บทเรียนวิชา การโต้ตอบจดหมาย

การโต้ตอบจดหมายในงานส านักงาน (Mail correspondence in the office) รหัสวิชา 30200-0005 โดย อาจารย์สาคร พิทักษ์ธ ารง

จุดประสงค์รายวิชา เพื่อให้ 1. เข้าใจหลักการร่างและโต้ตอบ 2. มีทักษะในการร่างและโต้ตอบหนังสือราชการและธุรกิจ 3. มีทักษะในการใช้เครื่องหมายวรรคตอน และเครื่องหมายแก้ไขจากร่าง 4. มีเจตคติที่ดีต่อการร่างและโต้ตอบ สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการร่างและโต้ตอบ 2. ร่างและโต้ตอบจดหมายตามวิธีการ 3. ตรวจทานและแก้ไขงานจากร่างให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ก่อนพิมพ์ ค าอธิบายรายวิชา ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับหลักการร่างและโต้ตอบ การใช้ส านวนภาษา ในการร่างและโต้ตอบหนังสือราชการและธุรกิจ การใช้เครื่องหมายวรรคตอนและ เครื่องหมายแก้ไขจากร่าง การร่างและการตรวจทาน

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการร่างจดหมายโต้ตอบ

ความหมายการร่างและการโต้ตอบจดหมาย การร่างหมายถึง การเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ ไปยังผู้รับหรือผู้ที่ต้องการทราบหนังสือนั้น ก่อนที่จะท าเป็นต้นฉบับ หนังสือโต้ตอบ คือหนังสือของหน่วยงานต่าง ๆ ที่มีถึงกันหรือมีโต้ตอบ กับบุคคลอื่นๆ

ความหมายการร่างและการโต้ตอบ 1. สื่อความหมายให้ถูกต้องตรงประเด็น ผู้เขียน ผู้อ่านเข้าใจตรงกัน 2. สร้างความเข้าใจ สร้างมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน 3. ประหยัดเวลาในการตีความ หรือตรวจสอบข้อมูล 4. ง่ายแก่การปฏิบัติ ผู้รับสามารถปฏิบัติในแนวทางหรือมาตรฐานเดียวกัน 5. ท าให้งานประสบความส าเร็จตามความมุ่งหมาย เป็นผลดีแก่ทางราชการ 6. เป็นภาพลักษณ์ที่ดีของหน่วยงาน 7. เป็นตัวอย่างแก่ผู้ปฏิบัติและผู้ศึกษางานต่อไป 8. เป็นการธ ารงรักษาภาษา ซึ่งเป็นเอกลักษณ์ของชาติ

ประเภทของหนังสือโต้ตอบ มี 3 ประเภท คือ 1. จดหมายส่วนตัว 2. จดหมายธุรกิจ 3. หนังสือราชการ หลักการร่างจดหมาย หลักทั่วไปในการร่างจดหมาย 1. ต้องร่างตามรูปแบบจดหมาย 2. ต้องเขียนตัวสะกดชัดเจน อ่านง่าย สะดวกแก่การพิมพ์หรือการตรวจแก้ไข 3. รู้และเข้าใจเรื่องที่จะร่างชัดเจน 4. การขึ้นต้นการร่างประโยคควรเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อนแล้วตามด้วย ข้อความที่เป็นความประสงค์ 5. ใช้ถ้อยค าสั้น ๆ แต่เข้าใจง่าย 6. ระวังการใช้อักขระ ตัวสะกด การันต์และวรรคตอนให้ถูกต้อง 7. ระลึกถึงผู้รับหนังสือว่าเข้าใจถูกต้องตรงตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป 8. ใช้ค าสุภาพอ่อนโยน เหมาะสมกับฐานะผู้รับ 9. ส่วนเนื้อเรื่อง ถูกต้อง ได้สาระสมบูรณ์ ชัดเจน กะทัดรัด เป็นเอกภาพ เชื่อมโยงกัน ตรงประเด็น สุภาพ ไม่วกไปวนมา และบรรลุวัตถุประสงค์ 10. พิจารณาว่าจดหมายนั้นควรท าส าเนาให้ใครทราบบ้าง 11. ร่างและเสนอตรวจร่างต้องเสนอเรื่องเพื่อประกอบการพิจารณาด้วย

หนังสือราชการ คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ • หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ • หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือมีไปถึงบุคคลภายนอก • หนังสือที่หน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ • เอกสารที่ทางราชการจัดท าขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ • เอกสารที่ทรางราชการจัดท าขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ • ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การร่างหนังสือราชการ

การเขียนหนังสือราชการต้องค านึงถึง เรื่องต่อไปนี้เป็นเบื้องต้น คือ • เขียนให้เข้าใจง่าย • เขียนให้เข้าใจตรงกัน • เขียนให้ตรงเป้า • เขียนให้เกิดผลดี หนังสือราชการที่ดี คือหนังสือที่ผู้รับอ่านแล้วเข้าใจความหมาย สามารถ ปฏิบัติได้ตรงตามวัตถุประสงค์และบังเกิดผลดีต่อทางราชการ จะเขียนเรื่องอะไร จะเขียนถึงใคร จะเขียนท าไม จะเขียนอย่างไร เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ

ข้อควรค านึงในการเขียนหนังสือราชการ รู้ระเบียบงานสารบรรณดี ใช้ภาษาไทยได้ถูกต้อง รู้จักใช้พจนานุกรม ย่อความเก่ง ใช้ส านวนภาษาไทยได้ถูกต้องแม่ย า เขียนถูกต้องเหมาะสม โครงสร้างหนังสือภายนอก มี 3 ส่วนคือ ส่วนหัว ส่วนเนื้อความ ส่วนท้าย

-ใช้ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือราชการนั้นๆ โดยการเขียน บรรทัด แรกเป็นชื่อส่วนราชการ บรรทัดถัดๆ ไปเป็นสถานที่ตั้งของส่วน ราชการพร้อมรหัสไปรษณีย์ ส่วนหัวประกอบด้วย 1. ที่ออกหนังสือ 2. ส่วนราชการที่ออกหนังสือหรือส่วนราชการ เจ้าของเรื่อง 3. วัน เดือน ปี 4. เรื่อง 5. ค าขึ้นต้น 6. อ้างถึง 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย การเขียนส่วนหัว -ใช้ ที่ออกหนังสือของส่วนราชการนั้น ๆ ซึ่งในที่ออกหนังสือ ประกอบด้วย ที่ ตามด้วยรหัสพยัญชนะสองตัว ตัวเลขประจ าของเจ้าของหนังสือ /เลขทะเบียนหนังสือส่ง การเขียนที่ออกหนังสือ การเขียนส่วนราชการที่ออกหนังสือ (ส่วนราชการ เจ้าของหนังสือ)

-เรื่อง คือใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือ มีเทคนิคการเขียนดังนี้ ขึ้นต้นด้วยค ากริยา จะท าให้ผู้รับมีความเข้าใจในสาระนั้น ทันที มีความชัดเจนและตรงประเด็นมากที่สุด หากขึ้นต้นเรื่องด้วยค านาม จะท าให้ผู้รับหนังสือมีความ เข้าใจไม่ชัดเจนในสาระนั้น ต้องอ่านเนื้อเรื่องทั้งหมดจึงจะ เข้าใจ หากเป็นเรื่องที่เนื้อหากว้างหรือหลายประเด็น ไม่สามารถ หาค ากริยามาใช้ได้ ควรใช้ค านามกว้าง ๆ -ใช้ตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ พ.ศ. เช่น 7 มิถุนายน 2567 การเขียน วัน เดือน ปี การเขียนเรื่อง หากเป็นเรื่องที่มีการโต้ตอบต่อเนื่องกัน หรือมีการติดต่อกัน ก่อนหน้านี้มีวิธีปฏิบัติคือ • บันทึกต่อเนื่องในฉบับเดียวกัน ควรใช้เรื่องเดิม • หนังสือโต้ตอบเรื่องเดียวกันอย่างต่อเนื่อง ควรใช้เรื่อง เดิมเช่นกัน • หากเรื่องเดิมนั้นขึ้นต้นด้วยค ากริยา จะใช้เรื่องเดิมไม่ได้ ต้องปรับชื่อเรื่องให้มีลักาณะตอบรับกัน -หากเป็นเรื่องไม่พึงประสงค์ หรือเรื่องที่ไม่ดี หากเจาะจงเกินไป อาจท าให้ผู้รับเสียความรู้สึก เช่น • การทวงหนี้ ควรใช้ค าว่า การช าระหนี้เงินกู้ ไม่ควร ใช้ค าว่า เร่งรัดให้ช าระหนี้ • การปฏิเสธ เช่น การจ่ายโบนัสให้แก่พนักงาน เทศบาล แทนการใช้ว่า งดจ่ายโบนัสให้แก่พนักงาน เทศบาล • การต าหนิ เช่นการต าหนิเรื่องการแต่งกาย ข้าราชการสตรี ควรใช้ว่า การแต่งกายของ ข้าราชการสตรี แทนค าว่า ให้แก้ไขเรื่องการแต่ง กายของข้าราชการสตรี

การเขียนเรื่องที่ดี ควรมีลักษณะดังนี้ • เขียนเป็นวลี หรือประโยคสั้น ๆ ไม่ควรยาวเกิน 2 บรรทัด ถ้า เขียนได้ครึ่งบรรทัด จะเป็นการดีและไม่ควรใช้ค าๆ เดียว • ใช้ภาษาง่าย ๆ และชัดเจน • เขียนให้ตรงประเด็นและตรงกับส่วนสรุป • เขียนไม่ซ้ ากับเรื่องอื่น • ใช้ภาษาเขียนที่สุภาพและรักษาน้ าใจผู้รับ • เก็บ ค้น อ้างอิงได้ง่าย .... • พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร... • แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้... -การเขียนค าขึ้นต้นในหนังสือราชการภายนอก และหนังสือ ภายใน ใช้ตามที่ก าหนดไว้ในระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่า ด้วยงานสารบรรณ การเขียนค าขึ้นต้น

-การเขียนอ้างถึง ใช้ในกรณีที่มีการติดต่อกันมาก่อนหน้านี้ เพื่อเป็นการเท้าความเดิมหรืออ้างอิงที่มี โดยต้องระบุ • ค าว่า หนังสือตามด้วยชื่อหน่วยงานที่อ้างถึง • ชั้นความลับ (ถ้ามี) • ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) • เลขที่หนังสือออก • ลงวันที่ของหนังสือที่อ้างถึง การเขียนอ้างถึง ตัวอย่างการเขียนอ้างถึง อ้างถึง หนังสือกระทรวงศึกษาธิการ ที่ ศธ 0620/546 ลงวันที่ 20 สิงหาคม 2566 อ้างถึง หนังสือกระทรวงมหาดไทย ด่วนที่สุด ที่ มท 1246/79 ลงวันที่ 5 มิถุนายน 2566 อ้างถึง หนังสือกระทรวงสาธารณสุข ลับมาก ด่วนที่สุด ที่ สธ 2021/213 ลงวันที่ 22 เมษายน 2567

ตัวอย่างการเขียนสิ่งที่ส่งมาด้วย สิ่งที่ส่งมาด้วย ก าหนดการฝึกอบรม จ านวน 1 แผ่น สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. สูจิบัตร จ านวน 1 แผ่น 2. รายชื่อคณะกรรมการ จ านวน 2 แผ่น มีวีธีการเขียนดังนี้ ให้ระบุว่าเป็นเอกสารหรือสิ่งใด จ านวนเท่าใด หากเป็นเอกสาร ควรระบุประเภทว่าเป็นเอกสารอะไร จ านวนเท่าใด ลักษณะนามที่ใช้ให้สะท้อนลักษณะหรือรูปร่าง ของสิ่งที่ส่งมาด้วยอย่างชัดเจน กรณีเป็นเอกสารงดใช้ “ฉบับ” หรือ “ชุด” เพื่อสะดวกแก่การตรวจนับ การเขียนเนื้อหากรณีมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ควรเขียนให้เชื่อมโยงกัน การเขียนสิ่งที่ส่งมาด้วย

ผู้เขียนควรค านึงถึงหลักการเขียนหนังสือราชการและค านึงถึง 5 W 1 H Who ใคร What ท าอะไร Where ท าที่ไหน When ท าเมื่อไร Why ท าเพื่ออะไร How ท าอย่างไร การเขียนส่วนเนื้อหา ด้วยเทศบาลนคร นครศรีธรรมราช ก าหนดจัดงานประเพณีบุญสารทเดือนสิบประจ าปี 2566 ระหว่าง วันที่ 14 -23 กันยายน 2566 ณ บริเวณสวนสมเด็จพระศรีนครินทร์ (ทุ่งท่าลาด) โดยมีการจัดประกวดการจัดหมูรบ ของอ าเภอต่างๆ เพื่อเป็นการอนุรักษ์วัฒนธรรมขนบธรรมเนียมประเพณีอันดีงามของจังหวัดนครศรีธรรมราชให้คง อยู่สืบไป Who What When Where Why How

• การเขียนส่วนเนื้อหา ประกอบด้วย 2 ส่วนคือ • การเขียนส่วนภาคเหตุ เป็นส่วนอารัมภบทของหนังสือเพื่อบอกถึงที่มี ปัญหา หลักการและเหตุผล หรือเป็นการ เท้าความ หรือสรุปเรื่องเดิมเพื่อเกริ่นให้ผู้รับทราบว่าเราต้องการสื่ออะไร ซึ่งควรใช้ 5 W1H ด้วย ที่มาของเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งเขียนในเนื้อเรื่อง • เหตุจากผู้มีหนังสือไปเอง • เหตุจากบุคคลภายนอก • เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น • เหตุจากผู้รับหนังสือ ตัวอย่างของการเขียนเหตุ • เหตุจากผู้มีหนังสือไปเอง ด้วยส านักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา ประสงค์ที่ จะได้สิ่งของบริจาคเพื่อช่วยเหลือผู้ประสบอุทกภัย.... • เหตุจากบุคคลภายนอก ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์บางฉบับว่า...... • เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น ด้วยเกิดอุทกภัยขึ้นในหลายจังหวัดภาคใต้... • เหตุจากผู้รับหนังสือ ตามที่ท่านสอบแข่งขันเพื่อบรรจุเข้ารับราชการได้ใน.....

เทคนิคการเขียนส่วนน า • ใช้ค าขึ้นต้น “ด้วย.....เนื่องด้วย......เนื่องจาก...... กับเรื่องที่ติดต่อเป็นครั้งแรก • “ด้วย” นิยมใช้ในกรณีที่บอกกล่าวเล่าเหตุที่มีหนังสือไปโดยเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ • “เนื่องด้วย” “เนื่องจาก” นิยมใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จ าเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับ หนังสือด าเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง ตัวอย่าง การขึ้นต้นด้วยค าว่า “ด้วย” ด้วยส านักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา จะจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือ ราชการในระหว่างวันที่ 10-12 มิถุนายน พ.ศ. 2567 ณ ห้องประชุมชั้น 3 อาคาร 1 จึงขอให้วิทยาลัยอาชีวศึกษาธนบุรี ส่งเจ้าหน้าที่ธุรการของวิทยาลัยฯ จ านวน 1 คน ไปเข้า ฝึกอบรมหลักสูตรนี้ด้วย

ตัวอย่าง การขึ้นต้นข้อความด้วยค า “เนื้องจาก” “เนื่องด้วย” เนื่องจากท่านได้หยุดราชการไป 3 วัน โดยไม่ได้ยื่นใบลา ตามระเบียบ จึงขอให้ท่านชี้แจงเหตุผลที่หยุดราชการไปครั้งนี้โดยด่วน การขึ้นต้นด้วยค าว่า “ตาม” “ตามที่” “ตามหนังสือที่อ้างถึง” หรือ “อนุสนธิ” ค าเหล่านี้ใช้ในกรณีที่เคยมีการติดต่อกันมาก่อน หรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไป กับผู้รับ หนังสือ ซึ่งจะอ้างเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนดังกล่าวนั้น เช่น ตามหนังสือที่อ้างถึง ส านักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา ขอใช้ห้องประชุมของกระทรวงศึกษาธิการ เพื่อจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ระหว่างวันที่ 10 -12 มิถุนายน 2567 ความแจ้งแล้วนั้น กระทรวงศึกษาธิการ ยินดีให้ส านักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษาใช้ห้องประชุมตามที่ขอไป

ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่า.....................................นั้น วิทยาลัยอาชีวศึกษานครศรีธรรม ได้สอบสวนแล้วปรากฏว่าไม่มีมูลความจริงตามมที่หนังสือพิมพ์ลงข่าวแต่ ประการใด อนุสนธิมติ ก.พ. ในการประชุมครั้งที่......เมื่อวันที่.......มอบให้ท่านรับเรื่อง.......ไปตรวจพิจารณา เสนอความเห็นนั้น บัดนี้เวลาล่วงเลยมานานแล้ว ส านักงาน ก.พ. ยังไม่ได้รับความเห็นของท่านในเรื่องดังกล่าว การขึ้นต้นเรื่องโดยใช้ค าว่า “ตาม” จะต่อด้วยค านาม เช่น ตามหนังสือที่อ้างถึงแจ้งว่า........นั้น การขึ้นต้นเนื้อเรื่องโดยใช้ค าว่า “ตามที่” จะต่อด้วย ประโยค เช่น ตามที่ส านักงานคณะกรรมการอาชีวศึกษา มีค าสั่งให้........นั้น -ใช้ค าขึ้นต้นด้วย “ตาม.......ตามที่.....อนุสนธิ......ตามหนังสือที่อ้างถึง.......” กับเรื่องที่ติดต่อกันก่อนหน้านี้ หรือเป็นเรื่องที่ต่อเนื่อง ซึ่ง จะต้องลงท้ายด้วยค าว่า “นั้น” ต่อท้ายย่อหน้าเสมอ

การขึ้นต้นเนื้อเรื่องโดยใช้ค าว่า “อนุสนธิ” จะต่อด้วยค านาม เช่น อนุสนธิมติ ก.พ. ในการประชุมครั้งที่....เมื่อวันที่....ให้..........นั้น การเขียนข้อความต่อท้ายย่อหน้าของส่วนน า กรณีหนังสือมีอ้างถึง ให้ลงท้ายด้วยข้อความในย่อหน้าภาคเหตุด้วยค าว่า ความแจ้งแล้ว นั้น หรือ ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น เช่น ตามหนังสือที่อ้างถึง ส านักงานคณะกรรมการอาชีวศึกษาได้ขอความร่วมมือในการรับบริจาคสิ่งของเพื่อช่วยเหลือผู้ประสบภัยน้ า ท่วมในภาคใต้ ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น