PROSEDUR & FORMAT SURATMENYURAT DISEDIAKAN OLEH: EKSEKUTIF PENTADBIRAN KTSN SESI 23/24 PANDUAN SETIAUSAHA KTSN E-BOOK
PROSEDUR SURAT MENYURAT FORMAT SURAT PENGIRIM SURAT PERINGATAN CONTOH SURAT ISI KANDUNGAN PANDUAN SETIAUSAHA KTSN E-BOOK 1. 5. 3. 2. 4.
TAMAT MENULIS SURAT SEMAKAN MAJLIS TERTINGGI SEMAKAN MEP PEMANTAU SEMAKAN FELO PEMANTAU SEMAKAN EKSEKUTIF PENTADBIRAN MENGHANTAR SURAT KEPADA PIHAK BERKENAAN MENGAMBIL SURAT MENGHANTAR SURAT KEPADA PEJABAT SECARA FIZIKAL PANDUAN SETIAUSAHA KTSN PROSEDUR SURATMENYURAT E-BOOK TIDAK MEMUASKAN JIKA PERLU * surat kepada VVIP (TNC, NC, Menteri) dihantar oleh PEJABAT SETELAH DISAHKAN PENGETUA MEMUASKAN MEMUASKAN MEMUASKAN MEP MEMASUKKAN HEADER SURAT
SURAT DALAM KOLEJ SEMINGGU sebelum program. PANDUAN SETIAUSAHA KTSN SAMBUNGAN... E-BOOK SURAT KE LUAR KOLEJ SEBULAN sebelum program. SURAT JUSTIFIKASI PINDAAN ISTAR SEMINGGU sebelum program ke PEJABAT, 3 HARI SEBELUM TARIKH ASAL PROGRAM kepada HEPUKM. SURAT PERLU DIHANTAR & DISAHKAN PEJABAT SELEWATLEWATNYA SEBELUM... SURAT JEMPUTAN VVIP Sebulan sebelum program (SEAWAL MUNGKIN). * hanya perlu menghantar surat sekiranya diminta oleh HEP.
Seboleh-bolehnya muatkan kandungan surat bersama tandatangan dalam satu muka surat sahaja. Font Alignment Margins Spacing PANDUAN SETIAUSAHA KTSN E-BOOK FORMAT SURAT } Tinggalkan rujukan dan hari kosong Nama (bold), jawatan & alamat penerima Salutasi (YBhg. Prof./YBhg. Dr./Tuan/Puan SAHAJA) Arial Narrow, 11/12 Justify 2.54cm setiap sisi Bebas Tajuk: Huruf besar & bold } Perincian program } Tujuan menulis surat } Lampiran maklumat } Ucapan terima kasih
PANDUAN SETIAUSAHA KTSN E-BOOK SAMBUNGAN... Italic, center alignment Y huruf besar, b huruf kecil } Tandatangan: Nama (Huruf besar & bold), Jawatan, Program, Kolej Tun Syed Nasir, Universiti Kebangsaan Malaysia FORMAT LAMPIRAN Bahagian atas, sebelah kanan Tajuk lampiran Kandungan lampiran
Pastikan surat disemak mengikut prosedur sebelum di hantar ke pejabat. PANDUAN SETIAUSAHA KTSN E-BOOK PENGIRIM SURAT Penerima /Pengirim Dalam Kolej Luar Kolej VVIP Tandatangan & pengirim pelajar Melalui pengetua Tandatangan & pengirim pengetua (Pengetua) (Dekan, pengetua kolej lain, HEP-UKM, pihak luar seperti penaja) (NC, TNC, Ahli Kabinet seperti Menteri) PERINGATAN Header & rujukan boleh dimasukkan oleh MEP sahaja. Rujuk website untuk mengenalpasti penerima surat (contoh: website Bendahari, Keselamatan, Kolej) Bagi surat yang mempunyai penerima luar kolej, dibolehkan untuk e-melkan surat, KECUALI kepada dekan di Kampus KL (hantar fizikal & e-mel). Diingatkan untuk membuat SALINAN surat terlebih dahulu.
PANDUAN SETIAUSAHA KTSN E-BOOK CONTOH SURAT Surat kepada pengetua KTSN
PANDUAN SETIAUSAHA KTSN E-BOOK CONTOH SURAT Surat ke luar KTSN (Justifikasi Pindaan iSTAR)
PANDUAN SETIAUSAHA KTSN E-BOOK TERIMA KASIH! SILA HUBUNGI EKSEKUTIF PENTADBIRAN SEKIRANYA MEMPUNYAI SOALAN.