إدارة التخطيط الاستراتيجي

‫‪1|Page‬‬

‫قطاع المديرالعام‬

‫لنصنع المستقبل‬
‫‪To Make The Future‬‬

‫دليل الإجراءات إدارة التخطيط الاستراتيجي‬

‫‪2|Page‬‬

‫‪ ‬اجراء طلب الاستبيان‪:‬‬

‫رمزالعملية‪SCM-DGS-SPD-C-14-01 :‬‬

‫‪3|Page‬‬

‫إجراءات العمل‬

‫خصائص الإجراء‬
‫بداية الإجراء طلب استبيان مقدم من إحدى الوحدات التنظيمية‬

‫مدخلات الإجراء نموذج الطلب ‪ +‬المرفقات‬
‫مخرجات الإجراء إرسال نموذج نتيجة الاستبيان‬

‫مالك الإجراء إدارة التخطيط الاستراتيجي‬
‫منفذ الإجراء قسم التميزالمؤسس ي‬

‫المتطلبات التفصيلية لخطوات الإجراء‬
‫وصف خطوات الإجراء‬

‫وصف التعديل‬ ‫النتائج المتوقعة‬ ‫العملية‬ ‫خطوة الإجراء دور العمل‬

‫التقديم من على الموقع الإلكتروني ‪Hybris‬‬

‫‪ .1‬إدخال حقول النموذج‬ ‫طلب الاستبيان‬
‫وإرفاق المستندات‬

‫عميل البلدية ملئ نموذج الطلب ‪ .2‬يتم إظهار حالة الطلب "تم‬
‫الإنشاء"‬

‫‪ .3‬إظهار رقم المعاملة الذي تم‬
‫إنشائه تلقائيا‬

‫التقديم من خلال نظام خدمة المتعاملين ‪SAP CRM‬‬

‫‪ .1‬إدخال حقول النموذج‬ ‫وحدة‬ ‫طلب الاستبيان‬
‫تنظيمية‬
‫ملئ نموذج الطلب وإرفاق المستندات‬
‫‪ .2‬يتم إظهار حالة الطلب "تم‬

‫الإنشاء"‬

‫‪4|Page‬‬

‫‪ .3‬يتم إظهار رقم المعاملة الذي‬
‫تم إنشائه تلقائيا بواسطة‬
‫النظام‬

‫‪ .1‬استلام الطلب على ‪SAP‬‬ ‫الاطلاع والتدقيق‬ ‫رئيس القسم‬ ‫مراجعة الطلب‬
‫‪ CRM‬في حالة "معلق للاطلاع"‬ ‫النظام‬ ‫تنبيه لمدير‬
‫الاطلاع على‬
‫‪ .2‬الاطلاع على كافة بيانات‬ ‫الاستبيانات‬ ‫موظف‬ ‫الإدارة‬
‫الطلب والمستندات‬ ‫مختص‬
‫النقر على زر عدم‬ ‫إبداء الرأي على‬
‫‪ .1‬إرسال تنبيه على النظام‬ ‫قبول‬ ‫رئيس القسم‬ ‫الاستبيانات‬
‫باستلام طلب (نوع الطلب)‬ ‫بالإدارة‬
‫عدم قبول‬
‫داخل الإدارة‬ ‫الطلب‬

‫‪ .1‬استعراض طلبات الاستبيان‬
‫والتي يعرضها النظام‬
‫بالأسبقية (من الأقدم‬
‫للأحدث)‬

‫‪ .2‬تحديد أي الطلبات صحيح‬
‫وأيها غير صحيح‬

‫‪ .3‬إعادة الإرسال الى رئيس‬
‫القسم لاتخاذ القرار‬

‫‪ .1‬في حالة عدم استيفاء بيانات‬
‫الطلب أو عدم إرفاق‬

‫مستندات (ان وجب) يتم‬
‫عدم قبول الطلب‬

‫‪ .2‬يقوم بإدخال سبب العدم‬
‫قبول ليتم عرضة للعميل‬

‫(خطوة إجبارية)‬

‫‪ .3‬إرسال تنبيه الى كل من مدير‬

‫إدارة التخطيط الاستراتيجي‬
‫والعميل بعدم قبول الطلب‬

‫‪5|Page‬‬

‫مع السبب وإرسال رسالة‬
‫نصية الى العميل‬

‫‪ .4‬يتم إنهاء وغلق المعاملة‬
‫وتحويل حالة المعاملة الى‬

‫مرفوضة‬

‫‪-‬لا يمكن إعادة تقديم نفس‬
‫المعاملة مرة أخرى‬

‫‪ .1‬يقوم بعرض موظفين الإدارة‬ ‫اختيار موظف‬ ‫الموافقة رئيس القسم‬
‫المختصين‬ ‫محدد‬ ‫باختيار موظف بالإدارة‬

‫‪ .2‬يتم اختيار موظف معين من‬
‫القائمة المعروضة‬

‫‪ .3‬يقوم بالنقر على الموظف ثم‬
‫النقر على إرسال‬

‫‪ .1‬من خلال الربط مع تطبيق‬ ‫النظام‬ ‫استقبال‬
‫استبيان والموقع الإلكتروني‬ ‫الاستبيان‬
‫يتم استقبال نتائج الاستبيان‬ ‫موظف‬
‫القسم‬ ‫تدقيق البيانات‬
‫مرة واحدة بعد انتهاء‬
‫الاستبيان‬

‫استعراض البيانات ‪ .1‬الاطلاع على نتائج الاستبيان‬
‫‪ .2‬النقر على موافقة‬

‫‪ .1‬إدخال بيانات التقرير‬ ‫استخدام‬ ‫استعراض‬
‫بيانات التقرير‬
‫الإحصائي من خلال الـ ‪Excel‬‬ ‫موظف‬
‫الاستعلام وإمكانية ‪ .2‬إمكانية الربط مع الـ – ‪ERP‬‬ ‫مختص‬ ‫الإحصائية‬
‫الإرفاق‬
‫‪ BI‬لاستخراج كافة التقارير‬ ‫موظف‬ ‫في حالة اعتماد‬
‫مختص‬ ‫الاستبيان‬
‫الإحصائية‬

‫اعتماد الاستبيان ‪ .1‬الإرسال الى رئيس القسم‬
‫للاطلاع والاعتماد‬

‫‪6|Page‬‬ ‫رئيس القسم‬ ‫الاطلاع على‬
‫بالإدارة‬ ‫المعاملة‬
‫‪ .1‬الاطلاع على تنفيذ الموظف‬ ‫للاعتماد‬
‫‪ .2‬النقر على زر "موافقة "“‬
‫إنهاء المعاملة النظام‬
‫‪ .1‬بعد موافقة رئيس القسم‪،‬‬
‫يقوم النظام بإرسال تنبيه‬ ‫نظام إدارة‬ ‫إدارة المحتوى‬
‫لكل من مدير الإدارة والعميل‬ ‫المحتوى‬
‫على الـ ‪CRM‬ورسالة نصية‬

‫وبريد إلكتروني‬
‫‪ .1‬يقوم بتخزين المستندات‬

‫وربطها برقم المعاملة‬
‫‪ .2‬إمكانية تحميل نموذج‬
‫الاستبيان من أي من ‪ CRM‬او‬

‫‪Hybris‬‬

‫‪7|Page‬‬

‫‪ ‬اجراء دراسة الاقتراحات‪:‬‬

‫رمزالعملية‪SCM-DGS-SPD-C-12-02:‬‬

‫‪//‬‬

‫‪8|Page‬‬

‫اقتراحات داخـلـيـة‬

‫يـقـوم الـعـاملـيـن في الـقـطـاع بـتـقـديـم الاقتراحات لـتـطويـرالبـرامـج والـخـدمات الـمـقـدمـة للـمـواطـنـيـن‪ ،‬ويـتـم استلام هـذه‬
‫الاقتراحات بـواسـطـة الـلـجـنـة الـمـخـتـصـة ودراسـتـهـم‪ ،‬ويـتـم تـقـيـيـم هـذه الاقتراحات لـقيـاس مـدى جـديـتـهـا واختيار‬

‫الافـضـل‪.‬‬

‫خطوات العمل‬

‫‪ ‬يـقـوم الـعـامـل بالـقـطـاع بـتـسجـيـل الاقتراح‪ ،‬إدخـال الـبـيـانـات الـخـاصـة بـهـذا الاقتراح‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم إرسـال رسـالـة شـكـرلـمـقـدم الاقتراح‪.‬‬

‫‪ ‬يـتـم مـتـابـعـة هـذا الاقتراح بـواسـطة الـلـجـنـة الـمـخـتـصـة‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم تـغـيـيـرحـالـة الاقتراح إلـى قـيـد الـمتـابـعـة‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم إقـرارإذا كـان الاقتراح مـجـدي ام لا‪.‬‬

‫‪ ‬فـي حـالـة أن الاقتراح غـيـرمـجـدي‪ ،‬يـتـم تـغـيـيـرحـالـة الاقتراح إلـى تـم الـرفـض‪.‬‬
‫‪ ‬فـي حـالـة أن الاقتراح مـجـدي ويـحـتـاج لاستكمال الـمـسـتـنـدات والـبـيـانـات‪ ،‬يـتم تـغـيـيـرحـالـة الاقتراح إلـى يـتـطلـب‬

‫استكمال الـمـلـفات اوالـمـسـتـنـدات اوالـبـيـانـات‪.‬‬
‫‪ ‬يـتم إشـعـارمـقـدم الاقتراح بـذلـك‪.‬‬

‫‪ ‬فـي حـالـة استكمال هذه الـمـسـتـنـدات اوالـبـيـانـات‪ ،‬يـتـم تـغـيـيـرحـالـة الاقتراح إلـى قـيـد الـدراسـة‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم دراسـة وتـقـيـيـم الـمـقـتـرح‪.‬‬

‫‪ ‬يـتم إشـعـارمـقـدم المـقـتـرح بـنـتـائج دراسة الـمـقـتـرح‪.‬‬

‫‪ ‬يـتـم اختيارافـضـل الـمـقـتـرحـات بـنـاء عـلـى الـتـقـيـيـم‪.‬‬

‫‪9|Page‬‬

‫اقتراحات خـارجـيـة‬

‫يـقـوم مـسـتـخـدم الـمـوقـع بـتـقـديـم الاقتراحات لـتـطويـرالبـرامـج والـخـدمات الـمـقـدمـة للـمـواطـنـيـن‪ ،‬ويـتـم استلام هـذه‬
‫الاقتراحات بـواسـطـة الـلـجـنـة الـمـخـتـصـة ودراسـتـهـم‪ ،‬ويـتـم تـقـيـيـم هـذه الاقتراحات لـقيـاس مـدى جـديـتـهـا واختيار‬

‫الافـضـل‪.‬‬

‫خطوات العمل‬

‫‪ ‬يـقـوم مسـتـخـدم الـمـوقـع بـتـسجـيـل الاقتراح‪ ،‬إدخـال الـبـيـانـات الـخـاصـة بـهـذا الاقتراح‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم إرسـال رسـالـة شـكـرلـمـقـدم الاقتراح‪.‬‬

‫‪ ‬يـتـم مـتـابـعـة هـذا الاقتراح بـواسـطة الـلـجـنـة الـمـخـتـصـة‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم تـغـيـيـرحـالـة الاقتراح إلـى قـيـد الـمتـابـعـة‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم إقـرارإذا كـان الاقتراح مـجـدي ام لا‪.‬‬

‫‪ ‬فـي حـالـة أن الاقتراح مـجـدي ويـحـتـاج لاستكمال الـمـسـتـنـدات والـبـيـانـات‪ ،‬يـتم تـغـيـيـرحـالـة الاقتراح إلـى يـتـطلـب‬
‫استكمال الـمـلـفات اوالـمـسـتـنـدات اوالـبـيـانـات‪.‬‬
‫‪ ‬يـتم إشـعـارمـقـدم الاقتراح بـذلـك‪.‬‬

‫‪ ‬فـي حـالـة استكمال هذه الـمـسـتـنـدات اوالـبـيـانـات‪ ،‬يـتـم تـغـيـيـرحـالـة الاقتراح إلـى قـيـد الـدراسـة‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم دراسـة وتـقـيـيـم الـمـقـتـرح‪.‬‬

‫‪ ‬يـتم إشـعـارمـقـدم المـقـتـرح بـنـتـائج دراسة الـمـقـتـرح‪.‬‬
‫‪ ‬يـتـم اختيارافـضـل الـمـقـتـرحـات بـنـاء عـلـى الـتـقـيـيـم‪.‬‬

‫‪10 | P a g e‬‬

‫‪ ‬الجوائزالمجتمعية‪:‬‬

‫رمزالعملية‪SCM-DGS-SPD-C-15-01:‬‬

‫‪/‬‬

‫‪Status‬‬

‫‪11 | P a g e‬‬

‫الـجـوائـز‬

‫يـتـم تـسـجـيـل الـبـيـانـات الـخـاصـة بالـمـسـتـخـدم الـمـتـقـدم لـلـجـائـزة‪ ،‬وتـقوم اللجـنـة باتخاذ الاجـراءات اللازمـة للـتـقـيـيـم واختيارالـفـائـز‪.‬‬

‫خـطوات الـعمـل‬

‫تقوم بلدية الشارقة بالإعلان عن الجائزة عبرمختلف الوسائل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫يقوم المستخدم بملء استمارة الترشيح للمشاركة بالجائزة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪-‬‬
‫تقوم اللجنة بالتدقيق على طلبات المشاركة وفق الشروط التي تم وضعها مسبق ًا‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫في حال عدم استيفاء الشروط‪ ،‬يتم اشعارالمترشح بالاعتذارعن قبول الطلب‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫في حال استيفاء الشروط‪ ،‬يتم إشعارالمترشح بموعد الزيارة الميدانية –إن لزم‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تقوم اللجنة بعمل الزيارة الميدانية والتقييم الميداني (وزن التقييم ‪.)%57‬‬ ‫‪-‬‬
‫‪-‬‬
‫يتم اشراك المجتمع في التقييم عـبـروسائل التـواصـل الاجـتـماعي –إن لـزم( وزن التقييم ‪.)%7‬‬ ‫‪-‬‬
‫يتم إعداد التقريرالنهائي من قبل اللجنة (وزن التقييم ‪.)%02‬‬ ‫‪-‬‬
‫يتم اعتماد النتائج النهائية من قبل رئيس اللجنة‪.‬‬
‫الإعلان عن النتائج من خلال حفل التكريم‪.‬‬