2MUKASURATPendahuluan 4Bab 1: Pengenalan Pengurusan Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)1.1 Kriteria Kelayakan1.2 Kadar BKP1.3 Jawatan kuasa Biasiswai) Jawatan kuasa Biasiswa Peringkat KPMii) Jawatan kuasa Biasiswa Peringkat JPN/BPSBPSKiii) Jawatan kuasa Biasiswa Peringkat Sekolah1.4 Peraturan Umum5679Bab 2: Permohonan BKP2.1 Tatacara Permohonan BKP2.2 Proses Kerja Permohonan BKP diSekolah2.3 Proses Kerja Permohonan BKP di JPN / BPSBPSK2.4 Proses Kerja Permohonan BKP di KPM1011131617Bab 3: Rayuan Permohonan BKP3.1 Tatacara Rayuan Permohonan BKP3.2 Proses Kerja bagi Kes Rayuan Permohonan BKP181920Bab 4: Pemilihan dan Tawaran BKP4.1 Tatacara Pemilihan dan Tawaran BKP4.2 Proses Kerja Pemilihan Penerima BKP di JPN /BPSBPSK222325Bab 5: Pembayaran BKP5.1 Tatacara Pembayaran kepada Penerima BKP5.2 Proses Kerja Pembayaran BKP5.3 Proses Kerja Kes Tercicir PembayaranBKP27283032KANDUNGAN
3Bab 6: Penggunaan Wang BKP6.1 Tatacara Penggunaan Wang BKP6.2 Proses Kerja Pengeluaran Wang BKP343536Bab 7: Penarikan Balik BKP7.1 Tatacara Penarikan Balik BKP7.2 Proses Kerja Penarikan Balik BKP Kerana Pelanggaran Disiplin7.3 Proses Kerja Pertindihan Penganugerahan BKP dengan Bantuan Kewangan Lain.38394042Bab 8: Pemantauan Pelaksanaan BKP8.1 Tatacara Pemantauan Pengurusan BKP8.2 Proses Kerja Pemantauan PengurusanBKP444546Bab 9: Pertukaran Guru Biasiswa9.1 Tatacara Penyerahan Tugas GuruBiasiswa9.2 Proses Kerja Penyerahan Tugas Guru Biasiswa yangBertukar4849Bab 10: Borang permohonan dan Lampiran: 51Lampiran A- Borang Permohonan/Tercicir/ Rayuan Biasiswa Kecil Persekutuan dan Biasiswa Kelas Persediaan Universiti52Lampiran B- Asas Pengiraan Merit BKP (Tingkatan 1 – 5) 54Lampiran C- Asas Pengiraan Merit BKP (Tingkatan 6) 58Lampiran D- Surat Tawaran Biasiswa 61Lampiran E- Surat Persetujuan Menerima/Menolak Tawaran Biasiswa62Lampiran F- Permohonan Untuk Mengeluarkan Wang Biasiswa63Lampiran G- Melanggar Syarat – Syarat Tawaran Biasiswa (Amaran Terakhir)64Lampiran H- Penarikan Penganugerahan Biasiswa Murid 65Lampiran I- Instrumen Pemantauan BKP 66Lampiran J- Nota Serah Tugas 69Lampiran K- Penentuan Status Kewarganegaraan Murid70Penutup 71
4PENDAHULUANBiasiswa Kecil Persekutuan (BKP) merupakan anugerah kecemerlangan bagi murid dalam kalangan keluarga berpendapatan rendah yang mencapai kecemerlangan dalam bidang akademik dan kokurikulum. Objektif pemberian BKP adalah sebagai satu bentuk motivasi dan perangsang kepada murid dalam golongan berpendapatan rendah supaya mengekalkan kecemerlangan dalam bidang akademik dan kokurikulum serta mengekalkan tahap disiplin yang tinggi sepanjang tempoh persekolahan, di samping untuk mengurangkan kadar keciciran di peringkat menengah. BKP hanya diberikan kepada murid yang bersekolah di sekolah menengah Kerajaan dan Bantuan Kerajaan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) berdasarkan kriteria kelayakan yang telah ditetapkan mengikut Surat Pekeliling Kewangan yang berkuatkuasa.Pengurusan BKP di semua sekolah di bawah KPM dipertanggungjawabkan kepada Jabatan Pendidikan Negeri (JPN). Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan (BPSBPSK) pula dipertanggungjawabkan dalam menguruskan BKP bagi murid di Sekolah Berasrama Penuh (SBP). Proses permohonan, pemilihan dan penawaran BKP dilaksanakan melalui Sistem Aplikasi Pengurusan Bantuan (APB) di laman sesawang https://apb1.moe.gov.my/.Mulai tahun 2017, KPM telah menguatkuasakan pelaksanaan tawaran BKP secara tahunan. Penganugerahan BKP kepada murid yang terpilih hanya sah untuk tahun semasa sahaja dan permohonan bagi murid yang layak perlu dikemukakan semula melalui sekolah untuk tahun yang seterusnya. Penambahbaikan ini dilaksanakan bagi memastikan hanya murid yang memenuhi kriteria kelayakan dianugerahkan BKP pada setiap tahun. Di samping itu, kaedah baharu ini diharapkan dapat meningkatkan kesungguhan murid dalam mengekalkan kecemerlangan akademik dan kokurikulum serta disiplin yang baik kerana penilaian semula akan dilaksanakan pada setiaptahun.Manual Prosedur Kerja (MPK) ini adalah berdasarkan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 1 Tahun 2017 yang membatalkan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 9 Tahun 2010. Oleh yang demikian, MPK ini membatalkan MPK BKP dan BKPU Tahun 2012.
5Pengenalan Pengurusan Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)
61.1 KRITERIA KELAYAKANKriteria kelayakan permohonan BKP adalah seperti berikut :a) Murid warganegara Malaysia. Penentuan taraf warganegara Malaysia adalah berdasarkan Kad Pengenalan dan Lampiran Status Penentuan Kewarganegaraan Murid seperti di Lampiran K atau dokumendokumen rasmi lain yang mengesahkan kewarganegaraan murid yang dikeluarkan oleh Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia.b) Murid Tingkatan 1 hingga 6 di semua Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan yang cemerlang dalam bidang akademik dan kokurikulum berdasarkan merit tahun semasa; danc) Jumlah pendapatan kasar sebelum ditolak tanggungan ibu bapa/ penjaga murid mestilah tidak melebihi RM1,500.00 sebulan.1.2 KADAR BKPKadar bagi BKP adalah seperti jadual di bawah:Tingkatan Kadar Biasiswa ( RM sebulan )Bilangan Bulan1 hingga 4 70.00 125 70.00 116 Bawah90.00 (Aliran Sastera)7110.00 (Aliran Sains)6 Atas90.00 (Aliran Sastera)11 110.00 (Aliran Sains)
71.3 JAWATAN KUASA BIASISWA DAN FUNGSISecara umumnya, pemilihan murid penerima BKP bermula di peringkat sekolah dan perlu diputuskan dalam mesyuarat Jawatan kuasa Biasiswa Peringkat Sekolah. Seterusnya permohonan yang dikunci masuk oleh pihak sekolah akan dipanjangkan kepada Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/ Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan (BPSBPSK) secara dalam talian untuk perakuan oleh Jawatankuasa Biasiswa. Minit mesyuarat/ pengesahan oleh Jawatankuasajawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat dan peranannya adalah seperti berikut:1.3.1. Jawatan kuasa Peringkat Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)a) Keahlian :i. Pengerusi : Setiausaha Bahagian Kewanganii. Timbalan Pengerusi : Timbalan Setiausaha Bahagian Kewangan Cawangan Bantuaniii. Setiausaha : Ketua Penolong Setiausaha Unit Bantuaniv. Ahli : 1. Timbalan Setiausaha Bahagian Kewangan Cawangan Pentadbiran dan Kewangan/ Ketua Penolong Setiausaha Kanan Pentadbiran dan Kewangan2. Wakil BPSBPSKb) Fungsi :i. Menentukan jumlah agihan peruntukan bagi tujuan penentuan jumlah permohonan yang boleh diperakukan oleh Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/ BPSBPSK;ii. Mempertimbangkan kes-kes terpencil/ luar biasa berkaitan permohonan murid/ rayuan/ penarikan balik; daniii. Memutuskan dasar mengenai pengurusan BKP.
81.3.2. Jawatan kuasa Peringkat Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/ Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan (BPSBPSK)a) Keahlian :i. Pengerusi : Pengarah JPN / BPSBPSKii. Timbalan Pengerusi : Ketua Sektor Pembangunan Kemanusiaan dan Kepimpinan (SPK)/ BPSBPSKiii. Setiausaha : Pegawai Biasiswaiv. Ahli : 1. Ketua Unit (KU) SPK2. Ketua Unit (KU) Kokurikulum / Penolong KU3. Pembantu Tadbirb) Fungsi Jawatankuasa peringkat JPN / BPSBPSK:i. Memperakukan dan mengesahkan permohonan yang berjaya berdasarkan jumlah peruntukan secara dalam talian. Pengesahan permohonan yang diperaku oleh jawatan kuasa perlu difailkan untuk tujuan rekod;ii. Keputusan penawaran BKP serta analisis/ rumusan hendaklah dibentangkan di dalam mesyuarat dan minit mesyuarat hendaklah difailkan untuk tujuan rekod;iii. Memberikan kerjasama kepada Bahagian Kewangan (BKew) dan Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) dengan memberikan maklumat-maklumat yang dikehendaki; daniv. Mengesahkan/ menyokong rayuan/ penarikan balik biasiswa dan memanjangkan kepada KPM.1.3.3. Jawatankuasa Peringkat Sekolaha) Keahlian :i. Pengerusi : Pengetuaii. Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (HEM)iii. Setiausaha : Guru Biasiswaiv. Ahli : 1. Penolong Kanan Kokurikulum2. Guru Bimbingan dan Kaunseling3. Guru Aplikasi Pangkalan Data Murid ( APDM )/ Guru Tingkatan
9b) Fungsi:i. Menyaring dan mengemukakan permohonan BKP melalui sistem Aplikasi Pengurusan Bantuan (APB) setelah dipersetujui oleh Jawatankuasa. Senarai Pendek Murid yang diputuskan hendaklah diminitkan dan difailkan untuk tujuan rekod;ii. Mengesyorkan kes rayuan/ penarikan balik BKP; daniii. Menyediakan maklumat yang dikehendaki oleh Bahagian / JPN.1.4 PERATURAN UMUMPeraturan-peraturan umum yang perlu dipatuhi adalah seperti berikut:a) Pemilihan penerima BKP dibuat berdasarkan merit yang berasaskan pendapatan ibu bapa / penjaga, pencapaian akademik murid dan penglibatan murid dalam aktiviti kokurikulum serta tertakluk kepada peruntukan tahun semasa. Keputusan Jawatankuasa pemilihan adalah muktamad;b) Bayaran kepada penerima BKP dibuat sekali untuk tempoh setahun tertakluk kepada kedudukan peruntukan yang mengizinkan atau arahan terkini dari semasa ke semasa;c) Penerima BKP perlu menggunakan wang BKP dengan bijak untuk menampung keperluan persekolahan sepanjang tahun;d) Penerima BKP perlu memastikan pencapaian akademik dan kokurikulum sentiasa berada di tahap yang cemerlang dan mematuhi peraturan-peraturan sekolah dengan tahap disiplin yang baik; dane) Surat Persetujuan/ Aku Janji/ Surat Penolakan BKP seperti diLampiran E hendaklah diisi dan ditandatangani oleh ibu bapa/penjaga penerima BKP untuk simpanan sekolah.
10Permohonan BKP
112.1 TATACARA PERMOHONANBKP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan di dalam Surat Pekeliling Kewangan (SPK) yang sedang berkuatkuasa. Bagi melancarkan proses permohonan BKP, setiap peringkat perlu memainkan peranan tertentu seperti berikut:2.1.1. Tanggungjawab MuridMurid yang layak perlu mengisi borang permohonan BKP seperti di Lampiran A yang boleh diperoleh di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta dokumen sokongan yang disahkan perlu diserahkan kepada Guru Biasiswa Sekolah selewat-lewatnya pada bulan Januari tahun semasa (Takwim pelaksanaan BKP akan dikeluarkan oleh BKew pada setiap tahun).2.1.2. Tanggungjawab Guru Biasiswaa) Mengedarkan Borang Permohonan kepada murid yang memenuhi kriteria kelayakan dan membuat semakan terhadap kesahihan maklumat;b) Guru Biasiswa bertanggungjawab mengemas kini dan memastikan ketepatan data dalam Modul Pengurusan Murid sebelum 31 Januari tahun semasa bagi penyediaan permohonan biasiswa secara atas talian (melainkan sekiranya terdapat perubahan tarikh melalui takwim yang diedarkan oleh KPM);c) Guru Biasiswa hendaklah mengemas kini permohonan atas talian berdasarkan kepada keputusan mesyuarat Jawatankuasa peringkat sekolah melalui laman sesawang https://apb1.moe.gov.my/ dalam tempoh yang ditetapkan oleh KPM;d) Melaksanakan pengurusan BKP mengikut peraturan; dane) Guru Biasiswa perlu menyimpan/ memfailkan senarai murid yang disenarai pendek (beserta justifikasi kepada keputusan yang telah dibuat) dan semua Borang Permohonan beserta dokumen sokongan sekurang- kurangnya untuk tempoh tiga (3) tahun bagi tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan yang akan dijalankan dari masa ke semasa.2.1.3. Tanggungjawab JPN / BPSBPSKa) JPN/ BPSBPSK perlu memastikan semua sekolah di bawah pentadbirannya membuat permohonan mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) dan dalam tempoh yang telah ditetapkan;
12b) Membantu BKew dan BPM, KPM di dalam mendapatkan maklumat yang diperlukan dan menjadi penghubung di antara pihak KPM dengan sekolah; danc) Menyelaras sebarang isu/ persoalan yang timbul di dalam pengurusan BKP sebelum dipanjangkan ke KPM.2.1.4 Tanggungjawab BPMa) Menasihati BKew dari aspek sistem APB dan sistem lain yang terlibat di dalam pengurusan BKP;b) Menyelenggara/ menambah baik sistem APB seperti yang dimohon oleh BKew;c) Memastikan keberkesanan sistem APB dan menyelesaikan masalah yang melibatkan sistem APB; dand) Menyediakan semua maklumat/ data yang diperlukan oleh BKew/ JPN/ BPSBPSK.
132.2 PROSES KERJA PERMOHONAN BKP DI PERINGKAT SEKOLAHProses kerja bagi permohonan BKP di peringkat sekolah adalah seperti jadual di bawah:BIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKUNDANGUNDANG PERATURAN1.2.3.4.5.6.Terima surat siaran biasiswa dari BPSBPSK / JPNTaklimat pengurusan biasiswa dari BPSBPSK / JPN/ PPD.Taklimat kepada guru tingkatanKemas kini data Modul Pengurusan Murid (MPM) secara atas talian dalam tempoh yang ditetapkan.Edar, kumpul dan semak borang permohonan (LampiranA) murid yang layak memohon BKP.Mesyuarat Jawatan kuasa Biasiswa untuk membuat tapisan permohonan.PK HEM/ Guru BiasiswaJPN/ PPD/ BPSBPSKPK HEM/ Guru BiasiswaGuru tingkatanGuru BiasiswaJawatankuasa BiasiswaSurat Siaran KPM/ BPSBPSK/ JPNSPK 1/2017 dan MPK
147.8.9.Key-in data permohonan secara atas talian dalam tempoh yang ditetapkanCetak Senarai Permohonan BKP atas talian.Failkan borang permohonan biasiswa (Lampiran A) dan senarai permohonan BKP mengikut susunan kategori/aliran selama tiga(3) tahun dan simpan fail.Guru BiasiswaGuru Biasiswa Guru Biasiswa
15Maklumkan kepada BPM, KPMKembalikan borang untuk pembetulanTak lengkapLengkapMesyuarat Jawatan Kuasa Biasiswa untuk membuat tapisan permohonanTiadaAdaProses Key-in permohonanCetak dan fail senarai permohonan dan borangpermohonanKumpul borang permohonan2.2.1 CARTA ALIRAN KERJA PERMOHONAN BIASISWADI PERINGKAT SEKOLAHMulaTerima surat siaran biasiswa dariJPN/ PPD/ BPSBPSKTaklimat pengurusan biasiswa dari JPN/ PPD/ BPSBPSKTaklimat kepada guru tingkatanKemas kini data MPM secara atas talian dalamtempoh ditetapkanEdar borang permohonan kepada murid yang layakSemak borang permohonanTamat
16Edar surat siaran pelaksanaan biasiswa ke sekolahTamat2.3 PROSES KERJA PERMOHONAN BIASISWA DI PERINGKAT JPN/ BPSBPSKBIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKUNDANGUNDANG PERATURAN1.2.3.4.Edar surat siaran biasiswa ke sekolah.Taklimat pengurusan biasiswa kepada guru biasiswaMengesahkan data permohonan di dalam sistem APB dan memperakukan permohonan berdasarkan kuota peruntukan yang ditetapkan.Mencetak dan mengesahkan senarai permohonandiperakukan.Pegawai Biasiswa JPN/BPSBPSKPegawai BiasiswaJawatankuasa Biasiswa Peringkat JPN/BPSBPSKSurat Pekeliling Kewangan/ Surat Siaran KPM/ MPKMulaTaklimat pengurusan biasiswa kepada guru biasiswaMengesahkan data permohonan di dalam sistem APBdan memperakukan permohonan berdasarkan kuota peruntukanMencetak dan mengesahkan senarai permohonan olehJawatankuasa JPN/ BPSBPS2.3.1 CARTA ALIRAN KERJA PERMOHONAN BIASISWA DI PERINGKAT JPN/ BPSBPSK
172.4 PROSES KERJA PERMOHONAN BIASISWA DI PERINGKAT KPMBIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN /SESI UNDANG-UNDANG1.2.3.4.Keluarkan surat siaran / takwim berkaitan pengurusan biasiswa.Taklimat/ mesyuarat pengurusan biasiswa kepada Pegawai Biasiswa JPN /BPSBPSK dan BPMBuka dan pantau sistem Aplikasi Pengurusan Bantuan (APB) untuk permohonan dan pemilihanEkstrak maklumat murid berjaya untuk pembukaan akaun kelompok BSNBKew BKewBkew/ BPMBkew/ BPM2.4.1 CARTA ALIRAN KERJA PERMOHONAN BIASISWA DI PERINGKAT KPMMulaBuka dan pantau sistem Aplikasi Pengurusan Bantuan (APB) untuk permohonan dan pemilihanTaklimat/ mesyuarat pengurusan biasiswa kepada JPN/ BPSBPSK dan BPMKeluarkan surat siaran / takwim berkaitan pengurusan biasiswa.Ekstrak maklumat murid berjaya untuk pembukaan akaun kelompok BSNTamat
18Rayuan Permohonan BKP
193.1 TATACARA RAYUAN PERMOHONAN BKPPermohonan BKP perlu dibuat secara dalam talian dalam tempoh yang telah ditetapkan dan tiada rayuan untuk kes-kes keciciran di atas sebab kecuaian. Rayuan hanya dibenarkan bagi kes-kes terpencil yang mempunyai rasional untuk dipertimbangkan. Bagi kes-kes terpencil tersebut, pihak sekolah boleh mengemukakan rayuan manual secara rasmi melalui surat/ e-mel kepada JPN/BPSBPSK beserta justifikasi/ alasan yang kukuh mengikut peraturan yang ditetapkan di dalam SPK yang berkuatkuasa. JPN/BPSBPSK hendaklah meneliti kes-kes rayuan tersebut seterusnya memanjangkan perkara tersebut kepada BKew, KPM beserta ulasan/ syor untuk pertimbangan Jawatan kuasa Peringkat KPM.Keputusan kes rayuan permohonan akan diputuskan di peringkat KPM dan keputusan Jawatan kuasa adalah muktamad.
203.2 PROSES KERJA RAYUAN PERMOHONAN BKPBIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKSESI UNDANGUNDANG PERATURAN1.2.3.4.5.6.Mengumpul borang permohonan rayuan.Jawatan kuasa Biasiswa membuat siasatan, menyediakan laporan dan mengesahkan permohonan rayuan.Panjangkan kes rayuan ke JPN/ BPSBPSK beserta dokumen sokongan dan justifikasi permohonan.JPN / BPSBSK kumpul dan teliti kes rayuan dari sekolah untuk dihantar ke Bahagian Kewangan KPM.Jawatan kuasa Biasiswa KPM bermesyuarat dan keputusan rayuan akan dihantar ke JPN / BPSBPSK untuk dipanjangkan ke sekolah yang berkaitan.JPN / BPSBSK / Sekolah mengambil tindakan lanjut bagi murid yang telah dipertimbangkan dalam proses rayuan.Guru BiasiswaJawatan kuasa Biasiswa Peringkat SekolahPengetua / PK HEMJawatan kuasa Biasiswa Peringkat JPN / BPSBSKJawatan kuasa Biasiswa Peringkat KPM/ BPMJPN / BPSBSK /Guru BiasiswaSPK 1/2017 MPK
21MulaMengumpul borang permohonan rayuanFailkan untuk rekodTidak DisokongMesyuarat Jawatan kuasa Biasiswa Peringkat SekolahRayuan permohonan disokong/ tidak disokong oleh Jawatan kuasaDisokongPanjangkan kes rayuan ke JPN/ BPSBPSKJawatan kuasa Peringkat JPN/ BPSBPSK kumpul dan teliti kes rayuanFailkan untuk rekodRayuan permohonan disahkan/ tidak disahkanTidak disahkanDisahkanPanjangkan ke KPMFailkan untuk rekodTidak Lulus DiluluskanJawatan kuasa Peringkat KPM bermesyuarat dan keputusan rayuanRayuan permohonan diluluskan/ tidak diluluskanKelulusan Rayuan dimaklumkan ke JPN/ BPSBPSKTamat3.2.1 CARTA ALIRAN KERJA RAYUAN
22Pemilihan dan Tawaran BKP
234.1 TATACARA PEMILIHAN DAN TAWARAN BKP4.1.1 Kriteria PemilihanPemilihan penerima BKP dilaksanakan di peringkat JPN / BPSBPSK melalui sistem Aplikasi Pengurusan Bantuan (APB) berdasarkan merit yang berasaskan pendapatan kasar ibu bapa / penjaga, pencapaian akademik dan penglibatan dalam aktiviti kokurikulum yang telah ditetapkan berdasarkan kepada jumlah peruntukan yang diagihkan pada tahun semasa.Pecahan kriteria dan peratusan dalam pengiraan merit untuk pemilihan penerima BKP adalah seperti berikut:Faktor Peratus (%)Prestasi Akademik 50Pendapatan ibu bapa / penjaga dan latar belakang keluarga 40Penglibatan aktiviti 10Perincian pemarkahan bagi BKP (Tingkatan 1 hingga 5) disertakan diLampiran B, manakala bagi BKP (Tingkatan 6) seperti di Lampiran C.4.1.2 Merit PemilihanMerit Minimum bagi melayakkan murid memohon BKP telah ditetapkan seperti jadual berikut :PEMOHONAKADEMIK KESELURUHAN PERATUS(%)SKOR PERATUSTingkatan 1 20 40 65Tingkatan 2 – 4 24 34 65Tingkatan 5 41 33 65Tingkatan 6 Rendah41 33 65Tingkatan 6 Atas 26 33 65
244.1.3 Perakuan TawaranSenarai pemohon berjaya ditawarkan BKP yang dijana oleh sistem APB perlu dicetak dan disahkan (endorsed) oleh Jawatan Kuasa Biasiswa Peringkat JPN/ BPSBPSK bagi memastikan pemilihan penerima BKP yang berjaya adalah telus dan berdasarkan merit tahun semasa. Hanya penerima yang telah diperakukan dan ditekan setuju terima dalam sistem atas talian APB sahaja akan diberikan Surat Tawaran penganugerahan BKP. Surat Tawaran hanya sah untuk tahun semasa dan tidak perlu ditandatangan kerana dijana oleh sistem berkomputer.
254.2 PROSES PEMILIHAN DI PERINGKAT JPN / BPSBPSKBIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKSESI UNDANG-UNDANG1.2.3.4.5.Menentukan agihan peruntukan di dalam sistem APB.Memilih murid yang berjaya di dalam sistem APB daripada senarai murid yang telah diperaku di peringkat sekolah yang telah disenaraikan mengikut turutan merit. Pemilihan adalah berdasarkan merit tertinggi dan peruntukan yang diterima.Membuat pemilihan penerima berdasarkan peruntukan yang diterima.Menyemak dan mencetak senarai/ analisis murid yang berjaya / gagaluntuk dibentangkan di dalam mesyuarat Jawatan kuasa Biasiswa peringkat JPN/ BPSBPSK. Minit mesyuarat hendaklah difailkan untuk tujuan rekod.Mengekstrak maklumat murid berjaya untuk pembukaan akaun kelompok (bagi murid yang belum mempunyai akaun BSN)BkewKetua Sektor Pembangunan Kemanusiaan / Pegawai BiasiswaPegawai BiasiswaJawatan kuasa Peringkat JPN/ BPSBPSK/Pegawai BiasiswaBPMSPK 1/2017, Surat Siaran KPM dan MPK BKP
264.2.1 CARTA ALIRAN KERJA PEMILIHAN DI PERINGKAT JPN / BPSBPSKMulaBahagian Kewangan menentukan agihan peruntukan di dalam sistem APB.Membuat pemilihan penerima berdasarkan peruntukanyang diterima.Memilih murid yang berjaya di dalam sistem APB daripada senarai murid yang telah diperaku di peringkat sekolah yang telah disenaraikan mengikut turutan merit. Pemilihan adalah berdasarkan merit tertinggi dan peruntukan yang diterima.Mengekstrak maklumat murid berjaya untuk pembukaan akaun kelompok (bagi murid yang belum ada akaun BSN)Mencetak dan menyemak analisis murid yang berjaya / gagal dan mendapatkan pengesahan di dalam mesyuarat Jawatan kuasa Biasiswa peringkat JPN/ BPSBPSK.Tamat
27Pembayaran BKP
285.1 TATACARAPEMBAYARANPembayaran BKP dikreditkan terus ke akaun penerima yang berjaya dengan menggunakan khidmat Bank Simpanan Nasional (BSN). Dalam usaha mempercepatkan bayaran, akaun murid dijana secara automatik oleh pihak BSN berdasarkan data yang dihantar oleh JPN / BPSBPSK.Bagi penerima BKP yang telah dijana akaun kelompok, mereka perlu ke BSN untuk mendapatkan kad ATM dengan menyertakan surat tawaran biasiswa seperti di Lampiran D dan membawa bersama Kad Pengenalan.Pembayaran kepada murid yang berjaya akan dibuat untuk tahun semasa sahaja kerana sah laku tawaran adalah untuk setahun sahaja. Murid yang masih memenuhi kriteria kelayakan dikehendaki membuat permohonan semula melalui sekolah untuk tahun yang seterusnya. Murid yang telah mempunyai akaun BSN untuk pembayaran BKP tidak perlu menutup akaun walaupun tidak ditawarkan BKP kerana peluang memohon BKP diberikan setiap tahun selagi mana masih memenuhi kriteria kelayakan.Sekiranya murid yang berjaya didapati melanggar kriteria, berhenti/ diberhentikan sekolah, menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain, mengemukakan maklumat palsu di dalam borang permohonan atau dikenakan tindakan disiplin kerana kesalahan-kesalahan berat, pemberian BKP hendaklah ditarik balik. Murid yang ditarik balik biasiswa kerana dikenakan tindakan disiplin atau kesalahan berat yang diputuskan oleh Jawatan kuasa Disiplin sekolah, akan dikenakan sekatan permohonan bagi tempoh satu (1) tahun untuk permohonan berikutnya.Setiap peringkat memainkan peranan yang penting dalam proses pembayaran bagi mengelakkan pertindihan dan keciciran bayaran kepada penerima BKP. Peranan setiap peringkat dalam proses pembayaran adalah seperti berikut:5.1.1 Tanggungjawab Sekolaha) Sebelum pembayaran dibuat, pihak sekolah bertanggungjawab dalam memastikan murid yang berjaya, membuka akaun kelompok agar pembayaran dapat dibuat dalam tempoh yang ditetapkan;b) Setelah pemakluman pembayaran diterima, sekolah perlu membuat semakan di BSN untuk memastikan tiada keciciran dan pertindihan bayaran. Keciciran dan pertindihan bayaran perlu dilaporkan segera ke JPN / BPSBPSK; dan
29c) Sebarang lebihan bayaran hendaklah dikutip dan dikembalikan kepada akaun korporat Bahagian Kewangan, KPM. Salinan asal slip bayaran perlu dikemukakan ke Bahagian Kewangan dan sesalinan untuk simpanan fail JPN / BPSBSPK dan sekolah.5.1.2 Tanggungjawab JPN / BPSBPSKa) JPN / BPSBPSK bertanggungjawab dalam menguruskan akaun kelompok murid dan memastikan data penerima BKP lengkap untuk dibuat bayaran dalam masa yang ditetapkan;b) Setelah pemakluman bayaran diterima, sekiranya didapati terdapat kes keciciran pembayaran, JPN / BPSBPSK perlu menghantar laporan keciciran yang diterima daripada sekolah atau laporan pertindihan bayaran kepada Bahagian Kewangan untuk tindakan lanjut; danc) JPN/ BPSBPSK bertanggungjawab mendapatkan maklumat yang diperlukan oleh BKew/ BPM dari pihak sekolah.5.1.3 Tanggungjawab Bahagian Kewangan / BPSBPSKa) BKew bertanggungjawab menghantar data pembayaran BKP kepada Bank Simpanan Nasional (BSN) dalam tempoh 7 hari bekerja selepas JPN selesai mengemas kini data penerima. Bagi murid di Sekolah Berasrama Penuh (SBP), pembayaran diuruskan oleh BPSBPSK;b) Setelah pembayaran dikreditkan ke akaun murid, BKew akan memaklumkan kepada JPN tarikh pembayaran dikreditkan untuk makluman dan tindakan negeri; danc) BKew perlu membuat bayaran setelah menerima laporan keciciran daripada JPN.Semua pembayaran mesti dilaksanakan dalam tahun semasa. Jadual pembayaran BKP adalah seperti di jadual di bawah:-JENIS BIASISWA PEMBAYARAN**BKP (Tingkatan 1 hingga 5) April hingga MeiBKP (Tingkatan 6 Atas) April hingga MeiBKP (Tingkatan 6 Bawah) Ogos hingga September** tertakluk kepada tempoh yang diambil oleh proses-proses yang berkaitan adalah seperti perancangan di dalam Takwim pelaksanaan
305.2 PROSES KERJA PEMBAYARAN BKPBIL PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKSESI UNDANGUNDANG PERATURAN1. Menyemak dan menyediakan statistik bayaranKetua Penolong Setiausaha, BKew2. Menghantar memo arahan bayaran ke Unit Bayaran KewanganKetua Penolong Setiausaha BKew/ BPSBPSK3. Membuat bayaran secaraFile Transfer Protocol (FTP)Ketua Penolong Setiausaha BKew4. Mengkreditkan wang ke akaun muridPegawai Bank5. Memaklumkan ke JPN Ketua Penolong Setiausaha BKew
315.2.1 CARTA ALIRAN KERJA PEMBAYARAN BIASISWAMulaMenghantar memo arahan bayaran ke Unit Bayaran KewanganMenyemak dan menyediakan statistik bayaranTamatMembuat bayaran secara File Transfer Protocol (FTP)Mengkreditkan wang ke akaun muridMemaklumkan ke JPN
325.3 PROSES KERJA PEMBAYARAN BKP (KES KECICIRAN BAYARAN DALAM TAHUN SEMASA)BIL.PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUKUNDANGUNDANG PERATURAN1. Menerima aduan keciciran bayaran penerima BKP daripada pihak sekolah.Pegawai Biasiswa JPN / BPSBPSK2.Menyemak butiran murid dalam APB dan menghantar laporan berserta salinan butiran muridPegawai Biasiswa JPN / BPSBPSK3. Menyemak butiran murid dan memproses data keciciran.Ketua Penolong Setiausaha BKew4.Mengeluarkan memo arahan bayaran kepada Unit Bayaran, BKew. BKew5. Membuat bayaran secara File Transfer Protokol (FTP)Ketua Penolong Setiausaha BKew / Pegawai Bank6. Mengkreditkan wang ke akaun murid. Pegawai Bank7. Memaklumkan pembayaran kepada JPN.Ketua Penolong Setiausaha BKew
335.3.1 CARTA ALIRAN KERJA KECICIRAN BAYARAN BKP (TAHUN SEMASA)MulaMengeluarkan memo arahan bayaran kepada Unit Bayaran, Bahagian Kewangan.Menyemak butiran murid dan memproses data keciciran.Menyemak butiran murid dalam APB dan menghantar laporan/ rumusan berserta salinan butiran murid kepada Bahagian Kewangan.TamatMembuat bayaran secara File Transfer Protocol(FTP)Mengkreditkan wang ke akaun murid.Memaklumkan pembayaran kepada JPN.Menerima aduan keciciran bayaran penerima BKP dari pihak sekolah.
34Penggunaan Wang BKP
356.1 TATACARA PENGGUNAAN WANG BKPSekolah perlu memastikan wang BKP digunakan untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja. Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan, surat amaran perlu dikeluarkan dan tindakan tarik balik penganugerahan boleh dibuat jika penyalahgunaan wang biasiswa dilakukan secara berterusan. Murid juga boleh disekat daripada mengemukakan permohonan pada tahun berikutnya oleh Jawatan kuasa Biasiswa Peringkat Sekolah.Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150.00 bagi setiap murid dalam tempoh 2 bulan. Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan, murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang di Lampiran F dan mengemukakan borang tersebut di mana-mana kaunter BSN. Guru Biasiswa tidak perlu menyimpan Kad ATM murid di sekolah.Sekiranya Guru Biasiswa mendapati murid mengeluarkan wang biasiswa melebihi had tanpa pengetahuan, Guru Biasiswa hendaklah membuat semakan dengan pihak bank untuk mengesahkannya. Sekiranya perkara tersebut disahkan oleh pihak bank, Guru Biasiswa hendaklah memberi peringatan/ amaran kepada murid supaya mematuhi had pengeluaran dan tidak mengulangi kesalahan tersebut.
366.2 PROSES KERJA PENGELUARAN WANG BIASISWA MELEBIHI HADBIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKSESI UNDANGUNDANG PERATURAN1.2.3.4.5.Menerima permohonan murid untuk membuat pengeluaran wang biasiswa melebihi had.Menyemak amaun yang diperlukanMemastikan pengeluaran wang biasiswa untuk tujuan persekolahan Lampiran F diisi serta disokong oleh Guru Tingkatan.Melulus dan mengesahkan permohonan.Semakan pada penyata/slip pengeluaran kedudukan terkini akaun muridGuru BiasiswaGuru BiasiswaGuru TingkatanGuru Biasiswa
376.2.1 CARTA ALIRAN KERJA PENGELUARAN WANG BIASISWA MURID MELEBIHI HADMulaTamatMenerima permohonan murid untuk membuat pengeluaran wang biasiswa melebihi had .Menyemak amaun yang diperlukan.Memastikan murid mengisi Lampiran F dan disokong oleh Guru Tingkatan.Meluluskan dan mengesahkan permohonanSemakan penyata bank/ slip pengeluaran kedudukan terkini akaun murid
38Penarikan Balik BKP
397.1 TATACARA PENARIKAN BALIK BKP7.1.1 Penarikan Balik BKPPenganugerahan BKP adalah sah untuk tahun semasa sahaja. Walau bagaimanapun, tindakan penarikan balik BKP perlu dilaksanakan oleh pihak sekolah dan dimaklumkan kepada BKew melalui JPN/ BPSBPSK sekiranya dalam tempoh setahun itu berlaku perkara-perkara berikut:a) Murid menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain;b) Murid didapati telah mengemukakan maklumat palsu di dalam Borang Permohonan BKP; danc) Murid telah dikenakan tindakan disiplin kerana melakukan kesalahan berat yang diputuskan oleh Jawatankuasa Biasiswa PeringkatSekolah.7.1.2 Penalti TambahanBagi kes di perenggan 7.1.1 (b) dan 7.1.1 (c), Jawatan kuasa Biasiswa Peringkat Sekolah boleh mengenakan sekatan daripada memohon BKP untuk tahun berikutnya.
407.2 PROSES KERJA PENARIKAN BALIK BKP KERANA PELANGGARAN DISIPLINBIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKSESI UNDANGUNDANG1.2.3.4.5.Membuat dan menerima laporan dan aduan bertulis daripada Jawatan kuasa DisiplinJawatan kuasa Biasiswa Sekolah bermesyuarat untuk menentukan tindakan yang perlu diambil berdasarkan Lampiran G (Surat Amaran Salah Laku)Menyediakan dan menghantar laporan salah laku berserta surat penahanan permohonan Lampiran H untuk tahun berikutnya.Menerima dan membuat tindakan serta menghantar kembali kelulusan kepada pihak sekolah.Memaklumkan kepada guru tingkatan dan waris murid tentang penarikan balik biasiswa secara bertulis (Lampiran H)PK HEMPengetua/ PK HEM/Guru BiasiswaJ/Kuasa BiasiswaPegawai Biasiswa JPN/ BPSBPSKGuru Biasiswa
417.2.1 CARTA ALIRAN KERJA PENARIKAN BALIK BKP KERANA PELANGGARAN DISIPLINAda KesTiadakesMulaMembuat dan menerima laporan dan aduanbertulis dari Jawatan kuasa DisiplinTamatJawatan kuasa Biasiswa bermesyuarat untuk menentukan tindakan yang perlu diambil berdasarkan Lampiran G (Surat Amaran Salah Laku)Menyediakan dan menghantar laporan salah laku dan Lampiran H (surat penahanan biasiswa) berserta surat iringan untuk kelulusan JPNMenerima dan membuat tindakan serta menghantar kembali kelulusan kepada pihak sekolah.Memaklumkan kepada guru tingkatan dan waris murid tentang penarikan balik biasiswa secara bertulis (Lampiran H)
427.3 PROSES KERJA PENARIKAN BALIK BKP KERANA PERTINDIHAN PENGANUGERAHAN BKP DENGAN BANTUAN KEWANGAN LAINBIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN /SESI UNDANGUNDANG1.2.3.4.5.Menerima laporan dan aduan berkaitan pertindihan penganugerahan bantuan kewangan kepada murid.Menyemak dan menyiasat aduan yang diterima.Menyemak tawaran dan surat setuju terima bantuan lain dan BKP kepada murid.Menyemak bayaran Bantuan lain dan BKP kepada murid.Mengeluarkan surat kepada murid meminta supaya memilih, sama ada untuk menerima BKP atau sebaliknya dan memulangkan wang BKP, sekiranya memilih bantuan kewangan yang lain.PK HEMGuru Biasiswa Guru BiasiswaGuru BiasiswaGuru Biasiswa
43MulaMenerima laporan dan aduan pertindihan penganugerahan BKP dan bantuan kewangan lain.Menyemak dan menyiasat aduan yang diterima.TamatMenyemak tawaran dan surat setuju terima bantuan kewangan lain dan BKP kepada murid.Menyemak bayaran bantuan kewangan lain dan BKP kepada murid.Memastikan murid mengembalikan bantuan lain yang telah diterima setelah menerima bayaran BKP.Bayaran telah diterima?7.3.1 CARTA ALIRAN KERJA PENARIKAN BALIK BKP KERANAPERTINDIHAN PENGANUGERAHAN BKP / BKPU DENGAN BANTUAN KEWANGAN LAINTidak Ya
44Pemantauan Pelaksanaan BKP
458.1 TATACARA PEMANTAUANPemantauan pengurusan BKP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur dan peraturan pengurusan BKP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi SPK serta semua peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa.Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti, bagi memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi mengelakkan berlaku pertindihan tugas.Semasa pemantauan dijalankan, setiap proses dalam pengurusan BKP perlu disemak dan setiap penemuan perlu dicatat serta dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah yang digunakan semasa pemantauan dilaksanakan termasuklah :i) Penyemakan fail – fail pengurusan BKP;ii) Semakan terhadap borang permohonan BKP dan dokumen yang berkaitan;iii) Mengadakan perbincangan dengan Penolong Kanan Hal Ehwal Murid,Penolong Kanan Pentadbiran dan Guru Biasiswa; daniv) Menemu bual murid penerima BKPLaporan Pemantauan yang dilaksanakan oleh PPD/ JPN perlu dikemukakan kepada BKew/ BPSBPSK setiap suku tahun sebelum berakhir bulan berikutnya.
468.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN PENGURUSAN BKPBIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKSESI UNDANGUNDANG PERATURAN1.2.3.4.5.6.7.Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan.Mengadakan mesyuarat/ perbincangan / taklimat persediaan pelaksanaan pemantauan.Menyediakan instrumen pemantauan seperti di Lampiran IMeluluskan arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan yang ditandatangani oleh Pengarah/ Ketua Sektor.Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen yang telah disediakan.Menyediakan laporan pemantauan program dan mengemukakan kepada Bahagian Kewangan, KPM pada setiap suku tahun.Mengambil tindakan susulan.JPN/ PPD
478.2.1 CARTA ALIRAN KERJA PEMANTAUAN PENGURUSAN BKPMulaMenyediakan instrumen pemantauan seperti diLampiran IMengadakan mesyuarat/ perbincangan / taklimat persediaan pelaksanaan pemantauan.TamatMenyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan pemantauan program.Mengambil tindakan susulan.Meluluskan arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan yang ditandatangani oleh Pengarah/ Ketua Sektor.Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen yang telah disediakan.Menyediakan laporan pemantauan program dan mengemukakan kepada Bahagian Kewangan, KPM pada setiap suku tahun.
48Pertukaran Guru Biasiswa
499.1 TATACARA PENYERAHAN TUGAS GURU BIASISWASetiap Guru Biasiswa yang akan bertukar ataupun melepaskan jawatan sebagai Guru Biasiswa perlu membuat Nota Serah Tugas untuk diserahkan kepada guru baharu yang akan mengambil alih tugas beliau. Nota Serah Tugas diperlukan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan biasiswa di sekolah masih dapat berjalan dengan baik, walaupun Guru Biasiswa bertukar.Sebagai panduan dan rujukan dalam menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk contoh di Lampiran J.Pihak pengurusan sekolah perlu melantik Guru Biasiswa baharu di dalam Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)-Modul Pengurusan Guru (e-Operasi) dan Guru Data perlu mengemaskini maklumat tersebut di dalam Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM).9.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWABIL. PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUKSESI UNDANGUNDANG PERATURAN1.2.3.4.5.6.7.Mendapat surat kelulusan / arahan bertukar/Menyediakan Nota Serah Tugas.Menerima dan menyemak Nota Serah TugasMenyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang baharu.Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima.Melantik Guru Biasiswa baharu di dalam Modul Pengurusan Guru (eOperasi)Mengemaskini maklumat pelantikan/ pertukaran Guru Biasiswa baharu di dalam Modul Pengurusan Murid, Sistem Pengurusan Sekolah (SPS).Guru BiasiswaGuru Biasiswa PK HEMPK HEMGuru BiasiswaPengetua/ Guru BesarGuru Data
50Tamat9.2.1 CARTA ALIRAN KERJA PERTUKARANGURU BIASISWAMulaTerima surat kelulusan / arahan bertukarSediakan Nota Serah TugasTerima dan semak Nota Serah TugasSerah Nota Serah TugasTerima dan ambil tindakan berdasarkan Nota Serah TugasLantik Guru Biasiswa baharu dalam eOperasiKemaskini maklumat di dalam Modul Pengurusan Murid, Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)