Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah

2022

BUKU SAKU

TUTORIAL PENGISIAN FORMULIR
PENGUSULAN KEBUTUHAN ASN

INSTANSI PEMERINTAH

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA PUSAT PERENCANAAN KEBUTUHAN ASN

Kata Pengantar Buku Saku ini sebagai acuan Instansi Pemerintah
baik pusat dan daerah dalam menyusun jenis dan
Salam sejahtera bagi kita semua. Syukur kepada Tuhan jumlah jabatan sesuai dengan kebutuhan riil
Yang Maha Esa karena telah memberi nikmat, sehat, dan organisasi.
rahmat sehingga penyusun dapat menulis buku saku ini. Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi Instansi
Pengusulan kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN) Pemerintah dalam mengusulkan penyusunan
Instansi Pemerintah merupakan hal penting bagi kebutuhan ASN.
kelangsungan Pemerintahan Negara. Proses pengusulan
dari instansi pemerintah kepada Badan Kepegawaian
Negara dilakukan melalui Unit Kerja Pusat Perencanaan
Kebutuhan ASN dengan tata cara yang telah ditentukan
dalam PP Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen
Pegawai Negeri Sipil pada bagian penyusunan dan
penetapan kebutuhan serta Peraturan Badan
Kepegawaian Negara Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata
Cara pelaksanaan penyusunan kebutuhan Aparatur Sipil
Negara. Pengisian formulir pengusulan kebutuhan ASN
adalah tahapan yang krusial karena merupakan
instrumen yang memuat seluruh data terkait jumlah
kebutuhan, bezetting dan proyeksi kebutuhan Pegawai
Negeri Sipil dan PPPK. Pengisian formulir juga dilakukan
oleh Instansi Pemerintah yang mengajukan kebutuhan
ASN. Karena itulah perlu adanya edukasi mengenai tata
cara pengisian formulir pengusulan kebutuhan ASN
Instansi pemerintah untuk meminimalisir terjadinya
kekeliruan dalam proses pengusulan.

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah ii

REDAKSI Penanggung Jawab

Sri Wantarsih, S.Sos

Koordinator Perencanaan Kebutuhan ASN
Pusat Perencanaan Kebutuhan ASN
Badan Kepegawaian Negara

Pengarah

Diki Pramadi, S.IP., M.P.A.

Subkoordinator Penyelenggaraan Pelatihan
Manajemen ASN
Pusat Pengembangan Kepegawaian ASN
Badan Kepegawaian Negara

Penulis

Pascal Andre Albertho Monareh, S.E.

Analis Sumber Daya Manusia Aparatur
Kantor Regional XI BKN Manado
Badan Kepegawaian Negara

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah iii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar...................................................................................................................................................... ii
Redaksi ....................................................................................................................................................................... iii
Daftar Isi .................................................................................................................................................................... iv

Dasar Hukum dan Tahapan Pengusulan Kebutuhan ASN ............................................................ 1
Kelengkapan Pengusulan Kebutuhan ASN........................................................................................... 2
Rasio Alokasi Anggaran Belanja Pegawai ............................................................................................. 3
Petunjuk pengisian Formulir Profil Instansi - Instansi Pusat ....................................................... 6
Petunjuk pengisian Formulir Rekap Pegawai - Instansi Pusat.................................................... 7
Petunjuk pengisian Formulir Proyeksi 5 Tahun - Instansi Pusat.................................................10
Petunjuk pengisian Formulir Profil Instansi - Instansi Daerah (Provinsi)..............................12
Petunjuk pengisian Formulir Rekap Pegawai - Instansi Daerah (Provinsi)..........................13
Petunjuk pengisian Formulir Proyeksi 5 Tahun - Instansi Daerah (Provinsi).......................16
Petunjuk pengisian Formulir Profil Instansi - Instansi Daerah (Kab/Kota)..........................18
Petunjuk pengisian Formulir Rekap Pegawai - Instansi Daerah (Kab/Kota).......................19
Petunjuk pengisian Formulir Proyeksi 5 Tahun - Instansi Daerah (Kab/Kota)...................22

Sinopsis ......................................................................................................................................................................23

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah iv

FORMULIR DASAR HUKUM
PENGUSULAN
KEBUTUHAN UU No. 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
ASN???
PP No. 11 tahun 2017 Jo PP Nomor 17 Tahun 2020 tentang
TAHAPAN PENYUSUNAN Manajemen Pegawai Negeri Sipil
KEBUTUHAN ASN
PP No. 49 tahun 2018 tentang Manajemen Pegawai
a. Penyusunan Analisis Jabatan; Pemerintah dengan Perjanjian Kerja
b. Penyusunan Analisis Beban Kerja;
c. Penyusunan Peta Jabatan; Permenpan RB No. 1 Tahun 2020 tentang Pedoman
d. Pengusulan Kebutuhan ASN; Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja
e. Penyampaian Usul Kebutuhan ASN;
f. Analisis Kebutuhan ASN; dan Permenpan No. 41 Tahun 2018 tentang Nomenklatur
g. Pertimbangan Teknis Kebutuhan ASN Jabatan Pelaksana Bagi Pegawai Negeri Sipil Di
Lingkungan Instansi Pemerintah

Perpres No. 38 Tahun 2020 tentang Jenis Jabatan yang
dapat diisi oleh Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian
Kerja

Kepmen PANRB No. 76 Tahun 2022 Jo Kepmen PANRB No
1197 Tahun 2021 tentang Jabatan Fungsional yang dapat
diisi oleh Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja

Peraturan BKN No. 9 Tahun 2022 tentang Tata Cara
Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan ASN

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 1

PENGUSULAN
KEBUTUHAN APARATUR
SIPIL NEGARA

Tahapan Pengusulan Kebutuhan ASN 6. Selisih antara jumlah kebutuhan
ini dilaksanakan oleh Instansi Pusat dengan jumlah ketersediaan pegawai
dan Daerah, dengan kelengkapan usul ASN;
kebutuhan sebagai berikut:
7. Penyusunan kebutuhan ASN untuk
1. Informasi Jabatan untuk setiap jangka waktu 5 (lima) tahun;
Jabatan yang dibutuhkan Instansi
Pemerintah; 8. Untuk Instansi Pusat melampirkan
karakteristik Instansi Pemerintah dan
2. Jumlah kebutuhan pegawai ASN rasio alokasi anggaran belanja
untuk seluruh jabatan; pegawai; dan

3. Jumlah pegawai ASN yang ada per 9. Untuk Instansi Daerah melampirkan
31 Desember tahun sebelumnya;
kondisi geografis daerah, jumlah
4. Jumlah PNS yang mencapai batas
usia pensiun per 31 Desember tahun penduduk, luas wilayah,
sebelumnya;
pengembangan potensi daerah, dan

rasio alokasi anggaran belanja

pegawai.

5. Jumlah PPPK yang akan berakhir
masa hubungan perjanjian kerja per 31
Desember tahun sebelumnya;

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 2

RASIO ALOKASI
ANGGARAN BELANJA
PEGAWAI

Belanja pegawai adalah kompensasi dalam

bentuk uang maupun barang yang diberikan

kepada pegawai negeri, pejabat negara, dan

pensiunan serta pegawai honorer yang akan

diangkat sebagai pegawai lingkup

pemerintahan baik sebagai imbalan atas

pekerjaan yang telah dilaksanakan dalam

rangka mendukung tugas dan fungsi unit

organisasi pemerintah. (sumber:

Permenkeu No. 101/PMK.02/2011 tentang

Klasifikasi Anggaran)

Berdasarkan Perka BKN No. 9 Tahun 2021

Tentang Pedoman Penyusunan

Pertimbangan Teknis Kebutuhan ASN, Rasio

Alokasi Anggaran Belanja Pegawai menjadi

salah satu variabel yang menentukan

banyaknya usulan kebutuhan ASN yang akan

disetujui dengan melihat persentase

Anggaran belanja pegawai yang telah

digunakan oleh Instansi Pemerintah

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 3

RASIO ALOKASI
ANGGARAN BELANJA
PEGAWAI di pergunakan untuk:

Belanja Gaji dan Tunjangan yang melekat pada Pembayaran Tunjangan Sosial bagi Pegawai Negeri melalui
pembayaran Gaji Pegawai Negeri meliputi PNS dan unit organisasi/Lembaga/Badan tertentu;
TNI/POLRI;
Pembayaran uang vakasi;
Belanja Gaji Dokter Pegawai Tidak Tetap;
Pembayaran tunjangan khusus merupakan pembayaran
Belanja Gaji dan Tunjangan yang melekat pada kompensasi kepada Pegawai Negeri yang besarannya
Pembayaran Gaji Pejabat Negara; ditetapkan oleh Presiden/Menteri Keuangan;

Belanja Uang Makan PNS; Belanja pegawai transito merupakan alokasi anggaran
belanja pegawai yang direncanakan akan ditarik/dicairkan
Belanja Uang Lauk Pauk TNI/POLRI; namun database pegawai pada Kementerian
Negara/Lembaga berkenaan menurut peraturan
Belanja Uang Tunggu dan Pensiun Pegawai Negeri perundang-undangan belum dapat direkam pada Aplikasi
dan Pejabat Negara yang disalurkan melalui PT. Belanja Pegawai Satuan Kerja (Satker) karena belum
Taspen dan PT. ASABRI; ditetapkan sebagai Pegawai Negeri pada Satker berkenaan;
dan
Belanja Asuransi Kesehatan Pegawai Negeri yang
disalurkan melalui PT. ASKES; Pembayaran untuk Uang Duka Wafat/Tewas yang
besarannya ditetapkan berdasarkan peraturan
Belanja Uang Lembur PNS; perundangan-undangan yang berlaku.

Belanja Pegawai Honorer yang diangkat dalam Dikecualikan untuk pekerjaan yang berkaitan dengan
rangka mendukung tugas pokok dan fungsi unit pembentukan modal dan/atau kegiatan yang mempunyai
organisasi pemerintah; output dalam kategori belanja barang.

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 4

I

Tutorial
Pengisian
Formulir
Pengusulan
Kebutuhan ASN

Instansi Pusat

PINUSTSAANSTI FORMULIR PROFIL INSTANSI

Petunjuk Pengisian Formulir: 6
1.Pengisian formulir diawali dengan mengisi Nama Instansi Pusat
2.Kolom Kebutuhan (ABK) diisi dengan data yang diperoleh dari hasil perhitungan Analisis Beban Kerja
setiap Instansi Pusat.
3.Kolom Jumlah Pegawai diisi sesuai jumlah ketersediaan ASN per 31 Desember tahun sebelumnya.
4.Kolom Jumlah BUP (Batas Usia Pensiun) dan BMHPK (Berakhir Masa Hubungan Perjanjian Kerja) diisi
berdasarkan hasil penjumlahan dari jumlah PNS yang akan memasuki Batas Usia Pensiun dan jumlah PPPK
yang akan memasuki Berakhir Masa Hubungan Perjanjian Kerja per 31 Desember tahun sebelumnya.
5.Setelah semua data terisi, semua data kemudian dijumlahkan menggungakan rumus penjumlahan agar
lebih akurat

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah

FORMULIR REKAP PEGAWAI PINUSTSAANSTI

Petunjuk Pengisian Formulir:
1.Pengisian formulir diawali dengan mengisi Nama Instansi Pusat
2.Kolom Unit Organisasi diisi lengkap dengan nama - nama Unit kerja dan jabatan yang tersedia pada Instansi
sesuai dengan SOTK.
3.Kolom Jumlah PNS Keadaan Per 31 Desember dan Jumlah PPPK keadaan per 31 Desemeber diisi sesuai dengan
jumlah ketersediaan PNS dan PPPK per 31 Desember tahun sebelumnya sesuai dengan jenjang jabatan.
4.Setelah semua kolom terisi, maka semua data dijumlahkan dengan menggunakan rumus agar lebih akurat
Jika data tidak tersedia, maka bisa diisi dengan angka Nol (0) atau dapat dikosongkan

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 7

FORMULIR REKAP PEGAWAI PINUSTSAANSTI

Petunjuk Pengisian Formulir:
1.Kolom Jumlah Kebutuhan ASN diperoleh dari hasil perhitungan Analisis Beban Kerja sama seperti pada formulir
profil Instansi
2.Kolom jumlah BUP dan jumlah BMHPK dihitung per 31 Desember tahun berjalan
3.Setelah semua kolom terisi, maka semua data dijumlahkan dengan menggunakan rumus agar lebih akurat
Formulir ini merupakan bagian akhir dari formulir rekap pegawai dan masih menjadi kesatuan dengan formulir
rekap pegawai di halaman sebelumnya
Jika data tidak tersedia maka bisa diisi dengan angka Nol (0) atau dapat dikosongkan

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 8

FORMULIR REKAP PEGAWAI PINUSTSAANSTI

Pengertian dari Bezetting adalah Jumlah pegawai yang dimiliki saat ini (Ketersediaan pegawai) dan yang 9
dimaksud dengan Kebutuhan adalah Jumlah pegawai yang dibutuhkan sesuai dengan hasil perhitungan Analisis
Beban Kerja.
Petunjuk pengisian formulir:

1.Kolom Nama JFT diisi lengkap dengan Nama Unit Kerja dan Jabatan-jabatan Fungsional Tertentu (JFT) yang
tersedia dan juga kebutuhannya

2.Kolom Bezetting diisi dengan jumlah pegawai yang dimiliki saat ini
3.Kolom Kebutuhan diisi dengan jumlah pegawai yang dibutuhkan sesuai dengan perhitungan ABK

Formulir ini adalah bagian dari formulir rekap pegawai Instansi Pusat
Jika data tidak tersedia bisa diisi dengan angka (0) atau bisa dikosongkan

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah

PINUSTSAANSTI FORMULIR PROYEKSI 5 TAHUN

Formulir ini memuat rincian jabatan yang di proyeksikan. Instansi berwenang untuk menentukan
pendistribusian/pemenuhan kebutuhan pegawai 5 tahun mendatang.
Petunjuk pengisian formulir:

1.Pengisian dimulai dengan mengisi Nama Instansi Pusat, Nama Unit Organisasi dan Nama jabatan
2.Kolom Proyeksi per tahun diisi dengan cara: Bezetting atau persediaan pegawai dibandingkan dengan Kebutuhan

kemudian dikurangi atau ditambahkan dengan PNS yang mencapai BUP dan PPPK yang BMHPK dengan ketentuan
sebagai berikut. a.) Jika perbandingan bezetting dengan kebutuhan hasilnya kelebihan pegawai, kelebihan tersebut
dikurangi PNS yang BUP dan PPPK yang BMHPK. b.) Jika perbandingan bezetting dengan kebutuhan hasilnya kekurangan
pegawai, kekurangan tersebut ditambah PNS yang BUP dan PPPK yang BMHPK.
3.Contoh: Pada formasi Pengelola Barang Milik negara terdapat selisih kekurangan 3 pegawai pada tahun 2023. Maka
Instansi dapat memenuhi kebutuhan tahun tersebut (2023) sekaligus atau dapat memenuhi kebutuhan secara bertahap
yaitu 1 pegawai per tahun (2024, 2025, 2026, 2027). Jika tidak ada bisa ditulis nol (0) atau dikosongkan.
Penambahan pegawai yang masuk menggantikan pegawai yang pensiun dapat dipenuhi pada tahun BUP atau setelah
tahun BUP. Jumlah BUP PNS dan BMHPK PPPK dihitung untuk jangka waktu 5 tahun yang akan datang

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 10

II

Tutorial
Pengisian
Formulir
Pengusulan
Kebutuhan ASN

Instansi Daerah
(Provinsi)

INSTANSI FORMULIR PROFIL INSTANSI

DAERAH (PROV) Petunjuk Pengisian Formulir:
1.Pengisian Formulir diawali dengan mengisi Nama
Instansi, dalam hal ini Nama Provinsi
2.Selanjutnya Profil Wilayah memuat Kondisi Geografis,
jumlah kab/kota hingga jumlah Kecamatan dan
Kelurahan/Desa
3.Profil Penduduk diisi dengan data jumlah penduduk
4.Kolom Kebutuhan (ABK) diisi dengan data yang
diperoleh dari hasil perhitungan Analisis Beban Kerja
setiap Instansi Pusat.
5.Kolom Jumlah Pegawai diisi sesuai jumlah
ketersediaan ASN per 31 Desember tahun
sebelumnya.
6.Kolom Jumlah BUP (Batas Usia Pensiun) dan BMHPK
(Berakhir Masa Hubungan Perjanjian Kerja) diisi
berdasarkan hasil penjumlahan dari jumlah PNS yang
akan memasuki Batas Usia Pensiun dan jumlah PPPK
yang akan memasuki Berakhir Masa Hubungan
Perjanjian Kerja pada tahun berjalan.
7.Setelah setiap kolom terisi, semua baris kemudian
dijumlahkan menggunakan rumus penjumlahan agar
lebih akurat
8.Bagian terakhir yaitu Profil Unit Organisasi Daerah diisi
dengan lengkap Jumlah Asisten, Dinas, Badan dan
OPD lainnya serta Jumlah Sekolah, RSUD, dan
Puskesmas
Semua data yang diisi sesuai dengan informasi yang
tertuang pada rencana strategis Instansi Pemerintah.
Tujuan Profil daerah dilampirkan yaitu untuk
mengetahui potensi dari masing-masing daerah

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 12

FORMULIR REKAP PEGAWAI INSTANSI

DAERAH (PROV)

Petunjuk Pengisian Formulir:
1.Pengisian formulir diawali dengan mengisi Nama Instansi yaitu Nama Provinsi
2.Kolom Unit Organisasi diisi lengkap dengan nama - nama Unit kerja dan jabatan yang tersedia pada Instansi sesuai
dengan SOTK.
3.Kolom Jumlah PNS Keadaan Per 31 Desember dan Jumlah PPPK keadaan per 31 Desemeber diisi sesuai dengan
jumlah ketersediaan PNS dan PPPK per 31 Desember tahun sebelumnya sesuai dengan jenjang jabatan.
4.Setelah semua kolom terisi, maka semua data dijumlahkan dengan menggunakan rumus agar lebih akurat
Jika data tidak tersedia, maka bisa diisi dengan angka Nol (0) atau dapat dikosongkan

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 13

FORMULIR REKAP PEGAWAI INSTANSI

DAERAH (PROV)

Petunjuk Pengisian Formulir:
1.Kolom Jumlah Kebutuhan ASN diperoleh dari hasil perhitungan Analisis Beban Kerja sama seperti pada formulir
profil Instansi
2.Kolom jumlah BUP dan jumlah BMHPK dihitung per 31 Desember tahun berjalan
3.Setelah semua kolom terisi, maka semua data dijumlahkan dengan menggunakan rumus agar lebih akurat
Formulir ini merupakan bagian akhir dari formulir rekap pegawai dan masih menjadi kesatuan dengan formulir
rekap pegawai di halaman sebelumnya
Jika data tidak tersedia maka bisa diisi dengan angka Nol (0) atau dapat dikosongkan

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 14

FORMULIR REKAP PEGAWAI INSTANSI

DAERAH (PROV)

Bezetting adalah Jumlah pegawai yang dimiliki saat ini (Persediaan pegawai) dan Petunjuk Pengisian Formulir
yang dimaksud dengan Kebutuhan adalah Jumlah pegawai yang dibutuhkan sesuai 1.Formulir Pertama diisi dengan
dengan hasil perhitungan Analisis Beban Kerja Jumlah Fasilitas Kesehatan yaitu
Jika data tidak tersedia bisa diisi dengan angka (0) atau bisa dikosongkan RSUD beserta tipe dan Jumlah
Puskesmas beserta jenis-jenis
puskesmas yang merupakan milik
Pemerintah Provinsi
2.Formulir Kedua diisi dengan Data
Jumlah Sekolah (SMA, SMK Negeri
dan setaranya serta SLB Negeri)
milik Pemerintah Provinsi, Jumlah
Siswa dan Rombel ditiap Sekolah,
serta Kebutuhan dan Bezzeting
Guru mata pelajaran yang
disulkan (dicantumkan juga total
kebutuhan dan bezzeting guru).
3.Formulir Ketiga cara pengisiannya
adalah sebagai berikut: Kolom
Nama JFT diisi dengan Jabatan-
jabatan Fungsional Tertentu (JFT).
Kolom Bezetting diisi dengan
jumlah pegawai yang dimiliki saat
ini dan Kolom Kebutuhan diisi
dengan jumlah kebutuhan ASN
yang terbagi dalam kategori
terampil dan ahli sesuai dengan
perhitungan ABK.

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 15

INSTANSI FORMULIR PROYEKSI 5 TAHUN

DAERAH (PROV)

Formulir ini memuat rincian jabatan yang di proyeksikan. Instansi berwenang untuk menentukan pendistribusian/pemenuhan
kebutuhan pegawai 5 tahun mendatang.
Petunjuk pengisian formulir:

1.Pengisian dimulai dengan mengisi Nama Instansi Daerah Provinsi, Nama Unit Organisasi dan Nama jabatan
2.Kolom Proyeksi per tahun diisi dengan cara: Bezetting atau persediaan pegawai dibandingkan dengan Kebutuhan

kemudian dikurangi atau ditambahkan dengan PNS yang mencapai BUP dan PPPK yang BMHPK dengan ketentuan sebagai
berikut. a.) Jika perbandingan bezetting dengan kebutuhan hasilnya kelebihan pegawai, kelebihan tersebut dikurangi PNS
yang BUP dan PPPK yang BMHPK. b.) Jika perbandingan bezetting dengan kebutuhan hasilnya kekurangan pegawai,
kekurangan tersebut ditambah PNS yang BUP dan PPPK yang BMHPK.
3.Contoh: Pada formasi Analis Perencanaan terdapat selisih kekurangan 1 pegawai pada tahun 2023. Maka Instansi dapat
memenuhi kebutuhan tersebut pada tahun 2023 atau dapat memenuhi kebutuhan pada tahun selanjutnya (2024, 2025,
2026, 2027). Jika tidak ada bisa ditulis nol (0) atau dikosongkan.
Penambahan pegawai yang masuk menggantikan pegawai yang pensiun dapat dipenuhi pada tahun BUP atau setelah
tahun BUP. Jumlah BUP PNS dan BMHPK PPPK dihitung untuk jangka waktu 5 tahun yang akan datang

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 16

III

Tutorial
Pengisian
Formulir
Pengusulan
Kebutuhan ASN

Instansi Daerah
(Kab/Kota)

INSTANSI FORMULIR PROFIL INSTANSI

DAERAH (KAB/KOTA) Petunjuk Pengisian Formulir:
1.Pengisian Formulir diawali dengan mengisi Nama
Instansi, dalam hal ini Nama Kab/Kota
2.Selanjutnya Profil Wilayah memuat Kondisi Geografis,
Luas Daratan, Perairan dan Jumlah kelurahan/Desa
3.Profil Penduduk diisi dengan data jumlah penduduk
4.Kolom Kebutuhan (ABK) diisi dengan data yang diperoleh
dari hasil perhitungan Analisis Beban Kerja Instansi
Daerah Kab/Kota.
5.Kolom Jumlah Pegawai diisi sesuai jumlah ketersediaan
ASN per 31 Desember tahun sebelumnya.
6.Kolom Jumlah BUP (Batas Usia Pensiun) dan BMHPK
(Berakhir Masa Hubungan Perjanjian Kerja) diisi
berdasarkan hasil penjumlahan dari jumlah PNS yang
akan memasuki Batas Usia Pensiun dan jumlah PPPK yang
akan Berakhir Masa Hubungan Perjanjian Kerja per 31
Desember tahun sebelumnya.
7.Setelah setiap kolom terisi, semua baris kemudian
dijumlahkan menggunakan rumus penjumlahan agar
lebih akurat
8.Bagian terakhir yaitu Profil Unit Organisasi Daerah diisi
dengan lengkap Jumlah Asisten, Dinas, Badan dan OPD
lainnya serta Jumlah Sekolah, RSUD, dan Puskesmas
Semua data yang diisi sesuai dengan informasi yang
tertuang pada rencana strategis Instansi Pemerintah.
Tujuan Profil daerah dilampirkan yaitu untuk mengetahui
potensi dari masing-masing daerah

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 18

FORMULIR REKAP PEGAWAI INSTANSI

DAERAH (KAB/KOTA)

Petunjuk Pengisian Formulir:
1.Pengisian formulir diawali dengan mengisi Nama Instansi yaitu Nama Kabupaten/Kota
2.Kolom Unit Organisasi diisi lengkap dengan nama - nama Unit kerja dan jabatan yang tersedia pada Instansi
sesuai dengan SOTK.
3.Kolom Jumlah PNS Keadaan Per 31 Desember dan Jumlah PPPK keadaan per 31 Desemeber diisi sesuai dengan
jumlah ketersediaan PNS dan PPPK per 31 Desember tahun sebelumnya sesuai dengan jenjang jabatan.
4.Setelah semua kolom terisi, maka semua data dijumlahkan dengan menggunakan rumus agar lebih akurat
Jika data tidak tersedia, maka bisa diisi dengan angka Nol (0) atau dapat dikosongkan

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 19

FORMULIR REKAP PEGAWAI INSTANSI

DAERAH (KAB/KOTA)

Petunjuk Pengisian Formulir:
1.Kolom Jumlah Kebutuhan ASN diperoleh dari hasil perhitungan Analisis Beban Kerja sama seperti pada formulir
profil Instansi
2.Kolom jumlah BUP dan jumlah BMHPK dihitung per 31 Desember tahun berjalan
3.Setelah semua kolom terisi, maka semua data dijumlahkan dengan menggunakan rumus agar lebih akurat
Formulir ini merupakan bagian akhir dari formulir rekap pegawai dan masih menjadi kesatuan dengan formulir
rekap pegawai di halaman sebelumnya
Jika data tidak tersedia maka bisa diisi dengan angka Nol (0) atau dapat dikosongkan

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 20

FORMULIR REKAP PEGAWAI INSTANSI

DAERAH (KAB/KOTA)

Bezetting adalah Jumlah pegawai yang dimiliki saat ini (Persediaan pegawai) dan Petunjuk Pengisian Formulir
yang dimaksud dengan Kebutuhan adalah Jumlah pegawai yang dibutuhkan sesuai 1.Formulir Pertama diisi dengan
dengan hasil perhitungan Analisis Beban Kerja Jumlah Fasilitas Kesehatan yaitu
Jika data tidak tersedia bisa diisi dengan angka (0) atau bisa dikosongkan RSUD beserta tipe dan Jumlah
Puskesmas beserta jenis-jenis
puskesmas yang merupakan milik
Pemerintah Provinsi
2.Formulir Kedua diisi dengan Data
Jumlah Sekolah (TK, SD Negeri
serta SMP Negeri dan setaranya)
milik Pemerintah Kab/Kota,
Jumlah Siswa dan Rombel ditiap
Sekolah, serta Kebutuhan dan
Bezzeting Guru mata pelajaran
yang disulkan (dicantumkan juga
total kebutuhan dan bezzeting
guru).
3.Formulir Ketiga cara pengisiannya
adalah sebagai berikut: Kolom
Nama JFT diisi dengan Jabatan-
jabatan Fungsional Tertentu (JFT).
Kolom Bezetting diisi dengan
jumlah pegawai yang dimiliki saat
ini dan Kolom Kebutuhan diisi
dengan jumlah kebutuhan ASN
yang terbagi dalam kategori
terampil dan ahli sesuai dengan
perhitungan ABK.

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 21

INSTANSI FORMULIR PROYEKSI 5 TAHUN

DAERAH (KAB/KOTA)

Formulir ini memuat rincian jabatan yang di proyeksikan. Instansi berwenang untuk menentukan
pendistribusian/pemenuhan kebutuhan pegawai 5 tahun mendatang.
Petunjuk pengisian formulir:

1.Pengisian dimulai dengan mengisi Nama Instansi Daerah Provinsi, Nama Unit Organisasi dan Nama jabatan
2.Kolom Proyeksi per tahun diisi dengan cara: Bezetting atau persediaan pegawai dibandingkan dengan Kebutuhan

kemudian dikurangi atau ditambahkan dengan PNS yang mencapai BUP dan PPPK yang BMHPK dengan ketentuan
sebagai berikut. a.) Jika perbandingan bezetting dengan kebutuhan hasilnya kelebihan pegawai, kelebihan tersebut
dikurangi PNS yang BUP dan PPPK yang BMHPK. b.) Jika perbandingan bezetting dengan kebutuhan hasilnya kekurangan
pegawai, kekurangan tersebut ditambah PNS yang BUP dan PPPK yang BMHPK.
3.Contoh: Pada formasi Analis Kebijakan Sub Koordinator Administrasi Pemerintahan terdapat selisih kekurangan 1
pegawai pada tahun 2023. Maka Instansi dapat memenuhi kebutuhan tersebut pada tahun 2023 atau dapat memenuhi
kebutuhan pada tahun selanjutnya (2024, 2025, 2026, 2027). Jika tidak ada bisa ditulis nol (0) atau dikosongkan.
Penambahan pegawai yang masuk menggantikan pegawai yang pensiun dapat dipenuhi pada tahun BUP atau setelah
tahun BUP. Jumlah BUP PNS dan BMHPK PPPK dihitung untuk jangka waktu 5 tahun yang akan datang

Buku Saku Tutorial Pengisian Formulir Pengusulan Kebutuhan ASN Instansi Pemerintah 22

SSIINNOOPPSSIISS

Pengusulan Kebutuhan ASN Formulir Rekap Pegawai membahas

merupakan salah satu tahapan dari secara rinci ketersediaan pegawai,

Penyusunan Kebutuhan ASN. kebutuhan Instansi dan unit kerja

Penyusunan Kebutuhan ASN hingga jenjang jabatan yang

dilakukan untuk mengetahui berdasarkan SOTK. Sedangkan

bezzeting atau ketersediaan pegawai Proyeksi 5 Tahun untuk

dan kebutuhan pegawai seluruh memproyeksikan keberadaan dan

Instansi Pemerintah baik Pusat, kebutuhan pegawai dalam suatu

Provinsi dan Kabupaten/Kota. Instansi selama lima tahun kedepan

Penyusunan Kebutuhan ASN dengan melihat kebutuhan sesuai

berlandaskan dasar-dasar hukum ABK, PNS yang akan memasuki Batas

yang berkaitan dengan penyusunan Usia Pensiun (BUP) dan PPPK yang

kebutuhan ASN. Pengisian Formulir akan Berakhir Masa Hubungan

Profil Instansi, Rekap Pegawai dan Perjanjian Kerja (BMHPK). Dengan

Proyeksi 5 Tahun adalah bagian dari mengisi formulir-formulir ini,

Proses Pengusulan Kebutuhan ASN. diharapkan Instansi Pemerintah dapat

Formulir Profil Instansi berfungsi untuk menghitung dengan akurat berapa

mengetahui keadaan Instansi dan kebutuhan ASN Instansi dan yang

potensi daerah. akan dilakukan pengusulan.

Buku saku ini membahas petunjuk

Contact Us pengisian Formulir Profil Instansi,
021 80882815
Rekap Pegawai dan Proyeksi 5 Tahun
@bkngoid
untuk membantu Instansi-instansi
www.bkn.go.id
pemerintah dalam mengisi formulir
#ASNPelayanPublik
Jl. Mayor Jendral Sutoyo, Kramat jati, pengusulan kebutuhan ASN sehingga
Jakarta Timur, Daerah Khusus Ibukota
Jakarta setiap tahapan Penyusunan

Kebutuhan ASN dapat dipenuhi

dengan baik dan benar.