การบัญชีสินค้าฯ หน่วยที่ 2

หนว่ ยท่ี 2
ระบบการควบคุมสนิ คา้

สาระการเรียนรู้

1. การควบคมุ สนิ คา้
2. การควบคมุ การดาเนนิ งาน
3. การควบคุมทางบญั ชี
4. การควบคุมค่าใชจ้ ่ายเก่ยี วกบั สินค้า
5. การควบคมุ ปรมิ าณการสง่ั ซอื้
6. การควบคุมปริมาณสนิ คา้ คงเหลือ
7. การใช้รหัสแท่ง

การควบคุมสนิ คา้

การควบคมุ สนิ คา้ มคี วามสาคญั ต่อธรุ กิจเพ่อื ใหก้ ารดาเนนิ งานมปี ระสทิ ธิภาพ ธรุ กิจต้องมีการ
ควบคุมในเรอื่ งต่อไปน้ี

1. การควบคุมการดาเนนิ งาน
2. การควบคุมทางบัญชี
3. การควบคุมค่าใช้จา่ ยเกย่ี วกับสนิ ค้า
4. การควบคมุ ปริมาณการสั่งซื้อ
5. การควบคุมปรมิ าณสินคา้ คงเหลือ

การควบคุมการดาเนินงาน

การควบคมุ การดาเนินงาน (Operating Control) เป็นการควบคมุ ภายในจะต้อง
กาหนดวธิ ีควบคมุ ใหร้ ดั กมุ ซ่งึ จะมกี ารควบคุมในเรื่องดังน้ี

1. การขออนุมัตซิ ื้อ
2. การส่งั ซื้อ
3. การรับของ
4. การเก็บรกั ษา
5. การเบิกจา่ ย
เพือ่ ให้การควบคุมภายในรดั กุม งานทงั้ 5 ขัน้ ตอนข้างต้นจะตอ้ งแยกกนั โดย
ปฏิบตั ิตามขั้นตอนตา่ งๆ ดงั นี้

1. การขออนุมัติซื้อ แผนกท่ีต้องการใช้สินค้าหรือวัตถุดิบจะต้องดาเนินการขออนุมัติซ้ือโดยทาใบขออนุมัติซื้อ
(Purchase Requisition) ขน้ึ 3 ฉบับ

ฉบบั ที่ 1 ส่งใหแ้ ผนกจัดซ้ือดาเนนิ การขออนมุ ัติซ้อื
ฉบับท่ี 2 ส่งใหแ้ ผนกบัญชี
ฉบับท่ี 3 แผนกขออนุมตั ิซอื้ เกบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน
ในกรณีท่ีเป็นสินค้าหรือวัตถุดิบที่ไม่เคยใช้มาก่อน จะต้องให้ระดับผู้บริหารซึ่งเป็นผู้ส่ังให้ซ้ือสินค้าน้ัน
ดาเนินการขออนุมัติซ้ือเองเป็นลายลักษณ์อักษร โดยจะต้องกาหนดลักษณะของสินค้าจานวนและคุณภาพให้
ละเอียด เพอ่ื ปอ้ งกนั การผดิ พลาดในการจัดซ้อื ซ่งึ ใบอนมุ ัติซ้อื จะต้องทาขน้ึ 3 ฉบบั เชน่ เดยี วกบั การขอซือ้ โดยปกติ

ตวั อย่างใบขออนมุ ัตซิ ้อื

2. การส่งั ซื้อ เมื่อได้รับอนมุ ัตใิ ห้จัดซื้อแลว้ แผนกจดั ซื้อก็ดาเนินการจดั ซอ้ื ตามระเบียบการจัดซื้อ
ของบรษิ ทั ซ่ึงกอ่ นจะสงั่ ซือ้ จะมวี ธิ ีการคดั เลือกผูข้ ายวธิ ตี ่างๆ ดังนี้

2.1 สอบถามราคาทางโทรศพั ท์ วธิ ีนี้จะใช้ในกรณที สี่ ั่งซือ้ สนิ ค้าราคาไม่สงู และจัดซ้ือเป็น
ประจา อาจจะสอบถามจากผ้ขู ายหลายๆ ราย แล้วจดบนั ทกึ ไว้เพื่อตรวจสอบราคาในการส่งั ซื้อคราว
ตอ่ ไป หรอื ตรวจสอบราคาทางอนิ เทอร์เน็ตได้

2.2 ส่งจดหมายไปถึงผขู้ ายหลายๆ แหง่ เพ่ือใหผ้ ู้ขายเสนอราคามายงั บรษิ ทั เป็นลายลกั ษณ์
อักษร เพ่ือได้เปรียบเทียบราคาและคุณภาพ แลว้ จึงสั่งซือ้ จากผู้ขายทเ่ี สนอราคาต่าสดุ คณุ ภาพดีท่สี ุดและ
ใหก้ ารรบั ประกนั ทีด่ ที ีส่ ุดซ่งึ ปัจจุบนั อาจจะสง่ E-mail สอบถามราคาจากผู้ขายกไ็ ด้

2.3 ยน่ื ซองประมูลราคา ในกรณที ีจ่ ัดซื้อสนิ ค้าจานวนและราคารวมในการซ้อื สูง อาจจะใชว้ ธิ ี
เปดิ ให้ยืน่ ซองประมูลราคา โดยมีคณะกรรมการพิจารณาคัดเลือกผูข้ ายทเ่ี หมาะสม แต่จะต้องใชเ้ วลามาก
การย่นื ซองประมูลราคาอาจจะย่ืนซองทาง Internet ก็ได้ ซง่ึ กาลงั เป็นท่ีนยิ มกัน ซ่ึงเรียกวา่ E-Auction

2. การสงั่ ซ้ือ เม่อื ไดร้ ับอนุมตั ิใหจ้ ดั ซื้อแล้ว แผนกจัดซอื้ ก็ดาเนินการจัดซ้อื ตามระเบียบการจัดซอ้ื
ของบริษัท ซงึ่ กอ่ นจะส่ังซอ้ื จะมีวธิ ีการคดั เลือกผู้ขายวิธตี ่างๆ ดงั นี้

2.1 สอบถามราคาทางโทรศัพท์ วิธีน้ีจะใช้ในกรณีท่ีส่ังซ้ือสินค้าราคาไม่สูงและจัดซ้ือเป็น
ประจา อาจจะสอบถามจากผู้ขายหลายๆ ราย แล้วจดบันทึกไว้เพ่ือตรวจสอบราคาในการสั่งซ้ือคราว
ต่อไป หรือตรวจสอบราคาทางอินเทอร์เนต็ ได้

2.2 ส่งจดหมายไปถึงผู้ขายหลายๆ แห่ง เพ่ือให้ผู้ขายเสนอราคามายังบริษัทเป็นลายลักษณ์
อักษร เพ่อื ไดเ้ ปรยี บเทยี บราคาและคณุ ภาพ แล้วจึงสั่งซ้อื จากผู้ขายท่ีเสนอราคาต่าสุดคุณภาพดีที่สุดและ
ให้การรบั ประกนั ทด่ี ีทสี่ ุดซ่ึงปัจจุบนั อาจจะส่ง E-mail สอบถามราคาจากผูข้ ายกไ็ ด้

2.3 ย่ืนซองประมูลราคา ในกรณีท่ีจัดซ้อื สินค้าจานวนและราคารวมในการซอ้ื สูง อาจจะใช้วิธี
เปิดใหย้ น่ื ซองประมูลราคา โดยมคี ณะกรรมการพิจารณาคดั เลือกผขู้ ายท่ีเหมาะสม แต่จะต้องใช้เวลามาก
การยืน่ ซองประมูลราคาอาจจะยืน่ ซองทาง Internet กไ็ ด้ ซึง่ กาลังเปน็ ทีน่ ยิ มกนั ซ่ึงเรยี กวา่ E-Auction

เมื่อดาเนินการพจิ ารณาคดั เลอื กผู้ขายแลว้ แผนกจัดซือ้ ก็จะทาใบสั่งซอื้ (Purchase Order) อยา่ งนอ้ ย 5
ฉบบั โดยสง่ ไปแผนกตา่ งๆ ดงั นี้

ฉบบั ท่ี 1 สง่ ไปยังผูข้ าย
ฉบับที่ 2 สง่ ไปแผนกตรวจรับของ เพอื่ ตรวจสอบกบั ของทไี่ ดร้ บั และรายการในใบสง่ ของทไี่ ด้รับจากผู้ขาย
ฉบับที่ 3 ส่งไปยงั แผนกทข่ี ออนมุ ตั ิซ้อื เพือ่ แจง้ ให้ทราบว่าได้ดาเนินการจดั ซอ้ื แลว้
ฉบบั ที่ 4 ส่งไปแผนกบัญชีเจา้ หนี้ เพ่ือตรวจสอบกับใบส่งของ/ใบกากบั สนิ คา้ ทผี่ ขู้ ายส่งมาให้
ฉบับท่ี 5 แผนกจดั ซอ้ื เก็บไวเ้ ป็นหลักฐาน



3. การรับของ เมื่อไดร้ บั ของตามท่สี ั่งซ้อื แล้ว ก็เปน็ หน้าทข่ี องแผนกรบั ของ (Receiving Department)
ทีจ่ ะตรวจรบั ท้ังปริมาณและคุณภาพว่าตรงกับท่ซี อ้ื หรือไม่ กจิ การบางแห่งจะต้งั กรรมการชุดหนงึ่ ข้นึ ทาหนา้ ที่
เปน็ คณะกรรมการตรวจรบั ของ สาหรบั การซือ้ แตล่ ะครง้ั จะเปลีย่ นคณะกรรมการอยเู่ สมอ ถา้ เป็นสนิ คา้ /วตั ถดุ บิ ท่ี
แผนกอ่ืนๆ เสนอซือ้ ควรจะมเี จา้ หน้าทจ่ี ากแผนกจดั ซือ้ มาร่วมเป็นกรรมการตรวจรบั ของดว้ ย เม่ือถกู ตอ้ งแล้วจะ
สง่ ตอ่ ไปยงั คลงั พัสดุเมื่อตรวจรบั ของแลว้ จะต้องระมัดระวงั ใหด้ ี โดยมใิ หผ้ ู้หนึ่งผู้ใดนาออกไปใช้ เพราะยงั ไม่ได้มี
การลงบัญชีแตอ่ ยา่ งใด แต่ถา้ เป็นของทม่ี ผี ู้เสนอซอื้ เปน็ พิเศษก็จะสง่ ไปใหผ้ ้เู สนอซ้อื โดยตรง
วธิ ีการในการรบั ของ มดี ังนี้

3.1 นาใบสั่งซอ้ื มาเปรยี บเทยี บกบั ของท่ีไดร้ ับจริง วา่ เปน็ ชนิดเดียวกับทสี่ ัง่ โดยท่ัวๆ ไปแลว้ ในใบสง่ั ซ้อื
นจ้ี ะแสดงจานวนทส่ี ่ังซื้อไว้ดว้ ย ซ่ึงจะทาให้พนักงานรับของทราบไดว้ า่ ของท่ไี ด้รบั มาน้ันตรงตามจานวนทส่ี ั่ง
หรอื ไม่ ถา้ ขาดหรอื เกนิ ก็จะแจง้ ให้แผนกจดั ซื้อทราบ เพ่ือจะได้ติดต่อกับผขู้ าย

บางกรณเี พื่อปอ้ งกนั มใิ ห้พนักงานรบั ของละเลยไมต่ รวจนบั
ของทไี่ ด้รบั โดยทีใ่ บสง่ั ซ้อื ทส่ี ง่ มายงั แผนกนจี้ ะไม่แสดงจานวนหนว่ ย
แผนกรบั ของจาเปน็ ตอ้ งบนั ทึกจานวนทีไ่ ดร้ บั โดยการตรวจนบั วธิ ีนี้มี
ข้อบกพรอ่ งคอื ถา้ หากมขี องขาดหรอื เกนิ จะไมท่ ราบทนั ที แต่มีข้อดี
คอื ถา้ ได้รบั ของเกนิ มาก็จะเปน็ การปอ้ งกนั แผนกรบั ของ ไมใ่ ห้
ยักยอกเอาจานวนท่เี กนิ นัน้ ไปใช้เองและลงจานวนทีไ่ ด้รบั เพยี งเท่าท่ี
สงั่ ซอ้ื

กรณีที่เปน็ การซ้ือของทแี่ ผนกหนงึ่ แผนกใดตอ้ งการใชเ้ ปน็
พเิ ศษ ควรเชญิ เจา้ หนา้ ทใี่ นแผนกน้นั มารว่ มในการตรวจ เพ่อื ใหแ้ นใ่ จ
ว่าของที่ได้รับมคี ณุ ภาพตรงตามทต่ี ้องการ

เม่ือแผนกรบั ของตรวจเรียบรอ้ ยแลว้ จะทาใบรับของ (Receiving Report) อย่างน้อย 5 ฉบบั แล้วส่งคนื พร้อม
ทัง้ ใบรับของไปยงั แผนกคลังพัสดุ เพอ่ื ให้แผนกคลงั พสั ดุตรวจนบั อีกคร้ังหนึ่งแลว้ เซ็นรับในใบรบั ของ

ฉบับที่ 1 สง่ ไปใหแ้ ผนกสัง่ ซือ้ เพ่ือเปรยี บเทียบกบั ใบสงั่ ซ้ือ
ฉบับที่ 2 แผนกคลังพัสดุเก็บไว้เป็นหลกั ฐานในการลงบตั รพัสดุ
ฉบับท่ี 3 ส่งไปยังแผนกบญั ชีเจ้าหนเ้ี พอื่ เปรียบเทยี บกับใบสงั่ ซ้ือและบิลเกบ็ เงินหรอื ใบกากบั สินคา้ ท่ผี ู้ขายส่งให้
เมอื่ ถึงกาหนดจา่ ยเงนิ
ฉบบั ท่ี 4 สง่ ไปแผนกบัญชีพสั ดุ
ฉบับท่ี 5 เกบ็ ไวเ้ องเปน็ หลกั ฐาน
3.2 เปรียบเทยี บใบรับของกับใบสั่งซ้อื เม่ือแผนกรับของได้รบั ของแลว้ จะจัดสง่ ให้แผนกจดั ซ้ือ ซง่ึ แผนกจดั ซื้อ
จะนาใบรับของเปรยี บเทียบกับใบสง่ั ซ้ือ โดยตรวจสอบจานวนราคา คุณภาพเม่อื ตรงกับใบสงั่ ซื้อแล้วกจ็ ะนาใบสง่ั ซอ้ื ที่
ไดร้ ับของแลว้ แยกอีกแฟม้ หนงึ่ แฟม้ ทีย่ งั ไม่ไดร้ บั ของกจ็ ะต้องตดิ ตามทวงถามตอ่ ไป

ตวั อยา่ งใบรบั ของ

4. การเกบ็ รกั ษา เป็นหนา้ ท่ขี องแผนกคลังสินค้า ซ่งึ จะตอ้ งรับผดิ ชอบให้ความสะดวกในการเบิกจ่ายและ
ควบคมุ ดูแลรักษาไมใ่ หส้ นิ ค้าเสยี หาย จะต้องมผี รู้ ักษาคลังสนิ ค้า (Store Keeper) ทาหน้าทีร่ ับผิดชอบดูแลสินค้าทอี่ ยใู่ น
คลังสนิ คา้ หรือโกดังเกบ็ สนิ คา้ ถ้ากิจการขนาดใหญจ่ ะมีผอู้ านวยการคลงั สินค้าเปน็ หัวหน้าของผ้รู บั สินคา้ ผู้รกั ษา
คลังสินคา้ และพนักงานบัญชสี ินค้าอีกขนั้ หนึ่ง

เพ่ือควบคมุ สนิ คา้ ไว้ไม่ใหส้ ูญหายหรือเส่ือมคุณภาพจะต้องจดั เกบ็ ให้เรยี บรอ้ ย โดยทาช้ันเกบ็ ของหรือแยกชนิด
สินค้า เพอ่ื ประหยัดเวลาในการเบิกจ่ายทาให้ลดตน้ ทุนการผลิตได้

การเกบ็ รกั ษาที่ดีนัน้ แผนกคลังสินคา้ จะต้องจดั ทาบัตรสินค้าและรหสั สนิ ค้าขึน้ เพอื่ สะดวกในการควบคุมสนิ ค้า
4.1 บตั รสนิ ค้าหรอื บัตรประจาสนิ ค้า (Stock Card หรอื Bin Card หรอื BinTag) ใชบ้ ันทกึ จานวนสนิ คา้

แต่ละชนดิ วา่ รับมาเมอื่ ใด เทา่ ใด จา่ ยไปเมอ่ื ใด จานวนเทา่ ใด คงเหลอื เท่าใด หากสินค้ามีจานวนนอ้ ยถึงจดุ ท่จี ะต้องสั่งซื้อ
จะตอ้ งเสนอขออนุมตั ซิ ื้อตอ่ ไป บัตรสนิ คา้ ท่ีจดั ทาข้ึนสาหรับสินค้าแต่ละอย่าง อย่างละ 1 แผน่ จะตดิ หรอื แขวนไวใ้ นท่ี
เก็บสินค้านัน้ เพือ่ สะดวกในการตรวจสอบบตั รสินคา้ ควรมขี นาดกะทดั รดั ใช้กระดาษหนาเพ่ือความทนทาน จะไมแ่ สดง
จานวนเงนิ จะแสดงเฉพาะจานวนสง่ิ ของเท่าน้ัน





4.2 รหัสสินค้า (Code) กิจการส่วนใหญ่จะสร้างรหสั สินค้า เพ่ือการจัดหมวดหมู่
สินค้าจะทาให้การควบคุมสินค้ารัดกุม มีประสิทธิภาพมากย่ิงขึ้น แผนกเก็บรักษาจะต้อง
ทารหัสสินค้าข้ึนเพื่อเป็นเคร่ืองช่วยในการทางาน ซึ่งการกาหนดเลขรหัสสินค้า จะทาให้
สินค้าถูกจาแนกไว้เป็นประเภทชนิด และถูกจัดไว้เป็นหมวดหมู่ ประโยชน์ของการจัดทา
รหัสสินคา้ มีดงั น้ี

- เพอื่ เปน็ เครือ่ งมอื ในการจัดเกบ็ เอกสาร
- เพ่อื ประหยดั เวลาและงา่ ยต่อการจดจา เพราะสินคา้ ถูกจดั เปน็ หมวดหมู่
- เพอ่ื ให้เกิดความสะดวก รวดเร็วในการเบกิ จา่ ย
- เพื่อใหก้ ารควบคมุ และการเบิกจ่ายเป็นไปอย่างถูกต้องและมปี ระสทิ ธิภาพ
- เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อยและปลอดภัยในคลังสินค้า ซ่ึงรหัส
พัสด/ุ สินคา้ จะบอกสถานที่เกบ็ พสั ดุดว้ ย

ประเภทของรหัสสินค้า มี 4 แบบ คอื
1. ตวั อกั ษร เช่น ก, ข, ค….. หรือ A, B, C….. (ใหย้ กเวน้ I, O, Q…..เพราะ 3 ตัวน้คี ลา้ ยตวั เลข)
2. ตวั เลข เชน่ 1, 2, 3…..
3. ตัวเลขและตัวอักษรผสมกนั เช่น A-1, A-2, A-3…..
4. สี เชน่ แดง, ดา, ขาว….

ขนั้ ตอนในการสร้างรหัสสินคา้
ขั้นที่ 1 เขยี นรายการของสนิ ค้าทงั้ หมดเรียงลาดับกนั ลงมา
ข้นั ท่ี 2 แบง่ สนิ ค้าเปน็ กล่มุ ใหญ่
ข้ันท่ี 3 แบ่งกลมุ่ ใหญ่เป็นกล่มุ ย่อย
ข้นั ที่ 4 จดั แบบรายละเอียดของสนิ ค้าแต่ละชนิด

ตวั อยา่ งการสรา้ งรหสั (แบบตวั อักษรและตัวเลขผสมกนั )

1. Main Group จดั หมวดหมสู่ ินคา้ เช่น เครอ่ื งใชส้ านักงาน

A ตเู้ กบ็ เอกสาร B โต๊ะทางาน

C เกา้ อท้ี างาน D ช้ันวางของ

2. Sub Group แบง่ ยอ่ ยลงไปอกี เชน่

A-01 ตเู้ กบ็ เอกสารแบบล้ินชกั A-02 ตู้เกบ็ เอกสารแบบ 2 บาน

B-01 โต๊ะทางานไม้ B-02 โตะ๊ ทางานไฟเบอร์

3. Kind of Inventory แบ่งตามชนิดของสนิ คา้

A-011 ตู้เกบ็ เอกสาร 4 ล้ินชกั

A-012 ตเู้ กบ็ เอกสาร 6 ลน้ิ ชัก

A-013 ตูเ้ กบ็ เอกสาร 10 ลิ้นชัก

A-014 ตเู้ กบ็ เอกสาร 12 ล้นิ ชัก

4. Give Details แบ่งย่อยตามรายละเอยี ดสนิ ค้า
A-011.1 ตเู้ กบ็ เอกสาร 4 ล้นิ ชัก ทาด้วยไม้
A-011.2 ตเู้ กบ็ เอกสาร 4 ลนิ้ ชัก ทาด้วยเหลก็

5. Give Sub Details แบ่งย่อยลงไปอกี
A-011.11 ตูเ้ กบ็ เอกสาร 4 ลิ้นชกั ทาดว้ ยไม้ บานกระจก
A-011.12 ตู้เกบ็ เอกสาร 4 ล้ินชกั ทาด้วยไม้ บานไฟเบอร์
รหัสสินค้าจะต้องมีคู่มือ (Manual) เพื่อให้เจ้าหน้าที่แผนกคลังสินค้าเก็บไว้เป็นคู่มือในการจัดหมวดหมู่

สนิ ค้าใหม้ ปี ระสิทธิภาพ ทาให้การดแู ลรักษาสนิ คา้ เกิดผลดยี ่ิงขนึ้
ปัจจุบันนิยมใช้รหสั แท่ง (Bar Code) แทนรหัสสินค้าสาหรับกิจการขนาดใหญ่ เพราะเป็นมาตรฐานที่ใช้

กนั ทั่วโลก รหัสสินคา้ จึงยังใชก้ ันสาหรับกจิ การขนาดกลางและขนาดยอ่ มบางกิจการ

5. การเบิกจ่าย เมื่อแผนกคลังสินค้ารับของเข้าโกดังเก็บสินค้า
แล้ว การเบิกจ่ายสินค้าจะต้องควบคุมให้รัดกุม โดยต้องมีใบเบิกของซ่ึง
แผนกหรืองานใดต้องการสินค้า จะต้องทาใบเบิกของอย่างน้อย 4 ฉบับ
และควรใช้กระดาษแยกเป็น 4 สี เพราะจะต้องส่งไปให้แผนกที่
เกี่ยวขอ้ ง ดงั นี้

ฉบับที่ 1 สง่ ใหแ้ ผนกคลงั สนิ ค้า เพอ่ื บนั ทึกในบัตรสินค้า
ฉบับที่ 2 สง่ ให้แผนกบัญชสี นิ คา้ เพ่ือบันทึกในทะเบียนสนิ ค้า
ฉบับที่ 3 แผนกคลังสินค้าคืนให้แผนกท่ีขอเบิกหลังจากรับของ
แลว้
ฉบับที่ 4 แผนกท่ีขอเบกิ เก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

ผู้ขอเบิกสินค้าจะต้องเขียน ช่ือ ชนิดสินค้า ส่ิงของที่ตนต้องการจะเบิก พร้อมด้วยจานวนหรือปริมาณ ใน
ใบเบิกของจะมีช่อง รหัส เลขท่ี และราคาทุนของสินค้าท่ีเบิก แต่ส่วนมาก ผู้เบิกสินค้าจะไม่ทราบรหัส เลขที่
และราคาทุนของสินค้าที่เบิก ฉะน้ันช่องดังกล่าวนี้ ผู้เบิกสินค้าจะเว้นช่องว่างไว้ไม่ต้องเขียน แล้วผู้เบิกเซ็นช่ือ
ตรงช่องผู้เบิกสินค้าและเม่ือใบเบิกของได้รับการอนุมัติให้เบิกแล้วผู้เบิกจะเก็บสาเนาไว้ท่ีแผนก 1 ฉบับ ท่ีเหลือ
3 ฉบับ ผู้เบิกจะส่งมายังแผนกคลังสินค้า แผนกคลังสินค้ารับใบเบิกท้ัง 3 ฉบับมา เจ้าหน้าท่ีทราบรหัสเลขที่
และราคาทนุ ของสนิ ค้าจะเปน็ ผ้กู รอกรหสั เลขทีแ่ ละราคาทนุ ของสินค้าทีเ่ บิกลงไปในชอ่ งว่างทเี่ ว้นไว้ เม่อื แผนก
คลังสินค้าจ่ายของตามใบเบิกของแล้วผู้จ่ายของจะลงช่ือในใบเบิกของและจ่ายสินค้าให้ผู้เบิกของจากนั้น ก็จะ
ลงชื่อและคืนใบเบิกให้ผู้เบิก 1 ฉบับ แผนกคลังสินค้าเก็บไว้เอง 1 ฉบับ เพ่ือบันทึกในบัตรสินค้า (Bin Code)
และอีก 1 ฉบับ สง่ ไปใหแ้ ผนกบัญชีสินคา้

ในกรณีท่ีสินค้าเหลือเกินต้องการ จะต้องนาส่งโดยจัดทาใบคืนสินค้า หรือใบคืนของเข้าคลังสินค้าโดยทา
4 ฉบับ เชน่ เดียวกบั การเบกิ ของ



การควบคุมทางบัญชี

การควบคุมสินค้านอกจากจะควบคุมการดาเนินงาน ตั้งแต่การขออนุมัติซื้อจนถึงการ
เบิกจ่ายแล้วต้องควบคุมทางบัญชี โดยจัดทาบัญชีสินค้า ซ่ึงเป็นบัญชีอีกชุดหน่ึงแยกจากบัญชี
การเงินเพ่ือเป็นเครื่องมือควบคุมสินค้าเพราะบันทึกจานวนส่ิงของ แต่บัญชีการเงินจะไม่มี
จานวนสินค้า บัญชสี ินค้าประกอบดว้ ย

1. ทะเบียนรับสนิ คา้
2. ทะเบียนจ่ายสินค้า
3. บญั ชีแยกประเภทสินคา้
4. ทะเบยี นสนิ คา้
กิจการบางแห่งอาจจะไม่มีทะเบียนรับสินค้า ทะเบียนจ่ายสินค้า ทะเบียนใช้บัญชีชนิดเดียว คือ
บญั ชีแยกประเภทสินค้าและทะเบยี นสินค้า

1. ทะเบียนรับสินค้า ทะเบียนรับสินค้าใช้สาหรับลงรายการรับสินค้า การลงรายการในทะเบียนให้เรียง
ตามลาดับวันท่ีเหมอื นสมดุ รายวัน แล้วผา่ นไปบัญชแี ยกประเภทสนิ ค้าแตล่ ะชนดิ หลกั ฐานท่จี ะนามาลงทะเบียนรับ
สินค้าคือ ใบรับของและใบคืนของ เมื่อสิ้นเดือนจะต้องรวมยอดสินค้ารับ เพื่อนายอดรวมไปตรวจสอบความ
ถูกตอ้ งกบั บัญชกี ารเงนิ

ตัวอย่างทะเบยี นรบั สนิ ค้า

2. ทะเบียนจา่ ยสนิ ค้า ใช้สาหรับลงรายการจ่ายสินค้า การลงรายการใหเ้ รยี งตามลาดับวนั ทเ่ี หมือนสมุด
รายวัน แล้วผ่านไปบญั ชแี ยกประเภทสินคา้ แตล่ ะชนิด เม่อื มผี ู้เบกิ สินคา้ ผู้จ่ายสนิ คา้ จะจา่ ยสินค้าตามลาดบั เข้า
ก่อนออกก่อน หรอื วิธีอนื่ แล้วแตน่ โยบายของกิจการ หลกั ฐานทีจ่ ะนามาลงทะเบียนจา่ ยสินคา้ คอื ใบเบิกของ หรอื
ใบสง่ ของคืน เมื่อสิ้นเดือนจะต้องรวมยอดสินค้าจา่ ย เพอ่ื นายอดรวมไปตรวจสอบความถกู ตอ้ ง

ตวั อยา่ งท่ี 1 รา้ นน้าหวาน มรี ายการสนิ คา้ คงเหลอื เมื่อวนั ท่ี 31 ธนั วาคม 25X1 ดงั น้ี

ต่อไปน้เี ป็นการรับ-จา่ ยสินคา้ ในระหวา่ งเดอื นมกราคม 25X2 ดังน้ี ใบเบกิ ที่ 31
25X2 ใบรบั ที่ 20
ม.ค. 1 ขายเครื่องคอมพิวเตอร์ 2 เครื่อง เครอ่ื งละ 55,000 บาท ใบเบกิ ที่ 32
ใบรบั ท่ี 21
4 ซอื้ เคร่อื งถ่ายเอกสาร 3 เครือ่ ง เครอ่ื งละ 43,000 บาท ใบเบกิ ท่ี 33
8 ขายเครือ่ งโทรสาร 5 เครือ่ ง เครอ่ื งละ 35,000 บาท ใบรบั ท่ี 22
12 ซือ้ เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ 2 เคร่อื ง เคร่อื งละ 32,000 บาท ใบเบิกท่ี 34
15 ขายเครอ่ื งถา่ ยเอกสาร 5 เครื่อง เครือ่ งละ 60,000 บาท ใบเบิกท่ี 35
20 ซื้อเครอื่ งโทรสาร 6 เครอ่ื ง เครอ่ื งละ 26,000 บาท ใบรับที่ 23
23 ขายเครื่องคอมพิวเตอร์ 3 เครื่อง เครือ่ งละ 47,000 บาท ใบเบิกที่ 36
25 ขายเครื่องโทรสาร 3 เครื่อง เครอ่ื งละ 36,000 บาท ใบเบิกที่ 37
28 ซอื้ เครอ่ื งคอมพิวเตอร์ 3 เครื่อง เครอ่ื งละ 37,000 บาท
30 ขายเครือ่ งถ่ายเอกสาร 2 เคร่อื ง เครื่องละ 63,000 บาท
31 ขายเครือ่ งโทรสาร 2 เครื่อง เครอื่ งละ 34,000 บาท

ใหท้ า 1. ทะเบยี นรับสินค้า
2. ทะเบียนจ่ายสนิ คา้

หมายเหตุ 1. ทะเบยี นรับสินคา้ บนั ทึกเฉพาะยอดซอ้ื สินคา้ เท่านนั้ ไม่ไดบ้ ันทกึ ยอดยกมา
2. การเบิกจ่ายสินคา้ ใช้วิธีซอ้ื มาก่อนขายไปกอ่ น ฉะนัน้ จะเปน็ ยอดยกมาก่อนจึงเปน็ ยอดท่ซี ื้อ
เม่ือวนั ท่ี 4 มกราคม 25X2 ตามลาดบั

3. บัญชีแยกประเภทสินค้า จะแสดงรายการรับจ่ายสินค้าแต่ละชนิดทาใหท้ ราบยอดคงเหลือของ
สินค้าแต่ละประเภท ตามตัวอย่าง 7-1 จะผ่านรายการจากทะเบียนรับสินค้าและทะเบียนจ่ายสินค้าไป
ยังบัญชีแยกประเภท 4 บัญชีตามชนิดของสินค้า ซึ่งบัญชีแยกประเภทจะมี 2 แบบ ในกรณีท่ีกิจการ
จัดทาทะเบียนรบั สนิ คา้ และทะเบยี นจ่ายสนิ ค้า จะใชบ้ ญั ชีแยกประเภทแบบท่ี 1

เน่ืองจากจานวนบญั ชีแยกประเภทสินค้าต้องเพ่ิมเติมกันอยตู่ ลอดเวลา บัญชีแยกประเภทสินค้าจึง
ควรใช้สมุดแบบใบปลิวท่ีถอดได้ (Loose leaf) แต่ที่นิยมใช้กันมากนั้น คือ ใช้วิธีแบบแผ่นบัตรเพราะ
สามารถหาซื้อตู้ดรรชนี (Cardex) ได้ทั่วไปในตลาด เหตุผลที่ใช้แบบแผ่นบัตรก็เพราะคลังสินค้าขนาด
ธรรมดาน้ันมักจะมีสินค้าชนิดและประเภทแตกต่างกันเป็นจานวนมาก และถ้าเป็นกิจการอุตสาหกรรม
ด้วยก็จะยิ่งมีจานวนเป็นพันๆ ชนิด จานวนของบัญชีแยกประเภทสินค้าจะต้องมีจานวนเท่ากับจานวน
ของชนดิ และประเภทของสิ่งของ ซงึ่ เป็นการยากที่จะหาสมุดบัญชีท่ีหนาถึงขนาดที่ต้องการได้ และถ้าจะ
หาได้ก็คงไมส่ ะดวกแกก่ ารลงบญั ชี

ตวั อย่างท่ี 2 จากตวั อยา่ งที่ 1 จะผา่ นรายการจากทะเบยี นรับสินค้าไปทะเบียนจ่ายสนิ ค้าไปยังบญั ชแี ยก
ประเภทสินค้า ดงั นี้





ในบัญชีแยกประเภทสินคา้ จะอ้างถงึ เลขทบี่ ตั รสินค้า (Bin Card) ซึง่ บัตรสินคา้ จะแสดงเฉพาะจานวน
สนิ ค้า ยอดคงเหลือจะตรงกบั แยกประเภทสินค้าและในวันสิน้ งวดพนกั งานบญั ชีสนิ คา้ จะจดั ทารายงาน
สินคา้ คงเหลือดังนี้





บญั ชีแยกประเภทแบบท่ี 1 จะใช้ค่กู ับทะเบยี นรบั สินคา้ และทะเบียนจ่ายสนิ คา้ ซึง่ จานวนสนิ ค้า
คงเหลอื จะตรงกับบตั รสนิ คา้ (Bin Card) ส่วนบัญชีแยกประเภทแบบท่ี 2 จะแสดงเปน็ ทะเบียนสนิ คา้ ซง่ึ จะ
แสดงรายละเอยี ดการรับสินค้าและจ่ายสนิ ค้า

4. ทะเบียนสินค้า คือ บัญชีแยกประเภทสินค้ารูปแบบหน่ึงนั่นเอง ซ่ึง
จดบันทึกการรับสินค้าและการเบิกจ่ายสินค้าแต่ละประเภท ซ่ึงจะแสดง
จานวนสินค้าราคาต่อหน่วยและจานวนเงิน พร้อมท้ังยอดคงเหลือของสินค้า
ทุกคร้ังท่ีเกิดรายการรับหรือจ่ายสินค้า ซ่ึงทะเบียนสินค้าจะนาใบรับและใบ
เบิกมาบันทึกโดยตรงไม่ได้ผ่านมาจากทะเบียนรับ ทะเบียนจ่ายสินค้า
ทะเบียนสินค้าน้ันจะใช้สาหรับกิจการท่ีใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ
แบบต่อเน่ือง (Perpetual Inventory System) ซึ่งใช้สาหรับกิจการท่ี
คานวณต้นทุนสินคา้ คงเหลอื วิธี FIFO และ Moving Average เทา่ น้ัน

4.1 ทะเบียนสินค้าวิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO : First-in, First-
out Method)เป็นการบันทึกสินค้าโดยถือว่าสินค้าท่ีซื้อมาก่อนให้ขาย
ออกไปก่อน ต้นทุนของสินค้าท่ีขายไปคิดจากราคาทุนของสินค้าต้นงวดและ
สนิ ค้าที่ซอื้ มากอ่ นตามลาดบั สนิ ค้าคงเหลอื จงึ เป็นสนิ ค้าที่ซอ้ื มาหลงั สดุ

ตวั อยา่ งที่ 3 จากตวั อยา่ งที่ 1 จะจดั ทาทะเบียนสนิ คา้ ของเคร่อื งถ่ายเอกสารได้ ดงั น้ี

4.2 ทะเบยี นสนิ คา้ วิธีต้นทุนถวั เฉลี่ยเม่ือรับเข้า หรือวธิ ตี น้ ทนุ ถวั เฉล่ียแบบเคลอื่ นที่ (Moving
Average Method) เป็นการบนั ทกึ บัญชสี ินคา้ โดยจะถัวเฉลีย่ ราคาตอ่ หน่วยใหม่ทกุ ครั้งทม่ี กี ารซ้ือ
สนิ คา้ เข้ามา เมือ่ ขายสนิ ค้าจะใชร้ าคาทถ่ี วั เฉลี่ยไว้คร้ังหลังสดุ กอ่ นขาย
ตัวอยา่ งท่ี 4 จากตัวอยา่ งที่ 1 จะจัดทาทะเบียนสนิ ค้าของเคร่อื งคอมพวิ เตอร์ดังนี้

วธิ ี Moving Average นี้ ราคาหน่วยละ ใชท้ ศนยิ ม 4 ตาแหน่งปัดเศษ (ถา้ มี)

การควบคมุ คา่ ใชจ้ า่ ยเก่ียวกับสนิ คา้

การควบคมุ ค่าใชจ้ า่ ยเกีย่ วกับสินคา้ กเ็ พอื่ ทาใหค้ ่าใช้จ่ายเก่ียวกับสินค้าต่าที่สุดทาให้
กาไรสุทธิสูงสุดซ่ึงค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ (Inventory Expenses) แบ่งเป็น 3
ประเภท คอื

1. ค่าใช้จ่ายในการส่ังซื้อหรือส่ังผลิตสินค้า (Ordering Costs) หมายถึง
ค่าใช้จ่ายในการให้ได้มาซ่ึงสินค้า ค่าใช้จ่ายนี้จะเกิดข้ึนทุกครั้งท่ีมีการสั่งซ้ือสินค้าหรือส่ัง
ผลิตและจะมีจานวนคงที่ (Fixed Cost) เสมอ ไม่ว่าจะส่ังซื้อมากหรือน้อยก็ตาม
ค่าใช้จ่ายน้ีจะผันแปรไปตามจานวนคร้ังที่ส่ังซ้ือ หรือผลิตการส่ังซื้อหรือสั่งผลิตครั้งละ
มากๆ จะประหยัดค่าใช้จ่ายประเภทนี้ รวมท้ังค่าขนส่งและยังอาจได้รับส่วนลด
(Discount) จากการซ้อื จานวนมากด้วย คา่ ใช้จ่ายนแ้ี บ่งเป็น 2 ชนดิ คือ

1.1 ค่าใชจ้ า่ ยในการสง่ั ซ้อื หมายถงึ คา่ ใช้จา่ ยทเี่ กิดขน้ึ เพอื่ ให้ไดม้ าซ่ึงสินคา้ ประกอบดว้ ยค่าใช้จา่ ย ดงั นี้
- ค่าใช้จ่ายในการออกใบส่ังซื้อ ประกอบด้วยค่าใบส่ังซื้อ เงินเดือนพนักงานที่ทาหน้าที่สั่งซื้อ ค่าเอกสาร
ตา่ งๆ ถ้าสง่ั ซ้อื คร้งั ละมากๆ ก็จะประหยัดคา่ ใบสง่ั ซื้อ ค่าเอกสารได้
- ค่าใช้จ่ายในการขนส่งสินค้า สินค้าท่ีสั่งซื้อก็ต้องส่งจากแหล่งผลิต ไปยังร้านค้าซ่ึงจะต้องเสียค่าใช้จ่ายใน
การสง่ สินคา้ หากสัง่ ซือ้ คร้งั ละมากๆ ลดจานวนครั้งการสั่งซ้ือก็จะลดคา่ ขนส่งสินค้าได้
- ค่าใช้จ่ายในการตรวจรับและตรวจสอบสินค้า ซึ่งต้องมีการตรวจกับใบส่ังซ้ือสินค้าที่รับเข้าถูกต้องหรือไม่
และบางครง้ั ต้องมีการทดสอบคุณภาพ รวมถงึ คา่ ใช้จ่ายเกย่ี วกบั เอกสารในการตรวจรับ
1.2 ค่าใช้จ่ายในการส่ังผลิต นอกจากจะควบคุมการจัดซื้อสินค้าให้เพียงพอและทันกับความต้องการผลิต
แล้ว ยังต้องควบคุมงานระหว่างทา และสินค้าสาเร็จรูปให้เพียงพอกับความต้องการของลูกค้าด้วย ค่าใช้จ่ายใน
การผลิตมีหลายประการคือ ค่าล่วงเวลา ค่าใช้จ่ายว่าจ้างคนงาน ค่าวัตถุดิบและแรงงานในขั้นทดลองการผลิต
และคา่ เส่อื มราคาเครอื่ งจักร

2. ค่าใช้จา่ ยในการเก็บรกั ษา (Inventory Carrying Cost) เกิดจากการมีสนิ คา้ คงเหลอื ในโกดงั
คา่ ใชจ้ า่ ยนผี้ ันแปรไปตามปรมิ าณของสินค้า คา่ ใช้จ่ายเหลา่ นไ้ี ดแ้ ก่

2.1 คา่ สูญเสยี โอกาส (Opportunity Cost) เงินทนุ ทีจ่ ดั ไว้เพ่อื ซื้อสนิ ค้าคงเหลือไมส่ ามารถจะนาไปใช้
ทางอ่นื ได้ ดงั นน้ั จงึ เสียโอกาสท่ีจะใช้เงนิ ทุนนี้ทางด้านอื่น เช่น นาไปลงทุนในหลักทรพั ย์แทนที่จะนาเงินมาจมกับ
สินคา้

2.2 คา่ ใช้จ่ายในการขนยา้ ย สินคา้ คงเหลือจะตอ้ งมกี ารขนยา้ ยจากโกดังไปยังแหล่งทใ่ี ชค้ า่ ใชจ้ า่ ยในการ
ขนยา้ ยปกติมักจะคงท่ี แตบ่ างครงั้ กผ็ ันแปรไปตามจานวนของสินคา้ บางคร้ังสินคา้ คงเหลือมีจานวนมาก การขน
ย้ายลาบากหรือจดั เกบ็ ไมด่ ตี ้องเสยี ค่าใชจ้ ่ายสูง

2.3 ค่าใช้จ่ายสถานที่จดั เกบ็ ประกอบด้วยคา่ อานวยความสะดวกในการจัดเก็บสินค้าเชน่ ค่าเช่าสถานที่
ค่าไฟฟา้ ค่านา้ ค่าบารงุ คา่ รักษาบรเิ วณหรือสถานท่ี

2.4 ค่าใช้จ่ายจากสินค้าเสียหาย สนิ คา้ หลายอย่างอาจเกดิ การชารดุ เสยี หายตลอดเวลาในการจดั เกบ็
สนิ คา้ เชน่ สินค้าประเภทอาหารอาจบูด ประเภทโลหะอาจเกิดสนิม ประเภทกระดาษอาจสีตกซึ่งทาใหส้ ินคา้ ขาย
ไมไ่ ดห้ รอื ขายไดใ้ นราคาขาดทุน

2.5 คา่ ใชจ้ ่ายจากสนิ คา้ ลา้ สมัย เนื่องจากความต้องการในสินค้าลดลงต้องขายในราคาต่า เชน่ ผูจ้ าหนา่ ย
เส้ือผา้ สตรจี ะพบว่าแบบของตนล้าสมัย ผจู้ าหนา่ ยรถยนตจ์ ะพบว่ารถยนตข์ องตนรุน่ นี้ ลา้ สมยั เหตุน้ีสนิ ค้าท่ี
ล้าสมยั จะกอ่ ให้เกิดผลขาดทนุ แก่บริษทั ทีเ่ กบ็ รักษาสินค้าไว้

2.6 คา่ ใช้จ่ายเกี่ยวกับวธิ ีปฏบิ ัติงาน เป็นค่าใช้จา่ ยการจัดการสนิ ค้าคงเหลอื เชน่ คา่ ประกนั ภัย ค่าภาษี
ค่าบันทกึ และตรวจนบั สินค้า

3. คา่ ใช้จา่ ยเน่ืองจากสนิ คา้ ขาดแคลน (Out of Stock Cost) สนิ คา้ ขาดแคลนแบ่งเป็น 2 กรณี คือ
3.1 เกดิ จากสนิ ค้าทไ่ี มพ่ อแกก่ ารผลิตหรือขาย แตส่ ามารถจดั หาโดยเร่งดว่ นได้ ซงึ่ ตอ้ งเสยี ค่าใชจ้ ่ายใน
การจัดหาอยา่ งเร่งดว่ นสงู จงึ ทาให้ขายสนิ ค้าไดต้ ามกาหนดหรอื การผลิตดาเนินต่อไป
3.2 สนิ คา้ มีไม่พอขาย ผู้ขายก็จะขาดรายได้ทีค่ วรจะได้จากการขายสนิ ค้านั้น ยง่ิ กวา่ น้ันตอ้ งเสียคา่ ความ
นิยมและเสยี ลกู คา้ ซงึ่ อาจจะไปซอื้ สินค้าจากคู่แขง่ ขัน ค่าใชจ้ ่ายกจ็ ะสูงข้นึ

การควบคมุ ปรมิ าณการสัง่ ซอ้ื

การควบคมุ ปริมาณการส่ังซือ้ คอื การควบคุมราคาสนิ ค้าเพ่ือประหยัดค่าใช้จ่าย โดยการสง่ั ซือ้ โดยประหยัด
ซึง่ จะตอ้ งคานวณหาปริมาณการส่ังซอ้ื ที่ประหยัด (Economic Order Quantity) เพราะถา้ สัง่ ซื้อปริมาณท่ี
เหมาะสมก็จะประหยัดค่าใช้จ่ายในการสง่ั ซ้อื ปริมาณการส่งั ซ้ือท่ปี ระหยัดมสี ตู รในการคานวณดงั น้ี

ตวั อย่างท่ี 5 ร้านมานพ ใชร้ ะบบการควบคมุ ภายในโดยควบคุมการสั่งซอ้ื ซงึ่ กิจการคาดวา่ จะขายสนิ คา้ ได้
5,000 หนว่ ย คา่ ใช้จ่ายในการสัง่ ซือ้ ต่อครั้ง 15 บาท ค่าใชจ้ า่ ยในการเกบ็ รกั ษา 10 บาทต่อหน่วย
ใหค้ านวณปริมาณการสงั่ ซอ้ื ทีป่ ระหยดั

ปริมาณการสั่งซ้ือทีป่ ระหยดั คอื จานวน 1,225 หนว่ ย/คร้ัง
หลังจากคานวณหาปริมาณการส่ังซือ้ ทป่ี ระหยดั แลว้ จะสามารถคานวณหายอดท่ี
เกี่ยวข้องอกี คือ การคานวณหาจานวนครง้ั ของการส่ังซ้อื

จานวนครั้งของการสัง่ ซือ้ 4 ครั้ง/ปี
หลังจากทราบจานวนครั้งของการสง่ั ซ้อื แล้วสามารถคานวณหาระยะเวลาการสงั่ ซือ้
(Lead time) ซ่งึ หมายถงึ ชว่ งระยะเวลาระหวา่ งท่ที าคาส่งั ซอ้ื จนถงึ เวลาไดร้ ับของเขา้ เกบ็ โกดังโดยมี
สูตรในการคานวณ ดงั นี้

การควบคุมปรมิ าณสินคา้ คงเหลอื

การควบคุมปริมาณสินคา้ คงเหลือ คือ การป้องกนั ไม่ใหส้ นิ คา้ ในมือมีจานวนมากหรือ
น้อยเกนิ ไปเพราะอาจจะทาใหเ้ กิดความเสียหายในการดาเนินงานได้ ซึ่งควรจะควบคุม
ในเรือ่ ง ดงั น้ี

1. จานวนสนิ ค้าคงเหลอื
2. จดุ สงั่ ซ้อื เพิม่
3. ปรมิ าณการส่งั ซื้อเพิ่ม