คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพื่องานอาชีะ

7.3 การสรา้ งรายงานดว้ ย Report Design

การสรา้ งรายงานในมุมมองออกแบบ (Report Design) เป็ น
การสรา้ งรายงานดว้ ยตวั เองทง้ั หมด ตง้ั แต่การออกแบบ เลอื ก
สว่ นประกอบ กาหนดตาแหน่ง เงอื่ นไขรายละเอยี ดและอนื่ ๆ ที่
จาเป็ นจนไดร้ ายงาน ทตี่ อ้ งการ รายละเอยี ดในการสรา้ งรายงานจะ
คลา้ ยๆ กบั การสรา้ งฟอรม์ ซงึ่ ถา้ ตอ้ งการความสะดวก อาจเลอื ก
สรา้ งรายงานแบบอตั โนมตั ิ หรอื ใชต้ วั ชว่ ยสรา้ ง แลว้ ทาการแกไ้ ข
ในตอนหลงั ดว้ ยตวั เองได ้ ในมุมมองออกแบบ โดยสงิ่ ทตี่ อ้ ง
พจิ ารณาการจดั กลุม่ และเรยี งลาดบั ขอ้ มูล รวมทงั้ การเลอื ก
ฟังกช์ นั เพอื่ คานวณคา่ ผลสรุปของขอ้ มูล ทสี่ ามารถสรา้ งไดโ้ ดย
คลกิ เลอื กแท็บ Create แลว้ คลกิ ไอคอน Report Design

จะปรากฏพนื้ ทสี่ าหรบั สรา้ งรายงาน พรอ้ มรบิ บอน คาสง่ั ที่
เกยี่ วขอ้ งขนึ้ มา

1) แทบ็ Design ทใี่ ชส้ าหรบั การสรา้ ง แกไ้ ขหรอื ทางานรว่ มกบั
Report ซงึ่ การทางานแตล่ ะคาสง่ั จะเหมอื นกบั คาสง่ั ในแท็บ
Design ของมุมมอง Layout
2) แท็บ Arrange คาสง่ั ทใี่ ชใ้ นการจดั เรยี งหนา้ รายงานทง้ั การ
จดั ตาราง แถวคอลมั น์ ตาแหน่ง ขนาดและนาดบั การจดั วาง
3) แทบ็ Format คาสง่ั ทใี่ ชใ้ นการจดั รปู แบบตวั อกั ษร ตวั เลข
และพนื้ หลงั
4) แท็บ Page Setup คาสง่ั ทใี่ ชใ้ นการกาหนดคา่ หนา้ กระดาษ

การสรา้ งและออกแบบรายงานประกอบดว้ ยส่วนต่างๆ เหมอื น
ฟอรม์ เมอื่ สรา้ งรายงานใหม่ในพนื้ ที่ รายงานจะประกอบดว้ ยส่วน
หวั (Page Header) ส่วนรายละเอยี ด (Detail) และสว่ นทา้ ย
(Page Foote) สามารถคลกิ ทไี่ อคอน Add Existing Fields

จากน้ันสามารถคลกิ ลากเขตขอ้ มูลทตี่ อ้ งการนามาสรา้ ง
รายงานจากกรอบ Field List มาวางในพนื้ ที่ รายงานไดท้ นั ที
นอกจากน้นั ยงั สามารถใชเ้ ครอื่ งมอื ในกลุ่มคาสง่ั Control มา
สรา้ งวตั ถุตา่ งๆ ลงในพนื้ ที่ รายงาน แลว้ จดั รูปแบบ ตกแต่งรายงาน
ตามตอ้ งการ

สรุป

โปรแกรม Microsoft Access 2016 เป็ นโปรแกรมในการ
จดั การระบบฐานขอ้ มูล (Database Management System)
การนาเสนอผลงานทอี่ ยู่ในชดุ Microsoft Office 2016
สามารถจดั เกบ็ ขอ้ มูล จานวนมาก สามารถพฒั นาแบบฟอรม์
และสรา้ งรายงาน (Report) ใชพ้ ฒั นาระบบงานงา่ ยๆ จนถงึ
ซบั ซอ้ นได ้ รวมถงึ จดั การฐานขอ้ มูล คน้ หาขอ้ มูล และนาขอ้ มูล
เหล่านั้นมามาแสดงในแบบฟอรม์ หรอื จดั พมิ พเ์ ป็ นรายงานได ้
อยา่ งง่ายดาย ในฐานขอ้ มูลหนึ่งๆ จะประกอบดว้ ยสว่ นต่าง ๆ ที่
ใชจ้ ดั การขอ้ มูล คอื ตาราง (Table) ใชเ้ ก็บตวั ขอ้ มูลทตี่ อ้ งการ
รายงาน (Report) ใชใ้ นการพมิ พร์ ายงานจากขอ้ มูล ใน
แบบฟอรม์ ขอ้ มูลทจี่ ดั ไว ้ แมโคร (Macro) เป็ นกลุม่ ของการ
กระทาทเี่ ขยี นขนึ้ เพอื่ ให ้ ทางานแบบอตั โิ นมตั ิ โมดูล
(Module) เป็ นสว่ นของการเขยี นโปรแกรมดว้ ยภาษา Visual