The Modern-Day Assistant Copyright© 2023 by Lucy Brazier Vietnamese translation rights arranged with KOGAN PAGE Ltd through Squirrel Communication & Culture JSC. Dịch từ nguyên bản tiếng Anh The Modern-Day Assistant của nhà xuất bản Kogan. Bản quyền tiếng Việt© Enlighten Books (Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo Tran&Tran Việt Nam) được đại diện bởi Công ty Cổ phần Truyền thông và Văn hóa Con Sóc (SCC). Bản quyền tác phẩm đã được bảo hộ. Bất cứ sự sao chép, trích dẫn, chuyển thể dưới bất kỳ hình thức, phương tiện nào bao gồm sách, tài liệu, bài viết, sách điện tử, photo, ghi âm, lưu trữ, viết lại... không được sự đồng ý bằng văn bản của tác giả và người giữ bản quyền tiếng Việt đều vi phạm pháp luật. Cuốn sách được xuất bản thông qua dịch vụ xuất bản của: Công ty Cổ phần Truyền thông và Văn hóa Con Sóc Enlighten Books Website: www.squi-agency.vn
Enlighten Books
Enlighten Books
LỜI DỊCH GIẢ I LỜI DỊCH GIẢ Như mọi ngày, bạn bước ra khỏi nhà trong tâm thế hối hả đến cơ quan với một ly cà phê pha vội. Thế mà ngụm đầu tiên bạn thưởng thức lại là một thứ nước đá nhạt nhẽo hay ly cà phê nguội ngắt. Bạn mở máy tính lên và bắt đầu một ngày làm việc. Thông tin đổ tới từ mọi ứng dụng của Google Workspace. Bạn cần kiểm tra cũng như giải quyết yêu cầu hỗ trợ công việc của cấp trên và đồng nghiệp, cả trực tiếp và không trực tiếp cố gắng kết nối họ và làm cho họ cảm thấy thoải mái trong “mớ hỗn độn” ngay cả vào những ngày “xấu trời” nhất. Rồi bạn lại phải loay hoay với hằng hà sa số những email, cái nào cũng yêu cầu bạn phải hoàn thành sớm nhất có thể. Trong lúc ấy, bạn vẫn phải viết báo cáo và hoàn thành bài thuyết trình cho cuộc họp sáng cũng như chu toàn các hạng mục chuẩn bị cho chuyến công tác đang liên tục thay đổi của sếp… Nếu bạn thấy mình trong “bức tranh” đầy rẫy những hỗn loạn ấy thì xin chào mừng bạn đến với cộng đồng hành chính viên của chúng tôi. Công việc trợ lý bao gồm nhưng không giới hạn ở những tác vụ quản lý hành chính cơ bản. Trong công việc của mình, người I Enlighten Books
II TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI làm nghề này còn kết nối mọi người và hỗ trợ vận hành thông qua việc sắp xếp, báo cáo, tham mưu, thậm chí là hoạch định và đóng góp vào các quyết sách, chiến lược của doanh nghiệp. Do đó, chúng tôi coi công việc của người trợ lý là trở thành “mạch máu” của mỗi công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Trong bối cảnh nền kinh tế biến động hậu COVID-19 và sự phát triển thần tốc của công nghệ, đặc biệt là Trí thông minh nhân tạo, nghề trợ lý cũng đã có nhiều thay đổi. Từ việc hiểu rõ và nắm vững vai trò, trách nhiệm của mình trong mọi công việc của tổ chức, trợ lý thời hiện đại không chỉ làm những công việc được giao mà còn đóng góp, đồng thời hợp tác tích cực, chủ động hỗ trợ các lãnh đạo, quản lý và đội nhóm của họ. Điều này đòi hỏi ở họ những kỹ năng và kiến thức đặc thù cũng như khả năng thích ứng với các tình huống và kỳ vọng liên tục thay đổi. Bên cạnh đó, họ cũng cần có tư duy về sự phát triển, ảnh hưởng và tiềm năng để khi cần có thể sẵn sàng tham gia vào mọi lĩnh vực của doanh nghiệp, từ hành chính, nhân sự tới các lĩnh vực chuyên môn. Đọc tới đây, chắc hẳn bạn đang có rất nhiều câu hỏi. Một trợ lý chuyên nghiệp cần biết những lý thuyết và nguyên tắc nào? Liệu có giải pháp nào thế giới đã làm mà bạn có thể áp dụng vào giải quyết từng vấn đề của doanh nghiệp mình không? Hoặc chức năng, vai trò thực sự của người trợ lý là gì? Có bước tiến nào trên nấc thang sự nghiệp đối với những người đã có kinh Enlighten Books nghiệm làm việc ở vị trí này không?…
LỜI DỊCH GIẢ III Những điều bạn đang băn khoăn ấy, tôi mong rằng có thể được giải đáp trong cuốn sách Trợ lý thời hiện đại. Bởi, dù đến với nghề này bằng cơ duyên nào thì để có được chỗ đứng và phát triển trong công việc này, bạn nhất định phải trở nên “hiện đại”. Tôi tin là khi lựa chọn cuốn sách này và bắt đầu đọc những trang tiếp theo, bạn đã sẵn sàng đặt những viên gạch đầu tiên để xây dựng nên sự “hiện đại” ấy. Ngoài cuốn sách Trợ lý thời hiện đại, bạn có thể tìm đọc các cuốn sách khác về kỹ năng nghề trợ lý thuộc tủ sách Enlighten Books. Bộ sách này được dày công thiết kế và chọn lọc để truyền cảm hứng cho những người làm hành chính văn phòng và trợ lý điều hành khi chúng tôi nhận ra nhu cầu và tiềm năng ngày càng tăng của nghề nghiệp này tại Việt Nam, đặc biệt là đội ngũ có kỹ năng và kiến thức chuyên môn cao. Enlighten Books
IV TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI LỜI KHEN DÀNH CHO CUỐN TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI “Một cuốn sách ai cũng nên có và tôi rất thích đọc nó. Lucy Brazier đã mang đến nhiều kiến thức thực sự hữu ích, chạm đến trái tim những người làm trợ lý và lãnh đạo của họ.” Samantha Cox - Giám đốc Vận hành Central Real Capital - Nguyên Trợ lý Điều hành của Ngài Richard Branson. “Một cuốn sách cần phải đọc để nâng cao sự hiện diện và vai trò của bạn. Với những thông tin và chỉ dẫn vô giá, cuốn sách sẽ trao quyền cho bạn để trở thành một trợ lý không thể thay thế trong bối cảnh thay đổi không ngừng.” Libby Moore - Cựu Trưởng Trợ lý Điều hành của Oprah Winfrey “Cuốn sách này có tiềm năng thay đổi không chỉ sự nghiệp của mỗi cá nhân mà còn cả một tổ chức. Người đọc sẽ tìm thấy chính mình khi lật giở từng trang sách để đón nhận kiến thức, sự tự tin và những lời động viên đến từ những chia sẻ và lời khuyên của Lucy Brazier.” Ann Hiatt - Tư vấn Lãnh đạo chiến lược, cựu Trợ lý Điều hành của Jeff Bezos Enlighten Books - Nguyên Trưởng Trợ lý Điều hành của Eric Schmidt
LỜI DỊCH GIẢ V “Hãy chuẩn bị cho mình một tâm thế tràn đầy cảm hứng và động lực khi đắm chìm vào từng trang sách trong Trợ lý thời hiện đại. Cuốn sách này sẽ truyền cảm hứng cho bạn để vươn tới những tầm cao mới của sự xuất sắc và trở thành tài sản vô giá của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.” Helen Monument - Chủ tịch Liên minh Hành chính thế giới Enlighten Books
VI TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI Cảm ơn Marcus (Mar), Charlotte (cha), và Sam (am), những người góp phần tạo nên Nhà Xuất bản Marcham và là lẽ sống của tôi. Cảm ơn Duncan vì đã yêu thương em nhiều tới mức sẵn sàng “thả” cho em đi hoàn thành sứ mệnh thay đổi thế giới của những người trợ lý. Và cảm ơn Bob, Matthew, và Fran - ba trong số những người trợ lý xuất sắc của tôi. Tôi yêu thương và biết ơn các bạn vì đã phụng sự tôi để tôi có thể phụng sự những người trợ lý như các bạn. Enlighten Books
MỤC LỤC VII MỤC LỤC Lời dịch giả Lời khen dành cho cuốn Trợ lý thời hiện đại Lời tựa Lời cảm ơn Giới thiệu Chương một Bạn ở đâu trong một thế giới đang chuyển mình? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Chương hai Mạng lưới quan hệ là thứ quyền lực nhất . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Chương ba Trợ lý trong vai trò của người lãnh đạo có tầm ảnh hưởng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Chương bốn Giao tiếp - chìa khóa của sự thăng tiến . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Chương năm Những cuộc hội thoại chất lượng, chính trị nơi công sở, và trí tuệ cảm xúc . . . . . . . 104 Chương sáu Xây dựng các mối quan hệ đối tác mạnh mẽ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Chương bảy Bạn tự cho mình là người có chiến lược ư? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Chương tám Enlighten Books Khía cạnh hiệu suất . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
VIII TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI Chương chín Tương lai hỗn hợp......................................................... 216 Chương mười Quản lý dự án . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Chương mười một Vấn đề không phải là vấn đề . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276 Chương mười hai Sự căng thẳng: cách để ngưng bị quá tải . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 Câu hỏi câu lạc bộ sách Bảng trang thuật ngữ Tiểu sử Đồng dịch giả & Hiệu đính Enlighten Books
LỜI TỰA IX LỜI TỰA T ôi gặp Lucy Brazier ngay trước dịch Covid-19 tại một hội thảo ở Dubai cho các chuyên viên hành chính do Lucy chủ trì. Tôi là một trong số các diễn giả khách mời của hội thảo. Mỗi diễn giả chúng tôi được “đặt hàng” để chia sẻ kiến thức về thế giới đa chiều của công việc hỗ trợ ban điều hành. Khi hội thảo kết thúc, giống như hàng trăm người trên khắp thế giới, tôi coi Lucy không chỉ là một bậc thầy trong lĩnh vực của cô ấy, mà còn là một người bạn. Kiến thức của tôi về nghề hỗ trợ điều hành được tích lũy qua trải nghiệm thực tế khi làm việc cho Công nương Diana. Ban đầu, tôi làm Trợ lý Quân sự, sau trở thành Thư ký riêng kiêm Trưởng Trợ lý Điều hành của Công nương. Quá trình này hầu hết là rút kinh nghiệm từ những sai sót nhưng nhờ có người sếp hoàng gia chuyên nghiệp mà vẫn rất đỗi kiên nhẫn, tôi đã nhanh chóng gặt hái được những kỹ năng cần có để điều hành một văn phòng tư nhân bận rộn, cũng như những tiểu tiết trong việc sắp xếp, quản lý hình ảnh công chúng cho một trong những người phụ nữ nổi tiếng nhất thế giới. IX Enlighten Books
X TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI Cũng như bao Trợ lý Điều hành doanh nghiệp, tôi phải học thật nhanh. Bởi công việc này cho ta cảm giác hồi hộp, lo sợ, được truyền cảm hứng và luôn là một đặc quyền. Điều đáng sợ nhất có lẽ là việc chẳng có một bộ hướng dẫn nào để tìm kiếm đáp án cho hàng trăm câu hỏi và vấn đề được đặt lên bàn làm việc của mình mỗi ngày. Tôi phải tự xoay xở hết - và thất bại không phải là một lựa chọn khả dĩ. Tôi ước giá mình tìm thấy một ấn bản Trợ lý thời hiện đại tuyệt vời này của Lucy được giấu ở đâu đó trong tủ sách của cung điện nhỉ! Đây thực sự là một tác phẩm xuất sắc. Thoạt nhìn thì đây cũng chỉ giống như những cuốn sách viết về kinh doanh khác, hứa hẹn sẽ biến cuộc sống đi làm của bạn từ vất vả, cực nhọc trở nên thành công rực rỡ. Và điều đó là sự thật. Cuốn sách này là một mỏ vàng những lời khuyên vô giá từ một chuyên gia dành cho những Trợ lý Điều hành (và bất kỳ chức danh nào được đặt cho công việc này, bởi vì Trợ lý Điều hành ngày nay, như Lucy đã nói, có thể đảm nhiệm những nhiệm vụ đa dạng tới mức gây hoang mang). Giữa vô vàn những kiến thức hữu ích, những trang cuối của cuốn sách là “kim chỉ nam” để bạn phát triển mạng lưới quan hệ đồng nghiệp, quản lý một dự án, và thích nghi với môi trường làm việc kiểu hỗn hợp (hybrid). Sau đó, bạn sẽ được học những kỹ năng vô hình về cách điều hướng hoạt động chính trị nơi công sở, phát huy tối đa tiềm năng lãnh đạo của Enlighten Books bản thân, và làm chủ trí tuệ cảm xúc. Có thể nói, cuốn sách
LỜI TỰA XI này chứa đựng mọi điều mà một người trợ lý ở thế kỷ 21 cần có để tồn tại và phát triển khi môi trường làm việc đang biến đổi không ngừng. Tuy nhiên, Trợ lý thời hiện đại không phải một cuốn sách hướng dẫn từng bước máy móc và khô khan. Nó tràn đầy cảm hứng, thú vị, hài hước và sâu sắc. Đây đúng là một cuốn sách kinh doanh, nhưng là một cuốn sách kinh doanh thú vị đủ để thu hút tâm trí bạn. Bởi lẽ, Lucy đã đặt vào từng trang sách tất cả kiến thức, trải nghiệm, kinh nghiệm và sự hóm hỉnh cô ấy tích lũy được trong suốt cuộc sống công sở nổi bật của mình, khi đã kinh qua tất cả các vị trí từ một nhân viên cấp thấp thực hiện những công việc cỏn con, tới những đỉnh cao hiếm có của một Giám đốc Điều hành. Lợi thế của Lucy là việc cô ấy chỉ viết về những điều mình biết, và hãy nhớ lời tôi, đó chính xác là những gì bạn cần để trở thành một Trợ lý Điều hành thành công. Bởi cô ấy đã làm việc, nói chuyện với hàng nghìn người trong số các bạn, đồng thời là một người sếp hiểu rõ việc một Trợ lý Điều hành được việc sẽ có thể thúc đẩy hiệu suất, khả năng tạo ra thu nhập, và hạnh phúc trên diện rộng của người lãnh đạo như thế nào. Tới đây, chúng ta sẽ đến với điểm đặc biệt nhất của cuốn sách này: Bạn có thể không phải một trợ lý thời hiện đại, cũng không phải một Giám đốc Điều hành, nhưng sẽ luôn có những lời khuyên thực tiễn nho nhỏ dành cho bạn giữa các trang sách, Enlighten Books được truyền tải một cách khéo léo từ một người cố vấn xuất sắc.
XII TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI Từ đó, bạn có thể tìm ra được một bài học, hay một hướng đi cho riêng mình. Phụ đề Nâng tầm ảnh hưởng và bứt phá tiềm năng đã tóm gọn lại những gì chúng ta mong muốn trong cuộc sống công sở, và hơn thế nữa. Đó là lý do tại sao tôi biết trước cuốn sách này sẽ luôn hữu dụng, đồng hành cùng tôi trong những chuyến công tác và soi đường cho tôi mỗi khi tôi cần tới những buổi nói chuyện thẳng thắn và những lời khuyên thực tế của Lucy. Trong lúc chuẩn bị phần Lời tựa, tôi nhận ra rằng Trợ lý thời hiện đại giống như một người bạn tốt: chỉ cho bạn những thứ cần biết mà không cằn nhằn hay hạ thấp bạn. Và, như một người bạn tốt, nó cũng sẽ đỡ bạn lên mỗi khi vấp váp. Có thể nói cuốn sách này xứng đáng với vai trò là trợ lý của những người trợ lý, và là cẩm nang quý báu cho các nhà lãnh đạo. Đừng ngạc nhiên nếu cuốn sách trở thành người đồng nghiệp, người cố vấn, bạn đồng hành, và người tri kỷ của bạn trong tương lai. Patrick Jephson, Cựu Trợ lý cá nhân (Trưởng Trợ lý Điều hành) của Diana, Công nương xứ Wales Enlighten Books
LỜI CẢM ƠN XIII LỜI CẢM ƠN Cuốn sách này là một trong những dự án thú vị, xúc động và thử thách nhất tôi từng thực hiện, lý do chính là do quỹ thời gian của tôi thực sự rất hạn chế. Phần lớn bản thảo đầu tiên được hoàn thành trong khách sạn và trên máy bay. Cuốn sách sẽ không thể hoàn thành nếu không có sự trợ giúp và động viên từ những người đồng hành phi thường trong cuộc đời tôi. Đầu tiên là gia đình tôi - Marcus, Charlotte và Sam, anh Brazier, Mẹ và Bố, hai em gái Mimi và Emma - những người đã, đang và sẽ luôn mang đến nguồn động viên và tình yêu vô tận cho tôi. Ông và Bà, dù không còn nữa, nhưng mỗi khi có dịp đều nhắc nhở con không bao giờ được quên rằng con có ý nghĩa như thế nào đối với hai người. Ông Bà là những người bình thường phi thường, người cho con thừa hưởng tình yêu lao động chăm chỉ suốt đời, sự tự tin và ý chí phấn đấu không ngừng để trở nên xuất sắc. Cảm ơn đội ngũ của tôi - những người đã nỗ lực hỗ trợ tôi hoàn thiện bản thảo khi tôi không có đủ thời gian tự viết cuốn XIII Enlighten Books
XIV TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI sách này. Sự lao động miệt mài mỗi ngày của mọi người chính là sự giúp đỡ cho các trợ lý trên toàn thế giới. Đội ngũ Kogan Page - những người đã tin tưởng một người lần đầu ra sách như tôi và giúp hình ảnh của tôi thật hoàn hảo. Matt James, Susi Lowndes, và Emma Dodworth - thật may mắn khi gặp được mọi người. Tôi rất biết ơn những lời khuyên đúng đắn và sự kiên nhẫn không ngừng nghỉ của mọi người. Gửi tới tất thảy những ai đã đóng góp nội dung, cho phép trích dẫn lời, phát ngôn và hỗ trợ truyền thông cho cuốn sách, tôi xin chân thành cảm ơn mọi người đã dành thời gian đọc bản thảo và giúp tôi chắc chắn rằng không có lỗi sai nào bị bỏ sót. Trong suốt 12 năm qua, trong những chuyến đi của mình, tôi đã được học hỏi từ những người xuất sắc nhất trong nhiều lĩnh vực, và một phần không nhỏ trong cuốn sách này là suy nghĩ của tôi về những điều học được từ họ. Ann Hiatt, Bonnie LowKramen, Cathy Harris, Danielle de Wulf, Eth Lloyd, Heather Baker, Helen Clarke, Helen Monument, Jeff Hoffman, Joan Burge, Karen Nussbaum, Laura Belgrado, Laura Schwartz, Libby Moore, Melba Duncan, Reggie Love, Rhonda Scharf, Samantha Cox, Simone White, Sue France, Susie Barron-Stubley, Veronica Cochran, Zelda la Grange - Cảm ơn tình bạn và sự hỗ trợ của mọi người. Jo Denby, tớ hy vọng là cuốn tạp chí Executive Secretary (tạm dịch: Thư ký điều hành) cậu tặng tớ hồi năm 2003 đã trở thành Enlighten Books một món quà cho các chuyên viên hành chính trên thế giới.
LỜI CẢM ƠN XV Cảm ơn sự tin tưởng cậu dành cho tớ và cho tiềm năng của cuốn sách này. Anh Patrick Jephson, ngay từ lúc gặp anh, em đã biết mình có rất nhiều điểm chung trong suy nghĩ. Từ tận đáy lòng, em cảm ơn anh đã dành tặng cho cuốn sách của em phần Lời tựa vô cùng hào phóng. Em vẫn luôn ngưỡng mộ khả năng cân bằng giữa tính chuyên nghiệp và những tình cảm ấm áp của anh. Gửi tới những ai đã đề cử tôi cho Huân chương Hoàng gia Anh, tôi sẽ mãi biết ơn các bạn đã đưa tôi tới một trong những đỉnh cao sự nghiệp. Tấm bằng được nữ hoàng ngự bút luôn được treo một cách đầy kiêu hãnh ở nơi trang trọng nhất trong ngôi nhà của tôi. Gửi tới ban quản trị cá nhân trong từng khía cạnh cuộc sống của tôi, cảm ơn các bạn đã giữ tôi đi đúng hướng, đã lắng nghe và quan tâm, chăm sóc tôi. Chúng ta đã đồng hành qua những lúc thành công và cả khi vấp ngã. Julie Richards, Katie Lay, Kate Taylor, Emma Reynolds, Marion Lowrence, Peggy Vasquez, Kemetia Foley, Vickỳe Sokol Evans, Debbi Shaffer, Nina Aunula, Bonnie Low Kramen, Eth Lloyd, Shelagh Donnelly, Kathleen Drum, Pepita Soler, Melissa Esquibel, Caitlin Limmer, Teri Wells, Paula Moio, Cathy Harris và Ann Hiatt, tôi thực sự không biết tôi sẽ làm được gì nếu thiếu mọi người. Cảm ơn anh Jim Hay, Giám đốc Nhà xuất bản đầu tiên của em vì đã tạo ra hình mẫu Nhà xuất bản em hướng đến. Xuất Enlighten Books bản là lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt, nhưng anh đã cho em thấy
XVI TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI rằng em không cần phải bon chen để tồn tại. Em hãnh diện vì mình đã trở thành một người làm xuất bản đang cố gắng từng ngày để giữ gìn đạo đức và hoạt động một cách chính trực, bởi em đã có một tấm gương sáng để noi theo. Cảm ơn tất cả các diễn giả, huấn luyện viên, tác giả, hiệp hội, mạng lưới, nhà tài trợ và chuyên gia từ khắp các nơi trên thế giới đã đồng hành cùng tôi kể từ khi thành lập Nhà xuất bản Marcham. Mọi người luôn là nguồn cảm hứng bất tận của tôi. Cảm ơn vì các bạn đã hào phóng chia sẻ kiến thức với nghề. Tôi thực sự vinh hạnh được đồng hành cùng mọi người trên hành trình thay đổi thế giới của những người trợ lý. Giờ đây, chúng ta là những người đồng nghiệp có tiếng nói chung để cộng đồng của chúng ta ngày càng mạnh mẽ. Cảm ơn Teri Wells và Anel Martin vì đã trao cho tôi cơ hội trở thành Giám đốc Quỹ Isipho Admin vào năm 2016. Được phụng sự cộng đồng và “thay đổi số phận, lần lượt tường người” cùng các bạn và những cố vấn phi thường của chúng ta là một trong những niềm vui lớn nhất đời tôi. Cảm ơn tất thảy những ai đã và đang làm việc tại Nhà xuất bản Marcham những năm qua. Dù chúng ta còn hay đã mất liên lạc với nhau, mong các bạn hiểu rằng tôi rất trân trọng khoảng thời gian các bạn từng cống hiến. Cảm ơn ba người trợ lý phi thường của tôi - Elizabeth Claridge, Matthew Want, và Fran Lielje, những người đã giúp Enlighten Books tôi sắp xếp lịch trình công việc để có thể dành nhiều thời gian
LỜI CẢM ƠN XVII hơn vào những tâm huyết của mình. Các bạn là hình mẫu tuyệt vời cho những người đang theo đuổi công việc hỗ trợ điều hành. Và tất nhiên, cảm ơn tất cả các bạn - hàng nghìn người tôi đã gặp từ khắp nơi trên thế giới trong suốt 12 năm qua. Cảm ơn vì đã tới nghe tôi diễn thuyết, đặt lịch trải nghiệm bài giảng của tôi ở các cơ quan, đọc tạp chí của tôi, tham dự các hội thảo chúng tôi tổ chức, và đưa tôi đến gặp bộ phận Nhân sự để nói về Ma trận Kỹ năng Toàn cầu (Global Skills Matrix). Chúng ta đang chung tay để thay đổi thế giới của chuyên viên hành chính. Vẫn còn nhiều điều cần thực hiện, nhưng lý tưởng thì đã ở rất gần chúng ta rồi. Enlighten Books
XVIII TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI GIỚI THIỆU Một người trợ lý thành công trong thời kỳ hậu đại dịch phải là một người nhanh nhạy, dễ thích nghi và sở hữu các kỹ năng chuyên môn cũng như những kỹ năng liên nhân, để phát triển mạnh mẽ trong một môi trường làm việc biến động không ngừng. Thành công của người trợ lý rốt cục được quyết định bởi khả năng hoàn thành mục tiêu, tạo ra ảnh hưởng tích cực và tìm thấy sự thỏa nguyện trong công việc. Việc giúp đỡ các bạn nhận ra tiềm năng, tin tưởng vào khả năng đóng góp một phần cốt lõi cho sự thành công của doanh nghiệp và của các quản lý của bản thân, hiểu cách định vị bản thân để đảm bảo rằng vai trò của bạn là một sự nghiệp thay vì chỉ là một công việc, và cách trở thành người trợ lý giỏi nhất trần đời đã và đang là niềm đam mê của tôi trong suốt 12 năm qua. Tôi sẽ chia sẻ với các bạn cách để trở thành một trợ lý xuất chúng, một người được đánh giá cao, hợp tác với quản lý của bạn ở cấp cao nhất, và là một phần cốt lõi của hoạt động kinh doanh thay vì “chỉ hỗ trợ”. XVIII Enlighten Books
GIỚI THIỆU XIX Tôi dành phần lớn cuộc đời mình để đi khắp thế giới và trò chuyện với hàng nghìn trợ lý, thuyết trình ở các sự kiện, huấn luyện tại nhiều doanh nghiệp và trao đổi với các lãnh đạo nhóm về cách tận dụng hiệu quả trợ lý của họ. Tôi đã ghé thăm hơn 60 quốc gia và trình bày tại hơn 600 sự kiện. Trong những chuyến đi đó, tôi cho rằng việc của mình là tìm hiểu những vấn đề các bạn hiện đang gặp phải, để đảm bảo rằng những gì các bạn học hỏi được từ những bài giảng của tôi đều phù hợp và có tư duy tân tiến nhất. Tôi chia sẻ những câu chuyện có thật về những người trợ lý tôi đã gặp trên khắp thế giới và những giải pháp họ đã tìm ra cho bản thân mình. Vậy đâu là điểm nổi bật của cuốn sách này? Đó là cuốn sách này mang những kiến thức ấy tới với độc giả đại chúng hơn và đảm bảo rằng chúng có ích cho mọi trợ lý. Nhưng trước khi chúng ta làm điều đó, tôi có bốn câu hỏi sẽ giúp bạn hiểu chính xác BẢN THÂN MÌNH đang ở đâu trên vạch xuất phát của hành trình này. Câu hỏi đầu tiên, tham vọng nghề nghiệp của bạn là gì? Bạn thấy bản thân ở đâu trong 5 năm tới? Hoặc bạn có đang quá bận rộn mà chưa có thời gian để nghĩ tới điều đó? Hầu hết các trợ lý đều đang mắc kẹt với việc điều hành công việc trong trạng thái khủng hoảng và chữa cháy đến nỗi không có thời gian nhìn lại và suy nghĩ về điều mình muốn. Trong Enlighten Books cuốn sách này, chúng ta sẽ nói nhiều về trạng thái chủ động
XX TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI hơn là bị động. Sao bạn có thể tới đích nếu trên tay không có bản đồ chứ? Câu hỏi thứ hai, giới hạn và quyền hạn của bạn hiện đang ở đâu? Bạn được phép làm những việc gì? Bạn không được phép làm những việc gì? Và nếu bạn thành thực với bản thân, nếu có những thứ bạn muốn làm, thì vì đâu mà bạn vẫn chưa thực hiện nó? Có phải vì bạn chưa từng thử đề xuất? Hoặc là bạn đang lo rằng mình sẽ bị cho là lạm quyền, không muốn đối mặt với sự từ chối hay chỉ đơn thuần nghĩ rằng người ta sẽ không xem xét ý kiến của mình? Dù lý do là gì, sự mạo hiểm cũng là xứng đáng nếu nó có thể kiến tạo những cơ hội mới. Bạn thường sẽ hiểu rõ cách thực hiện công việc hơn, đặc biệt là những việc liên quan tới thủ tục và quy trình, nên quan trọng là bạn tìm ra tiếng nói và lên tiếng. Tầm quan trọng trong việc làm chủ các thủ tục và quy trình sẽ được trình bày cụ thể hơn trong chương Một. Với câu hỏi thứ ba, tôi muốn hỏi về điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Tôi thường bắt đầu các khóa học trực tiếp bằng một việc làm phiền nhiễu mà các huấn luyện viên thường làm, ấy là yêu cầu các bạn giới thiệu bản thân (tên của bạn, bạn đến từ công ty nào, và bạn đã làm trợ lý được bao lâu rồi). Rồi tôi sẽ hỏi, “Hãy nói tôi nghe bạn xuất chúng ở lĩnh vực nào?”. Đây chính là thời khắc mọi thứ rời nhau ra, bởi phần lớn mọi người sẽ nhìn tôi và nói mình cũng không biết nữa. Bạn phải suy nghĩ về điều đó, bởi tôi tin chắc rằng bạn sẽ Enlighten Books có thế mạnh ở ít nhất một việc gì đó. Chỉ là bạn chưa nhận ra
GIỚI THIỆU XXI điều ấy thôi. Bà Veronica Cochran, cựu Giám đốc Điều hành của Hiệp hội Chuyên viên Hành chính Quốc tế (IAAP), đã nêu lên một điểm thú vị trong bài phát biểu nhậm chức của mình khi nói rằng các trợ lý thường có xuất phát điểm hạn chế. Họ không quyết định trở thành trợ lý mà thường ở vào vị trí này do dòng đời xô đẩy. Hoặc họ không “học cao hiểu rộng” như anh chị em có con đường nghề nghiệp rõ ràng hơn của mình. Kết quả là, trong họ nhen nhóm một cảm giác thất bại hoặc tự ti mình không bằng người khác. Chẳng có khoảnh khắc nào ta cảm thấy bản thân đã đạt tới mục tiêu mình đề ra. Tôi dám nói rằng, phụ nữ (chúng ta đều biết là 97% trợ lý là phụ nữ) nhìn chung không thoải mái với việc tự hào về thành tích của mình bởi suy nghĩ rằng điều đó chẳng khác gì đang tỏ ra huênh hoang hay thể hiện vậy. Chúng ta cần vượt qua điều đó và bắt đầu hiểu rằng trợ lý giờ đây là một nghề, không chỉ là một công việc nữa. Cuốn sách này sẽ truyền cảm hứng, tạo động lực, thử thách và kích thích bạn qua việc khám phá những cơ hội trong nghề trợ lý, khi bạn hiểu được sức mạnh và sự đóng góp của mình. Dù bạn là một người mới vào nghề đang muốn hiểu rõ bản thân nên khao khát điều gì, hay đã là một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm đang tìm kiếm lại cảm hứng làm nghề và có một khởi đầu mới, bạn đang ở đúng chỗ rồi đấy. Ở chiều ngược lại, đâu là những việc bạn không giỏi? Đâu là điều mà ngay khi xuất hiện trên bàn làm việc đã khiến bạn nhủ Enlighten Books thầm “Ôi, đừng để tôi làm cái đó. Tôi không tự tin xử lý việc đó
XXII TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI đâu”? Đây chính xác là những thứ chúng ta cần phải trau dồi để trở nên giỏi hơn. Câu hỏi cuối cùng, cũng là câu hỏi quan trọng nhất: Lần cuối cùng bạn có động lực mạnh mẽ là khi nào? Khi nhìn thấy biểu đồ này gần đây, tôi đã bị sốc. Đôi khi nhìn nhận sự vật qua biểu đồ sẽ thấy chúng sinh động hơn: Hình 0.1: Quãng đường làm việc của bạn/Cuộc đời làm việc của bạn Thời thơ ấu, đi học, cuộc sống trước khi đi làm Những năm đi làm Nghỉ hưu Biểu đồ này cho thấy ba giai đoạn trong cuộc đời của bạn. Giai đoạn đầu tiên là một phần rất nhỏ ở ngay phía đầu đại diện cho quãng thời gian từ khi sinh ra tới khi bạn 16 tuổi (hoặc 18 hay 21, tùy thuộc vào thời điểm bạn học xong). Trong thời gian này, bố mẹ bạn sẽ luôn nhắc nhở rằng bạn sẽ có một sự nghiệp huy hoàng nếu học tập chăm chỉ. Ở phía cuối biểu đồ lại là một giai đoạn ngắn ngủi khác: nghỉ hưu. Nhiều người dành cả đời làm việc tới lúc nghỉ hưu, và một vài người trong chúng ta thậm chí còn không thể bước được tới đó. Cuộc đời đi làm của bạn là mảnh lớn nhất nằm ở chính giữa. Vậy, việc đó nói lên điều gì nhỉ? Nếu quãng thời gian này không mang lại niềm vui và hạnh phúc, thì nó còn có ý nghĩa Enlighten Books gì với chúng ta không?
GIỚI THIỆU XXIII Nếu phản hồi của bạn với câu hỏi thứ tư của tôi là “chắc chắn không phải bây giờ”, thì tôi hy vọng rằng khi đọc xong cuốn sách này, bạn sẽ tìm thấy một con đường khiến bạn lần nữa yêu thích công việc của mình với tấm lòng ca vang để chú tâm vào sự nghiệp mà bạn đã chọn. Và đừng nhầm lẫn nhé, trợ lý giờ đã trở thành một sự nghiệp chứ không chỉ là một công việc. Trong thời gian dài, người làm công việc này chỉ cần đến chỗ làm, lo chuyện trà nước và văn thư. Nhưng điều đó giờ không còn nữa. Nghề trợ lý đã có những bước tiến quan trọng, giờ đây trợ lý thường là đối tác chiến lược và là người hỗ trợ ở mức cao nhất của quản lý trong doanh nghiệp. Enlighten Books
Enlighten Books
BẠN Ở ĐÂU TRONG MỘT THẾ GIỚI ĐANG CHUYỂN MÌNH? 1 CHƯƠNG MỘT Bạn ở đâu trong một thế giới đang chuyển mình? Chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu nhỉ? Hãy bắt đầu từ việc xác định vị thế công việc mình đang theo đuổi và lý do tại sao ta chọn nó. Hiểu được lý do trước khi bắt tay vào làm luôn là một ý hay. Tâm lý chung của con người thường không quá thích thú với thay đổi. Thay đổi làm ta sợ hãi bởi cảm giác mất kiểm soát mang đến. Tuy nhiên, giả như bạn được nghe rằng mọi thứ trong đời mình ngừng thay đổi. Bởi lẽ, vấn đề không nằm ở sự thay đổi mà nằm ở sự bất định và tốc độ diễn ra của nó. Trợ lý là một ngành luôn đối mặt với những biến chuyển mạnh mẽ. Nó gần giống việc người ta tung một bộ bài lên không trung. Các lá bài vẫn chưa rơi xuống đất, và cũng không ai chắc 1 Enlighten Books
2 TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI chắn rằng khi chúng chạm đất sẽ trông như thế nào. Nhưng tin tốt là chúng ta đang tạo ra tương lai cho chính ngành nghề của mình, và mỗi người đều có một vị trí trong đó. Ta cần biết thoải mái với cảm giác không thoải mái, nhất là khi có đủ kiểu yếu tố đang can dự vào. Không chỉ ngành nghề này đang thay đổi, mà thế giới nơi chúng ta làm việc cũng thay đổi không ngừng. Công việc trợ lý được ghi nhận là đã xuất hiện từ thời La Mã. Ví dụ, chính khách Cicero, Hoàng đế Napoleon Bonaparte, hay Tổng thống George Washington đều có một hoặc nhiều người thư ký, và họ khác với những thư ký cá nhân. Đúng hơn, họ chính là những trợ lý, là cố vấn thân cận, có vai trò xử lý những vấn đề chiến lược nhạy cảm nhất, và trở thành những người thân tín. Từ “thư ký” có nghĩa là “người nắm giữ các bí mật”. Ban đầu, công việc này vốn dành cho nam giới. Nhưng rồi, tới Thế chiến II, phụ nữ tiếp quản vị trí này thay cho những người đàn ông đã nhập ngũ. Họ làm việc hiệu quả đến nỗi, ngày nay, 97% trong số hơn nửa tỷ người đang làm công việc này trên toàn cầu là nữ. Các bạn đang chiếm tới 1/5 dân số thế giới trong độ tuổi lao động. Trở lại những năm 1940, vai trò chủ yếu của trợ lý vẫn là lo chuyện “trà nước và văn thư”. Khi ấy, thư ký vẫn là một thuật ngữ chung. Thư ký đơn giản là có mặt và làm theo những gì được yêu cầu. Vị trí này hoàn toàn thụ động. Và tất nhiên, vai trò của nghề này đã thay đổi khi các trợ lý phải đảm nhận nhiều trách Enlighten Books nhiệm hơn. Phong trào “9 giờ sáng tới 5 giờ chiều” đòi thay đổi
BẠN Ở ĐÂU TRONG MỘT THẾ GIỚI ĐANG CHUYỂN MÌNH? 3 giờ làm và thúc đẩy quyền lợi cho phụ nữ nơi công sở do Karen Nusbaum khởi xướng vào những năm 1950 và bộ phim cùng tên do diễn viên Jane Fonda đóng chính góp phần thay đổi quan niệm về phụ nữ làm việc ở văn phòng theo hướng tích cực hơn. Tuy nhiên, vào năm 2008, một sự chuyển dịch chấn động đã xảy ra. Nguyên nhân nằm ở cuộc Đại suy thoái kinh tế toàn cầu. Khi đó, một trong những ngân hàng đầu tư lớn nhất thế giới - Lehman’s - phá sản. Chỉ sau một đêm, các doanh nghiệp đồng loạt sa thải các quản lý cấp trung của họ, rồi họ tìm đến những trợ lý hành chính và nhã nhặn hỏi liệu họ có thể đảm nhiệm một số công việc từng do quản lý cấp trung thực hiện. Thứ lâu bền nhất trên thế giới là sự tạm thời, nên 87% trợ lý hiện nay vẫn đang tổ chức các sự kiện, 53% đang quản lý và vận hành nguồn nhân lực, và nhiều người trong số các bạn đang làm các công việc liên quan đến tài chính, mạng xã hội hay tiếp thị. Vào năm 2014, Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Hoa Kỳ đã thực hiện một bài khảo sát trên 70.000 thành viên và chứng minh rằng trợ lý là hình thức quản lý cấp trung mới. Có những người nói với tôi rằng họ thấy bản thân không còn là trợ lý nữa vì đang phải ôm đồm thêm nhiều mảng việc khác. Tuy thế, với nhiều người, đây được coi là một vai trò mới. Cần phải nhớ rằng, khi nói về tác động của đại dịch COVID-19 ở phần sau của chương, trong thời kỳ kinh tế suy Enlighten Books thoái, hầu hết các trợ lý đều được yêu cầu đảm nhận đủ thứ việc
4 TRỢ LÝ THỜI HIỆN ĐẠI mà họ chưa từng làm mà không được đào tạo hay nhận thêm lương. Chúng ta lúc đó đang phải sinh tồn và làm việc cật lực. Sau tất cả, trợ lý là những người giải quyết vấn đề chứ không phải người tạo ra chúng, và nhiều người thấy hài lòng khi họ được gánh vác thêm một phần trách nhiệm. Cuộc suy thoái kinh tế này, theo nhiều cách, là một điều có lợi cho nghề trợ lý. Điều đó nghĩa là công việc này đã lần đầu tiên được nhìn nhận. Nhiều người đã có thể cộng tác ở mức độ cao hơn, hoặc làm việc trong những lĩnh vực không chào đón họ trước đây. Với lực lượng lao động trong lĩnh vực hành chính đang chiếm tới 1/5 lực lượng lao động toàn cầu, việc các giám đốc hành chính tham gia vào hội đồng quản trị hoàn toàn là điều đáng lẽ đã phải xảy ra. Trước khi tôi tiếp tục với thay đổi lớn thứ hai, tôi muốn nói về Belbin. Nếu bạn chưa biết, Belbin là một hệ thống kiểm tra tâm lý được phát triển bởi nhà khoa học Meredith Belbin vào những năm 1950. Bài kiểm tra chỉ ra cách các nhóm người hòa hợp với nhau, và tác giả kết luận rằng một đội hình hoàn hảo sẽ có chín kiểu nhân sự khác nhau. Một số doanh nghiệp coi trọng điều này tới mức khi có một nhân viên nghỉ việc, họ sẽ chỉ thuê một người khác có đặc điểm giống hệt người cũ. Tôi thích bài kiểm tra Belbin vì đó là cách đơn giản nhất để chứng minh tại sao một doanh nghiệp cần cả trợ lý lẫn Enlighten Books quản lý.