Penggunaan Mail Merge Ismail Bin Hashim Syakerul Hanis Mohd Sabri, PhD Rozaili Mohd Ali
Pendahuluan Mail Merge adalah salah satu fungsi yang ada di dalam MS Woord. Mail merge adalah digunakan untuk menghantar surat pada satu kumpulan alamat yang banyak. Disamping itu mail merge juga boleh digunakan untuk membina sijil seperti sijil kehadiran atau penyertaan kursus. Mail merge boleh juga digunakan untuk membina slip peperiksaan penggal atau bulanan untuk pelajar mengikut tingkatan dan sebagainya. Kelebihan Mail merga adalah kita tidak perlu 'copy paste' layout sijil untuk membuat sijil atau dokumen yang banyak.Mailmerge juga dapat menjimatkan masa dan boleh buat seberapa banyak sijil atau yang diperlukan dengan hanya menggunakan template dalam Microsoft Word sahaja . Pengkalan data yang akan digunakan boleh di dalam jadual di Microsoft Word , excel atau access . Disini kita akan ditunjukkan bagaimana membina surat, sijil dan laporan menggunakan pengkalan data yang dibina di dalam access, excel dan mikrosoft word. Mail merge boleh dibina dengan beberapa langkah mudah
Langkah Langkah pembinaan Mail Merge Menggunakan Data Access 1. Buka aplikasi Microsoft Word dan Pilih blank document. 2. Kemudian, klik 'start mail merge' > 'step by step mail merge wizard @ klik Letters 3. Akan muncul wizard di sebelah kanan. Pada langkah pertama kita pilih dulu document type Letters kemudian klik Next di bahagian bawah wizard. 1 2 4. Pilih Use the current document
5. Pilih Select Recipient > Type a New List 6. Akan muncul kotak dialog baru, disinilah kita akan mengisi data nama dan alamat penerimapenerima siji/suratl . Secara default nama lajur (column) sudah terbentuk, namun untuk penyesuaian kita buat lajur (column) baru sahaja. Caranya klik Costumize Columns. 8. Pilih Title di bawah Field name. Klik Delete 7. Kotak Dialog baru akan muncul. 9. Kotak Dialog baru akan muncul Klik Yes. 10. Ulang langkah 8 dan 9 untuk hapuskan semua medan di bawah Field Name.
11. Setelah semua medan terhapus, buat medan yang baharu dengan tajuk yang bersesuaian. 12. Pilih Add. Masukkan Nama Klik OK, Muncul Kotak Dialog Baru kemudian klik OK lagi 13. Klik Costumize Columns Ulang langkah 12 untuk untuk tajuk medan yang baru
14. Klik Add dan masukkan medan Klik OK 15. Klik Add dan masukkan tajuk medan Klik OK Medan dengan tajuk baru telah dibina 16. Untuk memasukkan data. Taipkan maklumat yang sesuai. Untuk tambah Data, Klik New Entry Untuk Hapuskan Data Klik Delete Entry 17. Selesai memasukkan data. Klik OK
18. Klik Save. Taipkan File Name Simpan Senarai nama di dalam folder yang sesuai 19. Guna template surat dan masukkan senarai nama dan alamat yang telah dibina Pilih Insert Merge Field Klik Nama > Insert Klik Alamat 1 > Insert Klik Alamat 2 > Insert Klik Alamat 3 > Insert Klik Bandar > Insert Klik Negeri > Insert Close 20. Hasil Medan yang dimasukkan
21. Pilih Butang Result Preview 22. Klik Butang > atau < untuk melihat data seterusnya 23. Klik Finish & Merge Dokumen boleh di cetak, gabungkan dan di e mail kepada yang berkenaan.
Langkah Langkah pembinaan Mail Merge Penyata Gaji Menggunakan Data Excel 1. Bina Pengkalan data kewangan menggunakan excel. Siman di dalam folder yang sesuai 2. Buka aplikasi Microsoft Word dan Pilih blank document. Pilih Butang MAILINGS kemudian pilih butang Start Mail Merge 3. Kotak Dialog Baru dibuka Pilih Letters 1 2 4. Pilih Butang Select Recipients. Pilih Use Existing List
5. Pilih Pengkalan Data Excel (Data Kewangan) yang kita telah bina dalam (1) Klik Open 6. Klik Sheet 1 Klik OK 7. Bina Slip Gaji di dalam Mocrosoft Word 8. Letakkan kursor di sebelah nama Pilih Butang Insert Merge Field
9. Pilih Butang Insert Merge Field Ulang langkah 8 sehingga lengkap penyata gaji 10. Pilih Butang Preview Result 11. Klik Butang > atau < untuk melihat data seterusnya 12 . Klik Finish & Merge Dokumen boleh di cetak, gabungkan dan di e mail kepada yang berkenaan.
Langkah Langkah pembinaan Mail Merge Sijil Penyertaan Menggunakan Data Excel 1. Bina Pengkalan data yang menggandungi nama, IC menggunakan excel. Simpan di dalam folder yang sesuai 2. Buka aplikasi Microsoft Word dan Pilih blank document. Bina Templat sijil 3. Buka aplikasi Microsoft Word dan Pilih blank document. Pilih Butang MAILINGS kemudian pilih butang Start Mail Merge 4. Kotak Dialog Baru dibuka Pilih Letters 1 2
5. Pilih Butang Select Recipients. Pilih Use Existing List 6. Pilih Pengkalan Data Excel (Data Sijil) yang kita telah bina dalam (1) Klik Open 7. Klik Sheet 1 Klik OK 8. Kemaskini maklumat di dalam Mocrosoft Word
9. Higliht Name Pilih Butang Insert Merge Field Pilih Nama Klik Insert 10. Medan nama dimasukkan di dalam sijil 11. Ulang langkah (9) untuk masukkan medan no KP 12. Medan No KP dimasukkan ke dalam sijil
13. Pilih Butang Preview Result 14. Sijil siap untuk di cetak 15. Klik Butang > atau < untuk melihat sijil peserta seterusnya 16 . Klik Finish & Merge Sijil boleh di cetak, gabungkan dan di e mail kepada yang berkenaan.