E-BOOK PETUNJUK TEKNIS PEMANFAATAN APLIKASI E-OFFICE LINGKUP BIRO PERENCANAAN TA.2022

2022

PETUNJUK TEKNIS
PENGGUNAAN APLIKASI
E-OFFICE

BIRO
PERENCANAAN

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...................................................................................................................................... 1
DAFTAR GAMBAR......................................................................................................................... 2
BAB I .................................................................................................................................................. 4

1.1 Latar Belakang ......................................................................................................... 4
1.2 Visi dan Misi Organisasi.......................................................................................... 5
1.3 Tujuan ...................................................................................................................... 6
BAB II ................................................................................................................................................ 7
2.1 Menu Dashboard...................................................................................................... 7
2.2 Menu Tulis surat ...................................................................................................... 8

2.2.1 Surat Internal ............................................................................................................... 8
2.2.2 Menu Upload Surat Masuk ....................................................................................... 18
2.3 Menu Kotak Masuk ............................................................................................... 20
2.3.1 Surat Masuk............................................................................................................... 20
2.3.2 Disposisi Surat........................................................................................................... 21
2.4 Menu Kotak Keluar ............................................................................................... 23
2.4.1 Surat Keluar............................................................................................................... 23
2.4.2 Appproval.................................................................................................................. 24
2.4.3 Reject Surat ............................................................................................................... 26
2.4.4 Arsip.......................................................................................................................... 28
2.5 Menu User.............................................................................................................. 28
2.5.1 Profil User ................................................................................................................. 28
2.5.2 Notifikasi................................................................................................................... 29
2.5.3 Ganti Password.......................................................................................................... 29
2.6 Menu Logout.......................................................................................................... 30

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 1

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1.1 Menu Dashboard.............................................................................................. 7
Gambar 2.1.2 Tampilan telah berhasil login .......................................................................... 8
Gambar 2.2.1 Menu Tulis Surat ............................................................................................. 8
Gambar 2.2.2 Menu Undangan .............................................................................................. 9
Gambar 2.2.3 Fitur pemutus/signer ........................................................................................ 9
Gambar 2.2.4 Fitur Sifat Surat.............................................................................................. 10
Gambar 2.2.5 Fitur Format Surat Undangan ........................................................................ 10
Gambar 2.2.6 Fitur Ya atau Tidak surat dikirim ke tujuan................................................... 11
Gambar 2.2.7 Fitur mengecek approval surat....................................................................... 11
Gambar 2.2.8 Fitur melihat tampilan surat ditolak............................................................... 11
Gambar 2.2.9 Tampilan Undangan yang telah di TTE......................................................... 12
Gambar 2.2.10 Menu Nota Dinas......................................................................................... 12
Gambar 2.2.11 Format Nota DInas ...................................................................................... 13
Gambar 2.2.12 Fitur Ya atau Tidak dikirim ke tujuan ......................................................... 14
Gambar 2.2.13 Fitur Simpan Draft dan Simpan & kirim ..................................................... 14
Gambar 2.2.14 Nota Dinas yang telah di TTE ..................................................................... 15
Gambar 2.2.15 Nota Dinas pengantar ke Sekjen................................................................. 16
Gambar 2.2.16 Menu apload Nota Dinas pengantar ............................................................ 16
Gambar 2.2.17 Urutan checker surat ke Sekjen ................................................................... 17
Gambar 2.2.18 Surat yang telah di TTE Sekjen ................................................................... 17
Gambar 2.2.19 Tampilan checker surat ke Sekjen ............................................................... 18
Gambar 2.2.20 Riwayat Pemrosesan Surat ke Sekjen.......................................................... 18
Gambar 2.2.21 Menu upload surat masuk............................................................................ 18
Gambar 2.2.22 Daftar Upload Surat Masuk ......................................................................... 19

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 2

Gambar 2.2.23 Rincian Surat masuk yang telah di upload .................................................. 20
Gambar 2.3.1 Menu Kotak masuk........................................................................................ 20
Gambar 2.3.2 Menu Balasan Disposisi Surat ....................................................................... 21
Gambar 2.3.3 Tampilan surat yang telah didisposisi............................................................ 22
Gambar 2.4.1Menu Surat Keluar.......................................................................................... 23
Gambar 2.4.2 Menu melihat surat keluar ............................................................................. 24
Gambar 2.4.3 Daftar Approval Surat ................................................................................... 24
Gambar 2.4.4 Tampilan e-Sign Surat ................................................................................... 25
Gambar 2.4.5 Menu otentikasi eSign ................................................................................... 25
Gambar 2.4.6 Tampilan surat yang telah di TTE ................................................................. 26
Gambar 2.4.7 Menu Reject Surat ......................................................................................... 26
Gambar 2.4.8 Pemrosesan surat yang ditolak ...................................................................... 27
Gambar 2.4.9 Menu Arsip Surat........................................................................................... 28
Gambar 2.5.1 Menu User ..................................................................................................... 28
Gambar 2.5.2 Menu Notifikasi ............................................................................................. 29
Gambar 2.5.3 Menu Ganti Password.................................................................................... 29
Gambar 2.6.1 Menu Logout ................................................................................................. 30

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 3

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi pada masa sekarang ini membuat manusia mencari inovasi

baru terutama dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Hal ini dapat
memberikan dampak positif bagi semua kalangan dalam menerima dan menyampaikan
informasi serta berkomunikasi secara efektif dan efisien. Teknologi informasi juga telah
membawa kemajuan dalam pengolahan data dan informasi.

Sistem informasi merupakan salah satu media yang menghubungkan segala komponen
dalam sebuah organisasi sehingga mempermudah dalam mengelola transaksi yang ada
dalam organisasi tersebut, secara khusus yaitu transaksi surat menyurat baik antar instansi
lainnya maupun antar bagian. Yang mana dalam kegiatan surat menyurat masih banyak
ditemukan secara manual, sehingga membutuhkan proses waktu yang lama surat tersebut
sampai kepada tujuan.

Pada era digitalisasi ini waktu merupakan sesuatu yang sangat penting dan berharga.
Oleh karena itu, dengan hadirnya sistem informasi e-Office merupakan salah satu bentuk
alternatif yang disediakan dalam menghemat waktu dan penggunaan kertas sehingga
kegiatan surat-menyurat dapat dilakukan lebih efektif dan efisien.

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 4

1.2 Visi dan Misi Organisasi
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Biro Perencanaan memiliki visi dan misi

yang sama dengan visi dan misi Sekretariat Jenderal. Adapun perumusan Visi Sekretariat
Jenderal tidak terlepas dari Visi Kementerian Dalam Negeri yaitu “Kementerian Dalam
Negeri yang Adaptif, Profesional, Proaktif, dan Inovatif (APPI) dalam memperkuat
penyelenggaraan pemerintahan dalam negeri, untuk mewujudkan visi dan misi Presiden
dan Wakil Presiden: Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian
berlandaskan Gotong Royong.”

Adapun visi Sekretariat Jenderal Kemendagri adalah “Menjadikan Birokrasi
Kementerian Dalam Negeri yang handal dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang
baik.” Dan misinya yaitu:
1. Meningkatkan kinerja program dan anggaran serta pengelolaan keuangan yang akuntabel
dan transparan;
2. Meningkatkan kualitas layanan publik dengan didukung oleh Aparatur Sipil Negara
(ASN) yang profesional;
3. Mewujudkan birokrasi pemerintah yang profesional dengan karakteristik, berintegerasi,
berkinerja tinggi, bebas dan bersih KKN;
4. Memantapkan produk hukum secara berdaya guna dan dapat dipertanggungjawabkan;

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 5

5. Meningkatkan pengelolaan data, informasi, dan komunikasi publik yang terintegrasi,
aktual dan akurat.
1.3 Tujuan

Penyusunan modul petunjuk teknis penggunaan aplikasi E-Office ditujukan bagi
pegawai ASN di lingkup Biro Perencanaan untuk memahami seluruh alur proses surat-
menyurat melalui E-Office.

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 6

BAB II

PETUNBAJUBKIITEKNIS E-OFFICE

2.1 Menu Dashboard
Untuk menampilkan menu Dashboard seperti dibawah ini, dapat diakses laman

https://eoffice.kemendagri.go.id/login melalui web.

Gambar 2.1. 1 Menu Dashboard
 Masukkan NIP sebagai username pada kolom yang telah disediakan
 Masukkan default password, yaitu : Asdasd123!!
 Kemudian, klik tombol Sign in seperti yang terlihat pada gambar diatas
 Apabila login E-Office sudah berhasil, maka akan muncul tampilan seperti

gambar dibawah ini.

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 7

Gambar 2.1.2 Tampilan telah berhasil login
2.2 Menu Tulis surat
2.2.1 Surat Internal

Menu surat internal digunakan untuk menulis berbagai macam surat sesuai dengan
format yang ditentukan. Pada bagian surat internal, terdapat 38 fitur surat yang telah
tersedia. Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 2.2.1 Menu Tulis Surat
Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 8

Berikut ini merupakan contoh menulis surat sesuai yang dibutuhkan.
a. Membuat surat undangan

 Klik undangan pada menu pilih surat, maka akan muncul tampilan gambar seperti
dibawah ini

Gambar 2.2.2 Menu Undangan
 Kemudian lengkapi setiap kolom yang tersedia.
 Klik dari untuk mengisi pengirim surat. Hal ini bisa dilakukan oleh setara user yang

melakukan login atau jabatan diatasnya.
 Klik tujuan/penerima untuk mengisi penerima surat kepada siapa surat akan

ditujukan. Penerima surat dapat melebihi 1 jabatan.
 Klik pemutus/signer untuk mengisi jabatan yang melakukan pengecekan surat.

Biasanya dilakukan oleh pejabat eselon IV, eselon III, dan eselon II secara bertahap.
Dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 2.2.3 Fitur pemutus/signer
Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 9

 Klik pengantar untuk menambahkan file dokumen pengantar surat. Fitur ini
dapat dilakukan dalam bentuk pdf, xls, jpg, png. Biasanya, menambahkan file
dokumen pada fitur pengantar apabila terdapat surat yang ingin diajukan kepada
Sekretaris Jenderal

 Klik lampiran apabila surat perlu dilakukan penambahan dokumen file dalam
bentuk pdf, xls, jpg, png.

 Klik sifat untuk mengkategorikan sifat surat yang dibuat. Terdapat 5 sifat surat
pada E-Office. Silahkan dipilih sesuai dengan surat yang dibutuhkan.

Gambar 2.2.4 Fitur Sifat Surat

Gambar 2.2.5 Fitur Format Surat Undangan
 Tanggal surat akan menyesuaikan dengan waktu surat yang akan dibuat
 Pada fitur isi surat merupakan format undangan yang akan dibuat. Untuk isi

surat undangan, tanggal, waktu dan tempat serta kalimat penutupnya dapat
diubah dengan cara diketik sesuai dengan kebutuhan.

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 10

 Terdapat margin & ukuran surat undangan sesuai yang telah disediakan.
 Pilih Ya apabila surat undangan akan dikirimkan ke tujuan, dan pilih No

apabila surat undangan tidak ingin dikirimkan kepada tujuan

Gambar 2.2.6 Fitur Ya atau Tidak surat dikirim ke tujuan
 Kemudian, klik simpan draft apabila surat undangan ingin disimpan saja. Dan

klik simpan & kirim apabila undangan ingin disimpan sekaligus dikirimkan ke
pihak tujuan.
 Apabila surat undangan telah dikirim, maka pengecekan surat dapat dilakukan
oleh para checker yang ditandai dengan approved.
 Penomoran surat dapat dilakukan melalui akun kepala subbagian tata usaha
atau staf yang diperbolehkan untuk mengakses akun tersebut.
 Apabila penomoran surat undangan telah dilakukan, maka pimpinan sebagai
signer dapat melakukan tanda tangan secara elektronik (TTE).

Gambar 2.2.7 Fitur mengecek approval surat
 Namun, apabila pimpinan tidak menyetujui surat undangan yang dibuat, maka

pimpinan berhak menolak surat undangan dengan meng klik reject disertai
alasannya.

Gambar 2.2.8 Fitur melihat tampilan surat ditolak

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 11

 Contoh surat undangan yang telah diunduh.

Gambar 2.2.9 Tampilan Undangan yang telah di TTE
b. Nota Dinas
Untuk menampilkan format Nota Dinas, silahkan klik surat internal dan pilih Nota Dinas
maka akan muncul tampilan gambar seperti di bawah ini.


Gambar 2.2.10 Menu Nota Dinas

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 12

 Klik fitur dari untuk mengisi pengirim nota dinas. Pengirim nota dinas dapat
dilakukan oleh user yang melakukan login pada aplikasi E-Office atau jabatan
diatasnya.

 Untuk mengisi tujuan/penerima nota dinas, silahkan klik tanda panah
kebawah dan ketik nama tujuan penerima noda dinas. Untuk penerima yang
melebihi 1 jabatan, silahkan klik add untuk menambah kolom penerima surat
nota dinas

 Apabila nama tujuan penerima nota dinas berada diluar instansi, maka nama
tujuan penerima nota dinas diinput dengan cara penulisan dipisahkan dengan
tanda koma

 Klik pemutus/signer untuk menginput jabatan yang melalukan pengecekan
surat nota dinas. Biasanya dilakukan oleh pejabat eselon IV,eselon III, hingga
eselon II secara bertahap.

 Klik choose file pada fitur pengantar apabila ingin menambahkan file
dokumen. File dokumen dapat diupload dalam bentuk pdf, xls, jpg, png.

 Klik choose file pada fitur lampiran apabila ingin menambahkan lampiran
dokumen. Lampiran dapat diupload dalam bentuk pdf, xls, jpg, png.

 Klik sifat surat nota dinas sesuai kebutuhan. Terdapat 5 sifat surat nota dinas
yaitu sangat segera, segera, penting, biasa, dan rahasia.

Gambar 2.2.11 Format Nota Dinas

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 13

 Untuk penomoran surat akan diinput melalui akun kepala kasubbag tata usaha
atau staf yang diperbolahkan untuk mengakses akun tersebut.

 Untuk mengisi fitur hal nota dinas, dapat dilakukan secara manual.
 Tanggal surat nota dinas akan secara otomatis menyesuaikan waktu nota

dinas dibuat
 Fitur isi surat merupakan format penulisan nota dinas. Fitur ini dapat diubah

dan diisi sesuai dengan kebutuhan isi nota dinas yang akan dibuat
 Fitur margin dan ukuran kertas surat nota dinas menyesuaikan dengan yang

telah disediakan
 Klik Ya apabila nota dinas ingin dikirimkan ke tujuan penerima surat nota

dinas, dan ketik No apabila surat nota dinas tidak ingin dikirimkan ke tujuan.

Gambar 2.2.12 Fitur Ya atau Tidak dikirim ke tujuan
 Klik simpan draft apabila surat nota dinas ingin disimpan tetapi belum ingin

dikirimkan ke tujuan surat, dan klik simpan & kirim apabila surat ingin
disimpan sekaligus dikirimkan ke tujuan.

Gambar 2.2.13 Fitur Simpan Draft dan Simpan & kirim

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 14

 Contoh surat Nota dinas yang telah diunduh.

Gambar 2.2.14 Nota Dinas yang telah di TTE
Secara khusus, alur persuratan yang diajukan kepada Sekretaris Jenderal berbeda dari
sebelumnya. Surat a.n Menteri Dalam Negeri yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal
harus melampirkan nota dinas pengantar dari pejabat dibawahnya atau pejabat Eselon II.
Berikut ini merupakan prosedur surat yang diajukan ke Sekretaris Jenderal.
 Silahkan membuat nota dinas pengantar kepala biro ke Sekjen sesuai panduan

diatas.

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 15

 Contoh nota dinas pengantar kepala biro ke Sekjen.

Gambar 2.2.15 Nota Dinas pengantar ke Sekjen
 Setelah nota dinas pengantar sudah disetujui, maka nota dinas pengantar diapload

pada kotak pengantar. Pilih choose file, lalu upload nota dinas pengantar sesuai
yang dibutuhkan

Gambar 2.2.16 Menu upload Nota Dinas pengantar

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 16

Untuk urutan checker, dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 2.2.17 Urutan checker surat ke Sekjen
 Setelah nota dinas pengantar telah diupload, kemudian mengetik isi surat sesuai

ketentuan format yang tersedia.
 Selanjutnya, mengirimkan surat kepada Sekjen untuk ditandatangani.
 Apabila Sekjen menyetujui surat yang diajukan, maka tampilannya akan seperti

gambar dibawah ini.

Gambar 2.2.18 Surat yang telah di TTE Sekjen
Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 17

Gambar 2.2.19 Tampilan Checker surat ke Sekjen
 Apabila surat yang diajukan ke Sekjen tidak disertai nota dinas pengantar kepala

biro, maka surat tersebut otomatis akan ditolak oleh subbagian tata usaha sekjen.
Seperti tampilan gambar dibawah ini.

Gambar 2.2.20 Riwayat Pemrosesan Surat ke Sekjen
2.2.2 Menu Upload Surat Masuk

Gambar 2.2.21 Menu upload surat masuk
Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 18

 Klik upload surat masuk maka akan muncul tampilan seperti diatas.
 Lalu, isi setiap kolom yang tersedia
 untuk fitur pengirim dapat diisi dengan nama pengirim surat yang tertera
 untuk fitur kepada dapat diisi dengan nama penerima surat tersebut ditujukan.

Penerima surat dapat melebihi 1 jabatan.
 Kemudian, pilih sifat surat dengan mengklik tanda panah kecil disebelah kanan fitur
 Fitur pilih file merupakan tempat untuk mengupload file
 Nomor agenda & nomor surat Ext dapat diisi sesuai yang telah ditentukan
 Tanggal surat & tanggal diterima dapat disesuaikan dengan waktu yang tertera
 Untuk hal dapat diisi sesuai yang tertera pada surat masuk
 Fitur notes dapat diisi sesuai dengan yang dibutukan
 Klik simpan draft untuk menyimpan surat masuk sebagai fraft, dan klik simpan &

kirim untuk menyimpan sekaligus mengirim
 Berikut ini merupakan contoh data surat masuk yang sudah di apload

Gambar 2.2.22 Daftar Upload Surat Masuk
 Klik preview untuk menampilkan rincian surat masuk yang sudah di apload.

Seperti tampilan gambar dibawah ini.

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 19

Gambar 2.2.23 Rincian Surat masuk yang telah di upload
2.3 Menu Kotak Masuk
2.3.1 Surat Masuk
Menu surat masuk merupakan tempat menampung surat masuk yang diterima oleh seorang
pengguna aplikasi E-Office. Surat masuk ini akan menjadi dasar seorang pimpinan untuk
melakukan disposisi surat ke bawahannya yang bersangkutan. Berikut merupakan tampilan
surat masuk yang diterima pada aplikasi E-Office.

Gambar 2.3.1 Menu Kotak masuk

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 20

 Tanggal masuk merupakan tanggal masuknya surat pada aplikasi E-Office
 Nomor merupakan nomor yang terdapat pada surat masuk
 Dari merupakan asal pengirim surat. Hal ini bisa dari instansi, lembaga, maupun

dari pejabat diatasnya.
 Hal menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat.
 Status terbagi menjadi 2 yaitu: read & unread

Read apabila surat telah dibuka, maka statusnya otomatis berubah menjadi biru
Unread apabila surat belum dibuka, maka statusnya tetap berwarna kuning
2.3.2 Disposisi Surat
Surat masuk yang telah diterima kemudian akan didisposisi ke pegawai yang
bersangkutan..
 Klik fitur disposisi surat pada menu kotak masuk
 Kemudian lihat kepada siapa surat masuk didisposisikan
 Staf yang bersangkutan dapat melakukan balasan disposisi dengan mengetik manual
atau melakukan balasan dengan surat . Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah
ini.

Gambar 2.3.2 Menu Balasan Disposisi Surat

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 21

 Berikut merupakan contoh disposisi surat dari eselon III ke eselon IV beserta
stafnya.

Gambar 2.3.3 Tampilan surat yang telah didisposisi

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 22

2.4 Menu Kotak Keluar
2.4.1 Surat Keluar
Surat keluar merupakan surat yang telah dibuat oleh user untuk dikirimkan kepada instansi
lain maupun ke antar sesama bagian. Berikut merupakan tampilan daftar surat keluar yang
telah dibuat.

Gambar 2.4.1Menu Surat Keluar

 Klik fitur surat keluar untuk membuka tampilan daftar keluar yang telah dibuat
 Tanggal dibuat merupakan waktu saat surat dikeluarkan
 No merupakan nomor surat keluar yang telah input oleh bagian tata usaha
 Kepada merupakan tujuan penerima surat keluar yang dibuat
 Hal merupakan inti surat keluar yang dibuat secara singkat
 Status adalah tanda surat keluar yang dibuat sudah terkirim, di reject, atau masih di

simpan dalam draft.
 Untuk mencari surat keluar yang telah dibuat, silahkan ketikkan pada kolom search
 Lalu, klik preview untuk melihat surat keluar yang telah dibuat.
 Apabila ingin mengunduh surat keluar, klik fitur anak panah kebawah. Dan untuk

menampilkan surat keluar secara fullscreen, klik fitur empat anak panah seperti
tampilan gambar dibawah ini.

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 23

Gambar 2.4.2 Menu melihat surat keluar
2.4.2 Appproval
Fitur approval merupakan tempat surat ditandatangani secara elektronik.

 Pilih fitur approval maka akan muncul tampilan gambar seperti dibawah ini

Gambar 2.4.3 Daftar Approval Surat
 Pada kolom status terdapat tanda receive yang artinya proses surat yang diajukan

telah masuk ke akun signer/pemutus. Dan tanda read yang artinya surat telah dibaca
signer tapi belum ditandatangani.
 Klik preview maka akan muncul tampilan surat yang akan ditandatangani secara
elektronik. Seperti tampilan gambar dibawah ini.

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 24

Gambar 2.4.4 Tampilan e-Sign Surat
 Klik e-Sign untuk melakukan tandatangan secara elektronik. Kemudian akan

muncul otentikasi eSign
 Selanjutnya, silahkan mengisi NIK dan passpharase
 Setelah mengisi NIK dan passphrase, klik approve untuk melakukan tandatangan

secara elektronik

Gambar 2.4.5 Menu otentikasi eSign

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 25

 Berikut merupakan contoh surat yang telah ditandatangan secara elektronik

Gambar 2.4.6 Tampilan surat yang telah di TTE
2.4.3 Reject Surat

 Klik fitur reject untuk menampilkan daftar surat yang reject

Gambar 2.4.7 Menu Reject Surat
Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 26

 Klik preview untuk melihat riwayat pemroses surat yang ditolak. Seperti waktu dan
alasan surat tersebut ditolak
Gambar 2.4.8 Pemrosesan surat yang ditolak

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 27

2.4.4 Arsip
Menu arsip adalah tempat pengarsipan surat secara digital. Selain menjadikan penyimpanan
surat aman, menu arsip ini juga akan memudahkan pencarian dokumen apabila dibutuhkan
dalam keadaan mendesak.

 Klik search dengan kata kunci nomor surat, perihal, dan isi surat untuk mencari
dokumen yang dibutuhkan

Gambar 2.4.9 Menu Arsip Surat
2.5 Menu User
2.5.1 Profil User

 Klik profil user maka kita akan melihat tampilan user seperti gambar dibawah ini

Gambar 2.5.1 Menu User
Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 28

2.5.2 Notifikasi
 Klik fitur notifikasi untuk melihat pemberitahuan yang masuk pada akun pengguna.

Gambar 2.5.2 Menu Notifikasi
2.5.3 Ganti Password

 Apabila ingin mengganti password, isi password lama terlebih dahulu
 Kemudian isi password baru dan konfirmasi kembali password baru yang

dibuat
 Klik save untuk menyimpan password yang telah diganti

Gambar 2.5.3 Menu Ganti Password

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 29

2.6 Menu Logout
 Silahkan klik logout untuk keluar dari akun E-Office
Gambar 2.6.1 Menu Logout

Petunjuk Teknis Penggunaan E-Office Lingkup Biro Perencanaan | 30