ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์1

ระบบบริหารจดั การ
เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์

DMS ย่อมาจากคาว่า Document Management System คือ ระบบจัดการ
เอกสารแบบครบวงจร ในลักษณะ Digital ซ่ึงหลักในการทางานของระบบน้ีคือ ช่วย
จัดเก็บเอกสาร (Store) จัดการเอกสาร (Manage) ติดตามเอกสาร (Track) ในรูปแบบ
เอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ (Electronic)

ท้ังนี้ Document Management System ระบบจัดเก็บเอกสาร ถือเป็นส่วน
หน่งึ ของระบบ (Enterprise Content Management) หรือก็คือระบบที่ช่วยจัดการ จัดเก็บ
ควบคุม และบริหารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สรุปก็คือระบบ DMS เป็นระบบการจัดการ
เอกสารย่อยของ ECM อีกที

โดยระบบ DMS ใช้หลักแนวคิด Paperless หรือท่ีเรียกว่า การใช้ทรัพยากร
กระดาษใหน้ ้อยท่ีสุด เพือ่ ลดภาระค่าใช้จ่ายในส่วนของเอกสารลงไป ช่วยจัดการเอกสาร
ให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย เสริมประสิทธิภาพวางรากฐาน Digital
Transformation ใหอ้ งค์กรพร้อมเขา้ สู่ Digital Workflow อยา่ งสมบูรณแ์ บบน่นั เอง

E-Document หรอื อีกชื่อเรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสาร
ท่ีอยู่ในรูปแบบของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ท่ีเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากจะลด
การใช้ทรัพยากรกระดาษได้แล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ในสานักงาน
เช่นเครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ เคร่ืองทาลายเอกสาร ฯลฯ แถมยังลดปัญหาการ
ทางานท่ีล่าช้าหรืองานผิดพลาดที่เกิดจากเอกสารสูญหาย ซ่ึงเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ท่ีนิยมใช้กันมากท่ีสุดในปัจจุบัน คือ PDF เพราะใช้งานง่าย
หลกั การแสดงผลก็รวดเร็ว และเป็นรูปแบบท่ที ัว่ โลกใช้งานกนั

ท้ังน้ีการทางานโดยใช้ E-Document จะทางานคู่กับระบบ
จัดการเอกสาร DMS (Document Management System) ที่สามารถ
ช่วยจัดเก็บเอกสารองค์กรในรูปแบบ Digital ทาให้งานเอกสารที่เป็น
เร่อื งยาก ง่ายขนึ้ ทันที อีกท้ังยังเป็นกระบวนการสร้างขั้นตอนการทางาน
ทางธุรกิจ (Workflow) บนระบบอิเล็กทรอนิกส์ ท่ีจะช่วยให้องค์กรจัดการ
การทางานของเอกสารได้อย่างแม่นยา ช่วยลดการทางานและลดต้นทุน
บริหารทรัพยากรขององค์กรได้อย่างสมบูรณ์แบบและคุ้มค่ามากท่ีสุด
ท้ังน้ขี ้อดขี อง E-docยังไมไ่ ด้หมดแตเ่ พียงเท่านี้ ยงั มีขอ้ ดีอีกมากมาย

1. จัดการเอกสารในองคก์ รได้ง่ายขึ้น

เน่ืองจากระบบ DMS ถูกออกแบบมาเพ่ืออานวยความสะดวกใน
การใช้งาน เพื่อให้การจัดการ e-document และข้อมูลในองค์กรง่ายและ
รวดเร็ว เพราะโดยปกติแล้วเอกสารภายในองค์กร ยิ่งเป็นองค์กรระดับ
มหาชน จานวนเอกสารจะมีปริมาณมาก เพราะต้องเก็บข้อมูลทั้งเอกสาร
เก่ยี วกบั องค์กร หรือเอกสารทางการเงิน ซ่ึงถา้ คณุ ใชร้ ะบบ เอกสารทวั่ ๆ ไป
แล้ว การจัดการเอกสารนับเป็นเร่ืองที่ยากมาก ยกตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการ
ใช้เอกสารทางการเงินย้อนหลังไป 2 ปี ก็ต้องเสียเวลาในการค้นหา หรือมี
ความเปน็ ไปไดว้ ่าจะหาไม่เจอหรือเอกสารชารุดเสยี หายได้ แต่ถา้ เปล่ยี นเป็น
E-Document จะช่วยจัดการได้ง่ายข้ึน ไม่ว่าจะเป็นการเพ่ิมเอกสาร ลบ
เอกสาร เคล่ือนย้าย ส่งต่อ คัดลอก แก้ไข หรือแม้กระทั่งการค้นหาก็
สามารถจดั การไดง้ ่ายและรวดเร็ว

2. ทางานกบั ระบบปฏบิ ัตกิ ารไดห้ ลากหลาย

อยา่ งทบ่ี อกไปข้อก่อนหน้าว่าระบบ DMS ถูกออกแบบมาให้
ใช้งานง่าย สะดวก และรวดเร็ว สามารถทางานบนระบบปฏิบัติการ
Windows, MacOS ผา่ นโปรแกรมเวบ็ เบราว์เซอร์ได้หลากหลาย เช่น
Safari, Firefox หรือ Google Chrome หรือแม้กระทั่งการทางานผ่าน
ระบบ IOS และ Android บนโทรศพั ท์มือถือ ก็ยังพร้อมที่จะทางานได้
เรียกว่าไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน เพียงแค่คุณมีระบบปฏิบัติการเหล่านี้
และเชอื่ มตอ่ สญั ญาณ internet ก็สามารถใช้ E-Document ไดท้ ุกเม่อื

3. สามารถกาหนดสทิ ธิ์การเข้าถงึ เอกสารในองค์กร
เนอ่ื งจากเอกสารในองค์กรมหี ลายแบบ ท้ังเอกสารท่ีพนักงานทุกคนในองค์กร

เขา้ มาดไู ด้ เอกสารเฉพาะฝ่าย หรอื เอกสารลบั ท่เี ขา้ ถึงไดเ้ ฉพาะบางหน่วยงานในองค์กร
เท่าน้ัน ซ่ึงระบบ DMS สามารถกาหนดสิทธิ์การเข้าถึง E document เหล่าน้ี เพื่อความ
ปลอดภัยของข้อมูล ซ่ึงสามารถต้ังค่ากาหนดสิทธ์ิการเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วน ให้แก่
ผใู้ ช้งานแตล่ ะคนได้ และยงั สามารถตรวจสอบการเข้าระบบย้อนหลังได้เชน่ กัน

ท้ังน้ีทาง Ditto (Thailand) เล็งเห็นความสาคัญของการเปลี่ยนแปลงของ
องคก์ ร จากยคุ Analog ให้กลายเป็น Digital ด้วยการเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษเป็น
E-Doc ด้วยวิธีการสแกนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และนา
ข้อมูลเหล่าน้ีไปเข้าระบบจัดการเอกสารหรือท่ีเรียกว่า DMS (Document Management
System) ที่ช่วยจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กร ให้การทางานง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ไม่ต้องมาน่ังหาเอกสารให้เสียเวลา ช่วยจัดระเบียบเอกสารในองค์กร แถมยังช่วย
ประหยดั ทรัพยากรในองค์กร ใหค้ ุณไดน้ าค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไปลงทุนเพ่ิมกาไร ให้บริษัทคุณ
เติบโตได้อยา่ งไม่มขี อ้ จากดั

ซึ่งประโยชน์ของระบบ E Document ยังไม่หมดแต่เพียงเท่านี้ เพราะในส่วนของ
การประหยัดต้นทุนท่ีทุกองค์กรให้ความสาคัญ จะเห็นได้ว่า E-document นั้นเป็นระบบที่
สามารถช่วยลดทรัพยากรสิ้นเปลืองเกินความจาเป็นได้อย่างมหาศาล เช่น ลดค่าอุปกรณ์
สานกั งาน ลดคา่ กระดาษ ลดค่าหมกึ พิมพ์ ลดคา่ เครอ่ื งทาลายเอกสาร และลดค่าใช้จ่ายส่วน
อ่นื ๆ อกี มากมาย

หรือแม้กระทั่งองค์กรขนาดเล็กที่มีฝ่ายงานเพียงไม่ก่ีฝ่าย ระบบ E-doc ก็ถือว่า
เปน็ ตวั ชว่ ยประหยัดตน้ ทุนภายในองคก์ รได้เป็นอย่างมาก เพราะบางแผนก เช่น แผนกบัญชี
ที่มีเอกสารจานวนมากตอ้ งคอยจัดการแก้ไขอยู่ตลอดเวลา ถ้าหากจัดการผิดพลาดอาจนามา
ซึ่งความเสยี หายไดอ้ ย่างมหาศาลและเกิดความวุ่นวายภายในองค์กรได้ทันที เพราะฉะนั้น E
doc ระบบเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ สท์ ท่ี างานควบคไู่ ปกบั ระบบ DMS เปน็ ตัวช่วยสาคัญสามารถ
ช่ ว ย ท้ั ง อ ง ค์ ก ร ข น า ด เ ล็ ก แ ล ะ อ ง ค์ ก ร ข น า ด ใ ห ญ่ ป ร ะ ห ยั ด ต้ น ทุ น แ ล ะ เ ว ล า ไ ด้ อ ย่ า ง มี
ประสิทธิภาพ

https://www.dittothailand.com เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ (ระบบอนนไลน์)

แหล่งท่ีมา: https://www.dittothailand.com/dittonews/dms-document-
managementsystem/?fbclid=IwAR3t5k3QLt8nRcc3kn2iAxH9eOPjvy5CcfCatepw0
L_qfQgZrMF9Cod3ZFA (วนั ที่ 3กนั ยายน 2564)

จดั ทาโดย
นายศุภศิลป์ ไชยราช
เลขท่ี 13 สาขาวชิ าการเลขานกุ าร

เสนอ
ครปู รียา ปนั ธยิ ะ
หนังสอื อิเลก็ ทรอนกิ สเ์ ล่มน้ี เป็นส่วนหนึ่งของ
วิชาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
รหสั วชิ า 30203-2004
ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2564
วทิ ยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง