หลักสูตรการจัดทำนามบัตร2

หลักสูตร
การจัดทานามบตั ร

วัตถุประสงค์

มมี าตรฐาน
ในการ
ทางาน

ถ่ายทอด รู้จริงใน ทราบ
กระบวนการ งาน ขัน้ ตอนการ
ทางานท่ี
ทางานได้ สามารถ
ปฏบิ ัตงิ าน ถูกตอ้ ง
ได้อยา่ ง
ถูกต้อง

ความสาคญั

เพอ่ื ข้อมลู ทถ่ี ูกตอ้ ง
และตรงกัน

เพอื่ อานวยความสะดวกใหต้ รงกับความ
ตอ้ งการของลูกค้าภายในและภายนอก
เพอื่ การบริการทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพมากขนึ้

ภาพรวม การจดั ทานามบตั ร

ผขู้ อทำนำมบตั ร Vendor

ผปู้ ระสำนงำนกำร
จดั ทำนำมบตั ร

ภาพรวมการทางาน การจดั ทานามบตั ร

มผี เู้ กย่ี วขอ้ ง 3 ฝ่าย
- ผขู้ อคานามบตั ร
- ผปู้ ระสานงานการจดั ทานามบตั ร
- Vendor รา้ นผผู้ ลติ นามบตั ร

ทงั้ 3 ฝ่ายมขี นั้ ตอนการทางานอยา่ งไรบา้ ง พบรายละเอยี ด
การทางานในหน้าถดั ไป

ขั้นตอนการจัดทานามบตั ร

ตวั อย่างใบ PR หรอื ใบ ขอซื้อ

1 1 3
2
3
2

ขนั้ ตอนการจดั ทานามบตั ร
ผขู้ อทานามบตั ร คอื พนกั งานในองคก์ รทม่ี คี วามประสงคจ์ ะทานามบตั ร ผา่ นการ
อนุมต้ จิ ากManager ของแผนกตนเอง ตอ้ งเปิดใบ PR หรอื ใบ ขอซอ้ื (ตามตวั อยา่ ง)

โดยความสาคญั ของใบขอซอ้ื ใหเ้ น้นใน 3 จุด
จุดท่ี 1 ช่อื ผขู้ อทานามบตั ร
จุดท่ี 2 ลงช่อื ผขู้ อทานามบตั ร
จุดท่ี 3 ลายเซน็ ต์ Manager อนุมตั ิ ของแผนกตนเอง

ตวั อยา่ งท่ี 1 เป็นใบ PR ของพนกั งานวงั น้อย
ตวั อยา่ งท่ี 2 เป็นใบ PR ของพนกั งานสาทร
เมอ่ื เอกสารครบถว้ น ใหน้ าสง่ แผนก Admin (ผปู้ ระสานงานในการจดั ทานามบตั ร)

ขั้นตอนการจัดทานามบตั ร

ผปู้ ระสานงานการจดั ทานามบตั ร เริ่มขนั้ ตอนการทางานดงั นี้

1.รวบรวมใบ PR ให้ได้จานวนที่เหมาะสม เพอ่ื ลดตน้ ทนุ ในการ
จดั ทานามบตั ร ตามเลทท่ี Vendor กาหนดไว้
(ซง่ึ ตอ้ งมกี าร Update เป็นระยะๆ) ตามตวั อยา่ งซา้ ยมอื

200 ใบ ราคา 6.00 บาท
500 ใบ ราคา 5.50 บาท
1,000ใบ ราคา 5.00 บาท
2,000ใบ ราคา 4.50 บาท
3,000ใบ ราคา 4.50 บาท
4,000ใบ ราคา 4.00 บาท

ขั้นตอนการจัดทานามบตั ร

ตวั อย่าง Mail

2
3

1

2.เมอื่ ได้จานวนที่ต้องการ หรอื ตามความเหมาะสม/สมควร จะต้อง
ส่ง Mail พรอ้ มแนบ File แบบฟอรม์ ใหก้ บั ผขู้ อทานามบตั ร เพอ่ื ใหร้ ะบุ

รายละเอยี ดของตนเอง และสง่ กลบั ผปู้ ระสานงานการจดั ทานามบตั ร
ตามตวั อยา่ ง Mail
จะมี 3 สว่ น ทส่ี าคญั ไมค่ วรลมื ดงั น้ี

1.สว่ นทเ่ี ป็นเน้ือหาใน Mail
2 สว่ นทเ่ี ป็นรายชอ่ื ผขู้ อทานามบตั รทงั้ หมด
3 ตอ้ งแนบแบบฟอรม์ การจดั ทานามบตั ร ตามตวั อยา่ ง แบบฟอรม์
การจดั ทานามบตั ร

ตวั อย่าง แบบฟอรม์ การจดั ทานามบตั ร

No Name Surname ชอ่ื นามสกุล position E-mail ภายนอก เบอรม์ อื ถอื เบอรต์ ่อภายใน FAX สำขำ จำนวน
(ตัวพมิ พใ์ หญ่) (ตัวพมิ พใ์ หญ่) (ตัวพมิ พใ์ หญ่)
[email protected] สำทร 100.00
1 SOMSAK TOMORAKUL สมศกั ดิ์ โตมรกลุ EXECUTIVE VICE PRESIDENT MARKETING [email protected] 081-6135396 1103 02-670 9090-2 สำทร 100.00
2 SIRIPHA LEESIRIWATTANAKUL สิริภำ ลศี้ ริ วิ ฒั นกลุ ASSISTANT SALES MANAGER (DEALER 3) [email protected] 080-570-4040 1151 02-670 9090-2 สำทร 100.00
3 MONTHA LEEPAKORN มณฑำ ลภี้ ำกรณ์ SALES SUPERVISOR (DIVISION3) [email protected] 090-978-1302 1181 02-670 9090-2 สำทร 100.00
4 CHATSUDA TAENG-ON ฉตั รสดุ ำ แตงออ่ น SALES EXECUTIVE (DIVISION3) [email protected] 082-429-4451 1135 02-670 9090-2 สำทร 100.00
5 NAPAPORN PASASUK นภำพร ภำษำสขุ SALES EXECUTIVE (DIVISION3) [email protected] 095-557-3989 1216 02-670 9090-2 สำทร 100.00
6 SIRITORN KIATTEERAVICHAI ศริ ธิ ร เกียรตธิ ีรวิชยั ASSISTANT SALES MANAGER (DEALER 4) [email protected] 090-564 8118 1131 02-670 9090-2 สำทร 100.00
7 SUPACHAI ศภุ ชยั ทองดี SALES SUPERVISOR DIVISION 5 [email protected] 092-874-9969 1186 02-670-9090-2 สำทร 100.00
8 KITTIPHOP TONGDEE กิตตภิ พ อนิ ทรโฉม SALES EXECUTIVE DIVISION 5 [email protected] 084-387-7709 1191 02-670-9090-2 สำทร 200.00
9 PUREE INTARACHOM ภรู ี สเุ มธเมธำชยั SALES EXECUTIVE DIVISION 5 [email protected] 096-1562441 1217 02-670-9090-2 วงั นอ้ ย 100.00
10 WASSANA SUMETHMATHACHAI วำสนำ ทองพนั ธพ์ ำน TRANSPORTATION SUPERVISOR [email protected] 089-4149337 2330 035-272-415 สำทร 100.00
11 SUPAPORN TONGPHUNPAN สภุ ำภรณ์ เฉลิมจิระรตั น์ SENIOR ACCOUNTING MANAGER [email protected] 5106 สำทร 100.00
12 NARUMON CHALERMJIRARAT SALES ASSISTANT MANAGER DIVISION 1 [email protected] - 1124 - สำทร 100.00
13 NARUPORN SAMUTPATANAPONG นฤมล สมทุ รพฒั นพงศ์ SALES MANAGER DIVISION 1 081-413-0583 1116 02-670 9090-2
MAHAVORAMAKORN นฤพร มหำวรมำกร [email protected] 085-453-6595 02-670 9090-2 สำทร 100.00
[email protected] 1105 สำทร 100.00
14 VARINTHORN POSIRINANTACHAI วรนิ ธร โพธิศ์ ริ นิ นั ทชยั SALES SUPERVISOR DIVISION 1 081-916-8803 1195 02-670 9090-2
15 PUVIT PHOTONG ภวู ศิ โพธิท์ อง SALES EXECUTIVE DIVISION 1 [email protected] 080-024-2167 02-670 9090-2 สำทร 100.00
[email protected] 1189 สำทร 100.00
16 KAMONTHORN MHUNPADUNGKIJ กมลธร หม่นั ผดงุ กิจ SALES SUPERVISOR - DIV.2 093-353-2423 1161 02-670 9090-2
ไกร ศรีวิกลุ ASSISTANT SALES MANAGER - Div.5 085-0460585 02-670 9090-2 1,800.00
17 KRAI SRIWIKUL

ผทู้ ต่ี อ้ งการทานามบตั รตอ้ งระบุรายละเอยี ดต่างๆใหค้ รบถว้ น
ดงั น้ี

- ช่อื นามสกุล ตวั พมิ พใ์ หญ่ ทงั้ ภาษาไทย องั กฤษ
- ตาแหน่ง
- E-mail
- หมายเลขโทรศพั ท์ ตดิ ต่อภายใน หมายเลข FAX
- หมายเลขโทรศพั ทม์ อื ถอื ซง่ึ จะใหก้ ไ็ ดไ้ มใ่ หก้ ไ็ ด้
แลว้ แต่ความสมคั รใจ
- สาขา ตอ้ งระบุ
- จานวนทต่ี อ้ งการ

ขั้นตอนการจัดทานามบตั ร

3.เมอื่ ไดร้ ับ Mail ตอบกลับ พร้อมแบบฟอรม์ การจัดทานามบตั รเรียบ
ร้อบ ครบทุกคนแล้ว ก็รวบรวมใหอ้ ยู่ ใน File เดยี วกัน ตรวจสอบ
เบอื้ งตน้ คอื ผขู้ อทำนำมบตั รตอ้ งระบใุ หค้ รบตำมท่ีแบบฟอรม์ ฯ กำหนดไว้
และสง่ กลบั ไปยงั Vendor (ไนซแ์ องเจิล) เพ่อื ขอใบเสอนรำคำ

ส่วนสาคัญอยา่ ลมื แนบFile แบบฟอรม์ ฯ ทุกครั้ง

ขั้นตอนการจัดทานามบตั ร

4.เมอ่ื ไดร้ บั ใบเสนอราคาจาก Vendor ตามตวั อยา่ ง Mail และ File ใบ
เสนอราคา (ทางซา้ ยมอื ) ตรวจสอบจานวนผลติ และจานวนเงนิ ให้
ครบถว้ น ใหส้ งั เกตคอื ตอ้ งโอนเงนิ ชาระคา่ สนิ คา้ เตม็ จานวน ดงั นนั้
ตอ้ งทาเรอ่ื งขออนุมตั กิ ารชาระเงนิ (ตดิ ตามในหน้าถดั ไป)

ขั้นตอนการจดั ทานามบตั ร

1
2
34

5 67

5.ขนั้ ตอนการขออนุมตั เิ งนิ เพอ่ื ชาระคา่ จดั ทานามบตั ร ดงั น้ี
เขยี นรายละเอยี ดลงในใบเบกิ เงนิ สดยอ่ ย (ตามตวั อยา่ ง) ดงั น้ี

จุดท1่ี วนั ท่ี ทท่ี าการขอเบกิ
จดุ ท2่ี ผขู้ อเบกิ / จา่ ยให้ จะระบุ Vendor หรอื ผจู้ ดั ทา อยา่ งใดอยา่ งหน่งึ กไ็ ด้
(ในตวั อยา่ งระบเุ ป็นชอ่ื Vendor)
จุดท3่ี รายการ ลงรายละเอยี ดตามตวั อยา่ ง
จดุ ท4่ี จานวนเงนิ ตามใบเสนอราคา และลงจานวนเงนิ เป็นตวั อกั ษรใหถ้ กู ตอ้ ง
จุดท5่ี ผขู้ อเบกิ ลงลายมอื ชอ่ื
จุดท6่ี ผอู้ นุมตั ิ ซง่ึ เป็นสว่ นทส่ี าคญั กค็ อื Manager
จดุ ท7่ี เมอ่ื ทาเอกสารในขอ้ ท่ี 5 เรยี บรอ้ ย ใหน้ าสง่ ชุดดงั กล่าวสง่ การเงนิ และรอรบั เงนิ 1-2 วนั

ทางการเงนิ กจ็ ะใหเ้ ซน็ ตต์ รงผรู้ บั เงนิ

อยา่ ลมื แนบใบเสนอราคา (ตามตวั อยา่ ง) กบั ใบเบกิ เงนิ สดยอ่ ย เป็นชดุ

ขนั้ ตอนการขออนุมตั จิ นถงึ การรบั เงนิ กเ็ ป็นอนั เสรจ็ สมบรู ณ์

ขั้นตอนการจัดทานามบตั ร

ตวั อย่าง ใบ Pay-in

6.เมอ่ื ไดร้ บั เงนิ นาเงนิ เขา้ บญั ชี Vendor
ตามทร่ี ะบุในใบเสนอราคา (ตามตวั อยา่ ง)

7.นาใบ Pay-in (ตามตวั อยา่ ง)
สแกนและสง่ Mail แจง้ ใหท้ าง
Vendor รบั ทราบเพอ่ื ตรวจสอบ
ยอดเงนิ และดาเนินงานในขนั้
ต่อไป

ขั้นตอนการจัดทานามบตั ร

ตวั อยา่ งการสง่ Mail แจง้ ให้
ทาง Vendor รบั ทราบเพอ่ื
ตรวจสอบยอดเงนิ และ
ดาเนินงานในขนั้ ต่อไป

ขั้นตอนการจดั ทานามบตั ร

ตวั อย่าง Artwork

8.เมอ่ื Vendor ไดร้ บั เงนิ เรยี บรอ้ ย กจ็ ะทาการสรา้ ง Artwork

(ตวั อยา่ งนามบตั รก่อนสงั่ พมิ พ)์

สง่ Mail กลบั มา แจง้ ใหต้ รวจสอบความถูกตอ้ ง ตามจานวนคนทไ่ี ดส้ ง่ ไป

ใหส้ งั เกต ขอ้ ความใน Mail ทร่ี ะบวุ า่
“กรณุ าตรวจสอบ Wording อย่างละเอียดทุกตวั อกั ษร หากมีความ
ผิดพลาดเกิดขึน้ เมื่อพิมพ์
ออกมาจะถอื ว่าลกู ค้าได้ตรวจสอบครบถ้วนแล้ว ทางเราจะไม่
รบั ผิดชอบในความผิดนัน้ ๆ”

ขั้นตอนการจดั ทานามบตั ร

ตวั อยา่ ง การสง่ Mail ใหผ้ ขู้ อทา

ฝ่ ายผู้ประสานงานการจัดทานามบตั ร มขี ั้นตอนดังนี้

9. สง่ ตอ่ Mail Artwork ใหก้ บั เจำ้ ของนำมบตั รทกุ คน เพ่ือใหผ้ ขู้ อทำ ตรวจสอบของตนเอง

และใหย้ ืนยนั ทำง Mail กลบั มำท่ีผจู้ ดั ทำ (ตวั อยำ่ ง กำรสง่ Mail ใหผ้ ขู้ อทำ) มีจดุ สงั เกตุ คอื

To : ระบชุ ่ือ Mail ของผตู้ อ้ งกำรทำนำมบตั รใหต้ รบถว้ น

Subject : ตรวจสอบArtwork นำมบตั ร

Attached : Artwork ท่ีทำง Vendor จดั ทำมำให้

เนือ้ หำท่ีควรระบุ : “เรยี นผขู้ อทำนำมบตั ร

กรุณำตรวจสอบ Artwork ของตนเองใหล้ ะเอียดครบถว้ น

และสง่ Mail ยืนยนั กลบั ภำยในวนั นี้

ขอบคณุ คะ่

ยำ้ ! กรุณำตรวจสอบ Wording อยำ่ งละเอียดทกุ ตวั อกั ษร หำก

มีควำมผิดพลำดเกิดขนึ้ เม่ือพิมพ์ ออกมำจะถือวำ่ ลกู คำ้ ได้

ตรวจสอบครบถว้ นแลว้ ทำงเรำจะไม่รบั ผิดชอบในควำมผิด

นนั้ ๆ “

ขั้นตอนการจดั ทานามบตั ร

10.เมอ่ื ทางผขู้ อ้ ทานามบตั รตรวจสอบและสง่ Mail กลบั
ครบถว้ นแลว้ แบง่ ออกเป็น 2 กรณี ดงั น้ี
1.กรณถี ูกตอ้ งไมต่ อ้ งแกไ้ ข ใหเ้ กบ็ ขอ้ มลู ไวก้ อ่ น
2.กรณตี อ้ งแกไ้ ข สง่ mail กลบั ไปทาง Vendor เพอ่ื ให้
แกไ้ ขและรอใหท้ าง Vendor แกไ้ ขแลว้ สง่ กลบั มา
และผจู้ ดั ทานามบตั รจะเป็นผตู้ รวจสอบใหอ้ กี ครงั้ วา่ ได้
แกไ้ ขกถกู ตอ้ งครบถว้ น

เมอ่ื ยนื ยนั ความถกู ตอ้ งครบทุกคนแลว้ ใหส้ ง่ Mail ยนื ยนั
เพอ่ื ใหท้ างรา้ น ดาเนนิ การพมิ พน์ ามบตั รไดเ้ ลย

และทาง Vendor จะยนื ยนั ตอบกลบั

ซง่ึ ระหวา่ งน้จี ะใชเ้ วลาประมาณ 1-2 สปั ดาห์ และทาง
Vendor จะโทรมา Confirm วา่ จะจดั สง่ ใหไ้ ดว้ นั ไหน

ขั้นตอนการจดั ทานามบตั ร

11.เมอ่ื ถงึ กาหนดวนั ทม่ี าสง่ ของ
ตรวจสอบนามบตั รและจานวนให้
ครบถว้ นอกี ครงั้ เมอ่ื เรยี บรอ้ บให้
บนั ทกึ ลายเซน็ ตผ์ รู้ บั ของ และนา
สง่ ไปยงั ผเู้ กย่ี วขอ้ งดงั น้ี
- ใบกากบั ภาษี นาสง่ การเงนิ
- นามบตั ร นาสง่ เจา้ ของนามบตั ร

จบกระบวนการการจดั ทานามบตั ร

สรุปขั้นตอนการจัดทานามบตั ร

ผปู้ ระสำนงำนกำรจดั ทำนำมบตั ร

1.ทาใบ PR 1. รวบรวมใบ PR ใหไ้ ดจ้ านวนทเ่ี หมาะสม Vendor
ขอซอ้ื 2. สง่ Mail / File แบบฟอรม์ ถงึ ผขู้ อทานามบตั ร
2.ระบรุ าย 3. ไดร้ บั Mail ครบทกุ คน สง่ ไปยงั Vendor เพอ่ื ขอใบเสนอราคา 1.ทาใบเสนอราคา
ละเอยี ดใน 4. ไดร้ บั ใบเสนอทาเร่อื ง ขออนุมตั กิ ารชาระเงนิ 2.จดั Artwork
แบบฟอรม์ 5. ขนั้ ตอนการขออนุมตั เิ งนิ เพอ่ื ชาระคา่ ทานามบตั ร 3.จดั พมิ พน์ ามบตั ร
3.ตรวจสอบ 6. ไดร้ บั เงนิ นาเงนิ เขา้ บญั ชี Vendor 4.นาสง่
Artwork 7. นาใบ Pay-in สแกนและสง่ Mail ให้ Vendor รบั ทราบ
8. Vendor ทาการสรา้ ง Art-work ใหต้ รวจสอบ
ผขู้ อทำนำมบตั ร 9. สง่ ตอ่ Mail Artwork ใหก้ บั เจา้ ของนามบตั รทกุ คน ตรวจสอบ
10. ยนื ยนั ความถกู ตอ้ งครบทกุ คน ใหส้ ง่ Mail ยนื ยนั
11. ถงึ กาหนดวนั ทม่ี าสง่ ของ ตรวจสอบนามบตั รและจานวนให้
ครบถว้ น นาสง่ เอกสารและนามบตั รสง่ คนื ผทู้ เ่ี กย่ี วขอ้ ง