Pra Penulisan Minit Mesyuarat

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
SEKOLAH (JPKA) BIL. 1/2022 (SUKU TAHUN KEEMPAT 2021)

Tarikh : 04 Januari 2022 (Selasa)
Masa : 11.30 Pagi - 12.30 Tengahari
Tempat : Bilik I-Meet SMA Irsyadiah dan Lokasi Masing-Masing (Google Meet)

Kehadiran :

1. En.Tirmizi bin Zakaria - Pengetua

2. Pn.Busrohlilmuna binti Saad - Penolong Kanan Kurikulum

3. En.Ruslan bin Abdul Rani - Penolong Kanan HEM

4. Pn.Solihah binti Zakaria - Penolong Kanan Ko-Kurikulum

5. En.Mohd Tarmizi bin Hassan - Penolong Kanan Tingkatan 6

6. Pn. Siti Norshafawati binti Othman - Setiausaha Kewangan JPKA

7. Pn.Nurul Azzuin Izwanty binti Mohamad Razali - Audit Dalaman 1 / GKSM

8. Pn.Noor Najua Aiman binti Mohd Sharif - Audit Dalaman 2 / GKTV

9. Pn.Jawariah binti Abdul Wahab - Kaunselor

10. En.Umor bin Ahmad - GKK/K Sejarah /K.Panitia PJPK

11. Pn. Hindun binti Abdul Rani - GK Bahasa

12. En.Muhd Azim Solihi bin Ahmad - GK Pend.Islam/B.Arab

13. Pn.Fatimatuzahrah binti Abdul Latif - K.Panitia B.Melayu

14. En.Mohd. Syafiq Bin Yahaya - K.Panitia B.Inggeris

15. Pn.Najmiah binti Shafii - K.Panitia Sains

16. En.Mohd Hafiz bin Alias - K.Panitia Matematik

17. Pn. Nurul Atiqah binti Ahmad - K.Panitia Geografi

18. Pn.Adilah binti Mansor - K.Panitia RBT

19. Pn.Hafizoh binti Zakaria - K.Panitia Pendidikan Seni & Visual

20. En.Muhamad Aizat bin Md Nasir - K.Panitia Perniagaan

21. Pn.Aishatul Hasniah binti Mohd Naurudi - K.Panitia Usuluddin Dini

22. Pn.A’isyah binti Mohd Zainon - K.Panitia As-Syariah Dini

23. Pn.Norazila binti Mohd Habib - K.Panitia Al-Lughah Arabiah (LAM)

24. Pn.Nur Ainus Syafiqah binti Saari - K.Panitia Manahij Ulum Islamiah

25. En.Muhamad Helmi bin Hashim - K.Panitia Al-Ulum WalBalaghah

1

26. En.Mohammad Fadzil bin Sulaiman - Guru
27. En.Ibrahim bin Hj Abdul Rahman - Guru
28. En.Mohd Faizal bin Md Desa - Guru
29. En.Muhammad Azraie bin Mat Tayib - Guru
30. En.Hassan bin Ibrahim - Guru
31. En.Muhammad Hafiz bin Halim - Guru
32. En.Mohammad Nawawi bin Ahmad - Penyelia Asrama
33. Pn.Siti NorHidayu binti Yusoff - Penyelia Asrama
34. Pn.Nor Azni binti Ibrahim - PT Perkeranian & Operasi
35. Cik Masyitoh binti Ali - PT Perkeranian & Operasi
36. Pn.Hafizoh binti Mohammad - Pembantu Makmal
37. En.Mohd Syafik bin Roslan - Pembantu Operasi

Tidak Hadir Bersebab : Tiada
Tidak Hadir Tanpa Sebab : Tiada

2

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi terlebih dahulu memulakan majlis dengan membaca Ummul Kitab.
Beliau seterusnya mengucapkan syukur kepada Allah SWT kerana dapat
mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
Sekolah Kali 1/2022 bagi Suku Tahun Keempat Tahun 2021 pada hari ini.

1.2 Pengerusi juga mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua kerana sudi
meluangkan masa untuk menghadiri mesyuarat pada kali ini secara
bersemuka dan juga kepada yang hadir dalam Google Meeting.

1.3 Pengerusi berharap semua Ahli Jawatankuasa dapat memberi komitmen
yang tinggi bagi memastikan pengurusan kewangan dan akaun sekolah terus
berada ditahap Cemerlang mengikut spesifikasi audit yang lebih
mementingkan urusan aset dan stok alih kerajaan.

2. MEMBENTANG DAN MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

2.1 Pn. Siti Norshafawati binti Othman selaku Setiausa Kewangan
membentangkan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun
Sekolah Bil.4/2021 bagi Suku Tahun Ketiga 2021.

2.2 Pn.Hindun bt Abdul Rani mencadangakn supaya minit tersebut disahkan dan
disokong oleh Puan Fatimatuzahrah binti Abdul Latif.

3. PERKARA BERBANGKIT

3.1 Tiada

3

4. LAPORAN KEWANGAN AKAUN SEKOLAH

4.1 Laporan Pengurusan Bajet

4.1.1 Pembentangan Kewangan dibentang oleh Pembantu Tadbir
Kewangan. (Dilampirkan seperti di Lampiran 1,2,3,4,5 & 6 iaitu Baki
semasa Akaun Kerajaan, Akaun SUWA dan Akaun Asrama sehingga
31 Disember 2021) dan telah disemak oleh Juru Audit Dalaman
Sekolah.

4.1.2 PT Kewangan juga turut memaklumkan Tuntutan Bantuan
Persekolahan Tahun 2022 akan disalurkan dengan segera oleh
Bahagian Kewangan, KPM berdasarkan enrolmen pelajar 1 Oktober
2021.

4.1.3 PT Kewangan memaklumkan Panjar Wang Runcit adalah sejumlah
wang yang diberi kepada pegawai untuk membolehkannya membuat
pembayaran kecil yang segera.

4.1.4 Sekiranya perbelanjaan telah diambil kira dalam Bajet Tahunan
/Perancangan Tahunan, maka barangan/perkhidmatan hendaklah
melalui kaedah Pesanan Tempatan KECUALI bagi kes segera atau
kecemasan sahaja.

Tindakan : Makluman Semua

4.2 Laporan Perbelanjaan

4.2.1 Pn. Siti Norshafawati binti Othman memaklumkan pelaksanaan
penyaluran peruntukan Bantuan Persekolahan Umum iaitu Bantuan
Kokurikulum (BKK) , Yuran Khas Sekolah (YKS), Bantuan Sukan
Sekolah (BSS), Bayaran Bantuan Tambahan Persekolahan (BBTP),

4

Bantuan Kokurikulum Asrama (BKKA) dan LPBT/LPK Asrama
bagi tuntutan pelarasan tahun 2021 adalah sebanyak 80% iaitu
70% pada awal tahun, manakala 10% pelepasan baki semasa
pelarasan.

4.2.2 Bagi Peruntukan Bantuan Per Kapita (PCG) penyaluran tahun semasa
adalah sebanyak 70% pada awal tahun. Pihak sekolah menerima
peruntukan tambahan sahaja bagi peningkatan enrolmen murid
berdasarkan 70%.

4.2.3 Pelarasan yang diterima tahun 2021 bagi Bantuan Kokurikulum
(BKK) adalah sebanyak RM374.00 , Yuran Khas Sekolah (YKS)
sebanyak RM 336.60, Bantuan Sukan Sekolah sebanyak RM224.40,
BBTP- Kertas Ujian sebanyak RM 366.00, BBTP-Kegiatan Pendidikan
Islam sebanyak RM219.60, BBTP- Sukan Tahunan Sekolah sebanyak
RM 219.60, BBTP-Kokurikulum sebanyak RM219.60,

4.2.4 Peruntukan yang telah dikembalikan kepada Ketua Akauntan KPM
adalah sejumlah RM6,224.06 iaitu Pemulangan PCG Elektif 1 bagi
Matapelajaran Usuluddin, As-Syariah, Al-Lughah Al-Arabiah Al-
Mu’asirah, Manahij Al-Ulum Al-Islamiah dan Al-Adab Wa-Al-Balaghah
dengan memulangkan sebanyak jumlah baki peruntukan yang sedia
ada bagi setiap matapelajaran tersebut.

4.2.5 PT Kewangan juga turut memaklumkan pihak sekolah telah membuat
bayaran KWAPM sebanyak RM5,400.00 dan Elaun Murid Khas
sebanyak RM5,400.00.

4.2.6 Bantuan Awal Persekolahan 2021 juga telah diagihkan kepada pelajar
sebanyak RM26,900.00 bagi pelajar yang layak.

5

4.2.7 PT Kewangan memaklumkan bahawa sehingga 31.12.2021 sebanyak
11 rekupmen telah dibuat bagi pembayaran secara tunai atas semua
pembelian dan aktiviti yang diluluskan tanpa nota minta.

4.2.8 Walau bagaimanapun PT berharap perbelanjaan secara tunai oleh
guru-guru dapat dikawal dan mendapat kebenaran Pengetua terlebih
dahulu.

4.2.9 PT Kewangan juga memaklumkan penerimaan bayaran sewa kantin
tidak dikutip berikutan pengecualian yang diberikan sehingga bulan
Disember Tahun 2021.

Berikutan wabak Covid-19 yang melanda sewa kantin untuk tahun 2022
berkemungkinan juga akan dikecualikan.

Tindakan : Makluman Semua

4.3 Laporan Perakaunan

4.3.1 PT Kewangan memaklumkan bahawa ada Surat Pekeliling Kewangan
yang terbaru iaitu Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2021
berkuatkuasa 1 Oktober 2021 yang merupakan Garis Panduan
yang ditambahbaik daripada SPK Bilangan 8 Tahun 2012.

4.3.2 PT Kewangan mengingatkan AJK bahawa semua pembelian
mestilah mengikut prosedur yang ditetapkan dengan mendapat
kebenaran Ketua Panitia atau Guru Kanan dan perlu mendapat
kelulusan Pengetua terlebih dahulu sebelum pesanan kepada
pembekal dibuat.

Tindakan : AJK dan Makluman Semua

6

4.4 Laporan Pungutan dan Tunggakan Hasil

4.4.1 PT memaklumkan bahawa tiada laporan hasil yang diterima oleh pihak
sekolah selain daripada kutipan sewa kantin sahaja.

4.5 Laporan Pengurusan Aset dan Stor

4.5.1 PT memaklumkan bahawa semua perolehan yang melibatkan aset alih
bernilai rendah didaftarkan dengan betul sama ada di dalam Kew.PS-3,
Kew.PA-3 atau Kew.PA-4.

4.5.2 En. Mohammad Nawawi bin Ahmad selaku Pembantu Pegawai Aset
memaklumkan Tatacara merekod Aset dan Stok dengan cara yang
betul selepas pegawai menerima aset dan stok yang telah dibeli
mengikut peruntukan masing-masing.

4.5.3 Beliau juga meminta kepada semua yang membuat pembelian aset dan
stok untuk menghantar laporan aset dan stok tersebut mengikut suku
tahun.

4.5.4 Pengerusi juga mengingatkan kepada Pegawai Aset agar membuat
pemeriksaan mengikut jadual yang telah ditetapkan.Borang Kew.PA3
dan Kew.PA 4 diurus dengan sempurna.

4.5.5 Pengerusi juga menyarankan kepada semua Penolong Kanan agar
mengikuti jadual rondaan kawasan sekolah. Sebarang kerosakan
hendaklah dilaporkan terus kepada Pengetua.

4.5.6 Pengerusi juga memaklumkan kepada Pegawai Aset supaya memantau
aset-aset yang telah rosak untuk dilupuskan mengikut peraturan yang
telah ditetapkan.

7

Tindakan : AJK,Pegawai Aset,Penolong Kanan dan Makluman Semua

4.6 Laporan Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan
Laporan Tahunan Sekolah

4.6.1 Pembentangan Kewangan dibentang oleh Pembantu Tadbir
Kewangan. (Dilampirkan seperti di Lampiran 1,2,3,4,5 & 6 iaitu Baki
semasa Akaun Kerajaan, Akaun SUWA dan Akaun Asrama sehingga
31 Disember 2021) dan telah disemak oleh Juru Audit Dalaman
Sekolah.

4.7 Laporan Audit

4.7.1 Puan Nurul Azzuin Izwanty selaku JuruAudit Dalaman 1
memaklumkan kepada semua panitia berkaitan penggunaan
Nota Minta dan perlu mendapatkan sebutharga terlebih dahulu
daripada 3 Syarikat/Pembekal.

4.7.2 Pemantauan terhadap Buku Tunai bagi ketiga-tiga Kumpulan
Wang Sekolah telah pun disemak pada 30 Disember 2021
dan didapati kesemua Kumpulan Wang Sekolah teratur dan
seimbang.

Tindakan : Panitia dan makluman semua

4.8 Perancangan Latihan Kewangan

4.8.1 Pengerusi turut memaklumkan Latihan/Bengkel/Taklimat berkaitan
Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah semua akan dilaksanakan
3 kali setahun.

8

5. HAL-HAL LAIN

5.1 Pengerusi menyarankan buku-buku rujukan diberikan kepada pelajar
untuk dibawa pulang dan memastikan kelas berada dalam keadaan bersih.

5.2 Pengerusi juga mengingatkan tiada sisa-sisa hasil pembangunan di setiap
kawasan. Pihak Kontraktor Keceriaan sepatutnya membawa keluar sisa luar
kawasan sekolah.

6. PENUTUP

6.1 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.30 tengahari dengan ucapan terima kasih
daripada Pengerusi kepada semua yang hadir dalam Mesyuarat Pengurusan
Kewangan dan Akaun Sekolah pada kali ini.

6.2 Mesyuarat disudahi dengan Tasbih Kifarah dan Surah Al-‘Asr.

Disediakan oleh : Disemak oleh:

(SITI NORSHAFAWATI BINTI OTHMAN) ( TIRMIZI BIN ZAKARIA)
Urusetia Pengetua SMA Irsyadiah
Mesyuarat Kewangan
Dan Akaun Sekolah, Tarikh : 05 Januari 2022
SMA Irsyadiah

Tarikh : 05 Januari 2022

9