ADMINISTRASI USAHA 2

ADMINISTRASI USAHA

Administrasi berasal dari bahasa belanda, yaitu ad dan ministratie yang artinya
melakukakn kegiatan pengarsipan, pencatatan, surat-menyurat, pembukuan, dan
sebagainya. Pengertian administrasi secara lebih luas berasal dari bahasa Inggris,
yaitu administration yang pengertiannya dinyatakan oleh para ahli administrasi.

Menurut Leonard D. White “ Administrasi adalah suatu proses yang umumnya
terdapat pada semua usaha kelompok Negara, swasta, sipil atau militer, serta
berbagai bentuk perkumpulan”.

Prinsip dalam administrasi usaha itu timbul karena tiga factor, yaitu:
1. Adanya sekelompok manusia yang terikat di dalam dunia usaha
2. Adanya tujuan yang diharapkan di dalam dunia usaha
3. Adanya kerjasama usaha dengan semua pihak

Tujuan tertib administrasi, yaitu:
1. Memudahkan pengembangan usaha
2. Memaksimalkan mutu layanan sehingga konsumen puas
3. Kinerja pegawai bisa diukur dengan bijak
4. Quality service

Pengaturan dan pelaksanaan administrasi usaha

Komponen Fokus Data
1. Pencatatan 1. Transaksi usaha
2. Dokumentasi 2. Pemasaran
3. Pengarsipan 3. Inventaris barang
4. Personalia dan SDM
5. Monitoring dan evaluasi

MACAM-MACAM ADMINISTRASI USAHA JASA WISATA

A. ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KERJA SAMA ANTAR PEMASOK
PRODUK WISATA

Tugas persuratan, antara lain:
 Membuat perjanjian kerja sama antar biro perjalanan wisata, hotel,

restoran, objek wisata, pemandu wisata, dan perusahaan otobis
 Mencatat semua surat masuk dan surat keluar
 Mencatat dan mendata surat tugas luar
 Membuat kelengkapan administrasi bagi karyawan dalam kegiatan tour

1. Penggolongan Surat
a. Berdasarkan sifat penggunaan
1) Surat dinas adalah surat yang bersifat resmi dari instansi tertentu
2) Surat resmi adalah surat yang berasal dari instansi tertentu ke
instansi lain yang berisi undangan, tugas kerja, dan lain-lain
3) Surat social adalah surat yang berisi kepekaan social
4) Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah keluarga, seperti
masalah keuangan keluarga, masalah perasaan, dan sebagainya
5) Surat niaga adalah surat resmi dari suatu instansi yang berisi
penawaran produk atau jasa, tawar-menawar, perjannian jual
beli.
b. Berdasarkan wujudnya
1) Memo dan nota adalah surat dalam suatu organisasi dan dipakai
secara intern dalam organisasi tersebut. Memo ini biasanya berisi
rekomendasi dari pimpinan untuk petunjuk antar pejabat dalam
instansi itu sendiri.

2) Surat bersampul adalah surat yang tertulis secara terpisah antara
kertas dengan sampul. Surat ini ditulis dalam kertas lalu
dimasukkan ke sampul.

3) Kartu pos adalah kertas tebal yang dikeluarkan dari PT Pos dan
Giro, berita yang ditulis bersifat terbuka dan terbatas.

4) Warkat pos adalah kertas keluaran dati PT Pos dan giro, tetapi
sifatnya tertutup dan berita yang ditulis bisa lebih panjang dari
kartu pos.

5) Memorandum dan data nota memorandum adalah surat
rekomendasi dari pimpinan yang digunakan secara intern dalam
perusahaan itu sendiri

c. Berdasarkan sifat isinya
1) Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dipahami oleh
orang lain secara terbatas
2) Surat pribadi adalah surat perwakilan pribadi, misalnya surat
perkenalan
3) Surat resmi adalah surat berisi materi berkaitan hukum, misalnya
MOU atau surat perjanjian
4) Surat internal bisnis adalah surat yang beredar di internal
perusahaan, biasanya berisi pemberitahuan, surat edaran, nota,
atau surat tugas
5) Surat social bisnis adlah surat yang berisi ucapan yang bersifat
kemanusiaan, seperti ucapan selamat, sukacita, atau duka cita
6) Surat niaga adalah surat yang diterbitkan suatu perusahaan,
misalnya surat penawaran, surat konfirmasi pemesanan, surat
pembayaran, dan lain-lain

d. Berdasarkan proses penyelesaiannya
1) Surat biasa adalah surat yang berisi pesan dari satu perusahaan ke
perusahaan yang lainnya dan tidak perlu ditindak lanjuti segera,

contohnya: surat ucapan hari raya, surat ucapan selamat ulang
tahun
2) Surat segera adalah surat yang membutuhkan kecepatan dalam
mengirimnya, contohnya: surat pemesanan, surat pengumuman
3) Surat sangat segera atau surat kilat adalah surat yang mebutuhkan
kecepatan waktu untuk sampai pada tujuan surat, contohnya:
surat panggilan kerja, surat perintah, dan sebagainya
2. Surat Menyurat dalam Kegiatan Bisnis
a. Surat perkenalan
Adalah surat bisnis yang berasal dari penjual kepada calon pelanggan
yang berisi informasi tentang suatu produk dengan tujuan agar calon
pelanggan tertarik untuk bergabung atau membeli produk yang
ditawarkan. Surat ini biasanya berisi profil perusahaan yang terdiri
atas:
1) Nama perusahaan
2) Bidang usaha
3) Kemampuan yang ada, infrastruktur yang dimiliki termasuk SDM
tenaga ahli
4) Proyek yang berhasil diselesaikan
5) Harapan untuk bergabung bagi alon pelanggan
b. Surat penawaran
Surat ini merupakan surat penawaran produk maupun jasa dari
penjual ke pembeli. Surat penawaran biasanya berupa surat
penawaran karena adanya permintaan pelanggan atau bisa juuga
berdasarkan inisiatif perusahaan. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menyusun surat penawaran adalah:
1) Bahasa persuasive
2) Isi surat sesuai kondisi perusahaan (produk dan jasa diungkap
secara jujur)

3) Isi surat imajinatif agar pembaca penasaran
4) Keterangan dalam surat lengkap dan ditambah gambar-gambar

yang “marketable”
c. Surat permintaan penawaran

Surat dengan jenis ini lebih familiar disebut dengan catalog, brosur,
leaflet, buklet, atau daftar harga. Surat ini biasanya berisi:
Nama dan tipe barang
1) Spesifikasi
2) Harga tiap item
3) Cara membayar
4) Kemudahan dan fasilitas
5) Cara pengantaran barang
6) Diskon bagi pelanggan
d. Surat pesanan
Surat ini merupakan surat yang dibuat sesuai keputusan pembeli yang
ditujukan kepada penjual agar segera mengirim barang atau jasa
tertentu. Isi dalam surat pemesanan biasanya berupa:
1) Nama barang
2) Tipe dan jenis barang/jasa pesanan
3) Jumlah yang dipesan
4) Cara pembayaran barang/jasa pesanan
5) Proses pengiriman barang (jika produk jasa maka ‘tour condition’)
6) Lama/durasi
e. Surat pengantar barang
Surat ini berisi informasi pengiriman barang pesanan kepada pembeli
sebagi bukti pembeli dilayani dengan baik, sebagai media monitoring
dan sebagai media penagih untuk pembeli.

f. Surat klaim
Surat ini merupakan surat yang dibuat oleh pembeli sebagai reaksi
keluhan atas barang atau jasa yang tidak sesuai dengan kesepakatan
awal. Jika mengalami hal ini, ada hal-hal yang harus diperhatikan:
1) Alasan dan bukti yang kuat dan sesuai
2) Dilihat dalam histori ekspedisi maupun rincian transaksi
3) Bersikap sopan dan adil
4) Berikan solusi yang terbaik atas kasus yang dialami pembeli
Beberapa penyebab terjadinya klaim, antara lain:
1) Pengiriman barang telat
2) Barang kualitas rendah dan tidak sesuai dengan yang dipesan
maupun tidak sesuai dalam catalog
3) Barang mengalami kerusakan
4) Merek yang dikirim berbeda dengan yang dipesan
5) Jumlahnya tidak sesuai

g. Surat tagihan
Surat ini merupakan surat yang dikirim dari penjual barang atau jasa
kepada pembeli jika belum membayar atas barang atau jasa telah
dikirim maupun sudah dilaksanakan (jasa)

B. PENCATATAN TRANSAKSI BARANG/JASA
1. Bukti transaksi intern
Bukti ini digunakan oleh pihak intern perusahaan, yakni bukti kas masuk
dan kas keluar. Kas masuk yang berupa transaksi tunai, bisa dari transaksi
jual beli maupun bukti pembayaran tagihan atas barang dan jasa yang
telah diberikan kepada pembeli. Bukti kas keluar yaitu biaya gaji
karyawan, dan lain-lain.
2. Bukti transaksi ekstern

Bukti transaksi ekstern adalah bukti transaksi yang berhubungan dengan
industry luar. Berikut contoh bukti transaksi ekstern.
a. Kuitansi merupakan bukti penerimaan transaksi berupa uang dengan

bukti tanda tangan penerima uang tersebut. Lembar kuitansi terdiri dari
dua bagian, satu bagian untuk pembeli/pelanggan dan lembar yang
lainnya untuk arsip perusahaan.
b. Faktur merupakan bukti transaksi secara kredit yang dibuat perusahaan
kepada pembeli. Bagi penjual disebut faktur penjualan, sedangkan bagi
pembeli disebut faktur pembelian. Semua faktur dibuat beberapa
lembar, yaitu. untuk perusahaan, untuk pembeli, dan untuk arsip
accounting.
c. Nota merupakan bukti transaksi dari penjual ke pembeli yang dibuat
rangkap untuk arsip
d. Cek merupakan bukti transaksi yang dibuat oleh pihak yang memiliki
sejumlah uang di bank

C. PEMESANAN DAN PENGIRIMAN PRODUK BARANG/JASA
Bisnis perjalanan wisata merupakan bisnis yang menyediakan berbagai hal
yang berhubungan dengan jasa wisata, yang terdiri atas:
1. Sewa bus (besar, medium)
2. Reservasi hotel berbintang
3. Reservasi tiket pesawat
4. Reservasi restoran
5. Penjualan tiket pementasan
6. Invoice

D. PEMASARAN PRODUK/JASA
Terdapat target dalam pemasaran sehingga dari sana kita bisa menghitung
bonus. Berikut ini hal-hal yang harus diperhatikan dalam administrasi
pemasaran:
1. Personal selling
2. Pameran
3. Target pasar
4. Trend pasar
5. Strategi pemasaran

E. KEPEGAWAIAN
Meliputi:
1. Pemetaan kualitas SDM
2. Pengembangan SDM
3. Daftar hadir karyawan