1 MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) KERTAS KELULUSAN TEKNIKAL JAWATANKUASA PEMBANGUNAN ICT MARA (URUSAN PEMANDU ICT) CADANGAN MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI, MELATIH DAN MENTAULIAH PERISIAN OFFICE CENTRAL UNTUK PENDIGITALAN PDP TVET MARA (DIGITALIZATION) DI IKM ALOR SETAR 1. TUJUAN Kertas cadangan ini bertujuan untuk mendapatkan pertimbangan dan kelulusan Jawatankuasa Pembangunan ICT MARA bagi Cadangan Membekal, Menghantar, Memasang, Menguji, Melatih Dan Mentauliah Perisian Office Central Untuk Pendigitalan PdP TVET MARA (Digitalization) Di IKM Alor Setar dengan anggaran kos sebanyak RM199,089.20 (Ringgit Malaysia: Satu Ratus Sembilan Puluh Sembilan Ribu, Lapan Puluh Sembilan dan Sen Dua Puluh Sahaja). 2. KETERANGAN PROJEK DAN LATAR BELAKANG 2.1 Bagi tahun 2022, IKM Alor Setar akan melaksanakan projek Pendigitalan PdP TVET MARA (Digitalization) dengan menggunakan peruntukan RMKe-12 RP2 (Tahun 2022) sebanyak RM 843,000.00. 2.2 Selaras dengan konsep Pendigitalan PdP TVET MARA yang akan dilaksanakan, IKM Alor Setar merancang untuk membuat perolehan pembelian perisian Office Central bagi keperluan dan perancangan proses
2 Pendigitalan PdP TVET MARA (Digitalization) yang akan dilaksanakan di IKM Alor Setar. 2.3 Perisian ini dirangka dapat membantu mencetus, membantu, merancang dan melaksanakan beberapa idea dan pendekatan yang baharu bagi Sistem Dokumentasi Niaga, Sistem Pengurusan Kewangan dan Sistem Perakaunan pelajar-pelajar / usahawan-usahawan bimbingan Institut Kemahiran MARA Alor Setar pada tahun 2022 dimana ia secara langsung dapat memberikan manfaat kepada mereka dalam mencakna pembangunan aktiviti keusahawanan kearah lebih progresif dan produktif. 2.4 Perisian ini juga dilihat mampu untuk membantu pihak Institut Kemahiran MARA (IKM) Alor Setar menguruskan maklumat usahawan dengan lebih cepat dan bersistematik berbanding dengan proses pengurusan secara manual sebelum ini. 3. RASIONAL YANG MEMBAWA KEPADA CADANGAN PROJEK ICT 3.1 IKM Alor Setar merupakan IKM kedua tertua di Malaysia dan mula beroperasi sejak tahun 1968. IKM Alor Setar mempunyai seramai 48 orang staf yang terdiri dari 30 orang staf pentadbiran manakala selebihnya adalah merupakan staf akademik. 3.2 IKM ini juga merupakan sebuah Institusi Pendidikan MARA (IPMa) yang menawarkan peluang pendidikan dalam bidang TVET di Malaysia. Bidang keusahawanan merupakan bidang teras yang ditawarkan meliputi dua program utama iaitu; ▪ Diploma Teknousahawan Rekabentuk dan Pengeluaran Perabot (UPP) ▪ Diploma Teknousahawan Rekabentuk dan Pengeluaran Fabrik (UPF)
3 Jumlah usahawan sediaada; Bil. Semester Jumlah Pelajar Program 1. 1 13 Diploma Teknousahawan Rekabentuk dan Pengeluaran Perabot (UPP) 2 0 3 11 4 12 2. 1 8 Diploma Teknousahawan Rekabentuk dan Pengeluaran Fabrik (UPF) 2 0 3 10 4 11 CADANGAN PEROLEHAN Berikut adalah keterangan projek yang dicadangkan :- (a) Nama : Cadangan Membekal, Menghantar, Memasang, Menguji, Melatih Dan Mentauliah Perisian Office Central Untuk Pendigitalan PdP TVET MARA (Digitalization) Di IKM Alor Setar (b) Tujuan projek : i. Menyediakan perisian ICT yang mampu memenuhi keperluan dan perancangan proses Pendigitalan PdP TVET MARA (Digitalization) yang akan dilaksanakan di IKM Alor Setar. ii. Membantu mencetus, merancang dan melaksanakan beberapa idea dan pendekatan yang baharu bagi Sistem Dokumentasi Niaga, Sistem Pengurusan Kewangan dan Sistem Perakaunan
4 pelajar-pelajar bimbingan Institut Kemahiran MARA Alor Setar. iii. Memastikan Proses Pengajaran dan Pembelajaran dapat berjalan dengan lebih lancar dan efisyen dengan adanya perisian terkini selari dengan keperluan semasa. (c) Fungsi : Memastikan Proses Pengajaran dan Pembelajaran berkonsepkan Pendigitalan TVET MARA dapat berjalan dengan lancar dan efisyen menggunakan perisian Office Central selari dengan keperluan semasa. (d) Tempoh projek : 6 bulan (e) Akitektur / Gambarajah : Jadual Perlaksanaan 3.3 Ciri-ciri projek yang dicadangkan Menyediakan dan memastikan perisian ICT bagi proses pengajaran dan pembelajaran lebih berkualiti dan efektif serta mampu menyokong Pendigitalan PdP TVET MARA (Digitalization) yang akan dilaksanakan.
5 3.4 Perolehan yang dicadangkan 3.4.1 Perisian BIL. ITEM KUANTITI TEMPOH LANGGANAN 1. PERISIAN OFFICE CENTRAL 128 (32 Pelatih X 4 kohort) 2 TAHUN (24 bulan) *perincian pengiraan kos pada mukasurat 6 3.5 Pelan Pelaksanaan 4.3.1 Jadual Pelaksanaan: Rujuk mukasurat 10. 4.3.2 Kaedah pelaksanaan adalah perolehan melalui Pembelian Terus bagi perolehan perkakasan ICT mengikut pekeliling yang sedang berkuat kuasa. 3.6 Anggaran kos dan sumber peruntukan serta pecahan kos mengikut butiran adalah seperti d bawah.
PERINCIAN JUMLAH LANGGANAN DAN KOS BIL BUTIRAN KUANTITI L1. Pelajar Sesi Kohort Julai 2022 32 orang (16 pelatih/ program X 2 program) 2. Pelajar Sesi Kohort Jan 2023 32 orang (16 pelatih/ program X 2 program) 3. Pelajar Sesi Kohort Julai 2023 32 orang (16 pelatih/ program X 2 program) 4. Pelajar Sesi Kohort Jan 2024 32 orang (16 pelatih/ program X 2 program) 5. Latihan & Konsultansi 6. Jumlah 7. SST (6%) Jumlah Keseluruhan
6 KOS LANGGANAN/BULAN (RM) TEMPOH LANGGANAN (BULAN) ASAS KIRAAN JUMLAH (RM) 60 24 32X60X24 46,080.00 60 24 32X60X24 46,080.00 60 24 32X60X24 46,080.00 60 24 32X60X24 46,080.00 lumpsum 3,500.00 187,820.00 11,269.20 199,089.20
7 TEMPOH LANGGANAN BAGI SETIAP KOHORT BIL KOHORT MULA LANGGANAN TAMAT LANGGANAN TEMPOH LANGGANAN 1 Sesi Kohort Julai 2022 Julai 2022 Jun 2024 24 bulan 2 Sesi Kohort Jan 2023 Jan 2023 Disember 2024 24bulan 3 Sesi Kohort Julai 2023 Julai 2023 Jun 2025 24 bulan 4 Sesi Kohort Jan 2024 Jan 2024 Disember 2025 24 bulan - Sumber peruntukan adalah dari peruntukan RMK-12 seperti berikut: Sumber peruntukan adalah ....... (Surat pengesahan BPS / BKW & Lampiran G) Baki peruntukan setakat XX Jan 2022 adalah sebanyak ......... Peruntukan kewangan adalah termasuk dalam skop projek ICT 4. FAEDAH JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG SERTA OUTCOME PROJEK ICT YANG DICADANGKAN 4.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran dapat dilaksanakan dengan lancar dan sempurna menggunakan perisian terkini serta selari dengan keperluan industri. 4.2 Perisian ICT yang dibekalkan dapat meningkatkan penerimaan ilmu yang disampaikan oleh pensyarah kepada para pelajar dan seterusnya dapat meningkatkan hasil kerja pelajar kearah pembelajaran berkonsepkan Pendigitalan PdP TVET MARA yang akan dilaksanakan. 4.3 Perisian ini dilihat mampu meningkatkan kualiti dalam pengurusan pendaftaran dan penyimpanan data berkaitan operasi setiap syarikat yang dimiliki oleh para pelajar di IKM Alor Setar. Selain itu, konsep secara atas talian juga menjadikan proses pengurusan menjadi lebih mudah, cepat dan cekap. Bil Pusat Kod Peruntukan 1 IKM Alor Setar Peruntukan ICT: 001-122-352-xxxxxx Kod peruntukan : xxxxxxxxxxxxxxxxx
8 4.4 Pengguna boleh membuat capaian ke sistem pada bila-bila masa dan di mana sahaja asalkan mempunyai capaian internet sekaligus melancarkan proses kerja yang perlu dilakukan. 4.5 Sistem ini membolehkan pemantauan pensyarah dan fasilitator terhadap pengurusan jualan dan akaun perniagaan dapat dijalankan secara online dan pada bila – bila melalui modul pemantauan yang disediakan didalam perisian. 4.6 Analisa dan trend jualan serta pengurusan kewangan dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat dan tepat. 5. MAKLUMAT PEGAWAI UNTUK DIHUBUNGI (a) Nama Pegawai : Mohd Hazwan Bin Muslim (b) Jawatan : Pegawai Teknologi Maklumat (c) Gred jawatan : F44 (d) No. Telefon : 03-26134663 (e) No. Faks : 03-26911310 (c) Alamat e-mel : [email protected]
9 6. PENUTUP Jawatankuasa Pembangunan ICT MARA adalah dipohon untuk mempertimbangkan dan meluluskan bagi Cadangan Membekal, Menghantar, Memasang, Menguji, Melatih Dan Mentauliah Perisian KD Max Dan InteriCAD Untuk Pendigitalan PdP TVET MARA (Digitalization) Di IKM Alor Setar dengan anggaran kos sebanyak RM199,089.20 (Ringgit Malaysia: Satu Ratus Sembilan Puluh Sembilan Ribu, Lapan Puluh Sembilan Dan Sen Dua Puluh Sahaja) Disediakan oleh: Disemak oleh: XXXX Pegawai Teknologi Maklumat XXXX Timbalan Pengarah Cawangan XXX Bahagian XXX MARA Tarikh: XX XX 2022 Cawangan XXX Bahagian XXX MARA Tarikh: XX XX 2022
JADUAL PERLAKSANAAN Bil. PERKARA A KELULUSAN PEROLEHAN 1 Penyediaan dan Pembentangan Kertas Kerja ke JTI 2 Pembentangan Kertas Kerja ke JPICT MARA B PROSES PEROLEHAN 1 Penyediaan Dokumen Sebut Harga 2 Iklan Sebut Harga 3 Buka & Penerimaan Dokumen Sebut Harga 4 Extraction & Analisa Kewangan serta Lulus JPH 5 Extraction & Analisa Teknikal serta Lulus JPT 6 Penyediaan dan Pembentangan Kertas Kerja Lantikan Pembekal keJSPP 7 Kelulusan Pemilihan Pembekal oleh JSPP 8 Surat Tawaran & Pengesahan Penerimaan Tawaran C PROSES PEMBEKALAN 1 Projek Kick-Off 2 Penerimaan Perkakasan 3 Pemasangan dan Konfigurasi 4 Latihan, Pengujian dan Pentauliahan D PROSES PEMBAYARAN 1 Penyerahan Dokumen Perjanjian 2 Proses Pentauliahan daripada BTM 3 Penyediaan Dokumen Pembayaran Perolehan 4 Proses Bayaran
10 Mar-22 Apr-22 May-22 Jun-22 Jul-22 Aug-22 e