SOP SIPDIK

STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR
(SOP)
ARSIP DIGITAL
SKPD

UPTD PPRD PENAJAM PASER UTARA

Jalan Provinsi KM 4,5 Kelurahan Nenang, Kecamatan
Penajam, Kabupaten Penajam Paser Utara, Provinsi
Kalimantan Timur

BAB I

TUJUAN DAN PENGERTIAN

TUJUAN DAN
PENGERTIAN

A. TUJUAN PENGARSIPAN DIGITAL SKPD

1.Mengatasi kurang tersedianya gudang penyimpanan untuk salinan
SKPD fisik;

2.Memudahkan pencarian SKPD saat dibutuhkan seperti adanya
pemeriksaan;

3.Melakukan pengawasan terhadap adanya tindak kejahatan seperti
pembobolan informasi atau penyalahgunaan SKPD oleh oknum
petugas.

B. PENGERTIAN UMUM

1.Pengarsipan digital adalah kegiatan melakukan
penyimpanan dokumen fisik dari waktu lampau yang
dikonversi dalam bentuk digital;

2.Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKPD) adalah surat
ketetapan pajak yang menentukan besarnya jumlah
pokok pajak atau beserta denda yang terutang dan
berfungsi sebagai bukti pembayaran pajak kendaraan
bermotor;

3.Pengarsipan digital SKPD dilakukan oleh setiap petugas
pengarsipan, yaitu Pengelola Layanan Operasional
(PLO) saat setelah waktu pelayanan Samsat selesai;

4.Batas waktu penyelesaian pengarsipan digital adalah
setiap akhir bulan;

5.Setiap petugas pengarsipan dibantu oleh petugas
layanan Samsat bertanggung jawab terhadap proses
pengarsipan digital dengan memperhatikan ketepatan
file scan SKPD dan waktu penyelesaian;

6.Petugas admin melakukan kontrol untuk mengawasi
ketepatan waktu penyelesaian pengarsipan.

BAB II

PROSEDUR PENGARSIPAN

PROSEDUR
PENGARSIPAN

A. REGISTRASI AKUN

Petugas Pelaksana : Pengelola Layanan Operasional
1.Membuka link website sipdik.uptdpprdppu.com, kemudian pilih "Login"

2.Klik “Register”

PROSEDUR
PENGARSIPAN

3. Muncul halaman Register, kemudian isi kolom
Nama Petugas = Nama lengkap + Gelar
Email Petugas
Nomor Induk Pegawai (NIP)
Cashier (Kasir pelayanan Samsat, contoh: Sepaku)
Password

PROSEDUR
PENGARSIPAN

Setelah mengisi dengan lengkap dan tepat, akan muncul notifikasi
untuk melakukan verifikasi akun melalui email

5.Buka email yang didaftarkan, kemudian klik link verifikasi

PROSEDUR
PENGARSIPAN

6.Kemudian muncul halaman verifikasi, klik tombol "Verify" dan akun
berhasil dibuat

PROSEDUR
PENGARSIPAN

B. PENGARSIPAN SKPD

Petugas Pelaksana : Pengelola Layanan Operasional
1.Menyiapkan salinan SKPD (diutamakan SKPD Merah)
2.Menyiapkan perangkat scan berupa mesin scanner atau aplikasi
scanner (CamScanner, Notebloc) di telepon genggam
3.Melakukan scan salinan SKPD. Dalam satu file hasil scan berisi empat
lembar nomor SKPD, antara lain sebagai berikut

Apabila terdapat sisa lembar nomor SKPD sehingga tidak bisa tepat
empat lembar nomor dalam satu file scan maka disesuaikan dengan
ketentuan: -Apabila sisa satu lembar, maka digabung jadi satu
dengan empat lembar sebelumnya, -Apabila sisa lebih dari satu dan
kurang dari empat, maka jumlah lembar dalam satu file scan
menyesuaikan dengan jumlah sisa lembar SKPD tersebut

PROSEDUR
PENGARSIPAN

4.Menyimpan hasil scan dalam bentuk pdf seperti contoh berikut

Format nama file -> Nomor SKPD_Nama Kasir_Bulan_Tahun.pdf

PROSEDUR
PENGARSIPAN

5.Melakukan input hasil scan ke dalam website sipdik.uptdpprdppu.com
sebagai berikut

·Login dengan email dan password yang sudah terdaftar

Pilih menu “Upload” di header (bagian atas) website

PROSEDUR
PENGARSIPAN

·Pilih file yang akan diupload dengan format nama file sesuai
ketentuan

·File yang sesuai ketentuan akan bertuliskan “Ready to upload”
·Kemudian, klik “Upload File”

PROSEDUR
PENGARSIPAN

·File akan tersimpan di "Documents"

·Catatan: Apabila terdapat permasalahan dalam melakukan proses
pengarsipan, dapat menghubungi Admin Website
Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam pelaksanaan
tugas operasional di seluruh Pelayanan Samsat Penajam Paser Utara.

Penajam, 30 Mei 2022
Kepala UPTD PPRD Penajam
Paser Utara

H. Arifin, S.Sos.
NIP. 19661104 199002 1 002