ผลงานทางวิชาการ เรื่อง งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

คำนำ รายงานฉบับนี้ เป็นเอกสารทางวิชาการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรมหลักสูตร เจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่ 157 ระหว่างวันที่ 14 กันยายน 2566 ถึงวันที่ 29 กันยายน 2566 ณ สถาบัน พัฒนาบุคลากรท้องถิ่น กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น กระทรวงมหาดไทย โดยคณะผู้จัดทำได้นำเสนอใน เรื่อง งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบันปริมาณเอกสารของส่วนราชการต่าง ๆ มีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างมาก ทำให้เกิดปัญหาต่อการบริหารงานเกิดความล่าช้าอีกทั้งแนวทางในการปฏิบัติงานด้านเอกสารยังไม่เป็น มาตรฐาน และถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ พ.ศ. 2548 งานสารบรรณในหลายหน่วยงานได้ตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารงานด้านเอกสารมาโดยตลอด จึงได้มีการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-office) มาใช้ในงานสารบรรณของหน่วยงานต่าง ๆ แทนการ จัดทำหนังสือราชการด้วยกระดาษ จึงได้จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยได้มีการรวบรวมข้อมูลและสรุป ขั้นตอนการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่ทำงานสารบรรณและ ผู้เกี่ยวข้องระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คณะผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่ารายงานวิชาการฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์ต่อผู้เข้ารับการอบรม และผู้ที่สนใจศึกษาเกี่ยวกับ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ไม่มากก็น้อย ขอขอบคุณคณะกรรมการรุ่น รวมถึงเพื่อนนักศึกษาหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่ 157 ทั้ง 89 คน ท่านผู้อำนวยการโครงการฯ ตลอดจนเจ้าหน้าที่ คณะทำงานทุกท่านที่มีส่วนร่วมในการอำนวย ความสะดวกในการศึกษาอบรม การจัดทำรายงาน คำแนะนำ ข้อเสนอแนะ แนวทางแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ซึ่งส่งผลให้การฝึกอบรมสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี เจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่ 157 กันยายน 2566

สารบัญ เรื่อง ............................................................................................................................................. หน้า ผลงานทางวิชาการ เรื่อง งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หลักการและเหตุผล............................................................................................................................1 วัตถุประสงค์.......................................................................................................................................2 ความเป็นมาของการจัดทำระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์............................................................2 ประโยชน์ของการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์.....................................................................3 ข้อจำกัดของการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้....................................................................4 ประเภทของงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์...........................................................................................4 รูปแบบงานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์...................................................................................5 คำถามที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์..........................................................................10 งานวิจัยที่เกี่ยวข้องกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์...............................................................12 ระเบียบ กฎหมาย ที่เกี่ยวข้อง.........................................................................................................13 ศึกษาดูงานและรับฟังบรรยายนอกสถานที่......................................................................................13 เอกสารอ้างอิง .................................................................................................................................18 สรุปสาระสำคัญรายวิชาหลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่ 157 ภาพกิจกรรมต่าง ๆ หลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่ 157 Infographic สรุปกิจกรรมต่าง ๆ หลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่ 157 ประกาศสถาบันพัฒนาบุคลากร เรื่อง การแบ่งกลุ่มกิจกรรมนักศึกษา ประกาศสถาบันพัฒนาบุคลากร เรื่อง การเลือกและแต่งตั้งคณะกรรมการนักศึกษา ระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการนักศึกษา ทำเนียบรุ่นนักศึกษา หลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่ 157

ผลงานทางวิชาการ เรื่อง งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. หลักการและเหตุผล ปัจจุบันปริมาณเอกสารของส่วนราชการต่าง ๆ มีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างมากทำให้เกิดปัญหาต่อการ บริหารงาน เกิดความล่าช้า อีกทั้งแนวทางในการปฏิบัติงานด้านเอกสารยังไม่เป็นมาตรฐาน และถูกต้องตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ พ.ศ. 2548 งานสารบรรณในหลาย หน่วยงานได้ตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารงานด้านเอกสารมาโดยตลอด จึงได้มีการนำระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-office) มาใช้ในงานสารบรรณของหน่วยงานต่าง ๆ ภายใน แทนการจัดทำหนังสือ ราชการด้วยกระดาษ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่ทำงานสารบรรณและผู้เกี่ยวข้องระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ทำให้สามารถประหยัดเวลา งบประมาณ และลดความผิดพลาด ต่าง ๆ ของงานเอกสารได้ เป็นอย่างดี ในแต่ละหน่วยงานได้มีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ (e-office) ทะเบียนรับ – ส่ง ขึ้น เพื่อให้การปฏิบัติงานสารบรรณเป็นมาตรฐานเดียวกัน ถูกต้องตามระเบียบ สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ พ.ศ. 2548 สามารถใช้เป็นแนวทางปฏิบัติงาน ด้านสารบรรณให้มีประสิทธิภาพได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งในแต่ละหน่วยงานอาจมีรายละเอียดในการเข้าใช้ระบบดังกล่าวที่ แตกต่างกันออกไป แต่ก็จำเป็นที่จะต้องให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่งานสารบรรณและ ผู้เกี่ยวข้องเพื่อให้สามารถ เข้าใช้ระบบได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้มีการเพิ่มเติม ให้เข้ากับโลกยุคใหม่ซึ่งได้นำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ แม้ไม่ได้ทำงานสารบรรณโดยตรง แต่งานทุกอย่าง ทุกงานก็ต้องเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณทั้งนั้น ในหนังสือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้ให้ความหมายไว้ สรุป สาระสำคัญของงานสารบรรณ และอิเล็กทรอนิกส์เอาไว้ว่า งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับงานบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การรับ การส่ง การเก็บ รักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติ การบริหารงานเอกสารทั้งปวงจะเริ่มตั้งแต่ คิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตาม และทำลาย ทั้งนี้ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และ มีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย อิเล็กทรอนิกส์หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธี อื่นใดใน ลักษณะคล้ายกันและให้ความหมายรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรือ อุปกรณ์ที่ เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ จากนิยามข้างต้น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จึง หมายความว่า การรรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือ หนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ระเบียบงานสารบรรณฯ ยังได้ให้ความหมาย ของหนังสือราชการที่กว้างขวางครอบคลุมถึงระบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย ดังนี้ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับ จากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากงานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงาน เพราะการดำเนินงาน ทั้งปวงไม่ว่าจะเป็นงานเล็กน้อยหรืองานใหญ่ ต้องดำเนินงานด้วยระบบเอกสาร

-2- ยิ่งใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ด้วยแล้ว ระเบียบฯ ยังกำหนดให้จำเป็นอย่างยิ่งที่ จะต้องติดตาม ผลสัมฤทธิ์ของงานด้วยว่าถึงผู้รับแล้วหรือยังและผู้รับก็ต้องแจ้งตอบรับด้วย เพื่อเป็นการ ยืนยันว่าหนังสือได้ จัดส่งเรียบร้อยแล้ว โดยสรุป ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ โปรแกรมระบบงานที่สนับสนุนการทำงานโดย เกี่ยวเนื่อง กับเอกสาร ข้อมูล ทรัพยากร และการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งประกอบด้วยระบบงาน ส่วนต่างๆ ที่ทำงานสัมพันธ์กันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานของอุปกรณ์เชื่อมต่อ ชนิดต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพเดียวกัน เช่น เครื่องสแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ กล้องดิจิตอล เครื่องอ่าน และพิมพ์บาร์โค้ด เป็นต้น 2. วัตถุประสงค์ 1. เพื่อลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน การจัดเก็บข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการนำเสนอข้อมูล ข่าวสารหรือรายงานต่างๆ ใช้เวลาน้อยลง ลดความซ้ำซ้อนของงาน 2. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานมีไว้ใช้ค้นหา อ้างอิง ความผิดพลาดในการปฏิบัติงานสารบรรณ 3. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้านสารบรรณและอำนวยความสะดวกให้ผู้ปฏิบัติงาน ทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ 4. เป็นช่องทางในการปฏิบัติงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎระเบียบ ข้อบังคับ หลักเกณฑ์ วิธีการ ที่กำหนดไว้เพื่อตอบสนองนโยบาย และวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน 5. เพื่อปฏิบัติตามระเบียบ ข้อบังคับ หลักเกณฑ์ วิธีการที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ และสอดคล้อง กับนโยบายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานที่สนับสนุนให้ใช้ระบบสารสนเทศอย่างเต็มสมรรถนะ 6. เพื่อให้การกำกับติดตาม ตรวจสอบการปฏิบัติงาน การติดตามงาน การแล้วเสร็จของงาน สารบรรณเป็นไปอย่างง่ายดายมากขึ้น 3. ความเป็นมาของการจัดทำระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สืบเนื่องจากการปฏิรูประบบราชการของประเทศไทยในสมัยรัฐบาลของ ฯพณฯ นายกรัฐมนตรี ทักษิณ ชินวัตร ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2545 เป็นต้นมานับเป็นก้าวแรกที่รัฐบาลจะนำเข้าสู่ระบบ metrix reporting system สามารถติดต่อสื่อสารเชื่อมโยงกันได้อย่างเป็นระบบเครือข่าย (network) และ เป็นการปรับระบบวัฒนธรรมองค์กรและระบบการให้คุณให้โทษทางราชการด้วยตามนโยบายของรัฐที่ ต้องการ ให้ทุกหน่วยงานของรัฐก้าวไปสู่การทำงานที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยสนับสนุนการ ทำงาน เพื่อช่วย ลดขั้นตอนลดความซ้ำซ้อนและระยะเวลารวมทั้งช่วยลดค่าใช้จ่ายโดยรวมในระยะยาวรัฐบาล จึงได้มีนโยบาย เร่งรัดการจัดทำ “รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์” (E-Government) อย่างจริงจังโดยให้ทุกหน่วยงานภาครัฐถือเป็น นโยบายสำคัญที่จะต้องดำเนินการให้เป็นรูปธรรมโดยเร็วให้ทุกหน่วยงานทุก กรมภาครัฐต้องให้มี“เว็บไซต์” ของตนเองก่อนวันที่ 1 มกราคม 2547 และหน่วยงานระดับกรมที่มีการ กระจายการทำงานให้ทั่วทุกภูมิภาค ของประเทศจะต้องจัดให้มี“อินเทอร์เน็ต” ที่เชื่องโยงข้อมูลภายในหน่วยงานได้ปัจจุบันการพัฒนาด้าน เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารได้ก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว หน่วยงาน ต่าง ๆ ได้ให้ความสำคัญโดยการนำ

-3- เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการพัฒนาระบบการ ปฏิบัติงานและ เพื่อการติดต่อสื่อสารให้มีความสะดวก รวดเร็ว และนำทรัพยากรที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร จึงได้มีการพัฒนาระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ e-document ขึ้นมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ การปฏิบัติงานด้านการบริหารงานเอกสารให้ ดำเนินไปอย่างสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลาและมีความถูกต้องทันสมัยเป็นระบบและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งได้รับความร่วมมือจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องที่ร่วม พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และจากการที่ คณะ/สำนัก/หน่วยงานต่าง ๆ ได้นำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้งานจนถึงปัจจุบันนั้น ส่งผลให้การ ปฏิบัติงานมีความคล่องตัว สะดวก รวดเร็ว ประหยัด ทั้งเวลาและกระดาษ ปัจจุบันการพัฒนาด้านเทคโนโลยี สารสนเทศและการสื่อสารได้ก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว หน่วยงานต่าง ๆ ได้ให้ความสำคัญโดยการนำเทคโนโลยี สารสนเทศเข้ามาใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อความสะดวกในการปฏิบัติงาน หน่วยงานราชการต่าง ๆ ได้ตระหนัก ถึงความสำคัญในข้อนี้จึงได้มีการนำระบบสารสนเทศเข้ามา ใช้ในการบริหารงานเพื่อตอบสนองการ ติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ และเพื่อให้สอดคล้องกับนโยบาย และวัตถุประสงค์ของหน่วยงานที่ส่งเสริม สนับสนุนให้ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อพัฒนาองค์กรให้มีประสิทธิภาพหน่วยงานที่รับผิดชอบระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ อาจเป็นสำนักบริหารกลาง ฝ่ายสารบรรณซึ่งปฏิบัติงานด้านการรับ – ส่งหนังสือของสำนักงาน การนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-office) มาใช้ในการปฏิบัติงาน ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการบริหาร จัดการของระบบเอกสารฯ มีมาตรฐานเป็นสากล ประหยัดเวลา ทรัพยากร ช่วยบันทึกข้อมูลและเก็บเอกสาร ข้อมูลต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี ค้นหาและสืบค้น ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระบบ สารสนเทศกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและเป็นสากล การทำระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จัดทำขึ้นเพื่อช่วย ให้การปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ ผู้ปฏิบัติงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน มีการเชื่อมโยงข้อมูลในการปฏิบัติงาน มีความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้อง มีประสิทธิภาพ โดยยึดหลักตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 4. ประโยชน์ของการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สามารถสร้างประโยชน์ให้กับหลายภาคส่วนด้วยกัน ดังนี้ 1. ช่วยให้ประหยัดเวลาในการพิมพ์ ร่าง และตรวจทานหนังสือราชการ ช่วยย่นระยะเวลาของขั้นตอน การรับส่งหนังสือราชการ 2. อำนวยความสะดวกและลดภาระงานของเจ้าหน้าที่สารบรรณ อาทิ แต่เดิมที่ต้องลงเลขรับเอกสาร ด้วยการเขียนก็สามารถตรวจสอบเลขรับในระบบงานสารบรรณออนไลน์ได้เลย 3. ช่วยให้ประหยัดทรัพยากรอื่น ๆ ของหน่วยงาน เช่น กระดาษสำหรับพิมพ์หนังสือราชการ พื้นที่ สำหรับทำแฟ้มจัดเก็บหนังสือราชการจนกว่าจะครบกำหนดเวลาสิบปีตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณฯ ระบบงานสารบรรณออนไลน์ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสารในฐานข้อมูลได้เลย 4. สะดวกต่อการสืบค้นหนังสือราชการฉบับก่อนหน้า 5. สะดวกต่อการแก้ไขหนังสือราชการและการลงนาม 6. ได้หนังสือราชการที่เป็นระเบียบ สะดวกต่อการจัดหน้า การร่างและพิมพ์

-4- 5. ข้อจำกัดของการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ 1. ลดการติดต่อแบบตัวต่อตัว (Face-To-Face) ระหว่างผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงาน 2. การใช้ระบบอัตโนมัติในชีวิตประจำวัน อาจทำให้เกิดความเสี่ยง เมื่อระบบการควบคุมอัตโนมัติ ปฏิบัติงานผิดพลาด 3. มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงาน อาจทำให้ผู้ปฏิบัติงานไม่ยอมรับการปรับเปลี่ยนวิธิีปฏิบัติงาน และต้องการฝึกอบรมเพิ่มเติม 6. ประเภทของงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. งานสารบรรณ 1) งานทะเบียนรับ – ส่ง หนังสือ ภายในและภายนอก โดยใช้ระบบ (e-office) 2) จัดเก็บและบันทึกงานสารบรรณลงในระบบ (e-office) เพื่อเป็นฐานข้อมูล 3) งานเสนอหนังสือ 4) งานออกเลขที่หนังสือเลขที่คำสั่งของหน่วยงาน 5) ทำทะเบียนคำสั่ง ประกาศ พร้อมจัดเก็บในแฟ้มเอกสารและในระบบ (e-office) 6) ตรวจสอบเอกสารก่อนบรรจุซอง ส่งเอกสาร 2. งานธุรการ 1) ร่างหนังสือ - โต้ตอบ 1.1 หนังสือจากภายในและภายนอกสำนักงานตามที่ได้รับมอบหมาย 1.2 พิมพ์หนังสือราชการทั้งภายในและภายนอก และจัดทำสำเนาไว้เป็นหลักฐาน 2) เวียนหนังสือ 2.1 เวียนหนังสือภายในหน่วยงาน 2.2 เวียนหนังสือภายนอกหน่วยงานในสังกัด 3) จัดเก็บ - ค้นหา และทำลายเอกสาร 3.1 จัดเก็บหนังสือราชการให้เป็นหมวดหมู่ตามระเบียบงานสารบรรณ 3.2 บริการค้นหาหนังสือราชการ เช่น บันทึก ประกาศ คำสั่ง หนังสือเวียนต่าง ๆ 3.3 ทำลายเอกสารที่ครบอายุการเก็บรักษา

-5- 7. รูปแบบงานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. หน้าระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 2. การรับหนังสือ ใส่รายละเอียดของหนังสือ โดยเฉพาะที่มีเครื่องหมาย (*) สีแดง เป็นรายละเอียดที่จำเป็นต้องใส่

-6- 1. โหลดหนังสือรับ Browse files 2. สมุดทะเบียน : เลือกสมุดทะเบียนรับ 3. เลขที่หนังสือ : ใส่เลขทะเบียนรับที่เป็นปัจจุบัน 4. ชั้นความเร็ว : เลือกชั้นความเร็วของหนังสือที่รับ 5. วันที่รับ : วันที่รับจะขึ้นวันที่รับและเวลาที่เป็นปัจจุบัน 6. เรื่อง : ใส่ชื่อเรื่องของหนังสือ 7. เรียน : หนังสือเรียนถึงใคร 8. อ้างถึง (ถ้ามี) : ใช้ในกรณีที่มีการอ้างอิงถึงหนังสือหรือเอกสารที่เคยติดต่อกันมาก่อน โดย จะระบุ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปี ของหนังสือฉบับนั้น 9. จาก : หนังสือส่งมาจากหน่วยงานไหน 10. กดปุ่มแทงเรื่องไปยังกองหรือฝ่ายที่รับผิดชอบ 3. การสร้างหนังสือ 3.1 หนังสือภายนอกและหนังสือภายใน 1. สมุดทะเบียนส่ง : เลือกประเภทของหนังสือ 2. เลขที่หนังสือ : เลขที่หนังสือจะขึ้นอัตโนมัติตามสมุดทะเบียนคุมของประเภทหนังสือ หาก เป็นหนังสือเวียนกดช่องที่สอง จะขึ้น ว ตามด้วยเลขของหนังสือ 3. ชั้นความเร็ว : เลือกชั้นความเร็วของหนังสือที่ต้องการจะสร้าง 4. ชั้นความลับ : เลือกชั้นความลับของหนังสือที่ต้องการจะสร้าง

-7- 5. ลงวันที่ : วันที่ที่สร้างหนังสือ 6. เรื่อง : เรื่องของหนังสือที่สร้าง 7. เรียน : บุคคลที่หนังสือเรียนถึง 8. เรื่องเดิม : ย่อหน้าแรกของหนังสือ 9. ภาคเหตุ : เป็นส่วนอารัมภบทหรือที่มาของหนังสือ เพื่อใหผู้รับทราบว่า ต้องการสื่อสาร เรื่องใด 10. ภาคความประสงค์ : ส่วนที่แสดงความประสงค์ ต้องการจะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือ ทำอย่างไร 11. ภาคสรุป : ข้อความสรุปใจความของเนื้อเรื่อง 12. คำลงท้าย : ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ 13.ลงนาม : เลือกชื่อของบุคคลที่ต้องลงนามหนังสือ 14. เจ้าของเรื่อง : ฝ่ายหรือกองที่เป็นเจ้าของเรื่องของหนังสือฉบับนั้น 15. กดเสนอ ระบบจะส่งต่อไปยังบุคคลที่จะต้องลงนามในหนังสือ 3.2 หนังสือประทับตรา 1. สมุดทะเบียนส่ง : เลือกประเภทของหนังสือ 2. เลขที่หนังสือ : เลขที่หนังสือจะขึ้นอัตโนมัติตามสมุดทะเบียนคุมของประเภทหนังสือ 3. ชั้นความเร็ว : เลือกชั้นความเร็วของหนังสือที่ต้องการจะสร้าง 4. ชั้นความลับ : เลือกชั้นความลับของหนังสือที่ต้องการจะสร้าง

-8- 5. ลงวันที่ : วันที่ที่สร้างหนังสือ 7. เรียน : บุคคลที่หนังสือเรียนถึง 8. ภาคเหตุ : เป็นส่วนอารัมภบทหรือที่มาของหนังสือ เพื่อใหผู้รับทราบว่า ต้องการสื่อสาร เรื่องใด 9. ภาคความประสงค์ : ส่วนที่แสดงความประสงค์ ต้องการจะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำ อย่างไร 11. ภาคสรุปผล : ข้อความสรุปใจความของเนื้อเรื่อง 12. เจ้าของเรื่อง : ฝ่ายหรือกองที่เป็นเจ้าของเรื่องของหนังสือฉบับนั้น 13. กดเสนอ ระบบจะส่งต่อไปยังบุคคลที่จะต้องลงนามในหนังสือ 3.4 หนังสือสั่งการ 1. สมุดทะเบียนส่ง : เลือกประเภทของหนังสือ 2. เลขที่หนังสือ : เลขที่หนังสือจะขึ้นอัตโนมัติตามสมุดทะเบียนคุมของหนังสือแต่ละประเภท 3. ชั้นความเร็ว : เลือกชั้นความเร็วของหนังสือที่ต้องการจะสร้าง 4. ชั้นความลับ : เลือกชั้นความลับของหนังสือที่ต้องการจะสร้าง 5. เรื่อง : ใส่ชื่อเรื่องของหนังสือ 6. เนื้อหา : เนื้อหาของหนังสือที่จะร่าง 7. ทั้งนี้ตั้งแต่ : ใส่วันที่สั่งตั้งแต่วันที่เท่าไหร่ถึงวันที่เท่าไหร่ 8. สั่งวันที่ : ใส่วันที่หนังสือสั่ง 9. ผู้ลงนาม : เลือกผู้ลงนามหนังสือ 10. เจ้าของเรื่อง : เลือกฝ่ายหรือกองที่เป็นเจ้าของหนังสือ 11. กดเสนอ ระบบจะส่งต่อไปยังบุคคลที่จะต้องลงนามในหนังสือ

-9- 3.5 หนังสือประชาสัมพันธ์ 1. สมุดทะเบียนส่ง : 2. เลขที่หนังสือ : เลขที่หนังสือจะขึ้นอัตโนมัติตามสมุดทะเบียนคุมของหนังสือแต่ละประเภท 3. ทั้งนี้ตั้งแต่ : ใส่วันที่ประกาศตั้งแต่วันที่เท่าไหร่ถึงวันที่เท่าไหร่ 4. ประกาศ ณ วันที่ : วันที่ที่หนังสือประกาศ 5. เรื่อง : ชื่อเรื่องที่ต้องการประกาศ 6. เนื้อหา : ข้อความหรือเนื้อหาที่ต้องการประกาศ 7. ผู้ลงนาม : เลือกผู้ลงนามหนังสือ 8. เจ้าของเรื่อง : เลือกฝ่ายหรือกองที่เป็นเจ้าของหนังสือ 9. กดเสนอ ระบบจะส่งต่อไปยังบุคคลที่จะต้องลงนามในหนังสือ

-10- 3. การส่งหนังสือ การส่งหนังสือไปยังหน่วยงานภายนอก สำหรับหนังสือที่ดำเนินการเสร็จแล้วและต้องการส่งต่อไปยัง หน่วยงานอื่นโดยสามารถ กด Browse files ใส่รายละเอียดตามช่องที่มีดอกจันสีแดง และกดปุ่มแทงเรื่องไปยัง หน่วยงานนั้น ๆ ได้เลย 5. แฟ้มในตู้ ปุ่มแฟ้มในตู้สามารถตั้งชื่อแฟ้มตามหนังสือแต่ละประเภท และเมื่อหนังสือดำเนินการเสร็จแล้วสามารถ เก็บโดยเลือกชื่อแฟ้มตามประเภทของหนังสือที่ต้องการเก็บเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาในภายหลัง

-11- 8. คำถามที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 1. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร ตอบ การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์โดยรวม ถึงการรับส่งโดยใช้อีเมลของส่วนราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ อื่นใดตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด 2. หากส่วนราชการยังไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน ส่วนราชการต้องดำเนินการอย่างใด ตอบ ต้องดำเนินการตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ข้อ 89/1 คือ “อย่างน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางสําหรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ของส่วนราชการนั้น” 3. กรณีที่ส่วนราชการมีที่อยู่อีเมลกลางแล้ว แต่รูปแบบไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ ส ำ นัก น า ย ก ฯ ว ่ า ด ้ ว ย ง า น ส า ร บ ร ร ณ ภ า ค ผ น ว ก 7 ข ้ อ 1 ห น ่ ว ย ง า น ค ว ร ท ำ อ ย ่ า ง ไร ตอบ ควรสร้างอีเมลกลางใหม่ที่มีรูปแบบตามที่กำหนดในภาคผนวก 7 ข้อ 1 ทั้งนี้ ส่วนราชการอาจตั้งค่าให้ อีเมลกลางเดิมส่งอีเมลต่ออัตโนมัติ (Auto Forward) ไปยังอีเมลกลางใหม่ที่ถูกต้อง 4. ส่วนราชการสามารถดูที่อยู่อีเมลกลางของหน่วยงานของรัฐทั้งหมด ได้ที่ใด ตอบ สามารถตรวจสอบได้ที่เว็บไซต์ของ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) หรือ DGA ที่ https://www.dga.or.th/document-sharing/dga-3263/mailgothai/ หรือที่เว็บไซต์ของแต่ละ ส่วนราชการ ซึ่งจะมีการประชาสัมพันธ์ที่บนหน้าเว็บไซต์ตลอดจนช่องทางสื่อสารต่าง ๆ ของหน่วยงานนั้น ๆ 5. หากส่วนราชการมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อมโยงอยู่กับระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-CMS) ของ DGA อยู่แล้ว ส่วนราชการต้องดำเนินการใดเพิ่มหรือไม่ ตอบ เนื่องจากยังมีส่วนราชการอื่นที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลฯ (e-CMS) ดังนั้น เพื่อรองรับการรับและการส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์กับหน่วยงานดังกล่าว จึงต้องจัดให้มีที่อยู่อีเมลกลางตาม ระเบียบสำนักนายกฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ภาคผนวก 6 ข้อ 1 เพิ่มเติม 6. กรณีที่เจ้าหน้าที่ได้รับหนังสือราชการเข้ามาที่อีเมลส่วนตัวต้องทำอย่างไร ตอบ ในกรณีที่เจ้าหน้าที่ได้รับหนังสือราชการเข้ามาที่อีเมลส่วนตัวหรืออีเมลอื่นที่ไม่ใช่อีเมลกลางของหน่วยงาน ให้เจ้าหน้าที่ที่เป็นเจ้าของอีเมลดังกล่าว ส่งต่อหนังสือไปยังอีเมลกลาง และให้เจ้าหน้าที่สารบรรณกลางของ หน่วยงานส่งอีเมลแจ้งกลับไปยังผู้ส่งเพื่อแจ้งให้ทราบที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องสำหรับการจัดส่งครั้งต่อไป 7. ถ้าประชาชนทำหนังสือถึงหน่วยงานราชการ สามารถส่งไปที่อีเมลกลางของหน่วยงานนั้น ๆ ได้หรือไม่ ตอบ ได้ ประชาชนสามารถทำหนังสือส่งเข้ามาที่อีเมลกลางของหน่วยงานราชการได้เช่นกัน

-12- 8. กรณีมีคำถามเกี่ยวกับระเบียบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่ต้องทำอย่างไร ตอบ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ FB สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ภาครัฐ Link: https://www.facebook.com/esaraban ที่เป็นความร่วมมือของ 7 หน่วยงานกลาง ซึ่งเป็น 7 หน่วยนำร่องเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ สปน. สคก. สลค. สำนักงาน ก.พ. สำนักงาน ก.พ.ร. DGA และ ETDA 9. งานวิจัยที่เกี่ยวข้องกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง ปัญหาของผู้ใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และแนวทางการปรับปรุง ระบบงานของ มหาวิทยาลัยราชภัฏจันทรเกษม การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาปัญหาของผู้ใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ วิเคราะห์ ปัจจัยที่มีความสัมพันธ์กับแนวทางการปรับปรุงของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และจัดทำคู่มือแนว ทางการปรับปรุงระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กลุ่มตัวอย่างคือ บุคลากรสายสนับสนุนวิชาการใน มหาวิทยาลัยราชภัฎจันทรเกษมประจำปี 2554 สังกัดคณะ/ศูนย์/สำนักต่างๆ จำนวน 178 คน เครื่องมือที่ใช้ ในการวิจัยเป็นแบบสอบถาม ซึ่งสร้างขึ้นจากการศึกษาแนวคิด ทฤษฎี และเอกสารงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง วิเคราะห์ข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ สถิติที่ใช้ คือ ค่าร้อยละ ค่าเฉลี่ย ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน การทดสอบ สมมติฐานด้วยสถิติ T-test, F-test ทำการทดสอบความแตกต่างรายคู่ด้วยสถิติ LSD (Least Significant Difference) และ หาค่าความสัมพันธ์ด้วยสถิติสหสัมพันธ์เพียร์สัน (Pearson Product Moment) โดย กำหนดค่านัยสำคัญทางสถิติที่ระดับ .05 ผลการวิจัย พบว่า บุคลากรสายสนับสนุน มีปัญหาในด้านข้อมูลของระบบมีความทันสมัย รองลงมาคือ ด้านการจัดทำรายงานทะเบียน รับ-ส่ง ได้ง่าย ด้านความง่ายต่อการใช้ระบบ ด้านความรู้ในการเข้าสู่ระบบ ด้านความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล ด้านวิธีค้นหาข้อมูล อย่างถูกต้อง ด้านระบบ e-doc มีเนื้อหาในการค้นหา อย่างครบถ้วน ด้านการแนบไฟล์ได้ ทุกประเภท ด้านมีจุดเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตเพียงพอและด้านการส่งข้อมูล มีการสูญหายตามลำดับ และระดับแนวทางการปรับปรุงการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยภาพรวมอยู่ ในระดับมากที่สุด เมื่อพิจารณารายด้านแล้วพบว่ามีระดับแนวทางการปรับปรุงในระดับมากที่สุด จำนวน 3 ด้าน โดยเรียงลำดับค่าเฉลี่ยจากมากไปหาน้อยดังนี้ ด้านความรู้ ความเข้าใจขั้นตอนการใช้งาน รองลงมาคือ ด้านเครื่องมือ อุปกรณ์และการบริการและด้านเนื้อหา ในการสืบค้นและมีระดับแนวทางการปรับปรุงระดับมาก 1 ด้าน ได้แก่ ด้านความปลอดภัยและความทันสมัย ผลการทดสอบสมมติฐาน พบว่า ระดับการศึกษาสูงสุด และสังกัดหน่วยงานแตกต่างกันมีระดับแนวทางในการปรับปรุงการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญทางสถิติที่ระดับ .05 และปัญหาการใช้งานในด้านการส่งข้อมูลมีการสูญหายและ ด้านความรู้ในการเข้าสู่ระบบมีความสัมพันธ์กับแนวทางการปรับปรุงระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ อย่างมีนัยสำคัญทางสถิติที่ระดับ .05

-13- 10. ระเบียบ กฎหมาย ที่เกี่ยวข้อง 1. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 2. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 3. คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานปลัด กระทรวงมหาดไทย 11. ศึกษาดูงานและรับฟังบรรยายนอกสถานที่ หลักสูตรเจ้าพนักงานธุรการ รุ่นที่ 157 ศึกษาดูงานและรับฟังบรรยายนอกสถานที่ ณ เทศบาลเมืองบางกะดี จังหวัดปทุมธานี ฟังบรรยายสรุปเกี่ยวกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ระบบให้บริการรับส่งหนังสือ จัดเก็บเอกสาร การส่งต่อ สั่งการและลงนามในเอกสารหนังสือเวียนฯ

-14- ผู้บรรยายสรุป เรื่อง ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) นางสาวสุภาภรณ์ ศรีตองอ่อน หัวหน้าสำนักปลัดเทศบาลเมืองบางกะดี

-15- รายการหนังสือเข้ารอรับ รายละเอียดหนังสือรับ รอการปฏิบัติ/ จะมีรายละเอียดเกี่ยวกับหนังสือ เช่น วันที่ส่ง เลขที่หนังสือ ชั้นความเร็ว หน่วยงานผู้ส่ง เบอร์โทรศัพท์ ประเภทหนังสือ ลงวันที่ ชื่อเรื่อง และวัตถุประสงค์

-16- หนังสือรับในระบบ สำนักปลัดเทศบาลเมืองบางกะดีซึ่งเป็นสารบรรณกลางจะดำเนินการเกษียน หัวหนังสือเพื่อแยกหนังสือลงตามสำนัก/กอง ที่รับผิดชอบหรือเกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น ๆ

-17-

-18- เอกสารอ้างอิง สุมาลี ถวายสินธุ, ปราณี จิตรเย็น,กัลญา โปธาคํา และอรทัย พลหงษ วารสารจันทรเกษมสาร ปีที่ 18 ฉบับที่ 34 มกราคม - มิถุนายน 2555 สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ Electronic Transactions Development Agency สืบค้นจาก https//www.etda.or.th