) melaksanakan
permantauan terhadap
risiko di PTj

Menyediakan Ringkasan
PPT (N32) Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj

PPT (N32) Merekod dan menyimpan
laporan



TAMAT





























25

Aktiviti 5: Senarai Semak Pengurusan Daftar dan Kawalan Risiko

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan pelan perancangan pemantauan
risiko
2. Melaksanakan mesyuarat yang
membincangkan daftar risiko PTj
3. Menghantar daftar risiko PTj (sekiranya ada
perubahan) kepada Bahagian Pengurusan
Risiko dan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan
4. Membuat dan melaksanakan permantauan
terhadap risiko di PTj
5. Menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj
6. Merekod dan menyimpan laporan


















































26

Aktiviti 6: Proses Kerja Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Pengarah
1.
PPT (N32)
2. PPT (N32)
3. PPT (N32)
4. PPT (N32)
5. PPT (N32)
Merekod dan menyimpan
6. PPT (N32)
laporan

























































27

Aktiviti 6: Carta Alir Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA


Pengarah Menyediakan pelan
PPT (N32) perancangan pemantauan
risiko

Melaksanakan mesyuarat
PPT (N32) yang membincangkan daftar
risiko PTj

Menghantar daftar risiko PTj
(sekiranya ada perubahan)
PPT (N32) kepada Bahagian
Pengurusan Risiko dan
Keselamatan & Kesihatan
Pekerjaan

Membuat dan
PPT (N32) melaksanakan
permantauan terhadap
risiko di PTj

Menyediakan Ringkasan
PPT (N32) Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj

PPT (N32) Merekod dan menyimpan
laporan



TAMAT





























28

Aktiviti 6: Senarai Semak Hebahan Pekeliling dan Peraturan Baharu

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan pelan perancangan pemantauan
risiko
2. Melaksanakan mesyuarat yang
membincangkan daftar risiko PTj
3. Menghantar daftar risiko PTj (sekiranya ada
perubahan) kepada Bahagian Pengurusan
Risiko dan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan
4. Membuat dan melaksanakan permantauan
terhadap risiko di PTj
5. Menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk rekod
tindakan PTj
6. Merekod dan menyimpan laporan






























































29

Aktiviti 36: Proses Kerja Pengurusan Mata MyCAT

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengisi borang
permohonan mata MyCAT
dan menyerahkan kepada
Bahagian Pembangunan
1. PPT (N32)
Sahsiah (BPS), JHEPA
dalam tempoh TUJUH (7)
hari bekerja sebelum
program berlangsung.
Menyemak dan memberi
2. Pengarah pengesahan borang
permohonan mata MyCAT
Menerima kelulusan BPS,
3. PPT (N32) JHEPA bersama nombor
rujukan aktiviti (MyCAT)
Maklumat diisi di dalam
template MyCAT Activity
4. PT P/O (N22) Entry di pautan
https://sites.google.com/up
si.edu.my/data
Memuat naik maklumat
pelajar di dalam system
MySIS pada pautan
5. PPT (N32) https://mysis.upsi.edu.my:
8890/ims/ pada menu
Student Affair > Club
Student Activities >
6. PT P/O (N22) Merekod dan failkan


























30

Aktiviti 36: Carta Alir Pengurusan Mata MyCAT

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA


MULA

Mengisi borang permohonan mata
MyCAT dan menyerahkan kepada
PPT (N32) Bahagian Pembangunan Sahsiah
(BPS), JHEPA dalam tempoh
TUJUH (7) hari bekerja sebelum
program berlangsung.

Menyemak dan memberi
Pengarah pengesahan borang permohonan
mata MyCAT

Menerima kelulusan BPS, JHEPA
PPT (N32) bersama nombor rujukan aktiviti
(MyCAT)

Maklumat diisi di dalam template
PT P/O (N22) MyCAT Activity Entry di pautan
https://sites.google.com/upsi.edu.
my/data

Memuat naik maklumat pelajar di
dalam system MySIS pada pautan
PPT (N32) https://mysis.upsi.edu.my:8890/im
s/ pada menu Student Affair >
Club Student Activities >

PT P/O (N22) Merekod dan failkan



TAMAT



























31

Aktiviti 36: Senarai Semak Pengurusan Mata MyCAT

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengisi borang permohonan mata MyCAT dan
menyerahkan kepada Bahagian Pembangunan
Sahsiah (BPS), JHEPA dalam tempoh TUJUH
(7) hari bekerja sebelum program berlangsung.
2. Menyemak dan memberi pengesahan borang
permohonan mata MyCAT
3. Menerima kelulusan BPS, JHEPA bersama
nombor rujukan aktiviti (MyCAT)
4. Maklumat diisi di dalam template MyCAT
Activity Entry
5. Memuat naik maklumat pelajar di dalam system
MySIS
6. Merekod dan failkan



























































32

33

6. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA



i. Perintah Am Bab B
ii. Akta Acara Kewangan 1957
iii. Arahan Perbendaharaan
iv. 1Pekeliling Perbendaharaan
v. Manual Kualiti UPSI
vi. Prosedur Pengurusan Maklum Balas Dan Aduan Pelanggan
vii. Prosedur Tindakan Pembetulan Universiti
viii. Piagam Pelanggan Universiti
ix. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 4/1992 - Pengendalian
Pengaduan Awam
x. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1/2009 - Penambahbaikan Proses
Pengaduan Awam
xi. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan
Pejabat

xii. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 10/1991 - Panduan Mengenai
Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter
xiii. Dasar Pengurusan Risiko UPSI
































34

7. SENARAI BORANG



BIL. BORANG KOD BORANG
1. Borang Maklum Balas dan Aduan Pelanggan USAU BRG 01
2. Log Maklum Balas dan Aduan Pelanggan USAU BRG 02
3. Borang Tindakan Pembetulan (PTB) UPSI/BPQ/P05/B02
4. Log Aduan Pelanggan USAU BRG 03
Borang Pemantauan Kebersihan Ruang Pejabat













































35

8. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI


KEKERAPAN
BIL. NAMA JAWATANKUASA JAWATAN
MESYUARAT
1. Jawatankuasa JP-UPSI Urus setia 6 kali setahun
2. Jawatankuasa Pesta Buku UPSI Urus Setia 1 kali setahun
3. Juruaudit MS ISO 9001:2015 Juruaudit 1 kali setahun
Berdasarkan
4. Jawatankuasa Sebut Harga Ahli
perolehan


































































36