ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการซ่อมทำเรือ กรมอู่ทหารเรือ (Glin System)

วธิ กี ารปฏิบตั ทิ ่ีเปน็ เลิศ (Best Practice)

เร่อื ง ระบบสารสนเทศเพือ่ การบริหารการซอ่ มทำเรอื
กรมอทู่ หารเรือ (Glin System)

แผนกกรรมวธิ ขี ้อมลู และสถิติ
กองจดั การ กรมอทู่ หารเรือ

๒๘ เมษายน ๒๕๖๔

ระบบสารสนเทศเพอ่ื การบริหารการซ่อมทำเรอื กรมอู่ทหารเรือ
1. ความสำคัญและความเป็นมาของวธิ ีปฏิบตั ิทเี่ ป็นเลศิ
1.1 เหตผุ ล/สำคญั

ตามยุทธศาสตร์กรมอู่ทหารเรือ ไดจ้ ัดทำขึ้นโดยมีวตั ถุประสงค์ เพอื่ ใช้เปน็ กรอบในการดำเนินงานของ
กรมอู่ทหารเรือในระหว่าง พ.ศ.๒๕๕๙- ๒๕๖๗ เพื่อให้เห็นทิศทางในการดำเนินงานของกรมอู่ทหารเรือ เป็น
แนวทางในการดำเนินการเพื่อบรรลุวิสัยทัศน์ พันธกิจ และเป้าหมายของกรมอู่ทหารเรือ รวมทั้งเป็นแนวทาง
ในการถ่ายทอดไปสู่การจัดทำแผนปฏิบัติราชการ ๔ ปี และแผนปฏิบัติราชการประจำปีของกรมอู่ทหารเรือ
รวมทั้งเป็นยุทธศาสตร์ที่ตอบสนองและรองรับยทุ ธศาสตรก์ องทัพเรือ พ.ศ.๒๕๕๘ – ๒๕๖๗ แผนยุทธศาสตร์
ด้านการบริหารจัดการกองทัพเรือ พ.ศ.๒๕๕๘ - ๒๕๖๗ แผนกลยุทธ์การบริหารทรัพยากรบุคคลกองทัพเรือ
พ.ศ.๒๕๕๘ – ๒๕๖๗ และนโยบายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะมีส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนและพัฒนากรมอู่ทหารเรือ
ให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในการปฏิบัติงานตามพันธกิจและบรรลุวิสัยทัศน์ของกรมอู่ทหารเรือ ที่ว่า “เป็นเลิศในงาน
ซอ่ มและสร้างเรอื ด้วยการบรหิ ารจัดการท่มี คี ณุ ภาพ”

เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ของกรมอู่ทหารเรือ จึงจำเป็นจะต้องมีระบบสารสนเทศ เพื่อช่วยอำนวยความ
สะดวกในการทำงานให้กับกำลังพลของกรมอู่ทหารเรือ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความรวดเรว็
และลดขน้ั ตอนที่ไม่จำเปน็ ออกไป

1.2 ความเปน็ มาและแนวทางพฒั นา
กระบวนการซ่อมเรือของกรมอู่ทหารเรือตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันกล่าวได้ว่าเป็นกระบวนการที่มีความ

สลับซับซ้อน เริ่มจากกระบวนการเสนอความตอ้ งการงบประมาณในการซ่อมทำเรือ กระบวนการจัดหาอะไหล่
และวัสดุ เพื่อการซ่อมทำเรือ การเก็บและการเบิก - จ่ายอะไหล่/วัสดุ ขั้นตอนการซ่อมเรือและการทดสอบ
ทดลอง แต่ละกระบวนการตามที่กล่าว ยังมีการดำเนินการกระบวนการย่อย ๆ อีกหลายกระบวนการการ
ดำเนินการต่าง ๆ จะปฏิบัติได้อย่างสมบูรณ์และมีประสิทธิภาพได้ จำเป็นจะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้อง สามารถ
สนับสนุนข้อมูลให้แก่การดำเนินงานในแต่ละกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บข้อมูลและการนำข้อมูล
ออกมาใช้งานจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง กรมอู่ทหารเรือได้มีการพัฒนาในเรื่องเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลมา
ตลอดไม่ว่าจะเป็นด้านการซ่อมเรือ ด้านการศึกษา การงบประมาณ การพัสดุ หรือด้านธุรการ เป็นต้น แต่การ
พัฒนาท่ผี ่านมาสว่ นใหญ่เกดิ จากการทผ่ี ปู้ ฏิบตั ิงานในด้านต่าง ๆ ดำเนนิ การจัดทำขึ้นใชเ้ องบ้าง แผนกกรรมวิธี
ขอ้ มลู และสถิติ กองจดั การ กรมอู่ทหารเรือดำเนินการให้บางหนว่ ยซ่อมดำเนินการใหบ้ ้าง เรยี กได้ว่า “ต่างคน
ตา่ งทำ” ขอ้ มลู กระจัดกระจาย ไมเ่ ปน็ แหล่งข้อมูลเดียวกัน (Single Database) เป็นการยากทจ่ี ะค้นหาและใช้
เวลาในการสืบค้นข้อมูลนานจนบางครั้งไม่ทันเวลาต่อการใช้งาน กรมอู่ทหารเรือได้เล็งเห็นปัญหานี้และได้ให้

ความสำคัญในการแก้ปัญหาจึงได้มีนโยบายในการปรับปรุงระบบสารสนเทศการบริหารงานซ่อมทำเรือให้มี
ประสทิ ธิภาพและเป็นระบบเดียวกันทุกหน่วยซ่อม

2. วตั ถุประสงค์และเปา้ หมายของวิธกี ารปฏิบตั ิทีเ่ ป็นเลิศ
เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศ ในการอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพใน

การทำงานใหร้ วดเรว็ ลดระยะเวลาในการทำงาน ลดขนั้ ตอนที่ไมเ่ กี่ยวขอ้ งออกไป
กรมอู่ทหารเรือได้แต่งตั้งคณะทำงานจัดทำระบบสารสนเทศการบริหารงานซ่อมทำเรือของ

กรมอ่ทู หารเรือและให้ทำหน้าที่ ดังนี้
1. ดำเนนิ การจดั ทำระบบสารสนเทศ การบริหารงานซอ่ มทำเรือของกรมอู่ทหารเรือ (Glin System) ให้

มีระบบฐานข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเดยี วกนั ทง้ั กรมอูท่ หารเรือ
2. พิจารณารูปแบบการจดั เก็บข้อมูลและการได้มาของแหลง่ ข้อมูลดิบ (Data) เพื่อช่วยในการวเิ คราะห์

และประมวลผลให้เป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ (Information) และนำข้อมูลเหล่านั้นเป็นพื้นฐาน ต่อยอดและ
ชว่ ยในการตดั สินใจของการบรหิ ารงานซ่อมทำเรอื ของกรมอู่ทหารเรือต่อไป

3. จดั ทำรปู แบบการรายงานตา่ ง ๆ ทเ่ี ก่ยี วขอ้ งกับการบรหิ ารงานซ่อมทำเรือของกรมอ่ทู หารเรือ ให้เป็น
รูปแบบทางอิเล็กทรอนิกส์และเพิ่มความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำให้กับการรายงาน การนำเสนอข้อมูล สถิติ
ผ่านระบบสารสนเทศ

4. พัฒนาจดั ทำ Software ค่มู ือการใช้งานระบบสารสนเทศและจัดอบรมผ้ปู ฏิบัติงานเพื่อให้สามารถใช้
งานระบบสารสนเทศไดอ้ ย่างถูกต้อง

3. กระบวนการผลิตผลงาน หรือขั้นตอนการดำเนินงานของวิธปี ฏบิ ตั ทิ ่ีเปน็ เลิศ
กระบวนการผลิตผลงานในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการซ่อมทำเรือของ

กรมอทู่ หารเรอื มีข้ันตอนการดำเนนิ การดงั น้ี
1. ดำเนินการศึกษาโครงสร้างขององค์กร ซึ่งกรมอู่ทหารเรือประกอบไปด้วย 6 หน่วยซ่อม ได้แก่ อธบ.อร.

,อจปร.อร.,อรม.อร.,กรง.ฐท.สส.,กรง.ฐท.สข.ทรภ.๒,กรง.ฐท.พง.ทรภ.๓ เพื่อเป็นข้อมูลในการพัฒนา
ระบบสารสนเทศ ซ่งึ มีโครงสร้างขององคก์ รดงั ตอ่ ไปนี้

หน่วยงานภายนอก
หน่วยขอซอ่ ม

กองแผนและประมาณการช่าง

กองโรงงาน
หนว่ ยซ่อม

รปู ที่ 1 แสดงรายละเอียดโครงสรา้ งขององค์กร

2. ดำเนนิ การศกึ ษากระบวนการทำงาน ให้สอดคลอ้ งกับโครงสรา้ งขององคก์ ร ซึ่งมีรายละเอียดดงั น้ี

ข้ันท่ี ผังกระบวนการ รายละเอียดของงาน ขอ้ กำหนดและตวั ชีว้ ดั ที่สำคญั ผู้รบั ผดิ ชอบ
1 ระยะเวลา ขอ้ กำหนด

เรม่ิ ต้น -

2 รับ/เขียนรายงานขอซอ่ ม เป็นขั้นตอนในการเพิ่มรายงาน - เสมยี น
ซอ่ มทำ สามารถทำได้ 2 แบบ เจา้ หน้าทร่ี บั เอกสาร
ทำ 1. เพิ่มรายงานซ่อมทำตาม
หน.แผน กองแผน
สายงานธรุ การปกติ

2. รับรายงานซ่อมทำ Online

จาก กร.

3 เปน็ ข้นั ตอนสำหรับการจ่ายงาน -
จ่ายงาน ต่อให้กับนายช่าง ซึ่งเป็นงาน

ต่อเน่อื งจากการลงรายงานซ่อม

ทำ ในขัน้ ตอนที่ 2

4 เป็นขั้นตอนในการเขียนใบส่ัง - นายชา่ ง กองแผน
เขยี นใบสง่ั งาน ผชู้ ่วยนายช่าง กอง
งาน สามารถทำได้ 2 แบบ แผน

1. เขยี นใบสง่ั งานข้นึ มาใหม่ นายช่าง กองแผน

2. เขียนใบสั่งงานตามรายงาน หน.นายช่าง กองแผน
รอง ผอ.กองแผน
ขอซ่อมทำ ผูท้ ีไ่ ดร้ ับมอบหมาย

5 เป็นขั้นตอนในการสร้างสาย ผอ.กองแผน
เสนอใบสงั่ งาน
การอนุมตั ใิ บสั่งงาน สามารถทำ

ได้ 3 แบบ

1. ควรทราบ

2. ตอ้ งรับทราบ

3. อนุมัติ

6 เป็นขั้นตอนการตรวจทาน -
การตรวจทานใบส่ังงาน ใบสัง่ งาน แบ่งได้ 2 แบบ

1. ควรทราบ

2. ตอ้ งรบั ทราบ

7 เป็นขั้นตอนในการตรวจสอบ -
อนมุ ัติใบส่ังาน
ความถูกต้องของใบสั่งงานเพ่ือ

ดำเนินการแก้ไขหรืออนุมัติ

ใบสัง่ งาน

ขั้นท่ี ผงั กระบวนการ รายละเอียดของงาน ข้อกำหนดและตัวชี้วัดทสี่ ำคญั ผูร้ บั ผิดชอบ
ระยะเวลา ข้อกำหนด

8 รับใบสั่งงาน เป็นขั้นตอนในการตรวจสอบ นายทหารแผนงาน
ความถูกต้องของใบสั่งงาน กองโรงงาน

สามารถตกี ลบั หรอื รับใบส่งั งาน

9 อนุมัตกิ ารจ่ายงาน เป็นขั้นตอนการตรวจสอบ - ผอ.กองโรงงาน
ความถูกต้องของใบสั่งงาน รอง ผอ.กองโรงงาน

สามารถตีกลับหรืออนุมัติให้ หน.นายช่าง
นายช่าง
จา่ ยงานได้

10 เป็นขั้นตอนการจ่ายงาน ให้กับ -
จา่ ยงาน
เจา้ หน้าท่ภี ายในโรงงาน

11 เป็นขั้นตอนในการบันทึก - หน.นายชา่ ง
บันทึกผลการปฏบิ ัติ นายชา่ ง
ผลการปฏิบัติงานในการ ชา่ ง

จา่ ยงานแตล่ ะครง้ั หน.นายช่าง
นายชา่ ง
12 เป็นขั้นตอนในการบันทึก - ช่าง
รายงานความกา้ วหนา้ ความก้าวหน้าของงานเป็น
เปอร์เซ็นของความสำเร็จของ หน.นายช่าง
งาน นายชา่ ง

13 แต่ละโรงงานมีหน้าที่ปิดงาน -
ปิดใบสั่งงาน
ตามความรับผิดชอบในใบส่ัง

งาน

14
จบการทำงาน

3. ดำเนินการรวบรวมความต้องการของผู้ใช้งาน ตลอดรายงานที่ผู้ใช้งานต้องการเพื่อเป็นข้อมูลในการ
พัฒนาระบบสารสนเทศ

4. ผลการดำเนินการ/ผลสมั ฤทธิ์/ประโยชนท์ ไ่ี ด้รบั
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการซ่อมทำเรือ กรมอทู่ หารเรือ จะประกอบไปดว้ ย โมดูลการทำงานหลกั

ดงั นี้
1. ระบบใบสั่งงาน (Job Order) เป็นระบบสารสนเทศท่ีช่วยในการอำนวยความสะดวกในการทำงาน

ให้กบั กำลงั พลภายในกองแผน ซึ่งมีกระบวนการดงั นี้

START

รบั /เขยี นรายงานขอซอ่ มทา

จา่ ยงาน

โอนงานใหผ้ ชู้ ว่ ย Y ผชู้ ว่ ยนายชา่ ง

นายชา่ ง เขียนใบส่งั งาน

N โอนงานกลบั

เขยี นใบส่งั งาน

21

21
เสนอใบส่งั งาน

ตรวจทานใบส่งั งาน
Y แกไ้ ขใบส่งั งาน

N

อนมุ ตั ใิ บส่งั งาน
Y แกไ้ ขใบส่งั งาน

N

STOP

รูปท่ี 2 แสดงกระบวนการทำงานของระบบใบสั่งงาน (Job Order)

รปู ท่ี 3 ระบบใบสง่ั งาน (Job Order)

รปู ที 4 แสดงรายละเอยี ดใบส่งั งาน

2. ระบบใบจ่ายงาน (Job Dispatching) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการอำนวยความสะดวกในการ
ทำงานให้กบั กำลงั พลภายในกองโรงงงานตา่ งๆ ซงึ่ มีกระบวนการดงั น้ี

START

กองแผนออกใบส่งั งาน

ตกี ลบั ใบส่งั งาน นายทหารแผนตรวจใบส่งั งาน ตกี ลบั ใบส่งั งาน

N รบั ใบส่งั งาน

Y

ผอ.กรง.&รอง ผอ.กรง. ตรวจใบส่งั งาน

อนมุ ตั ใิ หจ้ ่ายงาน N

Y

นายชา่ งจ่ายงาน
บนั ทึกผลการปฏบิ ตั ิ

รายงานความกา้ วหนา้

N ปิดใบส่งั งาน

Y

STOP

รปู ที่ 5 แสดงกระบวนการทำงานของระบบใบสั่งงาน (Job Order)

รปู ที่ 6 ระบบใบจา่ ยงาน (Job Dispatching)

รปู ท่ี 7 แสดงรายละเอียดใบจา่ ยงาน

5. ปจั จัยความสำเรจ็
ผู้บงั คบั บญั ชาระดับสูงให้ความสำคัญกับระบบสารสนเทศเพอื่ การบรหิ ารงานซ่อมทำเรือ และกำหนดเปน็

นโยบายในการดำเนนิ การท่ชี ัดเจน
ผ้ใู ชง้ านระบบสารสนเทศเพ่ือการบริหารงานซ่อมทำเรอื ของกรมอู่ทหารเรอื มีความรู้ ความเขา้ ใจและ

ข้นั ตอนในการใชง้ านระบบสารสนเทศในการทำงานเป็นอย่างดี
6. บทเรียนท่ีได้รับ

ในการจัดทำระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการซ่อมทำเรือ ของกรมอู่ทหารเรือ ปัจจัยที่ก่อให้เกิด
ความสำเร็จในการพัฒนาระบบ จะต้องอาศัยผู้ที่มีความรู้ความสามารถ ที่จะเข้าไปค้นหาความต้องการจาก
ผู้ใชง้ านตามหน่วยงานตา่ งๆ จำเป็นตอ้ งศึกษารูปแบบองคก์ รของหน่วยงานท่ีจะเข้าไปหาขอ้ มลู เสยี กอ่ น รวมถงึ
การพิจารณาในส่วนของผู้บริหารระดับสูงว่าให้ความสำคัญต่อการพัฒนาระบบใหม่มากน้อยเพียงไร สามารถ
ชี้แจงเหตุผลแก่ผู้ใช้ให้ทราบว่า ความต้องการเหล่านี้จะเป็นข้อมูลสำคัญต่อการนำไปกำหนดเป็นการทำงาน
ของระบบใหม่

ในการค้นหาความต้องการเป็นกระบวนการของการสร้างแผนงาน (plan) เพื่อแสดงให้เห็นถึง
กระบวนการทำงานของระบบว่าทำงานอย่างไร (how) สอดคล้องกับจุดประสงค์และความต้องการหรือไม่
จงึ สรุปไดว้ า่ การวเิ คราะห์ความต้องการ คือ การรวบรวมรายละเอยี ดตา่ ง ๆ เพือ่ จุดประสงค์ในการหาข้อสรุปที่
ชัดเจนในด้านของความต้องการ (Requirements) ระหว่างผู้พัฒนากับผู้ใช้งาน เพื่อใช้ในขั้นตอนของ
กระบวนการวเิ คราะห์และออกแบบระบบ

ภาคผนวก

1. การเขยี นรายงานขอซอ่ มทำ

2. การรบั รายงานขอซ่อมทำจาก กร.

3. การจ่ายงาน
4. การเขยี นใบส่งั งาน

5. การเสนอใบส่ังงาน
6. การตรวจทานใบส่งั งาน
7. การอนุมัตใิ บสง่ั งาน

8. การรบั ใบสั่งงาน
9. การอนุมัตกิ ารจ่ายงาน
10. การจา่ ยงาน

11. การบนั ทึกผลการปฏิบตั ิ
12. การรายงานความกา้ วหน้า
13 การปดิ ใบสง่ั งาน