INCOMING COMMUNICATION 04

EASTERN COLLEGE TRAINING SKILLS CENTRE (L02538)
LOT 38, BLOK G, TINGKAT 3 LORONG PLAZA UTAMA 1
PLAZA UTAMA ALAMESRA , JALAN SULAMAN 88400
KOTA KINABALU, SABAH

KERTAS PENERANGAN

(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION
PROGRAM /

PROGRAM CODE & NAME

TAHAP / LEVEL L2
FB-024-2:2012-C01 INCOMING COMMUNICATION
NO DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

NO. DAN PENYATAAN 1. INDENTIFY INCOMING COMMUNICATIONS
AKTIVITI KERJA / REQUIREMENT
WORK ACTIVITIES NO.
AND STATEMENT 2. PROCESS INCOMING COMMUNICATION
3. RECORD INCOMING COMMUNICATION

NO. KOD / CODE NO. FB-024-2:2012-C01/P(5/5) Muka Surat / Page : 1
Drp / Of : 7

TAJUK / TITLE:

PENGREKODAN PENERIMAAN MESEJ

TUJUAN/PURPOSE:
Kertas penerangan ini bertujuan untuk menerangkan cara-cara merekod mesej yang
diterima dan format log book penerimaan mesej bagi telefon, faks, email dan surat.
Pelatih juga akan diajar cara-cara merekod setiap aktiviti dan format setiap borang.

NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(5/5) Muka / Page : 2
Drpd/of: 7

PENERANGAN / INFORMATION:

1. Pengrekodan Penerimaan Mesej
Semua aktiviti komunikasi melalui telefon, faks, email dan surat perlu direkodkan.
Format yang sesuai untuk merekod aktiviti tersebut adalah dengan menggunakan
log book. Tujuan merekod setiap aktiviti ini adalah :-
i. Sebagai bahan rujukan setiap organisasi.
ii. Sebagai bukti yang kukuh jika terdapat sesuatu masalah.
iii. Mudah mencari maklumat yang diperlukan dalam masa yang singkat.

1.1 Merekod aktiviti penerimaan mesej telefon
Telefon merupakan alat komunikasi yang penting dalam setiap organisasi.
Setiap organisasi mempunyai prosedur dalam merekod aktiviti penerimaan
mesej telefon. Antara format dalam merekod aktiviti tersebut adalah :-
i. Borang pesanan mengikut format tersendiri.
ii. Borang atau kertas nota yang berwarna untuk menarik perhatian
(pink, kuning, hijau)
iii. Log book messages.

1.2 Mengambil pesanan
Apabila menerima panggilan dan panggilan itu mempunyai pesanan yang
hendak disampaikan, jangan hanya mengharap kepada daya ingatan
semata-mata. Kemungkinan bagi perkara penting yang hendak
disampaikan tidak lengkap adalah tinggi. Oleh itu, cara terbaik adalah
dengan mencatatkannya sebaik sahaja menerima pesanan. Perkara yang
perlu dicatat adalah :-
i. Tarikh dan masa panggilan
ii. Nama pegawai yang ingin dihubungi
iii. Nama pemanggil, alamat dan nombor telefon
iv. Pesanan panggilan secara terperinci
v. Pesanan hendaklah diulang semula kepada pemanggil untuk
memastikan setiap perkara penting dicatat.

Antara perkara yang perlu diberi perhatian semasa mengisi borang
pesanan :-

i. Eja nama pegawai yang akan menerima pesanan dan nama
pemanggil dengan betul.

ii. Catatkan nombor telefon pemanggil, tarikh dan masa panggilan

NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(5/5) Muka / Page : 3
dengan betul. Drpd/of: 7
iii.
iv. Ambil pesanan dengan tepat

Bacakan semula kepada pemanggil pesanan yang diberi untuk

mengesahkan ketetapan pesanan.

MESSAGE FOR

Mr/Mrs/Ms/Mdm : ___________________________
WHILE YOU WERE OUT

Mr/Mrs/Ms/Mdm : ___________________________

OF _______________________________________

TELEPHONE NO. __________________________

TELEPHONED PLEASE RING
CALLED TO SEE YOU WILL CALL AGAIN
WANTS TO SEE YOU URGENT

MESSAGE ………………….....................................
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………………………………………………………

Date :
Received by :

Gambarajah 1 : Contoh Borang Pesanan Telefon

No Date/Time From To Urgent Confidential Subject Remarks
Yes/No Yes/No
01 12/8/03 Mr. Paul Mrs Haslinda Business Transmitted by
14:32 Yes No Appointment Rena

Chandran Hashim

SUNSET Trading Mr. Razak

Abdullah

Gambarajah 2 : Log Book Incomig Telefon

1.3 Merekod aktiviti penerimaan faks
Faks juga merupakan alat komunikasi yang penting dalam sesebuah
organisasi. Faks menjadi pilihan dalam penghantaran sesuatu maklumat
kerana ianya mudah dan cepat. Maklumat yang diperolehi melalui faks
juga perlu direkodkan sebagai bahan rujukan.

NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(5/5) Muka / Page : 4
Drpd/of: 7

Antara prosedur dalam merekod aktiviti penerimaan faks adalah :-

i. Setiap pesanan yang diterima dari faks perlu direkodkan dalam log

book selepas menerima pesanan.

ii. Kenalpasti semua maklumat yang diterima.

iii. Masukkan semua maklumat yang dikenalpasti ke dalam log book.

iv. Setiap log book mengandungi tarikh dan masa pesanan diterima,

nama penghantar, nama penerima, jenis pesanan (urgent atau

confidential), tajuk dan catatan.

No Date/Time From To Urgent Confidential Subject Remarks
Yes/No Yes/No
01 12/8/03 Mr.Paul Chandran MrsHaslinda Business Transmitted by
14:32 SUNSET Trading Hashim Yes No Appointment Rena
Mr.Razak
Abdullah

Gambarajah 3 : Log Book Incoming Faks

Gambarajah 4 : Contoh Borang Faks

1.4 Merekod aktiviti penerimaan email
Email merupakan alat komunikasi yang terkini dan cepat. Akaun email
dimiliki oleh semua orang bukan sahaja yang bekerjaya malah pelajar
sekolah juga telah mempunyai akaun email mereka sendiri. Setiap surat
atau pesanan yang diterima melalui email perlu di cetak dan di rekodkan
untuk simpanan dan untuk rujukan.

NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(5/5) Muka / Page : 5
Drpd/of: 7

Antara prosedur untuk merekod aktiviti penerimaan email adalah :-

i. Selepas email diterima dan surat atau maklumat tersebut hendaklah

di download dan dicetak untuk direkodkan ke dalam buku log.

ii. Setiap maklumat seperti nama pengirim, tarikh, masa dan

sebagainya perlu direkodkan di dalam buku log.

Gambarajah 5 : Incoming Log Book Email

1.5 Merekod aktiviti penerimaan surat
Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang penting di antara
organisasi. Surat disediakan untuk menyampaikan dan mendapatkan
maklumat, arahan, keputusan dan idea baru. Di antara maklumat-
maklumat yang penting yang perlu di rekodkan adalah :-

Date/Time iii. N From To Urgent Confidential Subject Remarks
o
Yes/No Yes/No Transmitted by
Rena
01 12/8/03 Mr.Paul Chandran MrsHaslinda Yes No Business
14:32 SUNSET Trading Hashim Appointment
Mr.Razak
Abdullah

i. Rekod tarikh tandatangan pengirim surat

ii. No fail surat dimasukkan

Prosedur dalam merekod surat masuk
i. Penerimaan surat
Surat kebiasaanya dihantar melalui pos sama ada pos laju. Orang
pertama yang menerima surat adalah receptionist.
ii. Pengkelasan surat
Selepas diterima, surat tersebut mestilah dikelaskan dan diasingkan
mengikut jabatan masing-masing atau nama penerima.
iii. Pencatatan surat
Selepas pengkelasan, surat yang diterima mestilah direkodkan
untuk memastikan surat telah diterima dengan selamat.
iv. Penyampaian surat
Selepas direkodkan dengan dakwat merah, surat tersebut akan
dihantar kepada penama yang tertera pada surat tesebut.
v. Penyimpanan surat
Selepas surat dihantar telah sampai ke tangan penerima, surat
tersebut perlu direkodkan dan disimpan di dalam fail tertentu untuk
rujukan akan datang.

NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(5/5) Muka / Page : 6
Drpd/of: 7

Gambarajah 6 : Prosedur Dalam Merekod Surat Masuk

Gambarajah 7 : Langkah Penerimaan Dan Pengagihan Surat Masuk

Gambarajah 8 : Contoh Incoming Log Book Surat

NO. KOD / CODE NUM. FB-024-2:2012-C01/P(5/5) Muka / Page : 7
Drpd/of: 7

SOALAN / QUESTION:

1. Terangkan cara merekod aktiviti penerimaan telefon, faks, email dan surat
2. Cipta satu log book untuk merekod ’incoming email dan faks’

RUJUKAN / REFERENCE:

1. Haji Tajuddin Bin Haji Hussein (2005). “Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam”
(1991-2005), MDC Publishers Sdn. Bhd. Kuala Lumpur. Mukasurat: 1-9

2. http://www.actewag/.com.au/facsimiles.aspx
3. Marc Macini, PHD (1947), ISBN 0-7688-1419.6.“Business Messages Activities:,

Mukasurat 233-243
4. Mohd. Nizam Hanafiah, Mc Graw Hill 200. “Pengurusan Organisasi”
5. https://www.google.com.my/search?hl=en&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1

024&bih=499&q=telefon&oq=telefon&
6. http://www.kaskus.co.id/thread/5231e2e0feca175045000001/mesin-fax-panasonic-

kx-fp155-second