The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.

menggantikan fail meja

Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by roszelan, 2018-11-09 03:39:04

myPotfolio

menggantikan fail meja

TARIKH: | MASA: | TEMPAT:

SESI 1 TAKLIMAT PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN
BILANGAN 4 TAHUN 2018

MYPORTFOLIO: PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM

SESI 1.1 TUJUAN

3

1| TUJUAN

Membentangkan pengenalan dan tatacara penyediaan
myPortfolio: Panduan Kerja Sektor Awam

berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 4 Tahun 2018
bagi memberi peluang kepada pegawai untuk mengaplikasikan kemahiran
dalam penyediaan myPortfolio dengan lebih terancang.

Objektif 1 OObbjejekkttiiff22

Sebagai panduan yang memberikan Membina keupayaan pegawai-pegawai
kefahaman dan meningkatkan Kementerian/agensi sebagai pakar
kemahiran pegawai untuk
menyediakan myPortfolio. runding dan membangunkan golongan
pelapis bagi melancarkan pelaksanaan

myPortfolio di agensi Kerajaan.

4

MODUL A MODUL B MODUL C
PENGENALAN TATACARA PELAKSANAAN
PENYEDIAAN

Memberikan kefahaman Meningkatkan kemahiran (how) Merencana pelaksanaan
(what, why & who) (how & when)

OBJEKTIF Sebagai instrumen bagi memberikan kefahaman dan meningkatkan kemahiran pegawai terhadap tatacara
MODUL penyediaan myPortfolio.

Merancang dan melaksanakan pengajaran dan pembelajaran yang teratur berkaitan tatacara
penyediaan myPortfolio;

Membantu pegawai dalam melancarkan pelaksanaan myPortfolio di agensi Kerajaan.

5

SESI 1.2 PENGENALAN (MODUL A)

3

2| PENGENALAN

PKPA Bil. 8 PKPA Bil. 11 PKPA Bil. 4
Tahun 1991 Tahun 1991 Tahun 2018

Mesyuarat Panel Panduan Mengenai Panduan Mengenai  Semakan semula.
Merakyatkan Manual Prosedur Tatacara Penggunaan
Kerja (MPK) dan Borang Tindakan Kerja  Kolaborasi strategik
Perkhidmatan Awam Fail Meja (FM). MAMPU-JPA melalui
(MPA) 30 Mac 2016 (BTK). Deskripsi Tugas atau
Job Description (JD).
Bersetuju pekeliling-
pekeliling MAMPU sedia  Diluluskan oleh YBhg.
ada dirasionalisasikan. Tan Sri Ketua
Setiausaha Negara
pada 12 Julai 2018.

7

2| PENGENALAN

KANDUNGAN UTAMA
PKPA BIL. 4 TAHUN 2018 myPORTFOLIO: PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM

TAKRIFAN PELAKSANAAN
myPORTFOLIO

PEMANTAPAN DAN TATACARA PENYEDIAAN
PENGUKUHAN myPORTFOLIO

KEPENTINGAN TATACARA PENYEDIAAN
DESKRIPSI TUGAS

8

2| PENGENALAN

Menggantikan PKPA 8/1991: Panduan Mengenai
Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM),
dan PKPA 11/1991: Panduan Mengenai Tatacara
Penggunaan Borang Tindakan Kerja (BTK).

Panduan dalam Mendokumentasikan
menyediakan maklumat pewujudan
dokumen rujukan sesuatu jawatan dan
rasmi yang menjadi panduan menjalankan
panduan kerja bagi tugas bagi jawatan
sesuatu jawatan tersebut.
dalam sesebuah
organisasi.

Tarikh kuat kuasa: 12 Julai 2018.

9

2| PENGENALAN Membatalkan PKPA Bil. 8 Tahun 1991 Panduan Mengenai MPK dan FM
serta PKPA Bil. 11 Tahun 1991 BTK.
1
Menggantikan MPK dan FM dengan myPortfolio.
2

3 Mengekalkan prinsip panduan kerja melalui satu dokumen rujukan

sahaja yang lebih ringkas dan mudah pada peringkat jabatan dan jawatan.

4 Memantap dan memperkukuhkan 10 kandungan myPortfolio

(1 elemen baharu, 3 elemen dimansuhkan dan 7 elemen ditambah baik).

5 Memperkenalkan komponen baharu iaitu Deskripsi Tugas yang menjelaskan

tujuan pewujudan jawatan, akauntabiliti, tugas utama dan parameter tugas jawatan.

6 Merupakan radas strategik dalam bidang pengurusan sumber manusia sektor

awam. Elemen Deskripsi Tugas mengandungi maklumat profil sumber manusia bagi
pembangunan organisasi (seperti penstrukturan semula, pewujudan jawatan baharu)

dan perancangan sumber manusia (seperti pengambilan & pelantikan,
pembangunan kompetensi).

10

2| PENGENALAN

KOMPONEN

* Penyediaan carta alir
mengikut tempoh masa
boleh dirujuk dalam PKPA
Bil. 2/2005

11

2| PENGENALAN

Pemantapan Manual Prosedur Kerja & Fail Meja

01BAHARU Deskripsi Tugas 1. Format Carta Fungsi
2. Format Carta Alir
Ditambah baik & 3. Format Borang
dipermudahkan 4. Format Proses Kerja
5. Format Senarai Undang-
(simplified)
undang, Peraturan dan
elemenmansuh Punca Kuasa
6. Memperkemas takrifan
03 071. Norma Kerja 7. Memantapkan aspek
pelaksanaan

2. Senarai Tugas

3. Borang Tindakan Kerja

12

2 | PENGENALAN

1 ELEMEN BAHARU Deskripsi Tugas
(menggantikan Senarai Tugas)

KEPENTINGAN | DEFINISI merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira
komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.

1 PEMBANGUNAN 2 PERANCANGAN SUMBER
ORGANISASI MANUSIA

Penubuhan Agensi Pemilihan, Pengambilan,
Baru/Penstrukturan Pelantikan

Semula Penempatan

Tujuan Pewujudan Laluan Kerjaya
Jawatan
Pembangunan Latihan
Akauntabiliti

right skill at right place, right people at right job, right number at right time, and with right cost.

13

2| PENGENALAN

KOMPETENSI

14

2 | PENGENALAN

3 ELEMEN MANSUH

1 BORANG 2 NORMA KERJA 3 SENARAI TUGAS HARIAN
TINDAKAN KERJA

15

2 | PENGENALAN 5 Menambah baik format

7 ELEMEN DITAMBAH BAIK Carta Alir dengan memberi penekanan
kepada tanggungjawab aktor/pelaku
1 Memperkemas takrifan
6 Menambah baik format Senarai Undang-
2 Memantapkan Undang, Peraturan dan Punca Kuasa
dengan menggabungkan Peraturan-
aspek pelaksanaan peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti
dengan Senarai Undang-undang Dan
3 Peraturan Yang Diperlukan
Menambah baik
format Carta Fungsi 7

4 Menambah baik format Proses Kerja Menambah baik
dengan menggabungkan Senarai Tugas, format Senarai Borang dengan
Kuasa dan Hubungan dengan Proses Kerja
memasukkan kod borang

16

2 | PENGENALAN Memperkemas takrifan

7 ELEMEN DITAMBAH BAIK

1

AGENSI KERAJAAN TAKRIFAJNAWDATLAANM PTPA

Semua agensi di Perkhidmatan Jawatan yang diwujudkan bagi
Awam Persekutuan, Perkhidmatan menjalankan fungsi yang mana

Awam Negeri, Pihak Berkuasa peruntukan emolumennya
Berkanun (Persekutuan dan Negeri) ditetapkan di bawah Anggaran
Belanja Mengurus dan tersenarai
dan Pihak Berkuasa Tempatan.
dalam Waran Perjawatan/
Surat Kelulusan.

17

2 | PENGENALAN Memantapkan aspek pelaksanaan

7 ELEMEN DITAMBAH BAIK

1

Penetapan satu bahagian myPortfolio perlu dikemas Pegawai bertukar/tamat
yang berperanan sebagai kini sekiranya berlaku perkhidmatan hendaklah
penyelaras pelaksanaan. menyerahkan myPortfolio
sebarang perubahan (e.g.:
perubahan proses kerja, kepada kepada Ketua
struktur atau fungsi agensi Jabatan/Pegawai Penilai
serta pertukaran pegawai) Pertama/ Pengarah (chain

of command) melalui
Penyelaras myPortfolio.

18

2 | PENGENALAN

KEPENTINGAN

Merekodkan prosedur 8 Sebagai radas dalam
dan peraturan kerja.. 1 pengurusan sumber manusia.

.

Ketua organisasi mengetahui 2 7 Memudahkan
keseluruhan aktiviti serta penambahbaikan/kajian
proses kerja. mengenai proses kerja
sedia ada.
Menjelaskan kuasa dan hubungan 3
kerja dengan pegawai lain. 6
Menyenangkan pertukaran pegawai
4
5 – proses ambil alih tugas.

Mengurangkan arahan Untuk keseragaman
secara lisan. kaedah kerja.

. 19

Way Forward : PERANAN AGENSI KERAJAAN

01 Menetapkan Bahagian yang bertanggungjawab untuk menyediakan, menyelaras dan
memantau pelaksanaan PKPA Bil. 4/2018 di peringkat agensi.

• Bertanggungjawab memastikan setiap jawatan untuk mempunyai myPortfolio yang terkini.
• Melaksanakan pemantauan terhadap penyediaan dan pelaksanaan tugas berpandukan

myPortfolio. Eg: mengadakan latihan dan audit secara dalaman.
• Memastikan myPortfolio dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
• Memastikan penjawat awam bertukar/ tamat perkhidmatan hendaklah menyerahkan

myPortfolio kepada Ketua Agensi/ Pegawai Penilai Pertama/ Pengarah (berdasarkan chain of
command) melalui penyelaras myPortfolio.

02 Menetapkan pegawai perhubungan agensi bagi tujuan komunikasi dengan pihak
MAMPU.

03 Memastikan setiap warga agensi menyiapkan myPortfolio selewat-lewatnya pada
30 November 2018.

20

BILIK GERAKAN HOTLINE WHATSAPP

8.30 PAGI – 5.30 PETANG 03-8872 6240 011-2144 2446

KESIAPSIAGAAN DAN KEBERSAMAAN

[email protected] TEMPLATE MYPORTFOLIO
MAMPU.GOV.MY
http://www.mampu.gov.my/

ms/pekeliling/category/181-2018

21

SESI 2 TAKLIMAT TATACARA PENYEDIAAN
MYPORTFOLIO (MODUL B)

PROSES PENYEDIAAN*

1 TOP 2 Kumpul Maklumat
SIAPA? Jabatan/Bahagian/
BOTTOM Cawangan/
PENYELARAS Sektor/Seksyen/
PENYELIA Unit

PENYANDANG i

vKemas kini ii Draf

iv iii

Pengesahan Semakan

*Catatan: selaras dengan proses penyediaan Deskripsi Tugas 23

BAHAN RUJUKAN

PKPA myPortfolio

Dokumen Kualiti

Waran Perjawatan Pelan Strategik

Undang-undang,
Peraturan & Punca Kuasa

Format myPortfolio JD MPK & FM

24

FORMAT PENYEDIAAN

1. MUKA HADAPAN: perlu
(a) Jata Negara;
(b) Gelaran jawatan (tidak
menyatakan nama pegawai);
(c) Bahagian/ Cawangan/ Seksyen;
(d) Unit;
(e) Alamat pejabat; dan
(f) Maklumat perhubungan.

25

FORMAT PENYEDIAAN

2. MUKA SURAT MAKLUMAT PEGAWAI:
(a) Maklumat pegawai hendaklah dimulakan
pada halaman baharu. Ia mengandungi
nama, gelaran jawatan, gred hakiki jawatan
dan tarikh penempatan di jawatan
tersebut. Gred hakiki jawatan pegawai
hendaklah digariskan bawah (underline)/
diwarnakan. Maklumat ini hendaklah
disahkan oleh penyelia.

26

FORMAT PENYEDIAAN

3. JADUAL PENGEMASKINIAN:
(a) Jadual Pengemaskinian myPortfolio
hendaklah dimulakan pada halaman
baharu. Ia disediakan bagi memastikan
myPortfolio sentiasa dikemas kini dan
maklumat pengemaskinian direkodkan.
Jadual ini mengandungi tarikh
pengemaskinian, perkara yang dikemas
kini dan tandatangan Pegawai Penyelia.
(b) Ketua Agensi hendaklah memastikan
bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang
perubahan.

27

FORMAT PENYEDIAAN

4. MUKA SURAT KANDUNGAN:
(a) Senarai kandungan hendaklah
dimulakan pada halaman baharu di
bawah tajuk “KANDUNGAN”. Perkara-
perkara yang disenaraikan hendaklah
sama seperti yang dinyatakan dalam
pekeliling. Susunan kandungan adalah
mengikut komponen myPortfolio.
(b) Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak hendaklah disediakan secara
berturutan bagi sesuatu aktiviti.
(c) Carta Organisasi bermula di muka
surat 1.

28

KOMPONEN

2. CARTA 3. AKTIVITI- 4. DESKRIPSI
FUNGSI AKTIVITI BAGI TUGAS

FUNGSI

1. CARTA
ORGANISASI

10. SENARAI 5. PROSES
JAWATANKUASA KERJA

YANG 6. CARTA ALIR
DIANGGOTAI

9. SENARAI 8. SENARAI UNDANG-
BORANG UNDANG,

PERATURAN DAN 7. SENARAI
PUNCA KUASA SEMAK

29

1. CARTA ORGANISASI

• Menggambarkan struktur yang
menunjukkan fungsi, program,
rangkaian perintah dan hierarki
dalam organisasi.

• Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang

dijalankan melalui pewujudan

jabatan/bahagian/ cawangan/

sektor/ seksyen/ unit yang

mempunyai tanggungjawab

khusus.

30

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN JAWATAN

• Kedudukan jawatan di
bahagian/ unit hendaklah
digariskan bawah (underline)/
diwarnakan.

31

2. CARTA FUNGSI

• Merupakan rajah yang

mengandungi keterangan

tugas-tugas utama yang

dilaksanakan oleh

Bahagian/Seksyen/Cawangan

/Sektor/Unit bagi

membolehkan organisasi

mencapai objektif

penubuhannya.

• Juga menggariskan tugas dan
tanggungjawab di bawah
setiap fungsi.

32

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

• Meliputi kerja yang dijalankan
di bawah fungsi merangkumi
aktiviti khusus dilaksanakan
oleh sesebuah agensi dan
aktiviti standard atau generik
(jika berkaitan) yang ada di
semua agensi kerajaan.

• Aktiviti dinyatakan hendaklah
yang berkaitan dengan
jawatan.

• Boleh menyenaraikan aktiviti-
aktiviti di bawah tajuk kecil
setiap fungsi.

33

4. DESKRIPSI TUGAS

• Menghuraikan sesuatu
tugas secara spesifik bagi
sesuatu jawatan dalam
sesebuah organisasi.

• Setiap jawatan perlu
mempunyai satu Deskripsi
Tugas.

• Mempunyai lapan (8)
komponen utama.

• Wajar disediakan oleh
penyelia kepada jawatan
di bawah seliaannya atau
PSM agensi.

34

4. KANDUNGAN DESKRIPSI TUGAS

1 5

Apakah maklumat umum Apakah parameter/skala dan
jawatan? bilangan skop fungsi tugas
bagi sesuatu jawatan?
2 Apakah tujuan sesuatu
6
jawatan diwujudkan?,
kepada siapa/apa?, apakah Apakah kelayakan akademik
yang minimum yang
jangkaan penghasilan?
diperlukan oleh seseorang
3 Apakah tanggung jawab pegawai untuk menyandang

utama jawatan dalam sesuatu jawatan?
mencapai tujuan
7
pewujudannya?, kepada
siapa/apa?, apakah Apakah kemahiran/ kriteria
yang diperlukan oleh
jangkaan penghasilan?
(apa) pegawai untuk menyandang
sesuatu jawatan?
4 Apakah tugas utama
Apakah tempoh minimum 8
jawatan dalam
melaksanakan yang diperlukan bagi
tanggungjawab yang melaksanakan fungsi di
ditetapkan bagi jawatan
jawatan tersebut?
tersebut?
(bagaimana) 35

4. DESKRIPSI TUGAS PP
Kewangan
Apakah tanggung jawab utama jawatan dalam mencapai

tujuan pewujudannya?

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

• Membantu menyediakan • Mengumpul permohonan

Anggaran Bajet Tahunan bajet

agensi bagi memastikan • Mengurus setiakan
agensi mendapat peruntukan mesyuarat semakan bajet

kewangan yang mencukupi • Membuat semakan dan
bentang kepada pengurusan
untuk melancarkan & MOF

pelaksanaan fungsi yang

ditetapkan

KATA PERBUATAN OBJEK HASIL

• Apakah tanggung • Kepada • Apakah jangkaan
jawab utama siapa/apa? penghasilan?
jawatan?
36

4. DESKRIPSI TUGAS Pemandu
Kenderaan
Apakah tanggung jawab utama jawatan dalam mencapai
tujuan pewujudannya?

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

• Memastikan pegawai tiba di • Memastikan kenderaan dalam
destinasi dalam keadaan keadaan baik
selesa dan selamat
• Memandu dengan berhemah

• Mematuhi peraturan lalu
lintas

KATA PERBUATAN OBJEK HASIL

• Apakah tanggung • Kepada • Apakah jangkaan
jawab utama siapa/apa? penghasilan?
jawatan?

37

5. PROSES KERJA

Memberikan penekanan Arahan rasmi yang
kepada peranan/tugas memberikan kuasa dan
aktor dan tanggungjawab
yang perlu dirujuk.
bagi sesuatu aktiviti
secara kolektif.

Aktiviti : Penyediaan Laporan Penggunaan Aplikasi myMesyuarat Bagi Mesyuarat-Mesyuarat
Utama Kementerian yang Ditetapkan

BIL TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,
PERATURAN DAN
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK

1 SUB Mengeluarkan arahan bagi Arahan
2 KPSU/PSU Pentadbiran bil
penyediaan laporan 4/2013:
Penggunaan
bulanan penggunaan Aplikasi
myMesyuarat Bagi
aplikasi myMesyuarat bagi Semua Mesyuarat
Mandatori KKR
mesyuarat mandatori KKR.

Terima arahan dan

mengarahkan aktiviti

mendapatkan maklumat

penggunaan aplikasi

myMesyuarat

dilaksanakan.

3 PTPO 1 Mendapatkan maklumat

penggunaan aplikasi

myMesyuarat daripada

pihak BTM pada setiap

hujung bulan atau pada

minggu pertama bulan

berikutnya.

4 PTPO 1 Semak maklumat yang

diterima. Sediakan draf

laporan penggunaan

berdasarkan maklumat

yang diterima.

38

5. PROSES KERJA

• Proses Kerja merupakan senarai
rangkaian tindakan yang perlu
diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan dalam
melaksanakan sesuatu aktiviti.

• Menunjukkan hubungan kerja atau
perkaitan antara pegawai dengan
pegawai lain.

• Menjelaskan had kuasa yang
diperuntukkan kepada pegawai.

• Hubungan kerja dengan pegawai
atasan dan pegawai bawahan dalam
unit yang sama dikategorikan di
bawah Tanggungjawab, manakala
hubungan kerja dengan pegawai di
luar unit/ bahagian dan dari agensi
luar dikategorikan sebagai Pegawai
Lain yang Ada Hubungan/ Dirujuk.

39

TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA

Proses kerja sebaiknya secara berstruktur iaitu disediakan mengikut Jabatan/ Bahagian/
Cawangan/ Sektor/ Unit sebagai panduan kepada penyediaan myPortfolio pada peringkat
jawatan.

Carta fungsi dan aktiviti bagi fungsi untuk kementerian/jabatan serta tugas utama Ketua
Jabatan/ Pengarah/ Setiausaha Bahagian hendaklah dijadikan panduan dalam menyediakan
proses kerja.

Proses kerja hendaklah disediakan bagi setiap aktiviti yang dinyatakan dalam komponen
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi. Proses Kerja juga boleh dikenal pasti melalui Komponen Tugas
Utama dalam Deskripsi Tugas. Penentuan aktiviti bagi proses kerja ini berbeza mengikut
kesesuaian dan kompleksiti jabatan/tugas.

Sesuatu proses kerja boleh dikongsi oleh beberapa jawatan dengan hanya
menandakan/mewarnakan perkara yang berkaitan dengannya.

Proses kerja yang kompleks/panjang dan bersambung daripada arahan Ketua Jabatan
sehingga ke peringkat paling akhir iaitu pemfailan boleh dipecahkan mengikut kesesuaian
tadbir urus/penurunan kuasa. Kesinambungan sesuatu proses kerja dengan proses kerja yang
lain dalam rantaian tersebut hendaklah dipastikan.

40

LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN PROSES KERJA

Bil Tanggungjawab Proses Kerja Pegawai Lain yang Ada Undang-Undang/
Hubungan/ Dirujuk Peraturan dan Punca

Senaraikan semua jawatan pegawai atasan Kenal pasti tugas-tugas yang perlu Senaraikan semua pegawai Kuasa
dan bawahan yang terlibat dalam sesuatu disediakan proses kerja (setiap berkenaan yang ada
proses kerja dari yang memberi arahan, tugas perlu disediakan proses hubungan/ Senaraikan petikan
membuat kelulusan, membuat tindakan dan kerjanya Dirujuk. undang-undang,
kecuali yang terlalu umum).
memfailkan. Kenal pasti hubungan kerja peraturan dan punca
Sediakan urutan tindakan- dengan pegawai di luar unit/ kuasa yang berkaitan
Senaraikan jawatan pegawai yang perlu tindakan yang terlibat dalam bahagian dan dari agensi luar. dengan setiap aktiviti.
mengambil tindakan terhadap langkah- melaksanakan sesuatu kerja dari

langkah yang berkenaan. mula hingga tamat.

Kenal pasti hubungan kerja dengan pegawai Mulakan dengan
atasan dan pegawai bawahan dalam unit perkataan perbuatan.
yang sama bagi menentukan dengan tepat, Contoh : Menyediakan,
jelas dan terperinci mengenai tugas-tugas,
tanggungjawab dan kuasa seseorang Mendapatkan, etc.
pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Proses Kerja berkaitan jawatan
Tanggungjawab berkaitan jawatan hendaklah diwarnakan.
hendaklah diwarnakan.

41

6. CARTA ALIR

• Gambaran secara grafik atau gambar rajah ke Contoh Simbol Asas yang Digunakan
atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam
sesuatu aktiviti.

• Mempunyai simbol-simbol tertentu yang
mempunyai maksud tersendiri.

• Bagi memantapkan lagi Carta Alir sedia ada,
tempoh masa yang diambil bagi setiap langkah
dalam proses kerja juga dititik beratkan.

• Carta alir hendaklah mengandungi tempoh
untuk setiap proses kerja (sekiranya
berkaitan).

• Penetapan tempoh masa boleh merujuk
kepada PKPA Bil. 2 Tahun 2005 Garis Panduan
bagi Mewujudkan KPI dan Melaksanakan
Pengukuran Prestasi di Agensi Kerajaan.

42

6. CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

P/TP/PPK Buat Terima arahan untuk
TP/PPK pindaan memberikan khidmat
rundingan.
TP/PPK Sediakan kertas cadangan.

Aktiviti 1: Merancang/ KP/TKP(TPP)/P Dapatkan kelulusan  Carta alir hendaklah
mengandungi tempoh masa
melaksanakan program Diluluskan? untuk setiap proses kerja.

khidmat rundingan bagi TP/PPK Maklumkan kepada agensi  Penyediaan carta alir mengikut
TP/PPK mengenai pelaksanaan tempoh masa boleh dirujuk
agensi-agensi Kerajaan TKP(TPP)/PK program. dalam PKPA Bil. 2/2005.
Sediakan bahan
Negeri dan Persekutuan Buat perundingan dan dapatkan
pindaan kelulusan.
di Negeri Sarawak yang Diluluskan?

memohon bantuan Laksanakan khidmat
rundingan.
MAMPU Sarawak. Dapatkan maklum balas
daripada peserta mengenai
TP/PPK pengendalian khidmat
TP/PPK rundingan.
Analisis maklum balas
PPK peserta dan kemukakan
PT(PO) laporan analisis.
Failkan.

43

6. CARTA ALIR

PENYEDIAAN CARTA ALIR
MENGIKUT TEMPOH MASA

44

TINDAKAN DALAM
MENYEDIAKAN CARTA ALIR

1 Rujuk proses kerja bagi 3 Gunakan simbol
aktiviti yang terlibat. carta alir yang
Sediakan selepas Sediakan carta alir
penyediaan proses 2 terperinci ditetapkan.

kerja. berdasarkan proses 4
kerja aktiviti tersebut.
45
Carta Alir yang
berkaitan dengan
jawatan hendaklah

diwarnakan.

FAEDAH CARTA ALIR

 Merupakan  Memberikan  Menggunakan  Dapat
gambaran secara gambaran yang simbol-simbol asas menunjukkan
grafik secara lebih jelas bagi tertentu. dimana berlaku
menyeluruh setiap langkah kelewatan, bottle
berhubung proses atau tindakan dan neck dan kerja
kerja. tempoh masa yang berulang-ulang.
perlu diambil
semasa
menjalankan
sesuatu tugas.

46

7. SENARAI SEMAK

• Alat perancangan dan kawalan

kerja yang ringkas dan tepat

mengenai tindakan-tindakan

yang perlu diambil dalam

mengendalikan sesuatu

aktiviti.

• Berfungsi sebagai pelan
tindakan bagi melaksanakan
sesuatu aktiviti.

• Boleh disesuaikan bagi tujuan
pengesanan proses kerja
(seperti Borang Tindakan
Kerja) dan Senarai Tugas
Harian, sekiranya diperlukan
untuk kegunaan dalaman
Jabatan.

47

7. FAEDAH SENARAI SEMAK

Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan
1 sesuatu aktiviti;

2 Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja;

3 Menjadi asas kepada kawalan keselamatan, terutamanya aktiviti teknikal;
Menjadi alat pengawasan dalam menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan

4 kelewatan dan memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah;
Menjadi semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum

5 dipersetujui/diluluskan seperti penyediaan kertas kabinet, memproses lesen, etc.;
6 Mewujudkan disiplin kerja.

48

TINDAKAN DALAM
MENYEDIAKAN SENARAI SEMAK

1 Rujuk proses kerja bagi 3 Proses kerja yang
aktiviti yang terlibat. berkaitan dengan
Sediakan selepas Sediakan senarai jawatan hendaklah
carta alir. 2 semak berdasarkan
proses kerja aktiviti diwarnakan.

tersebut. 4

49

8. SENARAI UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA KUASA

Arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang
pegawai dalam melaksanakan tugas.

50


Click to View FlipBook Version
Previous Book
Mr Waterproofing Brochure
Next Book
Calminax Reviews: Improve Hearing Supplement