NOTA BAB 4 TING 4

Bab 4: Bahagian-Bahagian
Fungsian Utama Dalam
Organisasi Perniagaan

4.1 Bahagian-bahagian Fungsian Utama Dalam Organisasi Perniagaan

Definisi Bahagian Fungsian: sebahagian atau rantaian dalam
sesebuah organisasi yang mempunyai tanggungjawab dan
fungsi secara khusus atau spesifik.

Bahagian- Bahagian Fungsian:

1. Pentadbiran
2. Pengurusan Sumber Manusia
3. Kewangan
4. Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)
5. Penyelidikan dan Pembangunan (R&D)
6. Pembelian
7. Pengeluaran
8. Pemasaran
9. Pengagihan
10. Perkhidmatan Pelanggan
11. Jualan

4.1.1 Struktur Organisasi

Definisi: Susunan dan hubungan antara setiap
bahagian fungsian yang terdapat dalam
sesebuah organisasi perniagaan untuk
mencapai visi, misi dan objektif (VMO)
perniagaan yang telah ditetapkan.

Tujuan: supaya setiap anggota dalam bahagian
fungsian itu mengetahui dengan jelas
tanggungjawab, kedudukan dan spesifikasi
tugas.

4.1.1 Struktur Organisasi

- Wujudnya carta organisasi menunjukkan struktur
organisasi wujud

- Carta organisasi: merujuk kepada struktur organisasi
yang dipamerkan dalam bentuk hierarki.

- Contoh: Ketua
eksekutif

Pengurus Pengurus Pengurus
pemasaran pengeluaran kewangan

Penyelia Penyelia Penyelia
jualan kilang akaun

4.1.1 Struktur Organisasi

- Aspek penting dalam carta organisasi:
 Pembahagian kerja
- Merupakan pengagihan tugas (tahap jawatan yang

dipegang) dan tanggungjawab yang perlu dilakukan
dalam perniagaan.
 Hubungan Antara Ketua dengan Pekerja
- Merupakan kuasa mengarah kepada pekerja di
bawahnya.
 Jenis Tugas
- Berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab yang
diberikan oleh ketua.
 Hierarki Pengurusan
- Mempunyai tiga peringkat: pengurusan atasan,
pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.

4.2 Tujuan Setiap Bahagian Fungsian

Tujuan-tujuan Bahagian Fungsian:
• Penumpuan pada bidang tugas yang diberikan

sahaja. ( Pengkhususan tugasan atau kerja)
• Dapat meningkatkan kemahiran kerana

melakukan kerja yang sama dalam satu jabatan.
• Mudah melatih pekerja baharu kerana bidang

pengkhususan yang sama.
• Dapat mengurangkan kos dan masalah

pengurusan kerana wujudnya sistem perkongsian
sumber.

4.2.1 Bahagian Fungsian Pentadbiran

Definisi pentadbiran:
pelaksanaan sesuatu tugas yang telah ditetapkan ke arah
mencapai sesuatu visi, misi dan objektif dalam perniagaan.

Tujuan:
- Untuk menjalankan proses sokongan supaya semua aktiviti
dalam perniagaan berjalan dengan lancar.

Peranan:
 menjalankan urusan dalaman organisasi perniagaan seperti

mengurus, menyimpan dan menerima rekod.
 menyediakan dokumen syarikat
 menguruskan program seperti mesyuarat.

4.2.2 Bahagian Fungsian Pengurusan

Sumber Manusia

Definisi pengurusan sumber manusia:
Melibatkan aktiviti perancangan sumber manusia,
pengrekrutan dan pemilihan (temu duga), penilaian prestasi
dan kebajikan pekerja dalam organisasi.

Tujuan – tujuan:
• untuk membantu perniagaan supaya berjalan lancar serta
mempunyai staf yang berpengalaman.
• memastikan organisasi mempunyai keperluan sumber
manusia yang mencukupi mengikut bidang kepakaran yang
diperlukan dalam organisasi.
• membangunkan sumber manusia
• memastikan tenaga kerja kekal dalam organisasi.

Peranan Bahagian Fungsian

Pengurusan Sumber Manusia

1. Perancangan 2. Latihan dan
Sumber Manusia pembangunan

Proses pengambilan Pelaksanaan program induksi dan program
pekerja atau staf latihan kemahiran untuk pekerja baharu dan

Kenaikan Pangkat pekerja sedia ada

Membentuk polisi berkaitan Pembangunan pekerja melibatkan proses
dengan pembangunan meningkatkan keupayaan pekerja untuk
kerjaya pekerja menerima tanggungjawab dan tugas baharu

Membentuk sistem tindakan
yang berkaitan dengan
disiplin

Peranan Bahagian Fungsian
Pengurusan Sumber Manusia

3. Perkhidmatan 4. Perhubungan
Pekerja dan Kebajikan Industri

Menyediakan kemudahan Pekerja melalui kesatuan sekerja menyuarakan
untuk pekerja semasa ketidakpuasan mereka terhadap kemudahan
bertugas.
yang disediakan oleh pihak majikan.

Membantu menyelesaikan sebarang pertikaian
semasa proses perundingan sedang dijalankan.

4.2.3 Bahagian Fungsian Kewangan

Definisi Pengurusan Kewangan:

- Merujuk pada aktiviti untuk merancang, menyusun, mengarah dan
mengawal segala aspek pembiayaan dan perbelanjaan dalam
perniagaan.

1. Akauntan 2. Pegawai Kewangan

Menyediakan laporan prestasi kewangan Memeriksa bajet jabatan dan pendapat
untuk melihat untung rugi syarikat dan juga cukai
untuk tujuan percukaian.

3. Pegawai Kredit 4. Staf Kewangan

Membantu akauntan dalam menyelia rekod- Membantu menyediakan penyata

rekod kewangan dan mengurus semua kewangan.

bentuk hutang.

4.2.3 Bahagian Fungsian Kewangan

Tujuan Bahagian Pengurusan Kewangan :
 Memastikan sumber kewangan yang terhad

diagihkan dan dibelanjakan dalam aktiviti
perniagaan.
 Memastikan hasil kewangan yang diperoleh
bukan hanya dapat menampung segala
perbelanjaan malah dapat memperoleh
keuntungan.
 Memastikan sumber kewangan sentiasa
berada dalam keadaan yang mencukupi.

4.2.3 Bahagian Fungsian Kewangan

Peranan Pengurusan Kewangan:

Peranan Pengurusan
Kewangan

Membuat Mengagihkan sumber Mengawal kewangan
Perancangan kewangan mengikut setiap bahagian

Kewangan peruntukan yang
ditetapkan

4.2.4 Bahagian Fungsian Teknologi
Maklumat Dan Komunikasi (ICT)

- Merangkumi penggunaan teknologi komputer
seperti teknologi perisian untuk mengubah,
memindahkan, memproses, menyimpan dan
melindungi semua maklumat yang diperlukan
dalam sesebuah organisasi perniagaan secara
selamat, mudah cepat dan tepat.

Tujuan Bahagian Fungsian Teknologi Maklumat
Dan Komunikasi (ICT)

Operasi
organisasi lebih

efektif dan
efisien

Memudahkan Tujuan Menyimpan
komunikasi maklumat
dalaman dan data
perniagaan
(Intranet) dan
Luaran

(Internet)

Mempercepat
urus niaga

Peranan Bahagian Fungsian ICT

 Bertanggungjawab terhadap keselamatan
sistem.

Memastikan hanya pengguna yang dibenarkan
sahaja boleh mengakses maklumat.

Memastikan adanya sistem simpanan yang
penuh untuk menyimpan semula data kritikal
dalam keadaan kecemasan.

Peranan Bahagian Fungsian ICT

Membantu dan menolong pekerja
menyelesaikan masalah berkaitan dengan
penggunaan perisian baharu.

Mengesyorkan sistem atau perisian terkini
mengikut perkembangan teknologi dan
keperluan perniagaan.

Membantu pengguna yang berhadapan
dengan masalah komputer.

4.2.5 Bahagian Fungsian Penyelidikan dan
Pembangunan

- Melibatkan pembangunan produk baharu dan
penambahbaikan produk yang sedia ada.

Tujuan:
 Meningkatkan tahap pengeluaran dan

pemasaran produk.
 Menghasilkan produk yang berkualiti dengan

kos efektif.

4.2.5 Bahagian Fungsian Penyelidikan dan
Pembangunan

Peranan:
 Merancang aktiviti pembangunan produk

baharu dan penambahbaikan produk yang
sedia ada.
 Merancang bagi menghasilkan produk yang
dapat memenuhi keperluan dan kehendak
pelanggan.

4.2.6 Bahagian Fungsian Pembelian

Pembelian: aktiviti yang dilakukan oleh dua
pihak, iaitu penjual dan pembeli bagi tujuan
menukarkan barang dan perkhidmatan
dengan menggunakan alat transaksi yang sah.

Tujuan:
 Mengawal pembelian kuantiti bahan mentah.
 Meningkatkan keuntungan.

4.2.6 Bahagian Fungsian Pembelian

Peranan:
 Menentukan kuantiti dan spesifikasi barang

yang dibeli adalah tepat.
 Menentukan pemilihan pembekal yang

bersesuaian dan cekap.
 Memastikan barang diterima tepat pada

masa dan lokasi yang telah ditentukan.

Proses Pembelian

Menerima tempahan

Mencari pembekal yang sesuai

Menerima sebut harga daripada
pembekal-pembekal

Menilai pembekal-pembekal

Membuat pesanan pembelian

Penerimaan barang daripada
pembekal

4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran

Definisi pengeluaran: proses menghasilkan
barang melalui proses transformasi yang
menukarkan input kepada output bagi
memenuhi keperluan kehendak pengguna.

Tujuan:

1. Memastikan setiap aktiviti pengeluaran yang
dijalankan dapat mengurangkan kos.

2. Memastikan setiap aktiviti pengeluaran yang
dijalankan dapat memaksimumkan
keuntungan.

4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran

Peranan:
 Menghasilkan barang dan perkhidmatan.
 Memenuhi keperluan dan kehendak.
 Menukarkan input kepada output.
 Bertanggungjawab kepada kawalan awalan,

kawalan semasa dan kawalan selepas.

4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran

a. Kawalan Awal
- Dilakukan untuk memastikan semua bahan

atau input berada dalam keadaan baik dan
berkualiti sebelum proses transformasi
dimulakan.
b. Kawalan Semasa
- Terdiri daripada kawalan pengeluaran,
kawalan utiliti mesin dan kawalan staf.

4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran

 Kawalan Pengeluaran
- Berperanan untuk memastikan proses pengeluaran

berjalan lancar.
- Membantu mengatasi masalah yang timbul dalam

pengeluaran dengan segera.
 Kawalan Utiliti Mesin
- Memastikan peralatan dan mesin dalam keadaan yang

baik.
- Mengawal penggunaan mesin.
- Membaiki mesin dengan segera jika berlaku kerosakan.
- Menyelia mesin secara konsisten dan berkala.

4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran

 Kawalan Staf

- Memastikan semua staf bekerja secara efektif,
efisien dan fokus kepada sasaran pengeluaran.

- Memastikan jumlah tenaga buruh mencukupi.

C. Kawalan Selepas

- Merupakan pemeriksaan kualiti terakhir bagi
memastikan produk yang dihasilkan berada pada
standard yang betul.

- Membuat pemeriksaan produk sama ada secara
manual atau automatik.

- Membuta pemeriksaan kualiti.



4.2.8 Bahagian Fungsian Pemasaran

Pemasaran: suatu aktiviti mencipta nilai barang,
penentuan harga, promosi dan pengedaran produk
bagi menggalakkan berlaku pertukaran yang dapat
memenuhi keperluan pengguna dan mencapai
objektif organisasi.

Tujuan:
 Melakukan pertukaran antara dua pihak, iaitu

pembeli dan penjual.
 Memastikan barang dan perkhidmatan yang

dikeluarkan sampai kepada pengguna dengan cepat.
 Mencipta permintaan bagi sesuatu barang dan

perkhidmatan.
 Mampu meningkatkan keuntungan kepada peniaga.

Strategi Pemasaran

1. Sasaran pasaran
- Merupakan kumpulan pengguna sedia ada atau

bakal pengguna yang berpotensi untuk membeli
produk yang dikeluarkan oleh organisasi
perniagaan.
2. Campuran Pemasaran
- Merupakan rangkuman beberapa strategi utama
yang direka bentuk dan diuruskan oleh pemasar
bagi tujuan menghasilkan proses pertukaran
nilai yang dapat memaksimumkan kepuasan
pelanggan.

Campuran Pemasaran

Produk: keputusan mengenai
pembangunan produk baharu,

pembungkusan dll

Promosi: aktiviti memberitahu Campuran Harga: penentuan nilai
pelanggan mengenai produk Pemasaran produk serta strategi
melalui promosi, jualan atau
harga
publisiti

Pengedaran atau Pengagihan: aktiviti bg
memastikan produk sampai kpd
pengguna

4.2.8 Bahagian Fungsian Pemasaran

Peranan :

I. Mengemaskinikan dan mempromosikan barang dan
perkhidmatan yang ditawarkan dalam pasaran.

II. Menghasilkan dan mengedarkan bahan publisiti
seperti katalog.

III. Mendapatkan dan mengemaskinikan profil pelanggan
yang sedia ada untuk membuat sasaran pasaran.

IV. Mempromosikan barang dan perkhidmatan melalui
pelbagai cara pengiklanan dan kaedah promosi.

V. Menjalankan penyeliaan pasaran untuk mendapatkan
maklum balas berkenaan dengan produk atau
perkhidmatan yang telah berada dalam pasaran atau
produk yang berpotensi untuk dipasarkan.

4.2.9 Bahagian Fungsian Pengagihan

Pengagihan: Barang atau perkhidmatan yang diagihkan
oleh perniagaan dapat diterima oleh pengguna
mengikut tempat dan masa yang tepat serta berada
dalam keadaan baik.

Tujuan:
 Memastikan setiap barang yang dikeluarkan dapat

diterima oleh pengguna mengikut tempat dan masa
yang betul.
 Memastikan pemilihan setiap saluran agihan perlu
bersesuaian dengan jenis barang yang hendak
dipasarkan.
 Memastikan pengangkutan yang digunakan
bersesuaian dengan barang yang hendak diagihkan
agar tidak berlaku pembaziran masa dan kos.

4.2.9 Bahagian Fungsian Pengagihan

Peranan:
 Memastikan barang disimpan dengan baik dan

dilabelkan sebelum dihantar pada waktu yang
tepat.
 Memeriksa semua barang yang ditempah dan
bertindak jika terdapat perbezaan atau kesilapan.
 Melibatkan aktiviti pengumpulan, pengangkutan
dan pengedaran barang.
 Melengkapkan dokumen penghantaran,
menyediakan jadual pergerakan kenderaan dan
menyelesaikan proses pengagihan.

4 Jenis Saluran Agihan

Saluran 1: Pengeluar Pengguna Saluran 2: Pengeluar Peruncit
Pengguna

Barang dan perkhidmatan yang Barang dan perkhidmatan yang
menggunakan saluran ini: menggunakan saluran ini:
a. Barang tidak tahan lama a. Barang kosmetik
b. Barang bernilai tinggi b. Tayar
c. Barang tempahan khas c. Alat elektrik
d. Perkhidmatan profesional d. Pakaian

Saluran 3: Pengeluar Pemborong Saluran 4: Pengeluar ejen peruncit
Peruncit Pengguna Pengguna

Barang dan perkhidmatan yang Barang dan perkhidmatan yang
menggunakan saluran ini: menggunakan saluran ini:
a. Gula a. Pakaian yang berjenama
b. Beras b. Buku
c. Barang Dapur c. Majalah

4.2.10 Bahagian Fungsian Jualan

Jualan: suatu transaksi yang memberikan nilai tambah
dalam memenuhi keperluan pelanggan dan memberi
manfaat bersama kepada penjual dan pembeli.

Tujuan:
 Memastikan jumlah sasaran jualan yang telah

ditetapkan dalam objektif perniagaan tersebut
tercapai.
 Perlu mengetahui dan memahami undang-undang
yang melindungi pengguna dan memahami jenis
perniagaan yang dibenarkan dan tidak dibenarkan.
 Staf yang berkemahiran dan berkebolehan akan
bertanggungjawab untuk menjawab pelbagai soalan
daripada pengguna serta mempengaruhi pengguna
untuk membeli.

4.2.10 Bahagian Fungsian Jualan

Peranan:
 Untuk menjawab pertanyaan pelanggan berkaitan

dengan barang yang dijual.
 Membuat jualan secara bersemuka atau secara talian.
 Menyediakan sebut harga atau jangkaan harga barang

yang dikehendaki oleh pengguna.
 Melakukan rundingan dengan pengguna berkaitan

dengan diskaun dan terma jual beli.
 Memberi nasihat teknikal kepada pengguna.
 Merancang dan mengurus masa yang bersesuaian

untuk membuat promosi jualan.
 Menyemak dan mengemas kini rekod pengguna supaya

mudah untuk menghubungi pengguna.

4.2.11 Bahagian Khidmat Pelanggan

Khidmat Pelanggan: Keupayaan dan kebolehan
organisasi perniagaan dalam menyampaikan
produk untuk memenuhi keperluan dan
kehendak pelanggan melebihi daripada tahap
yang mereka harapkan dan perkhidmatan
diberikan secara berterusan dan konsisten.

Tujuan:
 Memastikan pelanggan akan mendapat

perkhidmatan yang baik.

4.2.11 Bahagian Khidmat Pelanggan

Peranan:
Menjawab pertanyaan pelanggan berkenaan

dengan barang dan perkhidmatan.
 Menyediakan pakar bagi memberikan

maklumat mengikut kehendak pelanggan.

4.3 Pembangunan Produk Dan
Pasaran Baharu

Pembangunan produk: Suatu aktiviti dan
strategi pertumbuhan kepada perniagaan
yang sedang dijalankan yang bertujuan untuk
memperkenalkan produk baharu kepada
pasaran sedia ada.

4.3.1 Langkah-langkah Pembangunan
Produk Baharu

1. Penjanaan Idea : proses memenuhi keperluan pasaran
dengan mencari idea baharu

2. Penyaringan Idea: proses mengkaji idea-idea baharu
untuk mencari yg terbaik

3. Pembangunan Produk Dan Pengujian Konsep:
iaitu pembangunan produk yg berpotensi

4. Pembangunan Strategi Pemasaran:
menerangkan sasaran pasaran, strategi
harga,produk, promosi dan pengagihan

4.3.1 Langkah-langkah Pembangunan
Produk Baharu

5. Analisis Perniagaan: kajian semula jualan,
kos dan unjuran keuntungan

6. Pembangunan Produk: proses mereka
bentuk produk, idea, produk prototaip

7. Uji Pemasaran: ujian mengenalpasti
penerimaan pengguna pd produk yg
dibangunkan

8. Komersialisasi: proses buat keputusan
where(tempat), when(bila), to whom(kepada
siapa), how (cara) promosi dilakukan

4.3.2 Pasaran Baru

Penting untuk mengelakkan perniagaan terlibat dalam pasaran tepu
(kekurangan pelanggan), pasaran baharu boleh diteroka dalam 2 bentuk:

Pasaran Domestik Pasaran Antarabangsa

-Mencari pasaran ke kawasan -Dapat dibentuk melalui

yang belum diterokai. kerjasama erat yang dijalinkan

- Boleh menyertai ekspo atau dengan semua pihak termasuk

pameran perniagaan yang pihak kerajaan dan organisasi

dilakukan di sesuatu kawasan. perniagaan.

- Boleh dibuat melalui aktiviti

promosi yang agresif atau

menyertai rundingan yang aktif

melalui hubungan dua hala,

usaha sama dan pameran ke luar

negara.

4.4 Penggunaan Teknologi Maklumat

Definisi Penggunaan Teknologi maklumat dan
Komunikasi (ICT) – salah satu proses
pengaliran, penyebaran, pemprosesan dan
penyimpanan maklumat menggunakan
perantaraan teknologi.

4.4 Penggunaan Teknologi Maklumat

Tujuan-tujuan:
a. Membantu memudahkan sistem operasi
b. Memperoleh maklumat dengan mudah dan cepat
c. Memperluas skop perniagaan
d. Memudahkan aktiviti kewangan dan perakaunan
e. Menjadi operasi perniagaan lebih efektif dan efisien
f. Meluaskan pasaran perniagaan
g. Mewujudkan hubungan dan jaringan yang lebih luas
h. Mempercepatkan sistem pengeluaran dan

pengedaran

4.4 Aplikasi Teknologi Maklumat Dalam Perniagaan

Aplikasi-aplikasi Huraian
e - pemasaran
Satu kaedah yang digunakan oleh perniagaan memasarkan produk
keluaran secara dalam talian (online).

e - dagang Suatu sistem urusan perniagaan berkaitan dengan tempahan,
pembelian dan pembayaran dilakukan secara dalam talian (online).

e - government Pihak kerajaan menggunakan secara dalam talian (Online) untuk
sebarang urusan perniagaan yang melibatkan pihak kerajaan seperti
kementerian dan jabatan kerajaan.

e- banking Satu sistem urusan perniagaan yang melibatkan perbankan dengan
menggunakan urusan dalam talian (Online) dengan pihak bank.

Penggunaan laman Manfaat yang diperoleh dengan menggunakan kemudahan laman

sosial sosial: Mengiklankan barang atau perkhidmatan, meluaskan rangkaian

rakan perniagaan, mencari pelanggan baharu dan mengekalkan

pelanggan sedia ada

Penggunaan e-mel Menggunakan mel elektronik untuk berurusan dengan perniagaan-
perniagaan lain dan pelanggan dalam pasaran.

4.5 Hubungan Dan Interaksi Antara

Bahagian Fungsian Lain

a. Tujuan Interaksi Dengan Organisasi Luar

- Mewujudkan komunikasi antara perniagaan
dengan organisasi luar seperti pihak pembekal,
pembiaya, pelabur, agensi kerajaan dan
pelanggan.

b. Kepentingan Interaksi Dengan Organisasi Luar
 Mewujudkan jaringan perniagaan
 Mengukuhkan hubungan baik sedia ada
 Menjalin kerjasama strategik
 Menambahkan sumber perniagaan

Hubungan Dan Interaksi Dengan
Organisasi Luar

Organisasi Hubungan dan Interaksi
Luar

Pembekal -Membuat tempahan atau membuat
pembelian

Pelanggan -Menjalankan urus niaga dengan menjual atau
perkhidmatan kepada pelanggan

Bank -Mendapat bantuan pembiayaan kewangan

Agensi -Mendapat sesuatu kelulusan projek/kontrak

Kerajaan

4.5.2 Aliran Maklumat

4.5.2 Aliran Maklumat