คู่มือการพิมพ์หนังสือราชการ

คำนำ การจัดทำเอกสารคู่มือการพิมพ์หนังสือราชการนี้จัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวทางในการจัดดำเนินงาน ธุรการและงานสารบรรณ ของสำนักงานเทศบาลตำบลยี่งอทุกฝ่ายและจากประสบการณ์การทำงาน โดยมี วัตถุประสงค์เพื่อเป็นคู่มือในการพิมพ์หนังสือราชการ เพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจและเห็นภาพในทางเดียวกัน ผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่า ขั้นตอนรายละเอียดในคู่มือการพิมพ์หนังสือราชการในสำนักงานเทศบาล ยี่งอ ฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์แก่ท่านผู้ใช้บริการได้บ้างไม่มากก็น้อย และหากมีข้อเสนอแนะใดๆ เพิ่มเติม อันจะเป็นประโยชน์ต่องานนี้ ยินดีรับไว้พิจารณา และหากมีความผิดพลาดประการใดก็ขออภัยไว้ ณ ที่นี้ จัดทำโดย นางสาวฟิตตรี ดือราขาเดร์ นางสาวซูเฟีย ยูโซะ นักศึกษามหาวิทยาลัยนราธิวาสราชนครินทร์

หนังสือราชการ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฏหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ หนังสือมี 6 ชนิด คือ 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสือสั่งการ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือไว้เป็นหลักฐานในราชการ ความสำคัญของงานสารบรรณ ความสำคัญของงานสารบรรณ การปฏิบัติราชการในปัจจุบัน อาจกล่าวได้ว่าการเขียนหนังสือ เป็นหัวใจสำคัญของการปฏิบัติราชการ เพราะงานส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับหนังสือ และปัญหาที่เกิดขึ้น มักจะเกี่ยวกับหนังสือ โดยเฉพาะการเขียนหนังสือ เช่น ไม่รู้ว่าจะเขียนอย่างไร เขียนแล้วใช้ไม่ได้ต้องแก้ไข ซึ่งสร้างความหงุดหงิดให้กับผู้เขียน และอาจสร้างความไม่พอใจให้กับหัวหน้างาน เนื่องจากทำให้งานล่าช้า ดังนั้น การเขียนหนังสือจึงมีความสำคัญและจำเป็นค่อนข้างมากสำหรับผู้ที่เป็นข้าราชการ พนักงาน ในงาน บริหารและธุรการ ซึ่งงานที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณ และได้มองเห็นถึงความสำคัญ เกี่ยวกับเรื่องนี้ จึงได้จัดทำคู่มือการพิมพ์หนังสือราชการขึ้นมาเพื่อเป็นองค์ความรู้สำหรับบุคลากรในหน่วยงาน ใช้เป็นแนวทางสำหรับร่างโต้ตอบหนังสือได้ง่ายขึ้น ดังนั้น ในการเขียนหนังสือราชการจะต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้ เป็นเบื้องต้นก่อนคือ ระเบียบและกฎหมายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง มีดังนี้ 1. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่2) พ.ศ. 2548 2. พระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. 2534 และแก้ไขเพิ่มเติม 3. ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.2544 4. ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย พ.ศ. 2552 5. หนังสือเวียนที่เกี่ยวข้อง แนวทางในการพิมพ์หนังสือราชการ สิ่งที่พึงปฏิบัติคือ 1. ยึดถือตามระเบียบ 2. ยึดหลักปฏิบัติตามองค์กรวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร 3. ยึดหลักนโยบายขององค์กร เช่น กรณีการเรียงหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา ให้จัดเรียงหนังสือสำเนา คู่ฉบับขึ้นก่อนตามด้วยฉบับจริง

การจัดรูปแบบหน้ากระดาษหนังสือราชการ 1. การตั้งค่าระยะขอบหน้ากระดาษหนังสือราชการ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร ๑. ไปที่เมนูเค้าโครง 2.คลิกมุมขวาด้านล่าง 3.คลิกซ้ายที่ระยะขอบ 4.ตั้งค่าระยะขอบซ้ายเป็น 3 ซม. 5.ตั้งค่าระยะขอบขวาเป็น 2 ซม. 6.กดตกลง 4.ตั้งค่าระยะขอบบน-ล่าง เป็น 1.5 ซม.

2. การตั้งค่าระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ single 1.คลิกซ้ายที่เค้าโครง 2.คลิกมุมขวาด้านล่าง 3.คลิกซ้ายที่การเยื้องและระยะห่าง 4.ตั้งค่าระยะห่างบรรทัดให้เป็นบรรทัดเดียว 5.กดตกลง

3. วิธีการเว้นระยะห่างย่อหน้า 1.คลิกซ้ายที่เค้าโครง 2.คลิกมุมขวาด้านล่าง 3.คลิกซ้ายที่การเยื้องและระยะห่าง 4.ตั้งค่าระยะห่างก่อนหน้าหรือหลังตามที่ต้องการ 5.กดตกลง

หนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ ด้วยกัน หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึง บุคคลภายนอก รูปแบบหนังสือราชการ หัวเรื่อง ประกอบด้วย 1. ที่ ใช้รหัสประจำกระทรวง กรม หรือจังหวัด และเลขประจำส่วนราชการ เช่น ที่ นร 60601 / 2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็น เจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย 3. วัน เดือน ปีให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ 4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติ ให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับ 5. คําขึ้นต้น 6. อ้างถึง (ถ้ามี) 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) คําขึ้นต้น ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ 1. เรียน หัวหน้าส่วนราชการ ชื่อตำแหน่ง หรือ ชื่อบุคคล 2. กราบเรียน ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ฯลฯ 3. อื่น ๆ หนังสือราชการส่วนใหญ่ใช้ชื่อตําแหน่งของผู้มีหนังสือถึงยกเว้นมีหนังสือถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตําแหน่งหน้าที่ เช่นการเชิญบุคคลภาคเอกชนเป็นวิทยากร อ้างถึง (ถ้ามี) ในกรณีเคยติดต่อหรือตอบหนังสือที่ สรก. อื่นมีมา ตัวอย่าง อ้างถึง 1. หนังสือกระทรวงมหาดไทย ที่ มท หนังสือกระทรวงมหาดไทย ที่ มท ๐๒๐๒.๕/๕๕๕๙ ลงวันที่ 1 กรกฎาคม 25652 2. หนังสือสํานักงาน ก.พ. ที่ นร 0708.1/ว 22 ลงวันที่ 30 กันยายน 2555 และที่ นร 1003/ว 22 ลงวันที่ 18 มิถุนายน 2555 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้บอกสิ่งของ และจํานวน หากไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดย วิธีใด ตัวอย่าง สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. รายละเอียดกิจกรรมก่อนการฝึกอบรม จํานวน 1 ชุด 2. แบบฟอร์มติดตามการพัฒนารายบุคคล จํานวน 2 ชุด ท้ายเรื่อง 1. คําลงท้าย 2. ลงชื่อ ให้ลงลายชื่อเจ้าของหนังสือ พร้อมพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 3. ตําแหน่ง 4. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

5. โทร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือ หน่วยงานที่ออกหนังสือ และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย 6. สําเนาส่ง (ถ้ามี) กรณีที่ผู้ส่งจัดทําประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสําเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว คําลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ 1.“ขอแสดงความนับถือ” สําหรับบุคคลทั่วไป ข้าราชการและหัวหน้าส่วนราชการ 2.“ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง” สําหรับประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรีฯลฯ 3. อื่น ๆ โครงสร้างหนังสือภายนอก ที่............/............. (ส่วนราชการ) . วันที่ เดือน ปี เรื่อง.................................................................................................................................. เรียน.................................................................................................................................. อ้างถึง(ถ้ามี)..................................................................................................................... สิ่งที่ส่งมาด้วย(ถ้ามี)........................................................................................................ ชั้นความลับ (ถ้ามี) ส่วนที่ 1 หัวเรื่อง (ข้อความ)…………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………..… ……………………………………………………………………………………..…… ส่วนที่ 2 เนื้อเรื่อง …………………………………………………………………………….………..…... (วัตถุประสงค์)…………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………..… …………………………………………………………………………………….….… ……………………………………………………………………………………....….. ส่วนที่ 3 จุดประสงค์ของเรื่อง (คำลงท้าย) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่งว่าง) (ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง) โทร..……………………. สำเนา(ถ้ามี) ชั้นความลับ(ถ้ามี) ส่วนที่ 4 ท้ายเรื่อง

ที่ นธ ๖๐๖๐๑/ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ที่ตั้ง และรหัสไปรษณีย์ วัน เดือน ปี เรื่อง กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก เรียน กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก สิ่งที่ส่งมาด้วย กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ขอแสดงความนับถือ ( ) ตำแหน่ง……………………… ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โทร./โทรสาร ระยะขอบบน 1.5 ซม. ขอบซ้าย3 ซม. ขอบขวา 2 ซม. ตราครุฑสูง 3 ซม. (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) ย่อหน้า 2.5 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. (1 Enter + before 12 pt) (4 Enter) (4 Enter) แบบหนังสือภายนอก (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (ระยะห่างบรรทัด 1 เท่า หรือ single)

หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมเดียวกัน หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความแต่ถ้าเป็นหนังสือที่มีสาระสำคัญมาก หรือ ต้องการเป็นแบบพิธีอาจใช้หนังสือภายนอกได้ แม้จะอยู่กระทรวงเดียวกัน รูปแบบหนังสือภายใน หัวเรื่อง ประกอบด้วย 1. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ 1.1. กรณีส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ทั้งระดับกรมและกอง 1.2. กรณีส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่า กรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของ เรื่องเพียงระดับกองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์(ถ้ามี) 2. ที่ เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก 3. วันที่ เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก 4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เปนหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติ ให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับ 5. คําขึ้นต้น เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก 6. ข้อความ ให้ลงสาระสําคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมี ความประสงค์หลายประการ ให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในส่วนนี้ 7. ลงชื่อและตําแหน่ง เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก

โครงสร้างหนังสือภายใน บันทึกข้อความ ส่วนราชการ……………………………….............................……………………………………………….… ที่…………………………………..………....................วันที่...................................................... เรื่อง…………………………………................................…………………………………………………………. คำขึ้นต้น.......................................................................................................................... ส่วนที่ 1 ส่วนหัว หนังสือ ส่วนที่ 2 เหตุที่มี หนังสือไป (ข้อความ)……………………………………………………………………… ……………………………………………….............................…………………………………………... ………………………………………………………………………………………................................….…………. .......................................................................................................................................... ส่วนที่ 3 จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป จึง……………………………..…………………………………………..……… …………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………….….…………. ............................................................................................................................................ (ลงชื่อ)…………………................………………………………… (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง).................................................................. ส่วนที่ 4 ท้ายหนังสือ

บันทึกข้อความ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง เรียน ตามที่กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกก จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ( ) ตำแหน่ง....................... ระยะขอบบน 1.5 ซม. ตราครุฑสูง 1.5 ซม. ขอบขวา 2 ซม. ขอบซ้าย3 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (4 Enter) ตัวหนา 29 พอยท์ ตัวหนา 20 พอยท์ แบบหนังสือภายใน (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างบรรทัด 1 เท่า หรือ single) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์)

หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปโดยให้หัวหน้าส่วนราชการ ระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกํากับตรา เพื่อลดขั้นตอนการลงนามในหนังสือ และใช้ได้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสําคัญ ซึ่งได้แก่ (1) การขอรายละเอียดเพิ่มเติม (2) การส่งสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร (3) การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสําคัญ หรือการเงิน (4) การแจ้งผลงานที่ได้ดําเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ (5) การเตือนเรื่องค้าง (6) เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป กําหนดโดยทําเป็นคําสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา รูปแบบหนังสือ รายละเอียดของ “หนังสือประทับตรา” 1. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง 2. ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง 3. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนแล้เข้าใจง่าย 4. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนวาชการที่ส่วนราชการ 5. ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการ 6. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขขิงวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ 7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ 8. โทร. หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการของเรื่อง และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่องโดยลงตำบลที่อยู่ตามความจำเป็น และ แขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)

โครงสร้างหนังสือประทับตรา ที่................................ ถึง.............................. ส่วนที่ 1 หัวหนังสือ (ข้อความ)...................................................................................................... …………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. ส่วนที่ 2 เหตุที่มีหนังสือไป จึง...................................................................................................... …………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. ส่วนที่ 3 จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ส่วนที่ 4 ท้ายหนังสือ (ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก) (ตราชื่อราชการ) (ลงชื่อย่อกำกับตรา) (วัน เดือน ปี) (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) (โทร.หรือที่ตั้ง)

ที่ ถึง กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) (วัน เดือน ปี) (ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง) (โทร.หรือที่ตั้ง) ขอบขวา 2 ซม. ขอบซ้าย3 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. (4 Enter) (3 Enter) (2 Enter before 6 pt) แบบหนังสือประทับตรา ระยะขอบบน 1.5 ซม. (1 Enter + before 6 pt) (ระยะห่างบรรทัด 1 เท่า หรือ single)

หนังสือสั่งการ หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ 1. คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย 2. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมาย หรือไม่ก็ได้ เพื่อถือปฏิบัติเป็นการประจำ 3. ข้อบังคับ หรือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย ที่บัญญัติให้กระทำได้ รูปแบบหนังสือคำสั่ง 1. คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 4 ท้ายระเบียบ 1.1. คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง 1.2. ที่ ให้ลงที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง 1.3. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง 1.4. ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วยแล้ว จึงลงข้อความที่สั่ง และวันใช้บังคับ 1.5. สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง 1.6. ลงชื่อ ให้ลงลายมือผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 1.7. ตำแหน่ง ให้ลงชื่อตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง

โครงสร้างหนังสือคำสั่ง ส่วนที่ 1 หัวเรื่อง คำสั่ง(ส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้ที่มีอำนาจที่ออกคำสั่ง ที่........../(เลขปี พ.ศ. ที่ออกคำสั่ง) เรื่อง................................................................................... (ข้อความ).......................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ส่วนที่ 2 เนื้อเรื่อง ทั้งนี้.................................................................................. ............................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... ส่วนที่ 3 สรุปเรื่อง สั่ง ณ วันที่.....................................................พ.ศ.................................. (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง) ส่วนที่ 4 ท้ายหนังสือ

คำสั่ง............................................................. ที่..................../.................................... เรื่อง............................................................................... ข้อความกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ทั้งนี้ ตั้งแต่..................................................................................................... สั่ง ณ วันที่............................................... พ.ศ. ................... (...............................................................) ตำแหน่ง................................................... ระยะขอบบน 1.5 ซม. ตราครุฑสูง 3 ซม. ขอบขวา 2 ซม. ขอบซ้าย3 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. (1 Enter before 12 pt) (1 Enter + before 6 pt) (4 Enter) (1 Enter + before 6 pt) แบบหนังสือคำสั่ง (ระยะห่างบรรทัด 1 เท่า หรือ single) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์)

ระเบียบ(ชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ) ว่าด้วย................................................................... (ฉบับที่...........ถ้ามีเรื่องเดียวกันเกินกว่า 1 ฉบับ) พ.ศ........................................................................ (ข้อความ) ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่ง หมายที่ออกระเบียบ และอ้างถึงกฎหมายที่ใหอำนาจออกระเบียบ (ถ้ามี) ข้อ1 ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบ”............................พ.ศ............... ข้อ2 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่.....................................เป็นต้นไป ................................................................................................................... ................................................................................................................... ข้อ(สุดท้าย) ผู้รักษาการตามระเบียบ(ถ้ามีการแบ่งเป็น หมวดให้นำข้อผู้รักษาการตามระเบียบไปกำหนดเป็นข้อสุดท้าย ก่อนที่จะขึ้นหมวด 1)……………………………………………….……………………………………….. ………………………..………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………..………… ประกาศ ณ วันที่..........................................พ.ศ………………… (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง) รูปแบบหนังสือระเบียบ ระเบียบ บรรดาข้อความที่ผู้มีอํานาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจํา มีรายละเอียด คือ 1. ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ 2. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ 3. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศ และข้อความที่ประกาศ 4. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกประกาศ 5. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 6. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศ โครงสร้างหนังสือระเบียบ ส่วนที่ 1 หัวเรื่อง ส่วนที่ 2 เนื้อเรื่อง ส่วนที่ 3 สรุปเรื่อง ส่วนที่ 4 ท้ายหนังสือ

ระเบียบ................................................... ว่าด้วย......................................................................... (ฉบับที่ ............ถ้ามีเรื่องเดียวกันเกินกว่า 1 ฉบับ) พ.ศ. ............. --------------------------------- กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกก ประกาศ ณ วัน ที่..............................พ.ศ. ........ (................................................) (ตำแหน่ง) ขอบขวา 2 ซม. ขอบซ้าย3 ซม. ระยะขอบบน 1.5 ซม. ตราครุฑสูง 3 ซม. (1 Enter + before 6 pt) ย่อหน้า 2.5 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. (1 Enter before 12 pt) (4 Enter) แบบหนังสือระเบียบ (1 Enter before 12 pt) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์)

ประกาศ ณ วันที่.....................................พ.ศ................ (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง) หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้ โดยเฉพาะหนังสือประชาสัมพันธ์มี3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว 1. ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษ ตราครุฑ รูปแบบหนังสือ 1.1. ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ 1.2. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ 1.3. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ 1.4. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกประกาศ 1.5. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 1.6. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็นแจ้งความ โครงสร้างหนังสือประชาสัมพันธ์ ประกาศ(ชื่อส่วนราชการ) เรื่อง.......................................................... ส่วนที่ 1 หัวหนังสือ (ข้อความ)…………………………………………………………. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….. ส่วนที่ 2 เนื้อเรื่อง ส่วนที่ 3 ท้ายเรื่อง

ประกาศ............................................................. เรื่อง............................................................................... ข้อความกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ประกาศ ณ วันที่............................................... พ.ศ. ................... (...............................................................) ตำแหน่ง................................................... ระยะขอบบน 1.5 ซม. ตราครุฑสูง 3 ซม. (1 Enter + before 6 pt) ขอบขวา 2 ซม. ขอบซ้าย3 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. (1 Enter before 12 pt) (1 Enter + before 6 pt) (4 Enter) แบบหนังสือประกาศ (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์)

(ข้อความ)................................................................. ........................................................................................... ........................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... (ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์) (วัน เดือน ปี) 2. แถลงการณ์คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือ เหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกันใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทำตามแบบที่ 8 ท้ายระเบียบ รูปแบบหนังสือ 2.1 แถลงการณ์ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 2.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ์ 2.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับ ไว้ด้วย 2.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกแถลงการณ์และข้อความที่แถลงการณ์ 2.5 ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 2.6 วัน เดือน ปีให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกแถลงการณ์ โครงสร้างหนังสือแถลงการณ์ แถลงการณ์(ชื่อส่วนราชการ) เรื่อง................................................... ฉบับที่.....................(ถ้ามี) ส่วนที่ 1 หัวเรื่อง ส่วนที่ 2 เนื้อหา ส่วนที่ 3 ท้ายหนังสือ

แถลงการณ์................................................................. เรื่อง............................................................................. ฉบับที่............................(ถ้ามี) ข้อความกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์) (วัน/เดือน/ปี) ระยะขอบบน 1.5 ซม. ตราครุฑสูง 3 ซม. (1 Enter + before 6 pt) ย่อหน้า 2.5 ซม. (1 Enter before 12 pt) ขอบขวา 2 ซม. ขอบซ้าย3 ซม. (4 Enter) แบบหนังสือแถลงการณ์ (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์)

3. ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ รูปแบบหนังสือ 3.1. ข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว 3.2. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกข่าว 3.3. ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน ให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับ ไว้ด้วย 3.4. ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของข่าว 3.5. ส่วนราชการที่ออกข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว 3.6. วัน เดือน ปีให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข่าว โครงสร้างหนังสือข่าว ข่าว(ชื่อส่วนราชการ) เรื่อง..................................................... ฉบับที่............................(ถ้ามี) ส่วนที่ 1 หัวหนังสือ (ข้อความ)........................................................................ .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... ส่วนที่ 2 เนื้อเรื่อง (ส่วนราชการที่ออก) (วัน เดือน ปี) ส่วนที่ 3 ท้ายหนังสือ

ข่าว...................................................................... เรื่อง................................................................................................. ฉบับที่....................................................(ถ้ามี) ข้อความกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ส่วนราชการที่ออกข่าว) (วัน เดือน ปี) (4 Enter) ขอบซ้าย3 ซม. ขอบขวา 2 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. (1 Enter before 12 pt) (1 Enter + before 6 pt) ตราครุฑสูง 3 ซม. ระยะขอบบน 1.5 ซม. แบบหนังสือข่าว (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์)

(ข้อความ) หนังสือฉบับนี้ไว้เพื่อรับรองว่า (ระบุชื่อบุคคล นิติบุคคลหรือ หน่วยงานที่จะให้การรับรองพร้อมทั้งลงตำแหน่งและกังกัด หรือที่ตั้ง แล้วต่อ ด้วยข้อความที่รับรอง)....................................................................................... ........................................................................................................................... ไว้ให้ ณ วันที่................................................พ.ศ.................. (ส่วนนี้ใช้สำหรับเรื่องสำคัญ) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง) (ประทับตราชื่อส่วนราชการ) (ลงชื่อผู้ที่ได้รับการรับรอง) (พิมพ์ชื่อเต็ม) หนังสือที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นนอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น 1. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อ วัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษครุฑ การใช้ ใช้รับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป แบบฟอร์มหนังสือรับรองการทำงานราชการ ประกอบด้วย 1.1 ตราครุฑ 1.2 เลขที่หนังสือ 1.3 หน่วยงาน/สังกัด 1.4 รายละเอียด 1.5 ให้ไว้ ณ วันที่ 1.6 ลงชื่อผู้รับรอง 1.7 ชื่อผู้รับรอง 1.8 ตำแหน่งผู้รับรอง โครงสร้างการทำหนังสือรับรอง เลขที่............... (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) ส่วนที่ 1 หัวหนังสือ ส่วนที่ 2 เนื้อเรื่อง ส่วนที่ 3 ท้ายหนังสือ และเรื่องสำคัญ รูปถ่าย (ถ้ามี)

เลขที่ .................................. (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรอง (ระบุชื่อบุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงานที่จะให้การรับรอง พร้อมทั้งลงตำแหน่งและสังกัด หรือที่ตั้ง และต่อด้วยข้อความที่รับรอง) .............................................................. ............................................................................................................................. ................................................. .................................................................................................................. ให้ไว้ ณ วันที่ ..........................................พ.ศ........................... (จุดนี้เฉพาะเรื่องที่สำคัญเท่านั้น) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง) (ประทับตราชื่อส่วนราชการ) (ลงชื่อผู้ได้รับการรับรอง) (พิมพ์ชื่อเต็ม) ระยะขอบบน 1.5 ซม. ตราครุฑสูง 3 ซม. ขอบขวา 2 ซม. ขอบซ้าย3 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. (1 Enter before 12 pt) (1 Enter before 12 pt) (4 Enter) แบบหนังสือรับรอง

2. แบบรายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุม ไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการ ประชุม ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมที่พบบ่อยคือ ไม่รู้วิธีการดําเนินการประชุมที่ถูกต้อง ไม่รู้จะจด อย่างไร ไม่เข้าใจประเด็นของเรื่อง ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน รู้ลําดับความคิด รู้โครงสร้าง ความคิด รู้องค์ประกอบเนื้อหา จะทําให้เขียนได้เข้าใจง่าย ไม่สับสนวกวน การใช้ บันทึกความเห็นของผู้มาประชุมและมติของที่ประชุมเป็นหลักฐาน รูปแบบ ให้จัดรูปแบบดังต่อไปนี้ แบบรายงานการประชุม รายงานการประชุม…………………………………………………… ครั้งที่………………….. เมื่อ……………………………. ณ………………………………………………………………………………. ————————————- ผู้มาประชุม………………………………………………………………………………………………… ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) …………………………………………………………………………………. เริ่มประชุมเวลา……………………………………………………………………………………………. (ข้อความ) …………………………………………………………………………………………………. ........………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………. เลิกประชุมเวลา…………………………………………………………………………………………… ผู้จดรายงานการประชุม รายงานการประชุม : ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุมนั้น เช่น “รายงานการประชุม คณะกรรมการ……………..” ครั้งที่ : การลงครั้งที่ที่ประชุม มี 2 วิธี ที่สามารถเลือกปฏิบัติได้ คือ 1. ลงครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปี พุทธศักราชที่ประชุมเมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้ เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ 1/2544 2. ลงจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้นประกอบกับครั้งที่ที่ประชุม เป็นรายปี เช่น ครั้งที่ 36-1/2544 เมื่อ : ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ประชุม โดยลงวันที่ พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี พุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2544 ณ : ให้ลงชื่อสถานที่ ที่ใช้เป็นที่ประชุม ผู้มาประชุม : ให้ลงชื่อและ/หรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่ เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่

ประชุม ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตำแหน่ง ใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด ผู้ไม่มาประชุม : ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้ ผู้เข้าร่วมประชุม : ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วม ประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี) เริ่มประชุม : ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม ข้อความ : ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติดให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้ วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก) วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) เลิกประชุมเวลา : ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม ผู้จดรายงานการประชุม : ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือ ชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย ส่วนประกอบของข้อความในแต่ละเรื่อง ควรประกอบด้วยเนื้อหา 3 ส่วน คือ ส่วนที่ 1 ความเป็นมา หรือสาเหตุที่ทำให้ต้องมีการประชุมพิจารณาเรื่องนั้น ๆ ส่วนที่ 2 ความคิดเห็นหรือข้ออภิปรายต่าง ๆ ซึ่งคณะที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นหรือได้อภิปรายในเรื่อง ดังกล่าว ส่วนที่ 3 มติที่ประชุม ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญ ที่จำเป็นต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อจะได้ใช้เป็นหลักฐาน หรือใช้เป็น แนวทางในการปฏิบัติต่อเรื่องต่าง ๆ ที่ได้ประชุม การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คือ วิธีที่ 1 จดรายละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ วิธีที่ 2 จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ ประชุม พร้อมด้วยมติ วิธีที่ 3 จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเองเป็นผู้ กำหนด หรือให้ประธานและเลขานุการของที่ประชุม ปรึกษาหารือกันและกำหนด การรับรองรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คือ วิธีที่ 1 รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่าน สรุปมติที่ประชุมพิจารณารับรอง วิธีที่ 2 รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ให้ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน การประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ ประชุมพิจารณารับรอง วิธีที่ 3 รับรองโดยการแจ้งเวียนรายงานการประชุม ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยัง กำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมากให้เลขานุการส่งรายงาน การประชุมไปให้บุคคล ในคณะที่ประชุมพิจารณารับรองภายในระยะเวลาที่กำหนด นอกจากวิธีการเขียนรายงานการประชุมแล้ว คุณสามารถหางานได้ง่ายผ่าน 3 ขั้นตอน (คลิกดูทีละขั้นตอนได้ ทันที)

รายงานการประชุม............................................................... ครั้งที่................................ เมื่อ............................................... ณ......................................................................................... ผู้มาประชุม 1.นาย.............................................................. ตำแหน่ง.......................................................... ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) 1.นาย............................................................. 2.นาย............................................................. ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) 1.นาย............................................................ 2.นาย............................................................ เริ่มประชุมเวลา ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. เรื่องแจ้งที่ให้ประชุมทราบ ข้อความ............................................................................................................................. ................. .............................................................................................................................................................................. เลิกประชุมเวลา......................................... ลงชื่อ.............................................. ผู้จดรายงานการประชุม ( ) ตำแหน่ง....................................... ลงชื่อ.............................................. ผู้ตรวจรายงานการประชุม ( ) ตำแหน่ง....................................... (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (ระยะห่างก่อนหน้า 6 พอยท์) (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) (1 Enter + before 6 pt) ขอบซ้าย3 ซม. ขอบขวา 2 ซม. แบบหนังสือรายงานการประชุม ระยะขอบบน 1.5 ซม. (4 Enter)